Här kommer ett smakprov från en av våra kurser

Transkript

1 Här kommer ett smakprov från en av våra kurser Varför ska man gå en kurs hos Svea Ekonomi? Ge oss en dag så ser vi till att du har verktygen för att förbättra rutinerna i ditt dagliga arbete direkt efter kursen. Våra kurser är praktiska och kursledarna är proffs som jobbar aktivt i näringslivet - det borgar för att innehållet alltid är aktuellt och relevant. Och så brukar vi se till att ha små grupper vid varje kurstillfälle för att du ska få utrymme att ställa dina frågor och diskutera det som är relevant för dig. Vi bjuder på en lathund Vi tänkte bjuda på ett litet smakprov redan nu och har valt ut ett avsnitt ur kursen Effektiv fordringshantering som handlar om dröjsmålsränta. Vi vet att många brukar ha frågor om hur man ska hantera dröjsmålsränta, vad man får ta ut och när. Så därför har vi sammanställt en bra lathund om dröjsmålsränta som vi tror kommer att vara till hjälp. Vill du gå en kurs? Vill du veta mer är du så klart välkommen att anmäla dig till kursen Effektiv fordringshantering, välj en dag som passar dig och skicka in din anmälan. Vi har självklart fler kurser på andra teman som du är välkommen till. Välkommen - vi ses!

2 Effektiv fordringshantering bind inte kapital i kundreskontran Att avtala rätt med kunden redan från början är en förutsättning för en effektiv fordringshantering. Kursen ger grundläggande kunskap inom fordringshantering och du får användbara tips för din fakturahantering. Vi går även igenom inkassoförfarandet, vad lagstiftningen säger och vad Kronofogden och inkassobyrån gör. MÅL INNEHÅLL ÖVRIGT Deltagarna ska kunna förebygga tvistigheter och förkorta hanteringen av utestående fordringar. Lagar och förordningar som påverkar kreditgivningen Kreditpolicy ett styrverktyg Att avtala rätt villkor med kunden Faktura utformning Betalningspåminnelser och dröjsmålsränta EU-direktiv för försenings-ersättning Åtgärder före inkasso Ny lagstiftning gällande förseningsersättning kom under våren Detta påverkar betaltider, dröjsmålsräntor, inkassokostnader och påminnelseavgifter. Inkassokrav utformning Betalningsvilja betalningsförmåga Att välja rätt processform Utmätning Efterbevakning Preskriptionsregler Vilka krav kan jag ställa på min inkassobyrå? Deltagarnas snittbetyg 5,8 av 6 Kursen vänder sig till Dig som arbetar med kreditfrågor, ekonomi eller försäljning och som kommer i kontakt med kunder som inte betalar i tid. Kursavgift Pris per kursdeltagare: kr I avgiften ingår för- och eftermiddagsfika, lunch samt kursdokumentation. Datum, tid och ort Stockholm 31 januari 28 mars 17 maj 1 juni 14 september 10 oktober 14 november 5 december Göteborg 1 februari 25 april 19 september 17 oktober Malmö 7 februari 3 maj 12 september 15 november Sundsvall 11 maj Kalmar 30 mars Örebro 27 september Umeå 5 oktober Kurserna hålls

3 Dröjsmålsränta Dröjsmålsräntedebitering har det förebyggande syftet att förmå kunderna att betala på rätt sätt samt prioritera oss och visa att vi inte accepterar olovliga räntefria lån, dels "straffande" syfte att förmå kunderna att följa ingångna avtal och ta betalt för ränteförluster. Korrekt och rationellt utförd är den företagets effektivaste "Inkasserare". Det är bara i Skandinavien som det finns en specifik lagstiftning kring dröjsmålsränteförfarande. Detta innebär inte att det inte går att debitera ränta vid försenad betalning i andra länder. Dröjsmålsränta accepteras (måste dock avtalas skriftligt) i de allra flesta länder med undantag för Islamska länder där koranen förbjuder debitering av ränta. Kostnadstäckning kan dock i dessa fall tas ut på annat sätt vid försenad betalning. I rutinen skall bl. a framgå hur hög räntan skall vara (går att avtala om högre än lagstiftade referensränta plus 8 %), antalet respitdagar, minsta belopp att debitera, hur ackumulering sker av små belopp samt hur långt man bör driva kravet på betalning. I dagens ränteläge bör dröjsmålsräntan uppgå till 1,5-2% per månad för att få avsedd effekt och då måste den som tidigare påpekats vara avtalad. Räntelagen Om inget annat avtalats eller utfästs eller särskilt föreskrivits gäller räntelagen (1975:635) som här återges vad gäller de viktigaste punkterna. Paragraf 3 Försitter betalningstiden för fordran vars förfallodag är bestämd i förväg, utgår ränta på fordringen från förfallodagen. På fordran som grundar sig på sysslomans eller annans skyldighet att redovisa för medel som han mottagit av huvudmannen eller tredje man utgår ränta från dagen för redovisningen eller, om denna ej avges i rätt tid, från den dag redovisning bort ske. Paragraf 4 I annat fall än som avses i 3 skall ränta betalas på förfallen fordran, för vilken betalningstiden försittes, från den dag som infaller 30 dagar efter det att borgenären har avsänt en räkning eller på annat sätt framställt krav på betalning av ett bestämt belopp med angivande att underlåtenhet att betala medför skyldighet att utge ränta. Gäldenären är dock inte skyldig att betala ränta för tiden innan räkningen eller kravet har kommit honom till handa. I fordringsförhållanden mellan näringsidkare i deras yrkesmässiga verksamhet skall ränta betalas enligt första stycket utan att det när kravet framställs behöver anges att underlåtenhet att betala medför skyldighet att utge ränta. Detsamma gäller när en näringsidkare i sin yrkesmässiga verksamhet har en fordran på en myndighet eller ett annat offentligt organ på betalning för varor eller tjänster. Avser fordringen skadestånd eller annan liknande ersättning som inte kan fastställas utan särskild utredning, skall ränta betalas på förfallet belopp frän den dag som infaller trettio (30) dagar efter det att borgenären har framställt krav på ersättning och lagt fram utredning som med hänsyn till omständigheterna skäligen kan begäras av honom. Gäldenären är dock inte skyldig att betala ränta för tiden innan kravet och utredningen har kommit honom till handa. Oavsett vad som föreskrivs i första, andra och tredje styckena skall ränta betalas på förfallen fordran senast från dagen för delgivning av ansökan om betalningsföreläggande eller av stämning i mål om utgivande av betalning. Saknas uppgiften på fakturan men finns på påminnelsen, utgår ränta från den dag som infaller en månad från påminnelsens avsändande. Observera att räntelagen utgår från fakturans/räkningens avsändande, utan hänsyn till datering av densamma. Paragraf 6 I fall som avses i 3 eller 4 beräknas ränta för år enligt en räntefot som motsvarar den vid varje tid gällande referensräntan enligt 9 med ett tillägg av åtta procentenheter. Om det vid bestämmande av skadestånd med anledning av personskada skall avräknas förmåner som en skadelidande har rätt till enligt 5 kap. 3 1 skadeståndslagen (1972:207), utgör dock tillägget till referensräntan endast två procentenheter för tiden till dess förmånerna har slutligt fastställts. Rutin för debitering av dröjsmålsränta Nödvändigt avtala om dröjsmålsränta - 2,0 procent per månad. Med tanke på lagens mycket låga nivå på dröjsmålsräntan är det nödvändigt att avtala om högre räntenivå eljest blir man utnyttjad som billig finansieringskälla. Räntesatsen bör uppgå till cirka 2,0 procent per månad. Man bör dock ej avvika alltför dramatiskt jämfört med vad som är standard i branschen. Räntefakturans utfärdande Räntefakturan utfärdas i samband med den försenade betalningen och förfaller till omgående betalning. Separat räntefaktura beräknas efter den försenade

4 betalningen mottagits och produceras i samband med uppdatering av reskontran. Då kundkretsen utgörs av konsumenter har det visat sig vara mycket effektivt att istället för separat räntefaktura tas räntan ut som en separat post på nästföljande faktura till kunden och bakas in i totalbeloppet på inbetalningskortet. Det finns väl ingen anledning att lämna kredit på en dröjsmålsräntefaktura. Förfallodag bör därför anges till Förfaller till omgående betalning. För att undvika onödigt administrativt arbete och kundirritation anges internt i reskontrasystemet 15 dagars kredittid, vilket innebär att inte påminnelsebrev skickas ut alltför tidigt. Minsta faktureringsbelopp SEK 100 Det är olönsamt och skapar onödig kundirritation att fakturera alltför små räntebelopp. För att en räntefaktura ska utfärdas bör beloppet ej understiga SEK 100. För att ej missa inkomster och undvika försämrad betalningsmoral hos kunderna bör mindre belopp ackumuleras till en specificerad samlingsfaktura, som utfärdas månads eller kvartalsvis. Minsta möjliga antal respitdagar 2-5 dagar Med respitdagar menas hur sen en betalning får vara för att en räntefaktura skall produceras. Avgörande är dels snabbheten i uppdateringar av kundinbetalningar, dels vad som är standard inom branschen. Då betalning är mer fördröjd än respittiden skall givetvis samtliga räntedagar faktureras, dvs. om respittiden är 3 dagar och betalning skett 8 dagar efter förfallodatum belastas räntefakturan med 8 dagar. Reklamationshantering Oaktat vilka rutiner man än har om förebyggande åtgärder för att eliminera reklamationer får varje företag räkna med att dispyter av olika slag inträffar. Vid analyser av företags kundreskontror är det vanligt att procent av förfallna fordringar är orena p.g.a. reklamationer av olika slag. Typiska anledningar är fel pris, fel rabatt, fel vara levererad, kund returnerat varan, varan levererad till fel adress, delar saknas eller transportskadade. Det gäller emellertid att genom en god leverans- och kunduppföljning snabbt upptäcka och omedelbart åtgärda eventuella fel och brister. Det är viktigt dels ur kundservicesynpunkt dels för att inte försena betalningen. Som tidigare nämnts är det tyvärr ett alltför vanligt knep att tillskansa sig extra kredittider genom att skylla på reklamationer. Många gånger är det rena petitesserna den betalningsovillige har som motiv för att slippa betala i rätt tid. Därför är det viktigt att alla berörda i företaget känner till vad lagen säger om sådana situationer. I detta fall är lagrummet köplagens paragraf 42 tillämplig som reglerar rätten att hålla inne betalning som lyder enligt följande Har köparen krav på grund av säljarens dröjsmål eller på grund av att varan är felaktig, får köparen hålla inne så mycket av betalningen som motsvarar kravet. Kunden är således skyldig att i rätt tid betala med avdrag för reklamationen som ofta är en bråkdel av fakturabeloppet. Sammanfattningsvis är det mycket viktigt att kontinuerligt mäta och följa upp andelen kreditnotor i ett företag och behandlingstiden så att dessa kan nedbringas till ett minimum i tid och antal. Få och snabba krediteringar är grunden till en lönsam kreditförsäljning och speglar företagets image, administrativa kvalitet och kundservice. Påminnelse och kravrutiner Ej fult att kräva Många företagare tycker att det är obehagligt att påminna sina kunder om att de inte har fullföljt sin del av affären nämligen att betala inom den tid som var överenskommet. För varje dag som löper utan att du fått betalt förlorar du pengar och affären blir i takt med tiden allt sämre för din del. Om företaget omsätter 100 MSEK kostar varje dag dig sammantaget SEK vid kalkylränta 15 procent. Dessutom ökar bevisligen risken för utebliven betalning (konkurs) och/eller reklamationer (ofta konstruerade) ju äldre fordran blir. Hur bör då påminnelse och inkasseringsrutinen utformas - syftet, när, hur många och vilken formulering? Varför betalar inte kunderna inom överenskommen tid? När man skall lägga upp sin inkasseringsstrategi är det väsentligt att ställa sig frågan varför håller inte mina kunder ingångs avtal (betala i rätt tid)? De vanligaste orsakerna till betalningsförsening brukar vara; 1. Reklamationer ofta påhittade... (här är uppfinningsrikedomen imponerande). 2. Otydliga avtalsvillkor rörande när, var och hur betalning skall erläggas. 3. Pengar sägs vara på väg. 4. Ont om likvida medel. 5. Kunden optimerar sin egen lönsamhet (Cash Management) genom att betala så sent som möjligt och det har ju gått förut. Så förstärks betalningsviljan En liten historia från den praktiska verkligheten får visa hur goda påminnelseintentioner kan slå helt fel: Företaget hade som symbol en liten björn på sitt påminnelsebrevpapper. För varje påminnelse växte björnen. Redan vid den andra påminnelsen var björnen så stor att man var tvungen att skriva på teckningen. Trots detta subtila hot betalade inte kunderna. Företaget förstod ej varför detta nytänkande

5 resulterade i sämre betalningsvilja. Så man beslutade att göra en kundundersökning. På frågan svarade kunderna att de ville se hur stor björnen skulle bli... Syftet är väl att se till att förstärka kundens vilja att fullfölja sin del av avtalet m a o betala per omgående eftersom den överenskomna betalningstiden redan förbrukats. Då måste utformningen av texten i påminnelsen få honom att inse nödvändigheten i att han skall prioritera betalning av just din faktura före alla andras (han har kanske ont om likvida medel) eftersom konsekvenserna blir mest kännbara av att ignorera ditt brev (ditt företag tar ju ut full kostnadsersättning och talar i klarspråk vad som händer om kunden inte hör av sig eller betalar). Ju närmare förfallodagen påminnelsen skickas desto snabbare får du samtliga s.k. betalningsförseningsorsaker enligt ovan (1-5), vilket i allra högsta grad är väsentligt så att saken omgående kan åtgärdas och likviden därmed regleras. Hur nära beror naturligtvis på vilken typ av kund och kredittid du lämnat. För nära innebär förmodligen en massa onödig irritation och extra arbete. Men säg normalt inte närmare än 4-5 dagar från förfallodagen och inte längre ifrån än dagar. Vänj inte kunden att läsa påminnelser Fortfarande ser man företagare skicka upp till 3-4 påminnelser kanske i förhoppning om att kunderna skall uppskatta att man inte tillgriper inkassoförfarande. på fordringarna. Vid export får man naturligtvis anpassa sig till respektive lands kutym. Med tanke på vad jag nu anfört då det gäller en effektiv påminnelserutin lämnas här ett förslag på påminnelsebrev. Påminnelsen i förslaget bör också innehålla finessen om att i förebyggande syfte även informera om belopp som ännu ej förfallit till betalning. Det bör kanske nämnas att det inte finns några formella krav om hur betalningspåminnelsen skall se ut. Det finns heller inget som säger att man måste skicka en betalningspåminnelse innan man vidtar inkassoåtgärd. Vad man egentligen gör är att man vänjer kunden vid att betalningspåminnelser är en del i den affärsuppgörelse man har och han kan ju bibringas uppfattningen att ni förmodligen tagit extra betalt redan i prissättningen för att täcka de ytterligare kostnader detta rimligen medför. Konsekvensen kan ju bli att kunden tror att ditt företag ej förväntar sig betalning förrän efter den 4:e påminnelsen och skulle du visa att så ej är fallet genom en sundare inställning blir han mycket irriterad. Samma förödande effekt har förtryckta påminnelser där kunden redan i första påminnelsen kan konstatera att du kommer att skicka ytterligare 3 påminnelser. Detta är ju rena inbjudan till att säga att man inte förväntar sig betalning förrän efter det att hela kedjan av brev har utsänts. Som tidigare redogjorts för har du laglig rätt till en påminnelseavgift om f n 50 kronor om överenskommelse träffats senast i samband med skuldens tillkomst. Men man får enligt lagen bara ersättning för en påminnelse vad gäller en och samma faktura. Lagstiftaren har därmed skapat rekommendationen att då det gäller svenska kunder bara skicka en påminnelse. Det är enligt min uppfattning också policyn i alltfler branscher och framförallt i storföretagen där man har ett högt medvetande om vad varje dag utestående kreditdag kostar och att risken stiger med åldern