ST] SOLLENTUNA KOAAMUN N5\ Kommunledningskontoret

Transkript

1 12

2 ST] SOLLENTUNA KOAAMUN N5\ Kommunledningskontoret Håkan Wikman Tjänsteutlåtande Sidan 1 av 2 Dnr 2012/45 KS Diariekod: 279 Kommunstyrelsen Trafik- och fastighetsnämndens redovisning av hur nämnden ska arbeta med att utveckling av underhåll och drift av kommunens fastigheter Förslag till beslut Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta att 1. Fullmäktige godkänner trafik- och fastighetsnämndens rapport, bilaga 1, och lägger den till handlingarna Sammanfattning Trafik- och fastighetsnämnden har lämnat en redovisning av hur nämnden kommer att arbeta med utveckling av underhåll och drift av kommunens fastigheter. Rapporten beskriver hur trafik- och fastighetsnämnden har arbetat fram tydlighet i ansvar och roller inom sitt ansvarsområde Bakgrund Trafik och fastighetsnämnden fick i budget 2012 i uppdrag att redovisa till kommunfullmäktige hur nämnden kommer att arbeta med att utveckla och förbättra ansvar, planering, underhåll och drift av kommunens fastigheter. Underlag gällande formulering av mål kring ändamålsenliga lokaler samt relevanta mätmetoder för detta ska tas fram. Nämndens redovisning Trafik- och fastighetsnämnden har inom fastighetsområdets organisation utformat: Tydligt ansvar för kundrelationerna, tillgångsförvaltningen och investerings-/bygg verksamheten. Processkartläggningar har genomförts där arbetssättet fastställts. Kartläggningarna utgör underlag för den behovsanalys som kommer att ske inför kravställning av ett fastighetssystem. Rollbeskrivningar är under framtagande för att tydliggöra vem som gör vad i processerna i syfte att erhålla en ökad effektivitet. De andra nämndernas lokalresursplaner kommer att sammanfogas med fastigheternas "egna" behov av investeringar lill en total investeringsplan för fastighetsverksamheten. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

3 Tjänsteutlåtande Dnr 2012/45 KS Sidan 2 av 2 En projektmodul i ekonomisystemet är under införande och kommer att möjliggöra en tydlig styrning och uppföljning av respektive projekt. I samband med "uppstart" av ett projekt kommer preliminära hyresoch/eller genomförandeavtal att tecknas med beställande nämnd. I relation till de beställande nämnderna genomförs regelbundna möten för att säkerställa en god planering och framförhållning. Avsikten är att dessa möten kommer att utvecklas ytterligare. För att möjliggöra en ekonomisk uppföljning av respektive objekt har ett arbete genomförts med att bryta den ekonomiska redovisningen. Arbete pågår med att fullfölja detta arbete. Arbete pågår med inventeringar som ska utgöra underlag för det långsiktiga underhållsbehovet samt fastighetsägarinitierade investeringar. Fastighetsdriften köps av entreprenör. Olika mötesforum finns och utvecklas hela tiden för att säkerställa en optimal leverans. Ett antal ramavtal har ingåtts och planer finns på att teckna ytterligare ramavtal i syfte att säkerställa att nödvändiga kompetenser finns tillgängliga. I samband med verksamhetsplanearbetet 2013 kommer mått och mätmetoder att plockas fram och i samband med detta kommer formulering att ske av mål för ändamålsenliga lokaler. Kommunledningskontorets beredning Kommunledningskontoret gör bedömningen att det har och pågår flera aktiviteter för att utveckla och förbättra ansvar, planering, underhåll och drift av kommunens fastigheter. Som rapporten redovisar har nämnden kvar ett arbete att ta fram mått och mätmetoder för lokalerna. Kommunledningskontoret anser att trafik- och fastighetsnämnden bör återkomma till kommunstyrelsen för att redovisa hur arbetet med utvecklingen av ansvar och roller utvecklas samt hur de ska följa upp verksamheten med mått och nyckeltal som en del i nämndens kvalitetsuppföljning. Kommundirektör Bilaga 1 Trafik- och fastighetsnämndens rapportering

4 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sidan 15 av 22 60/2012 Dnr 2012/91 TFN.270 Redovisning av hur nämnden ska arbeta med utveckling av underhåll och drift av kommunens fastigheter I ärendet föreligger tjänsteutlåtande från trafik- och fastighetskontoret. Sammanfattning Trafik- och faslighetsnämnden överlämnar redovisningen av hur nämnden kommer alt arbeta med utveckling av underhåll och drift av kommunens fastigheter till kommunstyrelsen. Trafik- och fastighetsnämnden fick i budget 2012 (sid 5 i budgetdokumentet) i uppdrag att redovisa till kommunfullmäktige hur nämnden kommer att arbeta med alt utveckla och förbättra ansvar, planering, underhåll oeh drift av kommunens fasligheter. Underlag gällande formulering av mål kring ändamålsenliga lokaler saml relevanta mätmetoder för detta ska tas fram. Redovisningen ska vara kommunslyrelsen/kommunledningskontoret tillhanda den 5 oktober. Ordförandens förslag Trafik- och fastighetsnämnden överlämnar redovisningen till kommunstyrelsen. Proposition Ordföranden frågar om trafik- och fastighelsnämnden bifaller förslaget och finner att så är fallet. Trafik- och fastighetsnämndens beslut Trafik- och faslighetsnämnden överlämnar redovisningen till kommunstyrelsen. Beslutsexpediering: Kommunstyrelsen Akt Ordf. Justerare

5 SOLLENTUNA KOMMUN #ij Trafik- och Annakarin Wiberg Förvaltningschef Tjänsteutlåtande Sidan 1 av 2 Dnr 2012/91 TFN270 Trafik- och fastighetsnämnden Redovisning av hur nämnden ska arbeta med utveckling av underhåll och drift av kommunens fastigheter Förslag till beslut 1. Trafik- och fastighetsnämnden överlämnar redovisningen till kommunstyrelsen. Sammanfattning Trafik- och fastighetsnämnden överlämnar redovisningen av hur nämnden kommer att arbeta med utveckling av underhåll och drift av kommunens fastigheter till kommunstyrelsen. Bakgrund Trafik och fastighetsnämnden fick i budget 2012 (sid 5 i budgetdokumentet) i uppdrag att redovisa till kommunfullmäktige hur nämnden kommer att arbeta med att utveckla och förbättra ansvar, planering, underhåll och drift av kommunens fastigheter. Underlag gällande formulering av mål kring ändamålsenliga lokaler samt relevanta mätmetoder för detta ska tas fram. Redovisningen ska vara kommunstyrelsen/kommunledningskontoret tillhanda den 5 oktober. Trafik- och fastighetskontoret beredning Organisationen avseende fastighetsområdet har utformats så att tydligt ansvar finns för kundrelationerna, tillgångsförvaltningen och investerings-/bygg verksamheten. Processkartläggningar har genomförts där arbetssättet fastställts. Kartläggningarna utgör underlag för den behovsanalys som kommer att ske inför kravställning av ett fastighetssystem. Rollbeskrivningar är under framtagande för att tydliggöra vem som gör vad i processerna i syfte att erhålla en ökad effektivitet. De andra nämndernas lokalresursplaner koinmer att sammanfogas med fastigheternas "egna" behov av investeringar till en total investeringsplan för fastighetsverksamheten. En projektmodul i ekonomisystemet är under införande och kommer att möjliggöra en tydlig styrning och uppföljning av respektive projekt. Utvärderingar av projekten kommer att ske såväl ur elt ekonomiskt som ur ett brukarperspektiv. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

6 1 samband med "uppstart" av ett projekt kommer preliminära hyres- och/eller genomförandeavtal att tecknas med beställande nämnd. I relation till de beställande nämnderna genomförs regelbundna möten för att säkerställa en god planering och framförhållning. Avsikten är att dessa möten kommer att utvecklas ytterligare. För att möjliggöra en ekonomisk uppföljning av respektive objekt har ett arbete genomförts med att bryta den ekonomiska redovisningen. Arbete pågår med att fullfölja detta arbete. Arbete pågår med inventeringar som ska utgöra underlag för det långsiktiga underhållsbehovet samt fastighetsägarinitierade investeringar. Fastighetsdriftcn köps av entreprenör. Olika mötesforum finns och utvecklas hela tiden för atl säkerställa en optimal leverans. Ett antal ramavtal har ingåtts och planer finns på att teckna ytterligare ramavtal i syfte atl säkerställa att nödvändiga kompetenser finns tillgängliga. I samband med verksamhetsplanearbetet 2013 kommer mått och mätmetoder att plockas fram och i samband med detta kommer formulering att ske av mål för ändamålsenliga lokaler. Hela utvecklingsarbetet har tagit stor hänsyn lill tidigare revisionsrapporter rörande kommunens fastigheter. Annakarin Wiberg Förvaltni ngschef