Förstudierapport Trygghetslarm i kommunala boenden

Transkript

1 Förstudierapport

2 2/12 Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare Remissversion till operativa Peter Hermansson arbetsgruppen för beslut i Nätverket för ehälsa Anne Gustavsson borttag av stödtexter från mallen Beslutad av Nätverket för ehälsa inga ändringar Anne Gustavsson

3 3/12 INNEHÅLL 1 Sammanfattning Grundläggande information Syfte Definition Bakgrund Omfattning och avgränsningar Intressenter Utredningens mål Effektmål Nulägesbeskrivning och resultat Prioriterade krav Tjänster och funktioner Upphandlingar Kontakt med leverantörer Gemensam standard Likställd teknik SKL Gemensamt arbete Möjliga lösningar Förslag till lösning Förslag Förslag Rekommenderad lösning Organisation... 11

4 4/12 9 Grov tidsplan Referenser... 12

5 5/12 1 Sammanfattning Nätverket för e-hälsa har initierat en utredning för att se över möjligheterna för flera kommuner att gå samman i en gemensam upphandling av trygghetslarm i samt se över aktuella avtal i de berörda kommunerna. Ett annat syfte var att få en bild av förutsättningarna för en gemensam upphandling och framtagandet av en gemensam kravspecifikation. Utredningen, som i huvudsak bedrevs mellan 1 december januari 2017, visar att kommunerna sitter med i första hand serviceavtal för trygghetslarm i boenden. Vissa utförare ansvarar för sina egna avtal vilket gör att det inte går att få en komplett bild av vilka aktuella avtal som finns. De krav som redovisats av kommunerna är inte ett tillräckligt underlag för att ställa samman en kravspecifikation. En reflektion på det är att kommunerna troligtvis inte har en klar bild över vilka krav som kan ställas. De leverantörer som kontaktats för att bidra till utredningen menar också att kommunerna i många fall inte vet vad de vill ha och inte vet vad som erbjuds och då kommer med ibland orealistiska önskemål. En orsak till det sägs vara teknikutvecklingen inom området gått relativt snabbt de senaste åren och att en del kommuner inte har tagit till sig alla nyheter. Ytterligare utredning och analys kring behov och kravställningar behöver genomföras, både i varje kommun samt gemensamt. Utredningen behöver också fokusera på organisering, praktisk hantering och ansvar för frågor kring trygghetslarm i boende. Grundläggande information 2.1 Syfte Syftet med utredningen är att få en bild av kommunernas olika avtal för trygghetslarm i kommunala boenden samt om möjligt ta fram en kravspecifikation för en gemensam upphandling. Utredningen genomförs på uppdrag av Nätverket för ehälsa. 2.2 Definition Med trygghetslarm i kommunalt boende avses ett larmsystem som är utvecklat för att hantera brukarlarm inom till exempel ett särskilt boende. Larmen tas emot och hanteras i bärbara telefoner och brukaren kan larma via en larmklocka och i många fall kommunicera via en fast lägenhetsapparat som är kopplad till larmsystemet. Olika tilläggslarm, som dörrlarm och rörelselarm kan kopplas till systemet. Många äldre system är idag analoga eller är en blandning av tekniker och behovet av exempelvis fasta lägenhetsinstallationer är idag inte lika aktuellt. Uppgraderingar av befintliga system drar också stora kostnader. Nu efterfrågas istället mer trådlösa system liknande molntjänster som inte kräver fasta installationer och där kunden själv kan påverka hur de ska vara konfigurerade varefter behovet av tillgång till talfunktion på ett boende förändras. Den här utvecklingen är en anledning till att den här utredningen kom till.

6 6/ Bakgrund Det finns ett behov hos kommuner att upphandla ny teknik för trygghetslarm i. Att genomföra en upphandling är ett omfattande arbete för en ensam kommun. Det finns därför fördelar och samordningsvinster i att gå samman i en gemensam upphandling; när fler deltar är det lättare att arbeta parallellt med olika delar och fördela ansvaret för upphandlingen och på så sätt spara både tid och pengar för alla inblandade parter. Utvecklingen inom området trygghetslarm i har på senare tid accelererat och nya tekniska lösningar finns på marknaden. Att kunna hänga med i utvecklingen och ta till sig den nya tekniken och hur den kan användas kräver insatser både i tid och kunskap. Att samarbeta i frågorna och sprida kunskapen är därför nödvändig då kommunerna kan ha en liknande behovsbild. För att få en bild av förutsättningarna för ett samarbete kring en gemensam upphandling fick berörda kommuner en enkät att fylla i under december Enkäten berörde olika delar; bland annat vilka avtal för trygghetslarm i boende som kommunerna sitter med. Enkäten innehöll också frågor om prioriterade krav på trygghetslarm och vilka andra tekniska tjänster och funktioner som ses som viktiga att få med i ett gemensamt arbete. Se resultat av enkäten under Nulägesbeskrivning och resultat. 3 Omfattning och avgränsningar Utredningen omfattar trygghetslarm i kommunala boendeformer som särskilt boende och boende för personer med funktionsnedsättning hos sex kommuner. Dessa är Linköping, Norrköping, Söderköping, Valdemarsvik, Motala och Mjölby. Av de berörda kommunerna svarade samtliga utom Motala kommun på enkäten. Utredningen berör inte trygghetslarm i ordinärt boende men utredningen har tagit del av Nätverket för ehälsas utredning om Införande av digitala trygghetslarm Intressenter Utredningen berör i första hand nedan beskrivna: Berörda kommuner Övriga intressenter är: Region Östergötland SKL MFD

7 7/12 5 Utredningens mål 5.1 Effektmål Underlätta arbetet med gemensam analys och upphandling Visa på eventuella samordningsvinster 6 Nulägesbeskrivning och resultat Majoriteten av de kommuner som berörs i utredningen sitter idag i olika avtal för trygghetslarm i boenden. Nedan följer en kort sammanfattning av respektive kommun. Kommun Avtal Status Linköping Kommunen har inga egna avtal Utförarna i kommunen sitter med egna avtal, kommunen hade vid svarstillfället ingen klar bild över avtalsläget. Olika avtalsperioder förekommer dock. Norrköping Norrköpings kommun har inget avtal med leverantör. Andra upphandlingar har prioriterats. Söderköping Endast serviceavtal Larm- och telefunktion i Linköping, Tunstall samt en tredje leverantör. Inga tidsbundna avtal. Valdemarsvik Trygghetslarm och serviceavtal 3-4 år Mjölby Serviceavtal Förlängs med ett år i taget En av kommunerna uppger att de har samma leverantör av trygghetslarm till både särskilt boende och boende för funktionsnedsatta. Att det är så förklaras med att fler varit inblandade i processen med avtalen och att arbetet därför inte koordinerats. 6.1 Prioriterade krav Kommunerna tar i enkäten upp ett antal krav som ses som prioriterade, exempelvis att ett system ska ha ett öppet gränssnitt mot annan teknik. Trådlösa lösningar, koppling till brandcentral och hisslarm samt att tilläggslarm som dörrlarm, sänglarm m.m. ska kunna integreras är andra exempel

8 8/12 på krav som nämns. Sensorer nämns också utan att specifikt ange vad för typ av sensorer som avses. Larmhantering i smartphones och proaktiva funktionsavtal är ytterligare exempel på krav som nämns. Andra krav, som krav på teknikens tillgänglighet och IT relaterade krav som informationssäkerhet bör kompletteras för att få en mer heltäckande bild. Kraven bör också formuleras utifrån funktionalitet istället för rent tekniska krav. 6.2 Tjänster och funktioner Kommunerna fick svara på vilka övriga tekniska tjänster och funktioner som det finns ett intresse att få med i en upphandling. Loggning av medicinskåp och kameratillsyn är exempel på sådan teknik. Öppen plattform för integrering av olika tekniska lösningar samt GPS larm och möjlighet att integrera till verksamhetssystem är andra exempel. I övrigt nämns som i ovan stycke även rörelse, - och dörrlarm samt larm kopplade till tillsyn via kamera som andra exempel. 6.3 Upphandlingar Utredningen har tagit del av några aktuella upphandlingar inom området och de visar att de krav som ställs många gånger är tämligen välformulerade och vanligen utformade ur ett tekniskt perspektiv. Det förekommer ofta specifika krav, som exempelvis exakt vilken handenhet som ska användas till systemet. Upphandlingarna beskriver ofta en äldre teknik med exempelvis fasta installationer och centralutrustningar och inte den nya teknik som finns på området, även om det finns undantag. Ibland förekommer krav som är svåra att verifiera, till exempel att en lösning ska vara enkel, snabb och tydlig. Svårigheten med den typen av krav är att innebörden av kravet inte är definierat och därför blir svårt att följa upp om det efterlevs. Det blir också krångligt ur ett vitesperspektiv. Funktionsupphandlingar är ett relativt nytt sätt att arbeta med upphandlingar men ännu inte så vanligt förekommande. Utredningen har tagit del av en funktionsupphandling och även om den är skriven utifrån funktioner förekommer även där specifika tekniska krav, bland annat ur ett IT perspektiv. Exempel på ett sådant krav är beskrivningen av vilken IT miljö trygghetslarmsystemets klient är anpassad för. Kontakt med leverantörer En del av utredningen har omfattat kontakter med leverantörer av trygghetslarmsystem till boenden. Dessa är Tunstall, Phoniro, Viser och Everon. Syftet med kontakterna har bland annat varit att få en bild av hur leverantören uppfattar kommunerna som kravställare. Ett annat syfte är att få en bild av utvecklingen inom trygghetslarmsystem och vad som är på gång. Leverantörerna anser att det finns stora variationer i upphandlingarna idag, vilket de menar tyder på att kommunerna inte alltid vet vad de egentligen kan efterfråga och vilka krav som bör ställas. Utvecklingen inom området går så pass snabbt och det får genomslag i en bristande kravställning. En

9 9/12 annan synpunkt som framkom är att kommuner, i de fall de producerar välskrivna kravspecifikationer är inriktade på äldre analog teknik. Utvecklingen inom området går som nämnts mycket snabbt. Exempel på utvecklingsområden som nämns av leverantörerna är bland annat att den tekniska plattformen, till vilken larmsystem kopplas, skall vara likadan både för ordinärt-, särskilt boende samt boende för inom funktionsnedsättningsområdet. Olika typer av teknik ska kunna anslutas i en och samma plattform. System som kan användas tillsammans med olika kommunikationslösningar, exempelvis IP Dect, Wifi och publikt mobilnät är också ett utvecklingsområde. Det finns idag olika leverantörer som har tagit fram och erbjuder olika plattformslösningar där teknik kan kopplas samman, till exempel Phoniro och Tunstall. En nackdel som nämnts i samband med en sådan lösning är att det kan bli en inlåsningseffekt, d v s att en sådan lösning inte möjliggör integration med andra leverantörers tjänster. Integrerade välfärdstjänster, exempelvis som möjliggör att lägga till delar, exempelvis tal, etillsyn och medicinskåpshantering är andra delar som ses som utvecklingsområden. 6.5 Gemensam standard För att kunna koppla samman olika typer av tekniska gränssnitt är det en förutsättning att de kan kommunicera med varandra. Continua Health Alliance är en allians som verkar för att standards följs och tillämpas på ett sådant sätt att informationsutbyte underlättas. Continua har tre fokusområden; omsorg och trygghet, friskvård och att hantera kroniska sjukdomar. Continua ses som en viktig byggsten och ett strategiskt verktyg i arbetet med att sammanlänka välfärdsteknologins olika delar. Leverantörer har genom sitt medlemskap i Continua möjlighet att certifiera produkter enligt vissa specifikationer som tillhandahålls av alliansen. Inom Continua pågår det för närvarande ingen utveckling av en standardisering av produkter inom området trygghetslarmsystem. Det finns med på kartan och det finns en möjlighet att ett arbete kommer att påbörjas under I övrigt finns idag ingen annan standard att hänvisa till för den här typen av teknik. Dock är leverantörerna angelägna om att hitta ett sätt att hantera detta och som bidrar till att det blir möjligt att integrera olika tekniska gränssnitt med varandra. Inera har tagit fram ett utkast på en nationell samordning av standarder som är ute på remiss till regioner och landsting och Continua är en av standarderna som nämns i det dokumentet.

10 10/ Likställd teknik Tanken med att hitta ett sätt att hantera likvärdig teknik både i ordinärt och särskilt boende är en idé som rent tekniskt skulle kunna fungera. Idén med att personalen känner igen larmens funktion var de än jobbar och att viss utrustning skulle kunna följa brukaren när behovet av boende förändras är vettiga incitament till en sådan lösning. En idé, som också efterfrågas i en del upphandlingar, är att använda sig av en HUB med öppet gränssnitt som möjliggör att flera leverantörer kan koppla in sin teknik. En risk som lyfts i sammanhanget är ansvarsfrågan, vem tar egentligen ansvaret för att larmet faktiskt kommer fram och var ligger ansvarsfrågan i de fall hanteringen fallerar? Generellt sett är leverantörerna annars positiva till en likvärdig hantering av teknik på det här sättet och ser också att det efterfrågas. De ser dock en utmaning i hur den tekniska lösningen i så fall ska byggas upp och konfigureras. Om man strävar efter att använda likvärdig teknik i olika boendeformer kommer också frågan upp om en gemensam larmmottagning. Larmmottagning i ordinärt boende i en kommun sköts ibland av en extern leverantör som då också är den som avgör om larmsamtalet ska skickas vidare till hemtjänsten. I en normalstor kommun kan det röra sig om larmsamtal i månaden. I ett kommunalt boende är larmsamtalen mindre till omfattningen och hanteras direkt i personalens telefoner. Det finns dock några kommuner som valt att låta en extern leverantör sköta hanteringen av larmsamtal i och då är anledningen att det finns support om något går fel i hanteringen. 6.7 SKL SKLs Beställagrupp för välfärdsteknologi är en sammanslutning med en bred kompetens inom funktionsupphandlingar och ett syfte med gruppen arbete är att enas om rekommendationer till Sveriges kommuner om hur man kan formulera funktionskrav och hur man kan pröva och utvärdera dem. Tanken är att sedan publicera rekommendationerna så andra kommuner kan ta del av dem. En del i ett fortsatt arbete skulle kunna vara att ta stöd av beställargruppen i frågor kring krav men också hur ansvaret för upphandling och drift av trygghetslarmen hanteras i olika kommuner. Det ser säkert olika ut och övergången till ny teknik kan säkert också inverka på hur ansvaret fördelas. I dessa frågor kan beställargruppen vara delaktiga med sin kompetens i ett regionalt arbete med att tydliggöra frågeställningar och beskriva konsekvenserna av olika handlingsalternativ. 6.8 Gemensamt arbete Då kompetensen ser olika ut i olika kommuner så är det en fördel för alla om ett samarbete kan bedrivas kring den här typen av upphandlingar. Särskilt sikte ska tas på att få till en upphandling beskriven utifrån de funktioner som efterfrågas och inte snäva in sig på tekniska beskrivningar. Det är ett skifte både i tankesätt och innebär i sig en del utmaningar. Vi är ofta säkra i att beskriva tekniken,

11 11/12 exempelvis vilka kommunikationsprotokoll som ska användas och liknande men kanske mindre bra på den funktion som faktiskt behövs. Lösningen lämnar vi åt leverantören att beskriva. Fördelar med det gemensamma åtagandet har beskrivits i andra utredningar, exempelvis Nätverket för ehälsas utredningen om införande av digitala trygghetslarm från Möjliga lösningar 7.1 Förslag till lösning Förslag 1 Varje kommun kan givetvis välja att gå sin egen väg i en upphandling. Det som kan vara ett problem i upphandlingar är att resurser med de rätta kunskaperna inte alltid finns i varje kommun. Att som stöd ta del av andras upphandlingar och underlag kan såklart hjälpa till i arbetet men räcker inte hela vägen. I slutändan måste någon ändå verifiera att de krav som efterfrågas är relevanta mot behovsbilden och saknas den kunskapen finns risken att tekniken inte överensstämmer med vad som egentligen efterfrågades Förslag 2 Att upphandla gemensamt har sina fördelar om man kan enas kring kravställningarna, en del kan säkert vara gemensamma. Arbetsbördan kan fördelas om fler deltar och olika aspekter och kunskaper kan med fördel luftas in i upphandlingen. Det kan också vara en fördel prismässigt om flera kommuner går samman och det finns också samordningsvinster i planeringen av det efterföljande praktiska arbetet med installationer och uppföljningar, exempelvis gemensamma träffar med leverantören. Rekommenderad lösning Rekommenderad lösning är Förslag 2. Berörda kommuner siktar på att gå samman i en gemensam upphandling. Förutsättningarna för en sådan är dock att en fördjupad utredning genomförs som förutom att innefatta behovsanalys och kravställning även behandlar organisering och ansvarsfrågor kring hanteringen av larmsystemen. Efter det får beslut tas i frågan. Efter samråd med ehälsosamordnaren rekommenderas Nätverket för ehälsa samtidigt att ta ställning till att initiera en utredning för att göra en nulägesbeskrivning och behovsbeskrivning av kommunernas arbete med implementering av välfärdsteknik som stöd för kommunerna. 8 Organisation Organisationen för en eventuell gemensam upphandling skulle kunna se ut som följer: Upphandlingscenter Fjärde storstadsregionen håller ihop upphandlingen Gemensam upphandlingsgrupp med representanter från varje kommun

12 12/12 Referensgrupp från berörda IT enheter och verksamhet samt representant från fastighetsbyggnation. Upphandlingsgruppen ansvarar för att en kravspecifikation sätts samman och ska i samråd med berörda IT enheter ansvara för att relevanta krav ställs gentemot de egna verksamheternas behov, krav på IT miljö och säkerhet samt eventuella fastighetstekniska frågor av vikt för trygghetslarmets utformning ska också lyftas in. Utvärdering och uppföljning av upphandling och införande sker kommunvis men också gemensamt för att följa upp upphandlingen i stort. 9 Grov tidsplan Ett antal aktiviteter måste genomföras för att en eventuell gemensam upphandling kan bli verklighet. Tidsplanen fokuserar därför på de aktiviteter som bör genomföras inom ramen för en fördjupad utredning. Förslag på aktiviteter och en preliminär tidplan för 2017 ser ut som följer: Beslut om fortsatt utredningsarbete Q1 Etablera arbetsgrupp med representanter från varje kommun Q2 Behovsanalys samt gemensam kravställning i varje kommun samt gemensamt Q2-Q3 Genomförande av RFI och träff med leverantörer Q3 Upphandling startar Q4 10 Referenser John Wallén, IT strateg Region ÖstergötlandMaria Gill, SKL Mats Rundqvist, SKL VästKom; Välfärdsteknologi enligt ramverket Continua Nätverket för ehälsa ; införande av digitala trygghetslarm Enkät. Besvarande kommuner Linköping, Norrköping, Valdemarsvik, Mjölby och Söderköping Magnus Larsson, Phoniro Magnus Fröberg, Phoniro Camilla Storm, Viser Mona Arlehed, Everon Christel Seidel, Tunstall Magnus Böckert, Upphandlingscenter Fjärde storstadsregionen Pernilla Haller-Nilsson, Doro Care AB Remissrapport Inera; Utvärdering av internationella standarder