Godkännande av föredragningslistan. grundskolor - motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V)

Transkript

1 IJ Huddinge KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 1 (7) Kallelse till Kommunstyrelsen Tid Onsdag den 5 december 2018, klockan 13:00 Plats A-salen Ärenden Diarienummer A Upprop B Val av justerare 1 Godkännande av föredragningslistan Beslutsärenden KF 2 Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor - motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) KS-2017/ Cyklar till nyanlända en hjälp till integration - motion väckt av Marianne Broman (MP) KS-2017/ Lättlästa kommunala handlingar svar på motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V), Sonia Benavente (V), Britt Björneke (V) och Jonatan Spejare (V) KS-2017/ Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden -motion väckt av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V) KS-2017/ Projekt - En extra ledig dag i månaden bland KS-2017/

2 IJ Huddinge KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 2 (7) socionomer på Socialförvaltningen - motion väckt av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) 7 Snöskottningshjälp för äldre - motion väckt av Sara Heelge Vikmång (S) KS-2018/ Förslag till ändring av regler för Stora idrottspriset HKF 8220, Stora kulturpriset HKF 8230 och Priserna för ideella insatser, HKF 8240 KS-2018/ Regler för kommunalt partistöd i Huddinge kommun samt beslut om utbetalning 2019 Handlingar senare KS-2018/ Redovisning av väckta och obesvarade motioner och medborgarförslag i Huddinge kommunfullmäktige per den 31 oktober Handlingar senare KS-2018/ Redovisning av medborgarförslag som beslutats av nämnd för perioden 30 april 2018 till och med den 31 oktober 2018 Handlingar senare KS-2018/ Redovisning av uppdrag i kommunfullmäktige per den 31 oktober 2018 Handlingar senare KS-2018/ Förfrågan om förvaltningen av Sven Olov Carlssons Stiftelse KS-2018/ Revidering av taxa för vatten och avlopp 2019 KS-2018/ Reviderad överenskommelse för överförmyndarverksamheten mellan kommunerna Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn, Salem och Tyresö KS-2018/

3 IJ Huddinge KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 3 (7) 16 Kommunalråds ansvarsområde Handlingar senare KS-2018/ Politiska sekreterare KS-2018/ Revidering av förbundsordningen för Södertörns brandförsvarsförbund KS-2018/ Avtal med Stockholms stad om tillsynsöverlåtelse KS-2018/ Revidering av taxa avseende brandskyddskontroll KS-2018/ Ansökan om att få möjlighet att bilda bolag (Dotterdotterbolag) för att genomföra försäljningar av bostadsfastigheter KS-2018/ Ny politisk organisation för Huddinge kommun från den 1 januari 2019 Handlingar senare KS-2018/ Taxa för bygglovs- och tillsynsnämndens verksamhet enligt lag om sprängämnesprekursorer HKF 1800 KS-2018/ Taxa för bygglovs- och tillsynsnämndens verksamhet enligt strålskyddslagen HKF 4240 KS-2018/ Översyn av taxor inom äldreomsorgen KS-2017/ Översyn av taxor inom funktionshinderområdet KS-2017/ Justering av budget 2019 Handlingar senare KS-2018/ Ta bort Skogås Scen svar på medborgarförslag väckt av Mirziod Karimov KS-2017/

4 IJ Huddinge KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 4 (7) 29 Utomhusscen i Skogås centrum för användning som Café, uppgradering av fontänen och plaskdamm svar på medborgarförslag väckt av Eva Ericson KS-2018/ Gång- och cykelväg längs gamla Stockholmsvägen, mellan Fullerstakvarnsvägen och Kvarnlyckevägen svar på medborgarförslag väckt av Jesper Sandberg KS-2018/ Bygg en utomhushinderbana där både vuxna och barn kan utmanas i greppstyrka, spänst, uthållighet och ha roligt svar på medborgarförslag väckt av Malin Spång KS-2018/ Farthinder, ny belysningsstolpe och parkeringsförbud utmed Tjädervägen och Orrvägen svar på medborgarförslag väckt av Irene Björk Kivakka KS-2018/ Anlägga gatubelysning längs Enkröksvägen, Skogås svar på medborgarförslag väckt av Nabila Hafsia KS-2017/ Översyn av föreskrifter, skötselplaner och gränser för kommunala naturreservat i Huddinge kommun hemställan från natur- och byggnadsnämnden KS-2018/ Stensängsskolan - beslut om arbetsmiljöåtgärder och kapacitetsökning KS-2018/ Uppföljning av bredbandsstrategin 2017 KS-2018/ Huddinge kommuns framtida förskolor och skolor - ställningstagande gällande utförare KS-2018/ Taxa för cykelgarage i Huddinge centrum - beslut om maxtaxa KS-2017/

5 IJ Huddinge KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 5 (7) Beslutsärenden KS 39 Verksamhetsplan 2019 för kommunstyrelsen KS-2018/ Revidering av delegationsordning för kommunstyrelsen HKF 9210 KS-2018/ Budgetuppföljning för kommunstyrelsen KS-2018/ Budgetuppföljning för Huddinge kommun Handlingar senare 43 Miljösamverkan Stockholms län, förlängd samverkansöverenskommelse Handlingar senare 44 Överenskommelse om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommunerna i Stockholms län KS-2018/ Avfallsplan för kommunerna Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Salem Handlingar senare KS-2018/ Miljöpriset 2018 KS-2018/ Förslag till ändringar i renhållningstaxan för 2019 KS-2018/ Redovisning av uppdrag i kommunstyrelsen per den 31 oktober 2018 Bilaga senare KS-2018/ Naturvårdsverkets redovisning av regeringsuppdraget Kategorisering av verksamheter och åtgärder utifrån krav på miljökonsekvensbeskrivning - svar på remiss KS-2018/

6 IJ Huddinge KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 6 (7) 50 Revisionsrapport: Förstudie granskning av marklov för trädfällning KS-2018/ Förlängning av intentionsavtal mellan Huddinge kommun och Huddinge Samhällsfastigheter AB avseende Utsäljeskolan 2 och del av fastigheten Utsälje 1:101 KS-2018/ Fördelning av köpeskilling gällande fastigheterna Björksättra 1:117 och Björksättra 1:139 KS-2018/ Genomförandebeslut för utbyggnad av allmänna anläggningar inom detaljplan för del av Fullersta gård 1:170, del av Trädgården S:1 och ändring av detaljplan för Kv Paviljongen m fl, inom kommundelen Sjödalen KS-2018/ Samråd för gång- och cykelväg i anslutning till väg 259 Tvärförbindelse Södertörn svar på remiss från Trafikverket KS-2018/ Förslag till kategorisering av cykelnätet svar på remiss från Trafikverket KS-2018/ Upphandling av entreprenör för upprustning av Sjötorpsparken KS-2017/ Planbesked för Ormen Långe 9 KS-2018/ Planbesked för Hängbjörken 1-3 och Asken 1,4 KS-2017/ Planbesked för Udden 8 i Fullersta KS-2017/ Ny gruppbostad i Ängsgården - beslut om investeringsram KS-2018/ Valärenden Huddinges råd för funktionshinderfrågor Högskolerådet

7 IJ Huddinge KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE SIDA 7 (7) Ledamot och ersättare vid årsmöte i Östra Sveriges Luftvårdsförbund (f.d. Stockholms och Uppsala läns luftvårdsförbund) Ombud att företräda Huddinge kommun vid samtliga föreningsstämmor i bostadsrättsföreningar i vilka kommunen är bostadsrättshavare Politisk styrgrupp för övergripande infrastrukturfrågor Ledamot i nätverket Healthy Cities Politisk styrgrupp Spårväg Syd Kommunens ombud vid bolagsstämmor och föreningsstämmor 62 Anmälan av delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde den 5 december 2018 KS-2018/ Informationsärende 63 Meddelanden till kommunstyrelsen den 5 december 2018 KS-2018/ Övrigt 64 Övriga frågor Huddinge den 15 november 2018 Daniel Dronjak Ordförande Ester Andréasson Sekreterare

8 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (4) Handläggare Viktoria Thonäng Viktoria.Thonang@huddinge.se Kommunstyrelsen Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor svar på motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 5 november 2018, avslås motionen. Sammanfattning Nujin Alacabek (V) och Sonia Benavente (V) föreslår i en motion väckt vid kommunfullmäktiges sammanträde den 13 februari 2017 att barn- och utbildningsförvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur Huddinge kommun ska gå till väga för att inrätta kontaktpolitiker för kommunens grundskolor. Motionen har skickats på remiss till grundskolenämnden och demokratiberedningen som är positiva till förslaget men menar att syftet med kontaktpolitiker och de ekonomiska konsekvenserna måste klargöras. Kommunstyrelsens förvaltning vill framhålla att tanken med kontaktpolitiker är god och att det är viktigt med en dialog mellan kommunens beslutsfattare och dess verksamheter. Kommunstyrelsens förvaltning anser dock att ett system med kontaktpolitiker inte är motiverat, då det till stora delar rör sig om en fördjupad form av verksamhetsuppföljning som redan fullgörs inom ramen för delårsrapporter och verksamhetsberättelser. Om så önskar kan nämnden även göra verksamhetsbesök för att få ytterligare insyn i eller kunskap om en specifik verksamhet. Kommunstyrelsens förvaltning ser sammantaget inte att det finns tillräckliga skäl att inrätta kontaktpolitiker ur ett verksamhetsuppföljningsperspektiv. Kontakt behöver ske inom ramen för ordinarie politiskt uppdrag. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl

9 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (4) Mot bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen avslås. Beskrivning av ärendet Nujin Alacabek (V) och Sonia Benavente (V) föreslår i en motion väckt vid kommunfullmäktiges sammanträde den 13 februari 2017 att kommunen inrättar kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor (bilaga 1). Motionärerna framhåller att kommuner runt om i Sverige inrättat kontaktpolitiker till kommunens grundskolor. Syftet med kontaktpolitiker är att skolpolitiken ska bli bättre förankrad i skolverksamheternas faktiska förhållanden och att skolan ska känna att de har en nära och mer naturlig koppling till de politiska beslutsfattarna. En sådan brobyggande funktion skulle också minska avstånden mellan politiker, personal, elever och föräldrar samt fördjupa skolans förankring i en demokratisk styrning. Förslagsställarna menar att det i stort sett är omöjligt för en eller ett fåtal personer att ha en god överblick över samtliga av kommunens trettiotal grundskolor. Däremot är det möjligt för förtroendevalda politiker att ha överblick och kontakt med en enskild skola. Motionärerna menar att detta skulle fördjupa skolans förankring i en demokratisk styrning. Med hänvisning till ovanstående föreslår motionärerna: - Att barn- och utbildningsförvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur Huddinge kommun ska gå till väga för att inrätta kontaktpolitiker för kommunens grundskolor. Motionen har skickats på remiss till grundskolenämnden och demokratiberedningen. Remissvar Grundskolenämnden Grundskolenämnden anser att ett system med kontaktpolitiker kan vara ett viktigt medel för politikers insikter om skolans uppdrag och utmaningar (bilaga 2). Nämnden anger dock att erfarenheter från andra kommuner visat på några svårigheter. Exempelvis kan kontaktpolitiker ses som företrädare för den enskilda skolan i nämnden eller att det lokalt uppstår oklarheter kring politikerrollen och rektors ansvar. Detta kan sannolikt undvikas genom tydliga anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag samt tydlig information till berörd skolledning som väl beskriver syftet med systemet. Grundskolenämnden framhåller att ett eventuellt införande av detta system också kräver en ekonomisk uppföljning så att nämndens ram är tillräcklig för att genomföra systemet. Nämnden har därför inget att erinra mot förslaget i motionen under förutsättning att syftet med uppdraget och den ekonomiska konsekvensen klargörs.

10 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (4) Demokratiberedningen Demokratiberedningen anser att förslaget om att inrätta kontaktpolitiker ligger väl i linje med mål om att öka delaktigheten i kommunen (bilaga 3). Demokratiberedningen menar att en kontaktpolitiker kan knyta närmre kontakt med skolorna än vad grundskolenämnden i sin helhet kan göra och att det är viktigt att politiker i beslutande organ är välinformerade om hur skolverksamheten bedrivs. Att skapa kontaktpolitiker i Huddinge kan vara ett viktigt medel för politiker att öka kunskaper och insikter om skolans uppdrag och utmaningar. Demokratiberedningen hänvisar, liksom grundskolenämnden, till de svårigheter som andra kommuner erfarit rörande otydligheter vad gäller synen på politikers roll och ansvar i uppdraget som kontaktpolitiker. I exempelvis Falu kommun har man identifierat behov av att hitta rätt frågor som inspirerar deltagande politiker samtidigt som det gäller att tillräckligt många närvarar på utsatta möten. Demokratiberedningen framhåller att Faluns erfarenheter bör beaktas då Huddinges utvärdering av arbete med medborgardialog har pekat på att partierna i vissa lägen kan ha svårt att leva upp till ambitioner om delaktighet och närvaro av förtroendevalda. För att trygga närvaro kanske uppdrag ska betraktas som förrättning och att arvode utgå enligt på förhand framtagna riktlinjer. Vidare betonar demokratiberedningen att det vid ett eventuellt införande av kontaktpolitiker behövs tydliga instruktioner om syfte och funktion samt anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag. Utbildningsinsatser bör övervägas för kontaktpolitiker liksom att planera in uppföljning och utvärdering av arbetet. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning vill framhålla att tanken med kontaktpolitiker är god och att det är viktigt med en dialog mellan kommunens beslutsfattare och dess verksamheter. Kommunstyrelsens förvaltning anser dock att ett system med kontaktpolitiker inte är motiverat. Kontaktpolitiker inom skolområdet syftar i andra kommuner framförallt till att nämnden genom kontaktpolitikerna ska få en fördjupad kunskap om verksamheter inom nämndens ansvarsområde. Mot den bakgrunden kan syftet med systemet förstås som en mer fördjupad form av verksamhetsuppföljning. För uppdrag som kontaktpolitiker utgår i regel arvode eller annan ersättning. I Huddinge följs nämndernas verksamhet kontinuerligt upp genom delårsrapporter och verksamhetsberättelser. Nämnden har det yttersta ansvaret att styra verksamheten så att den bedrivs enligt lagstiftning och kommunfullmäktiges och nämndens beslut. Om så önskar kan nämnden även göra verksamhetsbesök för att få ytterligare insyn i eller kunskap om en specifik verksamhet. Därutöver anser kommunstyrelsens förvaltning det inte lämpligt att införa ett system för kontaktpolitiker för enbart en utpekad nämnd.

11 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (4) Kommunstyrelsens förvaltning ser sammantaget inte att det finns tillräckliga skäl att inrätta kontaktpolitiker ur ett verksamhetsuppföljningsperspektiv. Kontakt behöver ske inom ramen för ordinarie politiskt uppdrag. Mot bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen avslås. Bengt Svenander Tf. kommundirektör Toralf Nilsson Kanslidirektör Viktoria Thonäng Utredare Bilagor Bilaga 1. Bilaga 2. Bilaga 3. Inrätta kontaktpolitiker för Huddinge grundskolor motion väckt av Nujin Alacabek (V) och Sonia Benavente (V) Remissvar från grundskolenämnden Remissvar från demokratiberedningen Beslutet delges Remissinstanserna

12 1 ~ " Huddinge Kommun Kommunfullmäktige MOTION Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor I många kommuner runt om i Sverige finns ett system med kontaktpolitiker för kommunens grundskolor. Sådana system finns bland annat i Gävle, Vetlanda, Boden, Älvkarleby, även i Kristianstad och Sundbyberg finns liknande modeller. Syftet är att politiken på skolområdet ska bli bättre förankrad i hur verkligheten ser ut i respektive verksamhet och att skolan också ska känna att de har en närmare och mer naturlig koppling ti!i de politiska beslutsfattarna. En sådan brobyggande funktion skulle minska avstånden mellan politiker, personal, elever och föräldrar. Tanken med kontaktpolitiker är att en politiker ska bli förtrogen med hur en verksamhet fungerar i praktiken, exempelvis i relation till de styrdokument som verksamheten omfattas av. Det ska också ge bättre relationer mellan beslutsfattare, arbetsgivare, elever och anställda. Det handlar heit enkelt om att bygga broar mellan politiken och praktiken. Huddinge har idag ett trettiotal grundskolor. Att ha en god överblick över samtliga dessa är i stort sett omöjligt för en eller ett fåtal personer. Däremot är det möjligt för förtroendevalda politiker att ha kontakt med och överblick över en enskild skola. Vi menar att detta skulle fördjupa skolans förankring i en demokratisk styrning. Med hänvisning till ovan yrkar vi: att Barn- och utbildningsförvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur Huddinge kommun ska gå tillväga för att inrätta kontaktpolitiker för kommunens gru~ndko:. _ (\ r~f---' _/ ~on1~ ~ '?flt:t/le )~,---?~ ~. Sonia Benavente ~

13 GRUNDSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG HUDDINGE KOMMUN Sammanträdesdatum Grundskolenämnden 9 maj Paragraf Diarienummer GSN-2017/ Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) Grundskolenämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter i ärendet och överlämnar tjänsteutlåtandet som nämndens yttrande till kommunstyrelsen. Sammanfattning Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) har i en motion föreslagit att förvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur kontaktpolitiker kan inrättas inom grundskolans verksamhetsområde. Syftet är att göra politiker förtrogna med hur verksamheten bedrivs, att skolan ska uppleva en närmare och mera naturlig koppling till politiska beslutsfattare. Ur verksamhetsperspektiv är det viktigt att representanter i beslutande organ är välinformerade om hur skolverksamheten bedrivs. Därför finner förvalt-ningen att system med kontaktpolitiker kan vara ett medel för politikers insikter om skolans uppdrag och utmaningar. Det är dock viktigt med tydliga anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag. Förvaltningen har inget att erinra mot förslaget i motionen. Överläggning I ärendet yttrar sig Jelena Drenjanin (M), Sonia Benavente (V), Birgitta Ljung (MP), Michaela Lööf (S) och Bo Källström (L). Yrkanden Jelena Drenjanin (M): Nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Michaela Lööf (S), Birgitta Ljung (MP) och Sonia Benavente (V): yrkar att nämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen. Propositioner Ordförande ställer proposition på yrkanden och finner att nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Reservationer Michaela Lööf (S), Margareta Lydén-Lövkvist (S), Jan Nordström (S), Birgitta Ljung (MP )och Sonia Benavente (V) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

14 [SJ HUDDINGE KOMMUN BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA GSN-2017/ (2) HANDLÄGGARE Morfeldt, Peter Peter.Morfeldt@huddinge.se Grundskolenämnden Remiss: Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor - motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter i ärendet och överlämnar tjänsteutlåtandet som nämndens yttrande till kommunstyrelsen. Sammanfattning Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) har i en motion föreslagit att förvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur kontaktpolitiker kan inrättas inom grundskolans verksamhetsområde. Syftet är att göra politiker förtrogna med hur verksamheten bedrivs, att skolan ska uppleva en närmare och mera naturlig koppling till politiska beslutsfattare. Ur verksamhetsperspektiv är det viktigt att representanter i beslutande organ är välinformerade om hur skolverksamheten bedrivs. Därför finner förvaltningen att system med kontaktpolitiker kan vara ett medel för politikers insikter om skolans uppdrag och utmaningar. Det är dock viktigt med tydliga anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag. Förvaltningen har inget att erinra mot förslaget i motionen. Beskrivning av ärendet Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) har i en motion föreslagit att förvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur kontaktpolitiker kan inrättas inom grundskolans verksamhetsområde. I motionen anges att systemet finns i flera andra kommuner. Syftet är att göra politiker förtrogna med hur verksamheten bedrivs, att skolan ska uppleva en närmare och mera naturlig koppling till politiska beslutsfattare. Motionen lyfter att kontaktpolitiker kan minska avståndet mellan politiker, personal, elever och föräldrar. Vidare anges att förtroendevaldas kontakt med och överblick över en enskild skola fördjupar skolans förankring i en demokratisk styrning. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

15 [g] HUDDINGE KOMMUN BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA GSN-2017/ (2) Förvaltningens synpunkter I en översiktlig granskning finner förvaltningen att system med kontaktpolitiker är vanligt förekommande bland landets skolpolitiskt ansvariga. Ur verksamhetsperspektiv är det viktigt att representanter i beslutande organ är välinformerade om hur skolverksamheten bedrivs. Därför finner förvaltningen att system med kontaktpolitiker kan vara ett viktigt medel för politikers insikter om skolans uppdrag och utmaningar. Erfarenheter från andra kommuner har dock visat några svårigheter. Kontaktpolitiker kan ses som företrädare för den enskilda skolan i nämnden eller att det lokalt uppstår oklarheter kring politikerrollen och rektors ansvar. Detta kan sannolikt undvikas genom tydliga anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag samt tydlig information till berörd skolledning som väl beskriver syftet med systemet. Ett eventuellt införande av detta system kräver också en ekonomisk uppföljning så att nämndens ram är tillräcklig för att genomföra systemet. Förvaltningen har därför inget att erinra mot förslaget i motionen under förutsättning att syftet med uppdraget och den ekonomiska konskevensen klargörs. Helena Näslund t.f Utbildningsdirektör Bilagor Remisshandlingar den 24 maj 2017 Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten Kerstin Gelfgren Grundskolechef

16 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG HUDDINGE KOMMUN Sammanträdesdatum Demokratiberedningen 2 juni Paragraf Diarienummer KS-2017/ Demokratiberedningens remissvar på motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) - Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor Demokratiberedningens beslut Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 16 maj 2017, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen som demokratiberedningens remissvar på motionen Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor. Sammanfattning Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) har i en motion föreslagit att förvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur kontaktpolitiker kan inrättas inom grundskolans verksamhetsområde. Syftet är att göra politiker förtrogna med hur verksamheten bedrivs, att skolan ska uppleva en närmare och mera naturlig koppling till politiska beslutsfattare. Kommunstyrelsen anser att förslag om att inrätta kontaktpolitiker ligger väl i linje med mål om att om att öka delaktigheten i kommunen. Förvaltningen ser positivt på förslaget då en kontaktpolitiker kan knyta närmare kontakt med skolorna än vad grundskolenämnden i sin helhet kan göra. Det är viktigt att politiker i beslutande organ är välinformerade om hur skolverksamheten bedrivs. Vid ett eventuellt införande av kontaktpolitiker behövs tydliga instruktioner om syfte och funktion samt anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag. Utbildningsinsatser bör övervägas för kontaktpolitiker liksom att planera in uppföljning och utvärdering av arbetet. Överläggning I ärendet yttrar sig Nujin Alacabek (V), Ingalill Söderberg (DP), Ann Clewett (SD), Jennifer Hopper Lind (M), Tomas Henriksson (S), Pran Malhotra (S) och Lisbeth Krogh (HP). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Reservationer Ann Clewett (SD) reserverar sig mot beslutet. Beslutet delges Kommunstyrelsen

17 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG HUDDINGE KOMMUN

18 [SJ HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2017/ (3) HANDLÄGGARE Moritz, Marcel Marcel.Moritz@huddinge.se Demokratiberedningen Demokratiberedningens remissvar på motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) - Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor Förslag till beslut Demokratiberedningen beslutar Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 16 maj 2017, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen som demokratiberedningens remissvar på motionen Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor. Sammanfattning Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) har i en motion föreslagit att förvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur kontaktpolitiker kan inrättas inom grundskolans verksamhetsområde. Syftet är att göra politiker förtrogna med hur verksamheten bedrivs, att skolan ska uppleva en närmare och mera naturlig koppling till politiska beslutsfattare. Kommunstyrelsen anser att förslag om att inrätta kontaktpolitiker ligger väl i linje med mål om att om att öka delaktigheten i kommunen. Förvaltningen ser positivt på förslaget då en kontaktpolitiker kan knyta närmare kontakt med skolorna än vad grundskolenämnden i sin helhet kan göra. Det är viktigt att politiker i beslutande organ är välinformerade om hur skolverksamheten bedrivs. Vid ett eventuellt införande av kontaktpolitiker behövs tydliga instruktioner om syfte och funktion samt anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag. Utbildningsinsatser bör övervägas för kontaktpolitiker liksom att planera in uppföljning och utvärdering av arbetet. Beskrivning av ärendet Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) har i en motion föreslagit att förvaltningen får i uppdrag att utreda formerna för hur kontaktpolitiker kan inrättas inom grundskolans verksamhetsområde. I motionen anges att systemet finns i flera andra kommuner. Syftet är att göra POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

19 [g] HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2017/ (3) politiker förtrogna med hur verksamheten bedrivs, att skolan ska uppleva en närmare och mera naturlig koppling till politiska beslutsfattare. Motionen lyfter att kontaktpolitiker kan minska avståndet mellan politiker, personal, elever och föräldrar. Vidare anges att förtroendevaldas kontakt med och överblick över en enskild skola fördjupar skolans förankring i en demokratisk styrning. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsen anser att förslag om att inrätta kontaktpolitiker ligger väl i linje med mål om att om att öka delaktigheten i kommunen. Kontaktpolitiker kan bidra till ambitioner för ett Hållbart Huddinge 2030 och målsättningar om att unga är intresserade av samhällsfrågor samt har tillit till samhällets institutioner liksom att alla barn och ungdomar i Huddinge har likvärdiga möjligheter att nå målen i skolan. Förvaltningen ser positivt på förslaget då en kontaktpolitiker kan knyta närmare kontakt med skolorna än vad grundskolenämnden i sin helhet kan göra. Det är viktigt att politiker i beslutande organ är välinformerade om hur skolverksamheten bedrivs. Att skapa kontaktpolitiker i Huddinge kan vara ett viktigt medel för politiker att öka kunskaper och insikter om skolans uppdrag och utmaningar. System med kontaktpolitiker är vanligt förekommande bland landets kommuner. Olika kommuner har valt olika former och upplägg kring uppdraget för kontaktpolitiker. Vanligt är att kontaktpolitiker håller sig uppdaterade om vad som händer på skolan genom att hålla kontakt med rektor och ta del av skolans viktiga frågor i olika forum för att sedan informera vid grundskolenämnden sammanträden. Kontaktpolitikern blir förtrogen med verksamheten i förhållande till vad som anges i kommunala och nationella styrdokument. Erfarenheter från andra kommuner har visat några svårigheter. Kontaktpolitiker kan ses som företrädare för den enskilda skolan i nämnden eller att det lokalt uppstår oklarheter kring politikerrollen och rektors ansvar. Detta kan sannolikt undvikas genom tydliga anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag samt tydlig information till berörd skolledning som väl beskriver syftet med systemet. I en av få utvärderingar av arbetet med kontaktpolitiker så har Falu kommun i februari 2017 kommit fram till att kontaktpolitiker är uppskattat av såväl verksamhet som politiker. Men kommunen har identifierat behov av att hitta

20 [g] HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2017/ (3) rätt frågor som inspirerar deltagande politiker samtidigt som det gäller att tillräckligt många politiker närvarar på utsatta möten. Faluns erfarenheter bör beaktas då Huddinges utvärdering av arbete med medborgardialog i kommunen har pekat på att partierna i vissa lägen kan ha svårt att leva upp till ambitioner om delaktighet och närvaro av förtroendevalda. För att trygga närvaro kanske uppdrag som ska betraktas som förrättning och att arvode utgår enligt på förhand framtagna riktlinjer. Vid ett eventuellt införande av kontaktpolitiker behövs tydliga instruktioner om syfte och funktion samt anvisningar för kontaktpolitikernas uppdrag. Utbildningsinsatser bör övervägas för kontaktpolitiker liksom att planera in uppföljning och utvärdering av arbetet. Hanna Lundborg Kvalitetschef Marcel Moritz Utvecklingsledare Klicka här för att ange text. Bilagor Bilaga: Inrätta kontaktpolitiker för Huddinges grundskolor - motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V) och Sonia Benavente (V) Beslutet delges Kommunstyrelsen

21 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (3) Handläggare Viktoria Thonäng viktoria.thonang@huddinge.se Kommunstyrelsen Cyklar till nyanlända svar på motion väckt av Marianne Broman (MP) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 5 november 2018, avslås motionen. Sammanfattning Marianne Broman (MP) föreslår i en motion daterad den 27 mars 2017 att Huddinge kommun som en hjälp till integration startar upp en insamling av cyklar till nyanlända. Motionären framhåller att en del av de nyanländas bostäder är belägna långt ifrån mataffärer, kommunal service, arbetsförmedling och andra träffpunkter i kommunen och att möjligheten att förflytta sig med kollektivtrafik kan vara begränsad. Motionen har skickats på remiss till socialnämnden. Socialnämnden stödjer motionärens förslag i sak, men framhåller samtidigt att kommunen kan behöva samverka med civilsamhället för att hitta möjliga vägar för att bygga upp en sådan verksamhet. Då det gått en tid sedan motionen inkom och behov och förutsättningar förändras har kommunstyrelsens förvaltning varit i kontakt med social- och äldreomsorgsförvaltningen som anger att antalet nyanlända idag är betydligt färre än då motionen inkom, och kommer att fortsätta vara det ett tag framöver. Därutöver anser kommunstyrelsens förvaltning att förslaget i huvudsak är en uppgift för civilsamhället, och inte kommunen. Mot bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska avslås. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl

22 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (3) Beskrivning av ärendet Marianne Broman (MP) föreslår i en motion daterad den 27 mars 2017 att Huddinge kommun som en hjälp till integration startar upp en insamling av cyklar till nyanlända (bilaga 1). Motionären framhåller att en del av de nyanländas bostäder är belägna långt ifrån mataffärer, kommunal service, arbetsförmedling och andra träffpunkter i kommunen och att möjligheten att förflytta sig med kollektivtrafik kan vara begränsad. Förslagställaren hänvisar till att Öckerö kommun har lagt ut information på kommunens hemsida om att det är möjligt att skänka sin cykel till någon som behöver den bättre. Med hänvisning till ovanstående föreslår motionären: - Att Huddinge kommun startar en insamling av cyklar till nyanlända och på hemsidan lägger ut en förfrågan till kommuninvånarna om att de kan vara med och bidra genom att skänka bort en välfungerande cykel. Motionen har skickats på remiss till socialnämnden. Socialnämndens remissvar Socialnämnden betonar att arbetet med att stödja nyanlända i Huddinge kommun är betydelsefullt. Att hjälpa nyanlända för att på ett enkelt sätt kunna transportera sig kan bidra till en värdefull integration i samhället. Att lära sig cykla som vardagstransport kan också vara ett sätt att få vardagsmotion och lära känna sin kommun. Socialnämnden stödjer motionärens förslag i sak men framhåller samtidigt att kommunen kan behöva samverka med civilsamhället för att hitta möjliga vägar för att bygga upp en sådan verksamhet. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning vill framhålla att det är viktigt att hitta lösningar som kan bidra till en väl fungerande integrering av nyanlända. Insatser och åtgärder måste genomföras utifrån behov och kräver ofta en samverkan mellan kommunen och andra samhällsaktörer. Då det gått en tid sedan motionen inkom och behov och förutsättningar förändras har kommunstyrelsens förvaltning varit i kontakt med social- och äldreomsorgsförvaltningen som anger att antalet nyanlända idag är betydligt färre än då motionen inkom, och kommer att fortsätta vara det ett tag framöver. Därutöver anser kommunstyrelsens förvaltning att förslaget i huvudsak är en uppgift för civilsamhället, och inte kommunen. Mot bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska avslås.

23 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (3) Bengt Svenander Tf. kommundirektör Toralf Nilsson Kanslidirektör Viktoria Thonäng Utredare Bilagor Bilaga 1. Bilaga 2. Cyklar till nyanlända motion väckt av Marianne Broman (MP) Socialnämndens remissvar Beslutet delges Socialnämnden

24 Huddinge kommun Kommunfullmäktige MOTION Cyklar till nyanlända en hjälp till integration Huddinge växer och många av våra nya invånare kommer från andra länder. Det är nyanlända som fått uppehållstillstånd och fått sin kommunplacering i Huddinge. Kommunen har gjort ett stort arbete med att hitta bostad till alla. En del av bostäderna är dock belägna långt ifrån mataffärer, kommunalservice, arbetsförmedling och andra träffpunkter i kommunen. Även möjligheten att förflytta sig med kollektivtrafik kan vara begränsad. Dessutom kan det upplevas som en stor kostnad med månadskort på SL. En cykel skulle ge bra möjligheter att upptäcka kommunen och lära känna de nya omgivningarna. En cykel kan också vara nödvändig, för att en nyanländ som bor med dåliga kommunikationer, ska kunna få in en fot arbetsmarknaden. En cykel är dock en stor kostnad att införskaffa. Öckerö kommun har på sin hemsida lagt ut en förfrågan till kommuninvånarna: Har du en välfungerande cykel som du inte använder och som du kan tänka dig att skänka bort till någon som behöver den bättre? Kommunen tar gärna emot välfungerande cyklar att skänka vidare till nyanlända öbor. Både barn- och vuxencyklar är av intresse. De kommuninvånare som har möjlighet att bistå, kan klicka på ett formulär och anmäla sitt intresse. Jag föreslår därför: Att Huddinge kommun startar upp en insamling av cyklar till nyanlända och på hemsidan lägger ut en förfrågan till kommuninvånarna om att de kan vara med och bidra genom att skänka bort en välfungerande cykel. Miljöpartiet de Gröna i Huddinge Marianne Broman

25 SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG HUDDINGE KOMMUN Sammanträdesdatum Socialnämnden 31 augusti Paragraf Diarienummer SN-2017/ Cyklar till nyanlända en hjälp till integration - svar på motion väckt av Marianne Broman (MP) Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens synpunkter och tjänsteutlåtandet daterat överlämnas till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Marianne Broman (MP) har lämnat en motion till kommunfullmäktige med förslaget att Huddinge kommun startar upp en insamling av cyklar till nyanlända som en hjälp till integration. Att införskaffa en cykel är dock förenat med en stor kostnad. Därför föreslår motionären att Huddinge kommun startar upp en insamling av barn- och vuxencyklar till nyanlända. Insamlingen skulle ske via kommunens hemsida där en förfrågan läggs ut till kommuninvånarna om att de kan vara med och bidra genom att skänka bort en välfungerande cykel. Att hjälpa nyanlända med att tillhandahålla cyklar inom kommunen, så som motionären föreslår, skulle kunna vara ett sätt för att öka den enskildes möjligheter att transportera sig i vardagen till och från exempelvis arbete, praktik eller skola. I det fortsatta arbetet bör det undersökas hur ett samarbete med aktörer inom civilsamhället kan utgöra en möjlighet för ett genomförande då civilsamhället har en viktig roll i integrationsarbetet med nyanlända. Överläggning I ärendet uttalar sig Gunilla Helmerson (M) och Marianne Broman (MP). Efter detta förklaras överläggningen avslutad. Beslutet delges Kommunstyrelsen

26 [SJ HUDDINGE KOMMUN SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SN-2017/ (3) HANDLÄGGARE Bastholm Rahmner, Pia pia.bastholm-rahmner@huddinge.se Socialnämnden Cyklar till nyanlända, en hjälp till integration svar på motion väckt av Marianne Broman (MP) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens synpunkter och tjänsteutlåtandet daterat överlämnas till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Marianne Broman (MP) har lämnat en motion till kommunfullmäktige med förslaget att Huddinge kommun startar upp en insamling av cyklar till nyanlända som en hjälp till integration. Att införskaffa en cykel är dock förenat med en stor kostnad. Därför föreslår motionären att Huddinge kommun startar upp en insamling av barn- och vuxencyklar till nyanlända. Insamlingen skulle ske via kommunens hemsida där en förfrågan läggs ut till kommuninvånarna om att de kan vara med och bidra genom att skänka bort en välfungerande cykel. Att hjälpa nyanlända med att tillhandahålla cyklar inom kommunen, så som motionären föreslår, skulle kunna vara ett sätt för att öka den enskildes möjligheter att transportera sig i vardagen till och från exempelvis arbete, praktik eller skola. I det fortsatta arbetet bör det undersökas hur ett samarbete med aktörer inom civilsamhället kan utgöra en möjlighet för ett genomförande då civilsamhället har en viktig roll i integrationsarbetet med nyanlända. Beskrivning av ärendet Marianne Broman (MP) har till kommunfullmäktige lämnat en motion om att Huddinge kommun startar upp en insamling av cyklar till nyanlända. I motionen framförs en önskan att Huddinge kommun i likhet med Öckerö kommun startar upp en insamling av cyklar till nyanlända som en hjälp till integration. Huddinge kommun växer och det är många nyanlända personer som har fått uppehållstilstånd och kommunplacering i Huddinge. En del av dessa bostäder ligger långt ifrån mataffärer, arbetsförmedlingen, kommunal service och POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

27 [g] HUDDINGE KOMMUN SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SN-2017/ (3) andra träffpunkter i kommunen. Det kan även vara en begränsad tillgång till kollektivtrafik mellan de nyanländas bostäder och övriga samhällsinrättningar. Motionären menar att en cykel ger en bra möjlighet att lära känna kommunen och öka möjligheten att komma in på arbetsmarknaden eller träffa andra människor, det vill säga att det ökar möjligheterna till integration i samhället. Att införskaffa en cykel är dock förenat med en stor kostnad. Därför föreslår motionären att Huddinge kommun startar upp en insamling av barn- och vuxencyklar till nyanlända genom att på hemsidan lägga ut en förfrågan till kommuninvånarna om att de kan vara med och bidra genom att skänka bort en välfungerande cykel. Tidigare erfarenheter Öckerö kommun, med cirka invånare, har på sin hemsida lagt ut en förfrågan till kommunens invånare att de tar emot välfungerande cyklar som sedan ska skänkas vidare till nyanlända öbor. Denna annonskampanj har Öckerö kommun haft på sin hemsida sedan 9 juni Kampanjen har hittills resulterat i att kommuninvånarna har skänkt ett 10-tal cyklar som sedan har skänkts vidare till yngre nyanlända män. Männen har även haft tillgång till en lokal där de kan renovera dessa cyklar. Kampanjen anses ha gett ett positivt resultat. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser att arbetet med att stödja nyanlända i Huddinge kommun är betydelsefullt. Att, som motionären beskriver, hjälpa nyanlända att på ett enklare sätt transportera sig till praktik- och arbetsplats samt andra sociala aktiviteter kan vara en värdefull hjälp till integration i samhället. Att lära sig cykla för vardagstransport kan också ett sätt att komma närmare sin kommun och lära känna densamma liksom ett möjligt tillfälle till vardagsmotion. Förvaltningen stödjer därför motionärens förslag i sak. Dock kan själva tillhandahållandet av cyklar, liksom medel och resurser för detta vara områden där kommunen behöver stöd och samverkan för att klara uppgiften. Förvaltningen behöver därför söka kontakter i civilsamhället och möjliga vägar för att bygga upp och underhålla en verksamhet som denna. I det vidare arbetet bör man även se över vilka målgrupper av nyanlända som ska kunna använda sig av verksamheten, det vill säga nyanlända som bosatts av kommunen eller alla nyanlända boende i kommunen.

28 [g] HUDDINGE KOMMUN SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SN-2017/ (3) Marianne Krook Tf. Social- och äldreomsorgsdirektör Beslutet delges Kommunstyrelsen Bilagor Cyklar till nyanlända, en hjälp till integration. Motion väckt av Marianne Broman (MP)

29 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (2) Handläggare Eva Assarsson Eva.Assarsson@huddinge.se Kommunstyrelsen Lättlästa kommunala handlingar svar på motion väckt av Nujin Alacabek Darwich (V), Sonia Benavente (V), Britt Björneke (V) och Jonatan Spejare (V) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 5 november 2018, anses motionen besvarad. Sammanfattning Nujin Alacabek Darwich, Sonia Benavente, Britt Björneke och Jonatan Spejare (samtliga V) lämnade den 13 februari 2017 en motion benämnd Lättlästa kommunala handlingar. Motionärerna önskar att Huddinge kommun tar fram en språkpolicy för kommunen som syftar till att göra kommunala handlingar mer lättbegripliga. Kommunstyrelsens förvaltning avser att se över och vid behov revidera befintlig skrivhandledning och efter det uppmärksamma den så att alla anställda som skriver i tjänsten tänker ett varv extra runt hur man skriver lättbegripligt. Beskrivning av ärendet Nujin Alacabek Darwich, Sonia Benavente, Britt Björneke och Jonatan Spejare (samtliga V) lämnade den 13 februari 2017 en motion benämnd Lättlästa kommunala handlingar vilken bifogas. Motionärerna önskar att Huddinge kommun tar fram en språkpolicy för kommunen som syftar till att göra kommunala handlingar mer lättbegripliga. Förvaltningens synpunkter Huddinge kommun har sedan 2007 en skrivhandledning benämnd Konsten att skriva begripligt. Det finns ytterligare två handledningar Att handlägga ärenden och utforma dokument (2015) och Riktlinjer för att göra utredningar och skriva rapporter (2010) där ett lättbegripligt språk tas upp som en viktig faktor. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl

30 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (2) Alla tjänsteutlåtanden granskas så långt det är möjligt utifrån flera aspekter där språket och begripligheten är en. När nya tjänstemän utbildas i konsten att skriva tjänsteutlåtanden betonas att det är viktigt att kommunen har ett begripligt språk. Dock behöver vissa fackuttryck få finnas då kommunen måste förhålla sig till lagstiftningen och uttrycka sig korrekt i det avseendet. Ett lättbegripligt språk har en mycket viktig demokratisk aspekt och ska inte underskattas och det var också därför skrivhandledningen togs fram Då vårt språk ständigt utvecklas och förändras finns det goda skäl att nu drygt tio år efter att kommunens skrivhandledning lanserades se över, och eventuellt, revidera den. Kommunstyrelsens förvaltning avser att se över, och vid behov revidera befintlig skrivhandledning och efter det uppmärksamma den så att alla anställda som skriver i tjänsten får en bättre möjlighet att skriva lättbegripligt. Ekonomiska och juridiska konsekvenser Inga direkta ekonomiska eller juridiska konsekvenser finns, dock kan viss tid vinnas om handlingar generellt sett blir mer lättlästa. Bengt Svenander Tf. kommundirektör Toralf Nilsson Kanslidirektör Eva Assarsson Utvecklingsansvarig Bilagor 1. Motionen 2. Ärendehandboken 3. Skrivhandledning

31 , I Huddinge Kommun Kommunfullmäktige MOTION Lättlästa kommunala handlingar Vad som händer och sker i Huddinge kommun är en angelägenhet för alla medborgare. Trots detta kan det stundtals vara väldigt svårt, både för politiker, tjänstemän och medborgare att tillgodogöra sig innehåller i exempelvis handlingarna till kommunfullmäktige eller olika nämnders samanträden. Det är ett demokratiskt problem när bara ett fåtal personer till fullo kan förstå vad som står i ett dokument eller vad som avses med en viss mening. Ett fåtal exempel bara från kommunstyrelsens sammanträde den 23/ : "Planen ska stödja ett processinriktat arbetssätt där förvaltningens olika delar samarbetar mot gemensamma mål i syfte att åstadkomma hög kvalitet i verksamheten och ett effektivt resursutnyttjande." Nerksamhetsplan för kommunstyrelsen för 2017 "Exploatören informerade på SBU den 14 september om anledningen till deras önskemål om ändrad upplåtelseform." /Avtal om ändring och tillägg till Exploateringsavtal mellan Huddinge kommun och ResiReal NSF 3 Stockhoim AB rörande fastigheten Brygghuset 1 ; Visättra ängar i kommunde/en Flemingsberg "Förvaltning instämmer i tillsynsnämndens synpunkt om avfallskvarnar och menar att reglering av avfallskvarnar inte ska ske i renhållningstaxan." /Förslag till ändringar i renhållningstaxan från och med 1 januari 2017 Det är inte rimligt att man som kommunmedborgare ska behöva vara någon form av fackman för att klara av att sätta sig in i kommunens arbete på olika områden. Detta ser vi tydligt i såväl citaten ovan som i ärendenas namn. Notera då att detta enbart är utdrag ur tre ärenden och att samtliga förekommit vid samma kommunstyrelsemöte. I Sundsvalls kommun har den tagit fram en ny språkpolicy för att göra kommunala handlingar mer lättillgängliga rent språkligt för kornmunmedborgarna. Vi menar att en liknande språkpolicy borde tas fram i Huddinge kommun och fokusera på att göra språket i kommunala handlingar mer lättbegripligt och lättillgängligt. Jonatan Spejare

32 Ärendehandboken HUDDINGE KOMMUN Att handlägga ärenden och utforma dokument Kommunstyrelsens förvaltning APRIL 2015

33 Denna ärendehandbok har utarbetats vid KS kansli i samarbete med nämndsekreterarna.

34 Ärendehandboken Det här är ärendehandboken Ärendehandboken innehåller riktlinjer för hur vi handlägger ären den och utformar dokument i Huddinge kommun. Den behandlar besluts underlag som tjänsteutlåtanden och motions- och remissvar. Den behandlar också kallelser, föredragningslistor, protokoll och beslut. Varför en ärendehandbok? Syftet med handboken är att alla ska handlägga och dokumentera ärenden på ett enhetligt, effektivt och professionellt sätt. Målgrupp är de som behöver regler och rutiner i sitt dagliga arbete med utredning och beredning av ärenden. Det gäller alla tjänstemän som skriver beslutsunderlag i form av tjänsteutlåtanden, PM, yttranden, och så vidare. Det gäller också nämndsekrete rarna som skriver sammanträdesprotokoll och expedi erar handlingar. En annan målgrupp är de som av någon annan anledning behöver eller vill känna till vilka regler och rutiner som gäller. Hit hör chefer och förtroendevalda. Så här hittar du i handboken Handboken är upplagd så att det inledande avsnittet behandlar hur man utarbetar ett tjänsteutlåtande, den gemensamma mallen, vad som ska stå under standardrubrikerna i mallen och vad man särskilt ska tänka på när man skriver. Här finns exempel och fler finns i bilagorna. Därefter behandlas ärendegången vid motioner och medborgarförslag och hur man skriver tjänsteutlåtanden i dessa speciella fall. Remisser behandlas med särskild inriktning på hur vi besvarar remisser som kommer utifrån. I några avsnitt tar handboken upp vad man ska tänka på vid återre mittering av ett ärende för kompletterande beredning och hur man skriver dele ga tions beslut. Registrering och förvaring av handlingar samt avslutning av ärenden behandlas i ett särskilt avsnitt. De sista tre avsnitten (avsnitt 8 10) vänder sig främst till nämnd sekreterarna. I dem behandlas kallelse, föredragningslista och samman trädes protokoll, det vill säga de dokument som tillkännager respektive dokumenterar sammanträden i nämnder, kommunstyrelse eller utskott. Ärendehandboken tar inte upp de speciella krav som ställs på ärende handläggning som innebär myndighetsutövning mot enskild eller där special lagstiftningen i övrigt ställer speciella krav. ÄRENDEHANDBOKEN I

35 ? Annat stöd i ärendeberedningen och ärendehanteringen När du skriver bör du även ha kommunens skrivhandledning Konsten att skriva begripligt tillgänglig. I den finns skrivregler och rekommendationer kring den språkliga formen. Slutligen Kontrollera gärna din text genom Klarspråkstestet. Klarspråkstestet finns på Språkrådets webbplats, Låt en kollega läsa och lämna synpunkter på texten. På det sättet kan kvaliteten bli allt bättre. För att skapa delaktighet och öppenhet måste det vi skriver vara lätt att läsa och förstå inte bara av våra politiker utan även av invånare, brukare och andra som inte är så insatta i vårt arbete. Ärendehandboken har utarbetats vid kommunstyrelsens förvaltning och fastställts av kommunstyrelsen i april Den har reviderats i samråd med samordningsgruppen för administration och fastställts av kommunstyrelsen i mars Handboken finns på kommunens interna webbplats och uppdateras kontinuerligt av KS kansli. II ÄRENDEHANDBOKEN

36 INNEHÅLLS- OCH BILAGEFÖRTECKNING Definitioner och ordförklaringar 5 1 Vad är ett ärende och när startar ett ärende? 6 2 Beslutsunderlaget tjänsteutlåtandet Vad är ett tjänsteutlåtande? Vad ska det stå under de olika rubrikerna? 2.3 Underskrift av tjänsteutlåtanden 2.4 Bilagor och delgivning 2.5 Protokollsidan (paragrafsidan) Yttranden över motioner och medborgarförslag 14 4 Svara på remisser 4.1 Så här hanterar vi remisser 4.2 Interna remisser 4.3 Externa remisser - skriv ett särskilt yttrande Återremiss kompletterande beredning 21 6 Delegationsärenden 22 7 Registrering och förvaring av handlingar samt avslutning av ärenden Registrering under pågående handläggning eller utredning Att avsluta ett ärende 23 8 Kallelse och föredragningslista 24 ÄRENDEHANDBOKEN III

37 9 Sammanträdesprotokollet Protokollets olika delar Förstasidan Paragrafsidorna 9.4 Andra delar av protokollet Arbetet efter sammanträdet 29 Externa källor Exempelsamling 31 IV ÄRENDEHANDBOKEN

38 Definitioner och ordförklaringar Delegationsärende. Ärende där en tjänsteman eller politiker (delegat) har i uppdrag att fatta beslut i en nämnds namn. Beslutsrätten är alltså delegerad. (Anm. Kommunstyrelsen är också en nämnd, trots att nämnd inte ingår i namnet.) Delgivning. Den som berörs av ett beslut ska få information om (delges) beslutet. Det kan var en eller flera nämnder eller förvaltningar, ett råd, en myndighet eller en annan organisation, förening eller en person, till exempel en motionär eller en viss tjänsteman. Vid myndighetsutövning gäller särskilda krav på delgivning. Expediera. Göra i ordning och vidarebefordra, sända iväg något. Här handlar det om dokument av olika slag, till exempel brev, yttranden och beslut. Kontrasignera. Underteckna vid sidan av en annan person för att bestyrka att innehållet i dokumentet är korrekt. Vi kontrasignerar alltid tjänste utlåtanden. Även fram ställningar och yttranden från nämnder och kommunfullmäktige kontrasigneras i allmänhet. Antalet personer som kontrasignerar bör begränsas till en eller i undantags fall två personer. Alla som deltagit i ett ärendes beredning på olika nivåer ska inte skriva under. Tjänsteutlåtande. Förvaltningens redovisning av ett ärende med förslag till ställningstagande (beslutsunderlag) som vänder sig till en nämnd eller kommunstyrelsen (eller dess utskott). Tjänsteutlåtanden kan inte ändras av nämnden eller kommun styrelsen (undantag: sakfel och redaktionella justeringar). Remiss. Begäran från ett externt organ att kommunen eller en nämnd inom kommu nen ska yttra sig i en fråga. Remisser sänds också från kommun styrelsen eller en nämnd till en eller flera andra nämnder. Ibland sänds remisser även till råden (pensionärsrådet, rådet för funktionshinderfrågor och så vidare.), eller till externa intressenter, till exempel föreningar eller andra kommuner. Yttrande. Uttalande eller synpunkter (remissvar) från kommunen, kommunstyrelsen, från en nämnd eller något annat organ. Återremiss. Med återremiss menas att det beslutande organet (nämnden, kommunstyrelsen, ett utskott eller kommunfullmäktige) överlämnar ärendet till det beredande organ som lagt förslaget för komplettering eller ny beredning. ÄRENDEHANDBOKEN 5

39 1 Vad är ett ärende och när startar ett ärende? Det finns enligt förvaltningslagen två huvudformer för en myndighets verksamhet, faktiskt handlande och ärendehandläggning. Att undervisa i en skolklass är faktiskt handlande medan att utarbeta en skolplan är ärendehandläggning. Att städa hos en äldre person är faktiskt handlande medan utredning och beslut om bistånd är ärendehandläggning. Ärendehandläggning eller ärendeberedning är en eller flera åtgärder som leder fram till ett beslut, ställningstagande eller redovisning i någon form (ett brev med upplysningar eller ett telefonsamtal kan ju också vara slut resultatet i ett ärende). Ett ärende uppstår oftast genom att det kommer en framställning utifrån i form av till exempel ett brev eller en motion. Det kan också börja med att man inom förvaltningen tar ett initiativ till en utredning eller att nämnden ger ett uppdrag. Nämndernas förvaltningar tar fram beslutsunderlag i ärenden åt sina respektive nämnder. Det vanligast är att den tjänsteman som hand lägger ärendet skriver ett tjänsteutlåtande. Planera ärendeberedningen När du fått uppdraget att handlägga ett ärende och skriva ett tjänste utlåtande ska du som handläggare tänka på följande. Gör en tidplan! När ska ärendet besvaras, finns det någon dead-line? När får du in eventuellt beslutsunderlag, till exempel remissvar från andra organ? Ta reda på när din nämnd (kommunstyrelsen) sammanträder och rådgör vid behov med nämndsekreteraren eller din chef om när ditt ärende ska behandlas i nämnden. Tänk också på att ditt tjänsteutlåtande måste vara klart minst tre veckor före nämn dens sammanträde. Den exakta tid punkten beror på vilka beredningsrutiner som gäller i din förvaltning. Fundera också på vilka som berörs av frågan och som bör få möjlighet att lämna synpunkter eller få information om ärendet. Det kan vara den som aktualiserat frågan, andra nämnder och deras förvaltningar, våra rådgivande organ (de olika råden), föreningar, andra myndig heter eller de fackliga organisationerna. Det kan också vara vissa tjänstemän eller personalkategorier eller -grupper. I många fall ska synpunkterna hämtas in genom ett formellt remissförfarande (se avsnitt 4 Remisser). I andra fall bör du som handläggare planera in och förbereda kontakter för att hämta in synpunkter eller informera om ärendet. 6 ÄRENDEHANDBOKEN

40 2 Beslutsunderlaget tjänsteutlåtandet 2.1 Vad är ett tjänsteutlåtande? Det vanligaste beslutsunderlaget till nämnden eller kommunstyrelsen är som nämnts ett tjänsteutlåtande. Detta skrivs av den tjänsteman som fått i uppdrag att handlägga ärendet. Om nämndens beslut fattas på delegation skriver man inget tjänste utlåtande. Ärendet beskrivs då i ett delegationsbeslut, se avsnitt 6 Delegations ärenden. Vanliga ärenden är motioner, medborgarförslag och remisser. Dessa behandlas närmare under särskilda avsnitt. Men grunden är densamma för alla typer av tjänsteutlåtanden, så läs det här avsnittet först. Tjänsteutlåtandet innehåller ett förslag om att nämnden ska fatta ett visst beslut. Det kan handla om att godkänna en viss åtgärd, en budget, ett regelverk och så vidare, eller att ge ett uppdrag. I tjänsteutlåtandet beskriver man också ärendet och dess bakgrund så att ledamoten och andra läsare får ett kortfattat men all sidigt underlag för sitt ställnings tagande. Man bör skriva ett så fylligt tjänsteutlåtande att även den som inte redan är insatt i ärendet (press, allmänhet, förtroendevalda, tjänstemän, och så vidare.) kan förstå vad det handlar om. Om utredningen i ärendet är omfattande bör den redovisas i form av en särskild PM (promemoria) eller en rapport, som biläggs tjänsteutlåtandet. Det gäller också om det man ska besluta om är ett särskilt dokument, till exempel ett reglemente eller ett avtal. Om tjänsteutlåtandet tenderar att blir upp mot tio sidor eller mera bör man överväga om en del kan redovisas i form av bilagor. I dokument- och ärendehanteringssystemet finns sär skilda dokumentmallar som ska användas för rapporter, PM och bilagor. Kommunen har fastställt en mall för hur tjänsteutlåtanden ska utformas. Den finns att hämta i dokument- och ärendehanteringssystemet. På den interna webbplatsen finns anvisningar om hur du använder mallen. På följande sida kan du se mallen och något om hur den används. I bilaga 2 finns exempel på tjänsteutlåtanden. I det följande finns närmare anvisningar och råd om hur man skriver. Undvik att ange personnamn i dina texter om det inte är nödvändigt. Skälet är att vi lägger ut våra handlingar på Internet och samtidigt värnar om människors integritet (personuppgiftslagen, PUL). Undantag gäller för förtroendevalda. I regel kan du också ange namnet på tjänstemän om de omnämns i sin roll som tjänstemän. ÄRENDEHANDBOKEN 7

41 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM 30 augusti 2006 DIARIENR KS 2006/ SIDA 1 (1) HANDLÄGGARE Handläggarens namn telefonnummer e-postadress Nämndens namn Här skriver du ärenderubriken Förslag till beslut Skriv fullständiga meningar, inte att-satser. Numrera om det är flera delbeslut. Sammanfattning Här lyfter du fram det viktigaste. OBS. att allt som behandlas i tjänsteutlåtandet inte behöver återges i sammanfattningen. Beskrivning av ärendet Skriv underrubriker om avsnittet inte är mycket kort. Förvaltningens synpunkter Skriv även här underrubriker om avsnittet inte är mycket kort. Cheferna underskrift Titel Bilagor <Skriv här> Beslutet delges <Skriv här> Handläggarens underskrift Titel POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Informationsavdelningen Huddinge 8 ÄRENDEHANDBOKEN BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX

42 I mallen finns ett antal standardrubriker som ska användas i normalfallet. Rubrikerna är följande. - Ärenderubrik - Förslag till beslut - Sammanfattning - Beskrivning av ärendet - Förvaltningens synpunkter. 2.2 Vad ska det stå under de olika rubrikerna? Ärenderubriken Rubriken på tjänsteutlåtandet är viktig. Rubriken ska innehålla information om vad ärendet gäller så att man med rubrikens hjälp kan skilja ärendet från andra likartade ärenden. Tänk på att även den som inte är så insatt i frågan ska kunna förstå vad det handlar om. Eftersom man söker i diariet med hjälp av orden i rubriken ska den inne hålla bra sökord och i övrigt vara rättvisande i förhållande till vad ärendet handlar om. Stäm av rubriken mot förslaget till beslut. Rubriken måste täcka alla delar av beslutet. En lämplig avvägning mellan längd och innehåll måste också göras. Observera att tjänsteutlåtandets rubrik inte behöver vara densamma som ärendemeningen i diariet. Det kan tvärtom finnas skäl att ändra i diariet. I så fall bör du själv ändra detta eller uppmärksamma registrator på det. Ange i rubriken om det är ett remissvar (yttrande), ett avtal, ett budget förslag, ett motionssvar och så vidare. Undvik personnamn i rubriken, med undantag för motioner och med borgar - förslag (se avsnitt 3). Undvik också ord som angående, beträffande, fråga om. Använd gärna tvåställiga rubriker och ta det egentliga innehållet först. Exempel samverkan om barn och ungdom avtal mellan Huddinge kommun och stock holms läns landsting för perioden 20xx-20xx Granskning av It-säkerhet yttrande över en revisionsrapport Fler exempel på ärenderubriker finns i bilaga 1 och 2. ÄRENDEHANDBOKEN 9

43 Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut utformas som om nämnden redan hade tagit beslutet, det vill säga texten ska ha samma språkliga form som i ett protokoll. Förslagen till beslut skriver du som fullständiga meningar och inte som så kallade att-satser. Fullständiga meningar är lättare att läsa. Om beslutet består av flera delbeslut ska de numreras. Det kan till exempel se ut så här: Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Den nya folkhälsoplanen för enligt bilaga 1 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 5 mars 2006 antas. 2. Den nya folkhälsoplanen ersätter den nuvarande planen Med gemensamma krafter för barns och ungas välbefinnande. Kommunstyrelsen beslutar för egen del 3. Kommunikationsplanen enligt bilaga 2 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 7 maj 2011 godkänns. 4. Förslaget till organisation och ansvarsfördelning godkänns. Du bör utforma beslutsmeningen så att den kan fungera självständigt, det vill säga så att den kan förstås utan att man behöver läsa tjänsteutlåtande eller bilagor. Om det inte är möjligt bör du försöka att genom beslut meningar och sammanfatt ning ge den önskade helhetsbilden. Det finns dock ärenden som innehåller många olika förslag och över väganden. Där kan du behöva hänvisa till ett tjänsteutlåtande eller en bilaga för att täcka in alla eller delar av förslagen. Ett taxeförslag eller ett reglemente ska ju ofta antas i sin helhet och då får man hänvisa till den bilaga som innehåller (den nya) lydelsen. Jämför exemplet ovan. Om ärendet innehåller ett uppdrag från nämnden till förvaltningen eller från kommunfullmäktige till en nämnd eller kommunstyrelsen ska det framgå av beslutet i form av en särskild beslutspunkt, enligt följande exempel. 10 ÄRENDEHANDBOKEN

44 Förslag till beslut 1. Äldreomsorgsnämnden får i uppdrag att göra en utredning om förutsätt ning arna för Huddinge kommun att erbjuda rehabilitering och särskilt boende för äldre i Spanien. 2. Gunilla Helmersons (M) och Bo Tryggs (M) motion bifalls därmed. 3. Socialnämnden beslutar att avslå ansökan från XX om startbidrag samt verksamhetsbidrag med 2000 kronor. Föreningen uppfyller inge villkoren i Huddinge kommuns reglemente för föreningsbidrag gällande sociala stöd- och hjälporganisationer. I bilaga 1 och 2 finns fler exempel på beslutstexter, som du kan använda som förebild. Sammanfattning Sammanfattningen ska vara så kort och koncis som möjligt. Observera att en sammanfattning inte är ett sammandrag, det vill säga en förkortad version av hela texten, utan den ska lyfta fram det viktigaste, huvudbud skapet och vem som har initierat ärendet. Allt ska inte återges i sammanfattningen men läsaren ska få en översikt av ärendet genom att läsa beslutsmeningarna och sammanfattningen. Sammanfattningen får inte innehålla något som inte har stöd i huvud texten. Du ska skriva sammanfattningen så att den kan lyftas över till protokollsidan och fungera som sammanfattning där. Som riktmärke gäller därför att en sammanfattning bör vara högst en halv A4-sida. I kommunens skrivhandledning finns fler råd och tips om hur man skriver en bra sammanfattning. Om tjänsteutlåtandet är mycket kort (mindre än en sida) behöver du inte använda rubriken Sammanfattning. Ibland sammanfattar besluts meningarna det viktigaste i förslaget. Inled i så fall med en eller ett par sammanfattande meningar under rubriken Beskrivning av ärendet. Beskrivning av ärendet Under den här rubriken redogör du för bakgrunden till ärendet och vad som hittills har hänt. Här kan du också redovisa vad ett annat organ, till exempel en utred ning eller en nämnd sagt och föreslagit i frågan. Om ärendet har varit på remiss talar du om det här, liksom vilka som varit remissinstanser. Dela in avsnittet i flera delavsnitt om det är långt. Använd underrubriker som gärna får vara informativa. Se till att du har rättvisande rubriker, det vill säga att inne hållet stämmer med rubriken. Följ råden och rekommendationerna i Skrivhand ledningen, avsnitt 3 Så blir texten ännu bättre råd och tips. Ibland är beskrivningen av ärendet omfattande, till exempel när man redovisar ett utredningsuppdrag. Då kan man i stället dela upp beskriv ningen i flera huvudavsnitt, med Bakgrund och ett eller flera avsnitt där fakta redovisas. ÄRENDEHANDBOKEN 11

45 Förvaltningens synpunkter Här redovisar du vad förvaltningen har kommit fram till och varför. Dela även här in avsnittet i flera delavsnitt och använd underrubriker vid behov. Om hela ärendet är förvaltningens egen produkt, till exempel ett utrednings förslag kan det vara lämpligare att skriva Förvaltningens överväganden och förslag som rubrik. Exempel på sammanfattningar och de övriga avsnitten finns i bilaga Underskrift av tjänsteutlåtanden Tjänsteutlåtandet skrivs under av förvaltningschefen och ansvarig avdel nings chef (motsvarande). Ta reda på vad som gäller i din förvaltning. I båda fallen kontrasigneras tjänsteutlåtandet av handläggaren, det vill säga handläggaren bestyrker med sin underskrift att innehållet i dokumentet är korrekt. Antalet personer som kontrasignerar ett tjänsteutlåtande bör begränsas till en eller i undantagsfall två personer. Alla som deltagit i ett ärendes beredning på olika nivåer eller enheter ska inte skriva under. Om fler avdelningar eller kontor har deltagit i beredningen av ärendet under tecknas tjänste utlåtandet av förvaltningschefen och den samordnande handläggaren. Är det flera handläggare som medverkat skriver man deras namn på första sidan under handläggare. 2.4 Bilagor och delgivning Bilageförteckning Sist i tjänsteutlåtandet anger du vilka bilagor som finns. Dessa bör redovisas i den ordning som är logisk utifrån ärendet. Om det som nämnden beslutar om är ett dokument, till exempel ett avtal, ett styrdokument, en taxa, en plan och så vidare bör detta dokument vara bilaga 1. I övrigt är det enklast att redovisa bilagorna i den ordning som de hänvisas till i tjänsteutlåtandet. Kronologisk ordning kan vara lämpligt i många fall. I en bilaga med remissvar bör du lägga nämnder först (i bokstavsordning), sedan eventuella övriga interna instanser och slutligen externa instanser. Delgivning Den som berörs av ett beslut ska få information om (delges) beslutet. Ofta är det en eller flera av nämnderna eller förvaltningarna. Remissvar (yttranden) ska skickas till den som begärt in yttrandet. Den som lämnat ett medborgarförslag ska ha en kopia av kommunfullmäktiges beslut och handlingarna i ärendet. 12 ÄRENDEHANDBOKEN

46 Vanligen är det handläggaren som bäst vet vilka som ska delges ett beslut. Tänk därför noga igenom vilka som ska ha del av ärendet och skriv det under rubriken Delges sist i tjänsteutlåtandet. Nämndsekreteraren ser sedan till att protokollsutdrag och handlingar skickas till dem som ska delges (om inte något annat gäller i din förvaltning). Observera att när det gäller kommunstyrelsen och kommunfullmäktige får nämnderna regelmässigt själva protokollet men inte de handlingar som tillhör ett ärende om de inte finns med på delgivningslistan. Ta inte med några instanser på delgivningslistan för säkerhets skull. Det leder till merarbete för nämndsekreteraren. Exempel på bilageförteckningar och delgivningslistor finns i bilaga 2. Även delgivningslistan kopieras över till protokoll sidan. 2.5 Protokollsidan (paragrafsidan) Följande texter kopierar handläggaren över från tjänsteutlåtandet: Förslag till beslut, Sammanfattning och Delges. Kontrollera att texterna hänger ihop och förmedlar huvudbudskapet. Om inte, gör de ändringar, tillägg eller nedkortningar som behövs. Om du inte har någon särskild sammanfattning i tjänsteutlåtandet utan har sammanfattat under Beskrivning av ärendet måste du meddela nämnds sekreteraren vad som ska stå på protokollsidan som bakgrund till ärendet. ÄRENDEHANDBOKEN 13

47 3 Yttranden över motioner och medborgarförslag En motion väcks av en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige. Ett medborgarförslag lämnas in till fullmäktige. Fullmäktige överlämnar motionen eller medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommun styrelsen remitterar i sin tur ofta motionen eller medborgarförslaget till den eller de nämnder och andra organ som berörs. Detta beslut är delegerat till chefen för KS kansli. En tjänsteman vid kommunstyrelsens förvalt ning utses till handläggare. När eventuella remissvar har kommit in till kommunstyrelsen skriver handläggaren ett tjänsteutlåtande. Ett medborgarförslag kan även överlåtas till kommunstyrelsen eller annan nämnd för beslut. Det som sägs i det följande om motioner gäller också medborgarförslag. Att tänka på när man skriver svar på motioner och medborgar förslag Utöver vad som sägs i avsnitt 2 om tjänsteutlåtanden gäller följande för motio ner och medborgarförslag. I avsnitt 4 kan du läsa mer om remisser. Ärenderubriken Bygg upp rubriken enligt följande exempel (tvåledad rubrik). Exempel Bygg billiga 'Johansson-villor i Huddinge - hela huset till halva priset svar på motion väckt av Ann-Marie Högberg (S) Kompensera Huddingeborna för förlusten av miljövärden OM Södertörnsleden byggs! - svar på motion väckt av Marica Lindblad (MP) och Olof Olson (MP) Bygg ut återvinningsstationerna innan kravet på tömning av restavfall tas bort - svar på medborgarförslag väckt av Ragnar Kåhre Börja alltså rubriken med det som motionen gäller (motionens rubrik) följt av: svar på motion av och samtliga motionärers namn med parti beteckning. Parti beteckning ska anges efter varje namn. Är det ett medborgarförslag skriver du namnet på den som lämnat in förslaget. Observera att det alltid är en eller flera enskilda ledamöter som lämnar en motion, det vill säga aldrig en partigrupp. För medborgarförslag gäller att det måste vara en eller flera enskilda personer som lämnar förslaget. I tjänsteutlåtandets huvudrubrik behöver du inte ordagrant återge rubriken på motionen (medborgarförslaget). Man får förkorta eller förtydliga den. Förslag till beslut Motionen bifalls eller avslås. Om motionärens förslag redan är genomfört eller under utredning kan förslaget till beslut vara följande: motionen anses besvarad med hänvisning till vad som sägs i förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 27 april ÄRENDEHANDBOKEN

48 Motiveringar ska i regel inte återges i själva beslutsmeningen. Hänvisa i stället till tjänsteutlåtandet. Exempel Motionen om flexibel skolgång från Christina Eklund (M) anses besvarad med hänvisning till vad som sägs i förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat den 17 maj I en nämnd som fått motionen på remiss kan man skriva följande. Motionen om flexibel skolgång från Christina Eklund (M) tillstyrks med hänvisning till vad som sägs i förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 16 juni Det är viktigt att du formulerar beslutet på ett bra sätt. Diskutera det därför gärna med kollegor och din chef eller nämndssekreteraren. Fler exempel finns i bilaga 1. Sammanfattning Läs vad som sägs om sammanfattningar i avsnitt 2 Beslutsunderlaget. Tänk särskilt på att motivet för ställningstagandet i beslutet (bifall, avslag och så vidare.) ska framgå av sammanfattningen. Beskrivning av ärendet Här redovisar du innehållet i motionen kortfattat. Ange även vem eller vilka som väckte motionen och datum för kommunfullmäktiges sammanträde. Slutklämmen i motionen (ofta ett eller flera konkreta förslag) bör anges ordagrant. Motionen respektive medborgarförslaget biläggs som bilaga 1. Redovisa vilka som fått motionen på remiss: Motionen har remitterats till A-nämnden, B-nämnden, X-föreningarna, Y-råden och så vidare. för synpunkter. Exempel Christina Eklund (M) väckte vid kommunfullmäktiges sammanträde den x december 20xx en motion om flexibel skolgång. I motionen framhålls att skolan måste bli bättre på att tillgodose varje elevs enskilda behov. Motionären föreslår att fullmäktige ska uppdra åt grund skole nämnden att utreda för utsättningarna för en flexibel skolstart och ett mer flexibelt skolavslut med utgångspunkt i motionens intentioner. Motionen har remitterats till grund skolenämnden för synpunkter. ÄRENDEHANDBOKEN 15

49 Remissinstansernas synpunkter (gäller kommunstyrelsens förvaltning) Efter avsnittet Beskrivning av ärendet ska det finnas ett avsnitt Remiss instansernas synpunkter där remissvaren redovisas i sammanfattning, se vidare avsnitt 4 Remisser. Remissvaren bifogas som bilaga 2. Förvaltningens synpunkter Här redovisar du vad förvaltningen kommit fram till och varför (jfr avsnitt 2 Beslutsunderlaget). Om du är handläggare vid kommun styrelsens förvalt ning se även avsnitt 4 om remisser, Kommunstyrelsens förvaltnings synpunkter. Slutkläm: Avsluta avsnittet med att föreslå att förslagen i motionen bifalls eller avslås. Motivera varför. Om motionärens förslag redan är genomförda eller under utredning kan förslaget vara att föreslå att motionen anses besvarad, med motiveringen. Här sammanfattar du också eventuella förslag om åtgärder. Observera! Svara först utred sedan Motioner ska behandlas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom tolv månader. Om motionären föreslår en utredning av något slag betyder det inte att utred ningen ska genomföras i samband med att motionen besvaras. En eventuell utredning får göras senare om det blir bifall till motions förslag. ÄRENDEHANDBOKEN 16

50 4 Svara på remisser 4.1 Så här hanterar vi remisser Det här avsnittet handlar om hur vi svarar på remisser, det vill säga lämnar ett yttrande (remissvar) i någon fråga, till exempel ett utredningsförslag eller en motion. Motioner och medborgarförslag remitteras som regel från kommunstyrelsen till en eller flera nämnder. De kan också remitteras till andra intressenter inom och utom kommunen. Nämnderna kan skicka remisser till varandra. Det kallar vi i det följande för interna remisser. Externa remisser kommer framför allt från Regeringskansliet (ett departe ment) och ofta gäller det offentliga utredningar (SOU) eller departe ments prome morior (Ds). Även landstinget, länsstyrelsen, andra statliga myndig heter eller andra kommuner med flera sänder remisser till oss. Remissvaren lämnas som regel av kommunstyrelsen eller en annan nämnd. Kommunstyrelsen har delegation från kommunfullmäktige att besvara remisser för Huddinge kommuns räkning. Kommunfullmäktige yttrar sig endast i mycket övergripande eller principiella ärenden. Exempel från senare år är yttrande till Kammarkollegiet över ansökan om justering av gränsen mellan Huddinge kommun och Stockholms kommun. Vi har delat upp avsnittet i Interna remisser respektive Externa remisser. Motioner och medborgarförslag som ofta remitteras behandlas även i avsnitt Interna remisser Enligt kommunallagen får kommunfullmäktige inte besluta i en fråga utan att den först har beretts i kommunstyrelsen. Berör frågan en annan nämnd ska frågan beredas även av den nämnden. Det kallas det kommunala beredningstvånget. Därför sänder kommunstyrelsen ut inkomna remisser, motioner och medborgarförslag till andra nämnder för synpunkter. Kommunstyrelsen remitterar också ofta egna utredningsförslag till övriga nämnder och andra intressenter. Beslut om remittering är delegerat till chefen vid kommunstyrelsens kansli. När det gäller interna remisser skrivs förslaget till yttrande i form av ett tjänsteutlåtande av den handläggande tjänstemannen. De riktlinjer och råd som lämnas i avsnitt 2 om tjänsteutlåtanden generellt och i avsnitt 3 om utform ningen av motioner och medborgarförslag gäller även för remisser. 17 ÄRENDEHANDBOKEN

51 Vad ska det stå under de olika rubrikerna? Tjänsteutlåtandet ska i detta fall innehålla följande rubriker - Förslag till beslut - Sammanfattning - Beskrivning av ärendet - Remissinstansernas synpunkter - Förvaltningens synpunkter (kommunstyrelsens förvaltnings synpunkter). Under rubriken Remissinstansernas synpunkter sammanfattar du remissvaren antingen remissinstans för remissinstans eller fråga för fråga. Lyft fram det som är gemensamt, det som du bedömer som relevant och intres sant. Allt behöver inte återges. Omnämn eller sammanfatta eventuella reservationer eller särskilda yttranden. Om avsnittet är långt lägg in mellan rubriker. Remissvaren (tjänsteutlåtande, protokoll, reservationer och protokollsanteckningar) bifogas i sin helhet som bilaga 2. Läs mera om bilagor i avsnitt 2.4 Bilagor och delgivning. För kommunstyrelsens förvaltning gäller dessutom följande. Under rubriken Kom munstyrelsens förvaltnings synpunkter gör du en sammanfattande bedömning utifrån remissinstansernas svar och en övergripande bedömning utifrån ett hel hetsperspektiv, det vill säga utifrån kommun styrelsens roll och ansvarsområde. Du kanske måste komplet tera eller förtydliga vad remiss instanserna sagt och skrivit. Observera särskilt de ekonomiska och rättsliga aspekterna. Om avsnit tet är långt lägg in mellanrubriker. Svara till rätt instans Vid remissförfarandet inom kommunen gäller allmänt att en remiss från kommunstyrelsen eller en nämnd lämnas till en annan nämnd och inte till en förvaltning. Nämnden svarar en annan nämnd och inte en förvaltning. Svaret till kommunstyrelsen sänds via ärendehanteringssystemets remissfunktion. 4.3 Externa remisser skriv ett särskilt yttrande Är det en extern remiss som ska besvaras bör ett särskilt yttrande skrivas som bifogas tjänsteutlåtandet som bilaga. Yttrandet har formen av ett brev som adresseras till det remitterande organet. Det som sägs i det följande gäller alltså främst kommun styrelsens förvaltning, men kan också tillämpas i de övriga förvalt ningarna. Tjänsteutlåtande vänder sig i detta fall till våra interna beslutsfattare, det vill säga leda möterna i kommunstyrelsen (eller nämnden). I tjänsteutlåtandet beskriver du kortfattat innehållet i remissen, remissinstansernas synpunkter och förvalt ning ens ÄRENDEHANDBOKEN 18

52 synpunkter i sammanfattning. Exempel, se bilaga 2. Kommunens synpunkter redovisar du i sin helhet i det särskilda yttrandet. I detta ska eventuella skilda uppfattningar som kommit fram vid den interna remiss behandlingen inom kommunen vägas samman till ett samlat svar från kommu nen. Vad ska det stå i det särskilda yttrandet? Inledning Hänvisa här till remissen, vad den heter, varifrån den har kommit och när. Sammanfattning Här sammanfattar du kommunens synpunkter om det behövs ett särskilt avsnitt. Allmänna synpunkter Här skriver du sådant som inte passar in under en särskilt rubrik. Det kan vara något som gäller helheten eller att vi bara behandlar vissa avsnitt i remisshandlingen, till exempel sådant som särskilt berör den kommunala verksamheten. Här kan du också sammanfatta svaret i stället för i ett särskilt sammanfattningsavsnitt. Särskilda rubriker Skriv de specifika synpunkterna under särskilda rubriker. Ofta är det lämp ligt att följa rubrikerna i dokumentet som du yttrar dig över (remiss handlingen). Formulera gärna rubrikerna så att ställningstagandet framgår av själva rubriken. Ta bara upp de frågor där kommunen har synpunkter. Annat behöver man inte kom mentera (allmänna kommentarer kan tas upp under rubriken Allmänna synpunkter). Inled gärna varje delavsnitt med att tydligt redovisa själva ställningstagandet och redovisa därefter motiven. I Statsrådsberedningens skrift Svara på remiss. Hur och varför kan du läsa om hur man utformar svar på remisser från Regeringskansliet. Den finns på reger ingens webbplats, Avsluta remissvaret med att hänvisa till vem som beslutat och när. Hänvisa till protokollsutdraget som ska bifogas, enligt följande. Exempel Beslut i detta ärende har fattats av kommunstyrelsen den 16 februari xxxx (protokollsutdrag bifogas). Exempel på ett yttrande finns i bilaga ÄRENDEHANDBOKEN

53 Underskrift i yttranden till externa organ Om yttrandet lämnas av kommunstyrelsen undertecknas det i Huddinge kommuns namn av kommunstyrelsens ordförande. Om yttrandet lämnas av en nämnd undertecknas det i nämndens namn av nämndens ordförande. Exempel HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsen HUDDINGE KOMMUN Socialnämnden Daniel Dronjak Nordqvist ordförande Gunilla Helmerson ordförande Yttrandet expedieras När nämndens, kommunstyrelsens respektive kommunfullmäktiges protokoll har justerats ska det särskilda yttrandet, det vill säga remissvaret, skickas till det organ som skickat ut remissen. Protokollsutdrag ska bifogas. Ansvaret för att svaret expedieras till remissorganet ligger ytterst på handläggaren. I vissa nämnder sköter nämndssekreteraren/registrator det. Ta reda på vad som gäller i din nämnd och kom överens med nämndssekreteraren om vem som gör vad. Yttrande på delegation Yttranden som lämnas på delegation ska utformas på samma sätt som andra yttranden. Däremot är det en annan ärendegång eftersom delegaten har befo genhet att själv besluta om innehållet i yttrandet. Se vidare avsnitt 6. Om yttrandet lämnas av en delegat undertecknas det i nämndens namn av dele gaten. Exempel För kommunstyrelsen För miljönämnden Vesna Jovic Kommundirektör XX Miljöchef ÄRENDEHANDBOKEN 20

54 5 Återremiss kompletterande beredning Med återremiss menas att det beslutande organet (nämnden, kommun styrelsen, ett utskott eller kommunfullmäktige) överlämnar ärendet till det beredande organ som lagt förslaget för en ny eller kompletterande beredning. Det ska framgå av beslutet om återremiss vad som ska kompletteras eller belysas. I vissa fall ska ärendet remitteras igen till berörda nämnder. Nämndssekreteraren eller föredragande chef underrättar omgående hand läggaren om att ärendet återremitterats. Efter den kompletterande utredningen utarbetas ett nytt, reviderat tjänsteutlåtande. I datumrutan ska då stå det ursprungliga datumet och det nya datumet följt av ordet rev. (reviderat) enligt följande exempel: 12 november xxxx 28 februari xxxx, rev. I tjänsteutlåtandet redovisar man under rubriken Beskrivning av ärendet att ärendet återremitterats, vad som skulle belysas och hänvisar till protokollet (ange nämnd, datum och paragraf, till exempel kommunstyrelsen den 10 december 2006, 00 ). Redovisningen i det tidigare tjänsteutlåtandet kompletteras sedan med nya fakta. Eventuella nya bedömningar och synpunkter redovisas under Förvalt ningens synpunkter. Det bör vara lätt att se av tjänstutlåtandet vad som till kommit vid beredningen av återremissen. Det reviderade tjänstutlåtandet är alltså en ny handling och det tidigare finns kvar som en handling i ärendet. 21 ÄRENDEHANDBOKEN

55 6 Delegationsärenden De flesta beslut i en kommun fattas på delegation, oftast av en tjänsteman. I Huddinge har nämnderna delegerat beslutanderätten till förvaltningschefen som därefter i många fall har vidaredelegerat till andra tjänstemän inom förvaltningen. Aktuella delegationsordningar finns hos respektive nämndsekrete rare och på den interna webbplatsen. Varje beslut som fattas med stöd av delegationsordningen ska dokumen teras. Om inte verksamhetsspecifika regler finns gäller följande. Ärendet med beslut och beslutsunderlag redovisas i ett dokument, delega tionsbeslut. Beslutet ska diarieföras. Exempel på delegationsbeslut finns i bilaga 3. Av beslutsdokumentet ska framgå vilket punkt i delegationsordningen som delegatio nen grundar sig på (nummer, och förtydligande text: beslut om ). Alternativt hänvisas till det beslut där nämnden överlämnat till delegaten att besluta (till exempel Kommunfullmäktiges beslut om säkerhetspolicy, den 15 maj xxxx, 68). Dokumentet med delegationsbeslutet undertecknas av delegaten med namn och titel. Exempel För kommunstyrelsen Vesna Jovic Kommundirektör Exempel: Delegationshänvisning Beslutet är fattat enligt kommunstyrelsens delegationsordning punkt F 15.3 efter samråd med kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott den 19 februari Delegation Beslutet har fattats med stöd av punkten F5.1.2 i Delegationsordning för kommunstyrelsens vidaredelegering, HKF Delegat: Chefen för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens mark- och exploateringsavdelning. Delegationsbesluten ska anmälas till nämnden vid nästföljande samman träde, se även avsnitt 9. Sammanträdesprotokollet. De regler för delegering som gäller enligt kommunallagen med flera lagar och gemensamma riktlinjer för Huddinge kommun finns i dokumentet Regler för delegering, kommunstyrelsens förvaltning PM , revide rat Reglerna har fastställts av kommunstyrelsen och av respektive nämnd i januari ÄRENDEHANDBOKEN 22

56 7 Registrering och förvaring av handlingar samt avslutning av ärenden Ett ärende, en utredning eller ett annat uppdrag (till exempel ett projekt) ska diarieföras. Det ska göras när ärendet initieras genom att en handling utifrån kommit in till nämnden (kommunstyrelsen) eller som följd av ett uppdrag, till exempel i verksamhetsplanen. I det sistnämnda fallet bör ett ärende läggas upp i diariet när arbetet påbörjats även om inga handlingar har upprättats eller kommit in ännu. 7.1 Registrering under pågående handläggning eller utredning Viktigare inkommande och upprättade handlingar i ett ärende registreras och diarieförs av handläggaren eller registrator. Huvudregeln i de flesta förvaltningar är att en diarieförd originalhandling ska förvaras hos registrator i ett särskilt arkiv. Handläggaren lämnar därför originalhandlingar till registrator och behåller eventuellt en kopia. Material som handläggaren samlar in under utredningen för att eventuellt använda som underlag, till exempel utskrifter från Internet eller kopior på material från andra förvaltningar eller organ, behöver inte diarieföras och kan rensas när ärendet avslutas. Annat arbetsmaterial kan vara möteskallelser, PM, diskussionsunderlag och utkast. Minnesanteckningar från möten behöver inte registreras men kan betraktas som allmän handling. Material som har stor betydelse för utredningens bedömningar och förslag bör dock registreras. Om en konsult är knuten till ett projekt eller en utredning ska de hand lingar som konsulten upprättar på beställning av kommunen diarieföras och läggas i akten. 7.2 Att avsluta ett ärende Avslutning av ett ärende och iordningställande av ärendet är handläggarens ansvar att initiera. Det genomförs sedan av registrator eller nämndsekreterare. Ta reda på vilken arbetsfördelning som gäller i er förvaltning. Ett ärende, som pågår under lång tid (det vill säga flera år) bör avslutas i diariet vid lämpliga tillfällen. Detta för att ärendet inte ska vara öppet för länge. Ärendet kan avslutas i diariet i samband med naturliga avslut i arbetet, till exempel när en etapp avslutas med en delrapport eller ett nämndsbeslut. Att avsluta ärendet varje år kan också vara ett riktmärke. Ett nytt ärende öppnas, med ett nytt diarienummer. Det båda ärendena knyts ihop i diariet genom hänvisning till varandras diarienummer. 23 ÄRENDEHANDBOKEN

57 8 Kallelse och föredragningslista Detta och följande avsnitt (avsnitt 8 10) behandlar kallelse, föredragningslista och sammanträdesprotokoll, det vill säga de dokument som tillkännager respektive dokumenterar sammanträden i nämnder, kommunstyrelse eller utskott. Avsnitten riktar sig därför främst till nämndsekreterare, som praktiskt hanterar dessa dokument. Kallelse och föredragningslista till kommunfullmäktige har ett avvikande utseende och ska dessutom kungöras i särskild ordning. Detta beskrivs inte i den här handboken. I kallelsen anges tid och plats för sammanträdet. Föredragningslistan är en förteckning över de ärenden som ska behandlas på sammanträdet. I Huddinge fogar vi ihop kallelsen och föredragningslistan till ett dokument. En mall för kallelse med föredragningslista finns att hämta i ärendehanteringssystemet. Obligatoriska punkter på föredragningslistan är val av justerare och fastställande av föredragningslistans innehåll samt för nämnderna som har öppna sammanträden vilka ärenden som är offentliga. Det innebär att föredragningslistan inte är färdig förrän den aktuella nämnden eller kommunstyrelsen har beslutat vilka ärenden som ska tas upp vid sammanträdet. Därefter kommer de egentliga ärendena med ärenderubriker. Sist kommer delgivningar och redovisning av delegationsbeslut. Till kallelsen bifogas handlingar till ärendena. De består av tjänsteutlåtanden med eventuella bilagor. ÄRENDEHANDBOKEN 24

58 9 Sammanträdesprotokollet 9.1 Protokollets olika delar Sammanträden i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och andra nämnder samt utskott ska dokumenteras i ett sammanträdesprotokoll. Protokollet innehåller dels en förstasida, dels en ny sida för varje paragraf. De kallas i fortsättningen för paragrafsida. Paragraferna ska numreras i löpande ordning under hela kalenderåret. Varje nämnd, kommunfullmäktige och kommunstyrelsen samt utskott har en egen nummerserie för sina protokoll. Mallar till protokollets olika delar finns i ärendehanteringssystemet. Använd rätt tidsform! För att återge vad som händer under själva sammanträdet använder du tids formen presens. Exempel: Anna Svensson yrkar, ordföranden ställer proposition. Fastställande av föredragningslista Godkännande av föredragningslistans innehåll protokollförs under en egen paragraf. Så här kan det till exempel se ut: Nämnden godkänner föredragningslistan, med den ändringen att ärende 13 ska utgå. 9.2 Förstasidan På förstasidan som kan bestå av två eller tre sidor fyller du i mallen med nämnd, tid och plats för sammanträdet, vilka ledamöter som har beslutat och vilka som närvarit i övrigt. Om det är många övriga närvarande kan de förtecknas på en egen sida (sidan 2). Om samman trädet är öppet ska det även framgå vilka ärenden som inte är offentliga. Om en ledamot inte deltagit som beslutande i hela sammanträdet ska du ange vilken eller vilka paragrafer som ledamoten deltagit i (eller varit frånvarande från). Val av justerare protokollförs inte under en egen paragraf. Namnet skrivs in direkt på protokollets förstasida. Där skrivs även justeringsdagen in när proto kollet är justerat. Sammanträdesprotokoll skrivs under på förstasidan av ordföranden, sekrete raren och justeraren. På paragrafsidorna ska det inte vara några underskrifter utan bara signaturer i sidfoten. I mallen för protokollets förstasida finns också formuläret för BEVIS, som ska anslås på kommunens officiella anslagstavla efter sammanträdet (se vidare avsnitt 10 om efterarbetet). 25 ÄRENDEHANDBOKEN

59 9.3 Paragrafsidorna Alla beslutsärenden protokollförs under egna paragrafer. För att paragraf sidan ska bli tydlig delar man upp texten under olika rubriker. I det följande behandlas vilka rubriker som ska finnas på paragraf sidorna i ett protokoll, vilken information som ska finnas under de olika rubri kerna och i vilken ordning rubrikerna ska komma. Observera att vissa rubriker inte är tillämpliga i alla ärenden. För alla förtroendevalda som nämns vid namn i protokollet ska parti beteckning anges. Nämndens respektive kommunstyrelsens beslut Här redovisar du beslutet. Det ska normalt finnas ett förslag till beslut i tjänsteutlåtandet som du kan kopiera och klistra in i protokollet. Nämnds sekreteraren kan ändra förslaget till beslut om det är otydligt eller ofullständigt. Det bör i så fall göras i samråd med handläggaren eller den ansvariga chefen. Paragrafsidorna bör förberedas innan sammanträdet börjar. Beslutstexten justeras givetvis om ändringar görs under sammanträdet. Om det inte finns något skrivet förslag till beslut formulerar ordföranden beslutstexten. I avsnitt 2 under rubriken Förslag till beslut ser du hur beslutsmeningarna ska utformas. I bilaga 1, 2 och 4 finns ytterligare exempel som du kan använda som förebilder. Sammanfattning Den sammanfattning av ärendet som finns i tjänsteutlåtandet kopieras och klistras in i paragrafsidan i ärendehanteringssystemet. Överläggning i nämnden respektive kommunstyrelsen Under den här rubriken skriver du in yrkanden och förslag och vem som har lämnat dem. Observera att yrkanden och förslag endast får framställas av ledamöter och tjänstgörande ersättare. Här redovisar vi också namnen på alla andra som yttrat sig i ärendet, både ledamöter och närvarande tjänstemän. Här skriver du också om en ledamot inte deltar i handläggningen av ärendet på grund av jäv enligt följande: På grund av jäv deltar och närvarar inte Anna Svensson (S) i handläggning och beslut i detta ärende. Proposition Här skriver du in propositionsordningen och vad nämnden beslutar. Protokollet ska redovisa i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut. Om propositionsordningen är komplicerad, till exempel om det förekommer både formella och sakliga yrkanden, bör den godkännas av nämnden. Detta ska protokollföras. ÄRENDEHANDBOKEN 26

60 Votering Om votering (omröstning) har genomförts redovisar du hur de enskilda ledamöterna röstat och hur omröstningen har utfallit. Reservationer, protokollsanteckningar och suppleantyttranden Här skriver du om en ledamot inte deltar i beslutet samt om någon har lämnat reservation mot beslutet. Här skriver du också om någon lämnat en protokollsanteckning eller ett så kallat suppleantyttrande. Observera! Du får inte uttrycka reservationer i form av en grupp reservation, till exempel den borgerliga gruppen reserverar sig. Skriv i stället så här: Anna Svensson (S) reserverar sig mot nämndens beslut till förmån för eget förslag. Är det flera politiker som reserverar sig ska alla namnges med partibeteckning och även förslagsställaren ska namnges med partibeteckning. Återremiss och bordläggning Med återremiss menas att nämnden överlämnar ärendet till det beredande organ som lagt förslaget. Det ska framgå av beslutet om återremiss vad som ska kompletteras eller belysas. I vissa fall ska ärendet remitteras igen till berörda nämnder. Bordläggning innebär att man skjuter på beslutet till ett kommande sammanträde, i normalfallet nästa sammanträde. Under denna tid får inte ärendet beredas ytterligare, det vill säga det ska behandlas i oförändrat skick. Omedelbar justering Om mötet beslutar att justera beslutet direkt ska du skriva så här i ett nytt stycke direkt efter själva beslutet: Beslutet förklaras omedelbart justerat. Beslutet ska skrivas under av ordföranden och justeraren i direkt anslutning till sammanträdet. Enklast uppfylls detta krav genom att du har förberett en separat första sida, där uppgift om närvaro och så vidare för det aktuella ärendet redovisas. Denna extra första sida bildar tillsamman med paragrafsidan ett särskilt proto koll. Protokollet ska anslås omedelbart. Bilagor och delgivningar De bilagor som hör till ärendet respektive vilka som ska delges ärendet antecknas sist under varje paragraf. Läs mera i avsnitt 2 där bilageförteckningar och delgivningslistor behandlas närmare. Exempel på paragrafsidor finns i bilaga ÄRENDEHANDBOKEN

61 9.4 Andra delar av protokollet Anmälan av delegationsbeslut De flesta ärenden i en kommun fattas på delegation, ofta av en tjänsteman. I Huddinge har nämnderna delegerat beslutanderätten till förvaltningschefen som därefter i många fall vidaredelegerat beslutanderätten till en tjänsteman inom förvaltningen. Beslutet om att vidaredelegera ärenden till annan tjänsteman ska anmälas i nämnden. Även delegationsbesluten ska anmälas till den ansvariga nämnden. Delegationsbesluten ska ha en egen paragraf i protokollet. Se även de regler för delegering som tagits fram vid kommunstyrelsens förvaltning och som har fastställts av kommunstyrelsen i april Information, rapporter och delgivningar När du protokollför informationspunkter och rapporter behöver du inte skriva en separat paragrafsida för varje punkt. Däremot behöver varje punkt en egen rubrik. Här anger du vem som lämnar informationen och redovisar rapporten Bilagor till protokollet Om bilagor läggs till protokollet ska det vara i form av kopior. Tänk dock på att inte belasta protokollet med onödiga bilagor. Tjänsteutlåtandet ska inte läggas som bilaga. Det viktigaste i tjänsteutlåtandet bör i stället återges i sammanfattningen (beskrivning av ärendet). Däremot ska reservationer, protokollsanteckningar och suppleantyttranden biläggas protokollet. De bör läggas direkt efter den aktuella paragrafsidan. För varje ärende läggs reservationerna först, följda av protokollsanteckningar och suppleantyttranden. Notera på varje bilaga till vilket ärende bilagan hör ÄRENDEHANDBOKEN 28

62 10 Arbetet efter sammanträdet Så hanterar du originalhandlingarna Originalet av tjänsteutlåtanden och andra handlingar ska förvaras i akten för det aktuella ärendet. Om originalet skickas i väg (till exempel ett remissyttrande) ska du lägga en kopia av handlingen i akten. Kopian ska då antingen ha underskrifter i original, det vill säga bestå av en extra utskrift som skrivs under, eller vara vidimerad. Distribuera protokollet, delgivningar Under Delges finns en lista över vilka som ska ha protokollsutdrag och handlingar från respektive ärende. Se även avsnitt 2, Bilagor och delgivningar. Tillkännagivande av protokollet Tillkännagivande av protokoll görs på ett särskilt formulär, BEVIS, som anslås på den gemensamma anslagstavlan i kommunalhusets entré (Kommunalvägen 28). Beviset ska anslås senast andra dagen efter det att protokollet har justerats. Av anslaget (tillkännagivandet) ska det framgå var protokollet finns till gängligt och vilken dag det har anslagits. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan innan tiden för överklagande har gått ut. Beviset utgör en del av protokollsmallen, se bilaga. För delegationsprotokoll behövs inte något separat bevis om tillkänna givande eftersom alla delegationsärenden anmäls till en nämnd och protokollförs i nämndens protokoll. Expediering av remissvar och framställningar till kommunstyrelse och kommunfullmäktige De handlingar som ska sändas är protokollsutdrag, kopior på reservationer och protokollsanteckningar, tjänsteutlåtande samt eventuella bilagor. Motsvarande gäller framställningar från en nämnd till kommunfullmäktige eller till kommunstyrelsen. Det är viktigt att alla handlingar i sådana ärenden sänds till kommunstyrelsen via ärendehanteringssystemet. Det räcker inte med bara protokollet som delgivning. När det gäller remissvar och andra skrivelser till externa organ ligger ansvaret för att beslutet expedieras ytterst på handläggaren. I vissa nämnder sköter dock nämndssekreteraren/registrator det. Klara ut med handläggarna vem som gör vad 29 ÄRENDEHANDBOKEN

63 Externa källor Norrköpings kommuns ärendehandbok, Axel Danielsson: Kommunal nämndadministration, Kommentus 2010 ÄRENDEHANDBOKEN 30

64 11. Exempelsamling Bilaga 1. Ärenderubriker och beslutsmeningar i tjänsteutlåtanden till KS och KF Bilaga 2. Hela tjänsteutlåtanden svar på motion, medborgarförslag och remiss med yttrande, nämndsärende samt återremitterat ärende Bilaga 3. Delegationsbeslut Bilaga 4. Protokoll paragrafsidor ÄRENDEHANDBOKEN 31 ÄRENDEHANDBOKEN

65 bilaga 1. ärenderubriker och beslutsmeningar medborgarförslag Erbjud äldrevård i Spaniens behagliga klimat svar på motion av Gunilla Helmerson (M) och Bo Trygg (M) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Äldreomsorgsnämnden får i uppdrag att göra en utredning om förutsättningarna för Huddinge kommun att erbjuda rehabilitering och särskilt boende för äldre i Spanien. 2. Gunilla Helmersons (M) och Bo Tryggs (M) motion bifalls därmed. Minska segregationen genom att bygga nätverk mellan ungdomar från olika kommundelar i Huddinge! svar på motion ställd av Britt Björneke (V) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den xx xx 20xx anses motionen besvarad. Bygg billiga Johansson-villor i Huddinge - hela huset till halva priset svar på motion från Ann-Marie Högberg (S) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Motionen från Ann-Marie Högberg (S) om att bygga billiga Johansson-villor i Huddinge besvaras i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den xx xx 20xx. ÄRENDEHANDBOKEN 32

66 bilaga 1. ärenderubriker och beslutsmeningar medborgarförslag Kartläggning av brandkårens brandposter svar på medborgarförslag från NN Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Medborgarförslaget om kartläggning av brandkårens brandposter anses besvarad med hänvisning till vad som sägs kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den xx xx 20xx. Samordnare av anslag till föreningsverksamhet svar på medborgarförslag från NN Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Medborgarförslaget från NN Samordnare av anslag angående föreningsverksamhet avslås. 30-sträcka på Orrvägen svar på medborgarförslag från NN Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Medborgarförslaget från boende på Orrvägen, genom NN, om 30-sträcka på Orrvägen bifalls. 33 ÄRENDEHANDBOKEN

67 bilaga 1. ärenderubriker och beslutsmeningar exploateringsärenden Antagande av detaljplan för kvarteret Asken m.fl. inom kommundelen Sjödalen i Huddinge kommun, litt Dp 6-A-20 Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Förslaget till detalj plan för kvarteret Asken m.fl. inom kommundelen Sjödalen, Huddinge kommun, litt. Dp. 6-A-20, upprättad i februari 2004 antas. Köpe- och exploateringsavtal mellan Huddinge kommun och Seniorgården AB avseende fastigheterna Asken 2, 3 och 5 samt del av Hörningsnäs 1:1 inom kommundelen Sjödalen i Huddinge kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Köpe- och exploateringsavtal mellan Huddinge kommun och Seniorgården AB avseende fastigheterna Asken 2, 3 och 5 samt del av Hörningsnäs 1:1 inom kommundelen Sjödalen i Huddinge kommun godkänns. Uppdrag om ny detaljplan för bostäder samt ramavtal mellan Huddinge kommun och Småa AB, Skanska Sverige AB och Alliance Fastighetsutveckling AB för del av fastigheterna Balingsnäs 1:16 och 1:17 inom kommundelen Sjödalen Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Ramavtal mellan Huddinge kommun och Småa AB, Skanska Sverige AB och Alliance Fastighetsutveckling AB för del av fastigheterna Balingsnäs 1:16 och 1:17, förstudieområdet Västra Balingsnäs, inom kommundelen Sjödalen godkänns. Kommunstyrelsen beslutar för egen del Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att upprätta en ny detaljplan för del av fastigheterna Balingsnäs 1:16 och 1:17 inom kommundelen Sjödalen i enlighet med angiven inriktning för förstudieområdet Västra Balingsnäs. ÄRENDEHANDBOKEN 34

68 bilaga 1. ärenderubriker och beslutsmeningar remissvar Fortsatt föräldrar om ansvar, ekonomi och samarbete för barnets skull (SOU 2011:51) svar på remiss från Socialdepartementet Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Bifogad skrivelse, bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 26 oktober 2011, överlämnas till socialdepartementet som Huddinge kommuns yttrande över betänkandet Fortsatt föräldrar (SOU 2011:51). Förstudie för Spårväg syd svar på remiss från AB Stor-stockholms Lokaltrafik (SL) Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Skrivelse enligt bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 28 oktober 2011 lämnas till SL som Huddinge kommuns yttrande på förstudie för Spårväg syd. 35 ÄRENDEHANDBOKEN

69 bilaga 1. ärenderubriker och beslutsmeningar andra typer av ärenden RUFS 2010, regional utvecklingsplan för Stockholms regionen yttrande över utställningsförslag Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Som svar på remiss av RUFS 2010 utställningsförslag överlämnas yttrande bifogat till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 2 oktober Överenskommelse om åtagande för civilt försvar för mellan Huddinge kommun och Södertörns brandförsvarsförbund Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Avtalet mellan Huddinge kommun och Södertörns Brandförsvarsförbund, Överenskommelse om åtaganden för civilt försvar för åren godkänns. Folkhälsoplan för Huddinge kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Den nya folkhälsoplanen för enligt bilaga 1, kommunstyrelseförvaltningens tjänsteutlåtande daterat xx xx 20xx, antas. 2. Den nya folkhälsoplanen ersätter den nuvarande planen Med gemensamma krafter för barns och ungas välbefinnande. Kommunstyrelsen beslutar för egen del 3. Kommunikationsplanen enligt bilaga 2 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 7 oktober 2007 godkänns. 4. Förslaget till organisation och ansvarsfördelning godkänns. ÄRENDEHANDBOKEN 36

70 bilaga 1. ärenderubriker och beslutsmeningar andra typer av ärenden Ändring av riktlinjer inom äldreomsorgen i Huddinge kommun (HKF 7530) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Bestämmelsen enligt punkten i Riktlinjer inom äldreomsorgen i Huddinge kommun (HKF 7530) ska ha den ändrade lydelse, vilken framgår av sidorna 4 och 5 i social- och äldreomsorgsförvaltningens förslag i tjänsteutlåtande daterat den 12 augusti Gemensam avfallsplan för kommunerna Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Salem samt renhållnings föreskrifter för Huddinge kommun beslut om antagande Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1.Avfallsplan gemensam för Huddinge, Haninge, Botkyrka, Nynäshamn och Salem samt renhållningsföreskrifter för Huddinge kommun antas i enlighet med bilaga till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 3 augusti Gällande renhållningsordning och avfallsplan för Huddinge kommun, HKF 4400 och HKF 4420, upphör att gälla när beslut enligt 1 vunnit laga kraft. 3.Tillägg till Huddinge kommuns lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön (HKF 1300) görs med bestämmelse om eldning av trädgårdsavfall i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 3 augusti ÄRENDEHANDBOKEN

71 bilaga 1. ärenderubriker och beslutsmeningar andra typer av ärenden Ändring av reglementet för föreningsbidrag i Huddinge kommun (HKF 8010) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Nya regler för aktivitetsbidrag, i enlighet med bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den xx xx 20xx, godkänns och ersätter nuvarande regler under avsnitt 3.1 i Huddinge kommuns reglemente för föreningsbidrag (HKF 8020) De nya reglerna ska gälla från och med xx xx 20xx Övergångslösning för de föreningar som blir särskilt missgynnade av de nya reglerna för aktivitetsbidrag, bila 2 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den xx xx 20xx godkänns. 2. Ändringarna ska gälla från den 1 januari 20xx. För bidrag som söks i efterhand ska de nya reglerna och bidragsbeloppen tillämpas först för verksamhet som genomförs år 20xx. Nytt reglemente för bidrag till studieförbundens lokala organisationer Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Förslaget till nytt reglemente för bidrag till studieförbundens lokala organisationer enligt bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den xx månad år antas. Det ersätter nuvarande reglemente (HKF 8150). Drift av personalhälsan Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Huddinge kommun tar över driften av Personalhälsan från och med den 1 januari Kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att genomföra upphandling av kompletterande företagshälsovårdstjänster. ÄRENDEHANDBOKEN 38

72 bilaga 1. ärenden och beslutsmeningar nämndbeslut Granskning av IT-säkerhet yttrande över revisionsrapport Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den x februari 20xx, överlämnas som Huddinge kommuns svar på revisionsskrivelsen Granskning av ITsäkerhet. Förslag till handlingsplan för e-demokrati i Huddinge kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Handlingsplanen för e-demokrati i Huddinge kommun, bilaga 1 till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den xx mars 20xx, godkänns. Säkerhetspolicy och riktlinjer för säkerhetsarbetet i Huddinge kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Säkerhetspolicy för Huddinge kommuns verksamheter antas i enlighet med bilaga 1 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den xx april 20xx. Kommunstyrelsens beslut för egen del Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar enligt ovan 1. riktlinjer för riskhanteringen, riskfinansieringen och skaderapporteringen i enlighet med bilaga 2 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den xx april 20xx antas. 2. en säkerhetsgrupp bildas under kommundirektörens ledning. Gruppens uppgift ska vara att följa och förbättra det skadeförebyggande arbetet inom kommunen. 3. kommundirektören bemyndigas att utse säkerhetsgruppens medlemmar samt 4. till kommundirektören uppdras att på kommunstyrelsens vägnar besluta om ytterligare riktlinjer och instruktioner för säkerhetsarbetet. 39 ÄRENDEHANDBOKEN

73 bilaga 1. ärenden och beslutsmeningar nämndbeslut Det blågula glashuset strukturell diskriminering i Sverige (SOU 2005:56) svar på remiss från Justitiedepartementet Förslag till beslut Socialnämndens beslut Förvaltningens tjänsteutlåtande "Det blågula glashuset strukturell diskriminering i Sverige (SOU 2005:56) remissvar" godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Riktlinje för rapportering, utredning, avhjälpande, undanröjande och anmälan enligt lex Sarah Förslag till beslut Socialnämndens beslut 1. Förvaltningens förslag till riktlinje för rapportering, utredning, avhjälpande, undanröjande och anmälan enligt lex Sarah, benämnd Riktlinje lex Sarah antas. 2. Beslutanderätt att avsluta utredning samt bedöma om det förelegat ett ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande delegera till verksamhetschef. 3. Förvaltningens förslag till ändringar och tillägg i HKF 710 Riktlinjer för bistånd enligt socialtjänstlagen vård och behandling av barn och ungdom och vuxna missbrukare samt stöd till vuxna med psykisk funktionsnedsättning, HKF 7020 Bistånd enligt socialtjänstlagen försörjningsstöd ekonomiskt bistånd samt HKF 7320 Riktlinjer inom handikappomsorgen i Huddinge kommun godkänns. 4. Kommunfullmäktige föreslås att besluta om att ändra HKF 7010, HKF 7020 och HKF 7320 i enlighet med förvaltningens förslag. Program för planläggning av Östra Glömsta samrådsremiss Förslag till beslut Socialnämndens beslut Förvaltningens synpunkter godkänns och tjänsteutlåtandet daterat den XX maj 20XX överlämnas till samhällsbyggnadsnämnden som nämndens yttrande i ärendet. ÄRENDEHANDBOKEN 40

74 bilaga 1. ärenden och beslutsmeningar nämndbeslut Vitesföreläggande att inkomma med uppgifter Förslag till beslut Miljönämndens beslut Med stöd av 26 kap 9, 14 miljöbalken föreläggs HA:s Bilskrot, organisationsnummer , med vite på kr att till miljönämnden komma in med skriftliga svar på bifogade frågor inom en månad efter delgivning. Granskning av skydd mot oegentligheter, revisionsskrivelse Förslag till beslut Socialnämndens beslut Förvaltningens tjänsteutlåtande daterat xx mars 20xx godkänns som svar på revisionsskrivelsen XYZ till kommunens revisorer. Detaljplan för Stataren 11 beslut om planuppdrag, enkelt planförfarande Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämndens beslut Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att genom enkelt planförfarande och på sökandens bekostnad upprätta detaljplan för Stataren 11. Remiss; Ge eleverna det stöd de har rätt till Motion ställd av Marica Lindblad, Olof Olsson, Karin Reuterswärd och Andreas Novotny (MP) svar till kommunstyrelsen Förslag till beslut Gymnasienämndens beslut Förvaltningens synpunkter godkänns och tjänsteutlåtandet daterat xx mars 20xx överlämnas till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. 41 ÄRENDEHANDBOKEN

75 bilaga 2. tjänsteutlåtande motion [g] HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2010/ (5) HANDLÄGGARE Rosborg, Björn bjorn.rosborg@huddinge.se Kommunstyrelsen Uppgradera till skola 2.0 svar på motion väckt av Peter Andersson (S) och Natalie Sial (S) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 4 juli 2011, avslås motionen. Sammanfattning I en motion väckt av Peter Andersson (S) och Natalie Sial (S) föreslås att en strategi för skolans användning av sociala medier i undervisningen tas fram tillsammans med lärare, elever och skolledare. Av motionen framgår att användandet av Internet i skolan inte bara får fokusera på fakta- och informationsinsamling, utan verksamheten måste ta tillvara möjligheterna till kommunikation - kommunikation mellan skolan och det omgivande samhället och kommunikation inom skolan mellan lärare, elever, föräldrar. Genom att stimulera till pedagogisk utveckling, där användandet av sociala medier är en viktig del, utvecklas Huddinges skolor. Motionen har gått på remiss till gymnasienämnden och grundskolenämnden och dessa delar motionärernas uppfattning om de sociala mediernas möjligheter i skolan, men ifrågasätter ändå förslaget då användningen av de sociala medierna bara är en del av hela IT-användningen. Dessutom framhålls i remissvaret flera pågående stora satsningar inom skolområdet rörande IT som även innefattar de sociala medierna. Bland annat är en IT-pedagogisk plan under framtagande samtidigt som man sjösatt ett stort utbildningsprojekt där lärare från förskolan till gymnasieskolan ska kompetensutvecklas inom IT fram till år Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i remissinstansernas slutsats att det mot bakgrund av skolans breda arbete med IT-användandet inte finns någon anledning att formulera en strategi enbart för de sociala medierna inom utbildningen och följaktligen rekommenderas kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret KS kansli HUDDINGE BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se ÄRENDEHANDBOKEN 42

76 bilaga 2. tjänsteutlåtande motion [g] HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2010/ (5) Beskrivning av ärendet I en motion ställd till kommunfullmäktige den 6 december 2010 (bilaga 1) föreslår Peter Andersson (S) och Natalie Sial (S) att en strategi för skolans användning av sociala medier i undervisningen tas fram tillsammans med lärare, elever och skolledare. En inspirationskälla för motionen är den diskussion om Skola 2.0 som initierades i Almedalen sommaren Utgångspunkten för diskussionen var de landvinningar användandet av sociala medier 1 medfört inom andra områden. Exempelvis tar allt fler politiker nya grepp för att närma sig väljarna på deras arenor. De finns på Facebook och de twittrar och bloggar för att skapa dialog med väljarna och debatt med opponenterna. Men medan de folkvalda varit snabba att utnyttja den nya tekniken har skolan varit mer saktfärdig. Kan nu skolan dra lärdom av politikernas användning av sociala medier och låta dem få större betydelse inom sin verksamhet? Av motionen framgår att användandet av Internet i skolan inte bara får fokusera på fakta- och informationsinsamling, utan verksamheten måste ta tillvara möjligheterna till kommunikation - kommunikation mellan skolan och det omgivande samhället och kommunikation inom skolan mellan lärare, elever, föräldrar. De sociala mediernas betydelse ökar kontinuerligt och en viktig roll för skolan måste också vara att via kunskap förebygga digitala klassklyftor. Genom att entusiasmera och stimulera till pedagogisk utveckling, där användandet av sociala medier är en viktig del, utvecklas Huddinges skolor. Remissvar Motionen har gått på remiss till gymnasienämnden och grundskolenämnden som genom sin förvaltning lämnat ett för nämnderna gemensamt yttrande. Den 11 maj 2011 beslutade gymnasienämnden att godkänna barn- och utbildningsförvaltningens synpunkter och till kommunstyrelsen överlämna förvaltningens tjänsteutlåtande, bilaga 2 som nämndens yttrande i ärendet. 1 Enligt Huddinge kommuns definition är sociala medier en beteckning på aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll. Exempel är sociala nätverk, bloggar och diskussionsforum. Fördelen med sociala medier är att man snabbt och enkelt når fram och skapar en dialog med olika målgrupper. 43 ÄRENDEHANDBOKEN

77 bilaga 2. tjänsteutlåtande motion i HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2010/ (5) Den 12 maj 2011 beslutade grundskolenämnden att godkänna barn- och utbildningsförvaltningens synpunkter och till kommunstyrelsen överlämna förvaltningens tjänsteutlåtande, bilaga 2, som nämndens yttrande i ärendet. Barn- och utbildningsförvaltningen delar motionärernas uppfattning om de sociala mediernas betydelse och möjligheter i skolan, men anser trots detta att förslaget om att ta fram en strategi för skolans användning av dessa är alltför långtgående. Trots allt är användningen av de sociala medierna bara en del av hela IT-användningen. I yttrandet framhålls att skolan håller på att ta fram en IT-pedagogisk plan under namnet IT ett naturligt och viktigt lärverktyg i framtidens skola och att det pågår ett stort utbildningsprojekt - Praktisk IT och Mediekompetens - där lärare från förskolan till gymnasieskolan ska kompetensutvecklas fram till år Utbildningen ger pedagogerna grundläggande kunskaper i hur man presenterar text och hur man söker information och kommunicerar via webben. När det gäller kommunikation ges stort utrymme åt sociala medier. Andra delar av utbildningen behandlar hur bild och video kan användas i arbetet samt hur projekt och skolarbeten kan presenteras. Barn- och utbildningsförvaltningen betonar att Internets största förtjänst fortfarande är som informationskälla och komplettering av den gamla läroboken. Det är då viktigt att källorna man använder sig av är trovärdiga och därför vill man framhålla Kolla källan och Länkskafferiet som är utvecklade av Skolverket. Länkskafferiet innehåller för närvarande utvalda och kvalitetsgranskade länkar där man får upplysningar om pedagogiska och informativa länksamlingar och förslag på arbetsmetoder och arbetssätt vid IT-användning i undervisningen. Remissinstanserna påpekar också att det pågår ett kommunövergripande arbete, baserat på anvisningar från Sveriges Kommuner och Landsting, med att ta fram riktlinjer för hur Huddinge kommun generellt, utanför skolan, ska använda sociala medier i sina kontakter med brukare och invånare. Barn- och utbildningsförvaltningen slutsats är att det inte finns någon anledning att formulera en strategi specifikt för de sociala medierna inom utbildningen. De är viktiga, men inte viktigare än många andra pedagogiska möjligheter som Internet erbjuder. ÄRENDEHANDBOKEN 44

78 bilaga 2. tjänsteutlåtande motion [g] HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2010/ (5) Förvaltningens synpunkter På Skola 2.0 en blogg som handlar om hur den nya tekniken påverkar skolans arbetssätt finns ett intressant inlägg från den 19 juni Bloggaren skriver att han tycker sig se en sjunkande trend generellt vad gäller publicerade inlägg på nätet avseende IT och utbildning och att detta kan bero på två saker. Antingen har frågan dött, då pedagoger mer eller mindre givit upp försöken att modernisera skolan, eller så behöver pedagoger inte längre beskriva och motivera varför IT ska tillämpas i skolan då den börjar bli en självklar del av utbildningen. Av skolnämndernas gemensamma yttrande framgår att det är det senare som nu sker i Huddinges skolor. IT och media används i undervisningen på ett genomtänkt, kreativt och kritiskt sätt, en IT-pedagogisk plan är under framtagande och stora utbildningsinsatser görs för att förbättra pedagogernas IT-kompetens. Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i remissinstansernas slutsats att det mot bakgrund av skolans breda arbete med IT-användandet inte finns någon anledning att formulera en strategi enbart för de sociala medierna inom utbildningen och följaktligen rekommenderas kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. Vesna Jovic Kommundirektör Kerstin Z Johansson Kanslichef Björn Rosborg Utredare 2 Mats Lindholm som skriver har under många år jobbat med skolfrågor och teknik. Idag driver han bland annat ett företag Lindholm & Co. 45 ÄRENDEHANDBOKEN

79 bilaga 2. tjänsteutlåtande motion i HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2010/ (5) Bilagor Bilaga 1: Uppgradera till skola 2.0 motion av Peter Andersson (S) och Natalie Sial (S). Bilaga 2: Remissvar från gymnasienämnden och grundskolenämnden Beslutet delges Remissinstanserna ÄRENDEHANDBOKEN 46

80 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande - återremitterat ärende HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA Rev: KS-2013/ (3) HANDLÄGGARE Viktoria Thonäng viktoria.thonang@huddinge.se Kommunstyrelsen Riktlinjer för att motverka jäv Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Riktlinjer för att motverka jäv enligt bilaga till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 5 maj 2014, antas. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har utarbetat ett förslag till riktlinjer för att motverka jäv. Syftet med riktlinjerna är att tala om när en förtroendevald eller anställd ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att dennes opartiskhet kan ifrågasättas och därmed motverka att jävssituationer uppstår. Föreliggande förslag anger bland annat vilka som ska iaktta jävsbestämmelserna, vad det finns för olika typer av jävsgrunder och att man vid svårbedömda fall bör vidta en försiktighetsprincip. Riktlinjerna anger också vilka åtgärder som ska vidtas vid jäv eller misstanke om jäv samt vad som kan bli konsekvenser då en jävsituation uppkommit. Förslaget till riktlinjer har skickats på remiss till samtliga nämnder. De synpunkter som framkommit har kommunstyrelsens förvaltning tagit till sig och beaktat vid en omarbetning av det ursprungliga förslaget. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att föreliggande förslag till riktlinjer för att motverka jäv antas. Beskrivning av ärendet Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram skriften Om mutor och jäv som är en vägledning för anställda inom kommuner, landsting och regioner. Skriften är tänkt att fungera som ett stöd för kommuners och landstings framtagande av egna dokument om dessa frågor, men kan också användas precis som den är. Utifrån ett internkontrollperspektiv är det bra att ha riktlinjer för att motverka jäv eftersom det blir tydligt för anställda hur lagbestämmelser om jäv ska tolkas. Kommunstyrelsens förvaltning har utarbetat ett förslag till riktlinjer för att motverka jäv. Syftet med riktlinjerna är att tala om när en förtroendevald eller 47 ÄRENDEHANDBOKEN

81 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande - återremitterat ärende HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) anställd ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att dennes opartiskhet kan ifrågasättas. Allmänheten ska känna förtroende för myndigheternas ärendehantering. Förslaget till riktlinjer för att motverka jäv i korthet Föreliggande förslag till riktlinjer för att motverka jäv bygger främst på bestämmelser i kommunallagen. Tanken med riktlinjerna är underlätta tillämpningen av lagen genom att konkretisera och tydliggöra vad lagstiftningen innebär (bilaga 1). Förslaget till riktlinjer för att motverka jäv anger bland annat vilka jävsbestämmelser som gäller för kommunfullmäktigeledamöter, ledamöter i nämnd samt för anställda i kommunen. De olika jävsgrunderna beskrivs och exemplifieras. I riktlinjerna anges att man vid svårbedömda fall bör vidta en försiktighetsprincip som innebär att det är bäst att avstå från att delta i hanteringen av ärendet för säkerhets skull. Det beskrivs i riktlinjerna hur man ska agera om jäv eller misstanke om jäv uppkommer. Om man känner till någon omständighet som kan antas utgöra jäv mot sig själv ska man självmant meddela detta, normalt till sin chef. Är man tveksam om jäv föreligger bör frågan tas upp till diskussion. Som huvudregel får den som är jävig inte befatta sig med ärendet i något avseende. Om den som utpekas som jävig inte anser sig vara jävig måste fullmäktige/nämnden omgående avgöra jävsfrågan genom ett formellt beslut. I riktlinjerna beskrivs även vad som kan bli konsekvenser då jäv uppkommit. Ett beslut kan komma att upphävas efter överklagaden om någon som är jävig deltagit i handläggningen av ett ärende i fullmäktige respektive närvarat eller deltagit vid handläggningen av ett ärende i nämnd. Ärendet får därefter behandlas på nytt, vilket kan komma att innebära ekonomiska förluster och även tidsförluster för kommunen och/eller enskilda. För ytterligare information, rådgivning och frågor rörande jäv kan kommunjuristen kontaktas. Remissinstansernas synpunkter Remissinstanserna var i grunden positiva till ursprungligt förslag till riktlinjer för att motverka jäv. Synpunkter har främst framkommit på att språket bör lättas upp för ökad förståelse och att hänvisningarna till lagtext gör texten svårläst. Fler exempel som beskriver de olika typerna av jävsförhållanden har även efterfrågats. ÄRENDEHANDBOKEN 48

82 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande - återremitterat ärende HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2013/ (3) Återremiss Kommunstyrelsen beslutade den 28 april 2014 att återremittera ärendet till kommunstyrelsens förvaltning för vidare beredning. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning har tagit till sig de synpunkter som framkommit av remissvaren och utefter dessa omarbetat ursprungligt förslag i vissa valda delar. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att föreliggande förslag till riktlinjer för att motverka jäv antas. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Viktoria Thonäng Utredare Bilagor Bilaga 1: Förslag till riktlinjer för att motverka jäv Bilaga 2: Förskolenämndens remissvar Bilaga 3: Grundskolenämndens remissvar Bilaga 4: Gymnasienämndens remissvar Bilaga 5: Miljönämndens remissvar Bilaga 6: Samhällsbyggnadsnämndens remissvar Bilaga 7: Socialnämndens remissvar Bilaga 8: Äldreomsorgsnämndens remissvar Bilaga 9: Kultur- och fritidsnämndens remissvar Beslutet delges HKF Remissinstanserna ÄRENDEHANDBOKEN 49

83 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande medborgarförslag HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) HANDLÄGGARE Viktoria Thonäng, viktoria.thonang@huddinge.se Kommunstyrelsen Ökad issäkerhet på Drevviken svar på medborgarförslag väckt av Kim Wiking Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 29 september 2014, avslås medborgarförslaget. Sammanfattning Kim Wiking inkom den 24 februari 2014 med ett medborgarförslag om ökad issäkerhet på Drevviken. Förslagsställaren har under flera år regelbundet publicerat information om isens beskaffenhet på hemsidan Förslagsställaren föreslår att issäkerheten på Drevviken utökas genom att hans okulära besiktningsområde blir större. Detta skulle innebära viss gallring och borttagande av några träd som begränsar förslagsställarens okulärbesiktningar från besiktningsplatsen. Förslagsställaren föreslår även att Huddinge kommun publicerar de aktuella israpporterna på sin hemsida, alternativt länkar till israpporterna. Medborgarförslaget har skickats på remiss till kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden framhåller att kommunen har ett avtal och ett väl fungerande samarbete med Stockholm stad vad gäller kontroller och rapporter om säkerheten på Drevviken. En utökning med ytterligare aktörer skulle skapa en otydlig ansvarsfördelning. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att medborgarförslaget avslås. Beskrivning av ärendet Kim Wiking inkom den 24 februari 2014 med ett medborgarförslag om ökad issäkerhet på Drevviken. (bilaga 1) Förslagsställaren har under flera år regelbundet publicerat information om isens beskaffenhet på hemsidan Därutöver har han regelbundet fungerat som rapportör i Isplankets rapportering på Informationen samlas in av rapportören genom bland annat ÄRENDEHANDBOKEN 50

84 Bilaga 2: Tjänsteutlåtande medborgarförsla g i HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) provborrningar och kontrollmätning av isens tjocklek samt regelbundna okulärbesiktningar på plats. Förslagsställaren föreslår att issäkerheten på Drevviken utökas genom att israpportörens okulära besiktningsområde blir större. Detta skulle innebära viss gallring och borttagande av några träd som idag begränsar okulärbesiktningarna från besiktningsplatsen. Förslagsställaren föreslår även att Huddinge kommun publicerar de aktuella israpporterna på sin hemsida, alternativt länkar till israpporterna. Medborgarförslaget har skickats på remiss till kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämndens remissvar Kultur- och fritidsnämnen delar förslagsställarens synpunkt om att information om säkerheten och isens beskaffenhet är mycket viktig (bilaga 2). Genom det regionala samarbetet med Stockholm, Tyresö och Haninge har kommunen fått möjligheten att erbjuda medborgarna en 20 km lång rundbana på Drevviken, inklusive flera påfarter från alla kommuner. Kommunen har haft ett samarbete med Stockholm stad, som plogat isen sedan 1979, och Vikingarännets Anders Tysk vad gäller säkerhetsarbetet på isen. Nämnden anser att detta säkerhetsarbete fungerar väl. Information om isens kvalitet och tjocklek sker genom borrningar. Kunskapen om isens svagheter och råkar är stor och kontrollpunkterna är många. Rapporterna om isens beskaffenhet uppdateras av Stockholm stad två gånger i veckan och rapporterna finns att ta del av via automatisk telefonsvarare. Rapporterna kommer också att läggas ut via länk på Huddinge kommuns hemsida. Kultur- och fritidsnämnden menar att ovanstående säkerhetsarbete gällande plogningen av Drevviken och direktinformationen från arbetslaget i Stockholm stad håller en mycket hög kvalitet. En utökning med ytterligare aktörer skapar en otydlighet i ansvar och vem som är avsändare. Nämnden anser därför att såväl informationen som säkerhetsarbetet redan finns avtalat och tillgodoses genom det regionala samarabetet med Stockholm stad och övriga kommuner. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning anser att det är mycket viktigt att en god issäkerhet upprätthålls på Drevviken. Kommunen har idag avtal och ett väl fungerande samarbete med Stockholm stad vad gäller kontroller och rapporter om säkerheten på Drevviken. Precis som kultur- och fritidsnämnden påtalar skulle en utökning med ytterligare aktörer skapa en otydlig ansvarsfördelning. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att medborgarförslaget avslås. 51 ÄRENDEHANDBOKEN

85 Bilaga 2: Tjänsteutlåtande medborgarförslag i HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Viktoria Thonäng Utredare Bilagor Bilaga 1: Medborgarförslag väckt av Kim Wiking Ökad issäkerhet på Drevviken Bilaga 2: Remissvar från kultur- och fritidsnämnden Beslutet delges Förslagsställaren Kultur- och fritidsnämnden ÄRENDEHANDBOKEN 52

86 Bilaga 2: Tjänsteutlåtande svar på remiss i HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) HANDLÄGGARE Enquist, Maud Maud.Enquist@huddinge.se Kommunstyrelsen Nya steg för en effektivare plan- och bygglag (Ds 2014:31) svar på remiss från socialdepartementet Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Som svar på remiss av Nya steg för en bättre plan- och bygglag (Ds 2014:31) överlämnas remissvar bifogat till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 oktober Sammanfattning Huddinge kommun har fått departementspromemorian Nya steg för en bättre plan- och bygglag (Ds 2014:31) på remiss. Samhällsbyggnadsnämnden och miljönämnden har lämnat synpunkter. Till stor del innehåller promemorian de lagändringar som behöver göras om kravet på att upprätta detaljplan förändras så att det bara blir obligatoriskt om den medför betydande miljöpåverkan, vilket riksdagen sa nej till i somras. I övrigt innehåller promemorian behov av följdändringar i lagstiftningen med anledning av redan beslutade regeländringar. Kommunstyrelsens förvaltning konstaterar att om detaljplanekravet lättas upp enligt tidigare förslag är promemorians föreslagna följdändringar i annan lagstiftning i stort sett givna. Förslag till yttrande bifogas. Beskrivning av ärendet Socialdepartementet har till kommunen remitterat departementspromemorian Nya steg för en bättre plan- och bygglag (Ds 2014:31). Sammanfattningen bifogas och hela promemorian finns på Samhällsbyggnadsnämnden och miljönämnden har lämnat synpunkter, bifogas. Till stor del innehåller promemorian de lagändringar som behöver göras om kravet på att upprätta detaljplan förändras så att det bara blir obligatoriskt om den medför betydande miljöpåverkan. I normalfallet skulle då kommunen 53 ÄRENDEHANDBOKEN

87 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande svar på remiss HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) kunna välja att avstå från planläggning i nybyggnadsområden. Detta förslag sa riksdagen nej till, en orsak var bl.a. att följdverkningarna på annan lagstiftning inte var utredda. Huddinge kommun har inte lämnat yttrande över slopandet av detaljplanekravet i tidigare remisser om effektivare plangenomförande och ökat bostadsbyggande. I övrigt innehåller promemorian behov av följdändringar med anledning av de beslutade nya bestämmelserna, bl.a. om komplementbostadshus och verksamhetsutövares rättsäkerhet vid omgivningsbuller. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning kan konstatera att om detaljplanekravet lättas upp enligt tidigare förslag är promemorians föreslagna följdändringar i annan lagstiftning givna. Dessa tillstyrks också i samhällsbyggnadsnämndens och miljönämndens yttranden. Tågordningen att lämna yttrande över följdverkningar av ett lagförslag som riksdagen har sagt nej till kan tyckas märklig. Det var oppositionen som hade starkast invändningar mot förslaget och regeringen hade för avsikt att ta upp förslaget till riksdagen igen när följdverkningarna på övrig lagstiftning hade utretts. Nu råder enligt regeringskansliet viss oklarhet i hur den nya regeringen avser att hantera frågan. Dock innehåller promemorian förslag till lagändringar i andra avseenden också som behövs för redan fattade beslut och som innebär förtydliganden i befintlig lagstiftning. Kommunstyrelsens förvaltning delar nämndernas synpunkter på förslagen i huvudsak. Förvaltningen ställer sig dock mer tveksam till att översiktsplanen ska redovisa områden med samlad bebyggelse. Områden med samlad bebyggelse är, precis som nämnderna säger, en färskvara som kan tillkomma snabbare än med fyraårsintervaller. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att yttrande lämnas i enlighet med bifogat förslag. Vesna Jovic Kommundirektör Gunilla Wastesson Planeringsdirektör ÄRENDEHANDBOKEN 54

88 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande svar på remiss i HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (3) Maud Enquist Samhällsplanerare Bilagor Förslag till remissvar Sammanfattningen i departementspromemorian Ds 2014:31 Remissmissivet Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande Protokollsutdrag samhällsbyggnadsnämnden och miljönämnden Beslutet delges Socialdepartementet Samhällsbyggnadsnämnden Miljönämnden ÄRENDEHANDBOKEN 55

89 BILAGA : Tjänsteutlåtande svar på remiss - yttrande i HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning DATUM REFERENS SIDA KS-2014/ (4) ERT DATUM ER REFERENS S2014/6634/PBB HANDLÄGGARE Enquist, Maud Maud.Enquist@huddinge.se Socialdepartementet Nya steg för en effektivare plan- och bygglag (Ds 2014:31) - remissvar Huddinge kommun har tagit del av rubricerad promemoria och lämnar yttrande enligt följande. Minskade krav på detaljplan förutsätter följdändringar i flera lagar Detaljplaner har en komplex karaktär. Detaljplanekravet måste vara tydligt och förutsägbart. Regeringen har tidigare föreslagit att kravet på detaljplan i PBL begränsas på så vis att kommunerna ges ett större utrymme för att bedöma i vilka fall som en detaljplan krävs. Det är viktigt att i förväg analysera konsekvenserna av detta. En ökad handlingsfrihet får inte leda till en ökad osäkerhet. Avsnitt 4.4 Huddinge kommun tillstyrker med viss tvekan den föreslagna definitionen av uttrycket samlad bebyggelse. Uttrycket är sedan länge etablerat. En ny och tydligare definition välkomnas. Vi vill ändå lyfta fram den nackdelen att vad som utgör en samlad bebyggelse kan ibland medföra tolkningsproblem medan områden med detaljplan alltid är tydligt avgränsade, vilket berörs kortfattat i promemorian. Även om kommunen normalt upprättar en karta som utvisar samlad bebyggelse så kommer det ibland uppstå problem med att kommunicera rätt information till kommunmedlemmar och externa aktörer. Flexibiliteten i begreppet kan leda till viss osäkerhet, särskilt om inte kommunen har fullgod kompetens för att hantera frågan. Avsnitt 4.5 Kommunen är tveksam till att det ska vara översiktsplanen som visar områden med samlad bebyggelse. Översiktsplanen är ett långsiktigt planeringsdokument vars aktualitet prövas åtminstone vart fjärde år. En redovisning av områden som utgör samlad bebyggelse blir delvis en färskvara, eftersom ny bebyggelse successivt tillkommer. Risken finns att nya områden med samlad bebyggelse inte bedöms som detta om de inte finns redovisade i översiktsplanen. 56 ÄRENDEHANDBOKEN

90 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande svar på remiss - yttrande i HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning DATUM REFERENS SIDA KS-2014/ (4) ERT DATUM ER REFERENS S2014/6634/PBB Avsnitt 4.6 Kommunen tillstyrker att krav på tillstånd enligt ordningslagen utvidgas till att omfatta även offentliga platser inom samlad bebyggelse. Avsnitt 4.7 Kommunen tillstyrker att vissa bestämmelser i förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd samt i miljöprövningsförordningen som hänger samman med bestämmelser i plan- och bygglagen ändras. Det avser bland annat att anmälningsplikt ska gälla för krossning av berg och asfaltverk m.m. inom samlad bebyggelse. Avsnitt 4.8 Kommunen tillstyrker att kommunens ansvar för gaturenhållning, snöröjning och liknande utvidgas till att gälla även områden som kommunen iordningställt för gemensamma behov inom samlad bebyggelse. Avsnitt 4.9 Kommunen tillstyrker att det i väglagen preciseras att väghållaren har ansvar för renhållning av vissa väganordningar. Avsnitt 4.14 Kommunen tillstyrker att krav på bygglov ska gälla för s.k. fasadändring samt att krav på bygglov för ekonomibyggnader för jordbruk m.m. ska utvidgas till att gälla inom samlad bebyggelse. Kommunen tillstyrker att byggnadsnämndens möjlighet att ingripa med förelägganden för ökad trafiksäkerhet utvidgas till att gälla alla områden. Ändringar med anledning av bestämmelserna om komplementbostadshus Avsnitt 5.2 Kommunen tillstyrker att det inte ska krävas ett färdigställandeskydd för sådana åtgärder som i PBL har undantagits från kravet på bygglov. Det gäller komplementbostadshus, tillbyggnad, takkupa och att i ett enbostadhus inreda ytterligare en bostad. Vi instämmer i att det nästan alltid rör sig om åtgärder av så begränsad omfattning att ett färdigställandeskydd inte behövs ur konsumentsynpunkt. Verksamhetsutövarens rättssäkerhet vid omgivningsbuller Avsnitt 6.1 Kommunen tillstyrker förslaget. Bakgrunden är att det kan uppstå en konflikt mellan reglerna i plan- och bygglagen och miljöbalken särskilt ur ÄRENDEHANDBOKEN 57

91 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande svar på remiss - yttrande [&] HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning DATUM REFERENS SIDA KS-2014/ (4) ERT DATUM ER REFERENS S2014/6634/PBB verksamhetsutövarnas perspektiv - när tillstånd av olika skäl behöver omprövas i de fall som bostadsbebyggelse etableras i mer bullerutsatta lägen än vad som var fallet när tillståndet ursprungligen gavs. Skärpta krav kan leda till ökade kostnader och till och med en flytt av verksamheten. Vi instämmer i den förslagna metoden att de beräknade bullervärden som finns i en detaljplan och bygglov för bostadsbyggnaden normalt inte ska kunna skärpas genom villkor från tillståndsmyndigheten. Avsnitt 6.2 Kommunen tillstyrker att en verksamhetsutövare inte ska riskera att straffas för omgivningsbuller som strider mot ett bullervillkor när det finns beräknade bullervärden i en detaljplan och bygglov för bostadsbyggnader i omgivningen. Nya steg för en effektivare plan- och bygglag Avsnitt 7.1 Kommunen tillstyrker att ett förenklat förfarande tillämpas för att upphäva tomtindelningar, fastighetsplaner och fastighetsindelningsbestämmelser. Avsnitt 7.2 Kommunen tillstyrker att bestämmelserna om genomförandetid vid ändring av detaljplan förtydligas. Avsnitt 7.3 Ur ett medborgar- och näringslivsperspektiv är det positivt om också handläggningstid för anmälningsärenden regleras i PBL, vilket är fallet gällande ansökan om lov och förhandsbesked. Det är också rimligt att handläggningstiden för ett anmälningsärende är kortare än vid ansökan om lov eller förhandsbesked. Avsnitt 7.4 Kommunen tillstyrker att även sökanden i ett rivningslovs-, marklovs- eller anmälningsärende ska få överklaga byggnadsnämndens beslut i fråga om startbesked. Avsnitt 7.5 Kommunen tillstyrker att lantmäterimyndigheten bör ingå i den obligatoriska samrådskretsen vid förlängning av en detaljplans genomförandetid. Avsnitt 7.6 Kommunen tillstyrker att en överenskommelse om markanvisning ska redovisas på samma sätt som ett exploateringsavtal i planbeskrivningen och vid ett samråd om ett förslag till detaljplan. 58 ÄRENDEHANDBOKEN

92 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande - svar på remiss - yttrande i HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning DATUM REFERENS SIDA KS-2014/ (4) ERT DATUM ER REFERENS S2014/6634/PBB Avsnitt 7.7 Kommunen tillstyrker att reglerna för att expediera lov och förhandsbesked justeras. Vi instämmer i att sådana beslut som innebär att ett lov inte ges, att ett ärende om lov avskrivs från vidare handläggning, m.m., inte bör behöva kungöras genom ett meddelande i Post- och Inrikes Tidningar. Även övriga föreslagna förändringar som gäller vilka som ska få yttra sig eller delges beslut tillstyrker vi. Vi ser förslaget som ett första steg i en större översyn med syftet att ytterligare förenkla arbetet med att expediera de beslut som avses. Avsnitt 7.8 Kommunen tillstyrker att en kontrollansvarig eller ett tekniskt samråd normalt inte ska behövas för sådana takkupor som är undantagna från krav på bygglov. För sådana takkupor bör alltid krävas en anmälan till byggnadsnämnden. Beslut i detta ärende har fattats av kommunstyrelsen den 24 november 2014 (protokollsutdrag bifogas). HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsen Daniel Dronjak Nordqvist ordförande ÄRENDEHANDBOKEN 59

93 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande - Nämndsärende [&] HUDDINGE KOMMUN SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SN-2010/ (2) DATUM DIARIENR SIDA 30 augusti 2006 KS 2006/ (1) HANDLÄGGARE HANDLÄGGARE Handläggarens namn Keyo Sedenrej telefonnummer e-postadress Keyo.Sedenrej@huddinge.se Socialnämnden Nämndens namn Här skriver du ärenderubriken Ansökan om föreningsbidrag i form av startbidrag, Polsk-svensk Förslag till beslut förening Integracja Förslag till beslut Socialnämndens beslut Ansökan Sammanfattning från Polsk-svensk förening Integracja om startbidrag samt verksamhetsbidrag Här lyfter du fram med det viktigaste kr onor OBS. avslås. att allt som behandlas i tjänsteutlåtandet inte behöver återges i sammanfattningen. Föreningen uppfyller inte villkoren i Huddinge kommuns reglemente för föreningsbidrag Beskrivning av gällande ärendet sociala stöd- och hjälporganisationer. Skriv underrubriker om avsnittet inte är mycket kort. Sammanfattning Polsk-svensk Förvaltningens förening synpunkter Integracja avser att arbeta på olika sätt för bättre integration Skriv även av här polacker, underrubriker men uppfyller om avsnittet inte inte villkoren är mycket i Huddinge kort. kommuns reglemente för föreningsbidrag gällande sociala stöd- och hjälporganisationer. Beskrivning av ärendet Föreningen avser att arbeta på olika sätt för bättre integration av invandrare från Cheferna Polen, underskrift samt motverka främlingsfientlighet mot polacker, och ansöker om startbidrag Titel samt verksamhetsbidrag om kronor. Förvaltningens synpunkter Organisationen avser att bedriva ett Handläggarens angeläget arbete underskrift för målgruppen. Verksamheten riktar sig dock inte särskilt Titel mot människor som utgör en målgrupp för socialtjänstens ansvarsområde. Föreningen kan därmed inte heller Bilagor anses utgöra ett betydelsefullt komplement till socialnämndens verksamhet. <Skriv här> Dessa är två villkor som enligt Huddinge kommuns reglemente för föreningsbidrag (HKF 8020) måste vara uppfyllda för att en förening ska kunna Beslutet bedömas delges vara en social stöd- och hjälporganisation. <Skriv här> Enligt reglementet ska föreningsbidrag inte beviljas till föreningar vilkas verksamhet inte huvudsakligen utövas i kommunen. Föreningen uppger att de riktar sig till polacker i Sverige, och därmed är verksamheten inte huvudsakligen lokaliserad i Huddinge. Polsk-svensk förening Integracja är således inte berättigad till föreningsbidrag från socialnämnden. POSTADRESS BESÖKSADRESS Huddinge kommun Kommunalvägen 28 POSTADRESS BESÖKSADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Social- och Gymnasietorget 1, plan 5 Informationsavdelningen äldreomsorgsförvaltningen Huddinge HUDDINGE 8 ÄRENDEHANDBOKEN E-POST TELEFON OCH TELEFAX huddinge@huddinge.se TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB social@huddinge.se ÄRENDEHANDBOKEN 60

94 BILAGA 2: Tjänsteutlåtande - Nämndsärende [gj HUDDINGE KOMMUN SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA SN-2010/ (2) Britt-Marie Karlén Förvaltningschef Keyo Sedenrej Handläggare Bilagor Ansökan från Polsk-svensk förening Integracja Beslutet delges Polsk-svensk förening Integracja 61 ÄREÄNDEHANDBOKEN 9

95 BILAGA 3: Exempel på delegationsbeslut ~ HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING DELEGATIONSBESLUT DATUM 20 november 2006 DIARIENUMMER KS kka 2006/ SIDA 1 (1) HANDLÄGGARE Jan Holmén jan.holmen@huddinge.se Röda Korset ansökan om stöd till behandlingsarbete för torterade flyktingar Beslut Röda Korsets Center för torterade flyktingar får kronor i stöd till behandlingsarbetet (finansieras med medlen från kommundirektörens anslag för bidrag till föreningar och stiftelser). Beskrivning av ärendet Röda Korsets Center för torterade flyktingar har i brev daterat den 19 oktober 2006 ansökt om kronor för behandlings- och rehabiliteringsarbete för invånare i Huddinge kommun. Hittills i år har man tagit emot 13 patienter från Huddinge Delegationshänvisning Beslutet har fattats med stöd av delegationsbestämmelsen enligt punkten E.9 i reglemente för delegering av kommunstyrelsens beslutanderätt (HKF 9403) HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsen Olof Öhman Kommundirektör Bilaga Ansökan Delges Röda Korsets Center för torterade flyktingar Ekonomikontoret N.W. för utbetalning POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX vx ÄRENDEHANDBOKEN

96 BILAGA 3: Exempel på delegationsbeslut [gl HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING DELEGATIONSBESLUT DATUM 6 december 2006 DIARIENUMMER KS 2006/ SIDA 1 (1) HANDLÄGGARE Lisa Larsson xxx xx lisa.larsson@huddinge.se Resor och konferenser Beslut Nils Nilsson, utredningssekreterare, får delta i en konferens i Bryssel under tiden december 2006 för att tala om ungdomsarbetet i Huddinge kommun. Beskrivning av ärendet Konferensen gäller Motivet för Huddinge kommuns medverkan är Delegationshänvisning Beslutet har fattats med stöd av delegationsbestämmelsen enligt punkten A.18.2 i reglemente för delegering av kommunstyrelsens beslutanderätt (HKF 9403). Olof Öhman Kommundirektör Bilagor Konferensprogrammet Delges Nils Nilsson Avdelningschefen POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX vx ÄRENDEHANDBOKEN 63

97 BILAGA 4: Protokollsidor [gj HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SAMMANTRÄDESDATUM DIARIENUMMER SIDA 20 februari 2012 KS-2012/3 1 (25) Nämnd Offentligt sammanträde Kommunstyrelsen Nej Sammanträdesdag Måndag den 20 februari 2012 Tid och plats Klockan 18:00 19:10, A-salen, kommunalhuset, Kommunalvägen 28. Sammanträdet ajournerades klockan och återupptogs klockan Beslutande Ledamöter Daniel Dronjak Nordqvist, (M), Ordförande Jelena Drenjanin (M) Malin Danielsson (FP) Anti Avsan (M) Gunilla Helmerson (M) Tomas Hansson (KD) Katharina Wallenborg (DP) Christian Ottosson (C) Ann-Marie Högberg (S) Emil Högberg (S) Rikard Lingström, (S) Marica Lindblad, (MP) Britt Björneke (V) Frånvarande följande paragrafer Tjänstgörande ersättare Närvarande ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Christina Eklund (M), Eva Carlsson-Paulsén (M), Ellinor Avsan (M), Cem Delen (FP), Leif Dyrvall (DP), Lars Björkman (HP), Victoria Brikho (S), Anneli Sjöberg (S), Erling Karlsson (S), Birgitta Ljung (MP), Nujin Alacabek (V) Se nästa sida Gunilla Helmerson (M) och Rikard Lingström (S) Justeringens tid Tisdag den 21 februari 2012 Paragrafer 1-17 Underskrifter Helena Gerrby Sekreterare Daniel Dronjak Nordqvist Ordförande Gunilla Helmerson Justerande Rikard Lingström Justerande Utdragsbestyrkande: 64 ÄRENDEHANDBOKEN

98 BILAGA 4: Protokollsidor [g1 HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SAMMANTRÄDESDATUM DIARIENUMMER SIDA 23 april 2012 KS-2012/6 1 (34) Nämnd Offentligt sammanträde Kommunstyrelsen Nej Sammanträdesdag 23 april 2012 Tid och plats Beslutande Klockan 18:00 19:20, A-salen, kommunalhuset, Kommunalvägen 28 Ledamöter Frånvarande följande paragrafer Tjänstgörande ersättare Daniel Dronjak Nordqvist, (M), Ordförande Här skrivs förste vice ordföranden in Här skrivs andre vice ordföranden in Anti Avsan (M) Samtliga Christina Eklund (M) Gunilla Helmerson (M) Tomas Hansson (KD) Katharina Wallenborg (DP) Christian Ottosson (C) Ann-Marie Högberg (S) Emil Högberg (S) Rikard Lingström (S) Samtliga Anneli Sjöberg (S) Marica Lindblad (MP) Britt Björneke (V) Närvarande ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Kennet Bergh(M), Cem Delen(FP), Leif Dyrvall (DP), Lars Björkman(HP), Erling Karlsson(S), Birgitta Ljung(MP), Ellinor Avsan(M) Se nästa sida Katharina Wallenborg (DP) och Ann-Marie Högberg (S) Justeringens tid Onsdag den 25 april 2012 Paragrafer 1-22 Underskrifter Helena Gerrby Sekreterare Daniel Dronjak Nordqvist Ordförande Katharina Wallenborg Justerande Ann-Marie Högberg Justerande Utdragsbestyrkande: ÄRENDEHANDBOKEN 65

99 HUDDINGE KOMMUN

100 Skrivhandledning HUDDINGE KOMMUN Konsten att skriva begripligt Kommunstyrelsens förvaltning JANUARI 2007

101 Denna skrivhandledning bygger på ett manus som tagits fram av Norrköpings kommuns klarspråksgrupp i samarbete med språkkonsulten Ann Louise Forsström. Den har bearbetats för Huddinge kommuns räkning av utredningschef Ann Charlotte Munkhammar, KS kansli, i samarbete med språkkonsulten Kerstin Lundin Språkvårdarna Lundin & Wedin AB.

102 FÖRORD Att skriva för medborgare och politiker Om fler medborgare ska bli intresserade av vad som händer i samhället, vara delaktiga och bidra till den demokratiska processen måste samhällsinformation inte bara vara tillgänglig. Den måste också vara begriplig. Uttalandet kommer från Klarspråksgruppen, som haft regeringens uppdrag att främja språkvårdsarbetet hos myndigheterna. Det finns många skäl att skriva enkelt och begripligt. Att skriva enkelt och klart är att visa respekt för läsaren. Vill vi ha en bred dialog med våra medborgare och kunder och vill vi att de ska kunna följa och förstå ett ärendes handläggning och kunna påverka besluten är den skriftliga kommunikationen viktig. För våra politiker som på kort tid ska sätta sig in i komplicerade ärenden är det en fråga om att skapa goda arbetsförhållanden. Tydliga och lätt åtkomliga skrivregler spar tid och möda även för dem som författar texter, det vill säga ökar effektiviteten. Vi skriver också allt mera för webben och annan läsning på skärm. Dessutom kräver förvaltningslagen att myndigheterna ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt (7 ). Huddinge kommun har därför tagit fram en skrivhandledning för dem som skriver i jobbet. Den bygger på en motsvarande handledning från Norrköpings kommun. Den har bearbetats för att passa Huddinge med språkkonsulten Kerstin Lundins hjälp. I skrivhandledningen finns allmänna skrivregler och konkreta råd om hur vi skriver lättbegripligt. Den bör finnas på varje handläggares skrivbord. Skrivhandledningen finns också på den interna webben. Olof Öhman Kommundirektör SKRIVHANDLEDNING I

103 Innehålls- och bilageförteckning Att skriva för medborgare och politiker I Språkliga riktlinjer för Huddinge kommun 5 Vår allmänna språkliga inriktning 5 Ansvarsfördelning 5 Varför skriva klart och enkelt? 6 Så använder du skrivhandledningen 6 1 Innan du börjar skriva 8 Börja med det viktigaste 8 Glöm inte slutkontrollen 8 2 Så gör vi hos oss skrivregler i stort och smått Vi använder ett modernt språk 9 Skriv ska och inte skall 9 Ej och icke skriver vi sällan 9 Undvik ålderdomliga ord och dubbeltydiga ord 9 Använd inte långa ord i onödan 10 Undvik nakna substantiv 12 Se upp med då 12 Vi använder svenska ord och stavningar Tilltalet är personligt och neutralt 13 Skriv du inte Ni eller Du 13 Skriv ni till juridisk person 13 I protokoll skriver vi hela namnet Vi är tydliga om vilka vi och andra är 13 Vi, jag och enheten 13 Skriv ut vem som gör eller ska göra något Se upp med förkortningar 14 Skriv ut vanliga förkortningar i löpande text 14 Varför har förkortningar punkt ibland och ibland inte? 15 Måttenheter förkortas bara när de står intill siffror 15 Förklara interna och andra ovanliga förkortningar 15 Så förkortar vi nämnder och förvaltningar 16 II SKRIVHANDLEDNING

104 2.5 Några skrivnormer som vi rättar oss efter 16 Skriv ut datum i löpande text 16 Siffror eller bokstäver 16 Gruppera telefonnummer och andra sifferuppgifter 17 Skriv ut ordet procent i löpande text 17 Använd inte snedstreck i löpande text 17 Stor eller liten bokstav 18 Se upp med särskrivningar 19 Ett eller två ord 19 De eller dem 20 Citattecken och så kallad 20 Skilj på tankstreck och bindestreck 20 Kursiv stil och fet stil några riktlinjer 21 Se upp med stora bokstäver och understrykningar 21 Radlängd och teckensnitt viktigt för läsbarheten Disponera din text och lägg det viktigaste först 21 Beslutsunderlag och yttranden 22 Protokoll och mötesanteckningar 22 Brev 22 Rapporter och andra längre dokument Sammanfatta din text 23 Så skriver du en bra sammanfattning 23 Brev 24 E-post Så skriver vi under 25 Brev 25 Beslutsunderlag och yttranden 26 3 Så blir texten ännu bättre råd och tips Utgå från läsarens perspektiv Rubrikerna 27 Huvudrubriken 27 Underrubrikerna Styckena 28 Gör en logisk styckeindelning 28 Blankrad, inte indrag 28 Skriv lagom långa stycken 28 Knyt ihop styckena 29 SKRIVHANDLEDNING III

105 3.4 Meningarna 29 Börja med det viktiga 29 Använd en naturlig ordföljd 29 Skriv aktivt undvik passiva verb 30 En mening en tanke 30 Variera meningslängden 30 Kommatecken behövs ibland Punktlistor för uppräkningar och överskådligare text Datorkommandon till din hjälp 33 Autokorrigering ta hjälp med stavningen 34 Ta hjälp med avstavningen 34 4 Skriva för läsning på skärm Skriva e- brev 35 Grundinställningar i ditt e-postprogram Skriva för interna och externa webben 36 5 Mallar och grafisk form Vi har egna dokumentmallar Grafisk profil så är standarden i mallarna 37 Rubrik- och brödtext 37 REFERENSLITTERATUR OCH LÄSTIPS 39 Skrivregler 39 Ordböcker och ordlistor 39 Skrivhandböcker 39 Grammatik 39 Inspiration och underhållning 40 Allmänt om språket 40 Språkplatser på Internet 40 IV SKRIVHANDLEDNING

106 Språkliga riktlinjer för Huddinge kommun Vår allmänna språkliga inriktning Vi ska disponera och skriva alla texter med utgångspunkt från läsarens behov och förkunskaper. Eftersom i stort sett alla våra handlingar är offentliga, ska de kunna förstås av en bred allmänhet utan expertkunskaper. Texterna ska ha en struktur som är logisk ur läsarens perspektiv, där det som är viktigast för läsaren kommer först. Längre texter ska inledas med korta och lättbegripliga sammanfattningar. När vi vänder oss till enskilda, använder vi du som direkt tilltal. Alla texter, interna såväl som externa, ska vara klara, lättbegripliga och språkligt korrekta, med modern vårdad svenska som förebild. Stavning och böjning sker enligt senaste upplagan av Svenska Akademiens ordlista. När vi hänvisar till lagar eller avtal i våra texter, förklarar vi den aktuella lag- eller avtalstextens innebörd. Även den läsare som saknar juridiska sakkunskaper ska efter dessa förklaringar kunna förstå texten. Alla förkortningar som inte är vedertagna enligt Myndigheternas skrivregler ska finnas förklarade i texten. Förkortningar ska dock i möjligaste mån undvikas. Vi följer Svenska datatermgruppens rekommendationer om hur datatermer bör hanteras på svenska. Ansvarsfördelning Alla kommunens anställda och förtroendevalda har ansvar för hur kommunens texter ser ut. Chef och medarbetare har på olika sätt ansvar för språk och språkvårdsarbete. Chefen har ansvar för att: den egna enheten följer riktlinjerna i kommunens skrivhandledning, använder dokumentmallarna och tillämpar reglerna i Svenska Akademiens ordlista, diskussionen har en plats i enhetens utvecklingsarbete, medarbetarna får möjlighet till språklig utbildning och utveckling. Den enskilde har ansvar för att: sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt, föra fram de språkliga problem hon eller han upptäcker i sitt arbete, påtala de egna behoven av språklig fortbildning, vara öppen för synpunkter och frågor från dem som läser texterna. SKRIVHANDLEDNING

107 Varför skriva klart och enkelt? Begripliga texter ökar medborgarnas förtroende för myndigheterna främjar demokratin och rättssäkerheten gör arbetet roligare och effektivare sparar tid och pengar är vad lagen kräver. Allt fler myndigheter och kommuner arbetar med att bli enklare och tydligare i sina kontakter med medborgarna. Det är ett arbete som stöds av Språkrådet, som har regeringens uppdrag att främja språkvård hos myndigheterna. Så använder du skrivhandledningen I skrivhandledningen får du både direkta riktlinjer (regler) och mer allmänna råd. Använd skrivhandledningen som uppslagsbok och inspirationskälla. Ha den till hands vid din dator i det dagliga arbetet. Skrivhandledningen är uppdelad i fem huvudavsnitt: 1. Innan du börjar skriva Här får du några allmänna råd inför skrivandet. 2. Så gör vi hos oss skrivregler i stort och smått Det här avsnittet ska alla ta del av. Här har vi samlat sådant som är särskilt viktigt att alla följer. 3. Så blir texten ännu bättre skrivråd och praktiska tips Här får du konkreta råd om hur man uttrycker sig tydligare och enklare. Använd avsnittet som inspirationskälla och som stöd när du kör fast. Här har vi också samlat några datorkommandon som är bra att känna till. 4. Skriva för läsning på skärm När du skriver e-brev och texter som ska publiceras på interna eller externa webben finns det särskilda saker att tänka på. Det handlar det här avsnittet om. 5. Mallar och grafisk form Här behandlas våra dokumentmallar, som finns i Word. Avsnittet innehåller också en beskrivning av mallarnas grafiska form. Sist i handledningen finns en lista med referenslitteratur och lästips. Skrivhandledningen utgår från Myndigheternas skrivregler (2004), Svenska skrivregler (2000), Svenska Akademiens ordlista. (SAOL, 2006) och Svenska datatermgruppens rekommendationer (2003). Skrivhandledningen finns även på vår interna webb. Där finns också länkar SKRIVHANDLEDNING

108 till språkplatser på Internet. En av dem är Språkvårdsgruppens portal med länkar till många webbplatser om språk, Klarspråk Språkrådet (f.d. Språknämnden) ska främja ett klart och begripligt språk hos myndigheterna. Den uppgiften övertog Språkrådet under 2006 från den tidigare Klarspråksgruppen vid Regeringskansliet. På Språkrådets webbplats, finns bland annat Klarspråkstestet. Där kan du ta reda på hur begriplig din text är. Testet hjälper dig att se vad som ökar och vad som minskar begripligheten, och hur du kan bearbeta texten. SKRIVHANDLEDNING

109 1 Innan du börjar skriva Börja alltid med att göra klart för dig varför du skriver och till vem eller vilka du vänder dig: Vad är syftet med texten? Vad ska läsaren veta eller göra efter att ha läst texten? Vilka förkunskaper har läsaren i ämnet? Behöver du förklara och ge bakgrundsinformation? Vad vet du om läsarens språkliga kompetens? Är det en kollega som delar ditt fackspråk? Är det en person med annat modersmål? Ofta har ett dokument flera mottagare. Då får du utgå från principen alla ska förstå. En bra utgångspunkt är att använda ett ledigt språk, det vill säga ett språk som är mer likt ditt eget talspråk än kanslispråket. När det gäller mängden bakgrundsinformation kan du disponera texten så att bakgrunder och förtydliganden inte upplevs som störande av de läsare som är insatta i ämnet. Börja med det viktigaste Börja alltid med det viktigaste. Då är det störst chans att du fångar läsarens intresse och att ditt budskap når fram. Glöm inte att den första versionen av en text bara är ett utkast. Du behöver oftast strukturera om innehållet. Du behöver sannolikt stryka en del. Du behöver också granska, bearbeta och finputsa texten. Läs texten högt för dig själv. Då märker du om den har bra flyt. Glöm inte slutkontrollen Det är svårt att se fel i sin egen text. Både ofrivilliga felskrivningar, syftningsfel och tankeluckor kan lätt passera den egna korrekturläsningen. När vi har kommit så långt är vi ofta lite otåliga. Men slutkontrollen måste få ta tid. Ta för vana att utnyttja följande möjligheter: Kontrollera stavningen med Words stavningskontroll. (Men kom ihåg att programmet har brister!) Låt en kollega eller någon annan läsa igenom texten. SKRIVHANDLEDNING

110 2 Så gör vi hos oss skrivregler i stort och smått 2.1 Vi använder ett modernt språk Språket förändras över tiden. En text som var acceptabel för kanske bara tio till femton år sedan är i dag ofta föråldrad. Vi vill att det ska vara lätt att ta till sig och förstå det vi skriver. Därför använder vi modern vårdad svenska. Skriv ska och inte skall Ska och skall betyder samma sak, men har olika stilvärde. Skall är mer formellt och avståndstagande. Därför skriver vi ska. Ej och icke skriver vi sällan Inte är den normala negationen i svenska språket. Om du skulle säga inte, ska du också skriva inte. Ej och icke har särskilda användningsområden. Exempel: Ej i trafik (skylt), icke-rökare. Undvik ålderdomliga ord och dubbeltydiga ord Här är en lista över ord och ordformer som du ska undvika. Listan är inte fullständig. Utgå från sunt förnuft och använd inte slentrianmässigt vissa ord bara för att du har sett dem i tidigare dokument. Om du är osäker, kontrollera stilvärdet i en ordbok. Ord med stilvärdet ålderdomligt, föråldrat eller formellt bör du undvika. Modernare synonymer hittar du till exempel i Stora svenska ordboken. Ålderdomliga ord avge avge yttrande avsända bestrida (kostnader) efterlevas erforderlig erfordra erhålla erinran erlägga föreligga, föreligger förfaller förhyra försåld Skriv i stället lämna, ge yttra sig sända, skicka betala, bekosta, stå för, täcka följas som behövs, krävs, är nödvändig behöva, kräva, vara nödvändig få invändning(ar), synpunkter betala finnas, finns ska betalas senast, upphör att gälla hyra såld SKRIVHANDLEDNING

111 handha huruvida inbetala inge inhämta inkomma inkomma med yttrande mottaga månatligen ombesörja således taga, tager tillse tillvarata uppbära upprätta utgår utgör uttaga vidtaga åligger åvilar (om ansvar) ändock överenskomma ha hand om, sköta om betala in lämna in, skicka in skaffa, begära (in) lämna in, skicka in yttra sig ta emot varje månad svara för, sköta, ordna därför, alltså, följaktligen ta, tar se till ta till vara få, ha [ofta:] ta fram (t.ex. en handlingsplan) vi betalar ut, du/ni får är ta ut vidta är skyldig att, måste, ska ansvaret ligger på, xx är ansvarig/har ansvar ändå komma överens Undvik eller förklara fackuttryck Fackuttryck som inte går att stryka eller byta ut får du förklara första gången du använder dem i en text, om du inte är säker på att alla läsare förstår dem. För en utomstående är till exempel uttryck som avgäld, brukarorienterat och särskilt boende facktermer Använd inte långa ord i onödan En text med många långa ord är ansträngande att läsa. Ofta är de långa orden onödiga. Det finns ofta ett kortare alternativ som gör texten mer lättläst och samtidigt mindre formell. Här är några tips, med exempel i rutorna. 10 SKRIVHANDLEDNING

112 Dela upp sammansatta ord: Skriv så här ta till vara komma överens begäran om omprövning avtalet om arbetstidsförkortning hellre än så här tillvarata överenskomma omprövningsbegäran arbetstidsförkortningsavtalet Välj enkla verb (handlingsord) i stället för omskrivningar med verb + substantiv (den så kallade substantivsjukan): Skriv så här granska betala informera besluta hellre än så här vidta en granskning erlägga betalning ge information fatta beslut Välj korta prepositioner: Korta prepositioner om, på, för, till, av, med, i, över Skriv så här Långa prepositioner (undvik!) angående, beträffande, avseende, vad avser, rörande, gällande hellre än så här din ansökan om... din ansökan rörande... din fråga om... din fråga beträffande... vårt svar på remissen vårt svar gällande remissen ert yttrandet över förslaget ert yttrandet angående förslaget Ta bort onödiga förstavelser och förlängningar (så kallade skrytfenor): Skriv så här hyra skapa behålla fråga mål utbildning hellre än så här förhyra tillskapa bibehålla frågeställning målsättning utbildningsverksamhet SKRIVHANDLEDNING 11

113 Undvik nakna substantiv De så kallade nakna substantiven 1 gör att texten blir mer formell och svårläst. Ett naket substantiv är ett substantiv som skrivs i sin grundform. Exempel: ärende. Jämför med de påklädda uttrycken: ett ärende, ärendet, flera ärenden, varje ärende, de inkomna ärendena. De nakna substantiven 1 fyller sin funktion när det handlar om en allmän företeelse, som i uppräkningar (ta med papper och penna), definitioner (med seniorboende menas...) och fasta uttryck (allmänt samråd, bevilja socialbidrag). I övrigt bör du klä på substantiven: Skriv så här hellre än så här Vi tar ut en engångsavgift för anslutningen. Engångsavgift uttages för anslutning. Vi kommer att behandla din ansökan... Vi kommer att behandla ansökan... Se upp med då Skriv inte då när du menar eftersom eller när. Ofta blir tolkningen oklar och läsaren tvingas gissa vad du menar. Dessutom får texten en onödigt formell ton. (Jämför med hur du skulle säga!) Skriv så här Eftersom projektet pågår kan vi inte ta ställning till ytterligare investeringar. När (eller medan) projektet pågår... hellre än så här Då projektet pågår kan vi inte ta ställning till ytterligare investeringar. Vi använder svenska ord och stavningar Du bör så långt som möjligt undvika engelska och svengelska ord och uttryck. Dels kan de vara svåra att förstå, stava och böja, dels är det många som retar sig på ett sådant språkbruk. Skriv inte engelska/svengelska dataord: applikation , mail, mejl maila, mejla mjukvara web, weben svengelska uttryck: starta upp minska ned implementera overheadkostnader Skriv så här program (eventuellt tillämpning) e-post, e-brev, e-meddelande, brev, meddelande e-posta, skicka e-brev, skicka med e-post program(vara) webb, webben starta eller sätta igång minska sätta igång, förverkliga, genomföra, tillämpa allmänna omkostnader, fasta kostnader 1 Substantiv är ord för saker och företeelser, t.ex. potatis och hunger. 12 SKRIVHANDLEDNING

114 engelsk genitivapostrof: KF s, Andersson s engelsk pluraländelse: standards, hobbies KF:s, Anderssons standarder, hobbyer 2.2 Tilltalet är personligt och neutralt Skriv du inte Ni eller Du Det allmänna tilltalsordet i brev och skrivelser till en enskild person är du med liten begynnelsebokstav Skriv inte Du med stor bokstav. Om brevet har två eller flera personer som adressat, skriver du ni med liten bokstav. I allmän information som riktar sig till en hel grupp läsare (till exempel medborgare) är tilltalsordet du. Om brevet är ställt till Anna Andersson, ska du inte kalla henne Anna Andersson i texten. Skriv ni till juridisk person Om adressaten är ett företag, en myndighet eller en organisation skriver du ni med liten bokstav. I protokoll skriver vi hela namnet Protokoll dokumenterar sammanträden och är inte adresserade direkt till de personer, företag eller instanser som berörs av besluten. I protokollen kan vi därför inte skriva du och ni. Men vi ska använda ett neutralt, tydligt och hövligt omtal: Skriv ut både för- och efternamn på personer. Att bara skriva efternamnet är avståndstagande. Att bara skriva förnamnet är för personligt i en protokollstext. Använd inte juridiska begrepp som den sökande, den klagande och liknande. 2.3 Vi är tydliga om vilka vi och andra är En text har både mottagare och avsändare. Ofta figurerar även andra instanser eller personer i texten. Vi måste därför vara tydliga och skriva ut vem eller vilka vi syftar på. Läsaren ska inte behöva gissa. Vi, jag och enheten Om man skriver ut namnet på den organisatoriska enheten (kontoret, nämnden etc.) hela tiden i en text blir den onödigt opersonlig och tung. Variera därför med pronomen (vi eller jag). SKRIVHANDLEDNING 13

115 I brev, rapporter och liknande kan du med fördel skriva jag - om det nu är du själv som har gjort eller kommer att göra något. Det är inte för personligt att skriva jag. Logotypen på dokumentet visar tydligt att du skriver i tjänsten och inte som privatperson. Exempel Jag återkommer med besked inom två veckor. Jag har undersökt... I tjänsteutlåtanden, framställningar och yttranden är det lämpligt att först skriva ut enhetens namn och sedan övergå till att skriva vi. Om du längre fram i texten behöver understryka att det är enheten som avses, kan du upprepa namnet. Exempel Barn- och utbildningsförvaltningen har fått i uppdrag att... Vi har Obs! I beslutsmeningar ska du aldrig skriva vi. Skriv ut vem som gör eller ska göra något Undvik passiva formuleringar. Läsarna kan få svårt att ta till sig innehållet när saker bara sker eller förväntas ske. Det kan också leda till missförstånd. Skriv så här För att vi ska kunna behandla ärendet i år måste du skicka in din ansökan senast den 1 november. Skicka handlingarna till oss senast den 31 mars Under 2004 kommer vi i första hand att arbeta med... Skriv inte För att ärendet ska kunna behandlas i år måste ansökan insändas senast den 1 november. Handlingarna önskas åter senast den 31 mars Under 2004 kommer i första hand att arbetas med Se upp med förkortningar Förkortningar försvårar i allmänhet läsningen. De kan vara svåra att tyda (de kanske inte är så allmänt kända som du tror). Därför använder vi inte förkortningar i onödan. Skriv ut vanliga förkortningar i löpande text Skriv gärna ut också vanliga förkortningar i löpande text. Läsbarheten ökar när hela ordet eller uttrycket skrivs ut. Förkortningen kan du använda av utrymmesskäl, till exempel i tabeller, figurer och blanketter och i text inom parenteser och i fotnoter. Dessa förkortningar kan du ofta använda: 14 SKRIVHANDLEDNING

116 Förkortning bl.a. ca dvs. etc. fr.o.m. kl. kr, tkr m.fl. m.m. osv. s.k. t.ex. tfn t.o.m. Skriv i löpande text bland annat, bland andra cirka det vill säga etcetera, och så vidare från och med (ofta räcker det med från) klockan kronor, tusen kronor med flera med mera och så vidare så kallad, så kallat, så kallade till exempel telefon till och med Varför har förkortningar punkt ibland och ibland inte? Huvudregeln är att ord som förkortas genom avbrytning (till exempel t.ex.) ska ha punkt, medan sammandragna ord (till exempel ca) inte ska ha punkt. Minnesregel: sätt punkt om förkortningens sista bokstav inte är lika med den sista bokstaven i det utskrivna ordet eller uttrycket. Undantag är måttenheter som aldrig har punkt (exempel: kg, km, kr) och initialförkortningar (exempel: EU, pc, cd). Måttenheter förkortas bara när de står intill siffror Måttenheter kan du förkorta även i löpande text förutsatt att de står intill en siffra. Exempel: Vi har inventerat grönområden som är större än 0,3 ha. Däremot: Området omfattar flera hektar oexploaterad mark. Kronor (kr) skriver vi som regel alltid ut i löpande text. Vi använder inte uttryck som kilokronor eller kkr. Skriv till exempel kronor eller tre tusen kronor. I tabeller och liknande kan du skriva 3 tkr. Miljoner kronor förkortas mnkr. Observera att kvadratmeter förkortas m 2 och inte kvm. (Den upphöjda tvåan får du genom att markera Upphöjd under Format > Tecken.) Förklara interna och andra ovanliga förkortningar Tänk på att många förkortningar som vi använder inom kommunen eller inom en viss verksamhet inte är allmänt kända. De kan vara praktiska att använda, men du måste tänka på alla som ska läsa texten. Följ de här principerna: SKRIVHANDLEDNING 15

117 1) Förkorta inte slentrianmässigt. Om du bara ska nämna ordet en eller ett par enstaka gånger i texten kan du lika gärna skriva ut det. 2) Förklara förkortningen första gången den används i texten. Exempel: Projektet utgår från de mål som Världshälsoorganisationen (WHO) har tagit fram. 3) I texter med externa mottagare ska du aldrig använda våra interna enhetsförkortningar (KF, KS etc.). Så förkortar vi nämnder och förvaltningar Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsen Planerings- och personalutskottet Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Miljönämnden Samhällsbyggnadsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen Förskolenämnden Grundskolenämnden Gymnasienämnden Socialförvaltningen Socialnämnden Äldreomsorgsförvaltningen Äldreomsorgsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden KSF KS PPU MSB MN SBN BUF FSN GSN GN SOC SN ÄOF ÄN KUF KFN 2.5 Några skrivnormer som vi rättar oss efter Skriv ut datum i löpande text Skriv alltid ut datum i löpande text. Exempel: den 20 juli Så daterar vi också våra dokument, tjänsteutlåtanden, brev etc. Siffror eller bokstäver Använd siffror om det är sifferuppgifterna som är det väsentliga, till exempel i tabeller, vid prisuppgifter och andra matematiska uppgifter. Man använder också siffror före måttenheter skrivna som symboler eller förkortningar. Exempel: 12 %, 10 km, 5 st. Även för statistiska uppgifter passar siffror bäst. 16 SKRIVHANDLEDNING

118 Bokstäver används i löpande text för låga tal (tolv eller lägre) när sifferuppgifterna inte är det viktiga i texten. Blanda inte siffror och bokstäver! Använd siffror även för tal som är lägre än tretton om de blandas med högre tal. Exempel: Nämnderna består av 9, 15 eller 19 ledamöter. Ordningstal skrivs vanligen med bokstäver. Exempel: Den fjärde rapporten visade ett bättre utfall än den tredje. Vid numrering används däremot siffror följda av kolon och ordningstalets sista bokstav: 1:a, 2:a, 3:e. Om det av sammanhanget framgår klart att det är frågan om ett ordningstal räcker det med bara siffran: 4 klass, den 3 april. Gruppera telefonnummer och andra sifferuppgifter Telefonnummer skrivs så här: , , Principen är: riktnummer + två eller tre siffergrupper där den längst till höger alltid ska bestå av två siffror. Mobilnummer skrivs så här: eller Internationellt skrivsätt för telefonnummer till Sverige är Här är 46 landsnumret och 8 riktnumret utan nollan. Abonnentnumret grupperas på vanligt sätt, men utan bindestreck före. Stora tal. Avskilj tusental med mellanslag, inte med punkt eller kommatecken. Exempel: kronor, 3215 registerposter. Stora och jämna belopp som kronor skriver du lämpligast som 1,5 miljoner kronor. Obs! Använd så kallat hårt blanksteg (Ctrl + Skift + blanksteg) så att talet eller telefonnumret inte bryts vid en radbrytning. För telefonnummer i löpande text bör du också använda hårt bindestreck (Ctrl + Skift + bindestreck) om riktnumret ingår. Skriv ut ordet procent i löpande text Skriv ut ordet procent i löpande text. Exempel: 25 procent (inte 25 %). Använd inte snedstreck i löpande text Undvik snedstreck i löpande text. Snedstreck används ofta slarvigt och skapar lätt osäkerhet hos läsaren. Ett snedstreck kan enligt skrivnormen aldrig betyda och, men ofta verkar det vara just det som skribenten menar. Dessutom är det störande för ögat med snedstreck i löpande text. Skriv så här Du kan välja att åka buss eller tunnelbana. På sträckan finns buss och tunnelbana. Eleven har rätt till SL-kort om han eller hon... Skriv inte Du kan välja att åka buss/tunnelbana. På sträckan finns buss/tunnelbana. Eleven har rätt till SL-kort om han/hon... SKRIVHANDLEDNING 17

119 I tabeller, figurer och liknande kan du använda snedstreck i betydelsen per, om och i: 100 invånare/km 2, kr/år, 30 km/tim. Specialfall där snedstreck alltid används: årsskiftet 2002/2003, läsåret 2005/2006, månadsskiftet juni/juli. Stor eller liten bokstav I Myndigheternas skrivregler och Svenska skrivregler finns utförliga beskrivningar av de allmänna regler, rekommendationer och undantag som gäller. Nedan ser du några grundregler och en ruta med några av de vanligaste fallen som du bör känna till. Vår organisation. Huddinge kommun skriver vi med litet k i kommun. Kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och namn på nämnder, förvaltningar och enheter skriver vi med liten begynnelsebokstav i löpande text. Dessa ord är inga egennamn utan substantiv. Exempel: äldreomsorgsnämnden, socialförvaltningen, miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. A Stor (A) eller liten (a) bokstav Myndigheter och institutioner som är ensamma i sitt slag i landet Exempel Naturvårdsverket, Socialdepartementet, Regeringskansliet a - undantag: regering och riksdag regeringen, riksdagen a a A Kortformer som inte har karaktären av egennamn Myndigheter och institutioner som det finns flera av i landet Fullständigt namn på regionala och kommunala myndigheter verket, departementet, institutet länsstyrelsen, polisen Länsstyrelsen i Stockholms län, Polismyndigheten i Huddinge a Nämnder, avdelningar och enheter socialnämnden, personalkontoret A a A Sammansättningar där för- eller efterleden är ett personnamn eller ett geografiskt område substantiv som är avledningar av namn Titlar på skrifter, betänkanden och liknande Östersjötrafik, Mellansverige, Huddingebo stockholmare, kalmarit Myndigheternas skrivregler, Demokrati och makt i Sverige a Lagar plan- och bygglagen a Initialförkortning av lagar pbl (PBL är också korrekt, men vi rekommenderar små bokstäver) 18 SKRIVHANDLEDNING

120 A a a A Förkortningar med namnliknande funktion (se dock Lagar ovan) Initialförkortningar som är mycket etablerade och där sällan det fullständiga uttrycket används Initialförkortningar som läses ut som normala ord och inte bokstav för bokstav - undantag: stor begynnelsebokstav när förkortningen utgör ett egennamn EU (Europeiska unionen), SAOL (Svenska Akademiens ordlista) cd, pc, vd, wc aids, hiv, damp, syo, prao Unesco, Saco, Fass a Politiska partier socialdemokraterna (s), folkpartiet (fp) A Internet (det finns bara ett) Huddinge kommun finns på Internet. a intranät (det finns flera) Telefonlistan hittar du på interna webben. Se upp med särskrivningar Så kallade särskrivningar (rök fritt i stället för rökfritt, sjuk sköterska i stället för sjuksköterska, cykel väg i stället för cykelväg) är mycket störande. De ska vi därför undvika. Grundregeln är att lyssna noga på hur ordet uttalas. Om det uttalas som ett ord, ska det skrivas ihop. Om du är osäker, skriv ned båda alternativen så upptäcker du lättare hur betydelsen ändras vid en felaktig särskrivning. Ett eller två ord Vissa ord kan dock helt korrekt skrivas som antingen ett eller två (ibland tre) ord. Men det är viktigt att vara konsekvent. Vi använder det alternativ som anges först i Svenska Akademiens ordlista (SAOL). Här är några vanliga ord och hur vi skriver dem: Ett ord Två eller tre ord alltför häromdagen framför allt till dess alltmer någonstans för övrigt till godo (men: tillgodose) alltsedan tvärtemot i dag, i går till handa, i morgon dessförinnan isär i stället för tills vidare i synnerhet SKRIVHANDLEDNING 19

121 De eller dem Det är ibland svårt att veta om man ska skriva de eller dem, eftersom vi oftast uttalar orden lika. Grundregel: skillnaden mellan de och dem är samma som mellan jag och mig, vi och oss. Prova till exempel att sätta in jag och mig i din mening i stället för de eller dem. Då brukar det höras hur det ska vara. Exempel: Nu har jag/de utrett frågan. Frågan skulle utredas av mig/dem. Specialfall: när meningen innehåller frasen de som eller dem som är båda formerna grammatiskt riktiga. Exempel: Erbjudandet gäller de/dem som köpt tomträtt i år. Om du är osäker välj de. Ett felaktigt dem är mer störande än ett felaktigt de. Obs! Den talspråkliga stavningen dom ska vi inte använda. Citattecken och så kallad Använd inte citattecken ihop med så kallad. Uttrycket så kallad har samma funktion som citattecknet. Välj därför antingen citattecken eller så kallad: Skriv så här Efterfrågan på så kallade seniorbostäder har ökat. Efterfrågan på seniorbostäder har ökat. Skriv inte Efterfrågan på så kallade seniorbostäder har ökat. Citattecken respektive så kallad används här för att introducera ett nytt eller ovanligt ord i texten. Om ordet återkommer i samma text ska du inte upprepa citattecknen (eller så kallad). Skilj på tankstreck och bindestreck Tankstrecket ( ) är längre än bindestrecket (-). Tankstreck får du genom att trycka Ctrl + minustecknet på den numeriska delen av tangentbordet. Tankstreck använder du så här: För att markera inskjuten text på det här sättet när du inte väljer att avgränsa med kommatecken eller parenteser. (Den inskjutna texten blir mer framträdande med tankstreck än med kommatecken.) För att poängtera eller kommentera något sist i en mening så här. I betydelsen från... till eller mellan... och: mars åringar klockan kronor (Obs! kronor betyder något helt annat!) oktober december Det ska inte vara några blanksteg intill tankstrecket vid användningen från... till eller mellan... och. Tänk också på att ordet från respektive mellan ingår i tankstreckets betydelse: 20 SKRIVHANDLEDNING

122 Skriv så här Skriv inte Vi har telefontid klockan Vi har telefontid från klockan Vi har telefontid från klockan 9 till 12. Vi räknar med en svarsfrekvens på procent. Vi räknar med en svarsfrekvens på mellan 75 och 90 procent. Vi räknar med en svarsfrekvens på mellan procent. Kursiv stil och fet stil några riktlinjer Använd fet stil för att markera att ett ord är viktigt. Använd kursiv stil för att markera exempel eller betoning, eller att ett ord är nytt eller ovanligt. Kursiv stil kan också användas för att återge korta citat, boktitlar och liknande. Då ska det inte vara citattecken runt citatet. Tänk på att för många markeringar med avvikande stil stör läsningen. Kursiv stil är mer svårläst än vanlig stil. Långa citat bör därför inte kursiveras. Använd i stället citattecken. Undvik fet stil i löpande text. Många feta ord i den löpande texten drar uppmärksamheten till sig och ger ett oroligt och tungt intryck. Spara fetstilen till korta och riktigt viktiga uppgifter, till exempel ett datum. Använd inte både fet stil och kursiv stil i samma markering. Se upp med stora bokstäver och understrykningar Stora bokstäver (versaler) och understrykningar ska vi som regel inte använda. Undantag är DOKUMENTNAMN i sidhuvudet, där versaler ska användas. När du anger e-postadresser och liknande i texter som inte ska läsas på skärm, bör du inte använda understrykning. Om du automatiskt får understrykning, kan du ändra inställningen under Verktyg > Autokorrigering > Autoformat vid inskrivning. Radlängd och teckensnitt viktigt för läsbarheten Raderna i en text får inte vara för långa. Då får ögat svårt att hitta nästa rad och läsningen blir tröttsam. Viktigt för läsbarheten är också bokstävernas grafiska utseende (teckensnitt) och storlek. För löpande text som ska läsas på papper rekommenderas teckensnittet Times New Roman i storlek 12 punkter. Om texten ska vara riktigt lättläst, bör raderna innehålla högst 65 tecken. Kommunens dokumentmallar är anpassade efter detta. Läs mer i avsnitt Disponera din text och lägg det viktigaste först För att läsaren ska bli intresserad av en text är det viktigt att den är välplanerad och har en klar struktur. Läsaren ska inte behöva leta efter SKRIVHANDLEDNING 21

123 väsentligheterna eller tveka om vad som är viktigt och mindre viktigt. Här är några allmänna riktlinjer: Börja med det viktigaste. Oftast bör du börja med en sammanfattning. Läs mer om sammanfattningar i avsnitt 2.7. Skriv informativa rubriker som riktar sig till läsaren. Dela in texten i logiska stycken. Se till att styckena inte blir onödigt långa. Inled gärna stycket med en mening som sammanfattar det viktigaste. Använd punktuppställningar för uppräkningar. Skriv kort. Trötta inte ut läsaren med ointressanta detaljer. Bind ihop resonemangen med sambandsord (i så fall, därför, däremot och liknande). Sträva efter att få flyt i texten. Använd gärna tabeller och diagram som stöder texten. Tänk på att det måste finnas en förklarande text i anslutning till tabellen eller diagrammet. I avsnittet med skrivråd och i referenslitteraturen får du flera råd och konkreta exempel. Beslutsunderlag och yttranden Kommunens beslutsunderlag ska ha ett enhetligt utseende, med standardrubriker och en gemensam ordningsföljd på rubrikerna. Det spar tid både för beslutsfattarna och för oss som skriver dokumenten. Hur man skriver tjänsteutlåtanden och andra beslutsunderlag samt yttranden (remissvar) beskrivs i Ärendehandboken. Protokoll och mötesanteckningar Även utseendet på protokoll regleras i Ärendehandboken. Det handlar där om sammanträdesprotokoll från kommunstyrelse och nämnder. Protokoll och mötesanteckningar från kommunens rådgivande organ samt avdelningar, enheter, ledningsgrupper, samordningsgrupper, projekt och arbetsgrupper bör också ha ett enhetligt utseende. Ta hjälp av Ärendehandboken och kommunens mallar när du utformar sådana protokoll eller mötesanteckningar. Brev Den som får ett brev ska direkt förstå varför han eller hon har fått det: Skriv en huvudrubrik som talar om vad brevet handlar om. Var så tydlig som möjligt. Läs mer om rubriker i avsnitt 3.2. Börja med det som är viktigast för läsaren. Tala om varför du skriver och kom sedan till saken direkt. Börja inte med bakgrundsinformation och förklaringar! 22 SKRIVHANDLEDNING

124 Exempel inledning på ett brev till en förening Stärkt skydd av bebyggelsen i centrum er skrivelse den 3 mars Jag vill här informera om vad kommunen planerar för åtgärder för att bevara bebyggelsen i centrum. Vi kommer också att bjuda in er förening till ett stormöte senare i vår. Tänk också på att göra brevet så överskådligt som möjligt. Använd gärna mellanrubriker och punktuppställningar. Markera viktig information, till exempel datum, med fet eller kursiv stil. Tänk på att inte skriva för långa stycken. Elektroniska brev och meddelanden (e-post) ställer särskilda krav på dig som skribent. Läs mer om e-post i avsnitt 4.1. Rapporter och andra längre dokument Hjälp läsaren att orientera sig i rapporter och andra längre dokument. Här är några riktlinjer: Lägg en innehållsförteckning allra först i dokumentet. Inled alltid med en sammanfattning. Inled gärna de olika avsnitten med en sammanfattning, eller åtminstone en presentation av vad avsnittet innehåller. 2.7 Sammanfatta din text De flesta texter bör inledas med en sammanfattning. Då kan läsarna snabbt avgöra vad texten handlar om, om den berör dem och om de behöver läsa hela dokumentet direkt. Dessutom fungerar sammanfattningen som en introduktion som gör att det efterföljande innehållet blir lättare att förstå. Sammanfattningen ska ligga först i dokumentet, efter en eventuell innehållsförteckning och ett eventuellt Förord. Normalt skriver vi sammanfattningen under en egen rubrik, Sammanfattning. I kortare texter (mindre än en sida) kan det dock räcka att sammanfatta innehållet i en eller ett par inledande meningar, utan särskild rubrik. I längre dokument (till exempel rapporter, program och planer) kan de olika huvudavsnitten dessutom behöva sammanfattas. Så skriver du en bra sammanfattning En sammanfattning ska vara kort och koncis. Den ska lyfta fram det viktigaste i texten. Den ska inte vara ett sammandrag av dokumentet, det vill säga en förkortad version av hela texten. Begränsa alltid bakgrundsbeskrivningar och liknande. Ta bara med det som behövs för att läsaren ska förstå huvudtankarna. SKRIVHANDLEDNING 23

125 Tänk på att en lång text inte nödvändigtvis behöver en längre sammanfattning än en kortare text. Om din sammanfattning blir längre än en sida bör du granska den kritiskt på nytt. Exempel på en sammanfattning Kulturkommittén har föreslagit att ansvaret för beslut om utdelning av kulturpriset för insatser mot rasism och främlingsfientlighet ska överföras till nämnden för omsorg och integration. Kommunstyrelsens förvaltning delar kulturkommitténs uppfattning att priset inte är något egentligt kulturpris utan snarare ett integrationspris. I integrationsfrågor har alla nämnder ett ansvar enligt Huddinge kommuns integrationsprogram. Förvaltningen föreslår därför att en särskild prisjury inrättas och att varje nämnd utser en ledamot som sin representant i denna. Prisjuryn föreslår pristagare och det formella beslutet fattas sedan av kommunstyrelsen. Administrationen av priset knyts till kommunstyrelsens förvaltning. 2.8 Så formulerar vi beslut och förslag till beslut Grundprincipen är att vi skriver beslut i fullständiga meningar och inte i så kallade att-satser. Fullständiga meningar blir både lättare att läsa och lättare att formulera. Om beslutet består av flera delbeslut numrerar vi dem. Tidsformen är nutid (presens: beviljar osv.). Meningarna formuleras på samma sätt i förslaget till beslut som i det faktiska beslutet i protokollet. Exempel Förslag till beslut 1. Ett nytt reglemente Regler för pris för insatser mot rasism och främlingsfientlighet (bilaga 1) antas och införs i Huddinge kommuns författningssamling. 2. En prisjury föreslår pristagare till priset för insatser mot rasism och främlingsfientlighet. Kommunstyrelsen beslutar sedan om pristagare. 3. Medel för prissumman, kr, överförs från kultur- och fritidsnämndens budget till kommunstyrelsens budget. 2.9 Hälsnings- och avslutningsfraser Brev I vanliga brev skriver vi normalt ingen särskild hälsningsfras. Brevet ska alltid inledas med en rubrik. Därefter kan du framföra ditt ärende direkt. Om du känner att det blir för opersonligt utan hälsningsfras, med tanke på din relation till mottagaren och de kontakter ni hittills haft, kan du inleda 24 SKRIVHANDLEDNING

126 med ett Hej! eller Hej Lena!. Hälsningsordet ska i så fall ligga nedanför rubriken. Som avslutningsfras i brev använder vi normalt Med vänlig hälsning eller Vänliga hälsningar. Du kan också skriva enbart Hälsningar, om din relation till mottagaren gör att de andra fraserna känns för formella. Välj den fras som känns bäst för dig eller som mottagaren själv har använt. Om brevet har ett innehåll som innebär negativa besked för mottagaren, kan de vänliga hälsningarna kännas felplacerade (ur mottagarens synvinkel). Du kan då utelämna avslutningsfrasen eller skriva Hälsningar. E-post I e-brev och e-meddelanden är det vanligt, men inte nödvändigt, att inleda med en hälsningsfras. Ett bra och artigt sätt är att följa det hälsningssätt som mottagaren brukar använda till dig. Som avslutningsfras kan du följa samma princip som för vanliga brev. Som handling är e-brevet likvärdigt med ett vanligt brev. Ofta har dock den interna e-korrespondensen mera karaktären av informellt meddelande. Då passar det till exempel att avsluta med Hälsningar. Det går också bra att avsluta direkt med sitt namn. Däremot passar det aldrig att avsluta med MVH Så skriver vi under Brev Vanliga brev kan du skriva under direkt efter avslutningsfrasen. Skriv ditt namn och eventuellt din titel. Exempel Med vänlig hälsning Lena Larsson kommunjurist Beställningar och liknande samt formella brev utan avslutningsfras avslutar du med avsändaruppgifter före namnteckningen: Exempel HUDDINGE KOMMUN Socialnämnden Per Persson SKRIVHANDLEDNING 25

127 Avtal skrivs under av de parter som sluter avtalet. Avtal avslutas inte med någon avslutningsfras utan i stället med uppgift om ort och datum: Exempel Huddinge den 20 juli 2006 Stockholm den... HUDDINGE KOMMUN FIRMAN AB Sven Svensson Anna Andersson E-post All e-post bör avslutas med en brevfot med avsändaruppgifter. Ställ in automatisk signatur i ditt e-postprogram. Brevfoten (signaturen) bör minst innehålla namn och adress, telefonnummer och e-postadress. Lägg gärna också in din titel och webbadressen till ditt kontor eller din enhet. Så här kan en e-brevfot till exempel se ut: Exempel Sanna Svensson Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge kommun, Huddinge Tfn Fax sanna.svensson@adm.huddinge.se Du väljer själv hur du vill avsluta själva meddelandet: med eller utan avslutningsfras; med ditt förnamn, med förnamn och efternamn, eller helt utan namn. Beslutsunderlag och yttranden I Ärendehandboken finns regler för underskrift av tjänsteutlåtanden samt andra framställningar och yttranden. Utseendet varierar lite beroende på dokumenttyp och mottagare. Läs därför i Ärendehandboken när du ska skriva sådana dokument. Generellt gäller följande: Dokumenten skrivs i regel under av två personer. Det ska inte vara någon avslutningsfras före underskrifterna. 26 SKRIVHANDLEDNING

128 3 Så blir texten ännu bättre råd och tips 3.1 Utgå från läsarens perspektiv Det är lättare för läsaren att ta till sig ett budskap som är skrivet ur hans eller hennes perspektiv. Tala till exempel om vad läsaren förväntas göra, hellre än att skriva vad du eller kommunen vill eller behöver: Skriv så här Betala avgiften senast den 30 juni. Vi ber dig skicka in kompletterande uppgifter till din bygglovsansökan. Använd den bifogade blanketten. hellre än så här Avgiften ska vara kommunen tillhanda senast den 30 juni. Vi begär härmed in kompletterande uppgifter till rubricerade ansökan om bygglov, enligt bifogade blankett. Budskapet känns mer angeläget och får en personligare ton om du riktar dig direkt till läsaren i stället för att inkludera henne eller honom i en allmän massa eller ett juridiskt uttryck: Skriv så här Eftersom du bor på Storgatan vill vi informera om de åtgärder som kommunen planerar för att minska buller och föroreningar i området. Snart kan du resa även utanför länet på ditt färdtjänstkort. De nya reglerna gäller från den 1 juli. hellre än så här Alla som bor på Storgatan får här information om de åtgärder som kommunen planerar för att minska buller och föroreningar i området. Den som har beviljats färdtjänst har från den 1 juli även rätt till färdtjänsresor utanför länet. 3.2 Rubrikerna Huvudrubriken Dokumentets huvudrubrik bör så tydligt som möjligt beskriva vad texten handlar om: Skriv så här Inbjudan till diskussion om kommunalt VA för fritidsområdet Vidja Kommunalt VA i Vidja? inbjudan till diskussion Nya regler för hemtjänst från den 1 januari Förslag att bygga om Sångfågelns förskola hellre än så här Inbjudan Hemtjänsten Sångfågelns förskola Inled inte rubriken med Angående eller Beträffande. De orden fyller ingen funktion. SKRIVHANDLEDNING 27

129 Underrubrikerna De flesta dokument behöver också underrubriker (mellanrubriker). I tjänsteutlåtandemallen (se avsnitt 5) har vi några standardrubriker som kan användas i det flesta ärendena: Förslag till beslut, Sammanfattning, Beskrivning av ärendet och Förvaltningens synpunkter. Den sortens rubriker talar om vilken typ av information den efterföljande texten innehåller. Det är funktionsrubriker. Läsaren känner igen dispositionen och kan snabbt hitta de olika innehållsdelarna. När du skriver egna underrubriker är det ofta bättre att skriva så informativa rubriker som möjligt. En informativ rubrik sammanfattar det viktigaste budskapet i den efterföljande texten: Skriv så här Sjukfrånvaron är för hög Det behövs fler parkeringsplatser Avgiftshöjningen införs från årsskiftet hellre än så här Problembeskrivning Nuläget Angående avgiftshöjning 3.3 Styckena Gör en logisk styckeindelning Lägg inte flera fristående informationsdelar eller resonemang i samma stycke. Genom att dela upp i flera stycken ger du läsaren en naturlig paus för att smälta informationen. Börja helst stycket med den viktigaste informationen eller lägg den sist. I mitten riskerar den att bli skymd. Blankrad, inte indrag Markera nytt stycke med en blankrad. Läsningen underlättas av luft mellan styckena. Om du gör så kallade halvstycken, alltså bara byter rad, kan det bli svårt för läsaren att uppfatta det nya stycket och texten blir lätt för kompakt. Rätt avstånd mellan styckena får du automatisk när du använder våra dokumentmallar, se även avsnitt 5.1. Indrag använder vi inte i våra vanliga dokument. Det används dock ibland i texter som är indelade i spalter. Skriv lagom långa stycken Alltför många långa stycken gör att texten blir tung att läsa. Alltför många korta stycken kan upplevas som ryckigt och plottrigt. Däremot kan enstaka mycket korta stycken (en enda mening) användas för att framhäva viktig information. Om du har många korta informationsdelar, kanske de kan presenteras som 28 SKRIVHANDLEDNING

130 en punktuppställning. Då blir informationen tydlig utan att texten blir ryckig. Läs mer om punktlistor i avsnitt 3.6. Knyt ihop styckena Det är viktigt med tydliga övergångar mellan styckena för att läsaren ska kunna följa ett resonemang. Anknyt till föregående stycke med hjälp av ord och uttryck som binder ihop texten: Exempel Dessutom har vi... Vidare fann vi att... Eftersom... Som en följd av... För det andra... Å andra sidan... Däremot... Trots att... Ett annat problem är... Man måste också ta hänsyn till... Du kan också uttryckligen syfta på det som föregående stycke handlade om: Exempel Länsstyrelsen har i samråd med kommunerna och näringslivet tagit fram ett förslag till regionalt miljöprogram. Programmet ska omfatta tiden fram till år 2010 och ska revideras efter Förslaget till miljöprogram har en bra uppläggning, men det behöver bearbetas ytterligare. Bland annat Meningarna Börja med det viktiga Långa inledningar och underordnad information (bisatser) skymmer huvudbudskapet. Börja därför med det viktigaste. Den underordnade informationen kan du lägga sist, eller som en egen mening. Skriv så här Miljökontoret kommer att mäta ljudnivåerna på alla krogar och andra uteställen där det spelas musik. Anledningen är att det har kommit in många klagomål om buller. hellre än så här På grund av alla klagomål om buller som har kommit in till kommunen kommer miljökontoret att mäta ljudnivåerna på alla krogar och andra uteställen där det spelas musik Använd en naturlig ordföljd Krångla inte till ordföljden. Det naturliga är att huvudverbet (det ord som talar om vad någon gör eller vad som händer i texten) kommer tidigt i meningen. Om huvudverbet kommer sent i meningen får hjärnan svårt att tolka sammanhanget. Man måste gå tillbaka och läsa meningen på nytt. SKRIVHANDLEDNING 29

131 Skriv så här Vi använder personens bruttoinkomst som underlag för beräkning av avgiften hellre än så här Som underlag för beräkning av avgiften använder vi personens bruttoinkomst. Tänk också på att hålla ihop ord som hör ihop: Skriv så här Förvaltningen har bjudit in till allmänt samråd om detaljplanen. Detta har förvaltningen gjort i enlighet med bestämmelserna i plan- och bygglagen. hellre än så här Förvaltningen har, enligt plan- och bygglagen, bjudit in till allmänt samråd om detaljplanen. Kontrollera att du har använt ett naturligt språk genom att fråga dig: Skulle jag ha sagt så här? Skriv aktivt undvik passiva verb En text blir lättare att tolka om läsaren direkt ser vem eller vilka som står bakom huvudverbets handling eller händelse: Administrativa kontoret har undersökt är till exempel mer lättläst än En undersökning har gjorts av administrativa kontoret. (Det passiva verbet är här gjorts passiva verb har s på slutet.) En mening en tanke Lägg inte för mycket information i en och samma mening. Och rada inte upp flera i sig fullständiga meningar med kommatecken emellan. Skriv så här Att kommunikationen fungerar är en förutsättning för att vi ska kunna bedriva verksamhet i dialog och samverkan. Det är i sin tur en förutsättning för demokratin. Vi har tagit fram dokumentmallar och skrivregler. Syftet är att våra dokument ska bli lättare att läsa. hellre än så här Att kommunikationen fungerar är en förutsättning för att vi ska kunna bedriva verksamhet i dialog och samverkan, vilket i sin tur är en förutsättning för demokratin. Vi har tagit fram dokumentmallar och skrivregler, syftet är att våra dokument ska bli lättare att läsa. Variera meningslängden En text med bara långa meningar blir tung och svårläst, särskilt om den innehåller svåra och långa ord. Många korta meningar gör å andra sidan att texten kan kännas hackig det blir inget flyt. Det bästa är att variera meningarnas längd så att det blir en bra rytm. Läs texten högt och känn efter. Undvik extremt långa meningar (ungefär: längre än två rader). 30 SKRIVHANDLEDNING

132 Kommatecken behövs ibland Många tycker att kommateringsreglerna är svåra och avstår därför från att kommatera. Andra har övertolkat någon gammal regel och sätter kommatecken där de inte fyller någon funktion. Båda metoderna försvårar för läsaren. I dag är det tydlighetskommatering som gäller. Det innebär att man sätter komma där det behövs en kort paus eller där meningen annars skulle kunna missuppfattas. Många gånger är kommateringen en bedömningsfråga, men det finns några regler att hålla sig till: Sätt komma vid uppräkningar: anställda, förtroendevalda och medborgare. Sätt komma runt inskjutna tillägg där den övriga meningen går att läsa fristående om man plockar bort tillägget: Anna Andersson, ordförande i barn- och ungdomsnämnden, hade kallat till krismöte. Se dock upp med som-satser och att-satser. De är ofta nödvändiga tillägg om man tar bort dem blir resten av meningen ofullständig. Prova själv i det här exemplet: Den undersökning, som kontoret genomförde under våren, visade att efterfrågan på seniorboende kommer att öka. I sådana fall ska det inte vara några kommatecken. Sätt komma mellan huvudsatser 2 som samordnas i samma mening: Han hade läst alla underlagen, och besluten var inte svåra att ta. Utan kommatecken skulle läsarens första tolkning kunna bli Han hade läst alla underlagen och besluten. Sätt komma mellan långa huvudsatser och bisatser 3 : Nämnden har beslutat att inte behandla din ansökan, eftersom den kom in efter det att ansökningstiden gått ut. I meningar med dels... dels, ju... desto, ju... ju och än... än är det praxis att sätta kommatecken före det andra ledet: Undersökningen består dels av enkätfrågor, dels av intervjuer. Observera att det inte ska vara något och före det sista dels. Mer detaljerade anvisningar och fler exempel finns i Svenska skrivregler. 3.6 Punktlistor för uppräkningar och överskådligare text Uppräkningar blir tydligare om du skriver dem i en punktlista i stället för i löpande text. Olika villkor, alternativ, moment och liknande blir lättare att ta till sig om de struktureras och presenteras i punktform. En punkt kan bestå av ett enstaka ord, en del av en mening (fras, sats) eller en eller flera fullständiga meningar. 2 En huvudsats är ett yttrande som kan utgöra en egen, fullständig mening. huvudsatser kan samordnas med bindeord (och, men, eller) 3 En bisats är ett yttrande som inte på egen hand kan bilda en fullständig mening SKRIVHANDLEDNING 31

133 Punkterna kan markeras på olika sätt: punkter, tankstreck, siffror eller bokstäver. Här är några skrivregler för punktuppställningar: Om punkterna är fullständiga meningar, ska de skrivas med stor begynnelsebokstav och avslutas med punkt. Annars bör du använda liten begynnelsebokstav och bara avsluta den sista punkten i listan med punkt. Texten som inleder punktlistan avslutas med kolon, om inte texten i punkterna är en direkt fortsättning på inledningen: Exempel Våra mål är att - kommunens dokument ska bli mer lättlästa - medborgarnas förtroende för oss ska öka. Mål: - Kommunens dokument ska bli mer lättlästa. - Medborgarnas förtroende för oss ska öka. Punkterna bör ha en enhetlig språklig form: Exempel Prioriterade uppgifter: Prioriterade uppgifter: 1. installera programmet 1. installation av programmet 2. utbilda användarna 2. utbildning av användarna 3. utvärdera projektet. 3. utvärdering av projektet. 3.7 Ta bort onödig information Granska din text kritiskt. Stryk de fakta och detaljer som inte behövs för att budskapet ska nå fram. Det kan handla om hela meningar och stycken, eller bara någon detalj som här: Exempel där orden inom parentes kan tas bort Ofta finns det ingen anledning att ha med vår interna förkortning Samhällsbyggnadsnämnden (SBN) har beslutat... Mottagaren behöver inte alltid veta när en nämnd har sammanträtt. Och att nämnden har fattat beslut vid ett sammanträde är ofta onödigt att nämna. Vi skriver till dig för att informera om de nya regler för hemtjänsten (som äldreomsorgsnämnden beslutade om vid sitt sammanträde den 28 februari 2004 och) som kommer att gälla från den 1 juli. 32 SKRIVHANDLEDNING

134 Ta bort tomma ord Granska hur du har framfört informationen. Ofta innehåller meningarna tomma ord som kan strykas utan att budskapet ändras: Exempel Det finns ett stort behov av (att göra) insatser i miljonprogramsområdena. Varje klass består av 25 (stycken) elever. Kommunen har tecknat ramavtal med tre leverantörer. (De aktuella) avtalen gäller i två år. Se upp med tårta på tårta -uttryck. Många läsare retar sig på sådana sammanblandningar: Exempel på sammanblandning Undersökningen kom bland annat fram till a, b och c med mera. Skriv i stället Undersökningen kom bland annat fram till a, b och c. Undersökningen kom fram till a, b och c med mera. Orsaken till underskottet berodde på Underskottet berodde på... Orsaken till underskottet var Datorkommandon till din hjälp Fyra kommandon för snyggare och mer lättläst text: Hårt blanksteg Ctrl + Skift + blanksteg (mellanslag) Hårt bindestreck Ctrl + Skift + bindestreck Mjukt bindestreck Ctrl + bindestreck Tankstreck ( ) Ctrl + minustecknet på den numeriska delen Du kan också välja kommandona från menyn Infoga > Symbol > Specialtecken. Hårt blanksteg (fast mellanrum) använder du för att hindra att till exempel siffergrupper och namn delas på två rader. I uttryck som 15 kg, 25 procent och Bo Bengtsson bör du till exempel använda hårt blanksteg. Hårt bindestreck använder du för uttryck som innehåller bindestreck men som inte bör delas på två rader. Exempel: , e-post och Mjukt bindestreck använder du när du gör egna avstavningar. Om hela det avstavade ordet senare får plats på samma rad, blir det mjuka bindestrecket osynligt. Tankstreck bör du använda enligt skrivreglerna i avsnitt 2.5. SKRIVHANDLEDNING 33

135 Autokorrigering ta hjälp med stavningen I menyn Verktyg > Stavning >Autokorrigering kan du själv fylla på med ord som du brukar stava fel. Fyll i hur du brukar skriva och vad det ska ersättas med. Nästa gång du gör ditt vanliga skrivfel rättas det automatiskt. Här kan du också lägga in ord som alltid ska skrivas ihop respektive isär. Läs mer om sär- och hopskrivning i avsnitt 2.5. Ta hjälp med avstavningen Word kan hjälpa dig stava av långa ord, om du inte vill ha en alltför ojämn högerkant. Gå in under Verktyg > Språk > Avstavning och välj antingen manuell eller automatisk avstavning. Om du väljer automatisk avstavning, måste du kontrollera att resultatet blir bra. Här får du några grundläggande regler för hur man avstavar. Avstava aldrig i onödan. Avstava inte personnamn, förkortningar, siffertal, måttenheter och liknande teckengrupper. Avstava i en naturlig ordgräns: sam-arbete, pensions-brev, skilj-aktig. 34 SKRIVHANDLEDNING

136 4 Skriva för läsning på skärm Det är mer ansträngande för ögonen att läsa på skärm än på papper. Dessutom blir överblicken sämre eftersom bara en liten del av dokumentet syns på skärmen åt gången. Det här måste vi ta hänsyn till när vi skriver e-brev och texter som ska publiceras på den interna eller externa webben. Varje avdelning eller enhet har i allmänhet en person som är webbredaktör. Skrivhandledningen tar därför inte upp webbskrivande i detalj. Men det kan vara bra för oss alla att känna till några viktiga principer. På så sätt kan vi underlätta webbredaktörens arbete när vi lämnar underlag till texter. 4.1 Skriva e- brev Grundinställningar i ditt e-postprogram Kontrollera inställningarna i ditt e-postprogram så att bokstäverna i dina meddelanden blir så lättlästa som möjligt. Vi rekommenderar teckensnittet Arial, 10 punkters storlek. Du bör också se till att dina meddelanden automatiskt får en brevfot med dina avsändaruppgifter. Läs mer om brevfot (signatur) i avsnitt Mottagaren bör kunna se vad meddelandet handlar om redan innan han eller hon öppnar det. Skriv en tydlig rubrik på ämnesraden. Utgå från råden i avsnitt 3.2. Var helst ännu tydligare. Ofta kan hela huvudbudskapet stå på ämnesraden: Skriv så här Inbjudan till föredrag om retorik Kallelse till möte 5 maj kl. 13 Möte 5 maj kan inte delta hellre än så här Föredrag Möte Re: Möte Några skrivråd om själva meddelandet: Skriv kort. Gå rakt på sak. Om du behöver skriva en längre text, bör du skriva den i Word och bifoga som bilaga till e-brevet. Skriv överskådligt. Skriv korta stycken och lägg en blankrad mellan styckena. Använd ett korrekt och lättläst språk. Följ de allmänna skrivreglerna och skrivråden. Talspråkligheter och chattjargong passar inte i arbetslivets texter. Bra att känna till: formatinställningar som du gör i ditt e-brev, till exempel punktlistor och fet stil, kanske inte kan läsas av mottagarens e-postprogram. SKRIVHANDLEDNING 35

137 4.2 Skriva för interna och externa webben Det verktyg som används för att administrera våra webbplatser heter EPiServer. För att skriva in informationen används mallar. Informationen lagras i en databas. Mallarna har givna funktioner, typsnitt, färger och bildmått. Den grafiska profilen är unik för våra webbplatser och genom att använda mallar blir utseendet på informationen enhetligt. Eftersom det är ansträngande att läsa på skärm, är det ännu viktigare än annars att skriva kortfattat och välstrukturerat. Överdriv allt du har lärt dig tidigare i den här skrivhandledningen. Riktlinjerna blir då: Skriv korta stycken: ett stycke en tankegång, med det viktigaste först. Skriv många och informativa mellanrubriker. Använd punktlistor. Markera nyckelord med fet stil. Kursiv stil blir svårläst på skärm. Stryk så mycket som möjligt. Läs mera om detta i handledningen Skriv tillgängligt på webben. Om du vill fördjupa dig finns det lästips i litteraturlistan. 36 SKRIVHANDLEDNING

138 5 Mallar och grafisk form 5.1 Vi har egna dokumentmallar Huddinge kommuns dokument ska ha ett enhetligt utseende och en grafisk form som är lättläst. Därför finns det ärende- och dokumentmallar som alla förvaltningar ska använda. Vi har en särskild mall för tjänsteutlåtanden. Det finns också en brevmall och en allmän dokumentmall. Dokumentmallen kan användas till de allra flesta övriga dokument såsom PM, mindre rapporter, bilagor och missivskrivelser. För större rapporter finns en särskild mall, inklusive en mall för omslag. Det finns också mallar för mera speciella användningsområden. Mer information om våra mallar finns på den interna webbplatsen. Mallarna finns i Word under Arkiv Nytt. Anvisningar i hur man använder mallarna finns på interna webben. 5.2 Grafisk profil så är standarden i mallarna Wordmallarna innehåller bestämda inställningar för radlängd, radavstånd och teckensnitt. Det är viktigt att du använder de format som finns i mallarna de är utformade för att ge bästa läsbarhet. Och hörbarhet för den som är beroende av syntetiskt tal. Radlängden är cirka 12 cm. (Det är 12 cm mellan vänster- och högermarginalen.) Textytans placering i sidled är anpassad för dubbelsidig kopiering. Löpande text (brödtext) är Times New Roman 12 punkter. Radavstånd: Det blir automatiskt en blankrads avstånd mellan vanliga textstycken (brödtext), när du trycker en gång på Enter eller Retur (radmatning). Du ska alltså inte göra en extra radmatning. Rubrikerna har förinställda format som ger anpassade avstånd från föregående text och till den efterföljande texten. Rubrik- och brödtext Format Övergripande rubrik Rubrik 1 Rubrik 2 Rubrik 3 Rubrik 4 Brödtext Stil och storlek Arial fet, 16 punkter Arial fet, 14 punkter Arial fet kursiv, 12 punkter Times New Roman fet, 12 punkter Times New Roman fet kursiv, 12 punkter Times New Roman, 12 punkter. SKRIVHANDLEDNING 37

139 Normalt inleder vi dokumenten med rubriknivå 1. Till rapporter och mer omfattande dokument kan man använda en övergripande rubrik med större stil. Så här kan det se ut. HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM 6 oktober 2005 DIARIENR KS 2005/ SIDA 1 (1) HANDLÄGGARE Ann Charlotte Munkhammar Tfn lotta.munkhammar@huddinge.se Kommunstyrelsen Det blågula glashuset strukturell diskriminering i Sverige (SOU 2005:56) remissvar Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Bifogande skrivelse överlämnas till Justitiedepartementet som Huddinge kommuns remissvar. Sammanfattning Beskrivning av ärendet Utredarens uppdrag Regeringen tillsatte hösten 2003 en särskild utredare med uppdrag att utreda strukturell diskriminering på grund av etnisk eller religiös tillhörighet i Sverige. Utredningens resultat redovisas i betänkandet Det blågula glashuset strukturell diskriminering i Sverige (SOU 2005:56). 38 SKRIVHANDLEDNING

140 REFERENSLITTERATUR OCH LÄSTIPS Skrivregler Myndigheternas skrivregler. Regeringskansliet. sjätte upplagan www. regeringen.se/klarsprak Svenska skrivregler. Svenska språknämnden Ordböcker och ordlistor Svenska Akademiens ordlista över svenska språket (SAOL) 2006 Svenskt språkbruk. Ordbok över konstruktioner och fraser. Norstedts Ordbok Norstedts svenska ordbok + uppslagsbok. Norstedts Ordbok1999. Stora svenska ordboken. Språkdata och Norstedts Förlag AB Svensk ordbok. Norstedts Ordbok1999. Svarta listan - ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk. Regeringskansliet Skrivhandböcker Danielsson, Axel: Kommunal nämndadministration. Kommentus Ehrenberg-Sundin, Lundin, Wedin & Westman: Att skriva bättre i jobbet. Tredje upplagan. Norstedts Juridik Englund, Helena & Guldbrand, Karin: Klarspråk på nätet. Pagina Lundin, Kerstin & Wedin, Åsa: Fästa prat på pränt. Hur man skriver läsvärda protokoll och minnesanteckningar. Andra upplagan. Norstedts Juridik Söderström, Jonas: Att skriva för webben är att skriva för publik. Handledning för ovana skribenter. Boken beställs via webbplatsen Språkriktighetshandboken, utarbetad av Svenska språknämnden. Norstedts Akademiska Förlag Grammatik Svenska Akademiens språklära. Hultman Tor G., Norstedts Ordbok SKRIVHANDLEDNING 39

141 Inspiration och underhållning Andersson, Lars Gunnar: Vi säger så. Norstedts Ordbok Grünbaum, Catharina : Språkbladet. Bokförlaget DN Josephson, Olle: Ju. Ifrågasatta självklarheter om svenskan, engelska och alla andra språk. Norstedts Ordbok 2004 Lindström, Fredrik: Världens dåligaste språk. Bonniers Även som Månpocket. Lindström, Fredrik: Jordens smartaste ord. Bonniers Melin, Lars: Vett och etikett i språket. Norstedts Ordbok Westman, Margareta: Språkets lustgård och djungel. Norstedts Allmänt om språket Ehrenberg-Sundin, Barbro m.fl.: Visst går det att förändra myndighetsspråket. En rapport från Språkvårdsprojektet. Allmänna förlaget Klarspråk lönar sig. Klarspråksabete i kommuner, landsting och statliga myndigheter. Regeringskansliet Ds 2006:10. Språkplatser på Internet Språkvårdsportalen. Språkvårdsgruppens portal med länkar till många webbplatser om språk. Egentligen den enda adress du behöver. Språkrådet. Svar på språkfrågor och mycket mera. Språkrådet (tidigare Språknämnden) ska främja ett klart och begripligt språk hos myndigheterna. Här finns också Klarspråkstestet. Där kan du ta reda på hur begriplig din text är. Testet hjälper dig att se vad som ökar och vad som minskar begripligheten, och hur du kan bearbeta texten. På kornet Mängder av tips och diskussioner om webbskrivande TT-språket. Skrivregler för press, radio och tv. Användbar för alla som skriver. Listor över stor eller liten bokstav, ett ord eller två och nationalitetsbeckningar. Svenska datatermgruppen. Rekommendationer om hur vi bör hantera datatermer på svenska. Terminilogicentrum (TNC). Svar på frågor om fackspråk. Webbpennan. Tips och råd om webbskrivande. 40 SKRIVHANDLEDNING

142 SKRIVHANDLEDNING 41

143 42 SKRIVHANDLEDNING

144 SKRIVHANDLEDNING 43

145 HUDDINGE KOMMUN

146 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (3) Handläggare Viktoria Thonäng viktoria.thonang@huddinge.se Kommunstyrelsen Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden svar på motion väckt av Nujin Alacabek, Britt Björneke, Sonia Benavente och Jonatan Spejare (samtliga V) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 5 november 2018, anses motionen besvarad. Sammanfattning I en motion väckt i kommunfullmäktige den 11 december 2017 föreslår Nujin Alacabek, Sonia Benavente, Britt Björneke och Jonatan Spejare (samtliga V) att äldreomsorgsförvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt i detta arbete konsultera den redan fungerande verksamheten i Vårby gård. Motionen har skickats på remiss till kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och äldreomsorgsnämnden. Kommunstyrelsens förvaltning bedömer att kommunen redan idag bedriver arbete i enlighet med motionens intentioner. Kommunens frivilligsamordnare har en etablerad kontakt och dialog med ABF för samarbete kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats. Kommunens frivilligsamordnare har även ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. Med hänvisning till ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Beskrivning av ärendet I en motion väckt i kommunfullmäktige den 11 december 2017 föreslår Nujin Alacabek, Sonia Benavente, Britt Björneke och Jonatan Spejare (samtliga V) att språkstöd för nyanlända införs på Huddinges äldreboenden (bilaga 1). HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl

147 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (3) Motionärerna framhåller att nyckeln till integration är att lära sig svenska och att språket bland annat är viktigt för att kunna skapa sig ett nätverk i sitt nya hemland. I motionen hänvisas till ett projekt som ABF drivit på äldreboendet Vårbacka Plaza i Vårby gård, där ensamkommande ungdomar får lära sig svenska genom att umgås med de äldre på boendet. Enligt motionen har projektet varit positivt såväl för de äldre som för de ungdomar som deltar. Motionärerna menar att denna möjlighet till social stimulans, språkinlärning och nätverksskapande bör komma fler till del. Mot bakgrund av ovanstående föreslår motionärerna: - Att äldreomsorgsförvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt i detta arbete konsultera den redan fungerande verksamheten i Vårby gård. Motionen har skickats på remiss till kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden och äldreomsorgsnämnden. Remissvar Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden ställer sig positiv till att fler nyanlända ges möjlighet att lära sig svenska på det sätt som görs i projektet på Vårbacka Plaza (bilaga 2). Kultur- och fritidsnämnden vill påpeka att Vårbacka Plaza drivs av vårdföretaget Aleris och är alltså inte är en kommunal verksamhet och att ABF som driver projektet på Vårbacka Plaza är ett studieförbund och inte en ideell förening Kultur- och fritidsnämnden hänvisar till att det redan idag finns en friviliggsamordnare för seniorvolontärer inom kommunen som intresserade kan vända sig till. Nämnden framhåller att intresserade studieförbund och ideella föreningar sannolikt kan bidra till verksamheten och att intresset därför bör undersökas. Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden har inkommit med likalydande remissvar (bilaga 3 och 4). Nämnderna delar motionen beskrivning om vikten av att som ny i Sverige få möjlighet att öva och lära sig svenska och skapa sig ett nätverk för att känna sig som en del av samhället. Nämnderna ställer sig positiv till motionen, men anser att det i första hand bör gälla den öppna verksamheten på kommunens seniorträffar där det redan idag finns ett pågående arbete i frågan. Äldreomsorgens frivilligsamordnare samarbetar med ABF Vårby gård kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver språkpraktikplats och med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever

148 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (3) på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning anser, liksom motionärerna och remissinstanserna, att det är viktigt att ge nyanlända och ensamkommande möjlighet att lära sig svenska och skapa sig ett nätverk i Sverige. Kommunstyrelsens förvaltning bedömer att kommunen redan idag bedriver arbete i enlighet med motionens intentioner. Kommunens frivilligsamordnare har en etablerad kontakt och dialog med ABF för samarbete kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats. Kommunens frivilligsamordnare har även ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. Med hänvisning till ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Bengt Svenander Tf. kommundirektör Toralf Nilsson Kanslidirektör Viktoria Thonäng Utredare Bilagor Bilaga 1. Bilaga 2. Bilaga 3. Bilaga 4. Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden motion väckt av Nujin Alacabek, Sonia Benavente, Britt Björneke och Jonatan Spejare (samtliga V) Remissvar från kultur- och fritidsnämnden Remissvar från socialnämnden Remissvar från äldreomsorgsnämnden Beslutet delges Remissinstanserna

149 Huddinge Kommun Kommunfullmäktige MOTION Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden Det är allmänt vedertaget att en nyckel till integration är att lära sig svenska. Detta är viktigt dels för att komma ut på arbetsmarknaden och dels för att inte fastna i ett långvarigt utanförskap när man just kommit till Sverige. Att lära sig svenska är också viktigt för att skapa sig ett nätverk i sitt nya hemland, skaffa nya vänner, referenser till sitt CV och en social fritid. Tyvärr är det idag svårt för många nyanlända och framförallt ensamkommande, att skaffa sig ett nätverk i Sverige. Fler möjligheter behövs, fler vägar till att förstå det svenska språket och även de normer och värderingar som råder i vårt samhälle. Många äldre känner sig ensamma. Det vet vi sedan tidigare. Även om nöjdheten bland dem som bor på äldreboenden i Huddinge är relativt hög, är det på ålderns höst som ensamheten ofta smyger sig på. I Socialstyrelsens rapport Så tycker de äldre om äldreomsorgen (2016) uppger 58 procent av de äldre som bor på äldreboende att de upplever ensamhet som ett problem i sin vardag. Av dessa upplever 15 procent ofta besväras av ensamhet. I Vårby gård i Huddinge finns ett projekt där drivet av ABF där ensamkommande ungdomar får lära sig svenska genom att umgås med de äldre på äldreboendet Vårbacka Plaza. Projektet är nyskapande och en positiv utveckling såväl för de äldre som för de ungdomar som deltar. Från Vänsterpartiets sida applåderar vi föreningslivets storartade insatser i arbetet med integration. Vårbacka Plaza är dock bara ett av kommunens många äldreboenden. Det innebär att ett begränsat antal ungdomar och ett begränsat antal äldre har möjlighet att ta del av denna viktiga och intressanta verksamhet. Vi menar att det vore bättre om denna möjlighet till social stimulans, språkinlärning och nätverksskapande kunde komma fler till del. Med bakgrund av ovanstående yrkar vi: att äldreomsorgsförvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt att i detta arbete konsultera den redan fungerande verksamheten i Vårby gård. Nujin Alacabek Sonia Benavente Britt Björneke Jonatan Spejare

150 I)] Huddinge KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 3 april Paragraf Diarienummer KFN-2018/ Remissvar: Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden - motion från (V) Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens remissvar enligt tjänsteutlåtande och överlämnar det till kommunstyrelsen som sitt eget. Sammanfattning I en motion från (V) föreslås att äldreomsorgsförvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt att i detta arbete konsultera den redan fungerande verksamheten i Vårby gård. Förvaltningen ställer sig positiv till idéen och menar att det är lämpligt att undersöka vilket intresse som finns för förslaget hos föreningar och studieförbund. Överläggning I ärendet yttrar sig John Clewett (SD).

151 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN Datum Diarienummer KFN-2018/ (2) Handläggare Mats Wesslén Mats.Wesslen@huddinge.se Kultur- och fritidsnämnden Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden -motion väckt av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V) Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens remissvar enligt tjänsteutlåtande och överlämnar det till kommunstyrelsen som sitt eget. Sammanfattning I en motion från (V) föreslås att äldreomsorgsförvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt att i detta arbete konsultera den redan fungerande verksamheten i Vårby gård. Förvaltningen ställer sig positiv till idéen och menar att det är lämpligt att undersöka vilket intresse som finns för förslaget hos föreningar och studieförbund. Beskrivning av ärendet I en motion förslår Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V) att äldreomsorgsförvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt att i detta arbete konsultera den redan fungerande verksamheten i Vårby gård. Motivet för detta är att många nyanlända i Sverige har problem med att lära sig svenska och skaffa sig nätverk i Sverige. Samtidigt känner sig många äldre ensamma. I Vårby gård driver ABF ett projekt där ensamkommande ungdomar får lära sig svenska genom att umgås med äldre på Vårbacka plaza. Vårbacka plaza är dock bara ett av flera äldreboenden i Huddinge och motionärerna menar att fler borde få möjlighet att delta i den typen av verksamhet. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Kultur- och fritidsnämnden Huddinge Patron Pehrs väg 6 Tfn vxl

152 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN Datum Diarienummer KFN-2018/ (2) Förvaltningens synpunkter Frågor kring äldreomsorgen är inte en del av kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde men förvaltningen ställer sig positiv till att fler nyanlända ges möjlighet att lära sig svenska på det sätt som görs i projektet i Vårby. Ett par påpekanden bör göras i sammanhanget. Vårbacka plaza drivs av vårdföretaget Aleris och är alltså inte en kommunal verksamhet. ABF som driver projektet i Vårby är ett studieförbund och inte en ideell förening. Förvaltningen menar att ideella föreningar sannolikt endast i begränsad omfattning engagerar sig i den typ av verksamhet som bedrivs i Vårby. Därför bör intresset hos studieförbund och ideella föreningar för en verksamhet som beskrivs i motionen undersökas. Till saken hör också att det i kommunen redan idag finns en frivilligsamordnare för seniorvolontärer som intresserade kan vända sig till direkt. I den verksamheten har redan ett antal nyanlända anmält sig och dessa verkar nu i kommunens äldreomsorg. Däremot kan intresserade studieförbund och ideella föreningar sannolikt bidra till verksamheten. Anneli Fällman Kultur- och fritidsdirektör Mats Wesslén Utredare Bilagor Remisshandlingar Beslutet delges Kommunstyrelsen HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Kultur- och fritidsnämnden Huddinge Patron Pehrs väg 6 Tfn vxl

153 I)] Huddinge SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnden 28 mars Paragraf Diarienummer SN-2018/ Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden - svar på motion väckt av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V) Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande med datum och överlämnar det som sitt yttrande till kommunstyrelsens förvaltning Sammanfattning Äldreomsorgsnämnden och socialnämnden har tillsammans med kultur- och fritidsnämnden fått motion om språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden, väckt i kommunfullmäktige av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V), för yttrande senast 27 april Motionärerna yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbete med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden. Vidare att förvaltningen i det arbetet konsulterar en befintlig verksamhet i Vårby gård. Förvaltningen ställer sig positiv till motionens förslag men anser att man inte bör avgränsa det till äldreboenden. Äldreomsorgens frivilligsamordnare har idag till exempel ett påbörjat samarbete med ABF Vårby gård kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats på samordnarens seniorträffar. Det pågår även ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen Överläggning I ärendet yttrar sig Eva Carlsson-Paulsén (M), Ingalill Söderberg (DP), Anneli Sjöberg (S), och Arne Tärnblom (V). Eva Carlsson-Paulsén (M) yrkar bifall till föreliggande förslag, förvaltningens tjänsteutlåtande daterat Arne Tärnblom (V) yrkar att socialnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen. Därefter förklaras överläggningen avslutad.

154 I)] Huddinge SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Paragraf Socialnämnden 28 mars forts. Diarienummer SN-2018/ Propositioner Ordföranden Eva Carlsson-Paulsén (M) ställer propositioner efter varandra, dels till föreliggande förslag, dels till Arne Tärnbloms (V) yrkande att socialnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen och finner att socialnämnden beslutar att bifalla föreliggande förslag, förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning, Viktoria Thonäng

155 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer SN-2018/ (3) Handläggare Joachim Heimersson Joachim.Heimersson@huddinge.se Socialnämnden Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden - svar på motion väckt av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V) Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande med datum och överlämnar det som sitt yttrande till kommunstyrelsens förvaltning. Sammanfattning Äldreomsorgsnämnden och socialnämnden har tillsammans med kultur- och fritidsnämnden fått motion om språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden, väckt i kommunfullmäktige av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V), för yttrande senast 27 april Motionärerna yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbete med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden. Vidare att förvaltningen i det arbetet konsulterar en befintlig verksamhet i Vårby gård. Förvaltningen ställer sig positiv till motionens förslag men anser att det i första hand bör gälla den öppna verksamheten på kommunens seniorträffar där förvaltningen idag har ett pågående arbete i frågan. Äldreomsorgens frivilligsamordnare har idag till exempel ett påbörjat samarbete med ABF Vårby gård kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats på samordnarens seniorträffar och ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. Beskrivning av ärendet Äldreomsorgsnämnden och socialnämnden har tillsammans med kultur- och fritidsnämnden fått motion om språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden, väckt i kommunfullmäktige av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn saf@huddinge.se Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

156 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer SN-2018/ (3) (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V), för yttrande senast 27 april I motionen beskrivs ett av ABF drivet projekt i Vårby gård där ensamkommande ungdomar lär sig svenska genom att umgås med de äldre på äldreboendet Vårbacka Plaza. Enligt motionen har projektet visat sig vara positivt för både de äldre och för de ungdomar som deltar i det. Motionärerna yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt att i detta arbete konsultera verksamheten i Vårby gård. Förvaltningens synpunkter Äldreomsorgen och individ- och familjeomsorgen har gemensamt berett frågan, eftersom äldreomsorgen ansvarar för äldreomsorg i kommunal regi och individoch familjeomsorgen för anvisade ensamkommande. Förvaltningen delar motionens beskrivning av vikten av att som ny i Sverige tidigt få möjlighet att lära sig och öva på svenska och också få möjligheter till ett nätverk för att känna sig som en del av samhället. Yrken som undersköterska, sjuksköterska och socionom är bristyrken där förvaltningen står inför stora rekryteringsutmaningar. En positiv effekt av att nyanlända eller ensamkommande kommer ut i verksamheterna kan därför också vara att man får intresse för att utbilda sig inom området. Förvaltningen ställer sig positiv till motionens förslag men anser att det i första hand bör gälla den öppna verksamheten på kommunens seniorträffar där förvaltningen idag har ett pågående arbete i frågan. Äldreomsorgens frivilligsamordnare har idag till exempel ett påbörjat samarbete med ABF Vårby gård kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats på samordnarens seniorträffar och ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn saf@huddinge.se Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

157 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer SN-2018/ (3) Marianne Krook Tf social- och äldreomsorgsdirektör Bilagor Motion: Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden - motion väckt av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V). Beslutet delges Kommunstyrelsen HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn saf@huddinge.se Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

158 I)] Huddinge ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Äldreomsorgsnämnden 27 mars Paragraf Diarienummer AN-2018/ Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden - svar på motion väckt av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V) Äldreomsorgsnämndens beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande med datum och överlämnar det som sitt yttrande till kommunstyrelsens förvaltning. Sammanfattning Äldreomsorgsnämnden och socialnämnden har tillsammans med kultur- och fritidsnämnden fått motion om språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden, väckt i kommunfullmäktige av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V), för yttrande senast 27 april Motionärerna yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbete med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden. Vidare att förvaltningen i det arbetet konsulterar en befintlig verksamhet i Vårby gård. Förvaltningen ställer sig positiv till motionens förslag men anser att man inte bör avgränsa det till äldreboenden. Äldreomsorgens frivilligsamordnare har idag till exempel ett påbörjat samarbete med ABF Vårby gård kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats på samordnarens seniorträffar och ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. Överläggning I ärendet yttrar sig Love Bergström (M), Lasse Alm (V) och Marianne Vikander, verksamhetschef. Därefter förklaras överläggningen avslutad. Reservationer Lasse Alm (V) reserverar sig mot beslutet eftersom äldreomsorgsnämnden inte föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen i sin helhet. Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning, Viktoria Thonäng

159 II] Huddinge ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG

160 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Handläggare Cecilia Werge Cecilia.Werge@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden - svar på motion väckt av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V) Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande med datum och överlämnar det som sitt yttrande till kommunstyrelsens förvaltning. Sammanfattning Äldreomsorgsnämnden och socialnämnden har tillsammans med kultur- och fritidsnämnden fått motion om språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden, väckt i kommunfullmäktige av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V), för yttrande senast 27 april Motionärerna yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbete med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden. Vidare att förvaltningen i det arbetet konsulterar en befintlig verksamhet i Vårby gård. Förvaltningen ställer sig positiv till motionens förslag men anser att det i första hand bör gälla den öppna verksamheten på kommunens seniorträffar där förvaltningen idag har ett pågående arbete i frågan. Äldreomsorgens frivilligsamordnare har idag till exempel ett påbörjat samarbete med ABF Vårby gård kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats på samordnarens seniorträffar och ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. Beskrivning av ärendet Äldreomsorgsnämnden och socialnämnden har tillsammans med kultur- och fritidsnämnden fått motion om språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden, väckt i kommunfullmäktige av Nujin Alacabek (V), Britt Björneke HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

161 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) (V), Sonia Benavente (V) och Jonatan Spejare (V), för yttrande senast 27 april I motionen beskrivs ett av ABF drivet projekt i Vårby gård där ensamkommande ungdomar lär sig svenska genom att umgås med de äldre på äldreboendet Vårbacka Plaza. Enligt motionen har projektet visat sig vara positivt för både de äldre och för de ungdomar som deltar i det. Motionärerna yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka möjligheten att i samverkan med föreningslivet, kommunens flyktingboenden och Huddinges äldreboenden inleda arbetet med språkinlärning för ensamkommande i samverkan med kommunens äldreboenden samt att i detta arbete konsultera verksamheten i Vårby gård. Förvaltningens synpunkter Äldreomsorgen och individ- och familjeomsorgen har gemensamt berett frågan, eftersom äldreomsorgen ansvarar för äldreomsorg i kommunal regi och individoch familjeomsorgen för anvisade ensamkommande. Förvaltningen delar motionens beskrivning av vikten av att som ny i Sverige tidigt få möjlighet att lära sig och öva på svenska och också få möjligheter till ett nätverk för att känna sig som en del av samhället. Yrken som undersköterska, sjuksköterska och socionom är bristyrken där förvaltningen står inför stora rekryteringsutmaningar. En positiv effekt av att nyanlända eller ensamkommande kommer ut i verksamheterna kan därför också vara att man får intresse för att utbilda sig inom området. Förvaltningen ställer sig positiv till motionens förslag men anser att det i första hand bör gälla den öppna verksamheten på kommunens seniorträffar där förvaltningen idag har ett pågående arbete i frågan. Äldreomsorgens frivilligsamordnare har idag till exempel ett påbörjat samarbete med ABF Vårby gård kring nyanlända som önskar bli volontärer eller behöver en språkpraktikplats på samordnarens seniorträffar och ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen kring nyanlända elever på kommunens gymnasieskolor som eventuellt kan bli volontärer inom äldreomsorgen. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

162 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Marianne Krook Tf. Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Wikander Verksamhetschef Bilagor Bilaga 1. Bilaga 2. Motion Språkstöd för nyanlända på Huddinges äldreboenden Remissmissiv från kommunstyrelsens förvaltning Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning, Viktoria Thonäng HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

163 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (5) Handläggare Anders Gagnerud Anders.Gagnerud@huddinge.se Kommunstyrelsen Projekt - En extra ledig dag i månaden bland socionomer på Social- och äldreomsorgsförvaltningen svar på motion väckt av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 5 november 2018, avslås motionen. Sammanfattning I motion väckt i kommunfullmäktige den 11 september 2017 framhåller Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) att Social- och äldreomsorgsförvaltningen, Huddinge kommun ska initiera ett projekt om arbetstidsförkortning. Socialnämnden har fått motionen för yttrande. Av socialnämndens remissvar framgår att många åtgärder vidtagits för att underlätta personalförsörjningen, men att det, dessa till trots, är ett utmanande läge. Nämnden anser att det finns kortsiktiga vinster med förslaget såsom ett förstärkt arbetsgivarerbjudande, men att det långsiktigt kan få negativa konsekvenser. Nämnden anser därför att frågan bör utredas vidare innan beslut fattas. Kommunstyrelsens förvaltning anser att sannolika konsekvenser av en arbetstidssänkning kortsiktigt är ett stärkt arbetsgivarerbjudande för aktuell bristyrkesgrupp, men långsiktigt kan innebära: - spridningseffekt ur ett rättviseperspektiv till andra yrkesgrupper - sänkt servicenivå i verksamheten eller högre kostnader (och därmed lägre reallöneutveckling för kommuninvånarna) - oförändrad objektiv hälsa Förvaltningen anser att de sannolikt negativa långsiktiga konsekvenserna och beslutets definitiva karaktär överväger de sannolika kortsiktiga fördelen vad gäller stärkt arbetsgivarerbjudande och föreslår därför att motionen avslås. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl

164 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (5) Beskrivning av ärendet Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) framhåller i motion väckt i kommunfullmäktige 11 september 2017 att social- och äldreomsorgsförvaltningen ska initiera ett projekt gällande arbetstidsförkortning på en enhet med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning. Arbetstidsförkortningen ska omfatta en ledig dag i månaden med bibehållen lön och arbetsinsats. Projektet ska sedan utvärderas inför en bedömning huruvida arbetstidsförkortningen ska bli permanent. Motionärerna hänvisar till att arbetstidsförkortning har prövats i andra kommuner såsom Järfälla och Östersund, med goda resultat. I båda dessa kommuner framhålls att arbetstidsförkortningen inte varit förenad med minskad arbetsmängd eller ökade kostnader. Motionärerna vill med insatsen via ökad tid för återhämtning uppnå minskad personalomsättning och sjukfrånvaro, ökad effektivitet, stabilare personalgrupp, minskade kostnader för inhyrning av personal samt en förstärkning av Huddinge kommun som attraktiv arbetsgivare. Socialnämndens remissvar Nämnden redovisar en rad åtgärder utifrån sin personalförsörjningsstrategi som har vidtagits för att underlätta personalförsörjningen. Detta till trots är personalförsörjningssituationen vad gäller socialsekreterare utmanande. Vad gäller det projekt om arbetstidsförkortning som motionen avser anser nämnden att det kortsiktigt skulle bidra till att stärka arbetsgivarerbjudandet, förstärka konkurrenskraften i förhållande till presumtiva medarbetare och underlätta arbetet med att behålla befintliga medarbetare. Långsiktigt menar nämnden dock att det kan leda till spridningseffekter till andra enheter och yrkesgrupper samt uttrycker tveksamheter till om ett eventuellt positivt resultat på projektet kan generaliseras till andra enheter för att uppnå samma resultat där. Vad gäller de effekter avseende att förebygga arbetsrelaterad ohälsa, som motionärerna vill åstadkomma med projektet, menar nämnden att det inte finns studier som styrker detta. Det framhålls även att de grupper som projektet avser inte har en hög sjukfrånvaro. Nämnden anser avslutningsvis att det bör utredas vilka personella resurser och kostnader projektet skulle medföra likväl som vilken tänkbar långsiktig påverkan det skulle få för socialtjänstens och kommunens verksamheter som helhet. Forskning och utredning inom området Utjämning mellan grupper När kollektivavtalad arbetstidsreduktion omfattar nog stora grupper tenderar lagstiftningen historiskt sett att vilja jämna ut skillnaderna. Utjämningsaspekten betonades exempelvis av lagstiftaren när 40 timmars arbetsvecka infördes I ett scenario som detta har en grupp först betalt arbetstidssänkning i utbyte mot reallöneökning, medan de grupper som valt reallöneökningen istället för

165 i Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (5) arbetstidsreduktion ändå får det eftergivet av lagstiftaren i ett senare skede, men med bibehållen lönenivå. 1 Effekter av kollektivavtalade arbetstidsminskningar Enligt konjunkturinstitutet leder en arbetstidsförkortning inom ett enskilt avtalsområde till lägre skattepliktig inkomst och därmed lägre skatteintäkter från detta område. Detta kan sedan hanteras via en lägre nivå av offentlig service alternativt högre skatter och därmed sänkt reallön. Slutsatsen av detta resonemang blir att arbetstidsförkortningen betalas delvis av andra än de som omfattas av avtalet. Ur samhällsekonomisk synvinkel är därför arbetstidsförkortning sämre än ökad månadslön. 2 Vidare är en sänkning av arbetstiden en absolut förändring. Den är oåterkallelig, den kan inte, utan stora motsättningar, tas tillbaka. 3 Hälsa 4 Utifrån de översikter över forskning om arbetstidsreformers påverkan på hälsan som dels presenteras i statens offentliga utredning 2002:49 och dels av Stressforskningsinstitutets forskningsöversikt 5 framgår att varken sänkningar av arbetstiden eller andra typer av arbetstidsmodeller förbättrar den objektiva hälsan, det vill säga gör oss friskare. Däremot kan de leda till förbättring av den subjektiva hälsan, upplevelsen av att må bättre. Vad gäller det senare, kan förändringar i arbetstidens omfattning och förläggning (givet att arbetstagaren själv kan påverka upplägget) ge positiva upplevelser av såväl arbets- som allmän livssituation. Den statliga utredaren sammanfattar att det kan tyckas ligga nära till hands att tänka sig att upplevelsen av att må bättre i förlängningen leder till ökad objektiv hälsa, men att några sådana samband inte kunnat beläggas. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser i likhet med motionärerna att åtgärder behöver vidtas för att motverka effekterna av den nu rådande arbetskraftsbristen inom bland annat socialtjänsten. För detta krävs allokering av resurser, både i arbetstid och i budgetmedel, på flera nivåer inom organisationen. Exempel på en rad sådana åtgärder finns beskrivet i socialtjänstens strategi för personalförsörjning. Vad gäller motionärernas specifika yrkande om åtgärd i form av sänkt arbetstid gör förvaltningen följande överväganden. Gällande minskning av antalet sjukdagar verkar forskningen inte peka på att sådana resultat kan förväntas då objektiv hälsa inte förbättras med denna typ av 1 SOU 2001:91 2 Konjunkturinstitutet: Lönebildningsrapporten SOU 2002:6 4 SOU 2002:49 5 Kecklund, G. (2010). Arbetstider, hälsa och säkerhet en uppdatering av aktuell forskning. (Stressforskningsrapport nr. 322). Stressforskningsinstitutet, Stockholms Universitet.

166 i Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (5) insatser. Socialnämnden anser för övrigt i sitt remissvar inte att de specifika grupper som motionen avser har hög sjukfrånvaro. Vad gäller sänkning av kostnader för inhyrd personal genom att kommunen ökar i attraktivitet som arbetsgivare samt minskar personalomsättningen, är det tänkbart att förbättringen av subjektiv hälsa kan ha en positiv effekt. Detta förutsatt att berörda medarbetare kan påverka när den lediga tiden tas ut. I en brist- och konkurrenssituation påverkar marknadsfaktorer lönebildningen för dessa medarbetargrupper. Att istället konkurrera med arbetstidssänkning, vilket enligt statens utredare är ett vägval av mer oåterkallelig karaktär, riskerar kommunen att inte gynna berörda medarbetaregrupper i ett längre tidsperspektiv. Detta då prognosen är att det på sikt kommer råda balans eller visst överskott inom yrket 6. En annan aspekt är att frågan om sänkt arbetstid för en specifik yrkesgrupp på sikt kan komma att breddas till många yrkesgrupper utifrån ett utjämningsperspektiv, vilket på nationell nivå skedde via lagstiftning I det mindre sammanhanget, Huddinge kommun, är det möjligt att övriga yrkesgrupper kommer att ställa krav om liknande arbetstidssänkningar med bibehållen lön, vilket även Socialnämnden nämner i sitt remissvar. Detta kommer att få konsekvenser för den kommunala servicen och skattenivån. Socialnämnden uttrycker i sitt remissvar att de vill utreda de långsiktiga konsekvenserna av en arbetstidsförkortning. Mot bakgrund av vad som framkommer ovan kring sannolika långsiktiga konsekvenser av en arbetstidsförkortning anser förvaltningen att tillräckligt underlag finns för ställningstagande. Förvaltningen anser att de sannolikt negativa långsiktiga konsekvenserna som redovisats ovan och beslutets definitiva karaktär överväger den sannolikt kortsiktiga fördelen vad gäller stärkt arbetsgivarerbjudande och föreslår därför att motionen avslås. Ekonomiska och juridiska konsekvenser Förslaget till beslut innebär inga ekonomiska eller juridiska konsekvenser. Bengt Svenander Tf. Kommundirektör Åsa Brunkvist Tf. HR-direktör Anders Gagnerud HR-strateg 6 SCB: Trender och Prognoser 2014, befolkningen utbildningen arbetsmarknaden med sikte på 2035

167 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2017/ (5) Bilagor Bilaga 1. Bilaga 2. Motion ställd av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) Socialnämndens remissvar Beslutet delges Socialnämnden

168 Huddinge Kommun Kommunfullmäktige ~ ~-. ~~-~. ~-.. i HUDDJI\JLjE KOMMUN Kn 1 r:1nunstyrn!sen rn,,,,.", ~~,-~=-j I Motion Projekt - En extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen Socionomer är ett bristyrke och att rekrytera ny personal är svårt. Antalet ärenden inom individ- och familjeomsorgens barnenhet ökar konstant och personalomsättningen är mycket hög. Omsättningen av socialsekreterare kopplas till arbetsbelastningen. Svårigheten att behålla personal har resulterat i höga kostnader för inhyrd personal. Att hyra in konsulter som ersätter fast anställd personal bör vara en extraordinär åtgärd som ska användas mycket begränsat. Det är mycket viktigt att vi kommer ifrån konsultberoendet! Att den fast anställda personalen trivs och stannar kvar är en viktig faktor i att bryta konsultberoendet. När omsättningen av personal minskar så ökar också trivseln på arbetsplatsen och goda arbetsrutiner växer fram. Idag är många socionomer hårt arbetsbelastade. Det är höga sjukskrivningstal, hög personalomsättning, Konsultberoendet är en stor kostnad och är samtidigt ett arbetsmiljöproblem. Inarbetade rutiner riskerar att försvinna. För klienter är det också det bättre med en stabil personalstyrka. Arbetstidsförkortning har prövats i andra kommuner med goda resultat. En Stockholms kommun som nyligen startat upp ett projekt med arbetstidsförkortning inom socialtjänst och äldreomsorg är Järfälla. Också i Östersund finns exempel på ett projekt med lyckat resultat. Kraven har i båda fallen varit att samma arbetsinsats och ärendemängd motsvarande heltid skulle hinnas med. Verksamheten förväntades fungera mellan klockan 8 till 17 som vanligt. Och inga ökade kostnader accepterades. Frågan om arbetstidsförkortning är dock väldigt förknippad med 6 timmars arbetsdag. Miljöpartiet i Huddinge föreslår att en annan modell prövas i Huddinge. Biståndskansliet har många och svåra ärenden. Stressnivån är hög. Med en extra ledig dag i månaden skulle tiden för återhämtning öka, vilket kan leda till mindre sjukskrivningar och ökad trivsel på arbetsplatsen. Den lediga dagen ska kunna tas ut av socionomerna på valfri dag under månaden efter samråd med övriga på enheten och när verksamheten tillåter. Vad blir vinst eller kostnad vid ett sådant här projekt? Om ingen lönereducering sker för den minskade arbetstiden, men om samma arbetsinsats ändå uppnås blir kostnaden begränsad. I dagsläget har Huddinge det absolut dyraste alternativet för att lösa personalbristen - konsulter! En extra ledig dag i månaden kan minska sjukskrivningstalen. Redan här ligger en vinst.

169 Mindre kostnader för personalrekrytering är en annan faktor. En stabil arbetsgrupp där inarbetade rutiner finns, arbetar effektivare. Socionom är ett bristyrke! Projektet med arbetstidsförkortning ökar Huddinges attraktionskraft och blir ett led i Huddinge kommuns arbete som attraktiv arbetsgivare! Ett projekt är tidsbegränsat, och ska utvärderas, därefter kan beslut tas om projektet ska bli permanent. Miljöpm1iet vill initiera ett projekt om arbetstidsförkortning inom Socialförvaltningen i Huddinge, på en enhet med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning. En arbetstidsförkortning som innebär att socionomer får en extra ledig dag i månaden med bibehållen lön. Den extra ledigheten per månad ger ökad tid till återhämtning vilket kan få till följd att sjukskrivningstalen minskar, personalomsättningen minskar, arbetet blir effektivare med en stabil personalgrupp och Huddinge kommun en attraktivare arbetsgivare. För att kontinuerliga utvärderingar ska kunna sket ex årsvis, avseende sjukskrivningar, personalomsättning m m, bör projekttiden inte vara alltför kort. Miljöpartiet de gröna yrkar med hänvisning till ovanstående att inom Socialförvaltningen i Huddinge initiera ett projekt om arbetstidsförkortning på en enhet med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning i enlighet med motionens intentioner. För Miljöpartiet de Gröna i Huddinge r/4~~~ Marianne Broman /21 1 /t YJ.;-~ µ,l 0 Barbro Lind Birgitta Ljung/ 1--

170 I)] Huddinge SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnden 14 december Paragraf Diarienummer SN-2017/ Projekt - En extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen - svar på motion väckt av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar att förvaltningens synpunkter och tjänsteutlåtandet daterat den 23 november 2017 överlämnas till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Social- och äldreomsorgsförvaltningen har ombetts yttra sig i motionen Projekt- en extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen inlämnad av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP). I motionen föreslås att förvaltningen initierar ett projekt med arbetstidsförkortning genom att ge en extra lediga dag i månaden med bibehållen lön, till medarbetare på en enhet med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning. Social- och äldreomsorgsförvaltningen arbetar aktivt med att vara en attraktiv arbetsgivare. Som ett led i detta har en strategi för att behålla personal inom socialtjänsten upprättas. Trots ett aktivt arbete utifrån denna strategi med goda mätningar i medarbetarenkäten som resultat så har förvaltningen på vissa enheter fortsatt svårt att komma tillrätta med personalförsörjningen. Ett projekt kring arbetstidsförkortning skulle kunna ge verksamheten positiva effekter gällandes att attrahera ny personal men kan även få mer långsiktiga konsekvenser som måste övervägas. Förvaltningen föreslår en förutsättningslös utredning av konsekvenserna och möjligheterna av att genomföra ett försök med arbetstidsförkortning på en enhet. Överläggning I ärendet yttrar sig Eva Carlsson-Paulsén (M) och Marianne Broman (MP). Därefter förklaras överläggningen avslutad Protokollsanteckningar Protokollsanteckning anmäls av Marianne Broman (MP), se bilaga till detta protokolls 6, daterad

171 I)] Huddinge SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Paragraf Socialnämnden 14 december forts. Diarienummer SN-2017/ Beslutet delges Kommunstyrelsen

172 Huddinge kommun Socialnämnden Protokollsanteckning Ärende 7 - Projekt - En extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen Tack för ett mycket bra svar på motionen. I motionen föreslås att förvaltningen initierar ett projekt med arbetstidsförkortning genom att ge en extra ledig dag i månaden med bibehållen lön, till medarbetare på en enhet med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning. Social- och äldreomsorgsförvaltningen har arbetat mycket aktivt med att vara en attraktiv arbetsgivare. Som ett led i detta har en strategi för att behålla personal inom socialtjänsten upprättats. Trots ett aktivt arbete utifrån denna strategi med goda mätningar i medarbetarenkäten som resultat, så har förvaltningen på vissa enheter fortsatt svårt att komma tillrätta med personalförsörjningen. Problemet för dessa enheter är att medarbetare lämnar enheten samt att det är svårt att hitta nya sökanden. Detta gör att konsulter har anlitats. Konsulter är en dyr lösning och med konsulter så blir det brist på kontinuitet och erfarna medarbetare. Ett projekt med arbetstidsförkortning skulle ge förvaltningen och kommunen en positiv uppmärksamhet och vara en tydlig och attraktiv förmån för våra sökande. Förvaltningen tror därför att den stora effekten av projektet skulle vara större attraktivitet, vilket skulle underlätta för förvaltningen att rekrytera och behålla personal. Detta skulle i sin tur leda till ökad kontinuitet. Projektet skulle ge ökad attraktivitet till en enhet, som har svårt att rekrytera personal! Kostnaderna för höga konsultarvoden skulle minska för Socialförvaltningen! Huddinge kommun skulle uppmärksammas som en attraktiv arbetsgivare! Motionen går nu vidare till Kommunstyrelsen för beslut. Ett beslut som jag hoppas blir att Huddinge kommun startar ett projekt med arbetstidsförkortning, - en extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen. För Miljöpartiet i Huddinge,I cfill@/~1~ Marianne Broman

173 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer SN-2017/ (3) Socialnämnden Projekt - En extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen - svar på motion väckt av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att förvaltningens synpunkter och tjänsteutlåtandet daterat den 23 november 2017 överlämnas till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Social- och äldreomsorgsförvaltningen har ombetts yttra sig i motionen Projekten extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen inlämnad av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP). I motionen föreslås att förvaltningen initierar ett projekt med arbetstidsförkortning genom att ge en extra lediga dag i månaden med bibehållen lön, till medarbetare på en enhet med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning. Social- och äldreomsorgsförvaltningen arbetar aktivt med att vara en attraktiv arbetsgivare. Som ett led i detta har en strategi för att behålla personal inom socialtjänsten upprättas. Trots ett aktivt arbete utifrån denna strategi med goda mätningar i medarbetarenkäten som resultat så har förvaltningen på vissa enheter fortsatt svårt att komma tillrätta med personalförsörjningen. Ett projekt kring arbetstidsförkortning skulle kunna ge verksamheten positiva effekter gällandes att attrahera ny personal men kan även få mer långsiktiga konsekvenser som måste övervägas. Förvaltningen föreslår en förutsättningslös utredning av konsekvenserna och möjligheterna av att genomföra ett försök med arbetstidsförkortning på en enhet. Beskrivning av ärendet Socialnämnden har ombetts att yttra sig avseende motionen Projekt- en extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen. I motionen föreslår Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) att förvaltningen initierar ett projekt med arbetstidsförkortning genom att ge en extra lediga dag i månaden till medarbetare på en enhet med hög arbetsbelastning och hög personalomsättning. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn saf@huddinge.se Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

174 Il] Huddinge SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer SN-2017/ (3) I motionen beskrivs att detta skulle ge ökad tid till återhämtning vilket skulle kunna få till följd att sjukskrivningstal och personalomsättning minskar vilket skulle göra Huddinge kommun till en mer attraktiv arbetsgivare. I motionen antas att kostnaden bli begränsad då bland annat kostnaderna för rekrytering och sjukskrivningar väntas minska. Motionen tar även upp att arbetstidsförkortning prövats i många andra kommuner med goda resultat. Ett projekt med arbetstidsförkortning tros kunna öka Huddinges attraktionskraft som arbetsgivare. Motionen föreslår att projektet initieras på en enhet med hög personalomsättning och hög arbetsbelastning. Här ska socionomer ges en extra ledig dag i månaden med bibehållen lön Förvaltningens synpunkter Social- och äldreomsorgsförvaltningen arbetar hela tiden aktivt med att attrahera, rekrytera och behålla socialsekreterare. Arbetet sker utifrån framtagen strategi för att behålla personal inom socialtjänsten. I linje med denna har många åtgärder vidtagits. Förvaltningens verksamheter arbetar med ett väl upparbetat introduktionsprogram för att ge nyanställda medarbetare en bra start och rätt förutsättningar att göra ett gott arbete. Detta har gett et gott resultat inom Arbete och försörjning som minskat sin personalomsättning. Vidare har förvaltningen utökat antal chefer och gruppledare inom Individ- och familjeomsorgen och Biståndskansliet för att möjliggöra ett närmare ledarskap. Åtgärder har även gjorts för att avlasta socialsekreterare i administrativa uppgifter genom att bland annat anställa utredningsassistenter. Förvaltningen har under 2017 på flera sätt arbetat med att marknadsföra arbetet som socionom i Huddinge kommun, med fokus både det goda arbete som utförs samt de förmåner vi erbjuder. Detta har skett genom bland annat ett magasin, rekryteringsfilmer och annonssatsningar. Förvaltningen har dock trots detta fortsatt problem med få sökanden till socialsekreterartjänster samt en hög personalomsättning inom några enheter. Motionen beskriver att arbetstidsförkortning även skulle kunna ge positiva effekter på arbetsmiljö och hälsa. Möjlighet till återhämtning är en viktig faktor för att förebygga arbetsrelaterad ohälsa och en extra lediga dag skulle därför kunna ha en positiv effekt. Det har dock inte gått att hitta några studier på liknande projekt som visar på en sådan positiv effekt. De enheter inom förvaltningen som har problem med personalförsörjningen har idag inte en hög sjukfrånvaro. Problemet för dessa enheter är att medarbetare lämnar enheten samt att det är svårt att hitta nya sökanden vilket skapar ett behov av konsulter och en brist på kontinuitet och erfarna medarbetare. Ett projekt med arbetstidsförkortning skulle kunna ge förvaltningen och kommunen en positiv uppmärksamhet och vara en tydlig och attraktiv förmån för våra sökande. Det skulle kunna få oss att sticka ut i förhållande till andra kommuner som konkurrerar om samma arbetskraft.

175 Il] Huddinge SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer SN-2017/ (3) Förvaltningen tror därför att den stora effekten av projektet skulle vara att vår attraktivitet som arbetsgivare ökar vilket skulle underlätta för förvaltningen att rekrytera och behålla personal. Detta skulle i sin tur leda till ökad kontinuitet, trivsel på arbetsplatsen. Dessa fördelar får ses som kortsiktiga och goda i den rådande bristyrkessituation vi befinner oss i. Mer långsiktiga konsekvenser måste även de vägas in. Man behöver tillexempel att även ta i beaktande vad detta projekt skulle få för spridningseffekter till övriga enheter och andra yrkesgrupper. Ett projekt som faller väl ut och permanentas skulle kunna ge fördelar för den enheten, men frågan är om projektet skulle säga något om hur arbetstidsförkortningen skulle fungera på andra enheter. Frågan blir då vad som händer om vi inför detta på en enhet men inte en annan inom socialtjänsten. Vi behöver även överväga hur detta kan tänkas påverka andra yrkesgrupper. Förvaltningen konstaterar därför att det finns positiva delar i förslaget framförallt när det gäller att marknadsföra oss som arbetsgivare men att en förutsättningslös utredning behöver göras kring vilka förutsättningar som finns att genomföra ett projekt i mindre skala samt vilka konsekvenser det kan innebära. Det behöver utredas vilka resurser ett projekt skulle kräva i både personal och pengar. Det behöver utredas vilken tänkbar långsiktig påverkan det skulle ha på både socialtjänstens verksamheter och kommunens övriga verksamheter. Förvaltningen måste även hitta goda mätvariabler på vilka projektet kan utvärderas. Marianne Krook Tf social- och äldreomsorgsdirektör Lisa Pollack Personalchef Bilagor Motionen: Projekt - En extra ledig dag i månaden bland socionomer på Socialförvaltningen - väckt av Marianne Broman (MP), Birgitta Ljung (MP) och Barbro Lind (MP) Beslutet delges Kommunstyrelsen

176 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2018/ (5) Handläggare Björn Rosborg Bjorn.Rosborg@huddinge.se Kommunstyrelsen Snöskottningshjälp för äldre svar på motion väckt av Sara Heelge Vikmång (S) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 5 november 2018, avslås motionen. Sammanfattning Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 19 februari 2018 väcktes motionen Snöskottningshjälp för äldre av Sara Heelge Vikmång (S). Allt fler blir allt äldre och andelen äldre i befolkningen i Sverige ökar och i Huddinge finns det många äldre som av olika skäl valt att bo i villa eller radhus. För somliga av dessa innebär vintern en stor utmaning då stora mängder snö är svårt att själv skotta bort och därför föreslår motionären att kommunen tar fram en modell som ser till att äldre på ett enkelt sätt kan få hjälp med snöskottningen. Motionen har gått på remiss till natur- och byggnadsnämnden, äldreomsorgsnämnden, Huddinge pensionärsråd och Huddinges råd för funktionshinderfrågor. Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i motionärens synpunkter att det är en stor framgång för vårt samhälle att vi får leva allt längre och att en vinter med stora mängder snö kan utgöra en stor utmaning för vissa grupper av äldre. Samtidigt bör betonas att motivet till att äldreomsorgsnämnden tog bort snöskottningen som biståndsbedömd insats i maj 2016 berodde på att det var ett frivilligt åtagande för kommuner och går utöver det som bedöms vara skäligt. Nämnden avsåg istället att prioritera de insatser som kommunen är skyldig att tillhandahålla. I sitt remissvar på denna motion anser äldreomsorgsnämnden att dessa argument fortfarande är aktuella och att den samlade bedömningen är att snöskottning inte bör återinföras som biståndsbedömd insats. Då kommunen lämnar information om privata utförare av skattereducerade hushållsnära tjänster som tillhandahåller snöskottning i Huddinge till de berörda, anser kommunstyrelsens förvaltning att det finns fullgoda lösningar som gör att HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl

177 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2018/ (5) Huddinge kommun i sin strävan att hushålla med resurserna bör avstå från att ta på sig ytterligare uppgifter. Mot bakgrund av ovanstående bör motionen avslås. Beskrivning av ärendet Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 19 februari 2018 väcktes motionen Snöskottningshjälp för äldre av Sara Heelge Vikmång (S) (bilaga 1). Allt fler blir allt äldre och andelen äldre i befolkningen i Sverige ökar. Att vi får leva längre är en stor framgång för vårt samhälle, men det ställer också höga krav på vår välfärd och kommunen att tillhandahålla tjänster och insatser för våra äldre. I Huddinge finns det många äldre som av olika skäl valt att bo i villa eller radhus. Vissa av dem är pigga med en god fysik samtidigt som det finns de som har begränsad rörelsekapacitet. Särskilt för den sistnämnda gruppen innebär vintern en stor utmaning då stora mängder snö är svårt att själv skotta bort och kan leda till olyckor med ett stort lidande som följd och höga kostnader för samhället. Tidigare har det funnits möjligheter för äldre i Huddinge att få hjälp med snöskottning genom kommunen. Idag finns det en mängd privata utförare att välja bland som kan hjälpa till med snöskottning. Många äldre har dock inte goda förutsättningar att själv ringa runt och jämföra olika utförare. Det bidrar till att anhöriga får ta ett större ansvar något som alla gånger varken är lätt eller rimligt. Flera kommuner i Sverige erbjuder snöskottning för personer med nedsatt rörelseförmåga enligt olika modeller. I vissa kommuner är snöskottningen biståndsbedömd, medan man i andra får betala en självkostnadsavgift. Kommunen har ambitionen att vara en av Stockholms läns mest populära kommuner att bo i och då bör äldre få bra stöd att kunna bo kvar i sin villa eller i sitt radhus även på vintern. I ljuset av ovanstående föreslår motionären att kommunen tar fram en modell som ser till att äldre på ett enkelt sätt kan få hjälp med snöskottningen. Motionen har gått på remiss till nedanstående nämnder och råd. Remissvar Natur- och byggnadsnämnden Snöskottning som biståndsbedömd insats omfattas inte av socialtjänstlagen (SoL) och är inte ett kommunalt ansvar utan ett frivilligt åtagande. Det stora flertalet av Södertörns kommuner har tagit bort snöskottning som biståndsbedömd insats och den 16 april 2016 beslutade äldreomsorgsnämnden att göra detsamma. Anledningen angavs vara att de insatser som kommunen är ålagd att tillhandahålla bör prioriteras av verksamheten (bilaga 2). För att få hjälp med snöskottning kan kommuninvånare köpa tjänsten hos utförare av hushållsnära tjänster. Tjänsten ger rätt till skattereduktion genom RUT-avdrag. Om invånare behöver hjälp med att hitta företag som erbjuder snöskottning kan de kontakta Servicecenter för att få tillgång till en lista över sådana företag.

178 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2018/ (5) Nämnden framhåller att man ansvarar för snöröjning och snöskottning på gatumark och allmän plats, men inte på privat mark. Om nämnden skulle ges i uppdrag att utföra snöskottning åt äldre på privat mark behöver resurser för det tillföras budgetramen. Huddinges pensionärsråd Pensionärsrådet beslutar att avstå från att lämna något yttrande på motionen (bilaga 3). Huddinges råd för funktionshinderfrågor Rådet hänvisar till att äldreomsorgsnämnden 2016 beslutade att ta bort den dåvarande insatsen snöskottning. Beslutet att ta bort snöskottningen innebar att verksamheten prioriterade de insatser vilka omfattas av begreppet skälig levnadsnivå enligt socialtjänstlagen och som kommunen är ålagd att tillhandahålla sina invånare (bilaga 4). Rådet ställer sig dock positiv till motionärens utgångspunkt om vad hjälp med snöskottningsunderhåll för personer med nedsatt rörelseförmåga kan betyda. Att arbeta med insatser som kan minska upplevd otrygghet till följd av att inte veta om det går att ta sig ut på grund av stora mängder snö samt att arbeta med att påverka den faktiska säkerheten med minskad risk för olyckor på grund av snö är viktigt. Äldreomsorgsnämnden Snöskottning har tidigare tillhandahållits av äldreomsorgsnämnden i Huddinge som biståndsbedömd insats enligt 4 kap. 2 SoL. För personer över 75 år handlades ansökningarna genom förenklad biståndshandläggning, där ingen behovsprövning gjordes. Äldreomsorgsnämnden beslutade att ta bort snöskottningen från och med den 1 maj 2016 (bilaga 5). Det fanns flera anledningar till att snöskottningen togs bort som biståndsbedömd insats. Snöskottning är ett frivilligt åtagande för kommuner och går utöver det som bedöms vara skälig levnadsnivå. Snöskottning medförde också en kostnad på 1,1 1,3 miljoner kronor årligen för Huddinge kommun. Kostnaden för den enskilde var, enligt 2015 års fastställda taxa, 300 kronor per tillfälle, dock maximalt kronor per säsong. Äldreomsorgsnämnden ansåg att de insatser som nämnden enligt SoL som kommunen är skyldig att tillhandahålla borde prioriteras. Vidare beaktades att behovet av hjälp med snöskottning kan tillgodoses genom att kommuninvånare köper tjänsten av privata utförare av hushållsnära tjänster. Tjänsten ger rätt till skattereduktion genom RUT-avdrag. Nämnden bedömer att dessa förhållanden och argument fortfarande är aktuella. I samband med att snöskottningen togs bort som insats lämnades information om privata utförare av hushållsnära tjänster som tillhandahåller snöskottning i Huddinge till de berörda enskilda. Snöskottning som sker i nära anslutning till bostaden ger även rätt till skattereduktion genom RUT-avdrag.

179 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2018/ (5) Det bör även framföras att majoriteten av Sveriges kommuner inte tillhandahåller snöskottning. På Södertörn är det endast Salem och Södertälje kommun som ännu tillhandahåller snöskottning till kommuninvånare. Äldreomsorgsnämndens samlade bedömning är att snöskottning inte bör återinföras som biståndsbedömd insats i Huddinge kommun. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen instämmer i motionärens synpunkter att det är en stor framgång för vårt samhälle att vi får leva allt längre och att en vinter med stora mängder snö kan utgöra en stor utmaning för vissa grupper av äldre står också klart. Samtidigt bör betonas att motivet till att äldreomsorgsnämnden tog bort snöskottningen som biståndsbedömd insats i maj 2016 berodde på att det var ett frivilligt åtagande för kommuner och går utöver det som bedöms vara skäligt. Nämnden avsåg istället att prioritera de insatser som kommunen är skyldig att tillhandahålla. I sitt remissvar på denna motion anser äldreomsorgsnämnden att dessa argument fortfarande är aktuella och att den samlade bedömningen är att snöskottning inte bör återinföras som biståndsbedömd insats. Förvaltningen noterar också att insatsen snöskottning medförde en kostnad på minst en dryg miljon kronor årligen för Huddinge kommun. Då kommunen lämnar information om privata utförare av skattereducerade hushållsnära tjänster som tillhandahåller snöskottning i Huddinge till de berörda, anser förvaltningen att det finns fullgoda lösningar som gör att Huddinge kommun i sin strävan att hushålla med resurserna bör avstå från att ta på sig ytterligare uppgifter. Mot bakgrund av ovanstående bör motionen avslås. Ekonomiska och juridiska konsekvenser Förslaget till beslut medför inga ekonomiska och juridiska konsekvenser. Bengt Svenander Tf. kommundirektör Toralf Nilsson Kanslidirektör Björn Rosborg Utredare

180 Il] Huddinge TJÄNSTEUTLÅTANDE KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2018/ (5) Bilagor Bilaga 1. Bilaga 2. Bilaga 3. Bilaga 4. Bilaga 5. Snöskottningshjälp för äldre motion av Sara Heelge Vikmång (S) Natur- och byggnadsnämndens remissvar Huddinges pensionärsråds remissvar Huddinges råd för funktionshinderfrågors remissvar Äldreomsorgsnämndens remissvar Beslutet delges Remissinstanserna

181 Huddinge kommun Kommunfullmäktige MOTION Snöskottningshjälp för äldre Allt fler blir allt äldre och andelen äldre i befolkningen i Sverige ökar. Även i Huddinge visar den senaste befolkningsprognosen från maj 2017 på att antalet invånare över 75 år väntas öka de kommande åren. Antalet över 80 år väntas öka med 11,6 %. Att vi får leva längre är en stor framgång för vårt samhälle. Men det ställer också höga krav på vår välfärd och kommunen att tillhandahålla tjänster och insatser för våra äldre. I Huddinge finns det många äldre som av olika skäl valt att bo i villa eller radhus. Vissa av dem är pigga med en god fysik samtidigt som det finns de som har begränsad rörelsekapacitet. Särskilt för den sistnämnda gruppen innebär vintern en stor utmaning. Mörker och dålig belysning kan innebära att man inte vågar gå ut. Halka kan leda till rädsla för att ramla och stora mängder snö är svårt och ibland omöjligt att själv skotta bort. Skador till följd av olyckor betyder stort lidande för den enskilde men också stora kostnader för samhället. Det har tidigare funnits möjligheter för äldre i Huddinge att få hjälp med snöskottning via kommunen. Det var uppskattat och underlättade vardagen för många. Idag finns det en mängd privata utförare att välja bland som kan hjälpa till med snöskottning. Många äldre har dock inte goda förutsättningar att själv ringa runt och jämföra olika utförare. Många vittnar också om att de är rädda och oroliga för att det inte ska vara en seriös utförare som man anlitar. Det bidrar till att anhöriga får ta ett större ansvar något som alla gånger varken är lätt eller rimligt. Flera kommuner i Sverige erbjuder snöskottning för personer med nedsatt rörelseförmåga enligt olika modeller. I vissa kommuner är snöskottningen biståndsbedömd medan man i andra får betala en självkostnadsavgift. Även vilken ålder man ska ha uppnått för att få snöskottning varierar. Tryggheten ska öka i Huddinge. Kommunen har ambitionen att vara en av Stockholms läns mest populära kommuner att bo i och då bör äldre få bra stöd att kunna bo kvar i sin villa eller i sitt radhus även på vintern.