1. 1. Symfoni för vårdgivare Förhandsbedömning Om förhandsbedömningsprocessen

Transkript

1 1. 1. Symfoni för vårdgivare Förhandsbedömning Om förhandsbedömningsprocessen Registrering av förhandsbedömning Sök och visa förhandsbedömning Komplettering, tillägg, makulera, ändra kategori mm Sök fribelopp Uppsökande verksamhet Om uppsökande verksamhet Aktivitetslistan Registrera EPI-rapport eller avvikelse manuellt Registrera EPI-rapport eller avvikelse via fil Fakturering av munhälsobedömning Manuell fakturering av utbildning Sök EPI-rapporter och avvikelser Sök EPI-rapportfiler Sök patientinformation Sök boendeenhet (Uppsökande verksamhet) Uppdatera patientinformation (NLL) Sök utbildning Fakturering - Vårdgivare Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård Manuell fakturering av förhandsbedömd vård Fakturering och kreditering via fil Sök fakturor och räkningar Manuell kreditering Barn- och ungdomstandvård Lista nytt barn Visa listade barn Visa listningshändelser Registrera vårdrapport manuellt Registrera vårdrapport via filinläsning Ej inskickad vårdrapport Sök och visa fakturor för barn & ungdom Sök akutfakturaadress Sök vårdrapportfiler

2 1. Symfoni för vårdgivare 1.1. Förhandsbedömning Om förhandsbedömningsprocessen Registrering av förhandsbedömning Sök och visa förhandsbedömning Komplettering, tillägg, makulera, ändra kategori mm Sök fribelopp 1.2. Uppsökande verksamhet Om uppsökande verksamhet Aktivitetslistan Registrera EPI-rapport eller avvikelse manuellt Registrera EPI-rapport eller avvikelse via fil Fakturering av munhälsobedömning Manuell fakturering av utbildning Sök EPI-rapporter och avvikelser Sök EPI-rapportfiler Sök patientinformation Sök boendeenhet (Uppsökande verksamhet) Uppdatera patientinformation (NLL) Sök utbildning 1.3. Fakturering - Vårdgivare Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård Manuell fakturering av förhandsbedömd vård Fakturering och kreditering via fil Sök fakturor och räkningar Manuell kreditering 1.4 Barn- och ungdomstandvård Lista nytt barn Visa listade barn Visa listningshändelser Registrera vårdrapport manuellt Registrera vårdrapport via filinläsning Ej inskickad vårdrapport Sök och visa fakturor för barn & ungdom Sök akutfakturaadress Sök vårdrapportfiler 2

3 1.1. Förhandsbedömning Om förhandsbedömningsprocessen Registrering av förhandsbedömning Sök och visa förhandsbedömning Komplettering, tillägg, makulera, ändra kategori mm Sök fribelopp 3

4 Om förhandsbedömningsprocessen Regelverket kring landstingsfinansierad tandvård stipulerar att vård av viss omfattning och innehåll måste förhandsbedömas av landstingets bedömningstandläkare. Sedan ett antal år finns IT-stödet Symfoni för att hantera denna process. Symfoni har stöd för hela förhandsbedömningsprocessen och ersätter tidigare pappersbaserad process. Basflödet för en förhandsbedömning ser ut som följer: Figurtext: Huvudflödet för en förhandsbedömning. TVE = Tandvårdsenheten. I Region Norrbotten kallas denna enhet TVG 4

5 Registrering av förhandsbedömning Registrera förhandsbedömning 1. För att registrera en förhandsbedömning, klicka på menyrubriken Tandvårdsstöd och välj Begär förhandsbedömning i den meny som visas. Exempel: 2. I nästa fönster som visas, skall patientens personnummer anges. Förklaring till webbsidornas olika generella delar, se ovan: a. Längst upp i högra hörnet visas med grön text ditt användarnamn, samt vilken vårdenhet (klinik) du är inloggad på. Om Du har tillgång till flera kliniker, kan du välja den klinik du vill arbeta med under menyrubriken Välj klinik. b. Ni är här: Här visas hur Du navigerat fram till aktuell webbsida, och den webbsida du för 5

6 3. tillfället befinner dig på c. Nästa steg Registreringen av en förhandsbedömning är indelad i 4 steg. När man är klar med aktuellt steg klickar man på knappen Nästa steg för att komma vidare. Till höger om sidrubriken Begär förhandsbedömning visas vilket steg Du befinner dig på, i exemplet ovan är det steget Patientinformation Ange patientens personnummer och klicka sedan på knappen Hämta patient. Systemet hämtar basinformation om patienten och visar följande (exempel): Om patienten redan har en pågående förhandsbedömning i status Utkast (dvs. ett ärende som ännu inte skickats in till bedömningstandläkare för beslut) så frågar systemet om Du vill fortsätta med tidigare utkast, eller om du vill starta ett nytt ärende: 4. Välj patientkategori som förhandsbedömningen avser i fältet Patientkategori. Om N väljs, visar systemet om patienten har ett intyg avseende Nödvändig tandvård eller inte, på följande sätt: 6

7 7 Om patienten inte hade haft ett giltigt N-intyg, hade systemet visat ett meddelande om detta, och Du kan i så fall inte registrera ett ärende med denna kategori. Systemet kontrollerar också om patienten är folkbokförd i ditt län. Motsvarande gäller för F-patienter. Om fler än ett intyg finns, välj det som skall användas i kolumnen Använd, och klicka på knappen Nästa steg. Följande registreringsbild visas:

8 8 För att Du inte skall tappa bort registrerad information, kommer systemet automatiskt att spara ett

9 utkast var 15:e minut, om du själv skulle glömma bort att göra detta, t ex om du blir avbruten i arbetet. Till vänster om knappan Spara utkast ser du en klocka som räknar ned till nästa spara.tillfälle, Ärendet sparas automatiskt om tt:mm min. Dina Utkast är endast synliga för dig, i funktionen Utkast till förhandsbedömningsärenden under Tandvårdsstöd. Från och med när ett ärende är inskickat för beslut, blir det sökbart för dina kollegor på samma klinik. En kollega på kliniken kan arbeta vidare med ärendet från och med detta skede, om behov skulle uppstå, t ex pga semester eller sjukfrånvaro osv. Vårdansvarig är den tandläkare som är ansvarig för patienten, detta behöver inte vara samma person som registrerar förhandsbedömningen. Den inloggade användarens e-post läggs automatiskt till under e-postadresser. Denna lista kan utökas med fler e-postadresser om så önskas. Alla registrerade adresser kommer då att få mail angående händelser i förhandsbedömningen. Registrera åtgärder och annan ärendeinformation Nu skall du börja registrera den information som behövs för ärendet I fältet Åtgärdskod anger du de åtgärder som skall utföras. Fältet har en automatisk inmatningshjälp, så om du börjar skriva t ex en åtta, så visar systemet direkt alla åtgärdskoder inom vald kategori som börjar med 8. Du kan då snabbt markera den åtgärd du vill använda med piltangenten (nedåt pil) och sedan Enter. Notera att det som regel endast är de åtgärder som måste förhandsbedömas enligt landstingets regelverk som skall anges. När du angivit åtgärdskod, skall du i många fall ange Tand/käke och Antal. Du kan ange flera tänder för samma åtgärd genom att separera dem med kommatecken (11, 12, 13 osv). Då kommer samma åtgärd att läggas upp för flera tänder när du klickar på "+Lägg till åtgärd". Antal är 1 i utgångsläget, men går att ändra. Priset hämtas upp av systemet, så det behöver du inte ange om inte åtgärden är av sådan karaktär att du skall ange en uppskattad kostnad själv, t ex materialkostnad. Det finns även tidsdebiterade åtgärder. För dessa skall du ange uppskattad tidsåtgång i antal minuter. Systemet räknar därefter automatiskt ut total kostnad för åtgärden baserat på rådande prislista i systemet. Klicka därefter på knappen + Lägg till åtgärd. Åtgärden visas därefter i en lista under inmatningsraden, och åtgärdsnumret visas i tandkartan på aktuell tand (åtgärder som gäller för hela bettet visas inte i tandkartan). Vill du ta bort tillagd åtgärd klicka på Ta bort-knappen: 9

10 Om den åtgärd du skall ange redan har utförts och du vill inkludera den i ditt ärende, klickar du i rutan Åtgärden är redan utförd ovanför inmatningsraden för åtgärder. Då öppnas fältet Beh. Datum så att du kan ange vilket datum åtgärden utfördes, därefter anger du åtgärd, Tand/käke, Antal samt en motivering till varför åtgärden redan utförts I VLL:s, Region Norrbottens och Region Uppsalas versioner av systemet finns möjlighet att delegera utförandet av en åtgärd till en annan klinik. En knapp visas med vilken man kan välja en delegatklinik. I VLL och Region Uppsala är det endast specialistkliniker som kan väljas, med det i Region Norrbotten är alla registrerade kliniker som kan väljas. Det är endast delegatkliniken som sedan kan fakturera den delegerade åtgärden Hantering av behandling under narkos: Åtgärder som utförs under narkos kommer att prisjusteras automatiskt av systemet vid den kommande faktureringen, eftersom det då är normaltaxan som skall användas, inte taxan för nödvändig tandvård, som är högre (inte alltid dock). I förhandsbedömningsärendet justeras inte priset, utan det är först vid faktureringen. Ange i tandkartan i raden Föregående tandvård, all relevant information för ärendet i avsedda rutor. Använd vedertagna förkortningar, såsom t ex b för buccalt, d för distalt osv. Varje ruta har plats för 20 tecken. Förklaring och exempel på vedertagna förkortningar finner du om du klickar på frågetecknet intill tandkartans rubriker Överkäke respektive Underkäke, på följande sätt: 10

11 I textrutan Anamnes och status anger du all relevant information om detta som bedömningstandläkaren behöver I textrutan Terapiplan och prognos anger du all relevant information som bedömningstandläkaren behöver avseende planerad behandling När du är klar, klickar du på knappen Nästa steg för att spara och gå vidare. Du kan också (när som helst) klicka på Spara utkast, för att avsluta registreringen och återuppta den senare. Utkasten hittar du i menyvalet Utkast till förhandsbedömningsärenden under rubriken Tandvårdsstöd överst på sidan. 11

12 Bifoga dokument I detta steg kan du (och i vissa fall skall du) bifoga dokument till ärendet. När du klickat på Nästa steg i momentet ovan, öppnas en sida där du skall ange de dokumenttyper och de dokument som du skall bifoga. Innan du gör detta skall du ha sparat dokumenten på din dator eller i nätverket där du kommer åt dem. Bilden ser ut så här: I fältet Dokumenttyp väljer du den typ av dokument sm du skall ladda upp, t ex Röntgenbilder, Foto eller Läkarintyg Klicka därefter på Välj fil (alternativt Bläddra eller Välj fil beroende på webbläsare) och klicka dig fram till dokumentet du vill bifoga. Därefter klickar du på + Lägg till dokument -knappen. Dokumentet laddas nu upp och visas i lista på följande sätt: 12

13 13 Du kan ångra dig genom att klicka på Ta bort-knappen. När du är klar med att lägga till dokumenten, klickar du på Nästa steg. Systemet visar då en total bild över det ärende du registrerat, så att du kan granska det:

14 14 3. Om du vill redigera i ditt ärende, kan du klicka på Föregående steg, göra dina ändringar och

15 sedan klicka dig framåt igen. Om du är nöjd med ditt ärende klickar du på den gröna knappen Skicka in. Systemet visar en bekräftelse på att du skickat in ärendet, samt genererar ett ärendenummer (se illustration nedan). Systemet skapar också en PDF-version av ärendet som du kan spara ned och t ex lägga in i journalsystemet som en bilaga där: 4. För att spara ned en PDF-kopia av ärendet, klicka på ikonen Ladda ned som PDF, och välj att Spara. Du kan också spara ned en PDF-kopia vid senare tillfälle, t ex när ärendet är godkänt. Kanske har det dessförinnan kompletterats efter begäran från landstingets bedömningstandläkare. Ärendet befinner sig nu i status Inskickat, och kan ses av bedömningstandläkare hos landstinget i deras interna applikation. Ärendet är också synligt i Symfoni för vårdgivare, under menyn Tandvårdsstöd, Mina förhandsbedömningar: 15

16 Den bild som visas när du valt Mina förhandsbedömningar ser ut som följer: 5. Du kan klicka på kolumnrubrikerna Ärendenr, Personnr etc för att sortera listan, växelvis fallande och stigande ordning. Menyvalet Mina bedömda ärenden innehåller dina ärenden där beslut har fattats av landstingets bedömningstandläkare. Du kan alltid söka fram ett ärende med funktionen Sök förhandsbedömning. 16

17 Sök och visa förhandsbedömning Sök förhandsbedömning För att söka upp en förhandsbedömning väljer du Sök förhandsbedömning i menyn Tandvårdsstöd, följande bild visas (exempel): Du kan söka på ett eller en kombination av olika sökparametrar: Personnummer; Ärendestatus (t.ex. alla inskickade eller alla som skall kompletteras); Patientkategori; Datumintervall eller Ärendenummer. Du kan också filtrera på Vårdansvarig och/eller Registrerad av genom att välja namn i listorna. Markerar du rutan Åtgärder kvar att fakturera visas alla ärenden som fortfarande inte har fakturerats klart. Här kan du också söka fram dina klinikkollegors ärenden med hjälp av ärendenumret, för ärenden med status Inskickat och senare Om du har behörighet att se information för alla kliniker (vårdenheter som ingår i ditt s.k. paraply t.ex. Folktandvården), så visas även ett fält för att filtrera sökresultatet på enskilda kliniker eller Alla kliniker. Visa förhandsbedömning Här hittar du all information gällande din FHB. Längst ner på sidan finns ett fält för egna noteringar. Denna ruta är alltid öppen, oavsett FHB:s status. Om FHB:s status är inskickad kan du via knappen alternativ återta ärendet och uppdatera det. Detta är möjligt fram tills att tandvårdsenheten på landstinget ändrar status på ärendet till under bedömning. Om FHB:s status är inväntar komplettering kan du via knappen alternativ välja att komplettera ärendet. Detta öppnar upp ärendet för redigering så du kan lägga till/ändra information efter landstingets önskemål. Läs mer om förhandsbedömningssidan och vad du kan göra här Komplettering, tillägg, makulera, ändra kategori mm 17

18 Komplettering, tillägg, makulera, ändra kategori mm När ett ärende skickats in till landstinget för beslut förekommer att bedömningstandläkaren önskar mer information för att kunna besluta i ärendet. Bedömningstandläkaren begär då Komplettering genom systemet. När detta görs kommer ett mail att skickas till den användare som skickat in ärendet, och ärendet kommer att byta status till Avvaktar komplettering. På sidan Mina förhandsbedömningsärenden ser det ut så här: Ett datum har angivits av bedömningstandläkaren som deadline för kompletteringen. Om komplettering inte inkommer i tid kommer ärendet att avskrivas och stoppas för vidare behandling. Notera att bedömningstandläkaren kan återkalla sin begäran om komplettering, innan kompletteringen är utförd av dig. Då återgår ärendet till status Under bedömning. 1. För att komplettera ärendet, klicka på Ärendenr för att öppna ärendet. En information om vad som skall kompletteras visas med rödmarkering: 2. För att komplettera ärendet, klicka på Alternativ och välj Komplettera ärende, längst ned på ärendesidan: 18

19 3. Komplettera ärendet på motsvarande sätt som när du registrerade det, dvs utför ändringarna och klicka på Nästa steg för att komma vidare. Skicka sedan in ärendet på vanligt sätt. Ärendet har nu fått en ny status -Inkommen komplettering- som visas på ärendesidan: 4. När ärendet godkänts i sin helhet eller med begränsningar (dvs endast vissa av föreslagna åtgärder har godkänts av bedömningstandläkaren), är ärendet tillgängligt under valet Mina bedömda ärenden i menyn Tandvårdsstöd överst på webbsidan. Ärendet är nu låst för vidare bearbetning. Förklaring till ärendebildens nedre del: 19

20 Sektionerna Fakturerade åtgärder, Anamnes och Status, Terapiplan osv är expanderbara. Genom att klicka på ikonen till vänster om sektionens rubrik öppnas sektionen så att informationen blir synlig. Sektionen Fakturerade åtgärder kommer att visa vilka åtgärder som fakturerats på ärendet. Historiksektionen visar alla händelser i ärendet med tidpunkt, statusändring och vem som utfört den. Tilläggsåtgärder I vissa landsting kan man som vårdgivare i undantagsfall göra tillägg till ett bedömt, godkänt förhandsbedömningsärende. För att göra en sådan ansökan, klicka på knappen Alternativ, och välj att S kapa tillägg. Du registrerar en tilläggsåtgärd på samma sätt som en ordinarie åtgärd, men du måste motivera tillägget i ett textfält. Ärenden kommer att få status Tilläggsärende, och måste godkännas på nytt av landstingets bedömningstandläkare. När tilläggsärendet godkänts, skapar systemet en ny version av ärendet. Den gamla versionen sparas som referens. Makulera ett förhandsbedömningsärende I Region Uppsala kan en vårdgivare makulera ett förhandsbedömningsärende förutsatt att ingen åtgärd i ärendet ännu har fakturerats. Makuleringen är oåterkallelig, dvs om man ångrar sig senare måste man registrera ett nytt ärende. Ärendet raderas inte i systemet utan blir låst och får status Makulerat. För att 20

21 makulera ett ärende, välj "Makulera" i menyn längst ned på ärendesidan. Systemet kommer att visa en varning så att du kan bekräfta makuleringen. Ändra S-kategori för ett förhandsbedömningsärende I Region Uppsala kan en vårdgivare efter att ärendet skickats in (men ej börjat handläggas av TVE) respektive vid komplettering av ett ärende ändra S-kategori för patienten/ärendet om det blivit fel. För att återta ärendet i syfte att t ex ändra S-kategori innan ärendet börjat handläggas, klicka på menyvalet "Återta som utkast" i menyn längst ned på Förhandsbedömningssidan. Expandera sedan sektionen "Patientinformation" i ärendet genom att klicka på denna (blåfärgade) rubrik. Klicka på knappen "Ändra" intill Patientkategorin (se bild nedan) och välj kategori i listan som visas.klicka sedan på "Spara". för att spara den nya kategorin. I förekommande fall visar systemet att åtgärd/åtgärder kommer att tas bort då de inte är tillåtna för kategorin. Ansöka om förlängd giltighetstid I Region Uppsala kan du som vårdgivare ansöka om att förlänga ärendets giltighetstid. Detta gör du genom att expandera sektionen Giltighetstid på ärendesidan. Klicka på den blå rubriken "Giltighetstid" för att visa sektionen. Ange ett nytt giltighetsdatum och motivera din ansökan i textfältet Motivering. Klicka sedan på knappen Ansök. Om nytt datum godkänns kommer det att visas i sektionen Giltighetstid Du kan ansöka om förlängd giltighetstid en gång per ärende 21

22 22

23 1.1.4 Sök fribelopp Med denna funktion kan du ta reda på om det finns beloppsutrymme kvar så att utförd vård på en patient kan faktureras utan godkänd förhandsbedömning. Systemet kollar vad som sammanlagt fakturerats 12 månader bakåt från dagens datum. 23

24 1.2. Uppsökande verksamhet Om uppsökande verksamhet Aktivitetslistan Registrera EPI-rapport eller avvikelse manuellt Registrera EPI-rapport eller avvikelse via fil Fakturering av munhälsobedömning Manuell fakturering av utbildning Sök EPI-rapporter och avvikelser Sök EPI-rapportfiler Sök patientinformation Sök boendeenhet (Uppsökande verksamhet) Uppdatera patientinformation (NLL) Sök utbildning Om uppsökande verksamhet Basflödet för en Uppsökande verksamhet ser ut som följer (skuggade rutor indikerar att aktiviteten sker i IT-stödet Symfoni, övriga rutor att aktiviteten sker utanför Symfoni): 24

25 Fig. 1. Huvudflödet för en Uppsökande verksamhet. TVE=Tandvårdsenheten på landstinget, MHB= Munhälsobedömning Utfärdarna registrerar löpande nya tandvårdsintyg avseende nödvändig tandvård till berättigade personer, inklusive på vilket boende de vistas och om det tackat ja eller nej till erbjudande om munhälsobedömning (MHB). Denna information uppdaterar Aktivitetslistan i Symfoni för vårdgivare, och denna lista utgör därmed ett löpande uppdaterat planeringsunderlag för vårdgivaren. Vårdgivaren utför munhälsobedömningar och registrerar EPI eller avvikelse (om munhälsobedömning inte kan utföras). Detta kan göras manuellt i Symfoni, eller genom filinläsning förutsatt att vårdgivarens IT-stöd kan generera en fil enligt fastställd specifikation. Slutligen fakturerar vårdgivaren Munhälsobedömningarna respektive de fakturerbara avvikelserna samt ev. genomförd utbildning i Symfoni. Inga pappersfakturor behöver skickas in till landstinget. I en Granskningslista som löpande uppdateras kan landstinget följa om patienter inte fått munhälsobedömning i tid, och om det rapporterats in avvikelser från utförare. 25

26 Om uppsökande verksamhet Basflödet för en Uppsökande verksamhet ser ut som följer (skuggade rutor indikerar att aktiviteten sker i IT-stödet Symfoni, övriga rutor att aktiviteten sker utanför Symfoni): Figurtext: Huvudflödet för en Uppsökande verksamhet. TVE=Tandvårdsenheten. MHB=Munhälsobedömning. Utfärdarna i kommunerna skall löpande registrera nya tandvårdsintyg avseende nödvändig tandvård till berättigade personer, inklusive anger på vilket boende de vistas och om det tackat ja eller nej till erbjudande om munhälsobedömning (MHB). Det är mycket viktigt att alla placeringar av patienter på boenden helat tiden är uppdateradem dvs ändringar görs snarast efter att en boende/brukare har bytt boendeenhet. Denna information uppdaterar Aktivitetslistan i Symfoni för vårdgivare, och denna lista utgör därmed ett löpande uppdaterat planeringsunderlag för vårdgivaren. Vårdgivaren utför munhälsobedömningar och registrerar EPI eller avvikelse (om munhälsobedömning inte kan utföras). Detta kan göras manuellt i Symfoni, eller genom filinläsning förutsatt att vårdgivarens IT-stöd kan generera en fil enligt landstingets specifikation. Slutligen fakturerar vårdgivaren Munhälsobedömningarna respektive de eventuellt fakturerbara avvikelserna och genomförd utbildning av omsorgspersonal i Symfoni. Inga pappersfakturor behöver skickas in till landstinget. I en Granskningslista som löpande uppdateras kan landstinget följa om patienter inte fått munhälsobedömning i tid (om tidsgräns finns uppsatt för detta), och om det rapporterats in avvikelser från utförare. 26

27 Aktivitetslistan Aktivitetslistan visar information om vilka munhälsobedömningar som skall göras, den utgör alltså ett planeringsunderlag för den uppsökande verksamheten. På listan visas alla patienter som har ett giltigt tandvårdsintyg och som tackat Ja till munhälsobedömning. För att ta fram Aktivitetslistan, gör följande: 1. På Startsidan, välj funktionen Aktivitetslista under menyn Tandvårdsstöd: 2. Följande bild visas, men där en automatisk sökning görs direkt (inga sökresultat visas i exemplet nedan): Du kan filtrera listan (söka) på patientens personnummer, ett specifikt Anbudsområde för vilket din organisation har avtal om Uppsökande verksamhet, en specifik boendeenhet, Bedöm senast dvs ett datum som är det senaste som munhälsobedömningen skall vara genomförd (finns ej hos alla landsting), samt om filtrering på om Avvikelserapport-patienter skall vara med i sökresultatet eller inte. Avvikelse skall rapporteras i de fall där en planerad munhälsobedömning inte kan utföras, t ex pga att patienten var på sjukhus vid tillfället, eller andra hinder uppstod. Aktivitetslistan fungerar lite olika hos olika landsting beoende på vilka rutiner man har. Hos NLL frågar man årligen alltid varje patient om de vill ha MHB eller ej i år, oavsett om de svarade ja eller nej föregående år. Så är det inte hos VLL, SLL eller Region Uppsala. Därmed populeras aktivitetslistan lite olika i 27

28 olika landsting vid årets början. En patient måste ha ett Ja på MHB-frågan registrerat för året för att visas på aktivitetslistan för vårdgivaren. Vidare visas ikoner för Munvårdskort (MVK) respektive Sjuksköterskerapport (SSK) i Region Uppsalas version. Genom att klicka på ikonen kan man fylla i ett pdf-formulär, samt spara och skriva ut det. Notera att de ifyllda formulären inte sparas i systemet, så att de kan skrivas ut igen senare. 3. Du kan exportera sökresultatet till Excel och därmed spara ned det till din dator för vidare bearbetning. Klicka på pilen till höger om ordet Sök på sökknappen, och välj Sök och exportera till Excel. 28

29 Registrera EPI-rapport eller avvikelse manuellt Registrera EPI-rapport För att manuellt registrera en EPI-rapport, välj funktionen Registrera EPI-rapport i menyn Tandvårdsstöd längst upp på sidan, i den grå listen. Ange patientens personnummer i fältet Personnummer, och klicka på knappen Hämta patient Följande visas: Ange det datum då munhälsobedömningen utfördes i fältet Utfört datum Ange vem som utförde munhälsobedömningen, dvs förnamn och efternamn i fältet Utfört av Välj endera av titlarna Leg. Tandläkare eller Leg. Tandhygienist i fältet Titel Ange telefonnummer till utföraren i fältet Telefon Kontrollera att den angivna boendeenheten för patienten är korrekt. Om så inte är fallet måste patienten placeras om på rätt boende. Kontakta kommunens personal för detta. Klicka på knappen +Rapportera EPI-rapport. Ett antal registreringsfält visas som skiljer sig lite mellan olika landsting, exempel: 29

30 30 9. Fyll i samtliga fält, och klicka på knappen Skicka in nere till höger på sidan. Systemet gör nu vissa kontroller, t. ex att det fanns ett giltigt avtal om Uppsökande verksamhet för det anbudsområde som boendet tillhör vid datumet för munhälsobedömningen, och att alla parametrar angivits i EPI-rapporten. Om allt går bra, visar sedan systemet den ifyllda EPI-rapporten,

31 som nu fått ett nummer. Detta nummer syns längst upp i EPI-rapporten: Registrera avvikelse Avvikelse skall rapporteras när en planerad munhälsobedömning inte gått att genomföra av olika skäl. Det kan bero på att patienten inte fanns på plats på boendet den aktuella dagen, eller inte var hemma om det rörde sig om Egen bostad. Det finns två typer av avvikelserapporter, fakturerbar resp. ej fakturerbar, beroende på landsting. Vilka avvikelser som är fakturerbara skiljer sig mellan landstingenom man rapporterat in en fakturerbar avvikelse kommer denna att visas tillsammans med genomförda munhälsobedömningari faktureringsfunktionen (beskrivs längre fram i detta dokument). Systemet håller reda på detta och visar rätt pris vid faktureringen. 1. För att registrera en avvikelse, följ samma steg 1-7 som i fallet Registrera EPI-rapport ovan, men klicka därefter på knappen Registrera avvikelserapport istället. Följande sida visas: 31

32 2. 3. Markera Avvikelseorsak genom att klicka ett alternativ, och komplettera eventuellt med text i fältet Anteckningar. Om patientens vistelse är oklar, markerar du Patienten ej på plats och vistelse okänd. Sätt som oplacerad. I detta fall kommer patienten att visas på landstingets granskningslista, och en utredning kommer att ske i samverkan med berörd kommun. Landstinget eller kommunen placerar därefter patienten på rätt boende. Klicka på Skicka in när du är klar. Systemet visar den inskickade avvikelserapporten, som nu fått ett nummer: 32

33 33

34 Registrera EPI-rapport eller avvikelse via fil Du kan -om ditt journalsystem (eller annat system) har funktionen att exportera en EPI-rapportfil enligt landstingets specifikation- läsa in en fil med många rapporter istället för satt registrera dem en och en i Symfoni. Gör då på följande sätt för att registrera EPI-rapporter via fil: 1. Välj funktionen Registrera EPI-rapporter via fil, i menyn Tandvårdsstöd: Följande sida visas, där du skall ladda upp filen: 2. Klicka på knappen Choose file (det kan stå Välj fil eller Bläddra beroende på webbläsare och systemspråk) och bläddra fram till den fil du vill läsa in, samt markera den och klicka på Open/Öppna 3. Filens namn visas till höger om knappen: 34

35 35 4. Du kan sedan välja mellan två alternativ, Skicka in för validering endast eller Skicka in. Om du väljer det förra, kommer systemet att kontrollera (validera) filens innehåll, och returnera en eller två filer som du sedan kan titta på. Den ena filen innehåller alla EPI-rapporter som är korrekta och har passerat kontrollerna, den ev. andra filen innehåller alla EPI-rapporter där fel upptäckts. Fel kan vara att data fattas, att fel patienter finns med (t ex patienter som tackat Nej till munhälsobedömning osv). Om du öppnar filen kan du se de olika felmeddelandena så att de kan undersökas och rättas till innan en ny filuppladdning sker. Väljer du alternativet Skicka in kommer systemet att läsa in alla korrekta EPI-rapporter och spara dem som inskickade, men fortfarande kommer ev en felfil returneras med de felaktiga EPI-rapporterna.

36 Fakturering av munhälsobedömning En gång per månad kan Din vårdgivarorganisation fakturera utförda och inrapporterade (EPI-rapporter) munhälsobedömningar och i förekommande fall (vissa landsting/regioner) fakturerbara avvikelser. För vissa landsting/regioner sker denna fakturering automatiskt varje månad (f n Region Uppsala) på ett förutbestämt datum. I övriga fall sker faktureringen manuellt enligt nedan. 1. För att fakturera manuellt, välj funktion Fakturera MHB i menyn Tandvårdsstöd: Följande sida visas, med en informationstext markerad med blå färg: 36

37 2. Systemet samlar ihop alla genomförda munhälsobedömningar och fakturerbara avvikelserapporter som utförts sedan förra faktureringen, och visar dessa i en lista För att fakturera, ange en egen fakturareferens i fältet Eget fakturanummer, och klicka sedan på knappen Skicka in faktura. Följande fakturabild visas: Fakturan har fått ett av systemet genererat fakturanummer. En faktura i Symfoni består generellt alltid av en eller flera ingående Räkningar. Därför skapas även räkning, med ett räkningsnummer. Fakturan/räkningen kan laddas ned till din dator eller ditt nätverk som en pdf-fil. Vill du göra detta, klicka på den blå knappen Ladda ner som PDF uppe till höger. 3. Fakturan kommer nu att granskas och godkännas av landstinget och därefter sker utbetalning. 37

38 Manuell fakturering av utbildning Genomförda utbildningar enligt avtalet för Uppsökande verksamhet skall faktureras genom Symfoni. Gör på följande sätt: 1. Välj funktionen Fakturera utbildning i menyn Tandvårdsstöd: Följande registreringsbild visas, med en påminnelse om att detta endast kan göras en gång per månad, enligt avtal: 2. Ange er egen fakturareferens/fakturanummer i fältet Eget fakturanummer, och klicka sedan på knappen + Lägg till utbildningstillfälle. Eget fakturanummer får inte innehålla mellanslag. Detta nummer avser samlingsfakturan, som kan innehålla flera räkningar, en per utbildningstillfälle. Följande registreringsbild visas när du klickat på + Lägg till utbildningstillfälle : (Gällande Region Uppsala så ser registreringsbilden lite annorlunda ut, då man här kan registrera flera boendeenheter med resp deltagare i samma räkning. Principen i övrigt är 38

39 densamma.) En egen referens för räkningen (som avser ett utbildningstillfälle). Får inte innehålla mellanslag. Ange datum för den genomförda utbildningen i fältet Utbildningsdatum Ange det anbudsområde som är aktuellt, samt därefter vilket boende som är aktuellt genom att välja i listan (klicka på lilla svarta pilen). Ange antal personer som deltagit i utbildningen. För olika landsting finns det olika begränsningar för hur många personer man kan ange. (För Region Uppsala kan man här välja ett annat boende med deltagare i det valda anbudsområdet och lägga till en ny rad med deltagare i samma räkning) Du måste bifoga en fil med en deltagarlista, för att verifiera att utbildningen ägt rum. Denna kommer att kontrolleras av landstinget. Ladda upp filen genom att klicka på Choose file (kan heta något annat beroende på webbläsare och systemspråk) och därefter klicka på aktuellt dokument. Sedan klickar du på +Lägg till dokument. Registreringen skiljer sig lite mellan olika landsting, eftersom man har olika modeller för fakturering av utbildning. Exempelvis skall man hos VLL ange vilken av två olika utbildningstyper det rör sig om. NLL har bara en utbildningstyp. 9. När du registrerat klart, ser det ut så här: 39

40 Du kan spara denna räkning genom att klicka på Spara räkning, och därefter registrera fler räkningar inom samma faktura, för att sedan skicka in flera räkningar/utbildningstillfällen samtidigt. När du sparat räkningen visas denna bild: 40

41 I detta läge kan du redigera och spara om räkningen genom att klicka på knappen Visa/Redigera (blå), eller ta bort räkningen genom att klicka på knappen Ta bort (röd). Ange Eget fakturanummer, dvs som gäller samlingsfakturan (kan innehålla en eller flera räkningar) När du är klar, klicka på den gröna knappen Skicka in faktura, för att skicka den till landstinget. Systemet utför ett antal kontroller, och visar eventuella felmeddelanden som du kan rätta till genom att klicka på knappen Visa/redigera. I exempelräkningen ovan kommer systemet att visa ett felmeddelande beroende på att räkningsreferensen innehåller ett mellanslag ( Utb 123 ). Om allt går bra visas fakturabilden: 12. Fakturan kan laddas ned som PDF-fil, och är nu sökbar i funktionen Sök faktura 41

42 Sök EPI-rapporter och avvikelser 1. Välj funktionen Sök EPI-rapporter i menyn Tandvårdsstöd: Följande sökbild visas: 42

43 Du kan söka på personnummer, EPI-nr/Avvikelsenummer, filtrera på fakturerade/ej fakturerade/alla, filtrera på typerna EPI-rapport eller Avvikelse, ett specifikt anbudsområde enligt di organisations avtal, samt boendeenhet. Man kan även filtrera ut alla ej fakturerbara avvikelser samt EPI-rapporter. Om du har behörighet att se information för hela din paraply-organisation (t ex Folktandvården) dvs för alla ingående vårdenheter/kliniker, så finns ett extra filter Klinik där du kan välja att filtrera på enskild vårdenhet eller att se EPI-nr för alla vårdenheter. 43

44 Sök EPI-rapportfiler 1. Om ditt journalsystem har en exportfunktion för EPI-rapporter som följer landstingets specifikation, kan du importera EPI-rapporter via filinläsning. Välj funktionen Sök EPI-rapportfiler i menyn Tandvårdsstöd: Systemet visar följande bild: Alla inlästa filer visas, och de kan ha antingen status Godkänd (validering av filen har gått bra) eller Inskickad, vilket betyder att filen skickats in efter att den godkänts. Antal godkända eller felaktiga EPI-rapporter som ingår i filen visas till höger i tabellen. 44

45 Sök patientinformation På denna sida kan du fylla i en patients personnummer och se patientens intyg/f-kort. Förutsättningen för att du ska få en träff när du söker på denna sida är att patienten bor inom ett område som täcks av ditt avtal, dvs att du som vårdgivarlklinik har en patientrelation i systemet till personen. Om patienten inte gör det kommer du få en text som säger "In ga intyg kunde hittas. Detta kan även bero på att ni inte har rätt att se patientens intyg" 45

46 Sök boendeenhet (Uppsökande verksamhet) I menyn Tandvårdsstöd, välj Sök boendeenhet. Systemet visar då en söksida för boendeenheter. Du kan ange boendenamn, boendekod, boendetyp och anbudsområde och sedan söka. Genom att trycka på nedåtpilen i knappen Sök kan du exportera listan till Excel. Knappen Återställ rensar sökresultatet och de parametrar som du angivit. 46

47 Uppdatera patientinformation (NLL) För vårdgivare I NLL:s version av systemet kan man som vårdgivare med vårdtypen "Uppsökande verksamhet" uppdatera viss patientinformation, nämligen att ändra MHB-svar. För att göra detta: Välj funktionen "Uppdatera patientinformation" i menyn "Tandvårdsstöd". Sök fram patienten med hjälp av personnumret, och ändra svaret (Ja/Nej). Ändrar du till "Ja" för året, kommer patienten att visas på Aktivitetslistan för den vårdgivare som ansvarar för den uppsökande verksamhet för det boende där patienten vistas. Ändrar du till "Nej" för året, kommer patienten inte att visas där. Klicka sedan på "Spara". För kommunanvändare Funktionen för att uppdatera patientinformation hittar du i menyvalet Uppdatera patientinformation. Funktionen används för att uppdatera information om en patient/brukare som redan har N-intyg. Du kan inte uppdatera patientkategori med denna funktion. Vill du göra det måste du makulera intyget och utfärda ett nytt, se funktion Skapa nytt, ändra eller skapa kopia på tandvårdsintyg (N-intyg) En sida visas där du skall ange patientens/brukarens personnummer, och därefter klicka på knappen Hämta patient. Följande sida visas därefter: 47

48 Därefter kan man administrera patientinformation genom att lägga till ytterligare uppgifter samt redigera befintlig information. Det går bl.a. att ändra svar på frågan om munhälsobedömning ändra boendeenhet, lägga till kontaktpersoner, göra en omplacering av patienten genom att välja en ny boendeenhet och fylla i ett giltigt placeringsdatum. Om detta görs så registreras omplaceringen i systemet när man klickar skicka in. Omplaceringsdatumet får inte ligga i framtiden och får inte heller vara längre tillbaka i tiden är datumet för senaste omplaceringen. Detta betyder att om patient A omplacerades den 31:a dec 2014 så kan det nya omplaceringsdatumet vara tidigast 1:a jan När du är klar, klicka på knappen "Spara uppgifterna". 48

49 Sök utbildning Här kan du söka fram tidigare fakturerade utbildningar. Du kan söka på fakturanummer (som skapats av TVS när fakturan registrerades), din kliniks eget fakturanummer (som du registrerade), fakturastatus etc. Du kan se alla fakturor inom ditt paraply (t ex Folktandvården i ditt län) och filtrera på ett enskilt Anbudsområde och Boendeenhet om du vill. 49

50 1.3. Fakturering - Vårdgivare Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård Manuell fakturering av förhandsbedömd vård Fakturering och kreditering via fil Sök fakturor och räkningar Manuell kreditering 50

51 Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård 1. För att registrera en faktura för bastandvård, välj Fakturera vård under menyrubriken Tandvårdsstöd: Ett fönster öppnas där du skall börja registrera fakturainformationen 2. Börja med att ange en egen fakturareferens, t ex den referens som skapas av ert journalsystem eller faktureringssystem. Detta måste vara unikt per fakturerad klinik och används som referens vid utbetalning: Klicka därefter på knappen + Lägg till räkning (ej förhandsbedömd vård). Du kan registrera flera räkningar på en faktura. En räkning avser en patient. När du klickat på knappen öppnas nästa sida, där du skall ange vilken patient som räkningen avser. 51

52 3. Ange personnummer för patienten, en egen referens för räkningen, samt välj patientkategori. (Egen referens för räkningen är en unik identifierare per räkning i en faktura) 4. När du valt patientkategori öppnas resten av sidan upp så att du kan registrera din räkning. Följande registreringsbild visas: 52

53 Frikort: Om det finns frikort registrerat på patienten i systemet, markerar du det frikort som skall åberopas i kolumnen Använd. Om patienten inte har ett giltigt frikort i Symfoni men visat upp ett sådant vid behandlingen, skall du registrera in frikortet med frikortsnummer och giltighetstider. Klicka sedan på knappen +Lägg till frikort. Observera att om patienten har giltigt frikort på behandlingsdagen, skall EJ patientavgift registreras, och vice versa. Detta kontrolleras av systemet när du sparar räkningen senare. Tandvårdsintyg: Om räkningen avser en patient som har N-intyg eller F-kort, så visas dessa här. Det kan finnas intyg eller kort med olika giltighetstider, och det är viktigt att intyget eller kortet 53

54 5. var giltigt på dagen för behandlingen. Systemet har kontroll på om ett N-intyg eller F-kort var giltigt på behandlingsdagen. Därför räcker det att du markerar det intyg eller kort som bäst motsvarar den behandlingsperiod som räkningen avser. Åtgärder: Här registrerar du behandlingsdatum och åtgärder för räkningen, se nedan. Ange åtgärder som skall ingå i räkningen genom att först ange behandlingsdatum för åtgärden, därefter åtgärden. Systemet har inmatningshjälp för åtgärder, så när du anger t ex 1, visar systemet en lista med alla åtgärder som börjar på 1. Snabb välj den åtgärd du vill ange med piltangenten Nedåt och sedan klicka eller tryck Enter. Systemet hämtar automatiskt priset. För vissa åtgärder skall du ange specifik tand eller käke, medan detta kan uteslutas för generella åtgärder som gäller hela bettet. Om du missar detta visar systemet ett meddelande direkt så att du kan rätta. När du angivit datum, åtgärd antal och ev. tand/käke, klickar du på + Lägg till åtgärd för att inkludera åtgärden i räkningen: 6. Du kan bifoga dokument i räkningen, genom att ange dokumenttyp, ladda upp dokumentet och sedan klicka på +Lägg till dokument 7. 54

55 7. När du är klar, klicka på Spara räkning. Systemet gör ett antal kontroller, t ex för en N-patient, att patienten hade ett giltigt tandvårdsintyg på behandlingsdagen. Felmeddelanden visas i rött upptill på sidan, exempel: Gör eventuella korrigeringar och klicka på Spara räkning igen. Systemet sparar räkningen och återvänder till startsidan för fakturaregistreringen: Nu kan du skapa ytterligare räkningar på samma faktura (samlingsfaktura) genom att klicka på endera av knapparna + Lägg till räkning (förhandsbedömd vård) och + Lägg till räkning (ej förhandsbedömd vård), se nästa avsnitt i manualen. 55

56 56 För att fakturera förhandsbedömd vård, välj funktionen Fakturera vård i menyn Tandvårdsstöd. I exemplet nedan fortsätter vi med den faktura som användes ovan för Ej förhandsbedömd vård.

57 Manuell fakturering av förhandsbedömd vård För att fakturera förhandsbedömd vård, välj funktionen Fakturera vård i menyn Tandvårdsstöd. I exemplet nedan fortsätter vi med den faktura som användes ovan för Ej förhandsbedömd vård. 1. Skapa en räkning för förhandsbedömd vård genom att klicka på knappen + Lägg till räkning (förhandsbedömd vård). Följande fönster visas: 2. Ange patientens personnummer, en egen räkningsreferens i fältet Egen referens samt välj den förhandsbedömning med godkända åtgärder som skall faktureras. Du kan delfakturera en förhandsbedömning, dvs vård som avser samma förhandsbedömning kan faktureras på olika räkningar vid olika tillfällen. När du valt förhandsbedömningsärende öppnas registreringsbilden för räkningen, på följande sätt: 57

58 58 3. Nu skall du ange vad som skall faktureras. Kontrollera först om systemet visar frikortsinformation eller inte. Om det finns frikort registrerat på patienten i systemet, markerar du det frikort som skall åberopas i kolumnen: Använd. Om patienten inte har ett giltigt frikort i Symfoni men visat upp det vid behandlingen, skall du registrera in frikortet med frikortsnummer och giltighetstider. Klicka sedan på knappen + Lägg till frikort. Observera att om patienten har frikort på behandlingsdagen, skall EJ patientavgift registreras, och vice versa. Detta kontrolleras av systemet när du sparar räkningen senare. Sättet att ange åtgärder som skall faktureras skiljer sig något i olika versioner av systemet. I de flesta landsting/regioner anger du åtgärd genom att välja bland fakturerbara åtgärder i fältet Välj åtgärd att fakturera. I något landsting/region klickar man i

59 kryssruta för den/de åtgärder som skall faktureras. Fyll därefter i behandlingsdatum och i förekommande fall Antal/min. Priset hämtas upp/räknas ut av systemet. Klicka därefter på knappen +Lägg till åtgärd för att inkludera åtgärden i räkningen. När du gjort detta läggs räkningsposten till i listan under inmatningsraderna: Du kan om det är nödvändigt ange en annan åtgärd att fakturera än de som är godkända i ärendet. Detta gör du genom att under Välj åtgärd att fakturera väljer alternativet Annan åtgärd. De åtgärder som är möjliga att välja här är de som enligt regelverket är tillåtna för aktuell patientkategori. Dessa åtgärder kommer att flaggas för särskild granskning hos landstinget, eftersom de inte på förhand godkänts i förhandsbedömningen. Det kontrolleras också att totalt belopp som faktureras för en förhandsbedömning inte överstiger det godkända beloppet. Viss övertrassering tillåts men det är endast några procent. Om patienten inte hade frikort på behandlingsdagen, skall du ange patientavgift. Detta görs på inmatningsraden under inmatningsraden för åtgärd. Ange behandlingsdatum som patientavgiften avser, välj Patientavgiftskod. Standardpriset för patientavgiften hämtas upp av 59

60 6. 7. systemet. Du kan justera patientavgiftens belopp nedåt, om endast en del av avgiften erlagts av patienten. Klicka därefter på knappen +Lägg till patientavgift. Du kan bifoga dokument i räkningen, genom att ange dokumenttyp, ladda upp dokumentet och sedan klicka på +Lägg till dokument När du är klar, klicka på knappen Spara räkning. Systemet utför nu ett antal kontroller och skulle något visa sig vara fel, visas felmeddelande överst på sidan med röd markering, på följande sätt: 8. Gör eventuella korrigeringar, och spara räkningen igen. Systemet återgår till startsidan för faktureringen, och visar den nya räkningsraden. I exemplet nedan finns en räkning för ej förhandsbedömd vård, och en för förhandsbedömd. Du kan redigera räkningarna innan du skickar in dem, genom att klicka på den blå knappen Redigera. Du kan också ta bort en räkning helt genom att klicka på den röda Ta bort-knappen. Fakturan är nu redo att skickas in: 60

61 Klicka på knappen Skicka in faktura. Systemet sparar fakturan med dess ingående räkningar, skapar Fakturanummer och räkningsnummer, och visar upp följande bild: I exemplet ovan finns alltså två räkningar. Du kan hoppa mellan räkningarna genom att klicka på räkningsnumren till vänster, under rubriken Räkningar. Behandling under narkos: Om det finns en narkosåtgärd i räkningen, så kommer priserna för övriga åtgärder samma behandlingsdag att justeras så att normaltaxa används (dvs inte priset för Nödvändig tandvård). Detta sker när fakturan skickas in Systemet skapar även en PDF-kopia av respektive räkning som kan sparas ned lokalt på din dator Du kan kreditera en inskickad faktura genom att klicka på Kreditera på räkningsbilden. Detta beskrivs längre fram i avsnittet Kreditera en räkning Det finns ett alternativt sätt att manuellt fakturera åtgärder i en förhandsbedömning. Sök fram den förhandsbedömning du vill fakturera med funktionen Sök Förhandsbedömning alternativt Mina bedömda ärenden under menyn SLL Tandvårdsstöd. Klicka på ärendet för att öppna det. Längst ned på ärendesidan finns en knapp, Fakturera: 61

62 Klicka på Faktureraknappen, och du kan ange åtgärder att fakturera på det sätt som beskrivits ovan.

63 Fakturering och kreditering via fil Om du har behörighet, kan du fakturera vård genom manuell inläsning av fil istället för att registrera manuellt för din vårdenhet. Om du har behörighet för din s.k. paraplyorganisation (t ex. Folktandvården) där flera vårdenheter ingår, kan filen innehålla fakturainformation från flera vårdenheter/kliniker. En förutsättning för denna funktion är att ditt journalsystem har en exportfunktion för fakturor som uppfyller landstingets specifikation. Vissa landsting har automatisk inläsning av fakturafiler för Folktandvården, vilket gör att denna manuella filuppladdningsfunktion då inte behöver användas. 1. För att läsa in en fakturafil, välj funktionen Fakturera vård via fil under menyn Tandvårdsstöd: På sidan som visas skall du dels ange den fil med fakturaunderlag som du vill läsa in, dels ange den fil med fakturabilagor som skall läsas in. Sidan ser ut så här: Fakturafilen är en xml-fil som måste uppfylla den specifikation som landstinget lagt fast. I denna fil måste de fakturabilagor (dokument) som åberopas vara namnsatta exakt med samma namn som bilagefilens dokument har. Bilagefilen är en komprimerad ZIP-fil. Bläddra fram till den fil du skall läsa in genom att klicka på Choose file (kan heta något annat beroende på din webbläsare) och klicka på OK, alternativt Öppna. När detta är gjort syns filnamnet till höger om Choose file: 63