Tvetens Samfällighetsförening. Tvetens Samfällighetsförening. Tvetens Samfällighetsförening. Tvetens Samfällighetsförening

Transkript

1 Protokoll Ordinarie Styrelsemöte Tisdagen den 26 januari 2016 Föreningslokalen, Tvetgatan 199, Kungälv Närvarande Ordinarie Lars Erik Olofsson (LEO) ordförande Nicklas Eriksson (NE) Lars Göran Algelid (LGA) Annika Östensson (AÖ) Suppleanter Lars Malmgren (LM) Tina Nyth Persson (TNP) Mattias Anderström (MA) Bodil Ekstrand (BE) Adjungerad ledamot Arly Jacobsen (AJ) Frånvarande Ordinarie Henrik Andreasson (HA) Liban Wehlie (LW) Bo Åslund (BÅ) Peter Schülén (PS) Omfattning Öppnande LEO öppnar mötet och hälsar välkommen. 2 Justerare LGA utses att justera dagens protokoll tillsammans med ordförande. 3 Föregående protokoll (8-2015) Protokollet har justerats och distribuerats till samtliga i styrelsen. Efter godkännande läggs protokollet till handlingarna. 4 Rapporter/skrivelser Inga inkomna skrivelser

2 5 Ekonomi AJ redovisar byggkostnader och driftkostnadsfördelningen av Molokerna. Notan för installationerna av Moloker slutade på drygt kr. Brf Fridhem betalar halva kostnaden och radhusägarna får en förhöjd månadsavgift a 135 kr/mån i sex månader. Resterande, ca kr, är pengar som fonderats av radhusägarna (se protokoll ). Kungälvsbostäder har sedan tidigare bekostat och installerat sin del. Driftkostnaden kommer fr.o.m. årsskiftet att fördelas lika per hushåll i de olika boendeformerna. Debiteringen av p-kort och korttidsparkeringar sköts fr.o.m av förvaltningen. Avgiften på besöksparkeringen är ändrad till 3 kr/tim eller 40 kr/dygn. Inför stämman. Styrelsen beslutar att flytta möte från den 29 mars till den 22 mars. I övrigt beslutas att följa den redovisade tidplanen som bl.a. innebär att ett preliminärt bokslut redovisas på nästkommande möte (se bil. Tidplan inför årsstämman ). Styrelsen beslutar justera Arly Jacobsens lön till kr/mån, inkl. privattelefon, fr. o. m Styrelsens arbetsuppgifter Rapport Grönområden Rapport Planteringar Rapport Lekplatser Rapport Parkerings och gångytor Rapport Allmän ordning Observationsgrupperna hade inget att rapportera. 7 Arbeten (utförda, pågående, kommande) Avtalet med BTLe har sagts upp för omförhandling i avvakta att se hur snöröjningen fungerar (se protokoll ). Efter den snörika perioden i mitten på januari har styrelsen inget att klaga på. AJ och LEO kommer att kalla BTLe till fortsatt förhandling. Hurtigs El har bytt belysningsarmaturerna på gång-och cykelvägar till en total kostnad, inkl. arbete, armaturer och ledlampor, a ca kr. AJ gick igenom den beslutade uh-planen (se bil. Underhållsplan ) samt observationsgruppernas sammanställda noteringar. Styrelsen beslutar att behålla björkarna utmed Tvetgatan tills vidare. 8 Övriga frågor Styrelsen beslutade att kalla radhusägarna på Tvetgatan till ett möte gällande den planerade renoveringen av lekplatsen söder. De berörda kommer att informeras om tid och plats. Styrelsen beslutar att hålla ett informations- och samkvämsmöte med samtliga radhusrepresentanter den 5 april 2016 på Trankärrsgården. Inbjudan med tider och agenda kommer att skickas till de berörda. Styrelsen beslutar att även 2;drahands boenden skall ha högsta prioritet på permanent p-plats. 9 Kommande möten feb mars (OBS! ändrad från den 29 mars) apr Årsstämma 24 maj maj, konstituerande möte direkt efter årsstämman (samtliga möten börjar kl. 18,00)

3 10 Avslutning Mötet avslutas av ordförande som tackar för visat intresse. Vid protokollet. Arly Jacobsen Justeras. Lars Erik Olofsson Lars Göran Algelid

4 Tidsplan inför årsstämman januari. Styrelsemöte februari. Resultatrapport 2015 skall vara klar. 23 februari. Styrelsemöte Resultatrapport 2015, jämfört med budget, presenteras. 17 mars kl. 9,00. Möte gällande 2015 års bokslut med HO på HSB-kontoret. 22 mars. Styrelsemöte (Kalla valberedningen). 31 mars. o Sista dagen för inlämnande av motioner. o Skicka kallelse till styrelsemöte med hela årsredovisningen, bokslut och budget. 19 april. Styrelsemöte Hela årsredovisningen, med bokslut och budget, skall behandlas och undertecknas av samtliga ordinarie i styrelsen. Viktigt att alla ordinarie är närvarande. (eventuella motioner behandlas) april. o 13 Sista dagen för inlämnande av godkänt bokslut till HO, på HSB-kontoret. o Revisorerna går igenom räkenskaperna för 2015 på HSB-kontoret. o 21 Årsredovisningen skickas till samtliga i styrelsen. o 22 Årsredovisningen går i tryck. o 28 Årsredovisningen finns färdigtryckt på HSB-kontoret. o 28 Boka konferensrum och måltid till årsstämman. 9 maj. Årsredovisningen med kallelse delas ut till samtliga medlemmar. 24 maj. Årstämma kl. 18,00 på Trankärrsgården. Styrelsemöte Konstituerande möte direkt efter årsstämman.

5 Underhållsplan Grönområden (LG, Mattias) Ombyggnad planteringar till gräsytor Reparation av gräsytor Planteringar (LEO, Lars) Ta bort, byt ut träd och buskar Rensa buskar o sly bakom höghusen Föryngring växter Lekplatser (Tina, Nicklas) Byte sand. samtliga Målning av lekredskap Reparera/justera lekredskap, sargar och räcken Ombyggnad lekplatser i södra området, sliten (2-årsperiod) Ta bort lilla sandlådan i stenpartiet, Klv.bostäder Byt den lilla rutschkanan på lilla lekpl.i norr P-platser och gångytor (Henrik, Bodil, Annika) Byte armaturer på gångar, lågenergi Asfaltera, linjemarkera p-platser (4-årsperiod) Asfaltera gång- o cykelvägar (4-årsperiod) Justera brunna, asfaltbeläggning mm Justering och byte av kantstenar Byte stolpar och motorvärmarcentraler (3-årsperiod) Nya nummer på p-platserna Byte timrar, jordfelsbrytare mm löpande Räta upp el och motorvärmarstolpar Reparera trasiga avbärarplank Allmän ordning (Arly, Liban, Peter, Bo) Inköp av utemöbler Spola samtliga brunnar Övrigt Byte sophantering till underjordsbehållare Sep. kostnad Summa OBS! En underhållsplan är inget styrdokument utan ett hjälpmedel/underlag för styrelsen att göra rätt saker vid rätt tidpunkt. Dokumentet skall årligen uppdateras.