Arbetsuppgifter administrativ personal Salliushuset Uppdaterat

Transkript

1 Arbetsuppgifter administrativ personal Salliushuset Uppdaterat Christina Nilsson, ekonomiassistent: Inmatning nya studerande från antagningsprogrammet Lägga in för varje utbildning nya och gamla kurser utifrån kursplanen Betyg och betygskataloger vid kursslut, löpande under året samt till de studerande som tar examen i efterhand. Betyg och meddela YH + collegeintyg för vårdstuderande och sammanställning av kunnamålen för utbildningen Rapportera till Yh-myndigheten startsignal, rekvirera statsbidrag, slutsignal samt sammanställning av betyg på Yh-mall. Intyg till studerande samt till Skånetrafiken för de studerande som läser minst 75 % CSN-rapportering för Yh Beställning av litteratur till Yh Sammanställning av lärarlitteratur, som läggs ut i kvalitetssystemet ett par ggr under året Ansvar av förvaring av hälsoblankett LIA, närmast anhörig, överenskommelse skola och studerande angående datoranvändning samt ledningsgruppsprotokoll från utbildningarnas ledningsgrupper Arkivering Lina Olsson, utbildningssekreterare/ekonomiassistent: Skriva ut rekvisitioner Leverantörs-, intern-, extern- och kundfakturering Superanvändare i fakturaportalen för hela förvaltningen GoV. Avstämning av kundfordringar för hela förvaltningen GoV Vara controllern behjälplig vid prognoser och bokslutsarbete Avtalshantering d v s dokumentering av offerter, avtal och överenskommelser samt i anknytning till ekonomin, hålla reda på intäkter och kostnader för dessa. Diarieföring för hela Vuxenutbildningsenheten, samt vara superanvändare för vår förvaltning

2 Luvit-administratör Sekreterare i Sallius ledningsgrupp samt i Vuxenutbildningens Losam Delta i skolans IT-pedagogiska grupp Utreder, servar och hittar lösningar i den dagliga driften för Vux och Yh Ann-Louis Abrahamsson, enhetschef/controller: Ha övergripande kontroll över alla verksamheter i Salliushuset Vara stödperson/resurs/ och i vissa fall ersättare till våra rektorer Vara resursperson till förvaltningsekonomen Vara resurs/stödperson till antagning Yh Vara stöd/resurs till utbildningsledare Yh Vara stöd/resurs för administrativ personal Upprätta, beräkna och redovisa ekonomiska prognoser för bl a rapporter och bokslut, för alla verksamheter som tillhör vuxenutbildning och Yh Göra analyser av ekonomiska utfall Beräkna verksamhetsmått Delta vid skrivarbete kring ansökningar av nya utbildningar till Yh-myndigheten Kontaktperson till Yh-myndigheten Ingår i Sallius ledningsgrupp samt i Vuxenutbildningens Losam Utreder, servar och hittar lösningar i den dagliga driften för Vux och Yh Anette Jaha, assistent: Elevregistrering/betyg Komvux samt uppdragsutbildning i Procapita CSN-rapportering för Vux Systemansvarig Procapita

3 Sjukanmälan av Komvux-elever Månadsavstämning av elever på Komvux Rapportering till SCB Statistik för Komvux Personaladministration (löner) för Vuxenutbildningen Frånvaroanmälan personal Vikarieanskaffning personal Komvux Uppdatering av e-postlistor, närmast anhörig-listor personal Vuxenutbildningen Förskottskassa Postöppning Beställning av litteratur Vux Särskilda prövningar Eva Jönsson, Sfi-samordnare: Boka tid för inskrivning. Kalla personen till inskrivning Informera om valmöjligheterna på Sfi Göra inskrivningen Informera om Sfi-bonus, hålla reda på alla koder, hjälpa till vid ansökan av bonus. Fylla i och lämna ansökan till Bodil H (förvaltningen) Se till så att inte väntetiden på Sfi överskrids Kalla personer till start och ha koll på antalet elever i klasserna Skicka kallelser (koll på tid, plats, lärare) Registrera nya elever och ändringar i Procapita Skicka statistik för Sfi-elever till SCB Serva lärarna med info från Procapita (timmar, adresser etc) Anteckna när lärare går in för varandra (vid sjukdom) Anteckna när lärare går in för varandra (mot komp)

4 Anteckna lärares uttag av komp Se till så att vi har vikarier vid lärares semester och annan ledighet (i samarbete med Anette) Kontakt med Arbetsförmedlingen, Höörs kommun, Sfi i andra kommuner, kontaktpersoner, Arbeteoch Försörjning, samhälls- och hälsoinformatörerna och med elever/lärare Sfi-möte varannan vecka med alla Sfi-lärare Vidarebefordra Nyhetssidans mail till sfi-lärarna, varje söndag Registrera alla elevers närvarotimmar i Procapita, varje månad Skriva ut blanketter på Sfi-närvaron åt elever som har etableringsplan, varje månad Skicka närvarolistor till Arbete och Försörjning, varje månad Hjälpa Anette med utskick av varningsbre/utskrivningsbrev till Komvuxelever, varje månad Skriva och skicka debiteringsunderlag till Lina för elever som studerar Sfi hos oss men är skrivna i andra kommuner, varje månad Deltar/samarbetar i projektet Ökad inkludering genom språk minimum 7 timmar i månaden, i Räddningstjänsten Syd (satsning i Eslöv), Knutpunkt Lund (Regionalt samarbete kring samhällsoch hälsokommunikatörerna) samt samarbete med Tyst kunskap och Broar över mörka vatten. Jytte Hiller, receptionist: Vidarehänvisning av kontakter Bokning av lokaler (aula och konferensrum) och teknisk utrustning för externa kunder Anmälningar vid olika arrangemang, externa föreläsningar och utskick till speciella grupper Uppdatering av information på skolans intern-tv Utskick av kurskataloger, uppdateringar kring adressregister, hantering av returer mm Viss allmän service och förfrågningar från studenter om lärare Utdelning av datakoder för Vuxstuderande Se till att kontorsmaterial finns tillgängligt, om inte, beställa Support av kopieringsmaskiner Ansvara för kontakter med leverantör av kopieringsservice/utrustning Beställa resor för Yh- och Vuxpersonal

5 Ansökningar till tjänster Viss posthantering (delar med Anette) Kontaktperson till TMG för beställning av kuvert och visitkort till förvaltningen Vibeke Ebbesson, studie- och yrkesvägledare/antagningsenhet Yh: Svara på mejl från sökande, intresseanmälningar Svara i telefon, alla frågor om Yh-utbildningarna Enskilda samtal för presumtiva studerande både via telefon och inbokade möten Vägledning och information om våra och andras utbildningar Utskick av kataloger Utskick av olika säljbrev Lägga in nya utbildningar i Scas (antagningsprogrammet) Ta hand om alla ansökningar, registrera i Scas, bedöma, räkna meritvärde på betyg Antagningsmöten, göra listor till utbildningarnas ledningsgrupper och utbildningsansvariga Skicka antagningsbesked till sökande Skicka information inför utbildningsstart Registrering vid upprop, klasslistor Reservantagning Marknadsföring av utbildningarna, annonser, Facebook, mässor, besök på skolor och företag Ansvarig för Yh:s hemsida Framställning av katalog, layout, texter och bilder Framställa marknadsföringsmaterial och informationsmaterial Uppföljning marknadsföring Framställa ansökningsblanketter/annat ansökningsmaterial Uppdaterar information på olika webbsidor, allastudier.se, yhguiden.se, yhmyndigheten.se, studentum.se och studeravidare.se

6 Terminstider till CSN, fyller i studieförsäkran, redovisning av studieresultat Utför uppdrag till externa utbildningsanordnare, t ex antagningsarbete, marknadsföring, vägledning mm Registrera sökande i Procapita Samarbetar och avlastar Yh:s utbildningsansvariga Arbetar i olika projektgrupper tillsammans med t ex utbildningsansvariga