Kerstin Fors-Mattsson, skolchef Carola Hansson, sekreterare Gunilla Silfverbrand, rektor, 19 Ingela Östlund, Östra skolan, 19

Transkript

1 Plats och tid: Sammanträdesrum 3, kommunhuset, Jokkmokk, klockan Beslutande ledamöter: Sven Holmqvist (S), ordförande Tord Larsson (S), v ordf Margaretha Dahl Sandling (S) Anna-Karin Jonsson Kvist (S) Andreas Lindkvist (V) Wivi-Anne Mulk (Sv) Annica Holmbom (M) Anders Olofsson (L) Övriga närvarande: Kerstin Fors-Mattsson, skolchef Carola Hansson, sekreterare Gunilla Silfverbrand, rektor, 19 Ingela Östlund, Östra skolan, 19 Tid och plats för justering: Fredag den 27 april 2018 kl , kommunhuset, Jokkmokk Paragrafer: Underskrifter: Sekreterare... Carola Hansson Ordförande... Sven Holmqvist (S) Justerande... Annica Holmbom (M) ANSLAG / BEVIS Organ: Barn- och utbildningsnämnden : Datum för anslags Datum för anslags uppsättande: nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Jokkmokk Underskrift:... Carola Hansson

2 2 Innehållsförteckning Ärenden markerade med * har behandlats bakom stängda dörrar 17 Val av justerare 18 Godkännande av föredragningslistan 19 Rektor informerar 20 Dnr 2017:382 Budgetuppföljning januari mars Dnr 2018:325 Revisionsrapport Ansvarsutövande *Information Förskolans lokaler i Jokkmokk* 23 *Verksamhetsinformation / Återrapport skolfaddrar* 24 *Budget 2019* 25 *Trygga utemiljöer för förskola/skola*

3 3 17 Val av justerare att utse ledamoten Annica Holmbom (M) att justera dagens protokoll. Justering av protokollet från dagens sammanträde äger rum fredag den 27 april 2018 klockan

4 4 18 Godkännande av föredragningslistan att godkänna den upprättade föredragningslistan med nedan föreslagna tillägg. Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Skolchef Kerstin Fors Mattsson föreslår att information gällande budget 2019 får tas upp som punkt 8 på dagordningen. Vice ordförande Tord Larsson (S) föreslår att fråga om trygga utemiljöer för förskola/skola får tas upp under punkt 9.

5 5 19 Rektor informerar att uppdra till skolchefen be elevhälsan att bland eleverna på Östra skolan undersöka: Hur många elever som sover minst 8 tim/natt Hur många elever som äter fruckost på morgonen., samt att i övrigt lägga informationen till handlingarna. Information från rektorerna är en del av den interna kontrollen inom barnoch utbildningsnämnden och ingår som en stående punkt på dagordningen vid nämndens sammanträden. Till dagens möte har rektor för Östra skolan, Gunilla Silfverbrand, inbjudits. Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Rektor Gunilla Silfverbrand har tagit med sig Ingela Östlund, arbetslagsledare för åk 6-7 på Östra, till mötet och tillsammans lämnar de information till nämnden där bland annat följande framkommer: -Betygskonferens hålls 16 maj där lärarna informerar om elever som behöver vara med på lovskola. Gunilla Silfverbrand förordar fortsatt lovskola direkt efter skolavslutningen i juni. -Utbildningsprogram har sammansatts av några pedagoger på skolan på temat motivation, där vissa observationer ingår och avslutas med en uppföljning. Bra för icke utbildad personal att lära av utbildade pedagoger. -Nyhet gällande de nationella proven, att lärare ej får rätta sina egna elevers prov. -Vid elevrådsmöte har eleverna protesterat mot att resurspersoner ska plockas bort. Eleverna skriver brev till Gustav Fridolin om detta. -Ny drogpolicy har arbetats fram i samarbete med skolhälsovården och Lapplands gymnasium. Policyn ska vara gemensam för Östra skolan och gymnasiet. Synpunkter ska inhämtas från Vårdcentralen och socialtjänsten innan policyn överlämnas till barn- och utbildningsnämnden.

6 6 19 fortsättning -Eleverna på Östra skolan upplevs av rektor och lärare som väldigt trötta. -Meritvärden och behörighet till gymnasiet redovisas (se bilaga). -Ombyggnation av sporthallen och badhuset på Östra skolan påbörjas senast den 1 juni. Byggnaden kommer att hållas stängd till i mars Idrottslärarna känner ingen oro trots detta. Idrottslektioner i form av orientering, bollspel, skidor m m kan hållas utomhus. Det enda som måste ordnas är tillfälliga omklädningsrum. De mindre barnen kan använda bassängen på Kaitumgården för sin simundervisning. För de äldre barnen får badet ställas in till dess att bassängen på sporthallen åter kan öppnas. Kopia till Kerstin Fors Mattsson, skolchef

7 7 20 Dnr 2017:382 Budgetuppföljning januari mars 2018 att lägga budgetuppföljningen till handlingarna. Budgetuppföljning för barn- och utbildningsnämnden perioden januari mars 2018 har överlämnats vid dagens sammanträde. Resultatet uppvisar ett relativt stort överskott på 656,6 tkr. Framför allt är det på personalsidan som det största överskottet finns. Det beror delvis på hög personalfrånvaro med låg vikariekostnad (vikarier har inte satts in/lägre lönekostnader än ordinarie personal) samt att vissa tjänster som har tillsatts har en lägre lönekostnad än budget. Överskottet beror även på att personalbudgeten är periodiserad på tolftedelar och därmed är den förväntade kostnaden högre än vad den faktiska kostnaden är för månad 1-3 på grund av att ingen lönerevision är gjord i dagsläget. Enligt skolchefen kommer barn- och utbildningsnämnden att få högre kostnader för Vuollerims friskola beroende på fler elever samt kostnader för interkommunala avgifter som inte var kända när budgeten för 2018 fastställdes. I dagsläget görs dock bedömningen att barn- och utbildningsnämnden kommer att klara sig inom given ram 2018 s beredning Tjänsteskrivelse upprättad av skolchef Kerstin Fors Mattsson Kopia till Kommunstyrelsen Anna Wedin, ekonomichef

8 8 21 Dnr 2018:325 Styrelsens och nämndernas ansvarsutövande dels meddela revisorerna att verksamhetsplan för barn- och utbildningsnämnden har antagits , 7, att uppföljningsplan för nämnden finns inte, men beslut togs om att införa punkten Rektor informerar som en stående punkt på dagordningen vid varje sammanträde där aktuell information lämnas från verksamheten, att kommunala protokoll är beslutsprotokoll. I protokollet ska redovisas förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka. Det innebär att vem som yttrat sig under ett sammanträde liksom innehållet i dessa yttranden normalt inte behöver eller bör redovisas i protokollet om de inte innehåller förslag till beslut. - dels för egen del att begära ett förtydligande från revisorerna gällande termen riskanalys, att standardformulär fortsättningsvis ska användas av rektorerna vid information till nämnden under punkten Rektor informerar. Formulären ska delges ledamöterna skriftligt. Förslag till standardformulärets utformande presenteras av skolchefen vid nästa nämndsmöte 12 juni, samt att i övrigt lägga revisionsrapporten med beaktande till handlingarna. För 2017 års verksamhet har revisionen genomfört den årliga ansvarsutövandegranskningen med inriktning på om styrelsen och nämnderna vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Bedömningen av ansvarsutövandet har skett dels utifrån en översiktlig protokoll- och dokumentationsgranskning med ett antal s k kontrollmoment, dels utifrån diskussion med respektive nämnd/styrelse. För barn- och utbildningsnämndens del har denna diskussion skett vid ordinarie nämndsammanträde

9 9 21 fortsättning Revisorernas iakttagelser och bedömningar presenteras i bilagd skrivelse från revisorerna. s beredning Skrivelse från revisorerna Styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2017, daterad Barn- och utbildningsnämnden , 48 Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Ordförande Sven Holmqvist (S) föreslår att rektorerna ska använda sig av ett standardformulär vid information till nämnden under punkten Rektor informerar. Formuläret ska överlämnas skriftligt till ledamöterna i förväg innan nämndens möte. Kopia till Revisorerna Kerstin Fors Mattsson, skolchef

10 10 22 Information Förskolans lokaler i Jokkmokk att lägga informationen till handlingarna. Barn- och utbildningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde 27 februari att uppdra till Erik Fagerström, fastighetsansvarig, att lämna olika förslag på lämpliga lokaler för en förändring av förskolans lokaler i Jokkmokk samt vilka kostnader förslagen medför för barn- och utbildningsnämnden. Samtidigt uppdrogs till skolchefen och nämndens ordförande att återkommande vid nämndens sammanträden lämna rapport i hur ärendet framskrider. Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Enligt skolchef Kerstin Fors Mattsson finns inget nytt konkret att berätta. Erik Fagerström har uppdraget att redovisa sina förslag till nämnden i juni månad. Dialog pågår mellan skolchefen och Erik Fagerström i ärendet.

11 11 23 Verksamhetsinformation/Återrapport skolfaddrar att lägga informationen till handlingarna. Överläggningar i barn- och utbildningsnämnden Skolchef Kerstin Fors Mattsson informerar om att alla asylsökande kommer att lämna Porjus. De flesta flyttar redan i maj månad. Ingen av skolfaddrarna har något att informera om.

12 12 24 Budget 2019 att lägga informationen till handlingarna. Skolchef Kerstin Fors Mattsson presenterar det underlag som hon föredragit i budgetberedningen inför fastställandet av budget Barn- och utbildningsnämndens budget 2018 uppgick till tkr. Den preliminära ramen för 2019 är tkr. Barn- och utbildningsnämnden förväntas få ökade kostnader 2019 bland annat genom fler barn i förskolan i Porjus och Jokkmokk, interkommunala avgifter, fristående verksamhet och kapitalkostnader för investering. Materialet innehåller även en prognos för barnutvecklingen där vårterminen 2019 prognostiserar en topp gällande barnantalet. Även nyckeltal och kostnad/elev i egen verksamhet, kommungruppen och samtliga kommuner presenteras i materialet.

13 13 25 Trygga utemiljöer i förskola och skola att uppdra till skolchefen att kontrollera att fastighetsavdelningen har ansökt om statsbidrag för nedan angivet ändamål. Ledamoten Tord Larsson (S) har fått information om att det finns statsbidrag att söka för att förbättra utemiljön på våra skolor och förskolor. Han vill därför veta om kommunen har utnyttjat denna möjlighet. Kopia till Kerstin Fors Mattsson, skolchef