Kallelse till sammanträde med tandvårdsstyrelsen den 5 februari 2014

Transkript

1 Skövde den 28 januari 2014 Kallelse till sammanträde med tandvårdsstyrelsen den 5 februari 2014 Plats: Folktandvården S:ta Helenagatan 8, Skövde, konferensrum Kronan Tid: Vid förhinder att delta vid styrelsemötet eller vid hjälp med bokning av tågbiljetter/ motsvarande kontakta sekreterare Ann Borgström tfn: , eller per mail: ann.borgstrom@vgregion.se KALLADE Ordinarie ledamöter Jens Söder Lars-Inge Stomberg Susanne Sillberg Ligander Ann-Charlotte Karlsson Mats Frisell Eva Ternert-Nordin Claes Jägevall Mikael Hägne Kristina Carlsson Ersättare Karl Ask Jenny Henriksson Viktoria Haraldsson Fackliga representanter Mari Liepins, Vision Carina Bergman, TT Monica Ringdahl, SRAT Ann-Marie Melin, Ledarna Övriga Gunnar Eriksson, tandvårdsdirektör Bent Petersen, utvecklingschef Anneli Bernhardsson, HR-chef Kjell Einarsson, ekonomichef Jenny Erkholm, informationschef Ann-Charlotte Sundelin, tandvårdschef Anders Ljungné, tandvårdschef Lars Jorstedt, verksamhetsutvecklare Lars Palo Folktandvården Västra Götalandsregionen Besöksadress: E-post: lars.palo@vgregion.se Regionens Hus S:ta Helenagatan Skövde Tfn

2 Föredragningslista SAMMANTRÄDE MED TANDVÅRDSSTYRELSEN DEN 5 FEBRUARI 2014 Plats: Folktandvården, S:t Helenagatan 8, Skövde Tid: Kl Inledande formalia 1. Mötets öppnande 2. Upprop 3. Val av justerare 4. Justeringsdatum Beslutsärenden 5. Riktlinjer för bisyssla anpassning till VGR:s riktlinjer AB 6. Årsredovisning 2013 KE 7. Säkerhetsredovisning 2013 (FTV ) BP 8. Implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i VGR AL 9. Uppdrag till tandvårdsdirektören JS 10. Anmälningsärenden enligt lista, dnr FTV Informationsärenden 11. Avvikelserapport 2013 LJ, BP 12. Kvalitetsuppföljning enligt överenskommelse med HSN AL, A-C S 13. Regional utvecklingsstrategin för tandvård AL 14. Lokaler Orust kommun (Henån) GE, KE 15. Lokaler Sotenäs kommun (Kungshamn) GE, KE 16. Frisktandvårdskampanj 2014 JE 17. Förvaltningschefens rapport GE 18. Styrelsens kontaktpersoner JS Jens Söder Ordförande

3 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FTV Folktandvården Handläggare: Anneli Bernhardsson Telefon: E-post: Till Tandvårdsstyrelsen Anpassning av riktlinjer för bisyssla inom Folktandvården Västra Götaland Tandvårdsstyrelsen föreslås besluta 1. Godkänna upprättade riktlinjer. Regiondirektören har beslutat om revidering av riktlinjer avseende bisysslor för anställda inom Västra Götalandsregionen. Med anledning av detta anpassas de av Tandvårdsstyrelsen beslutade riktlinjerna från Principer vid bedömning av bisyssla 1. Bisyssla anses vara förtroendeskadlig om den påverkar eller skadar regionens anseende. 2. Bisyssla anses konkurrerande om den utövas i verksamhet med samma utbud och/eller kundkrets som Västra Götalandsregionen har. Detta innebär att det inte är tillåtet för anställd inom Folktandvården Västra Götaland att ha klinisk bisyssla inom Västra Götalandsregionen. 3. Bisyssla skall bedömas som arbetshindrande om den påverkar möjligheten att fullgöra en god arbetsprestation inom Folktandvården Västra Götaland. 4. Bisyssla ska bedömas ur ett kund-/patientperspektiv där hänsyn tas till att kliniken ska erbjuda god tillgänglighet och vård på lika villkor. Bisysslan ska vara tydligt skild från klinikens verksamhet. 5. Uppdrag som en medarbetare utför för annan uppdragsgivare än Västra Götalandsregionen men som medarbetaren utsetts till eller fått i anledning av anställningen i Västra Götalandsregionen ska ske inom anställningen. POSTADRESS: Folktandvården Ledningskontor Göteborg BESÖKSADRESS: Kämpegatan 3 Göteborg TELEFON: HEMSIDA: folktandvarden.se/vgregion E-POST: folktandvarden@vgregion.se

4 Tandvårdsstyrelsen Ersättning för sådana uppdrag ska tillfalla Folktandvården Västra Götaland Klinikchefer Huvudregeln är att en anställning som klinikchef inom Folktandvården Västra Götaland är ett heltidsuppdrag och kan inte kombineras med en bisyssla. Undantag från huvudregeln kan beviljas, efter individuell prövning, för bisyssla som avser uppdrag som inte strider mot ovan redovisade principer med en omfattning upp till max 80 timmar/år. Kliniken skall ersättas enligt gällande regler. Medarbetare Heltidsanställd medarbetare inom Folktandvården Västra Götaland kan beviljas bisyssla som avser kliniskt arbete under förutsättning att bisysslan inte strider mot ovan redovisade principer, med en omfattning upp till max 120 timmar/år. Kliniken skall ersättas enligt gällande regler. Anställning inom Folktandvården Västra Götaland kan kombineras med bisyssla som utgör mer än 120 timmar/år om den anställde innehar en deltidsanställning som i kombination med bisysslan inte överskrider mer än 120 timmar/år utöver en heltidstjänstgöring. Utöver bisyssla enligt ovan kan medarbetare beviljas att utöva bisyssla i form av kursgivning upp till 80 timmar/år. Kliniken ska ersättas enligt gällande regler. Observera att det inte är förenligt att under beviljad tjänstledighet, till exempel studieledighet eller föräldraledighet, att arbeta hos annan arbetsgivare utan medgivande. Handläggning av beslut om bisysslor och uppdrag för annan uppdragsgivare Fråga om bisyssla ska tas upp vid följande tillfällen: 1. Vid nyanställning Vid nyanställning av ny medarbetare skall arbetsgivaren informera om förvaltningens riktlinjer samt fråga om den nya medarbetaren har bisyssla. Frågan om bisyssla skall tas upp och prövas innan anställningsavtal utfärdas. 2. Årligen vid medarbetarsamtal Uppföljning av bisyssla skall ske vid det årliga medarbetarsamtalet. Närmaste chef har till uppgift att följa upp de bisysslor som är godkända. I de fall den anställde har en ny bisyssla skall detta beredas av närmaste chef för bedömning.

5 Tandvårdsstyrelsen Närmaste chef ansvarar för att anmälan om bisyssla genomförs. Anmälan undertecknas av närmaste chef och skickas till närmast överordnad chef för beslut. Dock ska samtliga beslut om bisyssla gällande klinikchefer fattas av tandvårdsdirektören, likaså beslut om klinisk bisyssla för specialisttandläkare, tandläkare, tandhygienist, tandsköterska och klinikkoordinator. Medgivande av bisyssla ska tidsbegränsas och får omfatta högst ett år. Beslut om uppdrag som medarbetare utför för annan uppdragsgivare än Västra Götalandsregionen men som medarbetaren fått i anledning av anställningen i VGR fattas av tandvårdschef, ekonomichef, kommunikationschef, HR-chef inom sitt ansvarsområde. Beslut om uppdrag för chefer i tandvårdsledningen fattas av tandvårdsdirektören. En sammanställning av bisysslor och uppdrag för anställda inom Folktandvården Västra Götaland diarieförs och anmäls till styrelsen årligen. FOLKTANDVÅRDEN Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör

6 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FTV Folktandvården Handläggare: Jenny Erkholm Telefon: E-post: Till Tandvårdsstyrelsen Årsredovisning för 2013 presenteras vid Tandvårdsstyrelsens sammanträde 5 februari Facklig information och samråd har skett i förvaltningens samverkansgrupp den 27 januari Tandvårdstyrelsen föreslås besluta: 1. Godkänna Årsredovisning 2013 och översända årsredovisningen till Regionstyrelsen. FOLKTANDVÅRDEN Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör Kjell Einarsson Ekonomichef POSTADRESS: Folktandvården Ledningskontor Göteborg BESÖKSADRESS: Kämpegatan 3 Göteborg TELEFON: HEMSIDA: folktandvarden.se/vgregion E-POST: folktandvarden@vgregion.se

7 Årsredovisning 2013 Folktandvården Västra Götaland

8 Sida 2(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Sammanfattning och slutsats Folktandvården Västra Götaland omsätter 2,1 Mdr och har cirka anställda. Allmäntandvård bedrivs i Västra Götalands samtliga 49 kommuner, vid 116 utbudspunkter. Specialisttandvården har verksamhet på 15 orter och samtliga specialiteter finns företrädda vid fem specialisthus. Vid Odontologen i Göteborg finns verksamhetens två utbildningskliniker. Vi fortsätter utveckla organisationen För att ta organisationen vidare i utvecklingen är målet att bättre anpassa våra strategier till omvärldsanalys och klinikernas verksamhet. I allmäntandvården och FoUU har arbetet med utvecklingsinriktat ledarskap fortsatt och omfattar nu alla kliniker och enheter. Syftet är att stärka klinikledning och skapa ett systematiskt utvecklingsarbete där alla medansvariga på kliniken deltar. Planering för motsvarande arbete inom specialisttandvården har genomförts. Från och med 2013 leds allmäntandvården av en tandvårdschef och tre områdeschefer med operativt ansvar. Detta har sannolikt påverkat resultaten positivt. Mot visionen Arbetet mot visionen Frisk i munnen hela livet är långsiktigt. Vision, mål och strategier hanteras i en process där alla i organisationen involveras från medarbetare till tandvårdsstyrelse. Utvecklingsdagar för all personal, klinikledningsdagar och tandvårdsstyrelsens seminarier är exempel på aktiviteter i processen som resulterar i ett gemensamt styrkort och klinikkontrakt för kommande år. De genomförs under april till september i syfte att skapa gemensam förståelse för mål och strategier och följa hur verksamheten utvecklas. Vi har infört ett systematiskt sätt att bedöma vad som händer i omvärlden och analysera trender för att utveckla och kvalitetssäkra våra gemensamma strategier. Under arbetet har vi utvecklat våra strategier och bestämt oss för nya aktiviteter som tydligt för verksamheten mot vår vision Samtliga medarbetare har på våra gemensamma utvecklingsdagar fått möjlighet att ge sin input till arbetet. Arbetet fortsätter i tandvårdsledning och styrelse, i dialog med klinikledningar och medarbetare, för att landa i aktiviteter som främst påverkar styrkort och klinikkontrakt för 2015 men med förberedelser redan under Frisktandvården bidrar starkt till vår vision och är även viktig för varumärket. Utvecklingen av tecknade frisktandvårdsavtal är fortfarande positiv och under året har ytterligare avtal tecknats. Total har nu över av våra vuxna kunder Frisktandvård tandvård till fast pris.

9 Sida 3(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Bemanning i fortsatt fokus Interna och externa marknadsföringsinsatser genomförs för att stärka vårt varumärke som arbetsgivare. De interna insatserna har koncentrerats till dialoger som tandvårdsledningen har fört med medarbetare, klinikchefer och klinikkoordinatorer. Fokus för dialogerna har varit ambassadörsskapet. Vi försöker även möta den nya generationens medarbetare, en generation med förändrade krav på arbetssätt och arbetsförhållanden. Vi har arbetat för att sprida personalresurser i Västra Götaland genom samarbete, främja rörligheten för tandläkare och utöka utbildningsvolymer för tandhygienister. Bemanningsoch kompetensfrågor är prioriterade. Att behålla och rekrytera medarbetare är av avgörande betydelse och bemanningsläget har förbättrats under året. Folktandvården har som mål att det 2015 ska finnas lika många tandhygienister som tandläkare i allmäntandvården. Tandhälsans utveckling, bedömt vårdbehov och lämplig arbetsfördelning mellan tandvårdens yrkeskategorier ligger som grund för målet. Allt fler kliniker har kommit igång med att se över sin produktions- och kapacitetsplanering vilket inneburit att arbetsorganisationen förändrats till fler tandhygienister och färre tandläkare. Andelen tandhygienister fortsätter öka vilket skapar ökade förutsättningar för att erbjuda effektiv tandvård och tandvård i rimlig tid. Sedan årsskiftet har antalet tandhygienister per tandläkare ökat från 0.60 till Ett positivt ekonomiskt resultat Folktandvårdens ekonomiska resultat 2013 är 10,2 mkr. Det är väl känt i organisationen att en stabil ekonomi är grunden för fortsatt långsiktig utveckling. Efter årets svaga ekonomiska inledning konstaterades att inga genvägar finns oavsett om omvärldshändelser påverkar oss negativt. Detta resulterade i beslut om åtgärder som påverkat resultatet positivt. Konkurrensneutrala villkor för Folktandvården Tandvårdsstyrelsen har initierat ett arbete som syftar till konkurrensneutrala villkor för den tandvårdsverksamhet som bedrivs i Västra Götalandsregionens regi. I Regionkansliets förslag till beslut anges riktlinjer som påverkar Folktandvårdens prisbildningsprocess, hantering av eget kapital och följsamhet till regionala policyer. Regionstyrelsen fattade i september beslut enligt förslaget, vilket är positivt för Folktandvårdens framtida utveckling. Folktandvården i flera nya, attraktiva lokaler Folktandvården har sedan länge arbetat intensivt med att rusta upp och, om det inte varit möjligt, etablera sig i nya ändamålsenliga lokaler. Under 2013 har vi genomfört ombyggnad i Mölnlycke. I Trollhättan har verksamheten koncentrerats från 5 till 3 kliniker där två klinker färdigställts och i början av 2014 blir den tredje klar. Vi har även etablerat oss i nya lokaler i Kinna och på Första Långgatan i Göteborg. Kontinuerligt pågår fortsatt projektering och byggnation som kommer att märkas i hela vår verksamhet i Västra Götaland.

10 Sida 4(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Verksamhetens övergripande uppdrag 2:1. Vårt övergripande uppdrag Folktandvården Västra Götaland omsätter 2,0 Mdr och har cirka anställda. Allmäntandvård bedrivs i Västra Götalands samtliga 49 kommuner, vid 116 utbudspunkter. Specialisttandvårdens 51 utbudspunkter finns fördelade på 15 orter och samtliga specialiteter finns företrädda vid fem specialisthus. Vid Odontologen i Göteborg finns verksamhetens två utbildningskliniker. Folktandvårdens uppdrag: Barn- och ungdomstandvård 0-19 år Förlängd barn- och ungdomstandvård år Vuxentandvård Frisktandvård Uppsökande verksamhet i vissa delar av Västra Götaland Specialisttandvård och högspecialiserad vård Folkhälsoarbete Grundutbildning av tandläkare och tandhygienister Specialisttandläkarutbildning Forskning och kvalitetsutvärdering inom allmän- och specialisttandvård Samverkan med Göteborgs Universitetet Folktandvården har dessutom ett sista handsansvar för särskilt vårdkrävande, såsom vissa äldre, sjuka och funktionshindrade, för jourverksamhet samt personer som exempelvis av sociala eller ekonomiska skäl har svårt att få sitt tandvårdsbehov tillgodosett. Nödvändig tandvård och tandvård som led i sjukvårdande behandling tillhandahålls. Folktandvården bedriver och medverkar även i utbildning av tandsköterskor i VGR. 2:2 Planerade aktiviteter för genomförandet av uppdraget Vägen mot visionen Med tydliga strategier och ändamålsenliga handlingsplaner styr vi i riktning mot Frisk i munnen hela livet. Folktandvårdens strategiska inriktning tar sin utgångspunkt från vårt uppdrag från regionfullmäktige och överenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna.

11 Sida 5(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Folktandvårdens styrmodell Folktandvårdens verksamhet styrs från tre nivåer: Tandvårdsstyrelsen med visionen Frisk i munnen hela livet och med våra kärnvärden Hälsa, Kompetens och Service. Västra Götalandsregionen med visionen Det goda livet Nationellt med föreskriften God vård Härifrån definieras vårt styrkort och våra klinikkontrakt för att steg för steg kunna omsätta visionen till konkreta åtgärder. Styrkortet och klinikkontrakten anger styrtal och målformuleringar för verksamhetsåret. Prioriteringen i styrkortet besvarar frågan varför ett mål satts. Styrtal och mål uttrycker vad som ska uppnås på förvaltningsnivå i ett gemensamt styrkort och på klinknivå i klinikkontraktet. Hur klinikerna ska nå målen i klinikkontraktet är en fråga främst för kliniken. Tandvårdschefer, områdeschefer, klinikchefer, klinikkoordinatorer och medansvariga har alla ansvar för hur målen ska nås. Inriktningen för Folktandvården är att vara eller ge Marknadsledande vilket innebär att vara en attraktiv vårdgivare som har nöjda kunder/patienter samt korta köer och därmed god tillgänglighet. Hälsoinriktad vilket innebär att bedriva en hälsorelaterad vårdplanering och behandling samt arbeta medvetet för att nå ett lågt vårdbehov hos patienter/kunder. Utvecklingsinriktad vilket innebär att medvetet arbeta för att erhålla rätt kompetens och rätt bemanning på klinikerna. Utvecklingsutrymme vilket innebär positiva resultat över tid och ekonomisk stabilitet.

12 Sida 6(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Folktandvårdens strategiska styrmodell Folktandvården arbetar med en styrmodell för både det långa och korta perspektivet där båda perspektiven integreras i varandra. Kort och lång sikt Integrerat ledarskap Mål Effektivt ledarskap (Nuläge Kort perspektiv Styrkort mm) Erbjudande Planering Integration Förnyelsel VISION Behov Kreativt Ledarskap (Långsiktigt perspektiv Strategikarta) A) Omvärlds- och framtidsanalys Folktandvården 2020 En ny fas har inletts. För att utveckla Folktandvården långsiktigt har vi startat ett arbete med omvärlds- och framtidsanalys. Syftet är att fånga väsentliga trender i omvärlden och på ett systematiskt och kreativt sätt ta ställning till dessa. Genom omvärldsbaserad verksamhetsstyrning har ett systematiskt arbetssätt införts. Metoden innebär att fördjupa omvärlds- och framtidstänkandet för att få kunskap, identifiera och tolka prioriterade krafter i omvärlden som påverkar Folktandvården. Vad BÖR vi göra, vad KAN vi göra och vad VILL vi vara i framtiden. Vi har anpassat modellen till Folktandvårdens sätt att skapa förståelse i hela organisationen för vision, mål och våra strategier en process där alla medarbetare deltar.

13 Sida 7(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Omvärldsbaserad verksamhetsstyrning 3 perspektiv BÖR Omvärldens krav och Utmaningar Möjligheter & Hot KAN Styrkor & Svagheter inför framtiden ROBUSTA STRATEGIER VILL Vad vi vill vara i framtiden? Såväl styrelse, tandvårdsledning, klinikledningar och alla medarbetare har på olika sätt involverats i omvärlds- och framtidsanalysen. Trendanalyser har under året genomförts med klinikledningarna (mars) tandvårdsstyrelsen (maj) all personal (september) Ett underlag finns som vi ska använda i ett fortsatt arbete i tandvårdsstyrelse, tandvårdsledning och med klinikledningar samt alla medarbetare under Resultatet kommer att påverka Verksamhetsplan och budget med styrkort för 2015 samt klinikkontrakt B) Trendkarta Vi har utifrån de trender vi ser skapat en karta för Folktandvården som tar hänsyn till en växande befolkning, urbanisering, multikultur och social polarisering, åldrande befolkning, teknik som utvecklas och sprids allt snabbare, internationalisering och globalisering och ökat fokus på hållbarhet. Vi ser också särskilda trender för vår bransch som ökad konkurrensutsatthet med förändringar av konkurrens med avseende på uppdrag och marknad samt ökade vårdkrav i socioekonomiskt utsatta grupper. Väsentliga trender som vi fördjupat oss i är utifrån följande 3 områden Tekniken som möjliggörare Den kravställande konsumenten Talangjakten på medarbetaren

14 Sida 8(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV FTV:s trendkarta 2013 Mer välinformerade och krävande patienter(95) Nya betalningslösningar gör entré(82) Människor blir trådlösa, mobila och ständigt uppkopplade(74) Nanodentistry(66) Sociala medier får ökad betydelse(60) I rating-samhället(47) Digitala läkare och platsoberoende tjänster(25) Gränsen mellan den fysiska och den digitala världen suddas ut(18) Gör det själv (16) Gör det med andra (9) Ändlösa förväntningar och noll tolerans(81) Aktiva yngre äldre och fler äldre äldre med stora vårdbehov(79) Vård här och nu! Otåligare konsumenter värdesätter tidsbesparing allt mer (70) Ökad förväntan på livskvalitet(59) Ökat fokus på upplevelser(54) Fokus på utseende kosmetisk tandvård(35) Koncept köper helhet och långsiktighet (Välj åt mig!) (27) Mer skräddarsydda tjänster kräver mer individspecifik marknadsföring(25) Människor blir alltmer livsstilsorienterade i sina val(19) Hälso zappiens den orationella människan(15) Betydelse/Genomslag i verksamheten Kulturell mångfald får ökad betydelse(92) Generationsväxlingen (91) Fokus på personlig utveckling och individuella lösningar på jobbet(90) Fokus på hälsa och välbefinnande också på jobbet(86) Unga kräver bekräftelse och lyhördhet(50) Generation Ordning driver nya värderingar(25) Utvecklingen mot ett alltmer specialiserat tankesamhälle(20) Gränsen mellan arbete och fritid suddas ut(18) CSR stärker varumärket(11) I tankesamhället vill alla bli kreativa medelpunkter (7) C) Visionen förändras? Vår vision är ett önskat läge och det tillstånd vi vill uppnå och det vi vill vara i en viss framtid. I det strategiska arbetet ingår att med stöd av trendanalys konkretisera vad som bör göras, vad kan göras och vad vill vi vara i framtiden för att utvecklas mot visionen. Visionsbyggstenar För att konkretisera visionen inför 2020 och göra det möjligt att på ett tydligare sätt än hittills mäta om vi rör oss i riktning mot visionen har sju visionsbyggstenar definierats och dessa är: Kunderna rankar oss som nummer 1 Etablera unika gränsöverskridande kliniska koncept Framgångsrik hälsofrämjande aktör Världsledande miljö för strategidriven klinisk forskning Unika testmiljöer för nya idéer Europas ledande tandvårdsföretag på talangmarknaden Fokus på affärsmannaskap

15 Sida 9(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Strategiområden Vi har börjat utveckla strategier för att tydliggöra arbetet med visionsbyggstenarna och följande strategiområden har hittills utkristalliserats Hälsostyrd vård Kund och varumärke Ledare och medarbetare Forskning, innovation och affärsutveckling Ekonomi I arbetet med den omvärldsbaserade verksamhetsstyrningen och mot bakgrund av VGR:s vision det goda livet och regionfullmäktiges mål och uppdrag har vi fört diskussioner om Folktandvårdens vision Frisk i munnen hela livet. Vi har velat komplettera den med begreppet och ökad hälsa i Västra Götaland för att peka Folktandvårdens möjligheter att öka sitt bidrag i Folkhälsoarbetet. 3. Medborgar-/Patient-/Kundperspektivet Marknadsledande är Folktandvårdens strategiska inriktning inom medborgar-/patient- /kundperspektivet. Att upplevas som attraktiv vårdgivare i den hårdnande konkurrensen på tandvårdsmarknaden är vårt prioriterade mål och vi fortsätter därför göra satsningar för att stärka varumärket bland medarbetare, våra patienter/kunder och andra intressenter såsom allmänheten, beslutsfattare och opinionsbildare. Vi styr därför verksamheten mot att ha nöjda patienter/kunder och studenter samt att erbjuda god tillgänglighet. Från och med 2014 vill vi även kunna mäta, målsätta och följa upp marknadsandelar både regionalt och lokalt.

16 Sida 10(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Verksamheternas mål i medborgar-/patient-/kundperspektivet STYRKORT 2013 Mål Utfall Mål Perspektiv Strategisk inriktning Kund/patient: Marknads-ledande Prioriterade mål Attraktiv vårdgivare Styrtal Nöjd kund-index Barn 0,3% 0,0% 0,4% Tillgänglighet ATV. Andel m försenad kallelse > 3 mån 3 Vuxna 5,2% 5,0% 5,1% 4 Nöjd student-index 87% 85% 83% 90% Nöjd kund-index (1) Styrtalet grundar sig på den kontinuerligt återkommande kundenkäten och mäter kundnöjdhet där våra kunder får gradera hur starkt de samtycker till påståendet Jag är nöjd med Folktandvården och rekommenderar dem gärna till mina bekanta (max index: 100). Undersökning genomfördes i april 2013 och visar att kundnöjdheten ligger kvar på samma nivå som vid föregående mätning, ett index på 89. Ett mycket högt värde, även om vi inte nådde upp till målet 92. Generellt är respondenter i åldern 60+ mer nöjda och deras resultat är högre än medelresultatet, medan respondenter i åldern år har ett lägre resultat än medelvärdet Tillgänglighet (2-3) Styrtalet mäter om vård ges inom skälig tid (försenad kallelse < 3 mån) för barn och vuxna. Värdena är likartade för båda målgrupperna i jämförelse med 2012; barn 0,4 procent och vuxna 5,1 procent Nöjd student (4) Styrtalet mäter om tandläkar- och tandhygieniststudenter upplever Folktandvården positivt och är nöjda med den kliniska delen av sin utbildning som vi ansvarar för. En undersökning genomfördes för första gången tillsammans med Institutionen för Odontologi under december Resultatet för 2013 är 83 procent och följs nu årligen Genomförda aktiviteter för att nå målen under 2013 Utvecklingen och dialogen kring kärnvärdet service fortgår och är en viktig del i bland annat chefsutbildningar, introduktion för nya medarbetare och utvecklingsdagar. Fortsatta satsningarna för att stärka dialogen mellan tandvårdsledning, klinikledningar och medarbetare, vid utvecklingsdagar och ledardagar och genom dialogfrukostar. På de nio dialogfrukostar som genomförts under 2013 har vi haft fokus på utvecklingsinriktat medarbetarskap och hur man arbetar med ständiga förbättringar på klinik.

17 Sida 11(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Ett stort övergripande arbete för att förnya och förbättra Folktandvårdens intranät FIOL pågår, med projektstart i februari 2013 och beräknad nylansering i februari Syftet är att öka användarvänligheten och därmed förbättra internkommunikation och kunskapsspridning i organisationen samt att stärka vårt arbetsgivarvarumärke. För att möta ökad konkurrens och ökat behov av nya kunder finns förstärkt stöd till klinikerna med strategisk planering och genomförande av marknadsföringsinsatser utifrån lokala behov. Under 2013 har drygt 100 av våra kliniker fått stöd i kommunikation och marknadsföring, varav åtta är inom specialisttandvården. Strategiarbete för Folktandvårdens närvaro i sociala medier är påbörjat för att undersöka hur vi kan använda nya kanaler för förbättrad dialog med våra kunder och för att stärka varumärket Folktandvården som arbetsgivare och gentemot kunder. Under 2013 avslutades projektet för ökad tillgänglighet vid Odontologen. Projektet omfattade bland annat förbättrad skyltning och vägar att ta sig till Odontologen, utvecklat informationsmaterial och informationstavlor för besökare samt planer för en tydlig huvudentré och gemensam reception som stödjer verksamheten i fastigheten. Projektet har genomförts med stor delaktighet från kliniker och verksamhet. Nu pågår rekrytering till receptionen och arbete för att starta ombyggnationen. Under två veckor i april genomförde vi en kampanj om Frisktandvård. Syftet med kampanjen var att öka kännedom om Frisktandvård och därmed, på lång sikt, öka antalet tecknade frisktandvårdsavtal. Kampanjen syntes i radio, butiks-tv, webb och mobil, på klinik, lokal dagspress och vid lokala event. Målgruppen var män och kvinnor i åldern år. Antal besökare på Frisktandvårdssidan ökade med fem gånger under kampanjperioden och vid en uppföljande mätning kunde vi se att radio var den kanal som fungerade bäst. Kampanjen har följts upp med flera lokala evenemang på klinikernas initiativ och planering pågår nu för en stor regionövergripande kampanj för Frisktandvård i mars-april Översättning av patientinformation till flera språk exempelvis om frisktandvård, munhälsoråd för äldre och om muntorrhet Tillgänglighet Inom allmäntandvård respektive specialisttandvård är målsättningen att välkomna nya patienter/kunder med kortast möjliga väntetid. Allmäntandvård Hög prioritet gäller inom allmäntandvården för att öka möjligheterna att kunna ta emot fler kunder, oavsett vårdprioritet. Målsättningen är att varje utbudspunkt/klinik ska erbjuda en undersökningstid eller behandling inom tre månader. Prioriterade patientgrupper med stora vårdbehov ska ges företräde inom denna målsättning.

18 Sida 12(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Vi har vidtagit ett flertal åtgärder under året för att uppnå målsättningen. Främst har det handlat om investeringar i nya lokaler för ökad kapacitet. Sådana insatser är genomförda bland annat i Göteborg, Mölndal, Mark, Trollhättan och Ale. Därutöver har fokus legat på omställning för utökade öppettider (07-19) och ökad samverkan i bemanning och planering av kallelser eller bokning av nya patienter. Ett nytt uppföljningssystem infördes december Vid utgången av 2013 finns ingen väntetid för prioriterade patientgrupper. För 95 av allmäntandvårdens 111 utbudspunkter är målsättningen uppfylld. Tio kliniker har väntetid som innebär att tid för undersökning kan ges inom tolv månader. Antal kunder på väntelista vid dessa kliniker är Ytterligare sex kliniker har väntetid, där tid kan ges inom sex månader. Väntelistan vid dessa kliniker omfattar 470 personer. För samtliga kliniker med väntetid finns handlingsplaner där förväntat utfall är att väntetid om högst sex månader kvarstår vid sju kliniker vid halvårsskiftet 2014, och att väntetider helt reduceras under hösten Specialisttandvård Specialisttandvården har under de senaste åren tagit emot allt fler patienter och antalet mottagna remisser 1 fortsätter att öka. År 2010 var antalet mottagna remisser i specialisttandvården cirka År 2013 mottogs cirka , vilket innebär en ökning med remisser under en treårsperiod och tyder på en ökad efterfrågan på specialisttandvård i Västra Götaland. För att möjliggöra omhändertagande av ett ökat remissinflöde har under 2013 ett flertal åtgärder genomförts, såsom en remissanalys av remisser inkomna från allmäntandvård och genomgång av remissköer. Dessutom har gränssnittet mellan allmän- och specialisttandvården uppdaterats under Det odontologiska sektorsrådet beslutade i december att anta Folktandvårdens gränssnitt som regionens. I april genomfördes en enkät bland Västra Götalands allmäntandläkare om deras uppfattning om Folktandvårdens specialisttandvård. Sammanfattningsvis var resultatet mycket positivt, särskilt vad gäller remittenternas förtroende för specialisttandvårdens kompetens, kvalitet på behandlingar och goda konsultationer. Det största förbättringsområdet som enkäten visade på är att minska väntetiderna i de specialiteter och på de orter där väntetid finns. Trots ett ökat antal remisser har under 2013 antalet patienter i remisskö med prioritet A liksom väntetiden fortsatt minska. Detta tack vare medvetet arbete från klinikerna att korta väntetider. I december 2012 fanns patienter i remisskö A, i december 2013 hade antalet patienter i denna kö reducerats till Cirka 80 procent av klinikerna har kortare A-kö än 6 månader. Kvarstående kliniker med längre väntetider är efter augusti mindre specialiteter som under en lång period haft ett bekymmersamt bemanningsläge, såsom bettfysiologi i Borås och Uddevalla. Under 2014 kommer bemanningsläget förhoppningsvis förbättras, då tolv blivande specialister förväntas examineras. Samtidigt går ett tiotal specialister i pension under året. 1 Exklusive ortodonti

19 Sida 13(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Rättighetsfrågor Barn som regelbundet uteblir från tandvård Arbetet med att fokusera på barn och ungdomar, som regelbundet uteblir från tandvård har pågått under hela I projektet Ej avhörda barn inom HSN 5, 11 och 12 har under året totalt 2130 remisser hanterats. Remisserna avser barn och ungdomar som uteblir från undersökning trots kallelser och påminnelser. Vårdnadshavare har på olika sätt kontaktats och 63 procent, motsvarande 1110 barn, har genomfört en undersökning. 296 barn (17 procent) har anmälts till socialtjänsten på grund av misstanke om att de far illa. Slutrapport från projektet är lämnad till tandvårdsledningen och tandvårdsstyrelsen i oktober Planeringen inför 2014 innebär att arbetssättet införs i hela förvaltningen och att alla allmäntandvårdskliniker i Västra Götalandsregionen ges möjlighet att remittera barn till EABgruppens sköterskor för eftersökning. Våld i nära relationer Genom samarbete med Västra Götalandsregionens kompetenscentrum för våld i nära relationer (VKV) har under 2013 företrädare för samtliga allmäntandvårdskliniker, samt intresserade från specialistkliniker och Folktandvårdens verksamhetsstöd erbjudits och deltagit i en grundutbildning inom ämnet Våld i nära relationer. Vissa nyckelgrupper har dessutom genomgått ytterligare fördjupningsutbildningar inom ämnesområdet, mer specifikt kopplade till dessa gruppers behov. Samtliga kliniker, som ingår i det pilotprojekt som VKV startat tillsamman med Folktandvården, har efter att ha genomgått en omfattande utbildning tackat ja till att under ett år fortsätta samverkan med BVC och socialtjänst och arbeta med delvis nya rutiner kring ämnesområdet. För detta arbete har ett handledningsmaterial utarbetats, tillsammans med affischer, väntrumsfoldrar och bokmärken som ska finnas i samtliga klinikers väntrum. Erfarenheterna från detta pilotprojekt väntas ligga till grund för mer allmänna rutiner inom Folktandvården för att kunna upptäcka, bemöta och hantera personer utsatta för våld i nära relationer. Inom ramen för samverkan har Folktandvården under rapportperioden varit delaktig och engagerad vid Barnfridsdagarna Implementering av FN:s barnkonvention Förvaltningen har utsett ett Barnrättsombud. Som ett första steg i att ta fram en handlingsplan 2014 för implementering av barnkonventionen har fyra ombud från Folktandvårdens Hälsoodontologiska enhet deltagit i kursen Barnkonventionen från teori till praktik, som Hälsoäventyret Oasen anordnar. Folktandvården medverkar också i "Nätverket för barnkonventionen" som träffas varje kvartal.

20 Sida 14(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Verksamhets-/Processperspektivet Hälsoinriktad är Folktandvårdens strategiska inriktning inom verksamhetsperspektivet. Detta innebär att våra prioriterade mål är att bedriva en hälsorelaterad vårdplanering och behandling samt att arbeta medvetet för att nå ett lågt vårdbehov hos patienter/kunder. Att vården är hälsorelaterad innebär att den är anpassad till aktuell riskprofil, individens upplevelse och hälsosituation, samt att omhändertagandet ges på rätt kompetensnivå och med anpassade revisionsintervall. Vi styr därför verksamheten mot att patienterna både ska uppvisa goda hälsotal och själv uppge sig må bra i munnen. Antalet Frisktandvårdsavtal ska öka och för att uppnå en effektiv och individanpassad vård styr vi även mot ökad kunskapsöverföring mellan allmän- och specialisttandvård. Den långsiktiga strategin är att vården ska vara hälsostyrd med hälsofrämjande insatser innebärande att behoven styr verksamhet och kapacitet. Patientens delaktighet ska öka. Vi strävar efter en resurseffektiv vård i väldefinierade processer. Vården ska vara kunskapsbaserad. 4.1 Verksamheternas mål i verksamhets-/processperspektivet STYRKORT 2013 Perspektiv Strategisk inriktning Verksamhet: Hälsoinriktad Prioriterade mål Lågt vårdbehov Hälsorelaterad vårdplanering och behandling Styrtal Utfall 2012 Utfall 2013 Mål Andel 6-åringar med deft = 0 80% 80% 82% 6 Andel 19-åringar med DFSa = 0 66% 67% 69% 7 Andel 19-åringar med DFSa = >4 9% 9% 8% 8 BoU 3-19 år 70% 70% 72% 9 Andel m lägst sjukdomsrisk Frisktandvård 50% 50% 52% 10 Övriga vuxna > 19 år 39% 38% 40% 11 Självskattad munhälsa 86% 96% 95% 12 Andel undersökta 3-19 år av antal listade 73% 69% 64% 13 Frisktandvårdsavtal : ack utfall. 2012: Årets mål Genomförda konsultationstimmar STV 100% 100% 15 Genomförda konsultationstillfällen ATV 99% 100% 16 Andel STV-kliniker som genomfört remissanalys under året 100% 100% 100% Förekomst av karies (5-7) Styrtalen som mäter munhälsan hos Västra Götalands barn och ungdomar, uttryckt som förekomst av karies, visade 2013 i stort oförändrad från Andelen kariesfria 19-åringar ökade 2013 något.

21 Sida 15(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Andel patienter med lägst sjukdomsrisk (8-10) Styrtalet mäter sjukdomsrisken hos barn och ungdom, frisktandvårdskunder och övriga vuxna. Resultaten visar på i stort sett oförändrat från föregående år Patienter som uppger sig må bra i munnen (11) Styrtalet mäter patienternas självskattade munhälsa och följs kontinuerligt från och med 2012 och är viktigt för att mäta patientens delaktighet i vården. Det är ett processmått som indikerar om våra kunder får den vård de behöver och efterfrågar. Andelen registrerade med självskattad munhälsa ökade kraftigt under året och målet har uppnåtts Andel undersökta av listade 3-19-åringar (12) Styrtalet regleras i varje allmäntandvårdkliniks klinikkontrakt. Fortfarande undersökt något fler barn än vad som borde vara indicerat men vi närmar oss målet Frisktandvård (13) Styrtalet mäter antal tecknade frisktandvårdsavtal, där utfallet 2012 uppgick till Målet för 2013 har varit att teckna ytterligare avtal. Målet uppnåddes med marginal Konsultationstimmar (14 15) Kunskapsöverföring mellan allmän- och specialisttandvård fungerar nu enligt schema och målet har uppnåtts Remissanalys (16) Arbetet med remissanalys fortskrider enligt plan och genomfördes i full omfattning under Genomförda aktiviteter för att nå målen under 2013 Omfattningen av kunskapsöverföring mellan specialisttandvård och allmäntandvård är definierad i överenskommelserna med Hälso- och sjukvårdsnämnderna samt även en del i allmän- och specialistklinikernas klinikkontrakt. Aktiviteten följs kontinuerligt och ersättning till klinik sker först efter utförd prestation. Klinikernas behov prövas mellan klinikledningar inom allmäntandvård och specialisttandvård för att möta behoven med lämpliga åtgärder.

22 Sida 16(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV God Vård 1. Insatser/aktiviteter som har gjorts för att förbättra jämlikhet Kurs i kulturkompetens har erbjudits som drygt 100 personer har deltagit i. I vilka lokala styrdokument ingår jämlikhet? I styrdokumentet Vad menar vi med God Vård i Folktandvården finns ett avsnitt om Jämlik vård. Har information/kommunikation till era patienter blivit mera tillgänglig för personer med olika funktionsförmåga, olika språkliga förmågor, olika åldrar med mera? Broschyrer med fyllig information om vanliga behandlingar inom tandvård har tagits fram för att användas i kommunikationen med patienter. Ett projekt pågår som går ut på att använda översättnings-appar då tid inte funnits att rekvirera tolk. Har ni gjort insatser för att nå patientgrupper ni tidigare haft svårt att nå? Ett omfattande arbete har gjorts för att fånga upp ej avhörda barn, det vill säga barn och ungdomar som inte kommit till Folktandvården trots upprepade kallelser. Ytterligare en åldersgrupp inom kategorin unga vuxna har erbjudits avgiftsfri tandvård. Ett projekt för att nå invandrarkvinnor i nordost med tandvårdsinformation har startat under Bred allmän information om äldre och äldres hälsa ur tandvårdssynpunkt har lämnats till olika pensionärsföreningar. Omkring 2000 personer har nåtts av informationen. Har ni gjort andra insatser för att främja jämlikhet? Två projekt har startat inom Specialisttandvården för att djupanalysera könsskillnader gällande tandreglering och narkos. 2. Könsuppdelad statistik Finns det skillnader mellan kvinnor och män, flickor och pojkar? I åldersgrupperna 0-19 år respektive unga vuxna, år, som hade avgiftsfri tandvård under 2013, finns endast obetydliga skillnader. Bland vuxna patienter utgör kvinnor en något större andel än män. Hur förklarar ni dessa? Är skillnaderna motiverade eller omotiverade? Skillnaderna mellan vuxna överensstämmer väl med att kvinnor generellt söker vård i något större utsträckning än män.

23 Sida 17(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Vårdgaranti - tillgänglighet Tandvård omfattas inte av vårdgarantins fastställda garantitider. De konkreta krav som finns och påverkar Folktandvårdens tillgänglighet i form av tider för behandling, är de i överenskommelserna angivna maximala kötider som finns kopplade till modell för målrelaterad ersättning inom specialisttandvården. Övriga kommentarer kring tillgänglighet beskrivs under avsnitt Prestationer De prestationer som redovisas inom tandvård är antalet färdigbehandlade barn inom barn- och ungdomstandvården. Med Folktandvårdens mål i styrkortet som grund är under 2013 bedömd prestationsvolym undersökta barn- och ungdomar 3 19 år vilket innebär 64 procent av åldersgruppen. Utfallet efter december är undersökta/bedömda barn och ungdomar 3-19 år, vilket motsvarar 69 procent. Regionfullmäktiges beslut om förlängning av den fria barn- och ungdomstandvården omfattar 2013 åldersgruppen år (90 procent) av Västra Götalands åringar är aktivt listade hos Folktandvården och efter årets slut har (58 procent) av dessa fått kostnadsfri undersökning/behandling inom Folktandvårdens allmäntandvård. Vidare har ungdomar inom åldersgruppen fått kostnadsfri specialisttandvård hos Folktandvården. 4.5 Miljömål Förvaltningens miljömål är att samtliga enheter ska vara miljödiplomerade. Måltalet är 100 procent. Arbete med miljödiplomering har med något undantag fortgått enligt plan och klinikerna har bibehållit sin diplomering. Utfallet vid årsskiftet 2013 är 98 procent. 4.6 Patientsäkerhetsarbetet En ständig utveckling av ledningssystemet för patientsäkerhet och kvalitet pågår enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för kvalitetsarbete samt Västra Götalandsregionens handlingsprogram för God Vård. Ledningssystemet reviderades under 2012 för att anpassas till de förändringar Socialstyrelsen och Västra Götalandsregionen gjort. Ytterligare en revision gjordes Folktandvården har en särskild grupp som arbetar med patientsäkerhetsfrågor som även ingår i regionchefsläkarens gruppering som hanterar patientsäkerhetsfrågor. Folktandvårdens övergripande mål är att inga vårdskador ska inträffa i verksamheten. Vi praktiserar ett väl fungerande avvikelsehanteringssystem som hanterar interna och externa avvikelser och samarbetar med regionens fyra patientnämnder. Med Control Pro är implementerat i hela förvaltningen.

24 Sida 18(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Antal registrerade avvikelserapporter per årsarbetare Indikator Utfall 2013 Utfall 2012 Antal registrerade avvikelserapporter per årsarbetare, totalt 0,40 0,42 Under 2012 redovisades IT-avvikelser i Med Control Pro, men under 2013 slussades dessa avvikelser direkt till VGR IT. Detta medförde en kraftig reducering av antalet avvikelserapporter och en minskning av antalet avvikelserapporter per årsarbetare i Med Control Pro. Om denna ändring inte hade införts, hade troligen antalet avvikelserapporter per årsarbetare varit högre för 2013 än för Antal utförda riskanalyser Indikator Utfall 2013 Utfall 2012 Antal utförda riskanalyser Antal utförda händelseanalyser Indikator Utfall 2013 Utfall 2012 Antal utförda händelseanalyser Händelseanalyser är obligatoriska vid Lex Maria-anmälningar. År 2013 är antalet anmälningar betydligt högre än Skillnaden är en direkt avspegling av detta. Några händelseanalyser gjordes även vid vårdskador som inte medförde Lex Maria-anmälan. 4.7 Specialisttandvård År 2013 mottogs cirka remisser, vilket innebär en ökning med under en treårsperiod och tyder på en ökad efterfrågan på specialisttandvård i Västra Götaland. För att möjliggöra omhändertagande av ett ökat remissinflöde har under 2013 ett flertal åtgärder genomförts, såsom remissanalys av inkomna remisser samt genomgång av remissköer. Läs mer i stycke Tillgänglighet. Under 2014 finns fortsatt stort fokus på att öka specialisttandvårdens tillgänglighet i syfte att korta väntetider och möjliggöra vård på lika villkor för befolkningen i Västra Götaland. Specialisttandvården står inför ett antal utmaningar. En av de största är bemanningsfrågan, då verksamheten kommer genomgå omfattande pensionsavgångar under de närmaste tio åren. Samtidigt ökar antalet mottagna remisser. Att definiera verksamhetens bemanningsbehov utifrån vårdbehov och uppdrag samt att rekrytera och behålla kompetent personal vid regionens fem specialisthus ses därför som mycket prioriterat. Vidare har vi identifierat ett

25 Sida 19(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV behov av strukturerat arbete på kliniknivå för att öka alla medarbetares delaktighet i att identifiera problem och att bidra med lösningar. För att möta specialisttandvårdens utmaningar kommer ett utvecklingsprojekt att starta i januari Projektet beräknas pågå under en tvåårsperiod och består av tre delar; (1) implementera en beslutsprocess för produktions- och kapacitetsplanering, (2) implementera en modell för arbete med ständiga förbättringar på kliniknivå och (3) genomföra ett ledarutvecklingsprogram vilket syftar till att öka färdigheten att leda och utveckla verksamhet efter nya förutsättningar. I specialisttandvårdens uppdrag ingår att utgöra ett stöd till allmäntandläkare och övriga vårdgivare i form av patientrelaterade konsultationer och ämnesspecifik kunskapsöverföring. Syftet med dessa aktiviteter är att säkra en god vård på lika villkor för invånarna. Från 2013 genomförs patientrelaterade konsultationer i allmäntandvården av samtliga specialiteter, vilket ökar möjligheten för befolkningen att genomgå kvalificerade specialistbedömningar utan att behöva besöka en specialistklinik. Den ämnesspecifika kunskapsöverföringen omfattar även auskultationer. Aktiviteten innebär att en eller flera behandlare följer ordinarie patientverksamhet på specialistklinik under en eller flera dagar i syfte att få fördjupad kunskap inom ett specifikt område. Auskultationer ingår som en del i Folktandvårdens utvecklingsprogram (introduktionsprogram) för nya tandläkare, men är också en värdefull kompetensutveckling för erfarna behandlare. Under 2014 fortsätter specialisttandvårdens översyn av köprioriteringar och väntetider. Från januari kommer medelväntetid per klinik och köprioritet att följas. Under året planeras även framtagande av rapporter som följer mottagna remisser per köprioritet över tid. Under våren slutförs ett arbete med att uppdatera specialisttandvårdens externa webbsidor. Ett av målen med uppdateringen är att öka kunskapsinnehållet på sidorna, för ökad service mot kund. 4.8 Forskning och utbildning Folktandvården har under hösten fått en permanent adjungering i samarbetsorganet Hälsosam. Det är mycket positivt att Folktandvården nu är representerad på denna övergripande nivå då tandvårdens frågor därigenom uppmärksammas och ges en ökad grad av påverkan. Forskning Arbetet med gemensamma forskningsstrategier för Folktandvården VG och Institutionen för odontologi har bedrivits under året och är nu i sitt slutskede. Ett färdigt förslag föreligger som förväntas beslutas under januari månad. Strategierna kommer genom årlig handlingsplan och koppling till, med Institutionen för odontologi, gemensam forskningsbudget ha betydande påverkan på forskningen. Strategierna är relaterade till de tidigare antagna strategierna inom såväl Västra Götalandsregionen som universitetet. FoU-service för odontologi är nu etablerad och vi planerar för ett utökat uppdrag för enheten. Med stöd av Minso Solutions AB (administrativt stöd för forskning) och Gothia Forum pågår inom enheten ett arbete med att ta fram ett forskningsbokslut för Folktandvården.

26 Sida 20(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV En ny bedömningsgrupp för TUA forskningsanslag har etablerats och villkor och förutsättningar för ansökan har reviderats. Framför allt har kraven på klinisk relevans lyfts fram. Den lokala FoU-enheten i Vänersborg har under året varit bemannad av Folktandvården en dag per vecka. Det återupptagna samarbetet med Närhälsan har varit uppskattat och framgångsrikt. Grundutbildning till tandläkare och tandhygienist Tandläkarutbildningen vid Göteborgs universitet har utvärderats av Universitetskanslerämbetet. Resultat kommer att meddelas i början av Vi har tagit fram en gemensam programenkät för tandläkarutbildningen och tandhygienistutbildningen. Resultaten från frågor om studentnöjdhet i dessa båda enkäter följs i förvaltningens styrkort och redovisas en gång per år. Efter skrivelser från såväl Folktandvården VG, Folktandvårdsföreningen och många andra aktörer har riksdagen beslutat förlänga tandhygienistutbildningen till tre år. Kompetensskillnaden mellan tandläkare och tandhygienist kommer därmed att minska. Då tandhygienisten har fått en ökad roll inom tandvården är detta angeläget. Dialogmöte mellan Institutionen för odontologi och Folktandvården har hållits i syfte att diskutera grundutbildningarnas innehåll. Tandhälsans utveckling och Folktandvårdens bemanningsmål påkallar denna dialog med universitetet. Mötet bedömdes som angeläget och framgångsrikt av båda parter och kommer att upprepas under Tandsköterskeutbildning Utbildning till tandsköterska, i förvaltningens regi, bedrivs nu i Göteborg och Borås enligt nationell utbildningsplan och omfattar tre terminer. Sökande till de 30 platserna i Göteborg var 400 och till de 22 platserna i Borås 300. De båda utbildningarna bedrivs nu av en enhetschef och tre utbildningsledare. Verksamheten i Borås övertogs i våras, där har vi gjort ett omfattande kvalitetsarbete. Såväl utbildningen i Göteborg som i Borås utvärderas genom klinisk examination, kursenkäter, och programenkäter. Vi har också påbörjat arbetet med att skapa ett tekniklaboratorium.

27 Sida 21(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Medarbetarperspektivet Utvecklingsinriktad är Folktandvårdens strategiska inriktning inom medarbetarperspektivet. Att ha rätt kompetens och rätt bemanning i varje situation är vårt prioriterade mål. Det gäller givetvis i alla vårdande situationer men även inom administration och ledarskap. För att uppnå det krävs att alla medansvariga är utvecklingsinriktade då vi lever och verkar i en värld och bransch som ständigt förändras. Vi styr därför verksamheten mot nöjda medarbetare som är ambassadörer för Folktandvården, men också mot en effektiv arbetsorganisation där rätt kompetens gör rätt saker. 5.1 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet STYRKORT 2013 Perspektiv Strategisk inriktning Medarbetare: Utvecklingsinriktad Prioriterade mål Rätt kompetens och rätt bemanning Styrtal Utfall 2012 Utfall Medarbetarindex. Många ambassadörer. 69,2% Mål Arbetsorganisation ATV Antal thyg per tdl 0,60 0,75 0,80 Analys och handlingsplan för 19 Arbetsorganisation STV 100% 100% klinikens bemanning skapas Medarbetarindex/ambassadörer (17) Styrtalet grundar sig på en vart annat år återkommande medarbetarenkät och mäter andelen medarbetare som är nöjda med sin arbetsgivare och gärna rekommenderar oss. Från och med 2013 har Västra Götalandsregionen infört en regiongemensam medarbetarenkät. Resultatet kan inte jämföras med den enkät som Folktandvården genomfört tidigare. Den regiongemensamma enkäten mäter andelen medarbetare som rekommenderar Folktandvården Västra Götaland som arbetsgivare på en skala 1-4, till skillnad från tidigare enkät som hade skala års resultat visar att 69,2 procent rekommenderar Folktandvården som arbetsgivare Arbetsorganisation (18 19) Styrtalet för allmäntandvården mäter antalet tandhygienister per tandläkare. Klinikerna har utformat handlingsplaner för att nå målen fram till 2015, då det i genomsnitt ska finnas en tandhygienist per tandläkare. Klinikernas måltal varierar och är kopplat till behov och förutsättningar. Allt fler kliniker har kommit igång med att se över sin produktions- och kapacitetsplanering vilket inneburit att arbetsorganisationen förändrats till fler tandhygienister och färre tandläkare. Antalet tandhygienister per tandläkare har ökat från 0.60 till 0,75. Målet för 2013 var 0.8 tandhygienist per tandläkare. Bristande tillgång på tandhygienister,

28 Sida 22(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV framförallt i norra Bohuslän, har påverkat klinikernas möjlighet att nå uppsatta bemanningsmål. Arbetet med att ta fram styrtal som mäter och målsätter arbetsorganisation inom respektive specialitet inom specialisttandvården samt inom grundutbildningen pågår. Rekryteringsläget till kliniker inom allmäntandvården har varit god under året med undantag för kliniker i norra Bohuslän, Sätila, Kinna, Svenljunga och Tranemo dit antalet sökande varit betydligt färre. Antalet sökande under 2013 till tandläkartjänster har varierat mellan sökande, tandhygienisttjänster mellan 1 35 sökande och tandskötersketjänster mellan 6 31 sökande. Inom specialisttandvården har bemanningssituationen varit ansträngd framförallt inom specialiteterna bettfysiologi och endodonti på specialisthuset i Uddevalla och parodontologi i Skövde Genomförda aktiviteter för att nå målen 2013 Allmäntandvård, specialisttandvård och grundutbildning Stöd till klinikledningar inom allmäntandvården i arbetet att nå klinikens mål för rätt kompetens och rätt bemanning. Detta har skett genom utbildningsinsatser som stärker utvecklingen av arbetsfördelning mellan yrkesgrupperna samt stöd vid produktionsoch kapacitetsplanering och rekrytering av nya medarbetare. Stöd till klinikledningar inom specialisttandvården i arbetet att utforma mål och styrtal för rätt kompetens och bemanning i förhållande till uppdraget. Detta har skett genom särskilda bemanningsråd som skapats inom respektive specialitet. Stöd till klinikledningarna på grundutbildningsklinikerna i arbetet att utforma styrtal och mål för rätt kompetens och bemanning med utgångspunkt från klinikernas uppdrag inom den kliniska undervisningen. Detta har skett i samarbete med Institutionen för odontologi i grundutbildningsrådet. Utbildningsplatser Rätt utbildningskapacitet är av stor betydelse för att nå målet rätt bemanning och rätt kompetens och därmed god tillgänglighet och effektiv vård. Nuvarande utbildningskapacitet av tandhygienister, tandsköterskor och specialisttandläkare är otillräcklig och innebär att bemanningssituationen i delar av Västra Götaland inte är optimal. Folktandvården har agerat i frågan genom att tillskriva regiondirektören angående behovet av fler utbildningsplatser på tandhygienistprogrammet. Skrivelsen har resulterat i att Västra Götalandsregionen och Institutionen för odontologi tillsammans sänt en framställan till rektor för Göteborgs Universitet (GU) om utökning av platserna från 30 till 40 platser. GU har lämnat besked och meddelat att de inte har möjlighet att disponera om utbildningsplatser till tandhygienistprogrammet. Frågan har diskuterats

29 Sida 23(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV med HR-strategiska avdelningen som lett till att rektor för Högskolan i Väst uppvaktats för att undersöka möjligheterna att starta tandhygienistutbildning i Trollhättan. Inte heller denna kontakt har lett till någon konkret lösning. Fortsatt dialog pågår med HR-strategiska avdelningen. En framställan från Tandvårdsstyrelsen till personalutskottet om utökning av de regionalt finansierade ST-platserna (från 13 till 18 platser). Personalutskottet har ställt sig positiva till utökningen och Folktandvården har från och med 2014 fått finansiering för ytterligare fem platser. Ett samarbete mellan Folktandvården, HR-strategiska avdelningen och Västra Götalandsregionens FoUU-enhet har inletts för att skapa en långsiktigt hållbar kompetensförsörjning av tandsköterskor i Västra Götalandsregionen. Frågan har tagits upp med SKL. Även Sveriges Folktandvårdsförening har agerat i frågan och tillskrivit utbildningsdepartementet om vikten av en långsiktigt hållbar kompetensförsörjning av tandsköterskor. Målet är att tandsköterskeutbildning ska bedrivas kontinuerligt i Mariestad, Borås, Göteborg och Uddevalla. För närvarande bedrivs utbildning i Mariestad, Borås och Göteborg. Ansökan om att starta utbildning i Uddevalla med 30 platser har sänts till Yrkeshögskolemyndigheten. Ansökan har tyvärr avslagits. Ambassadörskap Fortsatt utveckling av internkommunikationen genom att tandvårdsledningen prioriterar dialog med medarbetarna. Detta har skett vid utvecklingsdagar, dialogfrukostar och vid introduktion av nyanställda. Ökad samordning av aktiviteter från stödenheterna och fokus på färre frågor. Samtliga enheter (ekonomi, verksamhetsutveckling, info och HR) har samordnat sina verksamhetsplaner och de aktiviteter som berör klinikledningar och medarbetare. Utveckla lokalt och individuellt anpassade anställningsvillkor som stärker klinikernas kompetensförsörjningsmöjligheter. En uppföljning och utvärdering har skett av gällande villkor. Utvärderingen visade att insatserna, som bl a innebär särskilda lönesatsningar i form av 13:e månadslön i svårrekryterade områden, haft positiv betydelse för bemanningssituationen. Insatserna förlängs och kommer att följas upp regelbundet för att säkerställa att de ger avsedd effekt. Utvecklingsinriktat ledarskap och medarbetarskap Fortsatt stöd till klinikledningar i arbetet med utvecklingsinriktat ledarskap och medarbetarskap för att öka handlingskraften för kontinuerligt utvecklingsarbete. Detta har skett genom utbildningsinsatser till klinikledningarna och dialog med medarbetare vid utvecklingsdagar och dialogfrukostar. Resultatet av medarbetarenkäten visar att det är viktigt att fortsätta det påbörjade utvecklingsarbetet. Aktiviteter för att öka målkvaliteten och stärka ledarskapet kommer att prioriteras i förvaltningens strategiarbete.

30 Sida 24(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Personalstruktur Personalstrukturen har förändrats. Antalet och andelen tandhygienister har ökat och antalet och andelen tandläkare och tandsköterskor har minskat, vilket överensstämmer väl med förvaltningens kompetensförsörjningsplan och uppsatta bemanningsmål för Anställda per personalgrupp Antal Andel Antal Andel Specialisttandläkare inkl. klinikchefer 175 5,9 % 178 6,0 % Tandläkare inkl. klinikchefer och sjukhustandläkare ,6 % ,0 % Tandhygienister inkl. klinikchefer och koordinatorer ,5 % ,6 % Tandsköterskor m.fl. inkl. klinikchefer och koordinatorer ,2 % ,0 % Övrig tandvårdspersonal 38 1,3 % 41 1,4 % Gemensam administration inkl. chefer 106 3,6 % 93 3,1 % ST-tandläkare 29 0,9 % 28 0,9 % Summa % % 5.4 Personalvolym Förvaltningens totala personalvolym har ökat med 18 medarbetare i förhållande till december Antalet tandsköterskor och tandläkare har minskat medan antalet tandhygienister ökat, vilket stämmer väl överens med Folktandvårdens bemanningsmål. Dock har behovet av tandhygienister inte kunnat tillgodoses fullt ut och den påtalade ökningen av utbildningsplatser på tandhygienistprogrammet har stor betydelse för att målet ska uppnås. Personalvolymen av specialisttandläkare motsvarar inte verksamhetens behov. Anledningen är främst att antalet ST-platser inte motsvarat det behov som uppstått med anledning av pensionsavgångar. Drygt 50 procent av specialisttandläkarna går i pension under de närmaste tio åren. Den regionala finansieringen av ytterligare fem ST-platser från och med 2014 är mycket positiv. Generationsväxlingen inom tandsköterskegruppen kräver en kontinuerlig utbildning av tandsköterskor i regionens alla delar. Utbildning saknas i Fyrbodalsområdet, vilket medfört rekryteringsproblem. 5.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat från 5,3 procent till 5,5 procent i förhållande till december Sjukfrånvaron för specialisttandläkare och tandhygienister har minskat medan sjukfrånvaron för tandläkare, klinikchefer och medarbetare på gemensam administration ökat. Tandsköterskornas korttidssjukfrånvaro har ökat något. En uppföljning av rehabiliteringsplanerna för samtliga långtidssjuka har genomförts. En särskild uppföljning har också skett av korttidssjukfrånvaron och en ny rutin för att stödja medarbetare med hög korttidssjukfrånvaro har införts. Stödet bygger på ett nära samarbete med företagshälsovården

31 Sida 25(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV och innebär att samtliga med sex eller fler sjukfall under de senaste tolv månaderna kallas till ett hälsosamtal som ska ligga till grund för en individuell handlingsplan. Sjukfrånvaro, andel av ordinarie arbetstid Sjukfrånvaro, andel av ordinarie arbetstid per personalgrupp Personalgrupp Specialisttandläkare inkl. klinikchefer 2,2 % 2,9 % Tandläkare, undervisn, sjh.tandl inkl. klinikchefer 5,1 % 4,4 % Tandhygienist inkl. klinikchefer och koordinatorer 4,6 % 4,7 % Tandsköterska mfl 6,3 % 6,2 % Gemensam administration inkl chefer 5,7 % 4,3 % Klinikchefer 2,3 % 1,8 % Hela förvaltningen 5,5 % 5,3 % Kvinnor 5,8% 5,5 % Män 3,8 % 4,2 % Totalt 5,5% 5,3% Andel långtidssjukfrånvaro över 60 dagar Kvinnor 50,7 % 50,3 % Män 51,1 % 52,9 % Totalt 50,7 % 50,5 % 5.6 Bemanningsföretag Folktandvården Västra Götaland har inte anlitat bemanningsföretag under Jämställdhet och mångfald Tandvårdsstyrelsen har under året beslutat om en ny likabehandlingsplan för åren Planen har fokus på följande åtgärder: Att identifiera upplevd diskriminering genom medarbetarenkät, psykosociala arbetsmiljöronder och utvecklingssamtal. Dialoger i chefsgrupper i samband med lönerevision för att förebygga osakliga löneskillnader. Analysera skillnaden i sjukfrånvaro mellan kvinnor och män och sätta in behovsanpassade åtgärder. Att med stöd av den samtalsguide som finns till likabehandlingsplanen förebygga diskriminerande attityd på arbetsplatser. All ledningspersonal ska genomgå e-learningutbildningen KRUS.

32 Sida 26(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Uppföljning av åtgärder har skett främst genom utvecklingssamtal, hälsoprofiler och medarbetarenkät. Lönekartläggning för att säkra att osakliga löneskillnader inte förekommer har skett i samband med den årliga löneöversynen. Den nyligen genomförda medarbetarenkäten visar i det stora hela ett bra resultat inom jämställdhet och mångfald. Det område som kommer att vara i fokus för det fortsatta förbättringsarbetet är insatser som förebygger kränkande särbehandling. Vid uppföljning av KRUS framkommer att 48 chefer genomfört denna per , vilket utgör något mindre än en tredjedel. JÄMIX 2013 års resultat är ännu inte klart. 7. Ekonomiperspektivet Utvecklingsutrymme är Folktandvårdens strategiska inriktning inom ekonomiperspektivet. Att leverera ett positivt resultat inom verksamhetens alla delar är vårt prioriterade mål för att långsiktigt garantera en konkurrenskraftig organisation. Ett positivt resultat över tid skapar ekonomisk stabilitet och ett önskat utvecklingsutrymme som möjliggör satsningar av engångskaraktär och att kortvariga ekonomiska belastningar kan överbryggas utan inverkan på ordinarie verksamhet. 80 procent av Folktandvårdens verksamhet bedrivs på en konkurrensutsatt marknad. Det är av stor vikt att Folktandvården vid angelägna behov och efter Tandvårdsstyrelsens bedömning har möjlighet att utnyttja befintligt utvecklingsutrymme och ha möjlighet att disponera delar av det egna kapitalet. Detta är också en förutsättning för att konkurrensneutrala villkor i förhållande till övriga utförare ska gälla. Folktandvårdens verksamhet präglas av engagerad personal med hög ekonomisk medvetenhet. Genom en väl genomtänkt ekonomimodell styr vi därför verksamheten mot positiva resultat i verksamhetens alla delar.

33 Sida 27(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Verksamheternas mål i ekonomiperspektivet STYRKORT 2013 Perspektiv Strategisk inriktning Prioriterade mål Ekonomi: Utvecklingsutrymme Positivt resultat inom verksamhetens alla delar Styrtal Utfall 2012 Utfall 2013 Mål ATV 75% 80% 84% Andel kliniker med positivt resultat 21 STV 83% 79% 84% 22 Personalkostnad/Intäkt ATV 71% 70% 65% 23 ATV 61% 64% 65% Rumsutnyttjande i förhållande till 1600 tim/år 24 STV 43% 45% 55% Andel kliniker med positivt resultat (20 21) Klinikernas förmåga att bedriva verksamheten med ett ekonomiskt positivt resultat är en förutsättning för en ekonomiskt stark Folktandvård. Målet, andelen kliniker med positivt resultat, visar också på värdet av att hela organisationen präglas av hög ekonomisk medvetenhet. I samband med den något svagare inledningen av 2013 har vi även arbetat fram generella åtgärder som påverkar hela organisationen, vilka beslutats under hösten. Styrtalet är uppdelat mellan allmän- och specialisttandvård. Andelen kliniker i allmäntandvården med ett positivt resultat uppgår till 80 procent, vilket är fem procentenheter över värdet i bokslut Det innebär att den svagare utvecklingen från inledningen av året har rättats till. Styrtalet för specialisttandvård och forskning och utbildning har också en acceptabel utveckling under året och uppgick i bokslutet till 79 procent Personalkostnader/intäkt, allmäntandvård (22) Styrtalet anger personalkostnader i relation till intäkter och har viss följsamhet med en kliniks ekonomiska resultat. En negativ förändring skedde under hösten 2012, påverkat av minskade intäkter inom främst barntandvården. Den negativa utvecklingen fortsatte i inledningen av 2013 innan resultaten successivt förbättrats under årets andra hälft. En utveckling av tandvårdsintäkterna om 3,5 procent, kraftigt förbättrad utveckling inom avtalet för barn- och ungdomstandvård och en fortsatt positiv utveckling inom bemanningsmålet tandhygienist/tandläkare har inneburit att värdet förbättrats med en procentenhet sedan Rumsutnyttjande (23 24) Styrtalet följer utnyttjandet av lokaler och fast utrustning och är definierat utifrån totalt bokad patienttid i förhållande till en årsarbetstid om timmar. Successivt påverkas värdet positivt i samband med översyn av behovet av behandlingsrum i samband med ombyggnader och nyetableringar. På kort sikt påverkas värdet av faktiska bokningar av patient i rummen och av naturliga skäl har förändrade arbetstidsmodeller och ökade öppettider påverkat värdet positivt där detta genomförs. Värdet i bokslut 2013 är 64 procent (61 procent i bokslut 2012). Antalet behandlingsrum i allmäntandvården har från 2012 minskat med 22 och under senaste treårsperioden med 52.

34 Sida 28(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV I specialisttandvården är värdet 45 procent (43 procent vid bokslut 2012). I specialisttandvården förändras inte antalet behandlingsrum så frekvent, och möjligheterna till förändring av antalet rum sker mera sällan. Nuvarande ombyggnadsplaner i Skövde och Uddevalla grundas alla på ett rumsutnyttjande om 70 procent. Till dess påverkas värdet av utökat rumsutnyttjande av befintlig personal samt mindre rationaliseringar som under 2013 beslutats inom sjukhustandvård/pedodonti i Skövde samt inom sjukhustandvård i Borås/Alingsås Genomförda aktiviteter för att nå målen 2013 Folktandvården genomförde under 2013 generella åtgärder för att förbättra klinikernas och förvaltningens resultat. Bland åtgärderna finns: att tillsätta operativa områdeschefer i allmäntandvården i syfte att stödja kliniker. att kalla barn och vuxna i rätt tid i förhållande till patientens riskbedömning. att minimera ej ersatta barn och ungdomar enligt avtal. att rätt vårdgivare utför vården, beroende på patientens vårdbehov. att antalet assisterande personal är anpassat till antalet vårdgivare. uppmärksamma frågeställningen att volymen vård där patienten betalar enligt hälsooch sjukvårdens avgiftssystem, anpassas efter tillgängliga resurser. att rätt prissättning för utförd vård tillämpas. att möten och sammankomster om möjligt genomförs i egna lokaler. förvaltningens åtgärdsplan på lång och kort sikt för att minska. förvaltningsgemensamma kostnader. 7.2 Ekonomiskt resultat Folktandvårdens finansiering Den konkurrensutsatta delen av verksamheten som inkluderar barn- och ungdomstandvård och tandvårdsintäkter från patient och försäkringskassa uppgår till cirka 1,6 mdr vilket motsvarar cirka 80 procent av verksamheten. Överenskommelser för är slutna mellan Hälso- och sjukvårdsnämnderna och Tandvårdsstyrelsen och omfattar 2013 en total ersättning om 711 mkr. Överenskommelserna för kan i huvudsak sammanfattas i oförändrade uppdrag och finansiering. Förändringar 2013 genomförs endast inom HSN 1 3 och omfattar en samlad reducering om 1,7 mkr. Utöver överenskommelserna ersätts Folktandvården enligt Regionfullmäktiges beslut om kostnadsfri barn- och ungdomstandvård för åringar 74,6 mkr och enligt Hälso- och

35 Sida 29(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV sjukvårdsutskottets beslut om förstärkt barnpeng till vårdtunga områden samt ersättning för tandvård i landsort 15,8 mkr. Ersättningarna från Västra Götalandsregionen enligt ovan är generellt korrigerade med 1,8 procent som kompensation för löne- och prisutveckling och därefter belastade med ett generellt effektiviseringskrav om 0,7 procent. Folktandvårdens prislista fastställs av Regionfullmäktige. Folktandvårdens priser har varit oförändrade sedan 1 november Resultaträkning (mnkr) 2013 Utfall Budget Utfall Avvikelse Förändring budget/ utfall/utfall % Såld vård internt, avtal 801,1 807,1 772,3-6,0 3,7% Statsbidrag 85,4 81,0 83,2 4,4 2,6% Tandvårdsintäkter 1 159, , ,6 67,9 3,0% Övriga intäkter 65,0 64,0 67,4 1,0-3,5% Verksamhetens intäkter 2 111, , ,5 67,4 3,1% Personalkostnader , , ,2-32,9 1,9% Läkemedel -10,8-11,3-10,3 0,5 4,7% Fastighetskostnader -124,0-125,0-126,2 1,0-1,8% Övriga kostnader -494,6-468,4-465,2-26,2 6,3% Avskrivningar -39,5-43,0-39,4 3,5 0,0% Verksamhetens kostnader , , ,3-54,0 2,6% Finansiella intäkter och kostnader -2,4-4,0-1,9 1,6 Resultat 10,2-4,7 2,3 14,9 Folktandvården redovisar för perioden ett resultat om + 10,2 mkr ( ,3 mkr). Resultatet fördelar sig enligt nedan: Allmäntandvård: + 8,8 mkr * Specialisttandvård: + 7,8 mkr Forskning o utbildning: - 0,6 mkr Förvaltningsgemensamt: - 2,8 mkr Godkänd finansiering via Eget Kapital - 3,0 mkr * Inom allmäntandvården fördelar sig resultatet på barn- och ungdomstandvård 0,6 mkr och vuxentandvård 8,2 mkr, varav 6,4 mkr är hänfört till Frisktandvård

36 Sida 30(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Folktandvårdens resultat är i linje med förvaltningens bedömning under året. Resultatet är belastat med kostnader om sammanlagt 3,0 mkr där möjlig finansiering genom disposition av eget kapital fanns enligt beslut i Regionstyrelsen inför Resultatet i övrig verksamhet är således + 13,2 mkr. Inför 2013 fanns tydlig inriktning att ingen förändring skulle genomföras av Folktandvårdens prislista. Vidare fanns behov av åtgärder för att minska de ekonomiska effekterna av nytt avtal inom barn- och ungdomstandvård samt en förändring av hantering av moms inom specialisttandvårdens konkurrensutsatta verksamhet. Med anledning av dessa förändringar fanns utmaningar för att klara en positiv ekonomi 2013 och årets redovisade resultat bedöms som gott. Kommentarer till resultaträkningens intäkter och kostnader Inom intern såld vård redovisas i huvudsak utfallet av överenskommelserna mellan Tandvårdsstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsnämnderna. Nuvarande överenskommelse om barn- och ungdomstandvård 3 19 år är regionövergripande och gäller från I överenskommelsen regleras de situationer då ersättning ej utgår, vilket inneburit ekonomiska konsekvenser från och med september 2012 (- 7,0 mkr). Åtgärder har under 2013 satts in för att minimera dessa situationer och för helår 2013 uppgår dessa till 4,7 mkr. Motsvarande värde för barn år 4,0 mkr. Samtliga överenskommelser innehåller en målrelaterad andel, där ersättning betalas ut under förutsättning att måltal för överenskomna indikatorer har uppnåtts. Den sammanlagda ersättningsnivån som omfattas av målrelaterad ersättning uppgår till 10,9 mkr. Av dessa har utbetalats 10,6 mkr och 0,3 mkr har inte genererat någon ersättning med anledning av indikatorer där målen inte uppfyllts. Intäktsutvecklingen inom allmäntandvård uppgår till 3,5 procent. Utvecklingen påverkas bland annat av en sammanlagt ökad bokad tid i vuxentandvården (+ 1,9 procent) och en ökad volym tandteknik (+ 5,2 procent). Inom specialisttandvården och forskning och utbildning redovisas en ökningstakt om 0,2 procent. Förhållandet påverkas av andelen prislistefinansierad vård i relation till övriga uppdrag samt fortsatta effekter av kvalitetssäkringsprojekt inom registrering och debitering som påbörjades under Personalkostnaderna har påverkats av 2013 års lönerevision vilket innebar en genomsnittlig löneökning från 1 april om 2,5 procent. I övrigt påverkas personalkostnaderna av volymförändring inom de olika yrkeskategorierna samt av reservation för resultatdelning. Antalet anställda har sedan årsskiftet 2012/2013 ökat med 18. Ökningen är i sin helhet hänförd till tandhygienister. Resultatdelning beräknas utifrån måluppfyllelse av parametrar i de enskilda klinikernas verksamhetskontrakt. Sedan 2012 har resultatdelningsmodellen i allmäntandvården kompletterats med att förutom verka för den enskilda klinikens måluppfyllelse även stödja samverkan och erfarenhetsutbyte mellan definierade grupper av kliniker. Inför 2013 förändrades även modellen inom specialisttandvården, för att öka samverkan inom respektive specialitet i hela Västra Götaland. I bokslut för 2013 är reservation för resultatdelning i allmäntandvård och specialisttandvård beräknad till 28,8 mkr

37 Sida 31(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV (2012 = 26,4 mkr). Reservationen utgår från att drygt 60 procent av allmäntandvårdens kliniker har uppnått fastställda klinikindividuella mål och att tre specialiteter inom specialisttandvården uppfyllt samtliga gemensamma mål i verksamhetskontraktet kopplade till resultatdelning. Förändringen i resultatdelning mellan 2012 och 2013 påverkar personalkostnadsutvecklingen med 0,15 procentenheter. Övriga kostnader har efter några år av minskad volym, ökat med 6,3 procent i förhållande till Inköp av tandtekniska arbeten är verksamhetens enskilt största driftkostnad förutom löner och hyror. Extern omfattning uppgår till 103 mkr, varav 94 mkr är hänförda till vuxna patienter. Kostnaden för tandteknik påverkas av volym protetik och finansieras av patienten. Motsvarande gäller för implantat. Omfattningen av tandtekniska arbeten har från 2012 ökat med 5,7 procent. Tandteknik har även en direkt koppling till intäktsutvecklingen se ovan. Årets överenskommelse med VGR-IT inkluderade en kostnadsökning om 6 mkr. Kostnadsnivån inom den konkurrensutsatta delen inom specialisttandvården ökade med 7 mkr med anledning av utebliven avdragsrätt för ingående moms för att uppnå konkurrensneutralitet med privata vårdgivare. Kostnadsutvecklingen där ovanstående poster är exkluderad uppgår till 1,6 procent. Förvaltningens fastighetskostnader i form av hyra är lägre än tidigare år. I bokslut 2013 redovisas nya avsättningar om 4,1 mkr för framtida hyreskostnader i samband med avveckling av kliniker. Folktandvårdens finansiella kostnader är fortfarande låga, då amortering sker av tidigare upptagna lån i samband med investeringar. Från och med 2008 har inga nya lån tecknats då investeringarna finansierats via egen likviditet. Regionfullmäktige har beslutat om besparingar på givna kostnadskonton. Förvaltningarna ska i årsredovisningen redovisa utvecklingen av dessa mellan 2012 och Externa kostnader för kurser och konferenser, 4 % Externa konsultkostnader (möjlig finansiering av Eget Kapital exkluderad) 13 % IT-tjänster 20 % Externa kostnader för trycksaker och information, PR 49 %

38 Sida 32(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Åtgärder vid ekonomisk obalans Folktandvården redovisar på förvaltningsnivå inga ekonomiska obalanser under Eget kapital I bokslut 2013 ingår kostnader om sammanlagt 3,0 mkr för ändamål enligt Verksamhetsplan och budget 2013, för vilka Regionstyrelsen beslutat om möjlighet till disposition av Eget kapital. Kostnaderna avser: Projektering kring nästa generations tandvårdssystem: 2,4 mkr Tre utbildningsplatser för tandhygienister på magisternivå: 0,6 mkr Möjligheten till disposition av det egna kapitalet för ovanstående ändamål, har på grund av det positiva ekonomiska resultatet i övrig verksamhet inte utnyttjats. 7.5 Investeringar Investeringsplanen innehåller i huvudsak inköp av utrustning i samband med om- /nybyggnationer. Därtill kommer investeringar föranledda av verksamhetsförändringar och akuta investeringsbehov. Under året har ett antal större projekt färdigställts såsom nya lokaler för klinikerna i Kinna, Älvängen, Järntorget i Göteborg samt ombyggnaden av kliniken i Mölnlycke. I Trollhättan har klinikerna i Källstorp och Maria Albert färdigställts och den tredje kliniken, Sylte, är klar för inflyttning tidigt Utöver dessa pågår en större ombyggnad av kliniken i Stenungsund och ny lokal är färdig för inflyttning i Skövde i januari En mindre ombyggnad har gjorts av Åby-kliniken i Mölndal. Liknande mindre lokalförändringsprojekt pågår i Tidaholm, Mariestad, Boda i Borås samt vid kliniken i Tranemo. Under året har åtgärder av varumärkesstärkande karaktär, som uppfräschning av väntrum och reception, genomförts på klinikerna Öckerö, Åmål, Gullspång och Selma Lagerlöfs torg i Göteborg. Liknande insatser kommer att fortsätta även under 2014 på ytterligare kliniker. Folktandvårdens projekt kring mobil enhet och utbyte av mobil tandvårdsbuss fortlöper och beräknas vara klart vid halvårsskiftet 2014 respektive december Folktandvårdens investeringsutgifter för 2013 uppgick till 39,6 mkr.

39 Sida 33(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV REGIONFULLMÄKTIGES PRIORITERADE MÅL Antalet resta mil i tjänsten ska minska Antal körda mil med bil per årsarbetare (summan av privat bil, förmånsbil, leasingbil samt hyrbil) Måltal 2013 Utfall 2013 Minskning med minst 10% jämfört med 2011 Minskning med 5 % Antal resta mil med flyg per årsarbetare Minskning med minst 5 % jämfört med 2011 Ökning med 144 % Resandet med bil har minskat i förhållande till Ökningen av användning av teknik för resfria möten skulle kunna vara en bidragande orsak till minskningen. Folktandvården har som en del i miljödiplomeringsarbetet arbetat med att försöka minska resandet. Vi har arbetat för att göra resepolicyn känd för alla medarbetare och vi har underlättat för medarbetarna att välja kollektivtrafik före bil. Vi använder oss av flera webbaserade utbildningar, bl.a. en introduktionsutbildning för nyanställda och den grundläggande miljöutbildningen. När det gäller resor med flyg så är statistiken från 2011 alldeles för osäker för att kunna dra några långtgående slutsatser kring den till synes kraftiga ökningen. Den statistik som kunde fås från dåvarande leverantör har ifrågasatts av flera förvaltningar och bedömts redovisa för låga milantal. För resor med flyg finns ingen policy beslutad. Dock väljs i första hand tåg där så är möjligt och rimligt. Flygresor mellan t.ex. Göteborg och Stockholm är få. När det gäller resfria mötesformer är bedömningen att användningen av både videokonferens samt telefon- och webbmötesformer har ökat under året. När det gäller videokonferenser specifikt saknas ett enkelt verktyg för att följa upp användningsfrekvens och få tillförlitlig statistik. Utifrån bokningsscheman har dock en relativt god skattning kunnat göras och antalet uppgår för 2013 till mellan videokonferenser.

40 Sida 34(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Användningen av miljö- och hälsofarliga kemikalier i den egna verksamheten ska fasas ut Basår Ursprungsvärde basår (liter resp. st.) Måltal 2013 Utfall 2013 Andel utfasningsämnen som fasats ut av totala mängden utfasningsämnen, volym. Avser ämnen i VGR:s utfasningslista liter Minskning 98 % Andel utfasningsämnen som fasats ut av totala mängden utfasningsämnen, antal. Avser ämnen i VGR:s utfasningslista st. Minskning 42 % Resultatet av metodbytet för en ökad kvalitetssäkring av förbrukningsdata i kemikaliehanteringssystemet KLARA som genomfördes under 2012 föll väl ut och metoden kunde därför tillämpas för inventering även Samarbete med andra landsting och tandvårdsförvaltningar har skett inom ramen för Nationella SubstitutionsGruppen (NSG), där bl.a. ett seminarium kring biocider anordnats under året. Folktandvården tillämpar en egen utfasningslista som komplement till Västra Götalandsregionens. Listan är definierad på produktnivå istället för på ämnesnivå och indelning är gjord utifrån olika produktgrupper och anpassad för olika delar av verksamheten i syfte att underlätta tillämpningen vid klinikerna. Skillnaderna i tandhälsa mellan olika socioekonomiska grupper ska minska I Folktandvården styr- och måltal ingår tandhälsoutveckling. Mätning görs utifrån epidemiologi och avser antal karierade och lagade mjölktänder per 6-åring, och antal karierade och lagade kontaktytor mellan tänderna per 19-åring. Utfall redovisas i avsnitt Regionfullmäktiges prioriterade mål för tandhälsan ska mätas som incidens (nya) karierade tänder och som vanligen måste lagas med en fyllning, som del av behandlingen. Åldersgrupper som jämförs är 6-åringar (mjölktänder), 12-åringar och 19-åringar. Målet är att incidensmåttet i skillnaden mellan socioekonomiskt utsatta populationer (SOE) och övriga ska minska med 0,2 tänder Baseline är satt till 2009.

41 Sida 35(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Utfall bland undersökta patienter hos Folktandvården framgår av nedanstående tabeller för 2009 (baseline), 2012 och Socioekonomiskt utsatt population är patienter som är bosatta i klinikområden nivå 1 och 2, och för vilka HSU beslutat om förstärkt barntandvårdspeng, totalt 13 klinikområden av 111. Fem av dessa har förhållandevis stort antal barn och ligger i Göteborg dt - 6 år DT - 12 år DT - 19år Totaler 0,49 0,23 0,45 - varav övriga (1) 0,38 0,17 0,40 - varav SOE (2) 1,70 0,66 0,87 Diff (2-1) 1,32 0,49 0, dt - 6 år DT - 12 år DT - 19år Totaler 0,45 0,20 0,42 - varav övriga (1) 0,35 0,16 0,37 - varav SOE (2) 1,34 0,46 0,84 Diff (2-1) 0,99 0,30 0, dt - 6 år DT - 12 år DT - 19år Totaler 0,45 0,19 0,39 - varav övriga (1) 0,32 0,15 0,32 - varav SOE (2) 1,11 0,35 0,75 Diff (2-1) 0,79 0,20 0,43 Vid jämförelse mellan 2012 och 2013 visar utfallet god måluppfyllelse för 6-åringar. Även för 12- och 19-åringar har skillnaden minskat, men inte i den utsträckning som målet anger. Målet är ambitiöst och ju mindre skillnaden är mellan socioekonomiskt utsatta populationer och övriga, desto mer ökar svårigheten att nå målet. Man kan uttrycka det som så att ju mindre skillnaden är desto mer dominerar sådana underliggande faktorer för ohälsa som tandvården har svårt att påverka. Sammantaget visar utfallet 2013 jämfört med baseline 2009 på en allt bättre tandhälsa i valda mått, en minskad skillnad i tandhälsa i alla valda åldersgrupper och generellt störst förbättring bland alla 19-åringar. Det finns anledning att anta att Folktandvårdens insatser i det förebyggande programmet FRAMM från 2010 (och som därmed under mätperioden framförallt påverkat de barn som 2013 är cirka 3-18 år) har haft betydelse. Likaså kan vård, behandling och prevention på klinik till följd av förstärkt barnpeng ha gynnat en minskad skillnad i tandhälsan. En fördjupad analys av tandhälsoutvecklingen de senaste 10 åren pågår i Folktandvården i samverkan med Göteborgs universitet, hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli och hälso- och sjukvårdsavdelningen. Arbetet genomförs för att utveckla FRAMM-konceptet och preliminära resultat förväntas komma under våren 2014 och påverka fortsatta preventionsinsatser från 2015.

42 Sida 36(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Alla verksamheter ska arbeta systematiskt med miljöledningssystem Andel årsarbetare som omfattas av miljöledningssystem/miljödiplomering av totala antalet årsarbetare Måltal 2013 Utfall % 98 % Arbete med miljödiplomering har fortgått enligt plan och klinikerna har med något undantag bibehållit sina miljödiplom vid omdiplomeringar. Alla verksamheter som Västra Götalandsregionen bedriver i egen regi eller finansierar ska ingå i tillgänglighetsdatabasen Regionfullmäktiges mål är att 80 procent av förvaltningarna, sjukhusen exkluderade, ska ha minst 90 procent av sina offentliga lokaler inregistrerade i tillgänglighetsdatabasen. Av Folktandvårdens 132 kliniker var samtliga inventerade vid årsskiftet Av dessa är 120 (91 procent) inregistrerade i tillgänglighetsdatabasen, resterande 12 inregistreras januari Sedan november 2013 använder Folktandvården vid nyregistrering den nya applikationen av tillgänglighetsdatabasen, TD2. Detta kommer innebära ominventering av samtliga kliniker under Arbetet sker i samarbete med Rättighetskommitténs kansli. Löneskillnaderna mellan män och kvinnor ska minska Styrtal VGR: Medellön för kvinnor/medellön för män (månadsanställda, inklusive bolag). Mål 2013: 77.7 procent. Medellönen för kvinnor i Folktandvården Västra Götaland uppgår till 67,4 procent vilket är en ökning från 2012 med 0,6 procent. Medellönenivån påverkas starkt av organisationens personalstruktur och den lönestruktur som är kopplad till personalgrupperna samt förändringen av åldersstrukturen vid generationsväxling. Folktandvårdens största yrkesgrupp är tandsköterskegruppen som utgör närmare 50 procent av totala antalet anställda, dessutom har generationsväxlingen inom tandläkargruppen inneburit att andelen nyutbildade kvinnliga tandläkare ökat.

43 Sida 37(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Heltid ska vara norm vid tillsvidareanställning Styrtal VGR: 1) Andel ofrivilligt deltidsanställda av tillsvidareanställda. Mål 2013: 0,0 procent. 2) Andel utannonserade heltidstjänster av samtliga utannonserade tillsvidaretjänster. Mål 2013: 80 procent. Folktandvården har inte några ofrivilligt deltidsanställda. Andelen deltidsanställda har minskat från 16 procent till 13,9 procent under Andelen utannonserade heltidstjänster av samtliga utannonserade tillsvidaretjänster uppgick till 99,6 procent under Västra Götalandsregionen ska klara sin egen kompetensförsörjning Folktandvården har inte nyttjat bemanningsföretag under REGIONFULLMÄKTIGES UPPDRAG Alla verksamheter ska ha kostnadskontroll och redovisa ekonomisk balans Folktandvården använder företrädesvis begreppet resultatkontroll, då kostnadsutvecklingen påverkas av volymökning i verksamheten vilket i huvudsak även påverkar intäktsutvecklingen i samma utsträckning. Folktandvårdens redovisar ett positivt resultat 2013 och ett positivt Eget kapital per 31 december Möjlighet att disponera Eget kapital enligt avsnitt 7.4 har inte behövt utnyttjas. Utförarstyrelserna ska i dialog med beställarna säkerställa att effektiviseringskravet inte hanteras som ett generellt sparbeting som fördelas ut jämnt över hela organisationen Folktandvårdens arbetssätt för att säkerställa att effektiviseringskravet inte hanteras som ett generellt sparbeting har varit fortsatt arbete med bemanningsmål i verksamheten. Flera faktorer pekar på möjliga förändringar i arbetsorganisation som leder till en personalstruktur som är bättre anpassad till verksamhetens behov. Måltalet inom allmäntandvården anger

44 Sida 38(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV andelen tandhygienister i förhållanden till antalet tandläkare, där målet år 2015 är satt till en tandhygienist en tandläkare. Utvecklingen möjliggörs av en ökad andel friskare patienter vilket innebär kortare vårdtider och att en större andel av vården i allt högre grad kan utföras av båda yrkeskategorierna. Andelen tandhygienister har utvecklats från 0,51 år 2010 till 0,75 år Förändringen kommer fram till och med 2015 vara organisationens huvudsakliga verktyg för att möta eventuellt kommande effektiviseringskrav. Parallellt pågår inom specialisttandvården arbetet med bemanningsstruktur inom varje specialitet. Bemanningsråden inom varje specialitet har under 2013 arbetat med en regiongemensam syn på bemanningen inom varje specialitet. Arbetet ska genomlysa möjliga förändringar i bemanningsstrukturen för att hitta möjligheter till en optimal och kostnadseffektiv verksamhet. Även detta arbete kommer att bidra till att möta eventuellt kommande effektiviseringskrav. Arbetet kommer att fortsätta under Tvååriga överenskommelser/avtal mellan beställare/uppdragsgivare och utförare ska tecknas Folktandvården har i ett flertal år drivit frågan om fleråriga överenskommelser mellan beställare och utförare. Tandvårdsstyrelsen ser därför mycket positivt på att en överenskommelse för åren kunde tecknas under hösten 2012.

45 Sida 39(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Bokslutsdokument och noter Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 2, Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Avskrivningar Utrangeringar/nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Investeringsverksamhet Investeringar Försäljningar anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten

46 Sida 40(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Finansieringsverksamhet Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar - maskiner och inventarier pågående investeringar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Årets resultat Summa eget kapital Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning.

47 Sida 41(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Verksamhetens intäkter Patientavgifter med mera Såld vård internt Såld vård externt Försäljning material, varor och tjänster, internt Försäljning material, varor och tjänster, externt Hyresintäkter Specialdestinerade statsbidrag Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt Övriga intäkter, internt Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader Köpt vård internt Köpt vård externt Läkemedel Lämnade bidrag, internt Lämnade bidrag, externt Lokalkostnader, internt Lokalkostnader, externt Verksamhetsanknutna tjänster, internt Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Pensionskostnader Totalt

48 Sida 42(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Maskiner och inventarier Totalt Totalt avskrivningar och nedskrivningar Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt Ränteintäkter, externt Övriga finansiella intäkter, externt Totalt Finansiella kostnader Räntekostnader, internt Räntekostnader, externt Övriga finansiella kostnader, externt Totalt Totalt finansnetto Reavinster och reaförluster sålda anläggningstillgångar Reaförluster inventarier Totalt Netto reavinster/-förluster Investering i anläggningstillgångar Årets investering i maskiner och inventarier Årets pågående investering Totalt Försäljning anläggningstillgångar Försäljning maskiner och inventarier Totalt Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar

49 Sida 43(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde 82 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Försäljningar/utrangeringar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 82-3 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Pågående investeringar Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt 0 88 Övriga fordringar, externt Totalt Långfristiga skulder Övriga långfristiga skulder, internt Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt

50 Sida 44(44) Folktandvården Västra Götaland Dnr FTV

51 1(4) Regionkansliet/Säkerhet Dnr: RS Jan S Svensson Till Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och bolag Anvisning för hur säkerhetsarbete, säkerhetsläge och krishanteringsförmåga avseende 2013 ska redovisas till Regionstyrelsen Ärendet Regionfullmäktige beslutade den 22 april 2008 att nämnder, styrelser och bolag årligen ska redovisa säkerhetsläge och säkerhetsarbete till regionstyrelsen 1. Nämnder, styrelser och bolag har lämnat svar till Regionstyrelsen på frågor kring säkerhetsarbete och säkerhetsläge till Regionstyrelsen sedan Regionkansliet har sammanställt och analyserat tidigare års svar i särskilda rapporter som redovisats till Regionstyrelsen. Aktuella rapporter, från 2008, finns på Västra Götalandsregionens intranät under rubriken Krisberedskap och säkerhet. Nytt för 2013 års redovisning är att frågorna ska besvaras i en särskilt utformad webbenkät som utgår från tidigare års frågeformulär, styr- och måltal samt säkerhetsfrågor under rubriken Viktiga säkerhetsfrågor i Regional strategi för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionens verksamheter , fastställd av Regionfullmäktige den 14 maj 2013, dnr RS Som tidigare år gäller att Socialstyrelsen och MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) ställer krav på att landsting ska bedriva ett säkert och inte minst patientsäkert arbete 2 samt att det finns en god krishanteringsförmåga 3. Frågor kring hur vi uppfyller aktuella krav finns i aktuell webbenkäten och svaren kommer att utgöra underlag för redovisning till Socialstyrelsen, Länsstyrelsen, MSB och i den årliga rapporten till Regionstyrelsen. Säkerhetsredovisning för års säkerhetsarbete, säkerhetsläge, risker och krishanteringsförmåga ska redovisas genom att besvara en webbenkät som Regionkansliet skickar ut via mail senast den 9 december 2013 till förvaltningschef eller till säkerhetschef/motsvarande eller till tidigare varit uppgiftslämnare eller till av förvaltningschef utsedd kontaktperson. Förslag på personlig mottagare av webbenkät för respektive förvaltning eller verksamhet framgår av bilaga 1. Ändring av personlig mottagare enl. bilaga 1 ska meddelas senast den 3 december 2013 till jan.s.svensson@vgregion.se eller per telefon Webbenkät ska vara besvarad senast den 19 februari 2014 och svar behandlas som inkommen handling till Regionstyrelsen och diarieförs på dnr RS Dnr RSK , Säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen 2 Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2008:14 om informationshantering och journalföring hälso- och sjukvården och Patientdatalagen SFS 2008: MSB:s (Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps) föreskrifter om kommuners och landstings riskoch sårbarhetsanalyser, MSBFS 2010:6, beslut den 28 september 2010.

52 2(4) Ökad samordning i säkerhetsarbetet mellan ex vis regionens bolag, mellan folkhögskolor och i nätverk mellan olika förvaltningar kan resultera i ett säkerhetsarbete över förvaltningsgränser som kan vara både kostnadseffektivt, ändamålsenligt och innebära en effektivitetsförbättring. I bilaga 2 finns diskussionsunderlag med samverkanskluster vad gäller säkerhetsfrågor. Frågorna i webbenkäten återfinns i bilaga 3 och är indelade i 8 områden. 1. Inledande frågor 2. Allmänna frågor 3. Krishanteringsförmåga vad gäller RSA m.m. 4. Krishanteringsförmåga vad gäller ledning och samverkan 5. Regionövergripande och gemensamma risker 6. Personsäkerhet 7. Informationssäkerhet 8. Hälso- och sjukvård ska endast besvaras av verksamheter inom hälso- och sjukvård Frågor kring denna anvisning, webbenkät m.m. kan ställas till säkerhetsdirektör Valter Lindström valter.lindstrom@vgregion.se eller till säkerhetsstrateg Jan S Svensson jan.s.svensson@vgregion.se Exp. för Regionstyrelsen Elisabet Ericson Kanslichef Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Förslag på personlig mottagare av webbenkät per förvaltning/verksamhet. Diskussionsunderlag samverkan i säkerhetskluster. För kännedom, webbenkäten som skickas ut senast den 9 december 2013 till mottagare i bilaga 1 om inget annat meddelats. Kopia till: Bengt Säterskog Valter Lindström Förvaltningschefer Bolagschefer Jan S Svensson - denna anvisning för kännedom till säkerhetschefer/motsvarande enligt bilaga 1

53 3(4) Förteckning Bilaga 1 Redovisare av säkerhetsarbete och säkerhetsläge i VGR 2013 Förvaltning, bolag eller verksamhet Mottagare av webbenkät 1 Alingsås lasarett inkl styrelsen lill.walestrand@vgregion.se 2 Angereds Närsjukhus inkl styrelsen gun-britt.westberg@vgregion.se 3 Film i Väst AB cattrine.franson@filmivast.se 4 Folkhälsokommitténs kansli inkl folkhälsokommittén elisabeth.rahmberg@vgregion.se 5 Folkhögskola: Agnesbergs folkhögskola keith palmroth/vgregion, 6 Folkhögskola: Billströmska folkhögskolan anders.adler@vgregion.se 7 Folkhögskola: Dalslands folkhögskola per.olof.magnusson@vgregion.se 8 Folkhögskola: Fristads folkhögskola leila.pekkala@vgregion.se 9 Folkhögskola: Grebbestads folkhögskola hans-erik.petersson@vgregion 10 Folkhögskola: Göteborgs folkhögskola willy.brink@vgregion.se 11 Folkhögskola: Vara folkhögskola annika.jansson@vara.fhsk.se 12 Folktandvården inkl tandvårdstyrelsen mikael.johnsson@vgregion.se 13 Frölunda specialistsjukhus inkl styrelsen charlotta.moberger@vgregion.se 14 Naturbrukskansliet inkl styrelsen martin.andersson@vgregion.se 15 Göteborgs botaniska trädgård mari.kallersjö@vgregion.se 16 Göteborgs Symfoniker AB erika.strand@gso.se 17 GöteborgsOperan AB maria.knall@opera.se 18 Habilitering & Hälsa inkl styrelsen else-marie.ljungberg@vgregion.se 19 Hälsan och Stressmedicn inkl styrelse anders.bolmstedt@vgregion.se 20 Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli inkl HSN 1-12 maria.wernstal@vgregion.se 21 Kollektivtrafiksekretariatet inkl kollektivtrafiknämnd suzanne.frej@vgregion.se 22 Kultur i Väst christer.bergman@vgregion.se 23 Kultursekretariat inkl kulturnämnden charlotte.gerd@vgregion.se 24 Kungälvs sjukhus inkl styrelsen jussi.taipale@vgregion.se 25 Miljösekretariat inkl miljönnämnd jenny.sjostedt@vgregion.se 26 NU-sjukvården inkl styrelsen mattias.hagelberg@vgregion.se 27 Närhälsan inkl Primärvårdstyrelsen bengt.hansson@vgregion.se 28 Närhälsan inkl styrelse för beställd primärvård bengt.hansson@vgregion.se 29 Patientnämndernas kansli inkl 4 patientnämnder yvonne.tellskog@vgregion.se 30 Regionarkiv inkl arkivnämnden bo.thalen@arkivnamnden.goteborg.se 31 Regionkansliet inkl RS och RF bengt.saterskog@vgregion.se 32 Regionkansliet och VGR IT goran.ejbyfeldt@vgregion.se 33 Regionservice inkl servicenämnd erik.burman@vgregion.se 34 Regionteater Väst AB olof.lindqvist@regionteatervast.se 35 Regionutvecklingssekretariat inkl nämnd annelie.sjodin@vgregion.se 36 Revisionsenhet inkl revisorskollegiet vilhelm.rundquist@vgregion.se 37 Rättighetskommitténs kansli inkl kommittén annika.ottosson@vgregion.se 38 Sahlgrenska Universitetssjukhuset inkl styrelsen anders.gidrup@vgregion.se 39 SICAB inkl styrelsen anders.lygdman@vgregion.se 40 Skaraborgs sjukhus (SkaS) inkl styrelse lena.broden@vgregion.se 41 Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) inkl styrelsen jan-ola.hoglund@vgregion.se 42 Västarvet gunilla.i-m.eliasson@vgregion.se 43 Västfastigheter inkl fastighetsnämnd stellan.eriksson@vgregion.se 44 Västsvenska Turistrådet AB marie.linde@vastsverige.com 45 Västtrafik AB gunilla.wicktor@vasttrafik.se

54 4(4) Diskussionsunderlag Bilaga 2 (bilaga till anvisning) Diskussionsunderlag - samverkan i säkerhetskluster 1 HSN och tillhörande kansli 2 SU 3 NU-sjukvården 4 SÄS 5 SkaS 6 Styrelser och nämnder till de mindre sjukhusen a. Kungälv b. Alingsås c. Frölunda d. Angered 7 Styrelser och nämnder med verksamheter inom a. PV b. TV c. Habilitering & Hälsa 8 Styrelser och nämnder med verksamheter inom a. Folkhögskolor (7) b. Botaniska c. Naturbruk d. Västarvet e. Kultur i Väst 9 Bolagsstyrelser med verksamheter inom a. Göteborgs Operan AB b. Göteborgs Symfoniker AB c. Västsvenska Turistrådet d. Film i Väst AB e. Regionteater Väst AB f. Västtrafik AB g. SICAB 10 Fastighetsnämnden med verksamhet inom Västfastigheter 11 Servicenämnden med verksamhet inom Regionservice 12 Styrelser och nämnder med verksamhet inom a. Regionutveckling b. Miljö c. Kultur d. Kollektivtrafik e. Rättighet f. Folkhälsa 13 Regionstyrelsen och nämnder/styrelser med verksamhet inom a. Regionkansliet b. Reginkansliet och VGR IT c. Hälsan och Stressmedicin d. Patientnämndernas kansli e. Revisorskollegiet

55 Bilaga Säkerhetsredovisning 2013 Frågeställning Svar Del 2. Allmänna frågor Svarsalternativ 1. Vi är långt från ifrån att uppnå uppsatta mål 2. Vi är inte riktigt nära att nå målen 3. Vi är på gång att nå våra mål 4. Vi bedömer att vi når våra mål 5. Vi överträffar våra mål 7. Mål 1 - Avvikelser i förvaltningens verksamheter hanteras på ett 4 systematiskt sätt 8. Mål 1 - Arbetet med att säkerhetsklassificera lokaler har påbörjats 2 9. Mål 2 - Ledningen har regelbunden genomgång av säkerhetsfrågor Mål 3 - Västfastigheter har tagit över ansvar för fastighetsbundna 1 säkerhetsanläggningar 11. Mål 3 - Det finns behov av administrativa säkerhetstjänster som ex 5 vis hantering av tjänstekort, larm, avtal, passagesystem, vakthållning och kameraövervakning 12. Mål 4 - Det finns behov av följande säkerhetstjänster Hantering av tjänstekort Administration av passagesystem Hjälp med avtal och avtals- bevakning säkerhetstjänster 13. Mål 5 - Handlingsplan för säkerhetsarbetet finns och är fastställd 5 av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse 14. Mål 5 - Kontinuitetsplan eller kris- och beredskapsplan finns och 3 är fastställd av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse 15. Mål 6 - Anställda i förvaltningen får utbildning i personsäkerhet Mål 7 - De viktigaste processerna och informationsmängderna är 3 identifierade 17. Mål 7 - Förvaltningens skyddsvärda information har klassificerats Mål 7 - Skyddsvärd information lagras och kommuniceras internt 4 och extern (via ex vis e-post) på ett säkert och tillfredsställande sätt 19. Mål 7 - Det finns rutiner som kan tillämpas vid IT-avbrott 4 Del 3A. Krishanteringsförmåga Svarsalternativ Ja Nej 20. Har risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) genomförts under 2013 i syfte att förbättra krishanteringsförmågan? Nej 1

56 21. Har risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) genomförts under 2013 i syfte att förbättra informationssäkerheten? 22. Har skydds- och förbättringsåtgärder genomförts under 2013 som påverkat krishanteringsförmågan? 23. Har skydds- och förbättringsåtgärder genomförts under 2013 som påverkat informationssäkerheten? 24. Har skydds- och förbättringsåtgärder genomförts under 2013 som påverkat säkerheten i övrigt? - Ja, och exempel på åtgärder är Nej Nej Nej Avtal Västfastigheter Riktlinjer för fysiskt och tekniskt skydd Del 3B. Krishanteringsförmåga Svarsalternativ 1. Det finns ingen eller mycket bristfällig förmåga 2. Det finns en viss förmåga med den är bristfällig 3. Förmågan är i huvudsak god men har vissa brister 4. Förmågan är god 25. STRATEGISK LEDNING Förvaltningen har handlingsplaner för systematiskt säkerhetsarbete och tydliga roller och tydligt ansvar för säkerhetsarbetet 26. SAMVERKAN MED ANDRA AKTÖRER Förvaltningen samverkar med andra förvaltningar, kommuner, polis, räddningstjänst m.fl 27. EXTERN INFORMATION / KOMMUNIKATION Förvaltningen samverkar i externa nätverk och med andra landsting INTERN INFORMATION / KOMMUNIKATION Förvaltningen samverkar i interna nätverk och med andra aktörer inom VGR 29. OPERATIV LEDNING Förvaltningen genomför övningar inom området kris- och katastrofledning Del 4. Regionövergripande och gemensamma risker Regionövergripande och regiongemensamma risker som behöver hanteras över förvaltnings- och bolagsgränser inom VGR Inget behöver hanteras Del 5. Personsäkerhet Svarsalternativ Stämmer inte alls 4. Stämmer helt 31. Ny styrmodell och förvaltningsmodell (pm3) för IS/IT har bidragit till ökad effektivisering och tydlighet inom säkerhetsområdet vad gäller roller och ansvar 32. Befintliga personsäkerhetsutbildningar (regional eller lokala utbildningar) är ett bra stöd i arbetet med personsäkerhet Andel av personalen som har fått någon form av säkerhetsutbildning Del 6. Informationssäkerhet Svarsalternativ 4 Ca % av personalen har fått utbildning 2

57 1. Stämmer inte alls 4. Stämmer helt 34. Säkerhetsarbetet i VGR styrs av ett regelverk som består av policy, strategi, riktlinjer, mål, anvisningar, instruktioner och beskrivningar. Detta regelverk behöver utvecklas. 35. Ange exempel på hjälp/stöd som skulle underlätta det egna/lokala säkerhetsarbetet och som borde a) utvecklas, b) förtydligas eller c) avvecklas. - a) Följande behöver utvecklas 36. Regler, råd och anvisningar för hur säkerhetsarbetet ska bedrivas är komplexa och omfattande och behöver förenklas. 37. Mål 7 - arbetet med informationssäkerhet är att säkerställa att information finns tillgänglig när den behövs, att den är korrekt, att obehöriga inte har tillgång till den (konfidentialitet) och att den kan spåras. Innebörd och konsekvenser av dessa mål är kända för all personal. 38. IT-säkerheten har förbättrats under IT-säkerheten har förbättrats bland annat genom följande åtgärder 3 Reservnummerhanteri ngen Säkra kort till journalinloggning 4 3 Låsning av journalanteckningar efter 14 dagar 39. Personalen behöver utbildning i informationssäkerhet 3 Del 7. Hälso- och sjukvård Informationssäkerhet och olika utbildningsområden Viktiga områden och steg i genomförande Policy, riktlinjer och anvisningar Rutiner och instruktioner Övervakning och kontroll Revision och uppföljning Grundläggande om säkerhetskultur Grundläggande om administrativ säkerhet Grundläggande om fysisk säkerhet IT-säkerhet och hur vi kommunicerar information på ett säkert sätt IT-säkerhet och hur vi skyddar informationen på ett säkert sätt Grundläggande om IT-säkerhet Svarsalternativ fråga Vi är långt från ifrån att uppnå uppsatta mål 2. Vi är inte riktigt nära att nå målen 3. Vi är på gång att nå våra mål 4. Vi bedömer att vi når våra mål 5. Vi överträffar våra mål Svarsalternativ för frågorna Stämmer inte alls 4. Stämmer helt 41. Den regionala säkerhetsstrategin för perioden är ett stöd 3 i arbetet med säkerhetsfrågor. 42. Övriga synpunkter och kommentarer på säkerhetsarbetet och Inga synpunkter eller säkerhetsläget kommentarer 44. Det finns god följsamhet kring regler för spärr av 4 vårddokumentation. 45. Det finns god följsamhet kring regler och hantering av 3 3

58 behörigheter 46. Det finns problem att kommunicera skyddsvärd information på ett 2 säkert sätt 47. Om vårdskador det vill säga undvikbara skador Antal vårdskador har ökat 48. Granskningar, skyddsåtgärder av större betydelse, riskanalyser och Inget ytterligare att förbättringsåtgärder som har vidtagits men inte redovisats tidigare. 49. Arbete har påbörjats att identifiera rutiner som kan effektiviseras och/eller automatiseras i perspektiven övervakning, styrning, ledning, beslutsstöd, kontroll och analys i syfte att öka IT-säkerheten och tryggheten för patienter och personal. redovisa 3 4

59 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FTV Folktandvården Handläggare: Bent Petersén Telefon: E-post: Till Tandvårdsstyrelsen Säkerhetsredovisning 2013 Säkerhetsarbete, säkerhetsläge och krishanteringsförmåga i Folktandvården 2013 Tandvårdsstyrelsen föreslås besluta: 1. Godkänna redovisningen av säkerhetsarbete, säkerhetsläge och krishanteringsförmåga i Folktandvården Regionfullmäktige beslutade 2008 att nämnder, styrelser och bolag årligen ska redovisa en översikt av säkerhetsläget och säkerhetsarbetet till regionstyrelsen (RSK ). Socialstyrelsen och MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) ställer krav på att landsting ska bedriva ett säkert och inte minst patientsäkert arbete samt att det finns en god krishanteringsförmåga. För 2013 ska redovisning av frågorna besvaras i särskild utformad webbenkät som utgår från tidigare års frågeformulär, styr- och måltal samt säkerhetsfrågor. Enkäten är indelad i inledande frågor, allmänna frågor, krishanteringsförmågan, regionövergripande och gemensamma risker, personsäkerhet, informationssäkerhet samt frågor inom hälso- och sjukvård (inkluderande tandvård). Den samlade bedömningen för Folktandvården är att säkerhetsarbetet fungerar, säkerhetsläget är gott och krishanteringsförmåga är god. Bedömningen görs med utgångspunkt från att det finns kontinuitetsplaner för vatten och IT, anställda får utbildning i personsäkerhet samt skyddsvärd information lagras på ett tillfredställande sätt. Folktandvården har utvecklat ett arbete med säkerhetsfrågor och det finns plan för säkerhetsarbetet, plan för krishantering och kommunikationsplan. POSTADRESS: Folktandvården Ledningskontor Göteborg BESÖKSADRESS: Kämpegatan 3 Göteborg TELEFON: HEMSIDA: folktandvarden.se/vgregion E-POST: folktandvarden@vgregion.se

60 Tandvårdsstyrelsen I Folktandvården finns ett säkerhetsråd som leds av tandvårdschef/utvecklingschefen. En säkerhetssamordnare är utsedd med uppgift att vara stöd inom förvaltningen och mot klinikerna. Bedömningen utifrån enkäten är att det finns förbättringsområden och exempel är säkerhetsklassifiering av lokaler, säkerhetsövningar, fastighetsbundna säkerhetsanläggningar, regionservice administration av säkerhetstjänster samt utveckling av samverkan med externa aktörer och andra förvaltningar. Arbetet med säkerhetsfrågor är av karaktären att förebygga, förhindra, hantera och lära när något ändå sker, vilket innebär att säkerhetsrådet har att samla in, analysera, handlägga och bereda säkerhetsfrågor med anledning av händelser, incidenter, nya lagar, nya förordningar etc. Säkerhetsrådets förslag på rutiner och rekommendationer lämnas till förvaltningens ledningsgrupp för verkställighet via linjen. Rapportering om avvikelser och kriser rapporteras till tandvårdsstyrelsen, folktandvårdens ledningsgrupp samt vid klinikchefsmöten. Information och kommunikation till chefer och medarbetare i säkerhetsfrågor sker bland annat att via FIOL. Fackligt samråd har skett den 27 januari FOLKTANDVÅRDEN VÄSTRA GÖTALAND Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör Skickas till Regionstyrelsen Regionkansliet, Jan S Svensson jan.s.svensson@vgregion.se

61

62 ! " # $ % & ' ( ) * +, -. / 0 -, 1 / / " 5 ( 6 ' 7 $ & $ 8 9 & ' % 9 ' & : ; & < $ & & = $ & < 9 9 > A 4 -. A! 5 / ) ". - 5 / / 1 ", - 5 / 5 * - A 4, 5 / B C - " - D 2 B / E F,, " G "!, -, B > H I : ; & J & K I & L > M L N N 5! " B 5 O - E 5 P E 5! " E 5 O - Q 5 P Q 5 /! " / Q 5 / O - Q 5 / P R Q N S J J : ; T U V W & 8 9 $ U # $ $ W X < ' : ; & & = 9 9 Y 9 8 : & I K & X : K % ' 8 J I < $ & 9 8 & = 9 9 Y 9 & Z [ 7 = \

63 ]. " " A ",! " ^! - _. A 4 " ) * +, - " -. A 4! ` 5 a ` B ] 4! " A ", -, -, _. - " -., ], 4 ^ 4 b ". " " _ " _.. ". _. A " ) 4 -,, A " _ A 4, - " " ]. " " - ", _., -, P,, - " -. - "! _.. " " - " "!, ^ A 4 " b c " _.! " A 4 ` E a ` d ) 4 " " - A 4 A 4 " "! _ C " ",! A 4, -. _. 4 " 1? e f g 1? f h A 4 A _. _ ",, - " -. ^ " _.! ` ` a ` / g C " h ], _!!. " " " - A 4,, A! ` ` i ^ _. A!! " " A 4! - _. A 4 " A! ` 5 a ` B ^ A 4, -, " " " _! " ^ / ^ 5 ^ E ^ _. 5, j 7 & & J $ 8 9 k & K % ' X 9 A 4 " ", - l " m ] 3 f l ^ A " " -! ` ` B P 4,.., _. A.! " " _ " " A 4! " 1 - " A.! " " " ", " _ " A ^ _. _ " A 4!, - _. A! - G _. - " b 4 n ", ` / l ) _..! " ", _ " l o A.! " ".! " ", _ " -,! " ], -, " A 4, " _. - A 4 " ", " p " -,!, - -, " A 4 G H I & ' J J! " A 4 " -, " A _. " " " "

64 q 6 r 8 % K 7 9 K K X < $ & 9 8 & = 9 9 Y 9 & ] A 4 ) * a G - " -. - ) * + " " - A 4 " - " -. A!! i 5 d ].! " " A " -.. _ A _ " " " ^ " " G ", -. ] - A " - ",,, _. - " -. ^ A " ^, " ^ _ " ^ _. " " " -.? ) *! i d i _. A _ 1! i i ` ] _ A 4. - " "!, _., g " " -! " ` a d! h ^ _. "! A " ",. - " " 4 ^ _. ".?, -.,! B 5 " ^ A. - _ g " ^ / ^ E _. h 3 _! A 4 " - ^ " " -. A " A 4 4 " s " " " 5 _. 5, " A 4, a _., " _ - A 4, -. + P,!. - ^ _ ^ 4 ^ 4 _ ^ A " " A - g " h P,, - ^,!! "! _. ^ - _. 4 - " ", ", 4 " " g " / h P " " - _ " - A 4 A - b, -. g " 5 h P, _ " - " " " _.. - ", g " E h P, A! 4 b ". - _. A! g " h P, _. G., -. g " 5 h # $ & & = $ & < 9 9 t 7 & c! " "! A A!! ` `. A 4 -, -. -! A 4 A A " 4! " _. "!. - - " ", -. ] - " "! " " ^ ^ ". ^ " _. 1! _ 4 " " " 1? f _. A 4 A _. _ ",, - " -. ^ " _.! ` ` a ` / P 4! " "! - 0, g 0 D h ^ ". A 4 -, _. -. _. A! ) * +, -. ^ _. 0 - g 0 u P h. A - -, -.., " A _., _. A 4, /

65 ( # $ & & = J & 8 J % v w = 8 9 & $ x ; 9 $ $ 8 & K y A! A " " - l ) 4 ", l A - " " "! ` ` 5 - _. " A 4,,, " _. " " ^,!. 4, _. 4, " ", " _. " ^ - b! _.! _. " " A ] _! -! " "! " " b ^ " " G " A 4 - " " " ^ _., " " - " " " ]. - A A 4 A 4, -, " + ( z K X X 9 9 { : ; & & = 9 9 Y 9 8 : & I K A 4 -. A! 4 b _ ", - " -.., 4 ^ 4 4 _ ^ " ". 4. ^ " " " A ^ A - ^ G " " " - _.! 4, ". -!,. 4 ^ _. A A 4 A 4 " b _. " 4 "! ". _. " -.,. " " " _ A! A 4 " b., -. A ". _. ", ", - " -. " " " 1 - " A ". - ( q K % Y = 8 K % K X X 9 9 { l ) ". - " " " _ A " l. - ) * + " - " -. p " _ G - l s _. - G " " l n A 4. A 4 -. A! _. A ". - ^, " _ ",. - " G ^ _.. - _ " " ( ( t $ X 7 & % $ X & K $ $ < $ & & = K & $ 8 $ 9 K A 4 -. A! _. " ", - ^, " 4 ^, -! _., - ", c!! - A " -, - ( > 6 = 9 7 & % 9 : ; & < $ & % K 7 9 K * -,! A!. } y A - A - A a _. "!, 4 b _. ~ ƒ ˆ Š ƒ Œ ƒ Ž Ž ƒ ˆ Ž ƒ Œ Œ Œ ƒ ˆ ƒ Ž Ž ƒ Ž Ž Ž Š Š ˆ ƒ ƒ ˆ Š Œ ˆ Š ˆ Š ƒ Š Ž š Ž ƒ ˆ Š ƒ œ ƒ ƒ Š ž ˆ Š 5

66 4, -. A 4 " b * - - "!, - A!,. 4 " " ^, ", A 4 " b _.,! "., -.,. ( N Ÿ = 8 K = 7 9 k & 9 W $ 8 w $ & $ C - " - D ". " - _, ) * +,! ` ` C - " -. - " _ ". - " A - b,, - 4! _. " ", " - ], b, " ^ _.. " " ", " A _.. ", - " -. ^ _. " ". " " y, ".! " " ^ G " " ^ - A 4 -, - ) 4 A! " - " " A 4 " ^ _. A _.,., -. ^! 4 A _. A!, " ( V < < J $ 9 8 X K $ X J J I < $ & & = $ & < 9 ] A,, " 4 " ", " A _.. " ].! " " G "!, -, ^ ^ _.! F,, " A!, ) 4! 4! ", -, A 4 " b! " A! ` 5 a ` B + 0 " A _.,. - ) * +, - " -. " " g, " " " ", _. 4 ^ _ ^ " ^ A - ^ G " " " - h P " ".,, _. ". _. A " / ". 4, " _ 4,. - " _. " " " > H I 0 " A _.,. - ) * +, - " -. " " g " 5 _. / h Ž š Š ˆ Œ ƒ Š ˆ ƒ Ž Œ š ˆ Š ƒ ˆ Ž Ž ˆ Œ ƒ Ž ˆ ª ˆ «Œ Ž ˆ Š š ˆ Œ Ž ƒ ˆ ƒ Š Ž ƒ Ž ƒ Ž ƒ Š Ž ˆ Š Š Ž ƒ Ž ± Ž Œ ƒ Ž Š ² ƒ Š Œ ˆ ³ Š ž ˆ Š µ «Œ Ž Ž Ž B

67 0 " A _., ". " " - _ " A 4 A 4 -. A 4,, _. A.!, -.! ",, " ", _..!, -.! -. " n! - ^ " ^ A " ",, - ), A 4 -. A! A!, -.., - " " " " ". ^ _. A 4 " " ", - A! ]! - A 4, " C - " - D n. A A,, _., -, 0, A A A 4 " " 4 " ", ^, 4 " ". 4 ^, -,. b!, - " , A A 4 " " 4 " " " _.,!! ^ - " " A 4 4 " ", s " " " " A! A, -,, - A, A 4 -. A! A!, - " -. ^, -. " " ]. - " "..! " " C - " - D > 9 = & & 1 " ", " A _. " A! ", ", -. " A 4 -. A! - A, ", - " " - " A 4 A 4 " n - A, A 4 -. A! A!, - " -. D,! " - " C - " - D D A, b A 4 " " " " A ^! "! A 4 " A 4 " A 4 "! _. -, ^! " -, 4 - A A " " A 4 " b, 1 - " A 4 A, -,! i P ^ ",.! " +! - " ^ b A 4 " " ", ". " > 8 7 $ & 1 " - ^ " ^, " ^, _. > H I P " ".,, _. ". _. A " g " h E

68 0 _. A 4 - _! P " ". A 4. _ " - A A,! _...,! ] _! _., - " ", _. A 4 - > 9 = & & ) 4 ". "., A " 4 ", _. A 4 -. A! A,!, _.! " / a `! ^ _. A 4 " ", -! u A, A " 3 A " ". ^.,!. ^ _. A 4 "!! " "! 3 _! _, " A _. A!! "! A 4 " c! A " " " A " " _. - _.! ", " " E a `! u A!!, " A "!,! A 4 -. A! A - _ " ] _. A 4 " " ", _. A 4 " > 8 7 $ & ) 4 A 4! - " - ^ " ^, " ^, _. ) 4 A 4 -. A! > ( H I ( ". 4, " _ 4,. - " _. " " " g " _. E h P " 4, _.. - " _. " " " - _ " A A 4, _. " ", -, " ". 0 ", _. " ", " " " _. " _., -, > ( 9 = & 0. - " G _ " _. c A A 4 -. A! A 4 A ". - " A!.. 4 ` A, ",. - " G A _ " " A ` 5 ^ " _. ".! " ¹ «Œ Ž Ž Ž Q

69 > ( 8 7 $ A 4 -. A! _. A " , A 4 " b. " _.! _.,!! " u " " _. " s " A 4 " b A 4! " _ " " C " " A 4! ` E a ` d _., " A " " A " " - # $ & Y = 8 K 0. - " G - A 4 A 4 " b, _.. - " _. " " " 4 _.! " " A " " n G ", " 4,. - " ^,!. _ " n G,! A " "! " ^ " _. " " - ". ^ _. 4 4 b " 4 b - A 4 " " " a _. " ^. ". ^ " _. ] A 4 G,! - _ ^. - " " "! _. - ", A ^ A 4 a _. A A ^. - " " _ ^ 4 _.. - " " f - - l 0. - " G A 4 " 4 3 4, m p A 4 " " " A 4 " b,. - " _. - ", A l f? 4. " ^ * C 2 + ` ` + i u 9 & 8 % 9 K 9 J & 8 J % 9 7 P, - " -. - " " -, " ", d! _!. _ ^ 4 ^ A A 4! ^ _ ^ A _.! ^. 4! " ]!,! _. _.!, " _. A 4 " - " -. _ ] - ",,. " " _. " " - " ", - " -. d

70 º» ¼ ½ ¾ ½ p " C " " A 4 " ) * + A 4, -. A 4 " A 4, A 4 -. A! A!, -. y " C - " - D. A! 4 "!, 4 A A 4, -, _. A! 4 " " -, ]! A 4 " " b! " - ^ "! " A 4 ", 4.!,,. 4 " " - A 4 ", - "! A 4 "!, y, - A 4, " ^ - _. _ ",. " " " ) 4, " -, - ^ A 4 "! "!, A P,, - + P A 4 " " ", - " " ". P A 4. - " " A!, " ) * +, " " ^ P A A 4,, - G ", " _. A!,, " - A A P C - " - D! - A 4, i

71

72

73 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FTV Folktandvården Handläggare: Anders Ljungné Telefon: E-post: Till Tandvårdsstyrelsen Handlingsplan för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Folktandvården Tandvårdstyrelsen föreslås besluta 1. Ge tandvårdsdirektören i uppdrag att genomföra föreslagna åtgärder för implementering av FN:s konvention om barnets rättigheter i Folktandvården enligt beslut antaget av regionfullmäktige Regionfullmäktige antog hösten 2013 en handlingsplan för implementering av FN:s barnkonvention i verksamheterna Regionen ska under programperioden ha fokus på artiklarna 2, 3, 4, 6, 12 och 42 i barnkonventionen. Mål för perioden är: 1. Beslutsfattare och medarbetare ska ha god kännedom om FN:s konvention om barnets mänskliga rättigheter ur ett intersektionellt perspektiv, dvs. belysa samspelet mellan barn och andra dimensioner som kön, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning mer mera. 2. Alla verksamheter ska arbeta systematiskt med barns och ungas delaktighet och inflytande 3. Västra Götalandsregionen ska ha god överblick över barns hälsa och levnadsvillkor. För Folktandvården föreslås för 2014 följande hantering av regionens handlingsplan: Mål 1; åtgärder Folktandvården utsåg 2013 ett barnrättsombud för verksamheten. Barnrättsombudet, som har sin placering i Hälsoodontologiska enheten, ges i uppdrag att i samverkan med förvaltningsledningen utreda behovet och omfattningen av funktionen barnombud i Folktandvården, samt lämna beskrivning hur mål 1 ska implementeras i Folktandvården. Förslag till handlingsplan ska lämnas till tandvårdsstyrelsen senast juni POSTADRESS: Folktandvården Ledningskontor Göteborg BESÖKSADRESS: Kämpegatan 3 Göteborg TELEFON: HEMSIDA: folktandvarden.se/vgregion E-POST: folktandvarden@vgregion.se

74 Tandvårdsstyrelsen Mål 2; åtgärder Folktandvården ska från 2014 i inrätta och utveckla en dialogform (fokusgrupp) med barn och ungdomar om tandvård, bemötande och tillgänglighet i Folktandvårdens verksamhet, samt redovisa arbetet fortlöpande i verksamhetsrapporter. Mål 3; åtgärder Hälsoodontologiska enheten ges i uppdrag att ta initiativ och medverka i framtagandet av ett regionalt Barnhälsoindex, för frågor som rör tandhälsa. FOLKTANDVÅRDEN Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör

75 Handläggare Datum Dnr Lars Jorstedt Årsrapport - Avvikelser i Folktandvården Västra Götaland 2013 Förutsättningar Redovisade avvikelser är de som registrerats i MedControlPro under ALLMÄNT o Totalt antal händelser som rapporterats är o Alla rapporter är granskade och grupperingen är kvalitetssäkrad. Sammanfattning av alla rapporter Vårdskada Arbetsskada Patientklagomål Övrigt Totalt o Under 2012 skedde en övergång av rapporteringen till det databaserade systemet MedControlPro, vilket delvis kan förklara nedgången i rapporter detta år. o Förändringarna under 2013 är framför allt en kraftig minskning av övriga avvikelser. Detta har sin grund i att rena IT-avvikelser i högre utsträckning endast rapporteras som felanmälan direkt till VGR-IT. Rapportörer - vilka är det som rapporterar? Tandläkare Tand hygienist Tand sköterska Klinikchef Klinik koordinator Siffran anger andel rapporter i procent per kategori. Kategorierna nedan svarar för 98% av rapporterna. VÅRDSKADOR Vårdskador Allmänt Avvikelser där patient har drabbats av eller har kunnat drabbas av vårdskada. o Fördelning på olika verksamhetsgrenar Kunnat Har Totalt inträffa inträffat Allmän

76 Tendensen är en ökning för alla verksamhetsgrenar. För FoUU innebär det en 4-dubbling mot Könsfördelning för patienterna angivet i procent Kvinnor Män Ej angivet Totalt En del rapporterade vårdskador, som rör tillbud, gäller inte en specifik patient. För dessa har inget kön angivits i rapporten. Konsekvens för patienterna där sådan angivits Fördelning av konsekvenser där sådan angivits vid vårdskada Procent % Ingen Övergående Förlängd vårdtid Ökad vårdinsats Bestående skada Övrigt Typ av händelse - de tio vanligaste orsakerna redovisat som antal o Dessa svarar för 90% av alla rapporterade vårdskador. tandvård Specialisttandvård FoUU Summa Allmäntandvård Specialist Förändring mot 2012 Totalt tandvård FoUU Filfraktur Ökat Förväxling Ökat Diagnos missad Ökat Material, instrument Ökat Mjukdelsskada Oförändrat Kommunikation Ökat Förlorat föremål i halsen Någon minskning 2

77 Dokumentation Oförändrat Känselbortfall Oförändrat Rotperforation Oförändrat De 10 vanligaste Åtgärder Förutom den analys av avvikelsen som alltid sker lokalt och som följs upp med anpassade åtgärder på den enskilda kliniken så har åtgärder satts in övergripande för hela Folktandvården Västra Götaland. För alla allvarliga vårdskador görs händelseanalyser. o Filfrakturerna har analyserats för att få en bild av omständigheterna. I genomsnitt inträffar filfrakturer vid 1 % av alla rotbehandlingar. De flesta av dessa fall gäller sidopartiernas tuggtänder. Analysen kommer att ligga till grund för uppdaterade rekommendationer kring rotbehandling. o Förväxling. Samtliga kliniker har rutiner som säkrar rätt patientidentitet och behandling av fel patient är ovanligt. Ännu finns dock rapporterade tillbud. Förväxling inom individen förekommer, men de flesta rapporterna rör förväxling av dokumentation eller material. Fördelning av antal rapporterade förväxlingar Upptäckt innan åtgärd 6 Tillbud Inträffat 20 undersökningar 6 lagning 2 Anestesi fel sida Beh fel pat Beh fel tand Fel behandl Förväxl dok Förväxl material Missad diagnostik domineras av 2 grupper: Permanenta hörntänder. Detta har uppmärksammats på ett tydligare sätt i och med den samlade bilden i MedControl. För samtliga fall har en händelseanalys gjorts, vilket har gett värdefull kunskap. En projektgrupp har skapats med deltagare från såväl allmäntandvård som specialisttandvård. Uppdraget är att genomlysa denna fråga grundligt med målet att skapa förutsättningar för att eliminera missad och försenad diagnostik. 3

78 Missad karies. Här rör rapporteringen huvudsakligen enstaka behandlare där klinikchefen uppmärksammat detta med särskild rapport. Särskilda insatser pågår i dessa fall. Specifikation Kommunikation o Avvikelserna under denna rubrik har ökat till viss del på grund av en tydligare gruppering. Det som ligger under denna rubrik är avvikelser där kommunikation har haft betydelse. För förtydligande se tabell nedan. Typ av Kommuniktion Antal Remisshantering 12 Kommunikation med Tandtekniker 11 Missad uppföljning av behandling 9 Missade kallelser 6 Tolk 5 Oklarhet inför beh 4 Bristande samråd med pat 3 Dålig anträffbarhet av STV 2 Missad beställning av mtrl till pat. 1 Brist sekretess 1 Totalt 54 Lex Maria-händelser o Antal anmälningar för händelser under 2013 är 14 Orsakerna till Lex Maria-anmälningarna Antal Beslut från SoS Eller IVO Obeslutade Kritik Ej kritik Missad diagnostik av parodontal skada 1 1 Missad diagnostik av permanent hörntand 1) Fel tand extraherad Förlorat föremål i halsen Brännskada läpp 1 1 Omfattande besvär efter extraktion 1 1 Förväxling av läkemedel 1 1 Summa ) Återrapportering har skett till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om vidtagna förvaltningsgemensamma åtgärder. Alla allvarliga händelser uppmärksammas även de som inte är i strikt mening en Lex Maria. Verksamhetsutvecklare i Folktandvården med särskild utbildning gör kvalificerade händelseanalyser på alla sådana händelser. Erfarenheterna från dessa återkopplas till verksamheten. 4

79 Arbetsskador o Totalt antal rapporterade arbetsskador i MedControlPro under 2013 är 217. o Hänvisning till HR för närmare analys av dessa. Patientklagomål o Antal avvikelser registrerade i MedControlPro 54 Ämne för klagomålet Antal Behandling 13 Bemötande 11 Kallelser 6 Tillgänglighet 6 Kommunikation 4 Debitering 3 Hot o våld 3 Anestesi 2 Diagnos 2 Fastighet 2 Klädskada 2 Totalt 54 Antalet rapporterade patientklagomål är lågt men det finns en stor gråzon. Det har inte varit rutin att notera detta i MedControlPro. Tidigare byggde siffrorna på antal fall som handlades av särskilda utredare, men för att undvika dubbla registreringar mäter vi nu enbart antalet registrerade via klinikerna. Antalet kan förväntas öka i takt med att klinikerna tillämpar detta sätt att arbeta. Panoramat från ärendena i MedControlPro stämmer väl överens med bilden som utredare och patientnämnd redovisar. Det är när det brister i överensstämmelse mellan patientens förväntan och verkligt utfall som problem uppstår. Klagomålen på debiteringar har minskat sedan särskilda resurser har satts in för att hantera detta. Inkommande frågor från Folktandvårdens brevlåda för synpunkter på den externa hemsidan. o Totalt antal inkomna frågor är 118 en dryg fördubbling mot 2012 o Kvinnor: 44%. Män: 56% - ungefär samma fördelning som o Frågorna gäller 2013 till 98% allmäntandvård ( 2012: 79% ) Antal frågor - jämförelse 2012 och 2013 Bemötande Bristande kvalitet Behandling Ekonomi Övrigt

80 o De allra flesta rör relevanta frågor och synpunkter. Merparten skickas vidare till berörd klinik. En del är övergripande frågor för Folktandvården som hanteras med information från sakkunnig. Ett fåtal kräver särskild handläggning. Enskilds anmälan om fel i vård till Socialstyrelsen Inkomna anmälningar under 2013 är 26. Detta är i nivå med föregående år. Från och med har IVO Inspektionen för Vård och Omsorg övertagit Socialstyrelsens roll som mottagare och utredare av klagomål på vården. Dessa fall har sin grund i ett missnöje från patienten. Det kan variera vilken saklig grund som finns i dessa klagomål och det är viktigt att veta att detta är patientens bild. Socialstyrelsens och IVO:s bedömning har under 2013 för flertalet fall inneburit att ingen kritik riktats mot folktandvården eller enskilda behandlare. Dock måste varje fall där patienten känner sig manad att göra en anmälan ses som ett misslyckande om inte annat i vår kommunikation med våra patienter. Målet är att på sikt minska dessa anmälningar. Patientens beskrivning Antal Felbehandling 7 Behandlingsskada 6 Känselbortfall 4 Missad diagnostik 3 Övergripande 3 Bemötande 1 Behandling ej framgångsrik 1 Dokumentation 1 Övrigt. o Antal avvikelserapporter under rubriken Övrigt under 2013 är 278. o Antalet har minskat drastiskt då rena IT-avvikelser till största delen rapporteras via VGR- IT o De 10 vanligaste orsakerna svarar för 96% av avvikelserna under övrigt. Övrigt Antal IT 163 Utrustning 25 Hygien 23 Kommunikation 15 Materiel 9 Läkemedel 8 Dokumentation 7 Inbrott, säkerhet 7 Fastighet 7 Tolk 3 6

81 IT-rubriken o Antal avvikelserapporter under rubriken IT under 2013 är 163. o De 10 vanligaste orsakerna svarar för 91% av avvikelserna under rubriken IT. IT Antal Romexis, digital röntgen 40 T4 23 Uppkopplingsproblem 23 Telefoner 19 Betalningsfunktion 10 Kvittoskrivare 10 Windows 7-effekter 8 Bristande service 6 E-post 5 Dokumentation 4 7

82 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 (1)24 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Kvalitetsuppföljning Allmäntandvård God tandvård uppföljningsrapport

83 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 2(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Innehållsförteckning Sammanfattning Säker tandvård Journalgranskning Avvikelser Kunskapsbaserad och ändamålsenlig tandvård SkaPA Patientfokuserad tandvård Egenupplevd munhälsa Patientenkät Effektiv tandvård Riskanpassat kallelseintervall Kvalitetsbristkostnader Jämlik tandvård Ej avhörda barn Anmälda barn enligt SoL Könsuppdelad statistik Tillgänglig tandvård Tillgänglighetsdatabasen...24 Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

84 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 3(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Sammanfattning I överenskommelse om tandvård mellan Folktandvården och Hälso- och sjukvårdsnämnderna ingår en kvalitetsuppföljning. Uppföljningen för 2013 avser perioden 1 januari 31 oktober och belyser en eller flera indikatorer i 6 olika perspektiv, som sammanfaller med Socialstyrelsens beskrivning för God Vård. För Folktandvårdens allmäntandvård finns sammanfattningsvis följande rapportering: 1. Säker tandvård a. Journalgranskning under året har eller ska utföras vid samtliga kliniker utom två. b. Redovisning lämnas för avvikelser registrerade i MedControlPro. Antalet anmälningar enligt Lex Maria är 12. Åtgärder med anledning av registrerade vårdskador och patientklagomål beskrivs. 2. Kunskapsbaserad tandvård a. Anslutning till det nationella registret SKaPa är genomförd. 3. Patientfokuserad tandvård a. Andel patienter som uppger sig uppleva sin munhälsa som bra eller mycket bra är i samtliga nämnder 80 procent och generellt i allmäntandvården 84 procent. b. Kundindex, som berör information, delaktighet och bemötande är i samtliga nämnder 84 och generellt i allmäntandvården Effektiv tandvård a. Andelen barn med låg risk för karies och som har längsta rekommenderade revisionsintervall är i samtliga nämnder 88 procent och generellt i allmäntandvården 91 procent b. Pågående metodutveckling och studier som ska visa kvalitetsbristkostnader beskrivs. Analys enligt överenskommelse kan inte lämnas Jämlik tandvård a. Andel EAB av antalet listade barn är 0,9 procent i samtliga nämnder och generellt i allmäntandvården 0,7 procent. Från 2013 dominerar åringar som är myndiga och svåra att påverka. Specifika måltal finns angivna för nämnd 2, 3, 5, 11 och 12. Dessa måltal nås, utom i nämnd 5. b. Totalt har 464 anmälningar enligt Socialtjänstlagen gjorts i allmäntandvården. c. Kort redovisning lämnas kring inriktning för könsuppdelad statistik generellt och i denna rapport. Utförda jämställdhetsanalyser beskrivs i kvalitetsuppföljningen för specialisttandvård. 6. Tillgänglig tandvård a. Samtliga kliniker i allmäntandvård är anslutna till Tillgänglighetsdatabasen. På grund av versionsbyte kan uppdateringar inte genomföras förrän Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

85 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 4(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Säker tandvård 1.1 Journalgranskning Aktiviteten genomförs sedan flera år tillbaka vid varje allmäntandvårdsklinik - i allmänhet kvartal 3 eller 4 - och redovisas till områdeschefen i samband med klinikens årsuppföljning i december månad innevarande verksamhetsår. Syftet är att skapa förutsättningar till en god och säker vård genom jämn och hög kvalitet i journaldokumentationen. Inga allvarliga avvikelser är i år hittills rapporterade på grund av aktiviteten. Fortsatt förhållandevis vanliga avvikelser är osignerad status och vård. Uppgift om självupplevd munhälsa, som tidigare har varit ett vanligt fel är idag sällsynt. Avvikelser i dosangivelse vid anestesi, fynd som stödjer behandlingsåtgärder och dokumenterade kostnadsförslag, som tidigare har varit förhållandevis vanliga, är också fortsatt mindre förekommande. Främsta skälet till förbättringar är införande av dokumentationsmallar vid undersökningar och vanliga behandlingar. I sammanhanget bör påpekas att ett stort antal kliniker genomför journalgranskning planerat i november eller december planeras journalgranskning fokuseras på N-tandvård. Tabell 1: Genomförda/planerade journalgranskningar 2013 HSN Genomförda till kv3/2013 Genomförs kv4/ 2013 Planeras inte 2013 Antal kliniker * * Totaler Källa: Inrapporterade uppgift OC. *) Avser Bråten och Kärra som pga. ombyggnad gör aktiviteten jan Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

86 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 5(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Avvikelser I vårdöverenskommelsen ska rapporten beskriva antal avvikelser utifrån risk för patientskada. Syftet är att skapa kunskap om vårdrelaterade skador och genomföra förbättringsarbete. Nedanstående redovisning bygger på de avvikelser som är rapporterade i MedControlPro. Systemet breddinfördes den 1 november 2011 är i praktiken fullt implementerat i verksamheten från I Folktandvården rapporterades totalt 919 stycken avvikelser under perioden 1 januari 31 oktober Orsak till rapporteringen framgår av tabell 2. Tabell 2: Rapporterade avvikelser; orsak och antal Vårdskada Arbetsskada Klagomål Övrigt Totalt Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Vårdskada Rapporter om vårdskada utgör drygt hälften av alla avvikelser. Vårdskada rapporteras som endera har Kunnat inträffa (tillbud) eller Har inträffat. Under redovisningsperioden har Folktandvården totalt 479 registrerade avvikelser som rubriceras som vårdskada. Av dessa är knappt 80 procent i allmäntandvård. Drygt 60 procent av dessa, eller 235 stycken, är angivna som en vårdskada som har inträffat. En tredjedel av vårdskadorna, eller i drygt 90 fall, bedöms skadan vara bestående. I en del av de rapporterade vårdskadorna som kunnat inträffa har inte någon patient angivits. Vanligen beror detta på att avvikelsen beror på brister i stödfunktioner (itsystem, telefoni, el-avbrott och liknande). Tabell 3: Vårdskada; antal rapporterade vårdskador per verksamhet Verksamhet Kunnat Har Totaler inträffa inträffat ATV STV FoUU Totaler Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

87 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 6(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 4: Vårdskada; könsfördelning Andel; % Antal Man Kvinna Ej angivet 8 38 Totaler Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Diagram 1; konsekvens för patienterna. Fördelning av konsekvenser för patienterna där sådan angivits vid vårdskada Procent % Ingen Övergående Förlängd vårdtid Ökad vårdinsats Bestående skada Övrigt Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Vårdskada; allmäntandvård Fördelning av antalet totalt rapporterade vårdskador per anställd i allmäntandvård och per nämnd framgår av diagram 2. De vanligast rapporterade vårdskador inom allmäntandvård framgår av tabell 3. Dominerande händelser av betydelse rör fyra områden: 1. Filfraktur som inträffar i samband med rotbehandling. Vid 1 av 100 genomförda rotbehandlingar inträffar en filfraktur. 2. Förväxling av patienter. I något enstaka fall har detta bedömts vara orsaken till bestående skada. 3. Försenad diagnostik. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

88 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 7(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Brister i stödfunktioner. Det har framför allt gällt telefoni och digital röntgen har rapporterats som latenta vårdskador. Diagram 2; fördelning per nämndområde Antal vårdskador per anställd och HSN-område 0,35 0,30 0,25 0,20 0,15 0,10 0,05 0,00 HSN 1 HSN 2 HSN 3 HSN 4 HSN 5 HSN 6 HSN 7 HSN 8 HSN 9 HSN 10 HSN 11 HSN 12 Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Tabell 5: De tio vanligaste vårdskadorna; antal FTV och ATV samt fördelning (%) av samtliga vårdskador inom ATV Vårdskada Totalt Ftv ATV Fördelning ATV (%) Filfraktur Förväxling Diagnos; fördröjd Material, instrument Mjukdelsskada Kommunikation Dokumentation Förlorat föremål i halsen Anestesi Strålningsrelaterad Totaler Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

89 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 8(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Åtgärder vidtagna med anledning av vårdavvikelser Förutom den analys av avvikelsen som alltid sker lokalt och som följs upp med anpassade åtgärder på den enskilda kliniken har åtgärder satts in övergripande i hela Folktandvården Västra Götaland. Filfrakturer: Varje fall har analyserats för att få en bild av omständigheterna. Det vanligaste felet är handhavandefel. Detta har resulterat i uppdaterade rekommendationer kring rotbehandling. Förväxling: Samtliga kliniker har rutiner som säkrar rätt patientidentitet. Behandling av fel patient är mycket ovanligt, men 2013 finns rapporterade tillbud. Förväxling inom individen, till exempel behandling av fel tand, förekommer, men det absolut dominerande skälet till rapport rör förväxling av dokumentation eller material. Fördröjd diagnos: Domineras av två grupper: Permanenta hörntänder. Detta har uppmärksammats på ett tydligare sätt i och med den samlade bilden i MedControlPro. För samtliga fall har en händelseanalys gjorts. En projektgrupp skapades 2012 med deltagare från såväl ATV som STV. Uppdraget är att genomlysa problematiken grundligt med målet att skapa förutsättningar för att eliminera försenad diagnostik. Karies: Här rör rapporteringen huvudsakligen enstaka behandlare där klinikchef har uppmärksammat detta i särskild rapport. Insatser på individnivå pågår i dessa fall. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

90 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 9(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Anmälan enligt Lex Maria Antal anmälningar enligt Lex Maria är under redovisningsperioden 12 stycken. I nio av dessa har tillsynsmyndigheten lämnat beslut, varav ett riktar kritik mot verksamheten. Ett beslut rör att återrapportering ska ske till IVO om vidtagna förvaltningsgemensamma åtgärder för att förhindra försenad diagnostik av permanenta hörntänder. Folktandvården har stort fokus på att uppmärksamma alla allvarliga händelser, även de som i strikt mening inte är anmälningspliktiga. Verksamhetsutvecklare med särskild utbildning gör kvalificerade händelseanalyser på alla sådana händelser. Med hänsyn till det stora antal behandlingar som utförs, så bedöms antalet allvarliga händelser som är anmälningspliktiga enligt Lex Maria vara få. Tabell 6: Anmälningar enligt Lex Maria Beslut från SoS eller IVO Orsak Antal Kritik Ej Obeslutade kritik Fördröjd diagnostik av parodontal 1 1 skada Fördröjd diagnostik av permanent 4 4 hörntand Fel tand extraherad Förlorat föremål i halsen 2 2 Brännskada läpp 1 1 Omfattande besvär efter extraktion 1 1 Förväxling av läkemedel 1 1 Summa Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Enskilds anmälan om fel i vård till Socialstyrelsen och IVO Från och med halvårsskiftet 2013 har Inspektionen för Vård och Omsorg, IVO, övertagit Socialstyrelsens roll som mottagare och utredare av klagomål i hälso- och sjukvården. Inkomna anmälningar under redovisningsperioden är 22 stycken. Detta är i nivå med föregående år. Dessa fall har sin grund i ett missnöje från patienten. Det kan förstås variera vilken saklig grund som finns i klagomålen. Men varje fall där patienten känner sig manad att göra en anmälan ses som ett misslyckande. Målet är därför att på sikt minska dessa anmälningar. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

91 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 10(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 8: Enskild anmälan till SoS eller IVO Orsak Antal Övergripande 4 Bemötande 1 Fel diagnos 3 Felbehandling 4 Behandlingsskada 5 Värk efter behandling 1 Behandling ej framgångsrik 1 Känselbortfall 3 Totaler 22 Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Patientklagomål Antal avvikelser som patientklagomål i MedControlPro är 44 stycken. Bilden från ärendena stämmer väl överens med den redovisning som patientnämnderna ger. Under 2011 och 2012 har särskilda insatser gjorts för att hantera klagomål om debiteringar av patientavgifter. Klagomål kring detta har minskat Tabell 7: Patientklagomål Orsak Antal Anestesi 2 Behandling 11 Bemötande 11 Debitering 2 Diagnos 2 Kallelser 6 Fastighet 2 Klädskada 2 Kommunikation 2 Tillgänglighet 4 Totaler 44 Källa: MedControlPro; VUKS/Lars Jorstedt Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

92 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 11(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Åtgärder med anledning av patientklagomål Betydande insatser har gjorts när det gäller att förbättra klinikernas kostnadsinformation inför planerad behandling. Utökad service i form av en slags helpdesk för behandlare med stöd i debiteringsfrågor har skapats i förvaltningen. En brevlåda för frågor och synpunkter från patienter har skapats på Folktandvårdens externa hemsida. Inkommande frågor får snabbt svar direkt eller förmedlas till rätt forum. Vid klinikchefsmöten har representanter från patientnämnderna informerat om ärenden som rör klagomål om tandvård, och deltagit i en dialog kring hantering av ärendena. Arbetsskador Totalt rapporterades 174 arbetsskador i MedControlPro under redovisningsperioden. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

93 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 12(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Kunskapsbaserad och ändamålsenlig tandvård Enligt vårdöverenskommelsen ska allmäntandvården ansluta sig och inrapportera indikatorer till kvalitetsregister. Syftet är att skapa förutsättningar till nationella jämförelser och följsamhet till nationella riktlinjer. 2.1 SKaPA Svenskt Kvalitetsregister för Karies och Parodontit (SKaPa) startade den 1 januari Registret har genomgått en uppbyggnadsfas på fyra år ( ). Den 17 november 2011 övergick projektet SKaPa i förvaltningsfas. Visionen är att SKaPa som ett nationellt tandvårdsregister skall omfatta all offentligt och en stor del av privat bedriven tandvård. SKaPa kan komma att ge svar på frågor som svensk odontologi tidigare inte kunnat utvärdera. Det gäller allt från vilken vård som ges till barn och ungdomar till kvaliteten i vård till äldre. Folktandvården ser vidare möjligheter att använda SKaPa för forskningsändamål. Folktandvården Västra Götaland är jämte 11 andra folktandvårdsorganisationer nu anslutna. Ytterligare 6 folktandvårdsorganisationer håller på med anpassningar. Därutöver är en privatklinik inom Praktikertjänst är ansluten. Det finns ett kvarstående problem med att skicka data avseende barntandvård i de landsting som har T4 som journal. Problemet som ska vara lösta före årsskiftet. Under första halvåret 2014 kommer SKaPa att publicera en rapport med jämförelser mellan de anslutna landstingen. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

94 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 13(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Patientfokuserad tandvård 3.1 Egenupplevd munhälsa Rapporten ska beskriva patienternas egen upplevelse av sin munhälsa och ange andel som svarat Bra/Mkt bra. Syfte är att tydliggöra att en god egenupplevd munhälsa är en del av hälsobegreppet I samband med undersökning ställs till alla patienter (från 11 år) frågan Hur bedömer du din munhälsa idag? Avsikten är att få en bild av självskattad hälsa, som i kommande analyser kan ställas i relation till professionens bild av hälsostatus och risk att utveckla sjukdom. Svaren registreras i riskbedömningsverktyget R2. Andel registrerade självskattningar är för närvarande mer än 90 % av alla undersökningar som utförs. Tabell 9: Egenupplevd munhälsa; andel (%) patienter med svar Bra eller Mycket bra Nivå Båda kön Kvinnor Män Allmäntandvård HSN HSN HSN HSN HSN HSN HSN HSN HSN HSN HSN HSN Källa: Cognos, /Agneta Stensjö En generell bedömning är att det sammantaget är en förhållandevis hög andel patienter som upplever sig ha en god munhälsa, men att skillnader finns mellan män och kvinnor generellt. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

95 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 14(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Patientenkät Patientens upplevelse av vården är en väsentlig del av vårdkvaliteten. Rapporten ska beskriva svar i genomförd patientenkät avseende upplevelse av information, delaktighet och bemötande. Andel som svarat Bra/Mycket bra ska redovisas. Större förvaltningsgemensamma kundenkäter genomförs vartannat år. April-maj 2013 genomfördes den senaste kundenkäten. Kundindex speglar andel kunder som uppger att de är nöjda med Folktandvården och gärna rekommenderar Folktandvården till bekanta. Resultatet från fem frågor, redovisas separat i tabell 10ad. I tabell 11 redovisas kundindex Tabell 10 a-d Andel patienter som är (ganska eller mycket) nöjda med informationen om behandlingen Andel nöjda 2011 Andel nöjda 2013 FTV VGR 90 % 90 % Andel patienter som är (ganska eller mycket) nöjda med bemötandet i receptionen Andel nöjda 2011 Andel nöjda 2013 FTV VGR 91 % 90 % Andel patienter som anser att de är (ganska eller mycket) nöjda med den behandling de fick och rekommenderar Folktandvården till bekanta Andel nöjda 2011 Andel nöjda 2013 FTV VGR 93 % 92 % Andel patienter som är anser att det är (ganska eller mycket) lätt att få kontakt med kliniken Andel nöjda 2011 Andel nöjda 2013 FTV VGR 87 % 86 % Källa: Cognos patientenkät 2011 & ICQ 2013/Agneta Stensjö Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

96 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 15(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 11: Nöjdkundindex 2013 Nivå Källa: ICQ 2013/Agneta Stensjö Index Förvaltning 89 Allmäntandvård 88 HSN 1 89 HSN 2 90 HSN 3 87 HSN 4 88 HSN 5 88 HSN 6 88 HSN 7 87 HSN 8 87 HSN 9 86 HSN HSN HSN Sammantaget görs bedömningen att resultatet är på en mycket hög och stabil nivå. Målsättning 2013 på förvaltningsnivå är 92 i kundindex. Delresultat har kommunicerats till kliniker under september månad och har gett underlag för ett flertal pågående analyser, bland annat utifrån genusperspektiv. Rapporter kommer efterhand. Bland de svarande utgör sammantaget 56 procent kvinnor och 42 procent män (2 procent har inte angett kön). Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

97 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 16(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Effektiv tandvård 4.1 Riskanpassat kallelseintervall Patientens behov av återkommande revisionsundersökningar bör speglas i patientens planerade revisionsintervall. Barn och ungdomar med exempelvis låg risk att utveckla kariessjukdom bör kallas mer sällan som regel var 18.e månad medan de med hög risk kallas oftare. Andelen barn och ungdomar med låg kariesrisk bör vara förhållandevis hög i den grupp som kallas med längsta intervall. Målet är att 75 procent av de barn och ungdomar som har låg kariesrisk ska ha det längsta rekommenderade kallelseintervallet. I målsättningen har hänsyn tagits till att kallelseintervallet självklart ska behovsanpassa även till andra skäl än kariesrisk. Syftet med att följa denna andel är att säkra behovsstyrningen i vården. Tabell 12: Andel 3-19-åringar med låg risk att utveckla karies och som har längsta planerade revisionsintervall Nivå Andel (%) Allmäntandvård 91 HSN 1 95 HSN 2 95 HSN 3 91 HSN 4 95 HSN 5 95 HSN 6 88 HSN 7 94 HSN 8 93 HSN 9 90 HSN HSN HSN Källa Cognos /Eva Svanstedt Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

98 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 17(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Kvalitetsbristkostnader Syftet med kvalitetsuppföljningen avseende kvalitetsbristkostnader är att verksamheten ska kunna systematiskt analysera kostnader som uppkommer på grund av försenad eller felaktig diagnos och behandling. Det som bland annat ska redovisas är årlig analys av kvalitetsbristkostnader och redovisning av metodik. En lärdom i arbetet med denna uppföljning är att det är komplext arbete. Med hänvisning till beskriven bakgrund nedan och gjorda erfarenheter i dialogen om kvalitetsuppföljningen 2012 har Folktandvården från 2013 valt en mer bred och långsiktig ansats för metodutveckling som ska tydliggöra kvalitetsbristkostnader. Metodutveckling och studier som är påbörjade och planerade utifrån denna inriktning redovisas nedan. Bakgrund Kvalitetsbristkostnader är kostnader i verksamheten som uppkommer på grund av ineffektiva arbetsprocesser och hanteringen av de problem som sådana processer skapar. Man kan också omvänt uttrycka det som att kvalitetsbristkostnader är alla de kostnader som en verksamhet har för att uppnå rätt kvalitetsnivå. Här ingår direkta kostnader som kan hänföras till att en tjänst eller produkt inte motsvarar satta förväntningar. Exempel på sådana direkta kostnader inom tandvård är kostnader för korrigeringar eller omgörningar av fyllningar eller brokonstruktioner. Men i kvalitetsbristkostnader ingår också ett stort antal dolda kostnadsposter: omgörningar innan leverans till kund, kvalitetsregister, kontroller, administration, produktionsbortfall, merskada (vårdskada), med mera. I sammanhanget är det inte oväsentligt att definiera vad kvalitet är och för vem. En idag vanlig definition beskriver att kvaliteten på en tjänst eller produkt är dess förmåga att tillfredsställa och helst överträffa kundens behov och förväntningar. Strikt är det är alltså i tandvården patienten, som enligt denna definition, slutligt avgör kvaliteten. Inom hälso- och sjukvård och tandvård har stort fokus de senaste tio åren legat kring kunskapsbildning kring vad kvalitet är. Ett vanligt angreppssätt är uppbyggnad av register och där datareduktion skapar möjlighet att följa vårdmetoder och deras effekter över tid. I förlängningen kan öppna jämförelser mellan metoder eller behandlare och vårdgivare visa på skillnader i resultat och effekter. Genom öppna jämförelser kan därför kvalitet värderas av såväl professionen som patienter och tredje part, exempelvis beställare. Kännedom om verksamhetens kvalitetsbristkostnader har stor betydelse för att motivera alla medarbetare i en verksamhet till systematiska förbättringar. Forskning visar dock att den viktigaste faktorn för kvalitetsarbete är engagemang hos ledning och chefer, och att konkretisering av verksamhetskostnader i reda pengar är en avgörande drivkraft för detta engagemang. System som visar på kvalitetsbristkostnader är därför en väsentlig framgångsfaktor för ett företags eller verksamhets långsiktiga lönsamhet och kostnadseffektivitet. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

99 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 18(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Långsiktig inriktning 2013 Folktandvården har från 2013 valt en bred och långsiktig ansats för metodutveckling som tydliggör kvalitetsbristkostnader. I det ingår ett flertal delmängder: implementering av utvecklingsinriktat ledarskap, registerhållning och datareduktion, metodutveckling och kompetenssäkring i kvalitetsarbete. Strategin är att inte enbart visa kvalitetskostnader, utan också att långsiktigt och systematiskt kunna följa och hantera dem, samt att implementera ledningsprinciper som stödjer utvecklingsinriktning. En erfarenhet är också att påbörjade och planerade studier som ska synliggöra kvalitetsbristkostnader tar relativt lång tid att genomföra. Ett skäl är att vårddata eller uppskattning av kostnader bakåt i tiden sällan är rimligt tillgängliga eller lämpliga att referera till. Ett annat skäl är att metod för kostnadsberäkning bör väljas med omsorg så att den över tid och mellan verksamheter är rimligt jämförbar, kan fungera i löpande uppföljning och tar hänsyn till såväl direkta som dolda kostnader. Metodutveckling och studier i Folktandvården 2013 Det finns två generella angreppssätt då verksamhetens kvalitetsbristkostnader skall uppmätas. Antingen låter man bygga upp ett mätsystem genom vilket medarbetarna rapporterar de kvalitetsbrister som uppstår, eller så utför man en kartläggning där man analyserar verksamheten med avseende på kvalitetsbristkostnader. Arbetet blir enklare och mer systematiskt om analysen sker längs verksamhetens processer, till exempel genom att följa en patient i varje led till dess att behandlingen är slutförd. Arbetet kan ske enligt två principer: Enligt den första principen kartlägger man de fel och brister som förekommer, bestämmer deras frekvens och gör en kostnadsberäkning. Detta angreppssätt kallas avvikelseanalys. Den andra principen innebär att man bestämmer bästa möjliga sätt att bedriva verksamheten på och därefter genom en jämförelse med nuläget fastställer kvalitetsbristkostnaderna. Detta angreppssätt kallas optimalfallsanalys. Folktandvården kommer att använda sig av bägge metoderna i olika studier och löpande uppföljning. Utveckling av avvikelseanalys bör naturligt ske inom avvikelsesystem, som tandvården generellt har haft stort fokus på att införa de senaste åren. MedControlPro är från 2013 fullt infört i förvaltningen, och redovisning av utfall baseras nu helt på registreringar i samma databas. Förändringen har inneburit att en mer samlad hantering av registrerade avvikelser kan ske. I avsnitt 1.2 redovisas utfall och insatta åtgärder. Inriktning 2013 har varit att få MedControlPro att fungera i ordinarie verksamhet. Det som återstår är att också kunna beskriva kostnader för vanliga avvikelser och modeller för kostnadsberäkning prövas i två olika pilotprojekt. Sannolikt kommer Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

100 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 19(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné kostnadsberäkningen i huvudsak bygga på mertid på grund av avvikelser och där såväl direkta som dolda kostnader ingår. Samma principiella analysmetod ska användas i påbörjade studier från 2012 och 2013: 1. Rotperforation i samband med rotbehandling 2. Fördröjd diagnos vid retinerade hörntänder 3. Antibiotikaförskrivning Det två första projekten är i praktiken pilotprojekt och ska redovisas våren Kunskapsbildning inom förvaltningen kring optimalfallsanalys pågår. Särskild kompetens har rekryterats under 2013 för flödes- och processkartläggning, som bland annat möjliggör optimalfallsanalys. I samband med detta kan mer kvalitetssäkra studier genomföras, som jämför exempelvis best practice med förekommande klinisk praxis. Analyserna förväntas därmed också kunna bidra till implementering av Nationella riktlinjer och utväxling av gamla metoder. Utöver dessa aktiviteter har förvaltningen inom ATV och universitetsklinikerna 2013 slutfört ett omfattande projekt som syftar till att implementera ett utvecklingsinriktat ledarskap. Genom att skapa förutsättningar och öka kunskapen om ledningsprinciper och metoder som systematiskt har fokus på kvalitetssäkring och utvecklingsfrågor, skapas förståelse och engagemang bland chefer och medarbetare kring kvalitetsfrågor. Motsvarande insats påbörjas 2014 inom STV. Aktiviteter med start 2014 Under 2014 är hittills följande aktivetsplan beslutad: I STV har pengar avsatts centralt för att stimulera klinikerna till utvecklings- och kvalitetsarbete. Bedömningen av vilka projekt som skall prioriteras pågår. 4-5 projekt kommer att stödjas med start första halvåret Vid ett eller flera av dessa kommer även KBK-analyser göras. Studie för beräkning av KBK vid behandling med retainers både i ATV och i STV. Retainer är en tråd som fästs på baksidan av tänderna när den aktiva tandregleringen avslutas. KBK-analys vid hantering av filfrakturer i samband med rotbehandlingar i ATV. Studien görs i samarbete med STV Processkartläggning av de vanligaste vård- och behandlingsmomenten inom ATV och STV Fortsatt implementering av utvecklingsinriktat ledarskap inom stödfunktioner och STV Analys av utdata i SkaPa och Socialstyrelsens öppna jämförelser. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

101 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 20(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Jämlik tandvård 5.1 Ej Avhörda Barn Barn och ungdomar som inte kommer till undersökning efter upprepade och tidsmässigt nära kallelser, benämns Ej Avhörda Barn (EAB). Skälet till EAB varierar, men generellt registreras i journalen från hösten 2012 följande skäl: 1. EAB 18+ Patienten är 18 år och myndig. Anmälningsplikt enligt SoL föreligger inte för gruppen, men de omfattas av rätten till fri tandvård till det kalenderår de fyller 20 år enligt Tandvårdslagen. 2. EAB privat Patienten får sin tandvård hos vårdgivare som inte har vårdavtal med regionen. 3. EAB socialtjänst Patienten har anmälts enligt 4 kap, 1., SoL. 4. EAB STV Patienten får sin undersökning vid specialistklinik. 5. EAB utomlands Patienten bor utomlands och bedöms få sin tandvård där. Anmälan till Skattemyndigheten om utredning av folkbokföring övervägs. 6. EAB annat län Patienten får sin tandvård hos vårdgivare i annat landsting. 7. EAB obefintlig Patienten är försvunnen. Samverkan sker med polismyndighet. Allteftersom kallelser genomförs registreras i förekommande fall uppgifter om EAB för barn och ungdomar som är listade hos Folktandvården. Förutom i Göteborgsnämnderna (HSN5, 11 och 12) hanteras registreringen av klinikerna själva. I Göteborg sköts hanteringen av en projektgrupp, som får uppdraget av klinikerna då vårdnadshavare och ungdomar inte hörsammar kallelse till undersökning. Tabell 13 beskriver sammanfattande antal EAB-registreringar SoL och 18+ under redovisningsperioden. Redovisningen omfattar även utfall per klinik i nämnd 2 och 3 då detta har överenskommits. Redovisningen bygger på gjorda registreringar i T4. Skälighetsbedömning har också gjorts utifrån ersättningen, som bygger på uppgifter i Barn2011. Generellt är avvikelsen mycket liten mellan systemen. Den bedöms helt relevant, då det i praktiken kan finnas en fördröjning mellan att förändringar i poster i Barn2011 hanteras i T4. Ingen klinik har fler registrerade EAB än vad som motsvarar utebliven barnpeng. Det vanliga är att de ligger i nivå med utebliven barnpeng, vilket är en förväntan om klinikerna inte är försenade med kallelser eller undersökningar. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

102 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 21(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 13: EAB; Antal och andel 18+ och SoL Nämnd 18+ Antal SoL Antal Totalt Antal Totalt Andel HSN ,6 HSN ,7 Bengtsfors/Ed ,8 Färgelanda ,1 Mellerud ,7 Åmål ,6 HSN ,5 Dalaberg ,4 Källstorp ,2 Sylte ,1 Maria Albert ,8 Uddevalla City/Ljungskile ,6 Lilla Edet ,7 Vänersborg ,2 HSN ,4 HSN ,9 HSN ,6 HSN ,4 HSN ,6 HSN ,4 HSN ,5 HSN ,7 HSN ,6 Totaler ,7 Källa: Antal registrerade EAB-barn i ackum från T4:s kallelsesystem t o m /Agneta Stensjö Erfarenheter från arbetet med EAB visar på mycket goda möjligheter att påverka utfallet avseende barn och yngre tonåringar. Framförallt är fokuserad dialog med vårdnadshavare framgångsrik för att nå effekt. Likaså är ett systematiskt arbetssätt med aktualisering om anmälan till socialtjänsten en kraftfull metod. Motsvarande arbetssätt är inte möjligt för ungdomar som är myndiga. Målgruppen är svår att nå och här finns egentligen endast möjlighet att i dialog motivera och ge erbjudande att komma till en undersökning. Gruppen 18+ dominerar också bland EAB, och är skälet till att måltal i nämnd 5 inte kan nås. Bedömningen är att måltalet inte är nåbart med nuvarande förutsättningar. Målrelaterad ersättning är kopplad till satt mål även Vikten att pröva olika sätt för att nå vårdnadshavare och ungdomar illustreras väl i EABprojektet, som bedrivs i Göteborg. Tabell 14 visar utfall för redovisningsperioden. Av Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

103 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 22(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné drygt 1499 bearbetade remisser 2013 har nästan 64 procent resulterat i att barnen kommit till en undersökning. Knappt 17 procent av färdigbehandlade remisser har inneburit en anmälan till socialtjänsten. Arbetssätt och rutiner från projektet införs generellt i ATV Tabell 14: EAB, utfall i EAB-projekt i Göteborg HSN 5 HSN 11 HSN 12 Totaler Antal remisser varav andel flickor (%) varav andel pojkar (%) Antal undersökta varav andel färdiga remisser (%) Antal EAB-kod (exkl. SoL) Antal SoL Antal omlistade, felaktig remiss mm Antal pågående Källa: EAB-projekt Gbg per /Eva-Karin Bergström 5.2 Anmälda barn Antalet anmälda barn enligt SoL per nämnd framgår av tabell 13. Under året har enstaka barn anmälts av annat skäl än EAB. Dessa anmälningar är inkluderade i tabellen. Under redovisningsperioden har 464 anmälningar gjorts, vilket är en väsentlig ökning jämfört med tidigare år. Skälet är att nya rutiner införts för barn som inte kommer till undersökning. Enligt rekommendationer från barnombudsmannen och regionens kompetenscentrum om våld i nära relationer (VKV), så har tandvården generellt ökat sina kunskaper kring barn som far illa. Kompetenshöjningen rör också kvinnor i utsatthet. Folktandvården har under 2012 inlett en nära samverkan med VKV. Här innefattas samverkansprojekt med primärvården (Göteborg och Borås) samt ett flertal utbildningsinsatser riktade till alla kliniker. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

104 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 23(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Könsuppdelad statistik All vårduppföljning epidemiologi, riskbedömning, frisktandvård mm kan redovisas utifrån ett genusperspektiv. Som regel sker också återföring till verksamheten och nämnderna sedan flera år med könsuppdelning. Syftet är att säkerställa så att osakliga könsskillnader inte finns i hälsoläge eller utförd vård och behandling. I föreliggande rapport saknas genusperspektiv i flera tabeller och resonemang. Skälet är vanligen att mer utförligt underlag lämnas i samband med årsredovisningen, exempelvis för EAB. Ett annat skäl att är att det inte funnits tid för bearbetning av alla underlag till denna rapport. Önskar nämnderna en komplettering av rapporten utifrån genusperspektiv så lämnas det efter begäran. Ett par jämställdhetsanalyser som genomförts de senaste åren redovisas i Folktandvårdens kvalitetsuppföljning för specialisttandvård. En av analyserna berör allmäntandvård och beskriver uteblivande från bokad behandling och debitering av sådana uteblivande. Analysen visar ingen omotiverad skillnad mellan män och kvinnor avseende uteblivande planeras två nya analyser utifrån jämställd vård: 1) Ortodonti; att likvärdig vård erbjuds oberoende av kön, och 2) Pedodonti; att likvärdig bedömning görs oberoende av genus vid urval för tandvård under narkos. I bägge analyserna inkluderas verksamhet inom allmäntandvård. Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

105 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 24(24) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tillgänglig tandvård 6.1 Tillgänglighetsdatabasen (TDB) Folktandvården har i dag över 90 % av sina kliniker inventerade i TDB. Samtliga allmäntandvårdskliniker i samtliga nämnder är anslutna. I enstaka fall behöver dock uppdatering göras. I samband med att nuvarande version av TDB uppgraderas till TD2 behöver ett flertal av genomförda inventeringar göras om. Inventeringarna kommer att ske i samverkan med det projekt som drivs regiongemensamt av Rättighetskommitténs kansli. För att inte tappa tid har inventering av de kliniker som behöver uppdateras i allmäntandvården beställts via Rättighetskommitténs kansli i Västra Götalandsregionen. Arbetet kommer vara slutfört under 2014 Databasen är tillgänglig på varje kliniks hemsida: Kvalitetsuppföljning Allmäntandvården FTV VGR 2013

106 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (1)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Kvalitetsuppföljning STV God tandvård uppföljningsrapport

107 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (2)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Innehållsförteckning 1. Säker tandvård Journalgranskning Andel avvikelser (utifrån risk för patientskada) Kunskapsbaserad och ändamålsenlig tandvård SkaPa NQRDI Patientfokuserad tandvård Patientenkät Effektiv tandvård Kunskapsöverföring från STV till ATV Ta fram metod som möjliggör identifiering av kvalitetsbristkostnader (kbk) Jämlik tandvård Individbaserad statistik Jämställdhetsanalys av två patientgrupper Åtgärder för att nå barn i socioekonomiskt utsatta områden Tillgänglig tandvård Väntetid till besök prio A Väntetid till narkos för barn och ungdomar Tillgänglighetsdatabasen Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

108 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (3)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Säker tandvård 1.1 Journalgranskning Vad ska rapporteras: Granskade journaler: J/N + redovisning Syfte: god och säker vård Fram till och med hade 28 av nedan 44 (64 %) specialisttandvårdskliniker genomfört en strukturerad journalgranskning under innevarande år. Övriga kliniker kommer att genomföra granskning innan året är slut. Under både 2011 och 2012 genomfördes journalgranskning på 100 % av specialisttandvårdens kliniker. Vid granskningstillfället väljs slumpmässigt ett antal journaler ut från varje behandlare. Journalerna granskas enligt mall av annan behandlare än den som fört journalen. Klinikens sammantagna resultat diskuteras på terapimöten eller arbetsplatsträffar. Tabell 1. Redovisning per specialisthus: Ort Klinik Kommentar Borås Bettfysiologi Klart. Inget anmärkningsvärt. Bra diskussion vid genomgång Endodonti Käkkirurgi Ortodonti Alingsås/Borås Oral protetik Parodontologi Pedodonti Sjukhustandvården Alingsås/Borås Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt. Bra diskussion vid genomgång Klart. Inget anmärkningsvärt. Bra diskussion vid genomgång Klart. Förbättringsområden på klinik: användning av ICD-10- diagnoser Klart. Inget anmärkningsvärt Göteborg Bettfysiologi Bokat i november Brånemarkkliniken Endodonti Käkkirurgi Mun-H-Center Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Bokat i november Klart. Förbättringsområde på klinik: uppdatering av anamnes i Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

109 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (4)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Oral Medicin Ortodonti Parodontologi Pedodonti Radiologi Sjukhustandvården Östra - Kungälv Hälsodeklarationen. Ska genomföras innan årsskiftet Klart. Inget anmärkningsvärt Inbokat i november Ska genomföras innan årsskiftet Hanterar inga journaler, men väl remisser och remissvar Dubbelgranskar som regel Ska genomföras innan årsskiftet Mölndal Bettfysiologi Klart. Inget anmärkningsvärt Endodonti Käkkirurgi Oral Protetik Ortodonti Mölndal- Stenungsund Parodontologi Pedodonti Sjukhustandvård Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Skövde Bettfysiologi Inbokat i november Endodonti Ortodonti Falköping Ortodonti Lidköping Ortodonti Skövde Oral protetik Parodontologi Pedodonti Sjukhustandvården Inbokat i november Klart. Vissa journaler svårlästa på grund av att den nya versionen av Edward tog bort en del data. Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Synpunkt: se Falköping Klart. Inget anmärkningsvärt Inbokat i november Klart. Inget anmärkningsvärt Bokat i november Uddevalla Bettfys Bokat i november Endodonti Bokat i november Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

110 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (5)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Ortodonti Vänersborg Ortodonti Uddevalla Parodontologi Pedodonti Protetik Sjukhustandvård Trollhättan-Uddevalla Klart. Inget anmärkningsvärt Klart. Inget anmärkningsvärt Bokat i november Bokat i november Bokat i november Klart. Inget anmärkningsvärt Specialisttandvårdens klinikchefer påpekar att journalgranskning uppfattas som positivt på klinikerna och medför en kvalitetssäkring av verksamhetens patientdokumentation. Detta bidrar till en säker och god tandvård. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

111 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (6)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Andel avvikelser (utifrån risk för patientskada) Vad ska rapporteras? Antal registrerade skador per verksamhet Syfte: säker vård Rapporten bygger på de avvikelser som är rapporterade i MedControlPro till och med Tabell 2. Totalt antal rapporterade avvikelser 1 januari 31 oktober 2013 Klassificering avvikelse Folktandvården totalt Vårdskada Arbetsskada Patientklagomål Övrigt Totalt Antal 479 st 174 st 44 st 222 st 919 st Antalet rapporterade avvikelser i MedControlPro har under årets första tio månader ökat med 602 st jämfört med samma tidsperiod Detta förklaras av att MedControlPro breddinfördes i hela Folktandvården under slutet av 2011 och början av Antalet rapporterade avvikelser skall ställas i relation till antal patientbesök, som 2012 uppgick till Vårdskador Avvikelser där patient har drabbats av, eller har kunnat drabbas av, vårdskada. Totalt rapporterades under perioden 479 avvikelser, varav 48 % berörde flickor/kvinnor och 44 % pojkar män. I 8 % fanns genus ej angivet, då en del rapporterade vårdskador inte rör en specifik patient. Tabell 3. Fördelning vårdskador mellan olika verksamhetsgrenar: Kunnat inträffa Har inträffat Totalt ATV STV FoUU Totalt var könsfördelningen 43 % flickor/kvinnor och 43 % pojkar/män. Andelen, där genus ej fanns angivet, var då 14 %. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

112 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (7)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Konsekvens för patienterna Typ av händelse Händelserna utgör 94 % av alla rapporterade vårdskador. Tabell 4. De tolv vanligaste orsakerna, redovisat som antal, totalt och för specialisttandvården Händelse Totalt STV Filfraktur Förväxling Diagnos missad 45 0 Material, instrument 44 3 Mjukdelsskada 42 5 Kommunikation 40 8 Förlorat föremål i halsen 29 9 Dokumentation 28 5 Anestesi 14 2 Strålningsrelaterad 12 1 Allergi 11 2 Rotperforation Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

113 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (8)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Åtgärder totalt Folktandvården Förutom den analys av avvikelsen som alltid sker lokalt och som följs upp med anpassade åtgärder på den enskilda kliniken så har åtgärder satts in övergripande för hela Folktandvården Västra Götaland. Filfrakturerna har analyserats för att få en bild av omständigheterna. Detta kommer att resultera i uppdaterade rekommendationer kring rotbehandling. Förväxling. Samtliga kliniker har rutiner som säkrar rätt patientidentitet och behandling av fel patient är ovanligt. Ännu finns dock rapporterade tillbud. Förväxling inom individen förekommer men de flesta rapporterna rör förväxling av dokumentation eller material. Missad diagnostik domineras av 2 grupper: Permanenta hörntänder. Detta har uppmärksammats på ett tydligare sätt i och med den samlade bilden i MedControl. För samtliga fall har en händelseanalys gjorts. Detta har givit värdefull kunskap. En projektgrupp har skapats med deltagare från såväl ATV som STV. Uppdraget är att genomlysa denna fråga grundligt med målet att skapa förutsättningar för att eliminera missad och försenad diagnostik. Missad karies. Här rör rapporteringen huvudsakligen enstaka behandlare där klinikchefen uppmärksammat detta med särskild rapport. Särskilda insatser pågår i dessa fall. Vårdskador specifikt Specialisttandvård Tabell 5. Fördelning per Specialitet Specialitet Antal Bettfysiologi 1 Endodonti 13 Käkkirurgi 6 Ortodonti 4 Pedodonti 7 Parodontologi 2 Protetik 5 Röntgen 0 Sjukhustandvård 21 Totalt 59 Vid samma tidpunkt 2012 hade Specialisttandvården rapporterat 55 vårdskador. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

114 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (9)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Lex Maria-händelser (totalt Folktandvården) Under 2013 har tolv händelser anmälts som Lex Maria fram till Tabell 6. Lex Maria-händelser Orsaker till Lex Maria-anmälningarna Antal Beslut från SoS Kritik Eller IVO Ej kritik Obeslutade Fördröjd diagnostik av parodontal skada 1 1 Fördröjd diagnostik av permanent hörntand Fel tand extraherad Förlorat föremål i halsen 2 2 Brännskada läpp 1 1 Omfattande besvär efter extraktion 1 1 Förväxling av läkemedel 1 1 Summa Återrapportering skall ske till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) om vidtagna förvaltningsgemensamma åtgärder. Med hänsyn till det stora antal behandlingar som utförs är detta låga tal. Verksamhetsutvecklare med särskild utbildning gör kvalificerade händelseanalyser på alla händelser som betecknas som allvarliga. Erfarenheter från dessa återkopplas till verksamheten. Enskilds anmälan till Socialstyrelsen om fel i vården (totalt FTV) Inkomna anmälningar under 2013 fram till den 31 oktober är 22 stycken, vilket är i nivå med föregående år. Från 1 juni 2013 har IVO övertagit Socialstyrelsens roll som mottagare och utredare av klagomål i vården. Dessa fall har sin grund i ett missnöje från patienten. Det kan variera vilken saklig grund som finns i dessa klagomål och det är viktigt att veta att detta är patientens bild. Av de 22 anmälningarna rör fem st behandlingsskador, fyra st felbehandlingar, tre st fel diagnos och tre st känselbortfall. Därutöver fanns enstaka anmälningar mot bakgrund av bemötande, värk efter behandling samt att behandlingen ej varit framgångsrik. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

115 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (10)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Socialstyrelsens och IVO:s bedömning innebär inte alltid kritik. Varje fall där patienten gör en anmälan måste dock ses som ett misslyckande om inte annat i kommunikationen med patienten. Målet är att på sikt minska dessa anmälningar. Åtgärder med anledning av patientklagomål Betydande insatser har gjorts när det gäller att förbättra klinikernas kostnadsinformation inför planerad behandling. Utökad service till klinikerna med stöd i debiteringsfrågor har skapats av Folktandvårdens enhet för Verksamhetsutveckling, Kvalitet och Samordning. En brevlåda för frågor och synpunkter från patienter har skapats på Folktandvårdens externa hemsida. Inkommande frågor får snabbt svar direkt eller förmedlas till rätt forum. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

116 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (11)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Kunskapsbaserad och ändamålsenlig tandvård 2.1 SkaPa Vad ska rapporteras: Anslutningsmånad och inrapportering till SKaPa inledd Syfte: skapa förutsättningar till nationella jämförelser och följsamhet till nationella riktlinjer Svenskt Kvalitetsregister för Karies och Parodontit (SKaPa) startade den 1 januari Registret har genomgått en uppbyggnadsfas om drygt fyra år och den 17 november 2011 övergick projektet SKaPa i förvaltningsfas. Visionen är att SKaPa som ett tandvårdens register skall omfatta all offentligt bedriven vård och en stor del av privat bedriven tandvård. SKaPa kan komma att ge svar på frågor som svensk odontologi tidigare inte kunnat utvärdera. Det gäller allt från vilken vård vi ger till barn och ungdomar till kvaliteten i vården till äldre. Vi ser vidare möjligheter att använda SKaPa för forskningsändamål. Tolv landsting är nu anslutna till kvalitetsregistret och sex landsting har påbörjat systemanpassningar för anslutning. En privatklinik inom Praktikertjänst är ansluten. Anpassningar krävs till Praktikertjänsts nya journalsystem. Det finns ett återstående problem med att skicka data på barn i T4-landstingen som skall vara löst före årsskiftet 2013/2014. Folktandvården i Västra Götaland är numera anslutna till registret och levererar patientdata fortlöpande. SKaPa avser lämna en rapport med jämförelser mellan de anslutna landstingen under första halvåret NQRDI Vad ska rapporteras: Avrapportering kring utvecklingen av NQRDI Syfte: skapa förutsättningar till nationella jämförelser och följsamhet till nationella riktlinjer Syftet med registret är att kartlägga omfattningen av implantatbehandling, samt att registrera patienttillfredsställelse, tuggfunktion, implantatförluster och övriga komplikationer. Genom registret kan lyckandefrekvensen för nya och modifierade implantattyper kartläggas, liksom hur nya och modifierade kirurgiska tekniker påverkar lyckandefrekvensen. Bristfälliga material och metoder kan sorteras ut med hjälp av information från detta kvalitetsregister. Registret är fortfarande i ett uppbyggnadsskede. Enligt uppgift från registerhållaren bedöms det vara i full drift kring årsskiftet 2013/2014. Folktandvården kommer så snart detta är bekräftat påbörja arbetet med att ansluta verksamheten till NQRDI. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

117 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (12)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Patientfokuserad tandvård 3.1 Patientenkät Vad ska rapporteras: Andel som svarat bra/mycket bra i patientenkäten, avseende upplevelsen om information, delaktighet och bemötande. Måltal: 80% Syfte: att uppmärksamma att patientens upplevelse av vården är en väsentlig del av vårdkvaliteten. Patientens upplevelse av vården är en väsentlig del av vårdkvaliteten. Folktandvården genomför en kontinuerligt återkommande kundenkät besvarade (2011: ) patienter enkäten, vilket innebar en svarsfrekvens om 72 % (2011: 63 %). Bland de som besvarat enkäten utgörs 56 % kvinnor, 42 % män. 2 % har inte angivit något kön. I förvaltningens styrkort målsätts patientnöjdhet utefter en fråga där våra kunder får gradera hur starkt de samtycker till påståendet Jag är nöjd med Folktandvården och rekommenderar dem gärna till mina bekanta (max index: 100). Undersökningen genomfördes i april 2013 och visar att kundnöjdheten på förvaltningsnivå ligger kvar på samma nivå som vid föregående mätning, ett index på 89. Tabell 7. Nöjd-kund-index i 2013 års patientenkät Specialistklinikerna i område HSN Nöjd-kund-index i 2013 års patientenkät Fyrbodal 1, 2 och 3 94 Göteborg 5, 11 och S Bohuslän 4 och 7 93 S Älvsborg 6 och 8 91 Skaraborg 9 och Medel 93 Resultatet för specialisttandvården avseende nöjd-kund-indexet är på en mycket hög nivå. Förutom nöje-kund-index följs även fyra separata frågor ur i enkäten, avseende patienternas upplevelse av: 1. Nöjdhet med information om behandlingen och att man upplever att man blivit lyssnad på 2. Ha erhållit ett kostnadsförslag 3. Nöjdhet avseende bemötande i receptionen 4. Att det varit lätt att få kontakt med och besöka kliniken Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

118 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (13)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Tabell 8. Resultat kundenkät för specialisttandvården. Separat redovisning av specifika bemötandefrågor. Kunder som svarat ganska/mycket nöjd (5-8 på en skala): Frågor Utfall 2011 (index) Nöjdhet med informationen om behandlingen och upplever att de blir lyssnade på Utfall 2013 (index) Anser sig ha fått kostnadsförslag Nöjdhet med bemötandet i receptionen Att det varit lätt att få kontakt med och besöka kliniken Resultatet har kommunicerats till klinikerna under september månad och har föranlett ett flertal pågående analyser samt handlingsplaner. Nästa kundundersökning genomförs Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

119 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (14)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Effektiv tandvård 4.1 Kunskapsöverföring från STV till ATV Vad ska rapporteras: Hur identifierade utvecklingsområden (från 2012 års rapport; Lokal plan för kunskapsöverföring) fortlöper Syfte: * Kompetenshöjning av ATV, * Vård på rätt nivå Genom en planerad kunskapsöverföring stärks möjligheterna att bedriva god tandvård till befolkningen i regionen, vilket innebär en vård som är säker, kunskapsbaserad och ändamålsenlig, patientfokuserad, effektiv, jämlik samt i rimlig tid. Vilka aktiviteter som ingår i den planerade kunskapsöverföringen, definieras i lokal plan för ämnesspecifik kunskapsöverföring. Mot bakgrund av analyser som genomfördes under 2011 och 2012, identifierades ett antal utvecklingsområden för , i syfte att säkra en god och ändamålsenlig överföring av kompetens mellan specialisttandvård och Folktandvårdens allmäntandvård samt övriga vårdgivare. Nedan följer en beskrivning av definierade utvecklingsområden, tillsammans med de aktiviteter som fram till 31 oktober genomförts, eller planeras. 1. Information till behandlare Analysen 2012 visade att alla behandlare inte fått information, eller inte förstått möjligheten till avgiftsfria konsultationer samt annan ämnesspecifik kunskapsöverföring, såsom auskultationer. Slutsatsen blev att aktiviteter behöver vidtas för att öka kännedomen. Aktiviteter: o Kartläggning om kännedom, samt information om möjlighet, till patientrelaterade konsultationer vid remittentenkät. Redovisning aktivitet: Specialisttandvården genomförde under april 2013 en remittentenkät. Enkätens målgrupp var samtliga verksamma allmäntandläkare inom Västra Götalandsregionen och urvalet bestod av Tandvårdsenhetens mailregister om totalt 850 tandläkare. Undersökningen genomfördes som en kvantitativ webbenkät. Följande information samlades från remittenterna avseende Folktandvårdens specialisttandvård: o Hur ofta man remitterar o Till vilka områden o Till vilka specialiteter o Totalintryck o Hur väl specialisttandvården uppfyller ett antal valkriterier o Förekomst av konsultationsbesök Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

120 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (15)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin o Önskemål/behov av konsultationsbesök, och i så fall, i vilken specialitet o Vad som är viktigast o Vad som saknas Totalt besvarade 645 allmäntandläkare enkäten (svarsfrekvens 76 %). Sammanfattningsvis var resultatet mycket positivt, särskilt vad gäller remittenternas förtroende för specialisttandvårdens kompetens, kvalitet på behandlingar och goda konsultationer. Flera av framför allt privattandvårdens allmäntandläkare angav i enkäten att de önskade fler konsultationer. Det största förbättringsområdet som enkäten visade, är att hålla korta väntetider till specialisttandvård. Resultatet visade även på ett behov av att se över specialisttandvårdens webbsidor. Ett urval av enkätresultatet avseende Folktandvårdens specialisttandvård (STV): o Andel kvinnor som besvarade enkäten: 61 % o Andel som varit i yrket > 20 år: 56 % o Andel som remitterar > tio gånger per år: 55 % o Andel som remitterar 4-10 gånger per: 34 % o Störst andel tandläkare remitterar till käkkirurgi (87 %), endodonti (72 %) och parodontologi (72 %) o Andel som anger att STV:s totalintryck är mycket eller ganska bra: 87 % o Andel som anger att STV har hög yrkeskompetens: 89 % o Andel som anger att STV har hög kvalitet/goda behandlingsresultat: 87 % o Andel som anger att STV tillhandahåller god konsultation: 80 % o Andel som anger att STV har korta kötider: 17 % o Andel som anger att STV har en bra hemsida: 15 % o Andel privattandläkare som anger att de skulle vilja få konsultationer på sin klinik av STV: 30 % I enkäten gick även att utläsa inom vilka specialiteter som remittenterna skulle tycka det var värdefullt att få konsultationsbesök i: Tabell 9. Andel tandläkare som angav att de ansåg det värdfullt med konsultationsbesök inom specialiteten Specialitet Andel tandläkare Oral protetik 86 % Ortodonti 68 % Parodontologi 68 % Käkkirurgi 59 % Endodonti 52 % Bettfysiologi 48 % Pedodonti 50 % Sjukhustandvård/Oral Medicin 37 % Oral radiologi 28 % Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

121 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (16)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Samtliga tandläkare, som erbjöds deltagande i enkäten, fick även en skriftlig återkoppling om resultatet i juni månad, se bilaga 1 (utkast). I utskicket, där kontaktuppgifter till alla specialistkliniker fanns angivna, uppmuntrades allmäntandläkarna att kontakta specialisttandvården för att boka konsultationer. Under hösten har ett ökat antal privattandläkare kontaktat specialisttandvården för önskemål om konsultation, vilket antas vara ett resultat av utskicket. o Uppdatering av webbsidor per specialitet, vilka planeras innehålla en ökad och specifik information till övriga vårdgivare, om möjlighet till konsultationer och auskultationer. 2. Målstyrning Redovisning aktivitet: Uppdatering av specialisttandvårdens samtliga klinik- och specialitetssidor pågår sedan våren 2013 och beräknas vara klar senast under första kvartalet I uppdateringen ingår översyn av text och länkar samt framtagande av delvis nya fotografier som är speciellt anpassade utifrån specialisttandvårdens behov. På webbsidorna planeras anpassad information för såväl patient som vårdgivare. För allmäntandläkare skall möjlighet till kunskapsöverföring i form av konsultationer och auskultationer, speciellt finnas beskriven. Analysen visade att samtliga av Folktandvårdens allmäntandvårdskliniker inte bokat in konsultationer 2012, samt att efterfrågan på konsultationer från vissa specialiteter kunde förbättras. Slutsatsen blev att aktiviteter behöver vidtas för att säkerställa dels att alla allmäntandvårdskliniker inom Folktandvården genomför konsultationer, dels att konsultationer och ämnesspecifik kunskapsöverföring genomförs av samtliga specialiteter. Aktiviteter: o Införande av mål och styrtal i Folktandvårdens styrkort och klinikernas klinikkontrakt avseende patientrelaterade konsultationer, såväl i allmäntandvård som specialisttandvård Redovisning aktivitet: Sedan 2013 finns följande styrtal med mål i Folktandvårdens styrkort: o o Specialisttandvården: andel kliniker som genomfört budgeterat antal timmar patientrelaterade konsultationer inom Folktandvårdens och privattandvårdens allmäntandvård. Mål: 100 %. Allmäntandvården: andel kliniker som genomfört budgeterat antal patientrelaterade konsultationstillfällen med specialisttandvård (minst två per klinik, exklusive ortodonti) under året. Mål: 100 %. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

122 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (17)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Sedan 2013 finns följande styrtal med mål i klinikernas verksamhetskontrakt (klinikkontrakt): o o Specialisttandvården: Antal timmar genomförda patientrelaterade konsultationer inom allmäntandvård. Mål: 100 % av budgeterat antal timmar. Allmäntandvården: Antal genomförda patientrelaterade konsultationstillfällen med specialisttandvård (exklusive ortodonti). Mål: 100 % av budgeterat antal tillfällen minst två per klinik. Aktiviteten ingår i de styrtal som är kopplade till Folktandvårdens modell för Resultatdelning 2013, såväl för allmän- som specialisttandvård. o Framtagande av mall för bättre struktur och planering av bokning för konsultationer i Folktandvårdens allmäntandvård Redovisning aktivitet: I syfte att underlätta bokning och planering av patientrelaterade konsultationer togs inför 2013 ett bokningsschema samt ett regelverk fram. Se bilaga 2. Effekterna av ovan två aktiviteter under rubrik 2. Målstyrning kan redan ses. Under oktober har en sammanställning av genomförda och planerade patientrelaterade konsultationstillfällen 2013 inom allmäntandvården gjorts. Uppföljningen visar att samtliga allmäntandvårdskliniker beräknas nå sina individuella mål om att genomföra minst två patientrelaterade konsultationer under året. Totalt kommer specialisttandvården genomföra drygt 330 konsultationer inom Folktandvårdens allmäntandvård under året. Om det vid varje konsultationstillfälle visas och terapiplaneras i medel fyra patienter, innebär det att sammanlagt över patienter erhållit en kvalificerad specialistbedömning under 2013, utan att de behövt bli remitterade till specialisttandvård. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

123 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (18)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Till detta kommer de patientrelaterade konsultationer som genomförs i privattandvården. Ett ökande intresse från såväl Folktandvårdens som privattandvårdens allmäntandvård syns inte minst inom Gerioweb, där allt fler tandläkare regelbundet deltar i terapidiskussionerna. Konsultationstillfällena kan medföra ett minskat remissinflöde till specialisttandvården, men även det motsatta ett ökat remissinflöde. Vid konsultationstillfället ökar dels behandlarens kunskaper om möjliga behandlingar inom specialisttandvårdens gränssnitt, dels kan patientens kunskap och motivation för specialistvård öka. Oavsett hur remissvolymen påverkas, bidrar konsultationer inom allmäntandvård till en tillgänglig vård och att rätt vård utförs på rätt vårdnivå, det vill säga på rätt sida gränssnittet. 3. Uppdatering gränssnitt Analysen 2012 visade att gränssnittet från 2009 för vilken vård som skall utföras i allmän- respektive specialisttandvård är i behov av uppdatering. Aktiviteter: o Uppdatering gränssnitt Redovisning aktivitet: Uppdatering av Folktandvårdens gränssnitt mellan allmän- och specialisttandvård påbörjades i juni 2013 och beräknas vara färdigställt i december Ägaren har påtalat regionens planeringsansvar och att inom detta fastställa ett regionalt gränssnitt. Det regionala gränssnittet planeras utgå från Folktandvårdens och kommer förankras i det odontologiska sektorsrådet i december I plan ingick dessutom följande aktiviteter för 2013/2014: o Utarbetande av förslag på ämnesspecifik uppdatering utifrån genomförd remissanalys Redovisning aktivitet: I de lokala planerna för ämnesspecifik kunskapsöverföring ges specialisttandvården i uppdrag att genomföra en årlig strukturerad analys av remisser som kommer från privattandvårdens och Folktandvårdens allmäntandvård. Syftet med analysen är att, utifrån inkomna remisser, definiera verksamhetens kompetensbehov, vilket är av stor vikt för att säkerställa gränssnittet samt att ytterst tillhandahålla en jämlik och kostnadseffektiv vård i hela regionen genomfördes analysen under maj månad och omfattade inkomna remisser. Den grundläggande frågeställningen då var om tillräckligt med information fanns angiven för att remissmottagaren skulle ha möjlighet att köprioritera och kalla aktuella patienter på ett säkert sätt. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

124 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (19)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin o o Förra årets analys visade på brister avseende uppgifter om allmän anamnes, odontologiskt status och planerad behandling hos remittent. För att hantera identifierade brister togs bland annat en remissmall fram, vilken implementerades under våren 2013 Insatta åtgärder utvärderas i 2013 års remissanalys, vilken genomfördes under september och oktober månad. Resultatet från denna kan redovisas i 2013 års rapport till hälso- och sjukvårdsnämnderna. Översyn av antal resurstandläkare per specialitet samt deras geografiska placering utifrån behov och efterfrågan. Folktandvårdens resurstandläkare är ett antal mycket erfarna allmäntandläkare, som verkar inom ett geografiskt upptagningsområde i syfte att klara samtliga behandlingar avseende ett specifikt ämnesområde inom allmäntandvårdens gränssnitt. Genom att erbjuda patienten behandling hos en resurstandläkare, i stället för att remittera allmäntandvård till specialisttandvården, styr bland annat mot en resurseffektiv, tillgänglig och jämlik vård. I dagsläget finns 49 resurstandläkare inom ämnesområdena kirurgi, protetik, endodonti, pedodonti och sjukhustandvård. Av resurstandläkarna har 17 koppling till specialisthuset i Borås, 7 till specialisthuset i Göteborg, 9 till specialisthuset i Mölndal, 8 till specialisthuset i Skövde och 8 till specialisthuset i Uddevalla. Totalt sändes ca remisser från en allmäntandvårdsklinik till en annan allmäntandvårdsklinik med resurstandläkare under Akuttandvården i Göteborg var den klinik med resurstandläkare som tog emot flest remisser (638). Enligt lokal plan för kunskapsöverföring har specialisttandvården i uppdrag att stödja resurstandläkarna med kompetensutveckling två dagar per år och individ. Efter att uppdateringen av gränssnittet färdigställts i december 2013, planeras en uppföljning och översyn av antalet resurstandläkare inom respektive ämnesområde samt deras geografiska placering utifrån behov och efterfrågan. Arbetet kommer att påbörjas i allmän- och specialisttandvårdens ledningsgrupp med en fokusdag i februari Översyn av auskultationsprogram för nyutexaminerade tandläkare Under 2013 har ett förtydligande avseende rutin för bokning och uppföljning av auskultationer inom STV tagits fram. Se bilaga 3. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

125 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (20)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Ta fram metod som möjliggör identifiering av kvalitetsbristkostnader (kbk) Vad ska rapporteras: Årliga analys av kbk och redovisning av metodik. Redovisa utvecklingsområdden och insatser med önskad effekt Syfte: Systematiskt kunna analysera kostnader som uppkommer pga försenad eller felaktig diagnostik och behandling Bakgrund till, redovisning av metodik för analys av kvalitetsbristkostnader inom förvaltningen, samt genomförda aktiviteter se Kvalitetsuppföljning Allmäntandvård kap 4.2 Ta fram metod som möjliggör identifiering av kvalitetsbristkostnader (kbk). Redovisningen kompletteras med nedan synpunkter, vilka särskilt belyser arbetet ur specialisttandvårdens perspektiv. Beräkningar av kvalitetsbristkostnader ingår i ett systematiskt kvalitetsarbete. En analys av dessa kostnader på förvaltningsnivå kräver dock tillgång till valida data. Dessutom måste både adekvata kvalitetsmått identifieras och gränsvärden för brister diskuteras. Folktandvården har under de senaste tre åren arbetat med att bygga upp nödvändig infrastruktur och kunskap för att underlätta kvalitetsarbete, både lokalt på kliniker och på central nivå i organisationen. Förvaltningens systematiska kvalitetsarbete bedrivs både lokalt på kliniker och centralt i organisationen. Det förvaltningsövergripande arbetet sker huvudsakligen inom Enheten för Verksamhetsutveckling, kvalitet och samordning (VuKS). Kunskap kring vårdkvalitet samlas i huvudsak in från tre olika källor systemet för vårdavvikelser och patientklagomål (MedControlPro), en datamodell för vårduppföljning (VuF) samt utredningar av frågeställningar genererade inom allmän- och specialisttandvård. Figur. Process på förvaltningsnivå Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

126 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (21)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Vid analys av vårdutfall och kvalitet beaktas ett stort antal parametrar, ofta unika för den aktuella frågeställningen. Andra analyser är mer allmängiltiga, exempelvis kvalitetsbristkostnader och hälsoekonomisk utvärdering. Kvalitetsbristkostnader har uppmärksammats alltmer under de senaste åren. Orsaken är framför allt att förvaltningen byggt upp förbättrade system för datainsamling, vilket är en förutsättning för ett effektivt systematiskt kvalitetsarbete samt beräkningar av kvalitetsbristkostnader på förvaltningsnivå. Dessutom har Folktandvården Västra Götaland anslutits till det nationella kvalitetsregistret SkaPa, vilket skapar ytterligare förutsättningar för analys. Identifiering av kvalitetsbristkostnader 2013 I ett samarbetsprojekt mellan allmäntandvård, specialisttandvård och Institutionen för Odontologi kring försenad diagnos av retinerade hörntänder har beräkningar gjorts av kvalitetsbristkostnader för ett antal olika tänkbara scenarier. Skillnaden i kostnad på individnivå är betydande (0-90 tkr) beroende på olika konsekvenser av den försenade diagnosen. Dessutom finns ett, i nuläget okänt, antal retinerade hörntänder som medför komplicerad behandling trots tidig upptäckt. Värden på förvaltningsnivå kan ännu ej beräknas då prevalenssiffror i litteraturen anses föråldrade. Planerade aktiviteter under 2014 Under första halvåret 2014 kommer Hörntandsprojektet att göra en omfattande kartläggning av prevalensen av försenad diagnostik av retinerade hörntänder inom VGR, bland annat för att kunna beräkna KBK på förvaltningsnivå. Inom enheten för Verksamhetsuppföljning, Kvalitet och Samordning (VuKS) kommer två olika kvalitetsprojekt att beräkna kvalitetsbristkostnader. I ett samarbete mellan allmän- och specialisttandvården kring en metod (s.k. retainers) för att undgå tillbakagång efter tandregleringsbehandling kommer kvalitetsbristkostnader att beräknas. Dessutom kommer kostnaden för avbrutna rotkanalsinstrument att beräknas och ställas i relation till effekten av förebyggande åtgärder se ovan. Den nyligen lanserade datamodellen för vårduppföljning kommer att utgöra underlag för en bred analys under Ett etablerat samarbete mellan allmän-, specialisttandvård och VuKS kommer att utvidgas. Den största utmaningen är att finna kriterier för begreppet brist. Resultatet av en specifik behandling påverkas av många olika faktorer. Det kan inte uteslutas att effekten kan variera trots att behandlingen utförts optimalt. Att utreda dessa förhållanden är en förutsättning för ett fortsatt arbete med kvalitetsbristkostnader. Inom specialisttandvården har anslagits medel för att stimulera till ett utvidgat systematiskt kvalitetsarbete. Flera av de projekt som tilldelats medel tar hänsyn till kvalitetsbristkostnader i sin plan. Projekten beräknas lämna slutrapporter inom 1 5 år. Förutom ovan, kommer specialisttandvården att starta upp ett internt utvecklingsarbete under Arbetet kommer innehålla tre delar: (a) produktions- och kapacitetsplanering, (b) Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

127 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (22)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin metod för internt förbättringsarbete och (c) ledarutveckling för organisationens klinikledningar. Tidplan för implementering av arbetet beräknas till 2014 och Genom att införa ett system i specialisttandvården för produktions- och kapacitetsplanering avses att utveckla och organisera vården för att möta befolkningens vårdbehov på bästa sätt samt att säkerställa hög kvalitet i vården. Via en tydlig och gemensam planeringmodell (PROSIT) underlättas dessutom identifiering av önskvärd bemanning samt att nyttja och samordna tillgänglig kompetens för en jämlik vård. I detta arbete kommer även ingå att starta upp framtagande av regionala vårdprocesser/vårdprogram. I specialisttandvårdens utvecklingsarbete under 2014 och 2015 ingår även att utbilda samtliga medarbetare i FOKUS en enkel och systematisk metod för att arbeta med ständiga förbättringar på kliniknivå. Metoden bygger på etablerade metoder och verktyg från SixSigma, LEAN och PDSA. Samtidigt som införandet av modell för produktionsplanering och metod för förbättringsarbete, kommer en mer omfattande ledarutvecklingsinsats för specialisttandvårdens klinikledningar att inledas. Genom att öka kunskapen om ledningsprinciper och metoder för kvalitetssäkring och utvecklingsfrågor, skapas förståelse och engagemang bland chefer och medarbetare för frågor om kvalitet och kvalitetsuppföljning. I arbetet kommer den kunskap och de erfarenheter som allmäntandvården och utbildningsklinikerna har, efter genomgången utbildning i utvecklingsinriktat ledarskap, tas tillvara. Utbildningen kommer även att anpassas efter specialisttandvårdens utmaningar och förutsättningar. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

128 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (23)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Jämlik tandvård 5.1 Individbaserad statistik Vad ska rapporteras: Individbaserad statistik redovisas könsuppdelat Syfte: Grund för analys. Jämlik vård Individbaserad statistik redovisas könsuppdelat i samtliga rapporter, delårsvis och helårsvis. Som regel sker också återföring till verksamheten och nämnderna sedan flera år med könsuppdelningen. Syftet är att säkerställa så att osakliga könsskillnader inte finns i hälsoläge eller utförd vård och behandling. Föreliggande rapport innehåller genusperspektiv i den mån detta funnits enkelt tillgängligt, det vill säga möjligt att snabbt ta fram. 5.2 Jämställdhetsanalys av två patientgrupper Vad ska rapporteras: * Fortsatt arbete med implementering * Presentation till HSN Syfte: Jämlik vård I Västra Götalandsregionens budget finns ett tydligt uppdrag till regionens verksamheter att uppmärksamma jämställdhetsfrågor. Arbetet börjar med att uppmärksamma kvinnors och mäns olika villkor. När könsskillnader synliggörs skapas kunskap om faktiska förhållanden. Könsuppdelad statistik lägger grunden för att utveckla verksamheterna efter både kvinnors och mäns behov. Omotiverade skillnader måste analyseras och åtgärdas. Under hösten 2013 har Folktandvården uppdaterat förvaltningens Likabehandlingsplan, se bilaga 4. Att alla medarbetare behandlas lika och att ingen utsätts för kränkande särbehandling är viktiga frågor för Folktandvården som arbetsgivare. Till Likabehandlingsplanen finns även en Samtalsguide och en Aktivitetsplan, se bilaga 5. Under 2013 uppmärksammas jämställdhetsfrågorna speciellt genom att all ledningspersonal utbildas i genusfrågor via e-learningutbildningen KRUS. Utbildningen är obligatorisk för alla chefer i organisationen och rekommenderas starkt till alla medarbetare. Enligt 2013 års överenskommelse skall Folktandvården åta sig att analysera minst två specialiteter/patientgruppers vård och behandling utifrån ett genusperspektiv, det vill säga att undersöka om kvinnor och män får likvärdig behandling och bemötande. Med fördel kan analyserna knytas till lokal plan för kunskapsöverföring mellan specialist- och allmäntandvård. Avseende jämställdhetsanalys av två patientgrupper, omfattar 2013 års kvalitetsbilaga två delar: 1. Sammanställning av de jämställdhetsanalyser som genomförts mellan 2011 och 2013 avseende: a. Uteblivande och hantering av debitering av uteblivande b. Till specialisttandvården skickade remisser Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

129 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (24)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Beskrivning av två nya områden 2014 för fortsatt analys av jämställd vård: a. Ortodonti; att likvärdig vård erbjuds oberoende av kön/genus b. Pedodonti; att likvärdig bedömning görs, oberoende av kön/genus, vid urval av de barn som får tandvård under narkos 1. Sammanställning av de jämställdhetsanalyser som genomförts mellan 2011 och 2013 avseende: a. Uteblivande och hantering av debitering av uteblivande Av Folktandvårdens totalt antal listade kunder 2013 är 51 % flickor/kvinnor och 49 % pojkar/män. I gruppen 3-19-åringar är % flickor och % pojkar. Bland de vuxna 20+ år råder det omvända förhållandet där % av listade kunder är kvinnor och % är män. Könsfördelningen varierar inte speciellt mellan åren. Pojkar och män får fler uteblivandeåtgärder registrerade, vilket tyder på att dessa uteblir i större utsträckning än flickor och kvinnor från uppsatta behandlingstider. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

130 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (25)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Andel 3-19 år som fått en uteblivandeåtgärd registrerad i sin journal, har minskat mellan , vilket kan vara en effekt av olika aktiviteter som Folktandvården vidtagit, såsom sms-påminnelser och projektet att identifiera ej avhörda barn. Av de 3-19-åringar som uteblivit under perioden har mellan 41 % - 43 % debiterats. Några större genusskillnader kan inte säkerställas. För gruppen 20+ år ses en klar trend avseende att fler uteblivande debiteras, både bland kvinnor och bland män. Under perioden har 2 % fler kvinnor debiterats och 3 % män. Att andelen som debiteras är något större bland män än kvinnor, har troligen sin orsak i att fler män uteblir från bokade behandlingstider, än kvinnor. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

131 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (26)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin b. Genusfördelning mottagna remisser Analysen avser andel flickor/kvinnor och pojkar/män som remitterats till specialisttandvården, där jämförelse nu kan göras mellan tre rapporteringstillfällen: , och , för att se eventuella skillnader över tid. Någon orsaksutredning avseende jämförelsen har ännu inte, av tidmässiga skäl, varit möjlig att göra. Genusfördelning barn och ungdomar 3-19 år Analysen visar att andelen flickor som remitteras till STV är något högre än andelen pojkar samtliga år. Analysen visar att specialistklinikerna för pedodonti samt ortodonti Göteborg mottar störst andel remisser (2013 > 70 %) i gruppen 3-19 år. Materialet visar också på en Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

132 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (27)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin andelsmässig ökning från 2011 till 2013 för pedodonti och ortodonti. Andelen remisser till käkkirurgi, protetik och sjukhustandvård har minskat mellan 2011 och Antalet remisser i åldersgruppen 3-19 år till specialistklinikerna för endodonti och parodontologi är mycket få. Diagrammet visar andelen flickor 3-19 år i, av specialisttandvården mottagna remisser vid tre tillfällen Mer än 70 % av remisserna skickas till specialistklinikerna i pedodonti och ortodonti Göteborg. Av remisserna till pedodonti utgörs knappt hälften av flickor (2013: 49 %). Andelen flickor som remitterades till ortodontikliniken i Göteborg var % och 2013 har andelen minskat till 57 %. Bland 3-19-åringar ses en överrepresentation av flickor, framför allt i de remisser som mottagits av bettfysiologi. Även om antalet remisser är lågt, stämmer den höga andelen flickor/kvinnor väl med det vetenskapliga kunskapsläget. Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

133 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (28)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Genusfördelning vuxna 20+ år Analysen visar att andelen kvinnor 20+ år som remitterats till specialisttandvården är högre än andelen män. Genusfördelningen skiljer inte mellan åren Analysen visar att sjukhustandvård, käkkirurgi och endodonti är de tre stora remissmottagarna i specialisttandvården när det gäller patienter 20+. Dessa tre specialiteter tar tillsammans emot > 70 % av alla remisser. Specialistklinikerna för parodontologi, bettfysiologi och oral protetik tar var för sig mot ungefär lika andel remisser (9-10 %) av det totala antalet. Andelsmässigt syns inga större skillnader mellan 2011 och Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

134 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (29)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Diagrammet visar att samtliga specialiteter tar emot fler remisser på kvinnor än män. De specialiteter där kvinnor är mest överrepresenterade är remisser till ortodonti och bettfysiologi. Antalet remisser till ortodonti är lågt. Att andelen kvinnor bland remisserna till bettfysiologi är mycket hög, stämmer väl med det vetenskapliga läget. Genusskillnaderna är minst i de största remissgrupperna sjukhustandvård och käkkirurgi. Ju färre antal remisser, desto större skillnader mellan åren Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013

135 Dokument nr : Version: Status: Sida: Def (30)35 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Specialisttandvården FTV VGR Kvalitetsuppföljning God tandvård 2013 Utfärdat av: Datum: Ann-Charlotte Sundelin Beskrivning av två nya områden 2014 för fortsatt analys av jämställd vård: a. Ortodonti; att likvärdig vård erbjuds oberoende av kön/genus Följande aktiviteter planeras ingå i analysen på utvalda kliniker: o Flödesanalyser av urval i tandregleringsprocessen o Orsaksanalys o Jämförelse med liknande processer och annat landsting o Redovisning och eventuellt förslag på åtgärder med handlingsplan november Urvalet av patienter som genomgår ortodontisk behandling sker i flera steg. För att förstå om selektionen sker på korrekta indikationer behöver hela processen studeras: 1. Bedömning av subjektivt och objektivt behandlingsbehov sker oftast inom allmäntandvården och ett urval av patienter erbjuds åtgärder 2. Patienten accepterar eller avböjer föreslagna åtgärder 3. Åtgärd utförs, som regel i form av konsultation med ortodontispecialist. I samband med denna görs ett urval av vilka patienter som erbjuds vård. Åtgärderna kan antingen vara; (a) expectans och ny konsultation, (b) behandling inom allmäntandvård, (c) patienten sätts upp på planeringslista till specialistkliniker eller (c) patienten skrivs direkt in på specialistklinik 4. Patienten accepterar eller avböjer föreslagna åtgärder 5. För de patienter som remitteras till specialistklinik görs en utredning, varefter adekvata åtgärder erbjuds 6. Patienten accepterar eller avböjer föreslagna åtgärder Kvalitetsuppföljning Specialisttandvården FTV VGR 2013