Svar på kommunrevisionens granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal KS/2016:

Transkript

1 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Svar på kommunrevisionens granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal KS/2016: Beslut Kommunstyrelsen överlämnar tjänsteskrivelse daterad och rapport daterad , som sitt svar på Revisionsrapport granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Sammanfattning Kommunrevisionen har granskat kommunstyrelsen, nämnden för Service, nämnden för Vård & Omsorg, nämnden för Förskola & Grundskola samt nämnden för Individ & Familjeomsorg med syftet att se om nämnderna säkerställt en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill syftade granskningen till att bedöma om det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. En arbetsgrupp med deltagare från berörda förvaltningar har gemensamt tagit fram en plan som sträcker sig till år 2018 för att bemöta de förbättringsområden och rekommendationer som framgår av revisionsrapporten. En uppdaterad beskrivning över lokalförsörjningsprocessen har tagits fram och arbete med att skapa och uppdatera tillhörande rutiner och arbetssätt pågår enligt upprättad plan. Ärendet behandlades av kommunstyrelsens arbetsutskott den 10 januari Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott, , 8 Tjänsteskrivelse, Rapport, Revisionsrapport Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal Expedierat/bestyrkt

2 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Proposition Ordförande Hans Forsberg (M) finner att det finns ett förslag till beslut, det vill säga arbetsutskottets förslag, och att kommunstyrelsen bifaller det. Beslutet skickas till Kommunrevisionen Expedierat/bestyrkt

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2016:565 Svar på revisionsrapport - Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal Förslag till beslut Kommunstyrelsen överlämnar tjänsteskrivelse daterad och rapport daterad , som sitt svar på Revisionsrapport granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Sammanfattning Kommunrevisionen har granskat kommunstyrelsen, nämnden för service, nämnden för vård och omsorg, nämnden för förskola och grundskola samt nämnden för individ- och familjeomsorg. Syftet med granskningen var att bedöma om granskade nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill syftade granskningen till att bedöma om det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. En arbetsgrupp med deltagare från berörda förvaltningar har gemensamt tagit fram en plan som sträcker sig till 2018 för att bemöta de förbättringsområden och rekommendationer som framgår av revisionsrapporten. En uppdaterad beskrivning över lokalförsörjningsprocessen har tagits fram och arbete med att skapa och uppdatera tillhörande rutiner och arbetssätt pågår enligt upprättad plan. Åtgärdsplanen ingår i bifogad rapport. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Revisionsrapport Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal Beslutet skickas till Kommunrevisionen Beskrivning av ärendet Granskningen identifierade vissa förbättringsområden och lämnade följande rekommendationer : 1 (2) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

4 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov i KSAU Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en återkoppling till berörd nämnd avseende beslut om omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Behovsprioritering kommer att vara en tydlig och dokumenterad del i beredningen av lokalplanen som årligen beslutas av KS/au. Samtliga underliggande beslut/prioriteringar ska dokumenteras enligt en fastställd mall. Beslut och underlag för prioriteringar/beslut i lokalplanen kommuniceras till berörda nämnder. Nämnden för service bör tydliggöra vad en verksamhetsanpassning av en lokal innebär. Begreppet ska definieras tydligare och kommuniceras, processkartläggning görs och rutiner tas fram. Nämnden för service bör tillse att gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret för hyrda lokaler mellan hyresvärd och hyresgäst upprättas för samtliga interna hyresavtal. Nämnden för service bör tillse att förvaltningens uthyrningsprocess av lokaler dokumenteras. Översyn av hyresmodellen görs Befintliga avtal och tillhörande dokument gås igenom och uppdateras i samband med översyn av hyresmodellen. Nämnden för service bör tillse att lokalförsörjningsprocessen dokumenteras samt hur samverkan i processen ska fungera. Arbetet påbörjat november 2016, ny process beskriven, ännu ej fastställd. Aktiviteter för fortsatt utveckling är identifierade och tidssatta under perioden fram till 2018 då implementering av samtliga nya arbetssätt ska vara klart och utvärdering av processen ska ske. Gabriella Köhler Graf Verksamhetschef Planering & Exploatering Kommunledningskontoret Lars Nyström Förvaltningschef Förvaltningen för Service

5 Samverkan i lokalförsörjningsprocessen Uppföljning av kommunrevisionens granskning september 2016 Gabriella Köhler Graf Lars Nyström

6 Utges av december 2016

7 Förord Kommunrevisionen genomförde en granskning av lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal under september Granskningen avsåg nämnderna för service, vård och omsorg, individ- och familjeomsorg samt förskola och grundskola. Syftet med granskningen var att bedöma om granskade nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocess och därtill göra en bedömning om det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. Granskningen identifierade vissa förbättringsområden och lämnade följande rekommendationer: Kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov i KSAU Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en återkoppling till berörd nämnd avseende beslut om omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Nämnden för service bör tydliggöra vad en verksamhetsanpassning av en lokal innebär. Nämnden för service bör tillse att gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret för hyrda lokaler mellan hyresvärd och hyresgärs upprättas för samtliga interna hyresavtal. Nämnden för service bör tillse att lokalförsörjningsprocessen dokumenteras samt hur samverkan i processen ska fungera. Nämnden för service bör tillse att förvaltningens uthyrningsprocess av lokaler dokumenteras. Arbetet med att säkerställa en dokumenterad och fungerande lokalförsörjningsprocess drivs av en arbetsgrupp med deltagare från berörda förvaltningar: kommunledningskontoret, service samt plan och bygg under ledning av ansvarig chef för planering och exploatering. I gruppens uppdrag ingår också övriga förbättringspunkter från revisionen

8

9 Innehåll 1 Metod 7 2 Lokalförsörjningsprocessen Processkartläggning Roller i processen Facknämnd Servicenämnden Kommunstyrelsen Lokalgruppen Lokalplanerare Lokalansvarig Förbättringar jämfört med idag Styrande principer Kommunövergripande nivå Nämndsnivå Byggnadsnämnden Service Fyrstegsmodellen Interna hyresavtal Verksamhetsanpassning Samverkan mellan nämnder och förvaltningar Kommunövergripande Beredskap för akuta lägen 15 6 Sammanställning av fortsatt utveckling 16 5

10

11 1 Metod En arbetsgrupp skapades för att arbeta med förbättringsområdena ställda av kommunrevisionen i revisionsrapporten Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och hyresavtal. Arbetsgruppen bestod av representanter från Kommunledningskontoret, Service Fastigheter och Plan och bygg. Beställare: Ann-Charlotte Järnström, kommundirektör Styrgrupp: Gabriella Graf Köhler och Lars Nyström, förvaltningschefer på Plan&Bygg resp. Service Deltagare i arbetsgruppen har varit: Emelie sandberg, investeringscontroller Anders Juhlin, lokalplanerare Ulrika Granfors, fastighetschef Siri Himmelman, planarkitekt Hasse Andersson, strategisk planerare Maria Rosenberg, Enhetschef Lokalförsörjning Fredrik Wallman, enhetschef Fastigheter administration Maria Malone, planarkitekt Lotta Gradén, specialist intern kontroll Arbetsgruppen träffade inledningsvis förvaltningarna, För- och grundskola, Individ och familjeomsorg och Vård och omsorg, som var intervjuade i revisionsrapporten. Detta för att fördjupa sig i de åsikter som uttrycktes i revisionsrapporten. Dessa fördjupningar samt erfarenhet från lokalförsörjningsprocessen har legat till grund för arbetsgruppens förslag till fortsatt arbete. 7

12 2 Lokalförsörjningsprocessen 2.1 Processkartläggning Idag är lokalförsörjningsprocessen dokumenterad i Så ordnar vi lokaler i. Detta dokument är inte längre tillämpbart och ska fortsättningsvis ersättas av en processkartläggning av det aktuella arbetsflödet. För att utveckla vårt arbete har vi redan gjort en grov kartläggning av ett nytt, önskat läge som svarar mot de förväntningar som uttryckts av olika förvaltningar och av revisionen. Arbetet kommer fortsätta av arbetsgruppen där nästa steg är att fördjupa de delar av processen som är nya. I det arbetet kommer även processägare och processutvecklingsteam att utses. Processen kommer finnas tillgänglig i kommunens processtödsystem Canea för att få stor spridning. Den nya processen framgår av bilaga Roller i processen Facknämnd Respektive nämnd beslutar och prioriterar behovet av lokaler för den egna verksamheten. Behovet anges årligen i lokalplanen. Respektive nämnd hyr sina lokaler internt inom kommunen från nämnden för Service Servicenämnden Nämnden för Service ansvarar för att sammanställa och bereda nämndernas lokalbehov i den årliga lokalplanen (5-årsplan). Arbetet leds inom Service av den kommunövergripande lokalplaneraren. Service ansvarar för lokalanskaffning genom inhyrning eller om- till- och nybyggnadsprojekt. Vidare ansvarar man för fastighetsförvaltning Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för att besluta om finansiering av lokalplanen. Beslut tas i budgetprocessen. Budgetbeslutet är även en form av prioritering då investeringsbeslutet i praktiken innebär vilka behov som ska tillgodoses och när. Vidare är lokaliseringsbeslut kommunstyrelsens ansvar. 8

13 2.2.4 Lokalgruppen Lokalgruppen är en kommunövergripande arbetsgrupp som framöver består av lokalplanerare, investeringscontroller, enhetschef Lokalförsörjning och fastighetschef. Lokalgruppen ansvarar för att slutlig sammanställning/beredning av förslaget till lokalplan för behandling samt budgetuppföljning i KSAU och KS. Begreppet beredning innebär att lokalgruppen har mandat att ur ett koncernperspektiv föreslå för KSAU om och när nämndernas beslutade lokalbehov ska tillgodoses Lokalplanerare Lokalplaneraren arbetar med den övergripande lokalplaneringen i kommunen och är ansvarig för löpande dialog med respektive förvaltning och med KSAU. Lokalplaneraren utreder hur lokalbehov ska kunna tillgodoses, genom att lägga utredningsuppdrag och genomförandeuppdrag till Service Lokalförsörjning. Lokalplaneraren deltar också ibland på resp. facknämnd för att delge information om framdriften av lokalplaneringen Lokalansvarig I varje förvaltning finns en lokalansvarig som är kontaktperson gentemot lokalplaneraren på Service. Lokalansvariga träffar lokalplaneraren enskilt men även i grupp allesamman vid samma tillfälle för att hitta synergieffekter och ta del av det gemensamma planeringsläget. 2.3 Förbättringar jämfört med idag De största förändringarna är: Tydlig hopkoppling mellan lokalplaneringsprocessen på Service och den fysiska planeringen på Kommunstyrelsen. Förvaltningarnas lokalbehov på lång sikt fångas upp. Prognoser görs på längre tid än 5 år fram i tiden. Dagens planering har varit för kortsiktig. Den fysiska planeringen utgör kärnan i processen och ska avse tidsperioden som ligger 5 till 10 år fram i tiden. På så sätt uppnår vi erforderlig framförhållning för att kunna tillgodose behoven i tid. Vi kan då också jobba med olika alternativa platser och lösningar där alltid ett av alternativen går att genomföra i rätt tid. På så sätt undviks förseningar. 9

14 Finansieringen av den fysiska planeringen utgörs av en lokalplan med tillhörande budget. Den avser dock tidsperioden 2-5 år som idag men kan även få ett tillägg för att spegla kostnadsutvecklingen på längre sikt, kanske 10 år, fram i tiden. På så sätt skiljer vi den fysiska planeringen från budgetprocessen då det är två helt olika processer med olika tidsaspekt. En ny arbetsgrupp som består av medarbetare från Planering och Exploatering, Plan och Bygg, samt Service, arbetar med att få in önskade lokalbehov i den ordinarie samhällsplaneringen t ex planering av nya bostadsområden med tillhörande kommunal service. De steg i processen som är nya kommer förtydligas genom att särskilda nyckelpersoner som är berörda gör en fördjupad processkartläggning av dessa delar alt. upprättar rutinbeskrivningar. 10

15 3 Styrande principer 3.1 Kommunövergripande nivå Idag styr Kommunfullmäktige över lokalförsörjningsprocessen genom reglementen för nämnderna och lokalpolicyn som antogs Kommunstyrelsen styr idag också genom årlig budget och lokalplan (5 år). För att intentionen med lokalpolicyn ska uppnås kommer en strategi tas fram. Strategin kommer att utformas som förslag till styrande principer för lokalplanering som läggs fram till KSAU. Exempel på områden som principerna skulle beröra är t ex frågan om att äga eller hyra lokaler, konceptutformning av byggnader, placering av olika byggnader inom våra olika kommundelar, nyckeltal för olika typer av byggnader samt andra avgörande områden. De styrande principerna blir ett paket av olika delar som delvis redan finns idag. Ett exempel är att KSAU nyligen lagt ett uppdrag att ta fram en fastighetsstrategi kring att äga/hyra lokaler vilket skulle kunna utgöra en del av detta ramverk/styrande principer. Principerna kommer bli ett ramverk som underlättar för tjänstemännen att verka inom. Då tydliggörs också mandatet för tjänstemännen så att otydliga avstämningar i KSAU undviks. Styrande principer borgar också för att planeringsförutsättningarna blir hållbara över tid. 3.2 Nämndsnivå Idag ska Facknämnderna besluta och prioritera nämndens lokalbehov för kommande budgetperiod. Tydliga anvisningar om detta finns redan idag i Anvisningar lokalplan i Stratsys. Vad som framkom vid intervjuerna med förvaltningarna var att en samsyn att arbetet med befolkningsprognoserna behöver uppnås. I dagsläget tas befolkningsprognoser fram en gång per år, och sträcker sig över en femårsperiod. Detta arbete bör ske med tätare intervaller, och ha en längre tidshorisont. Nämndernas behov prioriteras av lokalplaneraren enligt följande, där de tre första punkterna har samma prioritet. Behov på grund av utökning i volym (utgår från kommungemensamma befolkningsprognoser) Behov på grund av myndighetskrav Behov på grund av arbetsmiljöskäl Behov på grund av förändring i verksamheten som gör att lokalerna behöver justeras för att stödja verksamheten bättre. 11

16 Lokalplaneraren kommer i sin rapportering till KSAU och sin återrapportering till facknämnderna tydligt motivera hur prioritering skett och om prioriteringen fått konsekvenser som kanske resulterat i att nya lokalbehov uppstått. Förslag till mall bifogas i bilaga 2. Även en konsekvensbeskrivning om lokalbehovet inte tillgodoses ska upprättas. Redan idag framgår av de behovsbeskrivningar som upprättas till lokalplanen vad konsekvensen blir om investeringen inte genomförs. En tydlig konsekvens som kan uppstå är t ex att ett nytt, tillfälligt lokalbehov uppstår i väntan på den riktiga investeringen. Detta läggs då in i lokalplanen som en tydlig effekt av omprioriteringen. 3.3 Byggnadsnämnden Idag beslutar byggnadsnämnden om prioritering av planprogram och detaljplaner. 3.4 Service Fyrstegsmodellen Nämnden för Service har 2015 beslutat att tillämpa en fyrstegsmodell i arbetet med att bedöma och prioritera inkomna lokalbehov: Fyrstegsmodellen är en generell modell som många myndigheter och organisationer arbetar efter t ex Trafikverket i fråga om att bygga nya vägar. Syftet med att tillämpa modellen strikt och på ett tydligare och mer transparent sätt framöver är att minska andelen kostsam nyproduktion. Steg 4 får inte påbörjas förrän steg 1-3 har utretts och förkastats av rimliga skäl. 1. Inte tillgodose behovet 2. Leda om behovet till ledig befintlig lokalresurs 3. Bygga om eller till befintliga lokaler 4. Bygga nya lokaler Vi ser ett behov av att lokalplaneraren i framtiden är helt transparent till KSAU och nämnderna hur prioriteringsmodellen har tillämpats. Förslag till mall finns i bilaga Interna hyresavtal Idag ligger ett internt hyresavtal ligger idag till grund för samtliga interna uthyrningar. En generell gränsdragningslista finns också som tillämpas på alla egenägda lokaler. Därtill finns en populärversion av gränsdragningslistan benämnd Fastighetsguiden, en blädderbar pdf på intranätet. Avtalen kan idag vara icke överensstämmande med verkliga kontraktsvillkor då internhyresmodellen justerats över tid utan att avtalen för de 800 objekten har justerats. För inhyrda lokaler kan gränsdragningslistan ibland skilja sig från den som gäller för kommunägda lokaler. 12

17 I framtiden har vi anledning att justera internhyresmodellen. Det beror bl a på införandet av komponentavskrivning. Översyn och justering kommer att ske 2017 eller Vi kommer då överväga om vi ska överge internhyreskontrakten helt och istället bra ha de dokument som hyresdebiteringen idag grundar sig på, nämligen riktlinjer för internhyra samt debiteringsunderlag i form av exceltabell. Därtill har vi precis som idag Fastighetsguiden som anger vad som ingår i hyran och en 7-24 supportfunktion för att få stöd vid frågor om hyra, kontraktsvillkor o dyl. Fram till dess att denna översyn sker nyttjar vi fastställda riktlinjer för internhyra, befintlig avtalsmall, befintlig gränsdragningslista samt befintlig uppdragsbekräftelsemall och befintlig kalkylmall för hyresberäkning som används i samband med avtalstecknande. Vi kommer dock upprätta en processbeskrivning av hur kontrakt tecknas och hur dessa dokument ska användas för att göra processen transparent och vidareutvecklingsbar samt möjlig för nyanställda att ta del av Verksamhetsanpassning Begreppet verksamhetsanpassning behöver definieras och kommuniceras till övriga nämnder. Arbetet med att kommunicera detta internt inom Service för att kunskapshöja nyanställda medarbetare har påbörjats i form av processkartläggning och upprättande av rutinbeskrivningar. Kommunikationen till förvaltningarna har påbörjats i form av planering tillsammans med kommunikatör. Detta arbete kommer drivas av Service men med högt medskapande av förvaltningarna så att slutprodukten passar deras behov. 13

18 4 Samverkan mellan nämnder och förvaltningar 4.1 Kommunövergripande Det finns ett antal mer eller mindre fasta konstellationer av arbetsgrupper mellan förvaltningarna som arbetar med den fysiska planeringen, se beskrivning nedan kring vilka som finns idag och vilka förändringar som planeras. Idag finns den kommunövergripande lokalgruppen, som framöver kommer få mer fokus på finansiering av lokalplanen. Service har genom lokalplaneraren regelbundna möten med respektive förvaltnings lokalansvariga person. Syftet är där att dels samla in lokalbehov, dels återkoppla till hur lokalbehoven tillgodoses och när. Därtill ska lokalplaneraren kalla till gemensamt forum för samtliga lokalansvariga ett par gånger per år för att få samsyn över förvaltningsgränserna. Att förse lokalansvariga löpande med uppdaterad information kring hur deras lokalbehov är omhändertaget och hur ev. omprioriteringar och dess konsekvenser hanteras är en ny och mycket viktig uppgift framöver. För att fånga upp behov av förbättring av fastighetsförvaltningstjänsten och verksamhetsvaktmästeritjänsten har Service Fastigheter idag kundträffar med alla enhetschefer i kommunen på samtliga förvaltningar. För de förvaltningar där detta inte skett pga tidigare vakans på Service har inbokning av träffar skett under vintern. Idag finns kontaktytorna med facknämnderna främst då resp. nämnds lokalansvariga återrapporterar till nämnden kring hur lokalbehovet är omhändertaget och hur framdrift av pågående projekt fortlöper. Den nya gruppen Lokaliseringsberedningsgrupp (arbetsnamn i processkartan chefsgrupp, en väg in ) kommer bli den viktigaste gruppen för att förbättra lokalförsörjningsprocessen. Gruppen kommer få en tidig signal om hur lokalbehoven ser ut på lång sikt. De kan då arbeta med att lokalisera de olika behoven till områden som ska planläggas i den ordinarie planeringen. De kan också arbeta med scenarios med alternativ A, B och C där vi alltid har handlingsfrihet om ett alternativ försenas pga t ex detaljplaneöverklaganden. Gruppen består av nyckelpersoner från hela kommunen som alla har möjlighet att bidra till att kommunkoncernen kan tillgodose behoven. 14

19 5 Beredskap för akuta lägen Den nya processen i bilaga 1 som beskriver ett nytt önskat läge tar sikte på att få lokalplaneringen att fungera på sikt och att fokus ska vara på planering på 5-10 års sikt, inte på 1-4 års sikt som idag. Dock vet vi att det kommer ta flera år innan vi hunnit planera i kapp och effekten av det nya arbetssättet blir tydlig. För att hantera akuta lägen kommer vi behöva arbeta med tillfälliga lokaler o dyl ytterligare ett flertal år framöver. Dessa hanteras då på samma sätt som den nya processen anger men tidsperspektivet på 1-4 års sikt trots att vi önskar att det hade varit längre. 15

20 6 Sammanställning av fortsatt utveckling Här nedan framgår en sammanställning av de konkreta aktiviteter arbetsgruppen hittills identifierat som delvis redan berörts. Aktivitet Ansvar Tidpunkt Färdigställande av huvudprocesskarta i bilaga 1 Fördjupning av främst tre av de nya processtegen för att skapa samsyn kring de områden som hittills varit ineffektiva: Befolkningsprognosarbetet och på vilken sikt prognoser och lokalbehov ska läggas fram. Förslag att förlänga tidsperspektivet från dagens 1-4 års sikt till 5-10 års sikt. Rutinbeskrivning för hur Chefsgrupp, en väg in ska arbeta för att inlemma nya lokalbehov i den ordinarie samhällsplaneringen. Rutinbeskrivning av hur arbetet med inhyrning av lokaler då en extern fastighetsägare ska producera lokaler för kommunen i samband med en bostadsområdesexploatering. arbetsgrupp Mars 2017 Arbetsgruppen + nyckelpersoner som faciliteras av utvecklare Feb

21 Fortsatt bokning av årliga kundträffar mellan Service och förvaltningarna med syfte att fånga upp förbättringspotentialen i fastighetsförvaltningsprocessen och vaktmästeritjänsten. (I framtiden omforma och paketera dessa och flera tjänster till ett Service Management-koncept) Enhetschefer Service Fastigheter kontinuerligt Implementera samtliga nya arbetssätt i verksamheterna Resp. chef Dec 2018 Utvärdering av nytt arbetssätt Styrgruppen Dec

22 Bilaga 1. 18

23 Bilaga 2. Dokument för motivering till avvikelse från önskat behov. Omprioriteringsgrunder samt motiverande text per angivet lokalbehov. 19

24 20