Allmänt om System C2. Flödet

Transkript

1 Allmänt om System C2 Det webbaserade stödverktyget System C2 driver förbättringsarbetet framåt. Arbetssättet för ständiga förbättringar i förgående avsnitt är baserat på flödet i System C2. System C2 ingår för alla användare i EIO Q Intressegrupp. Det ingår även under utbildningens gång i kursen EIO Q Systemutveckling. Erfarenheterna har visat att det är lämpligt att börja vidareutbilda en grupp nyckelpersoner inom företaget, vanligen alla tjänstemän, som också kommer att bli de mest frekventa användarna i systemet. I ett senare skede är det lämplig med en grundläggande breddutbildning för alla medarbetare. Flödet I vanliga fall genomgår alla ärenden de fyra stegen. Ny Besluta Genomföra Följa upp. Men det finns några specialfall: Utredning. Om man har tagit beslut om utredning, så måste man ta ett nytt beslut om genomförande eller nedläggning när utredningen är klar. Ta flera steg åt gången. Man kan ex.vis vid inlämning klicka i att ett ärende redan är beslutat. Om man vill ändra eller lägga till något i ett ärende utan att det går vidare i flödet, kan man göra något av följande under Övriga val: Kommentera. Här kan man skriva in en kommentar, med synpunkter m.m. Senarelägga. Möjligt att ändra datum för när ett ärende ska beslutas, göra eller följas upp. Ändra beslut

2 Vidarebefordra. Om ärendet ska till någon annan. Det är bara den som just nu är ansvarig för ärendet som kan göra ändringar i det. Alla kan dock alltid kommentera ett ärende. Vem går ärendet till? Vid inlämning går ärendet för beslut till den som ansvarig inom företaget, om inlämnaren inte väljer en specifik person. Vid beslut väljer beslutaren vem som blir ansvarig för genomförande. Efter genomförande går ärendet för uppföljning till inlämnaren. Bra veta från början System C2 bidrar till att engagera alla i förbättringsarbetet. För de medarbetare som inte dagligen har tillgång till dator kan inlämning av förslag skötas på följande sätt: Muntlig inlämning till någon på kontoret som kan lägga in förbättringen i System C2. Direktinlämning via smartphone utan inloggning. Se vidare under avsnittet Extra funktioner. Lämna in åt annan Det kan vara lämpligt att tjänstemän får behörighet att lämna in förslag åt andra. Därmed får de ett extra fält i C2 där de kan Registrera på annan inlämnare om de tar emot en förbättring muntligt från någon annan. Hantera andras ärenden För att kunna hantera ärenden som riskerar att bli liggande (exempelvis på grund av längre frånvaro, slarvighet eller om det har hamnat fel) har kvalitetsansvarig och/eller VD behörighet att ta över och hantera andras ärenden. Normalt är det bara den som är ansvarig för ärendet

3 som kan hantera det i själva flödet. Den som har behörighet att hantera andras ärenden måste först välja att Ta över hantering av ärendet från ansvarig, innan ärendet kan hanteras. Alla kan alltid kommentera, sprida eller ställa en fråga i ett ärende. Utbildningsmaterial Det finns utbildningsmaterial i System C2. Klicka på Hjälp i vänstermenyn på Min Sida och sedan Utbildning. Här finns både ett antal olika presentationer om förbättringsarbete rent allmänt och särskilda för System C2. De interaktiva övningarna är bra träning för att förstå hur systemet fungerar. Mer om System C2 På q.se >> Intressegrupp >> System C2 finns också en del praktiska tips, bl.a: Personlig genväg Genvägen går direkt till en viss medarbetares inloggningssida i C2. Genväg med rullgardin Lämplig att använda för "montörsdator" eller andra datorer som används av flera medarbetare. Användare Här beskrivs hur man lägger till eller tar bort användare i System C2. Ändra lösenord Som ny användare bör man börja med att byta lösenord (8 tecken). Klicka på Mina inställningar i vänstermenyn på Min Sida

4 Kommunicera via C2 Kommentera/sprida Kommentarer är bra sätt att fortlöpande föra minnesanteckningar i ett ärende. Det går att sprida kommentarer till andra (som har e postadress) om man vill uppmärksamma dem på något speciellt. Den man sprider kommentarer till får e post och ser dessutom dessa ärenden i särskild lista på Min sida. Att sprida kommentarer är envägskommunikation. Ställ fråga Att ställa en fråga är tvåvägskommunikation, där man kräver ett svar inom utsatt tid. Frågan blir ett miniärende i ärendet. Ny fråga att besvara Besvarad fråga Påminnelse av nedlagda ärenden När man av något skäl tvingas lägga ned en bra idé, så kan man aktivera en påminnelse till sig själv om titta på ärendet på nytt. Hitta ärenden Snabbsökning Det snabbaste sättet att söka efter ett ärende är att skriva in ett eller flera sammanhängande ord i sökrutan längst ned i vänstermenyn och trycka return. Därefter hamnar man i arkivet och eventuella sökresultat visas

5 Arkiv För att göra en mer förfinad sökning kan man klicka på Arkiv i vänstermenyn och sedan klicka i Anpassad lista. Därefter kan man välja ett antal sökvillkor förutom text. Det är också möjligt att göra en mer avancerad sökning med änne fler sökvillkor. I arkivet visas alla ärenden oavsett status, även nedlagda och avslutade ärenden. Att göra listan Om man klickar på Att göra listan i vänstermenyn kommer man till hela företagets att göra lista. Sökningar kan göras på samma sätt som i arkivet, men här visas endast pågående ärenden. Tips! För att se vad som ska vara klart exempelvis denna vecka kan man välja Klart före Valfri period. Sparade listor Ofta söker man efter en viss typ av ärenden i C2. För att snabbt hitta dessa i arkivet kan man spara listor med ett visst urval av sökkriterier (vad du vill se)och en viss presentation (hur du vill se det). Så här sparar du en sökning: 1. Gör en sökning i arkivet som du vill spara. 2. Klicka på Spara/ändra sökning. 3. Namnge sökningen och klicka Spara. Öppna en sparad lista En sparad lista kan väljas direkt på Min sida. Välj den lista du vill se och klicka på Gå till lista. Då kommer den listan att visas i arkivet. Där kan man även redigera eller ta bort listor

6 Handlingsplan Det kan vara lämpligt att skapa handlingsplaner i C2 för exempelvis ledningsgruppen eller ett visst målområde eller internt projekt, inom vilket det förekommer ett flertal olika förbättringsaktiviteter. Fördelen är att man kan få en överblick över flera aktiviteter som hör ihop. Alla ärenden i en handlingsplan kan också visas och skrivas ut samlat. Läs mer om System C2 på q.se. Möten Det finns en särskild ärendetyp för att dokumentera mötesprotokoll och lägga in "Att göra punkter" som är kopplade till mötet. Läs mer om System C2 på q.se. Enkäter Enkäter är en speciell typ ärenden i System C2. Det finns ett antal enkäter inom olika områden där man får göra en självvärdering och därefter skriva en kommentar och lägga in förbättringar. Den stora fördelen med att genomföra enkäter i C2 är dels förenklad dokumentstyrning (man dokumenterar direkt i C2), dels att man vid behov kan skapa nya aktiviteter i samband att man genomför en analys eller utvärdering. Dessutom blir det enklare att göra uppföljningar. Läs mer om System C2 på q.se

7 Extra funktioner Utöver ovanstående funktioner finns det ett antal extra funktioner som kan aktiveras i C2. Dessa ger en möjlighet att få ännu mer nytta av systemet, men samtidigt bör man överväga vilka funktioner som man har behov av. Här nedan följer en kort beskrivning av de olika extra funktionerna. Närmare beskrivning finns på q.se. Konfidentiella ärenden Grunden för ständiga förbättringar i System C2 är öppenhet och allas delaktighet, men det kan även finnas ärenden där man vill begränsa behörigheten till ett fåtal personer. C2 App Från och med 2014 kommer det finnas en mobilanpassad sida för System C2. Detta underlättar hanteringen av ärenden via smartphones. En stor fördel är att enkelt kunna bifoga bilder i ärenden. Grupper Flera medarbetare kan ingå en grupp som gemensamt arbetar med vissa ärenden. De medarbetare som ingår i en grupp kan välja Min grupp sida i vänstermenyn. En stor fördel med grupp sidor är att de ärenden som ska beslutas eller genomföras av gruppen blir samlade på ett ställe, samtidigt som det minskar antal ärenden på Min sida

8 Avtalsbevakning Avtalsbevakning kan vara användbart för att hålla reda på olika typer av avtal (exempelvis för lokaler, bilar och telefoni) och i tid bli påmind om förlängning eller liknande. Genom att skapa en grupp Avtal och en speciell ärendetyp för avtal så fås en praktiskt fungerande avtalsbevakning i C2. Sändlistor Med sändlistor kan man enkelt sprida information till flera medarbetare samtidigt när man kommenterar ett ärende. Erfarenheten visar att sändlistor kan vara lämpliga för mindre och fasta grupperingar/avdelningar inom företaget, i annat fall blir administrationen av sändlistor allt för omfattande