ANVÄNDBARA LÄNKAR HUVUDMENY FUNKTIONER

Transkript

1 ANVÄNDBARA LÄNKAR HUVUDMENY FUNKTIONER Förvalt språk i Intraship är engelska, men man kan snabbt byta till svenska i menyn för språk uppe i högra hörnet.

2 Klicka på Create Shipment för att skapa en sändning. 2. Välj avsändare i adressboken eller fyll i fälten. Fälten markerad med asterisk (*) är obligatoriska. Klicka på Next Step. Funktioner Tips Clear fields Rensa alla fält om dessa redan är ifyllda för att söka upp annan sparad adress alternativt fylla i en ny. Lookup address Sök upp och välj en sparad avsändare eller mottagare i adressboken. Save Address Spara eller uppdatera adresser i adressboken. Notifications to Shipper/Receiver Välj att skicka avisering för försändelsen via mail till avsändare/mottagare. 3. Välj mottagare i adressboken eller fyll i fälten. Fälten markerad med asterisk (*) är obligatoriska. Klicka på Next Step. Configure Notifications Här kan du lägga till ytterligare mottagare av e-postavisering för försändelsen samt lägga ytterligare text i aviseringsmeddelandet. Shipper/Receiver flikar Du kan navigera mellan avsändare och mottagare genom att klicka på respektive flikar. De senaste 10 använda adresserna finns tillgängliga och kan väljas direkt från rullistan i avsändarfliken respektive mottagarfliken.

3 4. Fyll i samtliga obligatoriska fält markerad med asterisk (*) med information om försändelsen. Klicka på Next Step. Package Type Välj om sändningen är tullpliktig (Non- Documents) eller icke-tullpliktig (Documents). Detta behöver inte göras för försändelser inom EU - val är då låst på Documents. Declared Value Här anges värdet för försändelsen. Notera att detta fält endast är obligatoriskt att fylla i om sändningen är tullpliktig, det vill säga att Non-Documents har klickats i. Shipment Reference Här fyller du i en intern referens som till exempel ett ordernummer, kostnadsställe eller mottagarens namn. Informationen i detta fält syns sedan på fraktsedeln samt på den faktura som skickas till dig med transportkostnaden. Description Ange innehållet för försändelsen. Package/Piece Details Ange försändelsens vikt och mått. Om du sedan tidigare sparat mallar för olika typer av försändelser finns dessa att välja på i rullistan under Predefined Package. Available Services Välj produkt/tjänst för försändelsen. Additional Options Välj tillvalstjänst om så önskas. Notera att de tillvalstjänster som finns tillgängliga att välja på varierar beroende på vald transporttjänst samt tillgänglighet mellan angivna destinationer. Payment Options Ange om avsändaren eller mottagaren ska betala fraktkostnaden (avsändarens kundnummer är alltid förvalt). Help me decide För många länder utanför EU räknas viss typ av dokumentation och/eller tyngre dokumentation som tullpliktig. Vissa försändelser kan också vara förbjudna eller klassas som försändelser med restriktioner. För att få en uppfattning om vad som gäller i det aktuella mottagarlandet kan du klicka på länken Help me decide vid Package Type. Predefined Package. Om du har flera olika dimensioner på de kollin du skickar regelbundet, kan du välja att spara dessa i programmet. Därmed behöver du inte att vid varje bokning manuellt fylla i vikt och dimension utan kan välja en av de sparade storlekarna, som då ligger i rullistan under Predefined package. För att skapa en ny mall klickar du på den svarta pilen i slutet av kolliraden och välj Manage Package Defaults.

4 Om sändningen är tullpliktig behöver du skapa en tullfaktura genom att klicka på Export Document. Om du skickar icke-tullpliktigt gods eller inom EU kan du hoppa över dessa steg. Det gäller också om du har egen tullfaktura. 6. Fyll i samtliga obligatoriska fält. Välj Commercial Invoice om godset ska säljas direkt till mottagaren eller säljas vidare. I annat fall väljer du Proforma Invoice. 7. Välj rätt typ av export (Export Type). Permanent: vanlig export. Temporary: Temporär export till exempel skicka din försändelse till en mässa. Repair/Return: Om sändningen ska repareras och skickas tillbaka. 8. Välj rätt typ av leveransvillkor (Export Incoterm). EXW: Mottagaren betalar frakt + tull/moms. DAP: Avsändaren betalar frakt. Mottagaren betalar tull/moms. DDP: Avsändaren betalar frakt + tull/moms. 9. Klicka på Add item för att få fram fält för att fylla i information om de artiklar/varor som försändelsen innehåller. 10. Om du vill spara försändelsen och boka den senare, klickar du på Save & Exit. Om du vill boka den redan nu klickar du på Print.

5 11. Klicka först på Print och skriv ut dina fraktdokument i en separat flik. Fyll sedan i samtliga obligatoriska fält och tryck Book Pickup för att boka hämtning. 12. Klicka på OK på konfirmationen av bokningen av upphämtningen som kommer upp. Dina fraktsedlar kommer sedan öppnas som en PDF. Pickup date Välj ett upphämtningsdatum. Ready-by Time Ange från vilken tid din försändelse är finns redo att hämtas. Closing Time Ange fram till vilken tid din försändelse kan hämtas. Special Instructions for DHL Ange specifika instruktioner för DHL-kurir i de fall det behövs. Location of Package(s) Ange plats på upphämtningsadressen där försändelsen finns att hämta upp (exempelvis Receptionen). 1. Select Klicka Pickup på Address Content settings/innehållsinställningar under menyn Sekretess och säkerhet/privacy and security. I de fall en försändelse inte ska hämtas upp från samma adress som är angiven som avsändare i bokningen kan du välja en annan upphämtningsadress som du har sparad i adressboken som avsändare. Set Pickup Defaults Om du alltid har dina försändelser redo för upphämtning mellan samma tider och på samma plats varje gång så kan du spara dessa genom att klicka på Set Pickup Defaults.