Internrevisionens granskning av Biomedicum - slutrapport

Transkript

1 Missiv Dnr: 1-589/ Sid: 1 / 1 Internrevisionen Internrevisionens granskning av Biomedicum - slutrapport Härmed överlämnar internrevisionen slutrapport avseende granskning av Biomedicum till konsistoriet. Slutrapporten består av detta missiv samt två delrapporter avseende institutionsgranskningar respektive projektgranskning. Internrevisionen planerade att under 2017 granska dels projektet Biomedicum och dels de fem ingående institutionerna. Med anledning av att granskningen av projektet inledningsvis visade på en risk att förutsättningar inte var tillräckliga för att främja måluppfyllelse, beslutades i samråd med ledningen att en delrapport skulle rapporteras till konsistoriet. I delrapporten 1 presenterades ett urval av iakttagelser och rekommendationer kopplat till målbild, uppdrag och ansvar samt ekonomisk transparens. Konsistoriet beslutade med den 7 juni 2017 att KI:s ledning skulle återkomma med en åtgärdsplan med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Konsistoriet ansåg det angeläget att den nya ledningen snarast skulle ta ett helhetsgrepp kring projektet Biomedicum i enlighet med internrevisionens rekommendationer. I internrevisionens årsrapport 2017 noterades vid uppföljning av delrapporten, att en del hade hänt, men bedömningen var att det inte var tillräckligt och ingen åtgärdplan har ännu presenterats för konsistoriet. Vid internrevisionens fortsatta arbete med granskning av institutionerna har det bekräftats att inget har hänt kring styrningen av Biomedicum och att förutsättningarna att nå vision och mål snarare har försämrats. Däremot blev fastighetsprojektet klart tidigare och till en lägre kostnad än beräknat, utrymmet med lägre kostnader kommer i första hand att användas för att finansiera ännu outhyrda lokaler i Biomedicum. Det har dessutom beslutats att Styrelsen för forskning ska avsätta 19,5 miljoner kronor för att finansiera delar av lokalhyran i Biomedicum under perioden april-december Finansiering avser hyresdelen i institutionernas avgift för Facility Management. Åtgärden ska betraktas som temporär och Styrelsen för forskning understryker i sitt beslut behovet av en långsiktig, permanent lösning. Mot bakgrund av detta är internrevisionens bedömning att rekommendationerna i delrapporten avseende projektet kvartstår och det nu är än mer angeläget att de leder till åtgärder. Därefter har internrevisionen granskat de fem institutioner som ingår i Biomedicum; Institutionen för fysiologi och farmakologi (FyFa), Institutionen för neurovetenskap (Neuro), Institutionen för mikrobiologi, tumör- och cellbiologi (MTC), Institutionen för cell- och molekylärbiologi (CMB) samt Institutionen för medicinsk biokemi och biofysik (MBB). Institutionsgranskningarna presenteras dels i PM till respektive institution och KI:s ledning, dels i sammanfattad form i föreliggande delrapport där institutionsövergri- 1 Granskning av projektet Biomedicum delrapport Postadress Handläggare Telefon E-post Karolinska Institutet Internrevisionschef , vx peter.ambroson@ki.se SE STOCKHOLM Peter Ambroson , dir Webb ki.se Org. Nummer

2 Sid: 2 / 17 pande iakttagelser och rekommendationer redovisas. Granskningarna visar på flera övergripande och strukturella brister hos institutionerna, men även ett antal enskilda oacceptabla iakttagelser. Enligt internrevisionens bedömning visar vissa iakttagelser kring bisysslor, egna företag och attest av fakturor på ett oacceptabelt förhållningssätt till regelverk, vilket KI måste komma till rätta med. Efter de två delrapporterna blir internrevisionens rekommendationer i denna slutrapport följande: 1. Att rektor uppmanas ta ett tydligare ansvar för helheten i Biomedicum, konsolidera krafterna, tydliggöra ansvar, befogenheter och det samlade uppdraget för institutionerna. Därefter på lämpligt sätt fördela uppdrag och säkerställa att kapacitet finns både i de vetenskapliga och administrativa delarna. 2. Att stärka styrning, samordning och uppföljning i syfte att skapa bättre förutsättningar för att nå vision och mål för Biomedicum. I vision och mål finns en flexibel organisation, kostnadseffektiv administration samt ett effektivt utnyttjande av dyrbar vetenskaplig utrustning och metodplattformar tydligt angivet. Detta ingick även i konsistoriets underlag för beslut om Biomedicum. 3. Att tydliggöra det ekonomiska läget genom att bland annat specificera kostnader och finansiering samt skapa transparens kring hur kostnaderna belastar olika delar av verksamheten. 4. Att de administrativa funktionerna vid institutionerna i Biomedicum slås ihop, endera inom Biomedicum eller det planerade Campusklustret, så att ett förändringsarbete kan påbörjas mot tydliga institutionsövergripande administrativa processer. Det bör även tas ett helhetsgrepp kring KI:s administration i den kommande omorganisationen, med tanke på den planerade indelningen klustervis. Detta i syfte att uppnå starkare styrning och uppföljning, bättre samordning, effektivare stöd till kärnverksamheten, men framför allt bättre regelefterlevnad. Administrationen måste i större utsträckning hanteras i gemensamma processer, i stället för som nu uppdelat centralt och institutionsvis. Där tyngdpunkten i processerna, i vissa delar bör förflyttas mer centralt alternativt klustervis och vissa delar närmare forskargrupperna.

3 Sid: 3 / 17 Granskning av institutioner ingående i Biomedicum Delrapport Fastställd Peter Ambroson Internrevisionen

4 Sid: 4 / 17 INNEHÅLL 1 Inledning Bakgrund Syfte, metod och avgränsning Iakttagelser och analys Slutsatser Rekommendationer... 9 Utgivare: Karolinska Institutet Internrevision

5 Sid: 5 / 17 1 Inledning Internrevisionen har som en del i granskningen av Biomedicum granskat de ingående institutionerna; Institutionen för fysiologi och farmakologi (FyFa), Institutionen för neurovetenskap (Neuro), Institutionen för mikrobiologi, tumör- och cellbiologi (MTC), Institutionen för cell- och molekylärbiologi (CMB) samt Institutionen för medicinsk biokemi och biofysik (MBB). Institutionsgranskningarna presenteras dels i sammanfattad form i denna delrapport där institutionsövergripande iakttagelser och rekommendationer redovisas, dels i PM till respektive institution och KI:s ledning. 2 Bakgrund År 2013 påbörjades bygget av Biomedicum en toppmodern laboratorieanläggning särskilt utvecklad för medicinsk forskning och under våren 2018 har inflyttning skett. I Biomedicum samlas nästan alla forskare på Campus Solna inom experimentell forskning i syfte att erbjuda en samlingspunkt för gränsöverskridande forskning och samverkan när verksamhet vid fem olika institutioner förs samman. Det innebär även att dyrbar utrustning kan utnyttjas effektivt av många. Biomedicum kommer även att ha direktförbindelse via Bioclinicum med Nya Karolinska universitetssjukhuset och därigenom stärka utbytet mellan klinisk och experimentell forskning. I revisionsplan för planerade internrevisionen en granskning av projektet Biomedicum och där i ingående institutioner. 3 Syfte, metod och avgränsning Granskningen har syftat till att övergripande bedöma hur väl institutionerna säkerställer att den verksamhet som bedrivs genomförs i enlighet med KI:s lednings intentioner. Internrevisionen har granskat att man följer gällande lagar och regler samt att det finns en betryggande intern styrning och kontroll. Internrevisionen har också granskat att institutionerna arbetar i linje med KI:s gällande dokument och delegationer i urval och värderat utfallet i relation till fastställda bedömningsmål. Granskningen har genomförts under genom intervjuer, en enkät kring intern styrning och kontroll 3, registeranalys, substansgranskning samt dokumentstudier. Granskningsperioden avsåg framförallt räkenskapsåret 2016, i vissa delar ingick även underlag från 2015 och 2017 i bedömningen. Revisionskriterier har utgjorts av på området relevanta lagar och regler. Vid granskning av bisysslor 4 har Bolagsverkets register samt KI:s leverantörsregister använts. Ett strategiskt och riskbaserat urval har gjorts där tre forskargrupper per institution har valts ut för fördjupad granskning kring exempelvis attest, upphandling, projekthantering och anläggningstillgångar Dessa frågor ingick i enkäten som även inkluderade frågor om Biomedicum som genomfördes hösten En inledande granskning av bisysslor genomfördes av PwC vid de fem institutionerna samtidigt och överlämnades till internrevisionen i form av ett PM. Utifrån detta underlag har internrevisionen analyserat huruvida individer i nyckelfunktioner i bolag hanterat detta på ett korrekt sätt vad gäller bisyssloanmälan, avtal samt attest.

6 Sid: 6 / 17 Revisionens utförande: Inledande fas Planering, inledande intervjuer mm Insamlande av underlag Granskning ordning och reda i räkenskaperna. Fördjupad granskning vid tre forskargrupper. Analys av anmälda bisysslor kopplat bl.a. till bolagsverket och KI:s leverantörsregister (PwC) Intervjuer med ett urval representanter kring verksamhetsstyrning och stöd Enkät kring intern styrning och kontroll Analys och rapport Analys och rapportskrivning Faktakontroll Utkast för synpunkter till granskade Underhandskommunikation med institutionen Rekommendationer och åtgärder Presentation och beslut i Konsistoriet, som del i Biomedicumrapport. Prefekts åtgärder 4 Iakttagelser och analys Under våren 2018 har de fem institutionerna flyttat in i Biomedicum och enligt uppgift har det mesta kring själva flytten fungerat bra. Internrevisionen noterar vidare att ett antal institutionsövergripande aktiviteter har skett sedan vår delrapport avseende projektet, exempelvis sker nu samordning inom områdena arkiv, arbetsmiljö och utbildningsadministration. Dessutom finns en Facility Management funktion etablerad, vilken ansvarar för styrning och samordning av de gemensamma resurserna inom områdena; Gods och logistik, Labbdisk, Hälsa, miljö och säkerhet, Service och teknik samt Inköp och supply center. Inom forskarutbildning har det inom Biomedicum tagits initiativ för att ha gemensam antagning, seminarier och forskarskola. Det finns en gemensam webbsida som startsida för alla som jobbar inom Biomedicum, vilket underlättar spridning av information till alla i huset. I byggnaden har det även skapats en mötesplats Biomedicum där olika stödfunktioner kan nå forskare i huset. Enligt uppgift har följande aktörer visat intresse och medverkar i planeringen av utrymmet: Biblioteket, Grants Office, Komparativ Medicin, Institutionen för Lärande, Informatik, Management och Etik (LIME) och KIAB. Men den främsta förändringen kopplad till internrevisionens granskningar är att administrationen nu är placerad funktionsvis på samma våningsplan. De administrativa funktionerna sitter samlade i grupperna: Administrativa chefer (AC) och Arkiv, Ekonomi, HR, Kommunikation samt Forskar- och utbildningsstöd. Den administrativa personalen tillhör dock fortfarande respektive institution. Internrevisionens genomförda granskningar visar, liksom tidigare granskningar och utredningar, på flera övergripande och strukturella brister hos institutionerna, men även några enskilda oacceptabla iakttagelser. Våra iakttagelser finns beskrivna kortfattat under respektive granskningsområde nedan. Inventarier och anläggningar

7 Sid: 7 / 17 Vid granskning av inventarier och anläggningar noteras att dessa ofta inte var spårbara genom exempelvis märkning eller tydlig platsbeskrivning i register. Vid våra stickprov kunde inte alltid utvalda inventarier och anläggningar påvisas. Vi fann även kasserade inventarier som inte var avregistrerade och saknade utrangeringsblankett. Bisysslor Vid granskning av bisysslor fann vi ett antal exempel där forskare inte hade redogjort för ekonomisk relation mellan bolag och KI trots att detta bevisligen var fallet. Det fanns även exempel där forskare attesterat fakturor från eget bolag. Vi fann flera fall där forskare inte har lämnat in redovisning om bisyssla trots påminnelser. Inköp och upphandling I våra granskningar såg vi ett antal brister inom området inköp och upphandling, exempelvis i form av avsteg från ramavtal där motiverande dokumentation och föreskrivet samråd med upphandlingsenheten saknas. Motsvarande brister i stödjande dokumentation noteras vid direktupphandlingar. Projekthantering, attest, kostnadskonton I vår granskning av projekthantering, attest och utvalda kostnadskonton har vi noterat exempel där forskargruppsledare har attesterat egna utlägg, vid flygresor fanns inte alltid syfte angivet, agenda/program saknades vid möten och konferenser. Reseorder var inte alltid numrerad och kopplad till reseräkningen, vid vissa tillfällen saknades den helt. Vid representation fanns inte alltid samtliga underlag med, exempelvis deltagarlista och syfte, ibland fanns syfte men otydligt angivet. I vissa fall saknades underlag som fakturor och kvitton, ibland saknades verifikationsunderlag helt. Vi noterade även ett antal felkonteringar där kostnaden har bokförts i fel kontoklass. Internrevisionen har även funnit exempel där forskargruppledare både har godkänt och attesterat sina egna kostnader. Arkiv och registratur Vid vår granskning inom främst projekthantering så finner vi även brister inom arkiv och registratur, i vissa fall saknas ansökan, budget, ekonomisk rapport och ibland även avtal. Ekonomisk styrning Internrevisionen kan exempelvis konstatera att de flesta forskargrupper och institutioner styr ekonomin efter finansiering och förbrukning med egenutvecklade tabeller i Excel. Det innebär olika former av likviditetsstyrning, vilket medför många omföringar och med flera oavslutade gamla projekt. Internrevisionen anser att en bättre användning av system som UBW/Agresso/Forskarweb och VIS samt gemensamma mallar, borde kunna förbättra den ekonomiska styrningen och uppföljningen. Informations- respektive laboratoriesäkerhet Internrevisionen har även följt upp tidigare iakttagelser kring både informations- och laboratoriesäkerhet. När det gäller informationssäkerhet så har vi bland annat frågat i vilken utsträckning forskargrupperna använder sig av digital forskningsdokumentation i

8 Sid: 8 / 17 ELN 5 eller motsvarande, med tanke på att detta blir obligatoriskt på KI den 1 januari Avseende laboratoriesäkerhet så har vi frågat hur institutioner och forskargrupper har följt upp de inspektioner 6 som gjordes under november 2016 till februari 2017 av konsultbolaget Goodpoint med anledning av internrevisionens tidigare iakttagelser. Inom båda områdena informations- respektive laboratoriesäkerhet, noterade vi att institutionerna och forskargrupperna har hanterat frågorna i olika grad och kommit olika långt i sitt arbete. 5 Slutsatser I våra granskningar ser vi att regelverk ofta finns på plats, men inte alltid är kända på institutionerna. Detta leder till egna tolkningar och viss praxis uppstår när institutionerna var för sig hanterar olika frågor, där tydliga exempel finns inom upphandling samt IToch informationssäkerhet. Det kan till viss del förklaras av bristande implementering, både centralt och av institutionerna, men att hålla sig uppdaterad och följa regelverk är ett personligt ansvar. De allvarliga iakttagelser vi har gjort kring bisysslor, egna företag och attest av fakturor visar på ett oacceptabelt förhållningssätt till regelverk, vilket KI måste komma till rätta med. Organisationen med inköpssamordnare som ofta utgör en deltid och tillikauppgift på institutionerna fungerar inte tillfredsställande och med nuvarande upplägg är det svårt för den centrala funktionen att få en överblick över myndighetens alla inköp och upphandlingar och kunna utgöra ett fullgott stöd för institutionerna. Internrevisionen såg i granskningen motsvarande problem med nuvarande organisering av arkiv och registratur, men där institutionernas arkivhantering i Biomedicum nu har slagits ihop till en heltidstjänst och borde kunna användas som ett bra exempel för liknande organisatoriska lösningar. KI:s komplicerade ekonomiska styrning och redovisning tillsammans med övrig administration ska hanteras enligt myndighetsgemensamma regelverk. Internrevisionen kan konstatera att institutionernas resurser inte räcker till för att hantera detta, främst beroende på kompetens, sällananvändning och prioritering. Internrevisionen noterar att fyra av fem institutioner använder sig av Ekonomiservice tjänster avseende fakturahantering, medan en institution har valt att hantera detta själv. Vår bedömning är att detta liksom i övrigt svag bemanning inom administrationen går att utläsa när vi jämför institutionerna i vår granskning. Enligt internrevisionens bedömning beror de identifierade bristerna i institutionernas administration på prioritering, begränsade resurser och ojämn kompetens kombinerat med svag styrning och uppföljning både på institutionerna och centralt. Där tyngdpunk- 5 Electronic Notebook 6

9 Sid: 9 / 17 ten inom vissa administrativa funktioner, som exempelvis arkiv och registratur, upphandling och fakturahantering, bör förflyttas mer centralt alternativt klustervis eller motsvarande. 6 Rekommendationer En flexibel organisation och kostnadseffektiv administration fanns angivet både i vision och i konsistoriets underlag för beslut om Biomedicum. Mot bakgrund av detta rekommenderar internrevisionen att de administrativa funktionerna vid institutionerna i Biomedicum slås ihop, endera inom Biomedicum eller det planerade Campusklustret, så att ett förändringsarbete kan påbörjas mot tydliga institutionsövergripande administrativa processer. Det bör även tas ett helhetsgrepp kring KI:s administration i den kommande omorganisationen, med tanke på den planerade indelningen klustervis. Detta i syfte att uppnå starkare styrning och uppföljning, bättre samordning, effektivare stöd till kärnverksamheten, men framför allt bättre regelefterlevnad. Administrationen måste i större utsträckning hanteras i gemensamma processer, i stället för som nu uppdelat centralt och institutionsvis. Där tyngdpunkten i processerna, i vissa delar bör förflyttas mer centralt alternativt klustervis och vissa delar närmare forskargrupperna.

10 Sid: 10 / 17 Granskning av projektet Biomedicum Delrapport Fastställd Peter Ambroson Internrevisionen

11 Sid: 11 / 17 INNEHÅLL 1 Inledning Bakgrund Syfte, metod och avgränsning Iakttagelser och analys Biomedicum - mål och vision Uppdrag och ansvar Finansiering, kostnader och transparens Slutsatser Rekommendationer Utgivare: Karolinska Institutet Internrevision

12 Sid: 12 / 17 1 Inledning Internrevisionen har inom ramen för revisionsplan 2016 och 2017 planerat att granska projektet Biomedicum 7 med fokus på ändamålsenlighet i genomförandet utifrån ordning och reda samt sannolikhet för måluppfyllelse i enlighet med satta visioner. Med anledning av att genomförd granskning i detta skede visar på en risk att nuvarande förutsättningar inte är tillräckliga för att främja måluppfyllelse, överlämnas här en kortare delrapport 8 till konsistoriet. I detta PM presenteras ett urval slutsatser kopplat till målbild, uppdrag och ansvar samt ekonomisk transparens. 2 Bakgrund Biomedicum är ett unikt projekt med omfattande möjligheter för KI, inbegripna institutioner och den biomedicinska forskningen i länet. Fastigheten med kvm lokalyta kommer vara inflyttningsklar under våren Granskningen har visat att mycket gott arbete med goda ambitioner och avsikter genomförts av skickliga människor tillsammans och var för sig i syfte att förbereda detta. Ett hundratal personer har varit inkluderade i arbetet från och till ända sedan Som resultat av dessa insatser har beslut fattats om att arbeta institutionsövergripande vad gäller administrativa processer, arbetsmiljö och brand. Vidare har det rekryterats en husövergripande Facility Manager, som ska ansvara för samordning av de husspecifika gemensamma resurserna. Granskningen har också visat att ett flertal institutionsövergripande projekt på forskarutbildningsnivå pågår och att fyra av fem institutioner planerar för viss samplacering av forskargrupper. Den snart färdiga byggnaden ger goda förutsättningar för möten och samverkan med en gemensam ingång, stor ljusgård samt öppna landskap för kontor och laboratorier. 3 Syfte, metod och avgränsning Syfte med granskningen var att fånga ändamålsenlighet i styrning, samordning, genomförande och uppnådda resultat inom ramen för de KI-interna delarna av projektet. Granskningen har inte omfattat själva byggnationen och Akademiska Hus AB (AHS), eller djurhusprojektet Komparativ Medicin Biomedicum (KMB) 9. Underlag inhämtades primärt under hösten 2016 genom följande granskningsmoment: En enkät riktad till samtliga anställda och anknutna vid de fem institutionerna samt en självvärderingsenkät för projektgrupper och rådgivande experter Inhämtande av dokument och underlag som protokoll, överenskommelser m.m. Intervjuer med nyckelpersoner, enskilda och i grupp. Tolkningsseminarier där gjorda iakttagelser diskuterats med beslutsfattare och andra berörda. Granskningen har genomförts av Karin Eduards och Peter Ambroson. 7 Granskningen genomförs i tre faser, en genomlysning av det pågående Biomedicumprojektet hösten 2016, ordning och reda vid de fem institutionerna samt efterföljande återkoppling till Biomedicumprojektet En mer utförlig rapportering som även inkluderar historik och bakgrund planeras till vintern 2017/18. 9 KMB ingår i beslutet att bygga Biomedicum

13 Sid: 13 / 17 4 Iakttagelser och analys Biomedicum är det största projekt som både KI och AHS har genomfört. Den genomförda granskningen visar att det både funnits och antogs komma svårigheter i arbetet som inte kunde förutses. Planen var att vissa, även omfattande, frågor skulle få lösas efter hand i syfte att skapa klarhet och kompensera för okunskaper i processen. Den organiska tillväxten uppges i flera delar ha varit ineffektiv, men samtidigt utgjort ett medel för att överbrygga de skillnader som finns mellan institutionerna och inom KI. 4.1 Biomedicum - mål och vision Granskningen visar att det finns förhållandevis stor tillit till Biomedicums visions genomförbarhet samt att den uppfattas som attraktiv och generellt accepterad. Majoriteten av de tillfrågade vill se ett Biomedicum som utgör en stärkt plattform för bland annat experimentella forskning vid KI och de känner att visionen enar och väcker hopp. Biomedicums vision 10 En katalysator för nydanande biomedicinsk forskning i syfte att förbättra människors hälsa. Visionen vilar på tre grundpelare Ett forskningscentrum i världsklass som utnyttjar spetsteknologi i syfte att lösa fundamentala biomedicinska frågor och förbättra människors hälsa. En plattform som främjar interaktion, samverkan och utbyte av erfarenheter, idéer och teknologier över vetenskapliga gränser. En innehållsrik och dynamisk vetenskaplig miljö med en flexibel organisation och kostnadseffektiv administration. Mål för Biomedicum Att bedriva banbrytande forskning som leder till vetenskapliga genombrott och upptäckter som kan förbättra människors hälsa. Att vara ett globalt inspirerande landmärke för forskning och plattform för internationell rekrytering av juniora och seniora elitforskare. Att stärka samarbetet mellan basvetenskaplig och kliniska forskare för att understödja omvandlingen av biomedicinsk forskning till kliniska studier. Att vara ett referenscentrum för utbildning på grund-, doktorand- och forskarnivå. Att omvandla vetenskapliga rön till praktiska tillämpningar och innovationer som bidrar till ekonomisk tillväxt. Att stärka Karolinska Institutet och Sverige som en internationellt ledande kraft inom hälsa, medicinsk utbildning och vetenskap. Granskningen visar dock att målbilden är diffus och tydliga indikatorer för vad som i realiteten ska uppnås saknas i stort. Vad innebär det att Biomedicum ska vara en katalysator för nydanande biomedicinsk forskning i syfte att förbättra människors hälsa? När och hur uppnås en innehållsrik och dynamisk vetenskaplig miljö med en flexibel organisation och kostnadseffektiv administration? Internrevisionen konstaterar att det finns en otydlighet kring vilken ambitionsnivå som ska gälla vid arbetet med Biomedicum. Vissa, även bland de som är i styrande ställning, förefaller nöjda med att det blir nya lokaler för fem institutioner och ser inte några uppenbara skillnader mellan visionen med mål och nuvarande läge. Medan andra menar att det fanns avsikter med Biome den 9 januari 2017.

14 Sid: 14 / 17 dicum som inkluderar en dynamisk nystart som det experimentella forskningsfältet, administrationen och KI behöver, men att detta nu inte kommer att uppnås. Granskningen visar också att vision och mål inte är tillräckligt tydliga för att räcka till som riktlinjer vid målkonflikter vad gäller val av nivå för exempelvis informations- och laboratoriesäkerhet. Internrevisionen har inte heller funnit att någon nuläges- eller gapanalys, som underlag för att prioritera insatser, har genomförts. Det finns dessutom en risk att medverkande skapar sig handlingsutrymme i linje med den egna agendan i avsaknad av konkreta målbilder eller avstår från att bidra till arbetet då man inte delar visionen. 4.2 Uppdrag och ansvar Granskningens visar att Biomedicum har hanterats och förväntades hanteras, genom arbete i linjen och via uppdrag till prefekterna. I juni 2014 gav rektor prefektgruppen uppdraget att planera Biomedicum. Uppdragets huvudsakliga uppgifter innehöll: (1) att föreslå vilka grupper som ska placeras i Biomedicum och deras fysiska placering i bygganden (2) att föreslå dimensionering och inredning av forskningsmiljöer (3) att bedöma behovet av core-faciliteter och dyr vetenskaplig utrustning och vid behov förbereda ansökan om medel för detta (4) att planera för en smidig överflyttning till Biomedicum samt (5) att i övrigt verka för och vidta strategiska åtgärder för att Biomedicum ska bli en ledande forskningsmiljö i Sverige och i Europa. Uppdraget stipulerade också roterande ordförandeskap i prefektgruppen och att beslut fattas av rektor i ovanstående frågor efter samråd med prefektgruppen och dekanus för forskning. Samtidigt ger dekan för forskningsstyrelsen uppdrag till prefekterna som inkluderar punkterna 1-4 men inte 5 ovan. Dekanens uppdrag ger även prefektgruppen ansvar för att kontinuerligt efter fastställda tidsplaner för byggnationen redovisa sina bedömningar till berörda parter, t.ex. fastighetsavdelningen (FA), forskningsstyrelsen (FS) och KI:s ledning, så att relevant information kan ligga till grund för beslut. Internrevisionen konstaterar att de tre första uppdragen nog varit tillräckligt tydliga, däremot inte de två senare. Det saknas dock implementeringsplan och uppföljning av uppdragens genomförande enligt gängse modell för projektstyrning. I och med uppdragen ovan så får prefektgruppen inte längre bara ansvar för sina respektive institutioners förväntningar på Biomedicum, utan uppmanas även ta ansvar för att leva upp till KI:s förväntningar. Den avstämning av uppdragens genomförande som internrevisionen har gjort visar att prefektgruppen arbetat inom dessa områden och berett underlag, men inte fattat några formella beslut även om utveckling skett. Enligt IR:s bedömning kan de tre första uppgifterna till stora delar anses vara genomförda, den fjärde pågår men granskningen visar att den femte inte varit helt okomplicerad för prefektgruppen. Samtidigt som prefektgruppen varken har insyn i, eller möjlighet att påverka, prioriteringar vid varandras institutioner eller KI-centrala funktioner, så skulle de bereda underlag för beslut inom dessa områden. Biomedicum har i princip drivits som två separata projekt med begränsad samordning av styrningen. Det ena delen utgörs av prefektgruppen enligt ovan, med stöd av en projektledare/- samordnare. Den andra delen har utgjorts av fastighetsavdelningens projektledare som skött kontakterna med AHS och säkerställt att deras deadlines har mötts vad gäller KI:s delar. Fastighetsavdelningen har avrapporterat till prefektgruppen, men även inhämtat information och underlag från prefekterna inför beslut om exempelvis inredning. Prefekterna gav de administrativa cheferna (AC) vid institutionerna i uppdrag att utarbeta förslag vad gäller kostnadseffektiv administration och omfattande arbete har genomförts. Gruppen arbetade i början på att skapa ett bra samarbetsklimat som kunde ligga till grund för funktionell förändring. Ett förslag med en gemensam administration för samtliga institutioner i Biomedicum

15 Sid: 15 / 17 togs fram, med en administrativ chef, med funktionsrelaterade avdelningar som HR, ekonomi, inköp m.m. organiserat under sig. Flera vittnar om att AC-gruppen tänkte nytt och kom med ett konstruktivt förslag, men att vare sig prefektgruppen eller den centrala förvaltningen var mogna för en så pass omvälvande förändring. Istället fick AC-gruppen backa och i stora delar arbeta om sitt förslag till att inkludera samverkan inom ramen för funktioner, processer och arbetssätt, men att varje institution skulle behålla sin administration. Våren 2016 var en turbulent tid för KI och flertalet personer byttes ut på för Biomedicum viktiga funktioner såsom rektor och dekan för forskningsstyrelsen, samtidigt som två av prefekternas förordnanden gick ut. Dessa olika personbyten innebar att prefektgruppens och styrgruppens arbete inte längre flöt på med samma kontinuitet. Internrevisionens bedömning är att ledningen har delegerat uppdrag till prefektgruppen utan analys av huruvida de har haft tillräckliga mandat och förutsättningar att verka i ett nytt, stort och komplicerat projekt. Ledningen har inte heller samordnat eller följt upp utvecklingsprojektet Biomedicum på ett strategiskt sätt. 4.3 Finansiering, kostnader och transparens Investeringen för Biomedicum beräknades initialt enligt intervjuade till 650 mkr vilket skulle ge en årlig avskrivning på 65 mkr i tio år. Detta menade man kunde jämställas med den samlade belastningen på forskningsanslaget för avskrivningar för hela KI som då var ca 66 mkr. Uttaget föreslogs öka med 5 mkr per år för att 2017 ligga på 100 mkr och som sedan beräknades ligga fast till Detta uppgavs fungera i enlighet med KI:s tidigare arbetssätt, men att det egentligen borde göras ännu större uttag. Underskottet ansågs dock kunna hämtas in under den kommande tioårsperioden för att år 2027 vara i balans. Det skulle lösas via ett slags internt lån inom koncernen 11, d.v.s. en omfördelning av det samlade myndighetskapitalet. Initialt konstaterades att tillräckliga medel inom ramen för institutionernas dåvarande verksamheter saknades för att bekosta Biomedicum så som det planerades. Bland annat gällde detta en planerad expansion om ca tre kvarter (5 000 kvm) där nya forskargrupper skulle kunna etablera sig. Planen var att ekonomiskt nytillskott skulle kunna ske genom exempelvis nybildande av forskargrupper med externa medel inom ramen för den forskning som skulle möjliggöras genom samplacering av de fem institutionerna i kombination med närheten till sjukhuset. En annan konsekvens av vårens händelser var att en potentiell finansiär som uttryckt en avsikt att medfinansiera bl.a. expansion av forskningen i Biomedicum med ca 100 mkr om året i ett flertal år drog sig ur i väntan på att mer permanenta ledningsfunktioner kommer på plats 12 vid KI. Någon annan likvärdig finansiering har inte erhållits. År 2014 gjordes en plan för inplacering av institutionerna som såg ut att hålla ända till man började diskutera hur hyran för fastigheten skulle fördelas. En inte helt förankrad kalkyl för hur kostnaderna skulle fördelas spreds under sommaren 2016, denna gav intrycket att flera forskargrupper inte skulle ha råd att flytta till Biomedicum. Det blev också tydligt att institutionernas fördelar interna kostnader för t.ex. löner, hyra och utrustning på olika sätt. Vilket medförde att hyresbilden såg olika ut för forskare från olika institutioner. Detta påverkade i sin tur deras vilja att fortsatt samarbeta kring delade ytor. Granskningen har inte kunnat få tillräcklig insyn i kostnader och finansiering. Internrevisionen blir hänvisad till olika personer som uppges ha insyn i ekonomin, som fastighetsavdelningens projektledare eller planeringsdirektören, men ingen har en helhetsbild, inte heller rektor eller 11 PM: Nytt forskningslaboratorium Biomedicum, Dnr

16 Sid: 16 / 17 prefekterna. Projektet visar sig ha flera olika kostnadsansvariga som inte kommunicerar systematiskt eller transparent kring ekonomiska aspekter. Dessa är exempelvis: FA enligt ålagd budget/gränsdragningslistan. Institutionerna: intern personal, konsulter/personal, driftkostnader, annat som ombyggnader, digitalisering, forskningsrelaterad infrastruktur m.m. UF/FA/KI centralt: personal/projektledare och kommunikatör, personal, expertis och arbetsgrupper, konsulter/personal. Institutionerna och KI:s ledning/uf: vad som behövs för att uppnå visionerna, och hur detta ska bekostas. Granskningen visar också att läget inte kartlagts så att kunskapen om kostnader och finansiering kan användas som beslutsunderlag eller ingå i prognostisering vad gäller exempelvis: 1. Finansiering och kostnader kopplat till den kommande fysiska infrastrukturen. 2. Institutionernas framtida kostnader kopplade till förändrad hyra. Detta trots att det i underlag 13 till konsistoriet framgick att: 1) Ett nytt forskningslaboratorium behöver också ny inredning och utrustning. Enligt gällande principer svarar KI centralt för den grundläggande inredningen och utrustningen. 2) Även om nybyggda lokaler skulle innebär en ökad hyreskostnad sågs fördelarna så stora att de berörda institutionerna var beredda att betala vissa merkostnader för att uppnå dessa fördelar. För prefekternas arbete saknas budget, förutom den del som budgeterats av FA. Prefekterna uppger att deras driftskostnader t.o.m. hösten 2016, i form av bl.a. löner för de som arbetat i de olika projektgrupperna, uppgår till ca 100 mkr sedan projektstart. Detta bokförs på institutionernas respektive driftskostnader och särredovisas inte, men har följts upp i särskild ordning av prefektgruppens projektledare/-samordnare. Arbetet med Biomedicum kommer sannolikt att eskalera inför flytten och prefekterna berättar att flera av de kommande kostnaderna ännu inte har beräknats, budgeterats eller finansierats. Exempelvis kostader som avser flytt och omställning, kalibrering av dyrbar utrustning vid flytt, samt inköp av nya inventarier. 5 Slutsatser Biomedicum-projektet ger ett spretigt intryck och granskningen visar att det sannolikt finns större tendenser till att behålla rådande ordning och därmed snarare bidra till gränsdragning mellan parter än vilja att överbrygga skillnader. Prefekterna drar delvis åt olika håll och är av naturliga skäl mer förankrade i sina respektive verksamheter än i något nytt gemensamt. Intervjuade menar att det nu är viktigt att skapa tydlighet och enas om målnivån, få med sig forskarna i arbetet, reda ut diskussionen kring hyror, överbrygga olikheter och främja transparens dels mellan institutionerna och dels mot universitetsförvaltningen. Alla behöver enas kring vilka mål och underlag som gäller, samla resurserna, inte bara de ekonomiska, samt fokusera på att skapa de förutsättningar som behövs för ett Biomedicum i enlighet med fastställda mål och visioner. Enligt interrevisionens bedömning fungerar inte projektet så idag, sannolikt behövs en stark drivande och enande kraft för att detta ska kunna ske. I annat fall finns risk att frågor om hyresnivåer får fortsätta och att det i slutändan bara blir en flytt av fem institutioner. Internrevisionen menar därför att KI:s ledning bör uppmanas ta ett tydligare ansvar för helheten i Biomedicum, konsolidera krafterna och sedan på lämpligt sätt fördela uppdrag och säkerställa att kapacitet och rådighet finns, både i de vetenskapliga och administrativa delarna. Ledningen bör ta ställning till vad Biomedicum ska bidra med, för KI på övergripande nivå och för institutioner- 13 PM: Nytt forskningslaboratorium Biomedicum,

17 Sid: 17 / 17 na, vetenskapligt och administrativt. Detta i syfte att skapa nödvändiga indikatorer och incitament som på ett tydligt sätt driver mot en gemensam målbild och kan bidra till förändring. Internrevisionen anser att det är av största vikt för projektets genomförbarhet och trovärdighet, att KI:s ledning tydliggör de ekonomiska förutsättningarna vad gäller kostnader och finansiering, både i dagsläget och i ett längre perspektiv, för institutionerna samt för hela KI. Ett helhetsgrepp bör tas kring det ekonomiska läget. Internrevisionen menar dessutom att KI:s ledning bör säkerställa en tydlig beslutsordning, avrapportering och uppföljning, i syfte att effektivisera och öka möjligheten till att skapa ett Biomedicum som kan bli den katalysator för nydanande biomedicinsk forskning i syfte att förbättra människors hälsa som åsyftas. 6 Rekommendationer Internrevisionen rekommenderar: Att KI:s nya ledning uppmanas ta ett tydligare ansvar för helheten i Biomedicum, konsolidera krafterna och sedan på lämpligt sätt fördela uppdrag och säkerställa att kapacitet och rådighet finns, både i de vetenskapliga och administrativa delarna. Att stärka styrning, samordning, genomförande och uppföljning i syfte att skapa bättre förutsättningar för att nå vision och mål för Biomedicum. Innan inflyttning bör en flexibel organisation, kostnadseffektiv administration samt ett effektivt utnyttjande av dyrbar vetenskaplig utrustning och metodplattformar vara säkerställt. Att tydliggöra det ekonomiska läget genom att bland annat specificera kostnader och finansiering för hela projektet samt skapa transparens kring hur kostnaderna belastar olika delar av verksamheten.