Krishanteringsplan. SDN Lundby

Transkript

1 Krishanteringsplan SDN Lundby Beslutad 27 november 2007

2 LÄSANVISNING FÖREBYGGANDE ARBETE... 3 Krisledning... 3 POSOM-grupp... 3 Beredskapssamordnare... 3 Säkerhetsansvarig... 4 Verksamhetschefer... 4 Enhetschefer... 4 Medarbetare RESURSER... 5 Evakuering...5 Ström...5 Vatten...5 Mat...5 Transporter...5 Tolkar...5 IT-stöd...5 Radiokommunikation - TETRA Göteborg...5 Dokumentationsstöd NÄR EN KRIS ELLER SÄRSKILD HÄNDELSE INTRÄFFAR... 6 Händelse inom någon av förvaltningens verksamheter...6 Händelse utanför förvaltningens ordinarie verksamheter...6 Krisledningsgruppen...6 Igångsättning - larm...8 Ledningsplats... 9 Ledningsgenomgång Avlösning Avveckling BILAGOR... 16

3 LÄSANVISNING Denna plan är uppdelad i fyra delar Kapitel 1 beskriver innehåll och ansvar i det förebyggande arbetet; det vill säga det förvaltningen ska göra för att förhindra att en kris eller särskild händelse inträffar och hur vi organiserar oss i en krisledning om en särskild händelse inträffar. Kapitel 2 beskriver de resurser vi tror kan behöva användas i en krissituation Kapitel 3 beskriver hur vi rent praktiskt arbetar under en kris från det att vi får kännedom om en särskild händelse till uppföljning av hur vi hanterat krisen. Kapitel 4 innehåller bilagor som vi hänvisar till i kapitel 1 3. Krishanteringsplanen syftar till att höja vår medvetenhet om och beredskap för kriser. Vi tror inte att den gör oss förberedda på de händelser som kommer att ske men en kunskap om planens innehåll och om vi tillämpar planens innehåll ökar vår förmåga att hantera det som sker. En viktig förutsättning för att organisationen ska kunna hantera en krissituation är att den redan fungerar bra i den löpande verksamheten. Därför är det viktigaste förebyggande arbetet att på alla arbetsplatser i organisationen ha kunniga och kloka medarbetare med gott omdöme och stort handlingsutrymme. 2(16)

4 1. FÖREBYGGANDE ARBETE Det förebyggande arbetet består bland annat av: Risk- och sårbarhetsanalyser inom samtliga verksamheter Handlingsplaner och åtgärder för att minska risk och sårbarhet Krishanteringsplanen som innehåller aktuella uppgifter Krisledningsövningar Regelbundna repetitioner av hur man arbetar i KSG-databaser Tester av Tetra kommunikation Krisledning När stadsdelförvaltningens verksamheter utsätts för påfrestningar är grundprincipen att vi ska följa linjeorganisationen i största möjliga omfattning. Det innebär att vi utför arbetsuppgifter inom ordinarie organisation på ordinarie arbetsplats. Det är krisledningens uppgift att leda och samordna arbetet och stödja enhetschefer/enheter. Stadsdelschefen ansvarar för att informera stadsdelsnämnden. Stadsdelsnämnden behåller sitt ansvar och sina befogenheter också i en krissituation. Göteborgs stads krisledningsnämnd kan dock i en kris komma att ta över ledningsansvar och de befogenheter som är kopplade till detta ansvar. Bemanning Krisledningsgruppen består av förvaltningens ledningsgrupp. Till denna knyts i en kris/katastrofsituation informatören, nämndsekreterare samt enhetschef för fastighetsfrågor. Stadsdelschefen är ytterst ansvarig. Ledning ska året runt kunna påbörjas inom en timme. Ledningsgruppens medlemmar ansvarar var och en för att det finns en personlig ersättare vid ledighet. POSOM-grupp POSOM-gruppen ska kunna ge psykosocialt stöd och gå in med konkreta insatser vid särskilda händelser Den larmas in och leds av verksamhetschefen för Individ- och familjeomsorg (IFO) som också ansvarar för att uppgifterna i larmlistan för POSOM-gruppen är uppdaterade. Bemanning POSOM-gruppen består av representanter från förvaltningens olika verksamheter samt psykologenheten, kyrkan och polisen. Det finns också en omhändertagandegrupp med personer från IFO knuten till Posom-gruppen När IFO-chefen är ledig går tillförordnad ersättare in som ordförande och sammankallande i POSOM-gruppen. Bemanning se bilaga Beredskapssamordnare Beredskapssamordnaren ansvarar för att krishanteringsplanen innehåller aktuella uppgifter förvaltningen deltar i de beredskapsövningar som initieras av stadskansliet 3(16)

5 vid personalbyte inom krisledningsgruppen informera ny personal om krisarbetet. ledningsplatsen har den tillgänglighet, inredning och utrustning som behövs Beredskapssamordnaren kan fördela arbetsuppgifter på befattningshavare inom hela förvaltningen. Under en krissituation är beredskapssamordnarens roll stabschef. Beredskapssamordnaren är förvaltningens kontaktperson för stadens gemensamma beredskapsarbete. Säkerhetsansvarig Är samordnande processledare och driver genomförandet av risk- och sårbarhetsanalyser i stadsdelen. Ansvarar för att det finns en modell/metod för risk- och sårbarhetsanalyser som går att tillämpa på arbetsplats/enhets/verksamhetsnivå. Risk- och sårbarhetsanalyser omfattar både vardagshändelser och extraordinära händelser och speglar risker och sårbarhet både ur verksamhets- och arbetsmiljöperspektiv Ansvarar för att det finns aktuella uppgifter om ritningar, brandskydd, nycklar, larm mm avseende förvaltningens verksamhetslokaler och uppgifter om fordonsparken. Verksamhetschefer Har en stor medvetenhet om vad inom deras verksamhetsområde som kan inträffa och kunskap om vad man bör göra när det inträffar. Planerar och följer upp riskhantering och krisberedskap inom sitt verksamhetsområde. Gör årligen en sammanfattande risk- och sårbarhetsanalys för sitt verksamhetsområde Identifierar utbildningsbehov inom risk- och krishantering Uppdaterar löpande telefonuppgifter till verksamhetens kontaktpersoner Verksamhetschef IoF ansvarar för att deltagare i POSOM-grupp har kunskaper och förutsättningar för att kunna agera i en krissituation Enhetschefer Har en stor medvetenhet om vad inom deras verksamhetsområde som kan inträffa och kunskap om vad man bör göra när det inträffar. Planerar och följa upp riskhantering och krisberedskap inom sitt enhetsområde Gör årligen en sammanfattande risk- och sårbarhetsanalys för sitt enhetsområde Identifierar utbildningsbehov inom risk- och krishantering och ansvara för att samtliga medarbetare känner till rutiner och ansvar om en kris inträffar. Uppdaterar löpande telefonuppgifter till enhetens kontaktpersoner Medarbetare Känner till Lundbys rutiner för krishantering Deltar i utbildningar som ordnas på arbetsplatser 4(16)

6 . 2. RESURSER Evakuering Våra skolor är lämpliga lokaler som kan användas om behov av evakuering uppstår samt de flesta av de prioriterade lokalerna för el- och vattenförsörjning. Beslut fattas av katastrofledningen. Om lokalen används för evakuering avbryts den ordinarie verksamheten i lokalen. Bilaga 9 Förteckning över vilka lokaler som kan användas för evakuering Ström Bilaga 7 Aktuell förteckning över prioriterade anläggningar i Lundby i samband med långvarigt elavbrott Vatten I samarbete med VA-verket utses platser dit vatten kan köras och distribueras till behövande hushåll och verksamheter. Bilaga 8 Aktuell förteckning över var tillgång till vatten finns i samband med totalt långvarigt elavbrott Mat Lundby centralkök och köket på Bjurslätts äldreboende. Bilaga11 Förteckning över tillagningskök Transporter Förvaltningen har cirka 80 leasingbilar av olika slag som kan användas. Bilaga 10 Bilaga över förvaltningens leasingbilar Tolkar Bilaga 5 Förteckning över modersmålslärare som kan arbeta som tolkar IT-stöd Vid en särskild händelse är de tre KSG-databaserna förvaltningens dokumentationstöd: KSG Händelse - används för ledning och samordning här kan aktiviteter läggas upp KSG Startsida ger en översikt över den egna inkorgen samt inkorgen i Särskild händelse KSG Lokal larm här finns kontaktuppgifter, uppgifter om lokaler och övriga resurser Radiokommunikation - TETRA Göteborg TETRA är ett reservsambandssystem, oberoende av el, för krishanteringsberedskapen i Göteborgs Stad. Varje lokal ledningsplats, är försedd med en terminal och ska kunna kommunicera via TETRA med Krissamordningsgruppen på Gårda och övriga inblandade förvaltningar, bolag och myndigheter. Dokumentationsstöd Mallar finns dels i KSG-databaser i krisledningspärmen och på Intranätet 5(16)

7 3. NÄR EN KRIS ELLER SÄRSKILD HÄNDELSE INTRÄFFAR Kriterier för kris eller särskild händelse Stadsdelsförvaltningens insatser vid en extraordinär händelse kan startas på två sätt: Händelse inom någon av förvaltningens verksamheter 1. Personalen kontaktar sin enhetschef. Om denne inte går att nå kontaktas verksamhetschefen. 2. Enhetschefen kontaktar snarast sin verksamhetschef eller annan person i förvaltningens krisledning. 3. Verksamhetschefen kontaktar stadsdelschefen, som bedömer om krisledningen ska sammankallas och om kommunledningen ska kontaktas. Händelse utanför förvaltningens ordinarie verksamheter 1. Räddningstjänsten kontaktar tjänstgörande stadsdirektör. 2. Stadsdirektören kontaktar i sin tur stadsdelschefen, eller i andra hand någon ur krisledningen. Stadsdelschefen beslutar om och när krisledningen ska sammankallas. 3. Stadsdelschefen sammankallar krisledningsgruppen Om stadsdelschefen inte tjänstgör är det någon av de andra medlemmarna i krisledningsgruppen som övertar stadsdelschefens roll och befogenheter. Linjeorganisationen ska följas i största möjliga omfattning. Det innebär att uppgifter ska utföras inom ordinarie organisation på ordinarie arbetsplats. Förvaltningens krisledningsgrupp ska i en krissituation hantera krisens konsekvenser i verksamheten. SDN:s roll om krisledningsnämnden går in Krisledningsgruppen I händelse av kris eller extra ordinär händelse är förvaltningsledningen också krisledning. Till denna ledning knyts i en kris/katastrofsituation informatören, fastighetschefen och nämndsekreteraren. Bilaga 2 kontaktuppgifter till ledningsgruppen Krisledningens uppgift är att: Analysera (händelseutveckling och informationsflöde) Besluta om insatser och åtgärder Besluta om information Dokumentera Förbereda föredragningar interna och externa Följa upp beslut Svara för samverkan 6(16)

8 Planera åtgärder på längre sikt 7(16)

9 Igångsättning - larm I en krishändelse larmas krisledningen enligt turordning. Sök personerna i fallande ordning. Den person i förvaltningsledningen, som först kallas in behåller ledningsansvaret genom hela situationen, om inte stadsdelschefen kommer in under tiden. Se bilaga 1 8(16)

10 Ledningsplats Ledningsplatsen i Lundby är stadsdelshuset Wieselgrensgatan 11. Sammanträdesrummet Rådrummet på plan fyra är krisledningens rum. Rådrummet har som fast utrustning: TV Video Uttag för direkttelefon (tel nr ) Karta över stadsdelen White-board och pennor Utrustning som kan hämtas i förrådet rum 411: Telefon Bärbar dator Skrivare Tetra radion Batteridriven radio Krispaket som innehåller följande: Krishanteringsplan för SDF Lundby (pärm) Förteckning över våra fastigheter Ljus och tändstickor Ficklampa och batterier Kaffepulver och kex Gasolkök Tänk på: Starta med att kontrollera samband för tele- och datakommunikation Spela in TV:s nyhetssändningar på video Internet har senaste nytt sparat Avspärrning av ledningsplatsen om så behövs Inpasseringskontroll om så behövs 9(16)

11 Ledningsgenomgång I en krissituation är krisledningsgruppens roll att hantera krisens konsekvenser i verksamheten. Mötena ska vara korta och strukturerade. Mallen och checklistorna kan användas som ett stöd vid gruppens möten. Mall för krisledningsgruppens möte: Närvarokontroll Ordförande går igenom ordningsregler för arbetet i gruppen Ordförande påminner om de olika roller gruppens medlemmar har i krisledningen Orientering om läget* Övervägande om gruppen behöver utökas med annan företrädare Värdering av läget, kritiska verksamheter/funktioner Uppföljning av tidigare beslut Beslut i frågor, se checklista Sammanfattning Övriga frågor Tid för nästa ledningsgenomgång Checklista för beslut, allmänt: Sammanträdesfrekvens Bemanningsplanering (dygnet runt?) Evakueringsbehov Tillgång till mat Transportbehov Strömförsörjning Vattenförsörjning Vaktmästeri med övrig service Behov av tolk Checklista för beslut, information: Vilken information ska lämnas till allmänhet/media? Vilka informationskanaler ska användas för extern information Finns behov att stämma av/samordna information med andra myndigheter/aktörer innan vi informerar? Vilken information ska ges internt inom förvaltningen?? Finns det andra aktörer som måste informeras? Vilka informationskanaler använder vi internt (Intranät Behövs en utökad informationsenhet? *Allmänna frågor inför varje scenario o Vem äger insatsen? (ansvarsprincipen) o Vad är huvudproblemet och huvuduppgiften för oss i det här läget? o Vad är det värsta som kan hända - ur vår ståndpunkt - när det gäller respektive ansvarsområde? o När och under vilka omständigheter kommer vi att behöva förstärkning? I så fall av vem? o Vad är det som kan orsaka en förtroendekris för oss och därmed Göteborgs stad? 10(16)

12 Information Vid en händelse i någon av förvaltningens verksamheter är det linjeorganisationen som ska följas. Det gäller också informationsansvaret. Verksamheterna kan få stöd från informatören i samband med informationsinsatser och mediekontakter. Vid en extraordinär händelse (kris/katastrof som rör hela kommunen) är det särskilt viktigt att informationsinsatserna samordnas inom staden. Det finns annars risk för dubbla budskap och missförstånd. I början av ett extraordinärt händelseförlopp är alltid räddningschefen ansvarig för den information som lämnas ut till massmedia och allmänheten. Det är därför viktigt att följa sändningar i radio och TV. Förvaltningen hänvisar i detta läge alla berörda till dessa sändningar. Information som är viktig för krisledningens agerande ges i första hand via stadskansliet Denna information distribueras genom KSG-databasen. Vid långvarig eller omfattande händelseförlopp kan utökade informationsinsatser om lokala åtgärder som t ex evakuering och vattenförsörjning behövas. Krisledningen kan då besluta om att utöka medborgarkontoret till att bli en tillfällig upplysningscentral. Upplysningscentralen bemannas av personal som leds av tjänstgörande informatör. En utökad informationsverksamhet kallas in om: Skadeområdet är stort och påverkar många invånare Händelsen kräver mycket personal/material Händelsen pågår under en längre tid Krisledningsgruppen beslutar om förvaltningens utökade informationsverksamhet ska kopplas in. Efter samråd med tjänstgörande stadsdelschef beslutar informatören om vilken information som ska lämnas till allmänheten via upplysningscentralen. Informatören sänder också denna information med e-post till verksamhets- och enhetschefer. Information till massmedia Vid katastrof som rör hela kommunen förmedlas pressreleaser och anordnas presskonferenser av stadskansliet. Vid störning i stadsdelen kan krisledningen kalla till presskonferens i Ordbytet. Presskonferenser leds av tjänstgörande stadsdelschef och tjänstgörande informatör. Id- kontroll ska ske vid inpassering Mediecenter Mediecenter ställs i ordning vid behov. Mediecenter ordnas i Synpunkten. Information till anhöriga Vem som ger information till anhöriga beslutas vid kris/katastroftillfället och kan eventuellt ske genom POSOM-gruppen 11(16)

13 ALLMÄNHETEN EGEN PERSONAL DIREKT DRABBADE AV KRISEN GRUPPER MED SÄRSKILDA BEHOV Medborgarkontoret /Upplysningscentral Internet Pressmeddelanden Annonsering Radio (P4 på frekvens 101,9) Affischering Flygblad Intranät E-post SMS Telefonkedjor Personalmöten POSOM-gruppens individuella kontakter och gruppmöten POSOM-gruppens individuella kontakter och gruppmöten Personal inom funktionshinder och hemtjänst Invandrarföreningar Informationskanaler för olika målgrupper 12(16)

14 Dokumention Det är viktigt att alla beslut dokumenteras och att varje del av organisationen för en egen loggbok över vad som händer, vilka åtgärder som vidtas, vilka beslut som tas, vilka frågor som vidarebefordrats och vilka svar man fått. Krisledningen All dokumentation i krisledningen sker i KSG-databasen Vid ledningsgenomgångarna skriver nämndsekreterare anteckningar. Detta utgör krisledningsgruppens dagbok. Dokumentation som sker vid sidan om KSG-basen vidarebefordras eller skrivs in direkt i databasen så att all ledningsinformation finns samlad där. KSG Inkorg : Alla inkommande och utgående meddelanden i KSG-databasen sparas. Ledningsinformation: Här antecknas den ledningsinformation som ges (centralt och lokalt) och man kan också välja att sända den via e-post till mottagare utanför KSGdatabasen. Pågående bemanning: Här antecknas vilka som bemannar krisledningsgruppen Möten: Här skrivs minnesanteckningar vid gruppens möten använd mall Lägesrapporter: Här skrivs de lägesrapporter som görs under händelsens utveckling (Använd mall eller kopiera från minnesanteckningar) Enheter/befattningar i förvaltningen Varje enhet för en loggbok över vad som händer, vilka uppdrag man får och vilka beslut som tas och vilka aktiviteter som görs vid en särskild händelse. En loggbok ska innehålla följande tidsangivna uppgifter: Viktiga händelser Vilken information som har kommit till enheten Vilken information som har lämnats från enheten Vilka uppdrag man har fått Vilka uppdrag som har lämnats Övriga åtgärder Denna mall finns i blankettförrådet på intranätet 13(16)

15 Avlösning Om en situation tyder på att krisledningen kan behöva pågå under en längre tid ska en planerad avlösning ske. Det är då viktigt att informationen förs över på ett säkert och strukturerat sätt. Vid beslut om avlösning gör krisledningen en bedömning om viss kompetens stadigvarande måste vara representerad i krisledningen. Dokumentera o tidpunkt för avlösningen o vilken avlösning som sker o vilka rapporter/sammanfattningar som används som ett stöd vid överlämnandet Den information som behövs vid avlösningen är: o Sammanfattning om det viktigaste som har hänt och vad som har gjorts o Vilka aktiviteter som pågår och vem som ansvarar för vad i dessa o Vilka aktiviteter som har avslutats o Vilka resurser som används o Vilka insatser som är planerade och vem som ansvarar för detta. 14(16)

16 Avveckling När kommunens katastrofledning och förvaltningens krisledning har beslutat om att återgå till ordinarie organisation: Stadsdelschefen meddelar berörda inom kommunen och samverkande att organisationen återgår till normalläge. SDC ska stå som avsändare för detta budskap informatören ordnar att meddelande går ut via intranät och hemsida. Andra kanaler kan vara e-post och SMS. Viktigt att växeln snabbt får detta meddelande Nämndsekreterare: Skapar ett särskilt ärende i diariet och sortera allt material från KSG databasen samt eventuell annan dokumentation från händelsen i kronologisk ordning. Krisledningsgruppen: Gör en första preliminär analys av verksamheten Så snart som möjligt bör en utvärdering ske av hur verksamheten fungerat, genom att man samlar in synpunkter från berörda parter. Utvärderingen syftar till att lokalisera brister men också till att finna möjligheter att förenkla motsvarande arbete vid ett kommande tillfälle. 15(16)

17 4 BILAGOR 1. Viktiga telefonnummer till kontaktpersoner inom förvaltningen 2. Namn, adress och telefonnummer till ledningsgruppen 3. Viktiga telefonnumer till samverkanspartners 4. POSOM-gruppens kontaktuppgifter 5. Tolkar 6. Inventarieförteckning lokaler som används vid särskild händelse 7. Prioriterade anläggningar vid elavbrott 8. Tillgång till vatten vid elavbrott och vid andra vattenavbrott 9. Lokaler för evakuering 10. Förvaltningens leasingbilar 11. Tillagningskök 12. Instruktioner för olika befattningar 13. Räddningstjänstens riskanalys över Lundby 14. Krishanteringsorganisation för Göteborgs stad 15. Lagar och kommunala riktlinjer för krishanteringsarbete 16(16)