Strategi Program Plan Policy >> Riktlinjer Regler. Lysekils kommuns. Styrmodell

Transkript

1 Strategi Program Plan Policy >> Riktlinjer Regler Lysekils kommuns Styrmodell

2 2/17 Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: , 48 För revidering ansvarar: För ev. uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Dokumentet gäller för: Dokumentet gäller till och med: Dokumentansvarig: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Alla nämnder och förvaltningar Kommunstyrelsen har rätt att göra revideringar i riktlinjerna under löptiden. Administrativ chef Dnr: LKS

3 3/17 Innehåll Inledning och syfte... 4 Grundläggande tankar kring styrmodellen... 4 Övergripande beskrivning av styrmodellen... 5 A Vision, värdegrund och grunduppdraget...7 B Resursfördelning och ekonomistyrning... 8 C Plan för utveckling av verksamheten... 8 D Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer... 9 E Planerings- och uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen roll Kommunstyrelsens uppgift att leda och samordna Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Organisation för styrmodellsarbetet Intern kontroll Rollfördelning mellan politiker och tjänstemän Dialogen som styrmedel Linjeorganisation, projekt och processer Systemstöd... 16

4 4/17 Inledning och syfte Detta dokument som beskriver styrmodellen för Lysekils kommun har sitt ursprung i ett utvecklingsarbete av kommunens arbete med styrning och ledning (styrmodell) som genomfördes under Styrmodellens övergripande syfte är att tydliggöra en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt för styrning och ledning av kommunen och dess verksamheter. Styrmodellen omfattar därför hela kommunens organisation. Grundläggande tankar kring styrmodellen Styrmodellen för Lysekils kommun bygger på mål- och resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Med utgångpunkt ifrån kommunens övergripande vision och värdegrund samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av medskapande och ansvarstagande. Styrmodellen bygger på ytterligare några grundläggande tankar: Styrmodellen beskriver dels av en struktur och dels ett arbetssätt för planering och uppföljning. Styrmodellen ska utgå ifrån kommunens och verksamheternas uppdrag som finns beskrivet i de styrdokument som är beslutade, såväl statliga som kommunala. Styrmodellen ska kunna hantera alla typer av styrning. Styrning kan ske med t ex lagstiftning, regler, riktlinjer, principer, policies, vision, värderingar, mål, uppdrag, mm. Styrmodellen ska omfatta samtliga delar av styrningen. Det ska inte behöva finnas parallella modeller. Styrmodellen ska omfatta både planering och uppföljning av verksamheten utifrån styrdokumenten. En framgångsfaktor är dock att inte ställa krav på för detaljerad planering och uppföljning av mer operativ karaktär. Dessa ska kunna hanteras inom verksamheten utan krav på att dokumentera inom ramen för styrmodellen.

5 5/17 Övergripande beskrivning av styrmodellen Bilden nedan beskriver kommunens styrmodell. Styrmodellen består av två olika delar: Struktur för styrmodellen (A-D) Arbetsflödet i styrmodellen (E) Styrmodell för Lysekils kommun Analysera förutsättningar E A Lysekils vision och värdegrund Statlig styrning Kommunal styrning Verksamhetens grunduppdrag Följa upp B C D Ekonomistyrning Principer ek.styrning Plan för utveckling av verksamheten Uppdrag Kvalitetssäkring av grunduppdraget Mål-strategiåtgärder Resursfördelning Kvalitetsfaktorer Kvalitetsindikatorer Planera Säkerställa genomförande Styrmodellen tar sin utgångspunkt i Lysekils övergripande vision och värdegrund samt kommunens och verksamheternas uppdrag som finns beskrivet i kommunala och statliga styrdokument. Som en del av arbetet med styrmodellen behöver grunduppdraget definieras och dokumenteras på alla nivåer i kommunens organisation. A. Beskrivningen av grunduppdraget ska omfatta Beskrivning av grunduppdraget i form av en verksamhetsidé Beskrivning av vilka kommunala och statliga styrdokument som är av särskild betydelse Vem verksamheten är till för och vilka behov som ligger i uppdraget att tillgodose. Beskrivning av kommunens och verksamhetens övergripande vision och värdegrund.

6 6/17 Verksamhetens organisation, ledningsstruktur och processtruktur. Beskrivning av medarbetare och verksamhetens behov av kompetens. Beskrivning av leverantörer, samarbetspartners och anläggningar av särskild betydelse. Beskrivningen av verksamhetens grunduppdrag ska sammanfattas i för verksamheten kritiska kvalitetsfaktorer. Dessa ska beskriva de viktigaste faktorerna för att verksamheten har hög kvalitet och effektivitet med avseende på såväl ekonomi, personal, verksamhet och målgruppernas behov. Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag delas styrmodellen in i tre delar: B. En del som beskriver ekonomistyrning och resursfördelning (ramstyrning) C. En del som beskriver mål och uppdrag för utvecklingsarbetet D. En del som beskriver kvalitetsfaktorer och hur grunduppdraget ska kvalitetssäkras E. Arbetsprocessen för styrmodellen består av fyra steg: Analys av förutsättningar och nuläge Planering av resurser, mål och uppdrag samt kvalitetssäkring Säkerställa genomförandet utifrån planeringen Uppföljning och analys av resultat och kvalitet Samtliga delar i styrmodellen och samtliga steg i arbetsprocessen ska utföras av samtliga organisatoriska nivåer. Det innebär att varje politisk nivå och varje chefsnivå ska göras sin egen planering och uppföljning av styrmodellens olika delar, dvs Beskrivning av grunduppdraget och analys av förutsättningar/nuläge Finansiella mål och resursfördelning Mål och uppdrag för utvecklingsarbetet Kvalitetsfaktorer och indikatorer för kvalitetssäkring av grunduppdraget Uppföljning och analys samt rapportering till överliggande organisationsnivå

7 7/17 Styrkedjan för planering och uppföljning Kommunfullmäktige Beslut om ramar, mål, uppdrag, indikatorer i juni månad Rapport till KF U1, U2, U3, ÅR Nämnd Beslut om ramar, mål, uppdrag, indikatorer i oktober månad Rapport till nämnd U1, U2, U3, ÅR Verksamhet Fastställa budget, mål, uppdrag, indikatorer i december månad Rapport till förvaltningschefen U1, U2, U3, ÅR Enhet Fastställa budget, mål, uppdrag, indikatorer i december månad Rapport till chefen U1, U2, U3, ÅR A Vision, värdegrund och grunduppdraget Kommunens vision och värdegrund utgör tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamheternas uppdrag (grunduppdraget). Dessa delar ska utgöra en utgångspunkt för arbetet med finansiella mål och resursfördelning, mål och uppdrag för utvecklingsarbetet samt faktorer och indikatorer för att kvalitetssäkra verksamheten. Kommunens vision och värdegrund finns beskriven i ett särskilt dokument. Några viktiga begrepp: Begrepp Vision Värdegrund Statlig styrning Kommunal styrning Verksamhetens grunduppdrag Definition Önskvärt framtida tillstånd. Långsiktigt resultat (10 år eller mer). Ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet. Behöver inte vara realistisk men ska vara vägledande. Organisationens önskvärda förhållningssätt och ageranden/beteenden som genomsyrar vår organisationskultur. Styrdokument som beslutats av staten t ex lagstiftning, planer, riktlinjer. Styrdokument som beslutats av kommunen t ex planer, riktlinjer, policies. Verksamhetens grundläggande uppdrag enligt både statliga och kommunala styrdokument. Grunduppdraget ska beskriva varför verksamheten finns till och för vem.

8 8/17 B Resursfördelning och ekonomistyrning Resursfördelning och ekonomistyrning handlar om att utifrån tillgängliga resurser och god ekonomisk hushållning sätta finansiella mål och fördela resurser mellan kommunens olika verksamhetsområden. Ekonomistyrningen innehåller finansiella mål och nyckeltal som syftar till att styra verksamheterna med utgångspunkt ifrån god ekonomisk hushållning. Resursfördelningsmodell beskriver vilka faktorer som påverkar resursfördelningen till respektive nämnd och inom respektive nämnd. Ekonomistyrningsprinciper hanterar interna mellanhavanden, hantering av kapitaltjänstkostnader, hantering av över- och underskott, hantering av lokalkostnader, internprissättning mm. Utöver dessa består styrmodellen av en budgetprocess samt en investeringsprocess som beskriver processens aktiviteter, olika roller och tidsplan. Några viktiga begrepp: Begrepp Resursfördelningsmodell Ekonomistyrning Ekonomistyrningsprinciper Definition En modell som beskriver vilka kriterier som ligger till grund för fördelning av resurser mellan olika delar av organisationen. Styrning av verksamheten genom finansiella mål, incitament och nyckeltal. Ett regelverk som beskriver hur ekonomin ska styras och hanteras t ex avseende uppföljning, över- och underskott, interna mellanhavanden, kostnader till följd av investeringar mm. C Plan för utveckling av verksamheten Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag genomförs nulägesanalys och omvärldsanalys som syftar till att identifiera prioriterade utvecklingsområden. Detta görs på varje organisatorisk nivå utifrån det uppdrag och de förutsättningar respektive verksamhet har. Utvecklingsmål Utifrån de utvecklingsområden som identifierats formuleras ett fåtal prioriterade utvecklingsmål som ska utgöra en grund för verksamhetens utvecklings- och förbättringsarbete. Även detta görs på varje organisatorisk nivå. Utvecklingsmålen ska vara relevanta för den organisationsnivå som de formuleras på, dvs kommunövergripande frågor för kommunfullmäktige och nämndspecifika för nämnden utifrån nämndens uppdrag/reglemente. För varje utvecklingsmål arbetas strategier och åtgärder fram för ökad måluppfyllelse. Strategier och åtgärder ska på alla organisatoriska nivåer arbetas fram av tjänstemän eftersom det handlar om HUR målen ska uppfyllas. För varje utvecklingsmål ska också indikatorer tas fram som indikerar graden av måluppfyllelse. Indikatorerna kan baseras både på kvantitativa och kvalitativa metoder.

9 9/17 Uppdrag Styrmodellen skiljer mellan mål (önskvärda resultat som ska uppnås) och uppdrag (åtgärder eller aktiviteter som ska utföras på uppdrag av uppdragsgivaren). Styrmodellen skiljer också mellan egna mål och uppdragsgivarens mål. Med egna mål avses de mål som ansvarig nämnd eller ansvarig chef har identifierat och formulerat med utgångspunkt ifrån den egna verksamheten och dess nuläge/- förutsättningar. Egna mål ska utgöra grunden för verksamhetens förbättrings- /förändrings-/utvecklingsarbete och ska av ansvarig chef kompletteras med strategier, åtgärder och indikatorer. Med uppdragsgivarens mål avses mål som är formulerade av verksamhetens uppdragsgivare (t ex fullmäktige, nämnden eller genom statlig styrning). Dessa mål ska ägas av den som formulerat dem men verksamheten har ett ansvar för att bidra till måluppfyllelsen genom olika aktiviteter/åtgärder. Dessa mål som formuleras av uppdragsgivaren ska hanteras som uppdrag i underliggande verksamheter. Uppdrag ska besvaras med åtgärder/aktiviteter och inte med strategier och indikatorer. Detta måste uppdragsgivaren själv ta ansvar för. Några viktiga begrepp: Begrepp Plan för utveckling av verksamheten Mål Strategi Åtgärd Indikator Definition En plan som innehåller prioriterade mål för utvecklingsarbetet samt beskriver hur verksamheten ska arbeta för ökad måluppfyllelse inom målområdet i form av strategier och åtgärder. Planen ska också beskriva vilka indikatorer med tillhörande mätmetoder som ska följas upp och analyseras för varje målområde. Ett mål är ett önskvärt resultat. Resultat definieras som effekt eller prestation. Målen ska fokusera på resultat som behöver prioriteras i utvecklings-/förbättringsarbetet. Beskriver en inriktning (vägval) på arbetet i syfte att öka måluppfyllelse eller kvalitet/effektivitet. Beskriver HUR mål, uppdrag och kvalitet/effektivitet ska uppnås (mer övergripande än åtgärder). Åtgärd, aktivitet eller projekt som genomförs i syfte att öka måluppfyllelse eller kvalitet/effektivitet. Beskriver HUR mål, uppdrag och kvalitet/effektivitet ska uppnås (mer detaljerat än strategier). Indikator är detsamma som ett mått. För alla indikatorer behövs en mätmetod (kvalitativ eller kvantitativ). En indikator ska mäta måluppfyllelse och/eller kvalitet/effektivitet. D Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag ska faktorer som är kritiska för kvaliteten identifieras och definieras. Faktorerna är kännetecken för god kvalitet och effektivitet. Kvalitetsfaktorerna sorteras i fyra perspektiv för att bättre åskådliggöra ur vilket perspektiv de beskriver kvalitet och effektivitet (målgrupp, ekonomi, personal, verksamhet). I syfte att kvalitetssäkra dessa faktorer ska en eller flera indikatorer utvecklas för varje kvalitetsfaktor. En indikator är ett mått på uppnådd kvalitet/effektivitet. Indikatorerna ska regelbundet mätas och följas upp och periodicitet styrs av faktors vikt, relevans och möjlighet att mäta. Kvalitetsfaktorer och indikatorer tas fram av tjänstemännen för respektive verksamhetsområde (där verksamhetsområde är en minsta gemensam nämnare där det är relevant att ha gemensamma faktorer och indikatorer).

10 10/17 Nämnden/styrelsen fattar beslut om faktorer och indikatorer i samband med det årliga beslutet om budget och verksamhetsplan. Några viktiga begrepp: Begrepp Kritisk Kvalitetsfaktor Kvalitetsindikator Definition Med kritisk menas särskilt viktig/angelägen. En faktor som är avgörande för att lyckas med grunduppdraget. Kännetecken för god kvalitet och effektivitet. Vad kännetecknar god kvalitet och effektivitet i verksamheten. Kvalitet och effektivitet i olika perspektiv (invånare/kunder, verksamhet, medarbetare och ekonomi/resurser. Måttet på kvalitet och/eller effektivitet. Varje indikator ska utgå ifrån kvalitetsfaktorerna. Sorteras i fyra perspektiv. Varje indikator ska beskrivas vad gäller mätmetod och rutin för mätningens genomförande. E Planerings- och uppföljningsprocessen Arbetet med styrning och ledning sker med utgångspunkt ifrån planerings- och uppföljningsprocessen. Processen omfattar delprocesserna: Analysera förutsättningar samt nuläge och omvärld Planera utveckling/förändring och planera uppföljning av mål och kvalitet. Säkerställa genomförande av utvecklingsinsatser Följa upp kvalitet och resultat Nedananstående bild beskriver arbetsflödet från verksamhetsbeskrivning till rapportering.

11 11/17 Arbetet med planering och uppföljning Analys av förutsättningar och nuläge Verksamhetsbeskrivning Nulägesanalys Planera (verksamhetsplan med budget) Finansiella mål Ekonomiska ramar Investeringar Plan för att kunna uppnå finansiella mål Prioriterade mål och uppdrag Plan med strategier och åtgärder för att uppnå mål/uppdrag Kritiska kvalitetsfaktorer kvalitetsindikatorer Plan för att genomföra mätningar Säkerställa genomförande Följa upp (resultat och kvalitet) Löpande avstämning och kontroll att planerna följs Uppföljning och analys Uppföljningsrapport och resultatdialog Dokument i styrmodellen Resultatet av kommunens planeringsprocess sammanfattas i en verksamhetsplan med budget. Detta dokument innehåller följande rubriker: A. Verksamhetsbeskrivning med analys av nuläge och förutsättningar B. Ekonomiska förutsättningar och budget C. Mål och uppdrag D. Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer Uppföljningsprocessen dokumenteras i form av uppföljningsrapporter. Kommunfullmäktige fattar beslut om dokumentet Lysekils kommuns verksamhetsplan med budget i juni månad. Respektive nämnd fattar beslut om dokumentet Nämndens verksamhetsplan med budget i oktober månad. Dokumentet ska ha en liknande struktur och innehåll som kommunfullmäktiges dokument men omfatta nämndens ansvarsområde.

12 12/17 Övergripande tidplan för planering och uppföljning: Planeringsprocessen Resursfördelning Underlag inför budget/ramar KF beslut om budget med ramfördelning nämnderna Nämndernas beslut om budget med ramfördelning verksamhetsnivå Förvaltningarnas arbete med detaljbudget färdigställs Underlag inför målarbetet med nulägesoch omvärldsanalys KF beslut om verksamhetsplan med mål, uppdrag och indikatorer Nämndernas beslut om verksamhetsplan med mål, uppdrag och indikatorer Förvaltningarnas arbete med verksamhetsplan färdigställs Mål och kvalitet Uppföljningsprocessen Uppföljning av budgetramar och resurser U1 Utfall budget Prognos U2 Utfall budget Ek nyckeltal Prognos U3 Utfall budget Ek nyckeltal Prognos Årsrapport U2 Indikatorer och analys av mål och kvalitet U3 Indikatorer och analys av mål och kvalitet Årsrapport Uppföljning av mål och kvalitet

13 13/17 Några viktiga begrepp: Begrepp Analys av förutsättningar Planering Säkerställa genomförande Uppföljning Definition Som underlag inför planeringen ska en analys av verksamhetens förutsättningar göras. Analysen ska omfatta: Verksamhetsbeskrivning utifrån grunduppdraget Omvärldsanalys trender och faktorer som påverkar verksamheten Nulägesanalys av kvalitet, effektivitet och måluppfyllelse Riskanalys utifrån god intern kontroll Befolkning, demografi och ekonomi hur ser förutsättningarna ut? Utifrån ovanstående analys ska planering genomföras. Planeringen ska omfatta: ekonomisk planering och prioritering resursfördelning planering och prioritering av mål och uppdrag verksamhetsplan planering av uppföljning avseende kvalitet och effektivitet - uppföljningsplan Genomförandet av strategier och åtgärder utifrån mål och uppdrag ska detaljplaneras, tidsättas och ansvarsfördelas. Planerna ska löpande stämmas av och rapporteras för att säkerställa genomförandet. Uppföljning ska ske med avseende på verksamhetens ekonomi, kvalitet och effektivitet samt måluppfyllelse. Uppföljning omfattar mätning av kvalitets- och målindikatorer samt insamling av data/information Analys av data och resultat Rapportering till uppdragsgivaren med resultatdialog Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsens uppgifter beskrivs i kommunallagen, 6 kap. 1 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. 2 Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsens uppgift att leda och samordna Med utgångspunkt ifrån kommunfullmäktiges beslutade vision och värdegrund, inriktningar, mål och uppdrag har kommunstyrelsen i uppgift att leda och samordna kommunens arbete. Uppgiften att operativt leda och samordna arbetet ligger hos kommunchefen på kommunstyrelsens uppdrag. Kommunchefens ledningsgrupp blir ett viktigt forum för detta arbete för att säkerställa helhetssyn och delaktighet från kommunens verksamheter som helhet. Uppdraget att leda och samordna utövas genom att: definiera och analysera nuläge och förutsättningar för samverkan utifrån fullmäktiges övergripande vision och värdegrund, inriktningar, mål och uppdrag. arbeta fram en plan som säkerställer kommunövergripande strategier och åtgärder att samverka utifrån (mellan förvaltningar och bolag). säkerställa att planen genomförs.

14 14/17 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utförs inom ramen för styrmodellen och dess olika delar. Detta innebär att uppsiktsplikten inte är en sidoordnad eller separat uppgift utan en del av att arbeta enligt styrmodellen. Uppgiften att operativt leda och samordna arbetet med uppsikt ligger hos kommunchefen på kommunstyrelsens uppdrag. Uppsikten utövas genom : analys av förutsättningar (och omvärld) uppföljning av vision, värdegrund och målen uppföljning av finansiella mål och budget uppföljning av kvalitetsfaktorer/indikatorer uppföljning av intern kontroll och riskanalyser Organisation för styrmodellsarbetet Ansvaret för allt arbete med planering och uppföljning enligt styrmodellen ligger hos varje organisatorisk nivå. Det innebär att kommunfullmäktiga har sitt ansvar, nämnderna sitt och respektive chef sitt ansvar. Det övergripande ansvaret för att äga, driva och utveckla styrmodellen ligger hos kommunchefen. Kommunchefen utser ansvariga personer för att stödja detta arbete. Intern kontroll Intern kontroll är generellt definierad som det arbete som utförs av en organisation i syfte att ge rimlig försäkran om att verksamheten uppfyller kvalitet och resultat inom följande kategorier: Effektivitet och produktivitet i verksamheten. Tillförlitlig finansiell rapportering. Efterlevnad av tillämpliga lagar och regler. Intern kontrollplan är en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen i syfte att följa upp att den interna kontrollen och det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom förvaltningens verksamhet. Den interna kontrollplanen ska minst innehålla: Rutiner/processer samt kontrollmoment som ska följas upp. Kontrollmoment vad kontrollaktiviteten ska säkerställa Vem som ansvarar för att utföra kontrollen När granskningen ska vara utförd Hur kontrollen ska göras Hur rapporteringen ska ske Risk- och väsentlighetsbedömning Genomförd riskbedömning Omfattning och frekvens av uppföljningen Intern kontroll kan delas in i två delar: Strategiska risker Operativa risker

15 15/17 Med strategiska risker avses att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och med hög kvalitet. Detta kan hanteras inom ramen för kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer i styrmodellen. Utifrån dessa bör riskanalys göras som en del av nulägesanalysen. Med operativa risker avses att det finns rutiner och riktlinjer för att säkerställa god intern kontroll. För detta arbete bör en intern kontrollplan upprättas. De strategiska riskerna hanteras inom ramen för styrmodellen medan det upprättas en särskild intern kontrollplan för de operativa riskerna. Rollfördelning mellan politiker och tjänstemän Grundprincipen för samspelet mellan ledande politiker och tjänstemän är att politiker fokuserar på VAD och NÄR-frågor (det resultat som ska uppnås, uppdrag som ska utföras samt när och inom vilka ramar/riktlinjer) medan tjänstemän bör fokusera på HUR och VEM-frågor (hur arbetet ska bedrivas samt ledas och fördelas). Denna rollfördelning gäller dock på alla organisatoriska nivåer vilket innebär att samma förhållande gäller mellan t ex en förvaltningschef och en enhetschef (inte bara mellan politiker och tjänstemän). Mer formaliserade spelregler ger en grund för att utveckla förutsättningarna för det politiska ledarskapet, för tjänstemännens ledarskap och för samspelet däremellan. Klara och kända spelregler ger också bättre transparens - den som betraktar den kommunala organisationen utifrån får därmed en bättre insyn i ansvars- och uppgiftsfördelningen. I Lysekils kommun upprättas överenskommelser mellan kommunstyrelsen och kommunchefen samt mellan nämnderna och förvaltningscheferna. Dialogen som styrmedel Med dialog avses ett samtal mellan två parter i syfte att skapa en gemensam förståelse och acceptans. Dialog är ett samtal där båda parter befinner sig på samma nivå utan att någon ska ha rätt eller fel och utan att något beslut ska fattas utifrån dialogen. Att göra en presentation med efterföljande frågor är inte dialog. Dialog har mer karaktären av ett samtal utifrån givet tema eller frågeställningar. Dialog kan användas som styrmedel genom att olika roller och nivåer i organisationen har dialog för att öka förståelse, samsyn och acceptans avseende t ex vision, värderingar, mål, inriktningar, uppdrag, resultat och kvalitet. Dialog kan byggas in i processerna för planering och uppföljning. Dialog kräver särskilda möten (bör inte ske mitt under ett ordinarie nämndsmöte eller liknande) och kräver både planering och utvärdering. Dialog ersätter inte befintliga styrdokument och rapporter utan ska skapa ökad förståelse, samsyn och acceptans för dessa. Redan befintliga forum kan användas för dialog i ökad utsträckning, t ex politiska möten, ledningsgruppsmöten, chefsforum, APT mm. Dialog ska ses som en aktivitet som ska ingå i processbeskrivning och årsplanering för planerings- och uppföljningsarbetet. Linjeorganisation, projekt och processer Som en del av styrmodellen ingår att styra och genomföra olika uppdrag och uppgifter på bästa sätt utifrån frågans art och komplexitet. Utöver att lägga en uppgift i linjeorganisationen kan starkare styrformer användas såsom projekt och process. Ju mer styrning en uppgift kräver desto större anledning finns det att fundera på formen för genomförandet och styrningen.

16 16/17 Genomförandet av olika uppdrag och uppgifter kan i en organisation fördelas och utföras på tre olika sätt: Uppgiften fördelas till och utförs av en funktion i linjen. Denna funktion får då ansvar för att lösa uppgiften på bästa sätt och ta det stöd samt skapa den delaktighet som behövs. Uppgiften läggs i ett projekt med en särskild organisation, budget och tidplan. Projektet får då ansvar att lösa uppgiften enligt beslutat projektdirektiv. Uppgiften läggs i linjen men ska utföras enligt en fastställd process. En funktion får ansvaret att lösa uppgiften men ska följa den beskrivna process och de styr- samt stöddokument som är kopplade till denna. Särskilt utsedd processägare och processledare ansvarar för att det finns en process som kontinuerligt förbättras. En uppgift kan fördelas/utföras utifrån tre olika arbetssätt (Uppgiften kan styras genom linjen, genom en fastställd process eller genom ett beslutat projekt) Linjeorganisationen beskriver vilka olika uppgifter som ska utföras inom vilka funktioner. Alla ansvar och befogenheter ligger i linjeorganisationen om inte särskild delegation finns. Ett projekt är en tillfällig organisation som löser en unik och specifik uppgift utifrån en projektbeställning. Projektet har egen organisation, tidplan och budget. Verksamhet Linjen Projekt Stödfunktioner Funktion A Funktion B Funktion C Funktion D Enheter Enheter Enheter Processerna Åsa Steen och Sven-Martin Åkesson Enheter En processbeskrivning definierar och reglerar hur en uppgift ska utföras inom verksamheten. Processen beskriver VAD som ska göras, VEM som är ansvarig, HUR uppgiften ska utföras samt eventuellt NÄR i tid som uppgiften ska vara klar. Systemstöd Lysekils kommun har ett IT-verktyg för att stödja arbetet i styrmodellen. Samtliga delar av styrmodellen hanteras i styrsystemet.

17 17/17 Postadress: LYSEKIL Besöksadress Stadshuset, Kungsgatan 44 Tel: E-post Webbplats: lysekil.se Tänk på miljön innan du skriver ut