Utbildning styrmodell för Gislaveds kommun

Transkript

1 Utbildning styrmodell för Gislaveds kommun Gislaveds kommun 23 mars 2017 Konsult: Sven-Martin Åkesson Åkesson Managementkonsult AB E-post: Tfn:

2 Innehåll Grundläggande principer för styrning och ledning Styrmodell i Gislaveds kommun Roll och ansvarsfördelning Organiseringens betydelse

3 Styrmodellens syfte Systematiskt förändringsarbete Förverkliga den politiska viljan och verksamhetens mål Från ord till handling Säkerställa verksamheternas kvalitet och effektivitet Att verksamheten har bra kvalitet och effektivitet Att medborgarnas behov blir tillgodosedda God ekonomisk hushållning Att de ekonomiska resurserna används effektivt idag och i framtiden Att de ekonomiska resurserna används så att målen uppnås Medborgarfokus Tillit och engagemang Långsiktighet och helhetssyn

4 Chefsrollen Ansvarsområden Huvuduppgifter Målgrupp Verksamhetens effektivitet och kvalitet Medarbetare och arbetsmiljö Ekonomi/resurser Chef Löpande ledning och kommunikation Planera verksamheten Utveckla verksamheten Följa upp och kvalitetssäkra verksamheten

5 Styrmodellens olika delar Vision och värdegrund Verksamhetens grunduppdrag Resursfördelningsmodell -investeringar -ekonomistyrningsprincip. Inriktningar, prioriterade mål och uppdrag Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer Ekonomiska ramar Ekonomistyrning Prioriterade frågor i utvecklingsarbetet Målstyrning Kvalitetssäkring av grunduppdraget Kvalitetsstyrning

6 Direkt styrning (detaljstyrning) Indirekt styrning (mål- och resultatstyrning) Sker med detaljmål, aktiviteter, regler, riktlinjer, instruktioner Styrning av verksamhetens aktiviteter och genomförande. Styrning genom vad som skall göras, när och hur. Vi behöver lite av båda! Sker med visioner, strategier, mål, förhållningssätt och dialog Styrning av organisationens mål och resultat. Styrning genom delaktighet, kompetens och ansvarstagande.

7 Vi behöver lite av båda! Vertikal styrning (målnedbrytning) Horisontell styrning (processbaserad) Nulägesanalys Planera mål/strategi Genomföra handlingsplan Följa upp KF Nämnd Förvaltning Avdelning Enhet Grupp Medarbetare Vertikal styrning innebär att övergripande mål och uppdrag bryts ner på alla organisatoriska nivåer. Horisontell styrning innebär att varje organisatorisk nivå själva genomför hela planerings- och uppföljningsarbetet processorienterat baserat på varje nivås uppdrag, förutsättningar och mål.

8 Tillitsdelegationen Tillitsreformen är en prioriterad process för det offentliga Sverige. Regeringen vill med reformen utveckla en tillitsbaserad styrning med fokus på medarbetarnas kunskap. Målet är att proffsen i offentlig sektor ska tillåtas vara proffs. Med detta skapas större nytta och kvalitet för medborgarna. Som ett led i denna process inrättas en delegation som ska arbeta för ökad tillit i styrningen av den offentliga sektorn och välfärdstjänsterna. Ordförande för delegationen blir Laura Hartman.

9 Tillitsdelegationen Delegationens uppdrag blir bland annat att: genomföra projekt som främjar idé- och verksamhetsutveckling som omfattar hela styrkedjan, från den statliga nivån till genomförandet i kommuner och landsting. Projekten ska följas av ett antal forskare. med berörda myndigheter, kommuner och landsting analysera den statliga tillsynens effekter på kommunernas och landstingens verksamhetsutveckling och föreslå hur tillsynen över kommunal verksamhet kan bidra till verksamhetsutveckling. analysera på vilket sätt olika ersättningsmodeller har styrande effekt på kvalitetsutveckling och effektivitet samt lämna förslag på hur ersättningsmodeller kan utformas.

10 Styrmodellens olika delar Vision och värdegrund Verksamhetens grunduppdrag Resursfördelningsmodell -investeringar -ekonomistyrningsprincip. Inriktningar, prioriterade mål och uppdrag Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer Ekonomiska ramar Ekonomistyrning Prioriterade frågor i utvecklingsarbetet Målstyrning Kvalitetssäkring av grunduppdraget Kvalitetsstyrning

11 Styrmodell med helhetsperspektiv

12 Resursfördelning och effektivisering Budget/resursfördelning Utgå ifrån nuvarande grunduppdrag Utgå ifrån föregående års budget Justering för priser, volymer, mm Justering för ändringar i grunduppdraget -bruttoredovisning Effektiviseringar Möjliga ändringar i grunduppdraget (besparingar/nedskärningar utifrån nuvarande kvalitets- eller servicenivå) Möjliga effektiviseringar i verksamheten Högre kvalitet med samma resurser Mindre resurser med samma kvalitet

13 Verksamhetsbeskrivning och nulägesanalys Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsidé och styrande dokument av särskild betydelse Övergripande vision, värdegrund och mål Målgrupper Verksamhetens processtruktur Organisations- och ledningsstruktur Medarbetare Kritiska kvalitetsfaktorer Sorterat i 4 perspektiv Nulägesanalys SWOT-analys i 4 perspektiv Styrkor Svagheter Möjligheter Hot Sammanfattning av föregående års slutsatser från uppföljningen Sammanfattning av viktiga utvecklingsfrågor/behov

14 Vad är egentligen en kritisk kvalitetsfaktor? Kritisk kvalitetsfaktor är en faktor som måste bli uppfylld för att en verksamhet ska ha hög kvalitet. En kritisk kvalitetsfaktor är något vi utifrån verksamhetens grundläggande uppdrag behöver följa upp och ha kontroll över. Kritisk Kvalitetsfaktor Extra viktig Särskilt angelägen Strukturkvalitet Processkvalitet Resultat och effekter

15 Kvalitet i helheten utifrån olika perspektiv Målgruppsperspektivet Kvalitet och effektivitet utifrån målgruppernas perspektiv (de vi är till för). Verksamhetsperspektivet Kvalitet och effektivitet i verksamheten och processerna. Medarbetarperspektivet Kvalitet och effektivitet med avseende på kompetens, medarbetarskap, ledarskap och arbetsmiljö. Ekonomiperspektivet Kvalitet och effektivitet utifrån god ekonomisk hushållning.

16 Exempel på Kritiska Kvalitetsfaktorer - generella Målgruppsperspektivet -goda resultat/prestationer önskad effekt -att målgruppen har inflytande -likabehandling -gott bemötande -rättssäkerhet -trygghet -korta väntetider Medarbetarperspektivet -motiverade medarbetare -kompetenta medarbetare -arbetsglädje -friska medarbetare -medarbetarskap -ledarskap -god arbetsmiljö Verksamhetsperspektivet -rätt ledtider -inga fel -effektiva processer -bra samverkan -ändmålsenliga lokaler/material/verktyg -effektiva system -effektiva metoder Ekonomiperspektivet -rätt kostnader -rätt intäkter -hög kostnadseffektivitet -prognossäkerhet -budgetföljsamhet -god ekonomisk hushållning

17 Från kritisk kvalitetsfaktor till indikator Verksamhetens grunduppdrag Kritiska kvalitetsfaktorer Väljs utifrån grunduppdraget och sorteras i olika perspektiv Definition för kvalitetsfaktorn Beskriver vad som menas med kvalitetsfaktorn Indikatorer för kvalitetsfaktorn Mätmetod Mått som är relevanta för kvalitetsfaktorn Mätmetod som är relevanta för indikatorn Rutin för mätning Årsplanering och rutin för hur mätning ska genomföras

18 Metod för arbetet med kvalitetsindikatorer Arbetet ska resultera i att identifiera/utveckla kritiska kvalitetsfaktorer för att följa upp basverksamhet. Metoden för detta ser ut enligt följande: 1. Genomgång av verksamhetsidé, viktiga måldokument, övriga styrdokument samt viktiga målgrupper. 2. Identifiera de 8-12 mest kritiska kvalitetsfaktorerna för basverksamheten. 3. Utveckla relevanta indikatorer med utgångspunkt från de kritiska framgångsfaktorerna. 4. Utveckla mätmetoder för att löpande mäta indikatorerna.

19 Mall för kvalitetsfaktorer Kritisk kvalitetsfaktor Definition Kvalitetsindikator Simhallen ska vara säker (Verksamhetsperspektivet) Besökarna ska uppleva trygghet (Målgruppsperspektivet) En viktig faktor för god kvalitet utifrån uppdraget Med säkerhet avses -vattenkvalitet -badsäkerhet -säkerhetsutrusning -total upplevelse Besökarens upplevelse av trygghet med avseende på: -vattenkvalitet -badsäkerhet -säkerhetsutrusning -total upplevelse Beskrivning/definition/förklaring av kvalitetsfaktorns betydelse och olika delar. Antal avvikelse vid besiktning och kontroll enligt protokoll sorterat per område Andel besökare som upplever trygghet (4 frågor i ett frågeformulär) Ett mått (obs ej mätmetoden). Inleds med antal, andel eller liknande.

20 Mall för kvalitetsfaktorer Kvalitetsindikator Mätmetod Rutin för mätning Antal avvikelse vid besiktning och kontroll enligt protokoll sorterat per område Andel besökare som upplever trygghet (4 frågor i ett frågeformulär) Överför indikatorn från föregående sida Besiktning och kontroller enligt protokoll Frågeformulär/enkät Metod för genomförande av mätningen. T ex enkät, fokusgrupp, intervju, statistik, stickprov, mm Besiktning och kontroll enligt våra befintliga rutiner. Sammanställning varje månad. Frågeformuläret ska vara tillgängligt via hemsidan, i receptionen och genom samtal med besökare. En gång per år så skickas formuläret till vårt besöksregister. En beskrivning av hur rutinen för att genomföra mätmetoden ska gå till.

21 Metoder för mätning Kvantitativa mätmetoder Kvalitativa mätmetoder Statistik -automatisk -manuell Intervjuer -individuellt -grupp Kvantitativa enkäter Granskning observationer

22 Uppföljning av kvalitetsindikatorer Mätning och analys bör sker löpande under hela året. En indikator kan mätas löpande under hela året och sammanställda vid lämpliga tidpunkter för att göra en analys. Det bör tas fram ett särskilt årshjul för varje verksamhet för att planera när mätning och analys ska ske. Rapportering sker enligt tidplan och anvisningar från kommunstyrelsen. Mätning och analys behöver/bör inte ligga i direkt anslutning till rapporteringen. Mätning Analys Rapportering När som helst Löpande När som helst Löpande Vid beslutade tidpunkter enligt anvisningar

23 Delprocesser i analysprocessen Analys Mätresultat Data Information Studera och jämför Reflektera och tolka Sammanfatta och dra slutsats Slutsats Input Output

24 Mål och resultat (Källa: SKL) Resursplan -det här har vi tillgång till Aktivitetsplan -det här ska vi göra Prestationsmål -prestationer vi ska uppnå Effektmål - effekter vi ska uppnå Resultat Resurser Aktiviteter Prestation Effekt Resursanalys -det här har vi använt Aktivitetsanalys -det här har vi gjort Prestationsanalys -så här gick det Effektanalys -det här har det vi gjort lett till

25 Kvalitet och resultat (Källa: Ekonomistyrningsverket) Struktur Definition Kvalitet i verksamhetens förutsättningar och resurser Exempel Behörig personal, personaltäthet, ekonomiska resurser, materiella resurser Process Resultat Kvalitet i verksamhetens processer och aktiviteter Kvalitet i verksamhetens prestationer och effekter Effektiva processer, genomförandeplaner, nöjda medarbetare, kompetensutv, Kvalitet för brukaren, Inflytande, måluppfyllelse för brukare, resultat på prov/test

26 Önskvärd förflyttning i uppföljningen Från Nyckeltal av kvantitativ karaktär Verksamhetsberättelser (vad vi har gjort) Sammanställning och kommentarer Till Kvantitativa och kvalitativa indikatorer Resultatanalyser (resultat, prestationer och effekter) Analyser och slutsatser

27 Analyser som leder till slutsatser Ställningstagande och bedömning av måluppfyllelsen Hur ser resultatet ut? Hur ser bedömningen av resultatet ut? Motivering av ställningstagandet och bedömningen Hur har vi kommit fram till bedömningen? Vad har orsakat resultatet? Framtid hur ska vi arbeta framöver inom målområdet Aktiviteter, mål, strategier, förhållningssätt Kort respektive lång sikt

28 Exempel på modell för ställningstagande av kvalitet och/eller måluppfyllelse Grad av kvalitet/måluppfyllelse RÖD GUL GRÖN Underkänd Varning Godkänd Kvalitet och/eller måluppfyllelse ligger på en underkänd nivå utifrån krav och/eller mål. Kvalitet och/eller måluppfyllelse minskar men är på en godkänd nivå -ökar men uppnår inte riktigt godkänd nivå Kvalitet och/eller måluppfyllelse ligger på en godkänd nivå utifrån krav och/eller mål.

29 Styrkedjan för planering och uppföljning Kommunfullmäktige Beslut om ramar, mål, uppdrag, indikatorer i juni månad Rapport till KF U1, U2, U3, ÅR Nämnd Beslut om ramar, mål, uppdrag, indikatorer i oktober månad Rapport till nämnd U1, U2, U3, ÅR Verksamhet Fastställa budget, mål, uppdrag, indikatorer i december månad Rapport till förvaltningschefen U1, U2, U3, ÅR Enhet Fastställa budget, mål, uppdrag, indikatorer i december månad Rapport till chefen U1, U2, U3, ÅR

30 Timglaset relationen mellan kommunstyrelsen och kommundirektören VAD, VARFÖR och NÄR Den gyllene zonen Dialog om VAD, VARFÖR, NÄR, VEM och HUR VEM och HUR KF Vision, mål, inriktningar KS uppgift att leda, samordna, uppsikt KSAU KD Kommundirektörens ledningsgrupp Fokusområde Fokusområde Fokusområde Fokusområde Fokusområde

31 Fasta beredningsgrupper

32 Organisation prioriterade fokusområden Med utgångspunkt ifrån KF prioriterade fokusområden/mål definierar Kommundirektörens ledningsgrupp (i rollen som strategisk styrgrupp) uppdrag till olika ansvariga (från KDLG). Varje ansvarig tillsätter en operativ styrgrupp och en samordnare som kan stödja styrgruppen med planering och uppföljning. Ansvarig rapporterar tillbaka till strategisk styrgrupp Operativ styrgrupp arbetar tillsammans med samordnaren fram en plan med strategier och åtgärder för att uppnå ökad måluppfyllelse inom fokusområdet. Operativa styrgruppen tillsätter arbetsgrupper för kommunövergripande utvecklingsinsatser. Samordnaren agerar koordinator, planeringsledare, uppföljare och återkopplar till den operativa styrgruppen.

33 Arbetet inom operativa styrgrupper

34 Rollbeskrivningar inom operativa styrgrupper Roll Strategisk styrgrupp Ansvarig Operativ styrgrupp Samordnare Beskrivning Definiera och avgränsa uppdraget till ansvarig och operativ styrgrupp Fatta beslut utifrån de förslag som arbetats fram från ansvarig och operativ styrgrupp Kvalitetssäkra arbetet utifrån KF fokusområden Säkerställa helhetssyn olika infallsvinklar Bistå med kunskap och idéer till ansvarig och operativ styrgrupp Ta ställning till resursanvändning och finansiering Leda och driva arbetet utifrån uppdraget (sammankallande/ordförande) Arbets- och tidplan för genomförandet Säkerställa helhetssyn inom fokusområdet representerar helheten Ska representera helheten men bidra med olika infallsvinklar och kompetensområden som fokusområdet omfattar. Arbetar på uppdrag av ansvarig Stödjande funktion i arbetet deltar i operativ styrgrupp Koordinera och samordna arbetet på uppdrag av ansvarig Uppgifter som omvärldsbevakning, samla information, dokumentera, analyser, utreda, dokumentera, sammanställningar, m.m.

35 Organisation för fokusområden utifrån KF vision, mål och inriktningar

36 Arbetet med respektive fokusområde Arbetet leds av ansvarig för fokusområdet med stöd av samordnaren Strategisk styrgrupp utser ansvarig för respektive fokusområde (medlem i ledningsgruppen), en operativ styrgrupp och en samordnare som stöd till ansvarig (samordnaren bör finnas inom kommunstyrelsens förvaltning men det är inte nödvändigt). Arbetet sker enligt processen nedan. För att lösa konkreta uppgifter bildas en (eller flera) projekt-/arbetsgrupper med representanter från olika förvaltningar för att säkerställa bredd i delaktighet och kompetens.

37 Rollfördelning Ledande politiker Styr genom att fördela ekonomiska ramar Styr genom att peka ut tydliga fokus-/utvecklingsområden ju färre desto mer styrning Styr genom att följa upp kvalitet och effektivitet Kvalitetssäkring av grunduppdrag samt vision och mål Ledande tjänstemän Arbetar fram detaljbudget utifrån ramfördelning Arbetar fram strategier och åtgärder för ökad kvalitet/effektivitet Utifrån fokus-/utvecklingsomr. Mäter och analysera resultat och kvalitet Både utifrån grunduppdraget samt vision och mål

38 Stödfunktionernas olika roller Ta initiativ, driva och stödja utvecklingsarbetet med utgångspunkt ifrån vision, mål, strategier, mm (utan att ta över ägandet) Stöd i utvecklingsarbetet Driva och samordna Efterfrågestyrt -utifrån behov beställning Kontroll och kvalitetssäkring utifrån mål, uppdrag och beslut. Uppföljning och analys av resultat (som stöd till ansvariga chefer). Kontroll och uppföljning Rådgivning Sakkunnig och expert. Möta efterfrågan och behov av rådgivning. Administration och service Administration och service inom respektive område i syfte att effektivt genomföra administrativa rutiner.

39 Exempel på de olika rollerna Stöd i utvecklingsarbetet Ta initiativ till utveckling utifrån beslut/mål/uppdrag Ta initiativ till samarbete utifrån beslut/mål/uppdrag Leda samordna utvecklingsarbete och projekt på uppdrag av kund. Leda och samordna arbetet med planering och uppföljning. Kvalitetssäkring och kontroll Interna kontroller Granskning / Intern revision Utifrån fattade beslut/mål/uppdrag Råd och specialiststöd Rådgivning till kund Beredning och beslutsunderlag Analys och slutsatser Service och administration Löpande administrativt arbete Förvaltning Drift och service

40 Kontaktuppgifter Sven-Martin Åkesson Åkesson Managementkonsult AB E-post: Mobil: