Kunskap för tillväxt. Utveckling av Hållbara Effektiva Transporter. Arbetsgruppen för transportbidrag, Kapitalförsörjning,

Transkript

1 Kunskap för tillväxt Utveckling av Hållbara Effektiva Transporter Arbetsgruppen för transportbidrag, Kapitalförsörjning,

2 Tänk om företag har optimala logistisk- och transportupplägg Behov: många företag behöver effektivisera och förbättra sin transporter 1. förbättra sin ekonomi 2. Bidra till att nå Sveriges mål om en fossilfri fordonsflotta Lösning: affärsutvecklingscheck till företag för att se över sina logistikupplägg Hållbara och Effektiva Transporter pilotomgång 2017/18 Riktad mot tillverkningsindustrin i de fyra nordligaste länen Vi tog fram programplan, uppföljning och utvärderingsplan. Ansökningar i NYPS Beviljade 11 företag

3 Plan: Hållbara och Effektiva Transporter 2.0 Längre ansökningstid Inkludera fler branscher, exempelvis turism och Servicebranscher Finansiering av exempelvis konsulttjänster för utredning av krav eller behov gällande hållbara och effektiva transporter, försäkrings- och avtalsfrågor, miljöcertifiering, strategisk rådgivning och varuflödesanalys

4 1) Tillväxtverket - en smartare och effektivare kunskapsmyndighet Fångar upp ett behov vår utredning 2012/13 Översyn av transportbidraget, rapport 0098 företagskontakter Format ett förslag för att åtgärda behovet

5 2) Fler och nya företag når och kan ta del av våra erbjudanden Tydligt och enkelt Erbjudandet Handläggningen Rapportering Vinster: Företagen:» ökad kunskap om möjligheterna till förbättrad transportlogistik (lägre kostnader, mer konkurrenskraftiga, mer miljövänliga)» Bättre möjligheter att uppfylla kundkrav Tillväxtverket:» ökad kunskap om företagens förutsättningar

6 3) Våra insatser/uppdrag är relevanta för framtidens utmaningar? Miljön bidra till en fossilfri fordonsflotta 2030 Effektivt Ekonomisk förbättring Kundkrav Konkurrenskraftiga företag Pålitlig logistik Budget 1,5 2 miljoner kronor

7 Pulsmätningar för Tillväxt Vi har alltid relevanta erbjudanden och en organisation som mår bra Carin Carltoft, Cecilia Bertilsson Kommunikationsavdelning Stefan Nordin Avd. Företag

8 TÄNK OM Vi kunde få fler och bättre ansökningar och fler företag som söker våra checkar Vi kunde följa upp projekt under gång på ett enkelt och smidigt sätt Vi hade ett verktyg som stödjer vårt digitaliserade arbetssätt

9 ETT VERKTYG - TRE VINSTER Relevanta erbjudanden till våra kunder på deras villkor Projekt som får det stöd de behöver En välmående, modern myndighet som arbetar effektivt och resultatstyrt

10 FRÅGOR OCH SVAR

11 TÄNK OM VI INTE Vi är inte relevanta Ingen söker våra medel Vi är inte en attraktiv arbetsgivare

12 FÖRSTUDIE? Kompetenser Medarbetare från: HR Företag Stab Kommunikation Kostnader Arbetstid under förstudie Ca h / medarbetare 60 x 4 = 240 h Kostnad verktyg: Licenskostnad per användare: ca 40 kr 40 x 400 = uppstart, utbildning, anpassning Utveckling av verktyg milj?!

13 Idé nr 10: Speedboosta våra kunskaper inom våra resultatområden Gunilla Thorstensson, Kompetensförsörjning och digitalisering 22 maj 2018

14 Varför behöver vi speedboosta våra kunskaper? Alla medarbetare får en möjlighet att regelbundet (på 45 minuter) uppdatera sina kunskaper och diskutera de utmaningar som företagen har att hantera och som vi på Tillväxtverket därför behöver förstå och förhålla oss till. Förändringstrycket har ökat Det är svårt för många småföretag att hänga med i de snabba förändringarna, t.ex:» teknologier som AI, IoT, VR, AR och deras tillämpningar (resultatområde digitalisering)» företagen kompetensbehov, mismatchningen på arbetsmarknaden, olika framtidsscenarier (resultatområde kompetensförsörjning)» Aktörer i främjande-/innovationssystemet och deras erbjudande till företag, status i regionernas tillväxtarbete, EUs nästa programperiod (resultatområde regional kapacitet)» Övrigt: cirkulär ekonomi, plattformslösningar, nya former för företagande t.ex. egenanställning

15 Lösningen och dess fördelar Utveckla metod/koncept för kunskapsutveckling på totalt 45 minuter Korta, snabba genomgångar (max 15 min) utifrån fakta (t.ex. en rapport), en gäst eller kollega som berättar, filmer (Youtube etc.), annat befintligt material Diskussion/reflektion i mindre grupper utifrån två, tre frågor (max 30 min) Speedboostning genomförs varannan, tredje vecka och är öppen för alla medarbetare. Genomgången på 15 min filmas via StarLeaf och kan ses i efterhand. Vinster och nytta Vi ökar vår samlade kunskap och kan bättre göra vårt jobb och hålla oss relevanta för kunder och uppdragsgivare. Att prioritera tiden det tar att regelbundet fylla på kunskap är en ständig utmaning. Lättare och roligare att ta till sig ny kunskap om det sker i grupp och det finns ett välpaketerat erbjudande.

16 Nästa steg Koncept tas fram och testas under hösten 2018 konceptet ska fungera även för alla kolleger oavsett på vilket kontor man jobbar 15 min-intro filmas via StarLeaf och läggs ut på Medarbetarsidorna Samarbete med team för Omvärldsbevakning och avd Företag (konceptet Kunskapsmöte) Genomförs skarpt från och med 2019 Budget: kr En arbetsgrupp med tre-fem personer bildas efter sommaren Samarbete med team Omvärldsbevakning, Kommunikation med flera

17 Tillväxt för kunskap Från linje till cirkulärt Therese Lindberg, Miljö och innovation

18 Nya kärnprocesser

19

20

21 Mind shift måste till nya Super Skills for the 21st century (3.40)

22

23 Dynamiska rekryteringar För en smartare och effektivare kunskapsmyndighet Mats Alentun - 22 maj 2018

24 Vi måste matcha en föränderlig värld Den omvärld som vi vill påverka är i ständig förvandling. Det ställer stora krav på den kunskap och de metoder som krävs för att påverka skeendena i önskad riktning. Vi måste därför se till att vi ständigt utmanar våra egna föreställningar och det invanda. Hur då?

25 Rekrytering är en nyckel Det enklaste och mest effektiva instrumentet är att rekrytera strategiskt. Det innebär att rekryteringarna måste genomföras med ett mer långsiktigt perspektiv. Och att de därmed i högre grad främjar dynamik i organisationen.

26 Vad den strategiska rekryteringen innebär Vid rekrytering måste vi därför öppna upp för influenser från andra områden, t.ex. andra politikområden. Personliga egenskaper som mod och initiativkraft för att förbättra, förenkla och förnya verksamheten måste ges större tyngd i rekryteringsprocesserna. Och produktionen på kort-kort sikt måste tillåtas att stå tillbaka.

27 Allt det här vinner vi genom dynamisk rekrytering Vi blir utmanade, reflekterar och agerar. Vi får därigenom ökad kunskap, nya arbetssätt och levererar viktiga resultat. Vi matchar därmed behoven i en ständigt föränderlig värld! Hur kan vi komma dit?

28 Så här kan vi hitta rätt LG fattar beslut om att främja dynamisk rekrytering, exempelvis: Öka graden av dialog med ND för att främja mer framförhållning och längre uppdrag. Därmed stärks rekryteringsförutsättningarna. Våga rekrytera med tillsvidareanställning, även vid uppdrag. HR arbetar i sitt löpande arbete ytterligare med att främja verksamhetens förståelse för dynamisk rekrytering.

29 Och så här gör vi LG bör själv driva frågan om dialog/framförhållning och längre uppdrag med ND. LG, HR och Ekonomi bör tillsammans arbeta fram en modell för at i högre grad tillsvidareanställa än att visstidsanställa. Flexibla projektledare? HR kan arbeta fram en arbetsmetodik för att ytterligare säkerställa att verksamheten tar ansvar för att rekrytera dynamiskt (långsiktighet och personliga egenskaper). Beräknad tidsåtgång: - LG integrerar frågorna med ND i den ordinarie dialogen. - Modell för minskade visstidsanställningar (LG, HR, Ekonomi): 150 hrs - Arbetsmetodik för säkerställande av dynamisk rekrytering (HR): 100 hrs Kostnadsberäkning: 250 hrs x 400 kr = kr

30 Biblioteket/kunskapsbank Marlen Eriksson, Anna Ebenmark

31 Koncept En digital kunskapsbank för hela myndigheten. Dela med dig av kunskap Hitta ny kunskap Se vem som producerat kunskapen

32 Behov Vi behöver samla bra underlag som produceras på myndigheten Vi behöver kunna plocka fram material utifrån specifika ämnen Vi behöver kunna förenkla åtkomsten till myndighetens samlade kunskap

33 Lösning/angreppssätt En office365 grupp Biblioteket Dokument/underlag/presentationer/bra-att-ha-material Sortera ut på ett visst ämne/tema Integrera detta med medarbetarsidor och enhets/avdelningsgrupper

34 Vinster Vi hittar kunskapen Vi ser vem som producerat den Nyanställd som medarbetare sedan 10 år alla har får samma förutsättning Tid är pengar, vi kan spara på båda genom att återanvända bra material Ökat nätverkande

35 Plan Tillsätta en referensgrupp som tillsammans kommer överens om sorteringsalternativen Skapa en Office365-grupp när kategorier är fastställda Uppbyggnad av konsult (eventuellt) Integrera med medarbetarsidor och enhet/avdelningsgrupper

36 Vilka är vi som vill göra detta? Marlen Eriksson Anna Ebenmark

37 Kunskap för tillväxt Artificiell Intelligens - AI för handläggning av Transportbidrag Arbetsgruppen för transportbidrag, Kapitalförsörjning, arjeplog@tillvaxtverket.se

38 Tänk om vi har AI för att handlägga enklare ärenden av ansökan om transportbidrag Behov: frigöra tid för mer avancerad granskning och en mer proaktiv myndighet Angreppssätt: En AI-tjänst som kontrollerar ärendens grunduppgifter

39 Vinster: Kunden (företagen): Snabbare utbetalningar Möjlighet till bättre kontakt med handläggare Tillväxtverket: handläggarna ges mer tid till avancerad granskning En del av digitaliserat arbetssätt och modern myndighet

40 Plan: Artificiell Intelligens - AI för handläggning av Transportbidrag Extern kompentens för att utveckla och införa AI som ett verktyg Budget Konsultkostnader för kartläggning Åtgärder och anpassning Övrigt kr kr kr kr

41 1) Tillväxtverket - en smartare och effektivare kunskapsmyndighet En inspiration Fortsatt digitalisering

42 2) Fler och nya företag når och kan ta del av våra erbjudanden (nätverk, finansiering, kunskap) Vid mer specialgranskningar får vi mer kunskap om företagen och större förståelse om deras behov 3) Våra insatser/uppdrag är relevanta för framtidens utmaningar? Handläggningen av transportbidrag har tidigare varit i framkant i digitaliseringsprocessen och kan lämpligt vara en pilot för denna typ av arbetssätt Kunskap kan sedan spridas vidare till regionerna, andra organisationer eller företag Mer och mer digital värd där vi måste möta kundernas behov och gärna gå före.

43 Idé nr 21: Kundresa för att stärka Tillväxtverkets varumärke Gunilla Thorstensson, Kompetensförsörjning och digitalisering 22 maj 2018

44 Tillväxtverket en modern myndighet som når sina mål tillsammans med sina kunder En effektiv, transparent och modern myndigheter som bidrar till att öppna dörrar och riva barriärer och som för att uppnå det sätter kunden i centrum och jobbar med att förenkla sina egna regler och processer vet att det i stor utsträckning är genom de aktörer som deltar i våra program och genomför projekt som vi uppnår våra mål att nå företagen i hela Sverige och förbättra förutsättningarna för företag att starta och växa i attraktiva regioner vill uppfattas som lyhörda, kunniga och handlingskraftiga i mötet med våra kunder

45 Därför behöver vår projekthantering ett tydligt kundperspektiv Ett ständigt öra mot marken hur upplever våra kunder/projektägare våra processer? Ta reda ta reda på hur vår projekthantering uppfattas och hur de förändringar som genomförts under senare år uppfattas av kunder/projektägare» t.ex. förändringar i granskningens organisering, funktion, roller, arbetssätt, nya allmänna villkor Särskilt angeläget då det finns signaler om en försämrad upplevelse» Risk för ett glapp mellan det vi säger att vi vill och det vi faktiskt gör» Proaktiva och hellre förekomma än förekommas se över processer för projektansökan, utbetalning, rapportering, handläggningstider mm.

46 Fördelar med att gå i kundens skor Kunskap om hur vår projekthantering uppfattas är en förutsättning för förändring och förbättring Dialog med företag och projektägare utifrån ett tydligt användar-/kundperspektiv i utvecklingen av projekthantering Ett kundresa stärker bilden av Tillväxtverket som en lärande kunskapsorganisation som lyssnar och vill förenkla/förändra/förbättra Då ökar möjligheten att vi uppfattas som en handlingskraftig och effektiv myndighet, som arbetar modernt och med ändamålsenliga processer Flera nöjda projektägare bäddar för samverkan och måluppfyllelse också i framtiden Utveckla möjligheterna att ta in andra myndigheter och aktörer i bedömningen av projekt för ökad transparens och tydlighet

47 Nästa steg Sätt igång ett utvecklingsprojekt under hösten 2018 för att ta reda på hur våra projektsökande och andra intressenter ser på vår projekthantering Genomföra en kundresa hos nuvarande och potentiella projektägare med besök, intervjuer och analyser för att få en djupare insikt om ev. problem, hinder och möjligheter. I dialog med våra projektägare hitta förbättringsmöjligheter. Välja ut några utvecklingsområden som är särskilt viktiga att förenkla/förändra/förbättra under 2019 Budget: kr Bilda en arbetsgrupp och ta fram en projektplan för genomförandet