Välkommen till Gymnasieantagningen i Göteborgsregionen (GR)

Transkript

1 Välkommen till i Göteborgsregionen (GR) sköter antagningen till samtliga kommunala och fristående gymnasieskolor i Göteborgsregionens 13 kommuner hanterades ca sökande i antagningssystemet Indra. Antagningssystemet Indra Databasen Indra används för antagningsarbetet och är speciellt utformad för s och våra avnämares behov. Samtliga kommunala och flertalet fristående gymnasieskolor är uppkopplade mot Indra. Skolor som använder sig av färdighetsprov måste vara uppkopplade mot Indra för att kunna registrera elevernas resultat. Med hjälp av Indra kan man bl a: Registrera/justera antalet platser på sina utbildningar. Registrera ansökningar för eleverna. Ta ut olika elevuppgifter och etiketter. Följa sökandefrekvensen under antagningsperioden via simuleringskörningar. Lägga in information om upprop, vilket går ut till eleverna via antagningsbeskedet. Ta ut antagningslistor med elevval. Se antagningsresultat och statistik. Importera elevuppgifter över antagna till det egna elevregistreringssystemet. Indranet Fristående gymnasieskolor som inte kopplar upp sig mot Indra får använda sig av webbversionen Indranet, På Indranet finns delar av den information och de funktioner som finns i Indra. På Indranet finns information om alla skolor och utbildningar inom GR. Studievägledare och elever med användar-id kan också registrera ansökningar till gymnasieskolan. Skolpersonal med användar-id kan ta fram information om antagningen eller om viss elevs ansökan, betyg, adress och telefonnummer. De kan också ta ut antagningslistor, listor över elevval samt göra mejlutskick till studievägledare på regionens alla skolor mm. För att kunna arbeta med Indra/Indranet krävs att man har ett användar-id, se nedan. Registrering av nya gymnasieskolor När en ny gymnasieskola ska starta registrerar vi skolan i Indra/Indranet samt skickar över en ansökan om användar-id där skolan anger vilka personer på skolan som ansvarar för arbetsuppgifter som rör antagningsarbetet. Vi lägger sedan in uppgifterna i vårt adress- och mejlregister så att ansvarig personal på skolan får vår information under året. Information om vilka arbetsuppgifter skolan ansvarar för samt när de ska utföras skickas ut i god tid och vid oklarheter är det bara att kontakta oss för information. Om Skolverket ännu inte gett skolan tillstånd för start ska skolan meddela oss så snart det är klart samt skolans SCB-kod. För frågor runt det gemensamma antagningsarbetet kan ni tala med Susanne Carlström på på tel: eller mejla suc@grkom.se 1

2 Arbetsordning för gymnasieskolor och Som komplement till denna arbetsordning gäller alltid de datum vi angett i Tidsplan för grundoch gymnasieskolan som vi skickar ut till alla syv och rektorer och som också ligger under Övrigt material på Indranet. Hösten vintern Informationsmöte och Indra/Indranetutbildning På hösten bjuder vi in alla studievägledare eller dem med liknande funktion till informationsmöten här hos oss. Då går vi igenom resultatet av avslutat antagningsarbete och informerar om nyheter inför kommande antagningsår. Då finns det också möjlighet att ställa frågor, diskutera förslag till förbättring av rutiner mm. Under november finns också tillfälle för ny personal att få utbildning i Indra/Indranet. Anmäler till oss vilka som är nyanställda och vilka som önskar delta på Indra- eller Indranetutbildning. Studievägledaren eller skolledare deltar i det informationsmöte som hålls på under hösten. Anmälan om Öppet hus Information om gymnasieskolornas Öppet hus läggs ut på GRs webbplats. Datum och tider anmäler skolan själv via formulär på Informationen nås därefter på \ Gå direkt till \ Öppet hus. Gymnasiedagarna Varje höst i oktober anordnar GR Utbildning gymnasiemässan Gymnasiedagarna som är förlagd till Svenska mässan. Då har alla gymnasieskolor en möjlighet att informera om sin skola för samtliga grundskoleelever i regionen. Anmäl till GR Utbildning i mars månad om ni önskar delta på Gymnasiedagarna i oktober. Gymnasieorganisation Vi skickar utbildningsförslag utifrån broschyren Vad ska jag välja? till skolorna för korrektur. Därefter uppdaterar vi Indra/Indranet utifrån det material vi får tillbaka. Utbildningsutbudet samt antal platser ska vara justerat när ansökan öppnas för eleverna i december. Gymnasieskolorna anmäler till oss, på vår utskickade bilaga, vilka utbildningar som planeras starta. Utsedd person på skolan går sedan in på Indra/Indranet och registrerar antal utbildningsplatser på respektive program. Inför preliminär- och definitivantagningen måste gymnasieskolorna godkänna/klarmarkera i Indra/Indranet att korrekt antal platser är registrerade. Betyg Vi får in höstterminsbetyg för både regionens och övriga landets grundskoleelever (år 9). Slutbetyg för äldresökande finns i de flesta fall redan i Indra. I de fall gymnasieskolan har elever som läser på introduktionsprogram och kompletterar sina grundskolebetyg måste skolan se till att dessa registreras i Indra. 2

3 Program med färdighetsprov kallar aktuella skolor till informationsmöte och skickar även ut en mall för informationsblad om färdighetsprov som skolorna ska fylla i. Informationsbladet läggs sedan ut på Indranet. Skolan fyller i aktuella uppgifter i mallen för informationsblad och skickar in det till. Efter att ansökan stängts för eleverna kallar skolan själv till färdighetsprov. Skolan registrerar också elevernas poäng/resultat i Indra under våren. Ansökan Eleven Mellan december och februari kan eleverna själva registrera sin gymnasieansökan på Indranet. För exakt tid och datum se aktuell Tidsplan för grund- och gymnasieskolor. Vi handlägger samtliga ansökningar/val* för elever inom regionen via antagningssystemet Indra. Genom att alla skolor i regionen är med i det gemensamma antagningsarbetet undviks därmed dubbelantagning, d v s en elev kan bara bli antagen på en skola och en utbildning. Vi handlägger också ansökningar för elever som söker från övriga landet till Göteborgsregionen. I samband med att ansökan för elev stänger i februari sammanställs statistik över sökandefrekvensen, antal obehöriga och lediga platser mm. Statistiken läggs därefter ut på Indranet. * handlägger inte val till individbaserad yrkesintroduktion, individuellt alternativ, preparandutbildning och språkintroduktion. Studievägledaren eller motsvarande på skolan registrerar val för eleverna i Indra eller på Indranet i de fall eleven väljer att inte själva göra sin ansökan på Indranet. Fri kvot Vi ansvarar för antagningen i fri kvot på kommunala skolor för de elever som behöver företräde till viss utbildning på grund av sociala eller medicinska skäl. Skriftligt skäl över elevens situation ska vara oss tillhanda i samband med sista ansökningsdag för elev och prövas sedan under våren på frikvotsmöten. Frikvotsansökningar till fristående gymnasieskolor skickas av grundskolorna till oss och vi vidarebefordrar dem till mottagande skola för beslut. För skäl som uppkommit under vårterminen och för äldre elever är sista datum den runt 1 juni, se aktuell Tidsplan för grund- och gymnasieskolor. Fristående skolor ansvarar för att pröva elever i fri kvot till egen skola samt att lämna information om beslutet till handläggare på. Våren Anstånd Inför preliminärantagningen ska gymnasieskolor registrera val där eventuella elever har blivit beviljade anstånd på skolan. I Indra ska skolan även ta in eleven på samma program. Skolor som inte är uppkopplade mot Indra skickar uppgifter om elever som har beviljats anstånd till för registrering. 3

4 Simuleringskörningar/Planeringskörningar Under våren gör vi simuleringskörningar ungefär var 14:e dag som redovisas på Indranet. De ger information om fördelningen av förstahandsvalen till de olika utbildningarna och är ett bra underlag för dimensionering av skolans organisation/antal utbildningsplatser. Skolan kan själv påverka simuleringarna genom att ändra i antal platser i Indra eller Indranet inför varje körning och på så sätt se hur antagningsresultatet förändras. Skolorna måste kontrollera resultatet av varje simuleringskörning för att upptäcka eventuella fel inför körningarna av preliminär- och definitivantagningen. Informationsmöte Vi bjuder in samtliga skolor i regionen till information rörande antagningarna. Studievägledaren eller skolledare deltar i informationsmötet. Preliminärantagningen Preliminärantagning är klar i mitten av april. Det officiella beslutet om antagning fattas av den politiska antagningsnämnden, Utbildningsgruppen, för de kommunala skolorna. Även om fristående skolor inte omfattas av själva beslutet gäller regler och rutiner runt antagningen samtliga skolor oavsett huvudman. Vi skickar ut antagningsbesked till samtliga sökanden samt informerar pressen om resultatet av antagningen och statistik. Information och statistik läggs också ut på Indranet. Inför preliminärantagningen måste gymnasieskolorna klarmarkera/godkänna i Indra/Indranet att korrekt antal platser är registrerade. Omval och nyval Elever som vill göra omval/nyval efter preliminärantagningen måste vända sig till sin studievägledare som hjälper till att registrera valen på Indra/Indranet. Upprop Inför definitivantagningen registrerar skolorna information om upprop (datum, tid och plats) på Indra/Indranet. Informationen meddelas antagna elever via antagningsbeskedet. I de fall skolorna inte lägger in någon uppgift skriver vi in att skolan själv kontaktar eleven angående uppropstid och plats. Kvarsittare/Omgångare Inför definitivantagningen ska gymnasieskolor registrera val där eventuella elever har blivit kvarsatta i år 1 på skolan. Skolan ska även ta in eleven i Indra på samma program som eleven blivit kvarsatt på. Skolor som inte är uppkopplade mot Indra skickar uppgifter om kvarsittare till för registrering. 4

5 Lägga ner utbildning I de fall skolan lägger ner en utbildning efter preliminärantagningen informerar skolan själv de sökande. Skolan får inte lägga ner en utbildning för nära definitivantagningen, se aktuell Tidsplan för grund- och gymnasieskolor. Detta för att eleverna ska hinna göra eventuella omval innan vi stänger runt den 1 juni. Informationsskyldigheten och datum fastställs av den GRs politiska Utbildningsgrupp och finns angivna i de Etiska reglerna. är behjälplig med elevuppgifter i de fall skolan inte själv kan ta fram dessa. Sommaren Betyg Vi får in slutbetyg för GR:s elever samt för sökande utifrån som söker utbildning i vår region. Dispens engelska 16 kap 32 Skollagen: En sökande till ett nationellt program som saknar godkänt betyg i engelska men uppfyller övriga behörighetskrav ska ändå anses behörig om den sökande 1. på grund av speciella personliga förhållanden inte har haft möjlighet att delta i undervisning i engelska under en betydande del av sin tid i grundskolan eller motsvarande utbildning, och 2. bedöms ha förutsättningar att klara studierna på det sökta programmet. Eleven skall också ges förutsättningar att läsa in engelskan så att eleven får ett slutbetyg i gymnasieskolan. Rektor på avlämnande grundskola har ansvar för att skolan sammanställer skrivelse där man begär dispens från engelska för eleven. Skrivelsen skickas till mottagande gymnasieskola/skolor. Gymnasieskolans åtagande Det är huvudmannen för skolan, dvs mottagande gymnasieskola, som avgör om man beviljar eleven dispens. Skolan meddelar detta till oss på senast den dag som anges i aktuell Tidsplan för grund- och gymnasieskolor. När vi får den underskriva dispensen från gymnasieskolan prövas eleven på sökt program/skola, såvida eleven är behörig i övriga ämnen till sökt program! Prövning sker ej till preliminärantagningen. Definitivantagningen Definitivantagningen är klar i slutet av juni. Det officiella beslutet om antagning fattas av den politiska antagningsnämnden, Utbildningsgruppen, för de kommunala skolorna. Även om fristående skolor inte omfattas av själva beslutet gäller regler och rutiner runt antagningen samtliga skolor oavsett huvudman. Antagningsbesked med uppropstid skickas till samtliga sökande, pressen informeras om antagningsresultatet och statistik läggs ut på Indranet. Gymnasieskolorna kan själva ta ut information om antagna, antal reserver, lediga platser och antagningspoäng för sin skola. Uppgifterna kan också lämnas via fil under förutsättning att skolans elevregistreringssystem kan ta emot information från andra system. 5

6 Inför definitivantagningen måste gymnasieskolorna klarmarkera/godkänna i Indra/Indranet att korrekt antal platser är registrerade. Fristående skolor ska också på utsatt datum gå igenom antagningslistorna och klarmarkera att man godkänner föreslagen antagning. Reservantagning I början av augusti gör vi en stor reservantagning till de platser som blivit lediga under sommaren och därefter sker kontinuerlig antagning fram till dess att antagningen avslutas någon vecka in i september. Varje gymnasieskola har en kontaktperson hos oss under reservantagningen. sköter alla kontakter med avgående och tillkommande elever under hela reservantagningen, d v s skolan får inte själv ta in elever vid sidan om den officiella antagningen. Varje skola bistår med en kontaktperson under hela reservantagningen, vilken rapporterar till oss vilka elever som inte kommit till upprop och varför. Därefter rapporterar skolan också vilka elever som avgår från skolan så länge reservantagningen pågår, se aktuell Tidsplan för grund- och gymnasieskolor. Utbildningskatalog Vad ska jag välja? och skolan Under våren samlar in information om utbildningsutbudet för nästkommande antagning från skolorna. Uppgifterna sammanställs i katalogen Vad ska jag välja? som de allra flesta grundskolor i regionen beställer till sina årskurs-9 elever. Länk till katalogen finns också på Indranet/Gå direkt till. Skolan ska lämna skriftlig information till ansvarig på så att uppgifter i utbildningskatalogen blir korrekt. Skolorna kan i maj beställa utbildningskatalogen Vad ska jag välja?. Den kommer sedan ut i tryck i september. GRUUS GöteborgsRegionens UngdomsUppföljningsSystem ( Med anledning av kommunernas informationsansvar och att skolorna enligt skollagen är skyldiga att informera elevens hemkommun om när en elev börjar eller slutar vid en gymnasieskola med annan huvudman än hemkommunen så används inom GR det webbaserade uppföljningssystemet GRUUS. De två direkta syftena med systemet är: att hemkommunen ska få information om egen elev, om elev som går i en annan kommun, på fristående skola eller som avbryter sina studier. att ge fristående gymnasieskolor och kommuner inom GR ett klart och entydigt underlag om vilken kommun som är ekonomiskt ansvarig för en elev. GRUUS används idag av samtliga gymnasieskolor, såväl fristående som kommunala inom GR. På varje gymnasieskola finns en av skolan utsedd registreringsansvarig som löpande registrerar tillkommande och avgående elever. GRUUS används även av de av kommunerna utsedda informationsansvariga som arbetar med ungdomsuppföljning i regionens kommuner. Särskild ansökan om användar-id till GRUUS skickas till. Frågor om GRUUS mejlas till gruus@grkom.se 6

7 GRINDA - GRsIndriktningsDatabas GRINDA är ett webbaserat IT-system som syftar till att synliggöra fördelningen av antalet lediga platser på gymnasieprogrammens inriktningar och underlätta vid övergång för elev mellan programinriktningar inom GR. I GRINDA visas antal lediga platser på programinriktningar, på gymnasieskolorna i Göteborgsregionen (GR). Systemet är till för studie- och yrkesvägledare som för elevs räkning via systemet kan hitta ledig plats på program och inriktningsnivå. För gymnasieskola bidrar GRINDA med möjligheten att nå ut med lediga platser. Systemet bidrar också till att ge en regional överblick över vilka programinriktningar som erbjuds inom GR. Organisationsansvarig/rektor på respektive gymnasieskola inom GR är ansvariga för att antalet platser är korrekt angivna per programinriktning i GRINDA. Organisationsansvarig står som kontaktperson för den egna skolans utbud. Särskild ansökan om användar-id till GRINDA skickas till. Frågor om GRINDA mejlas till gruus@grkom.se Gemensamma gymnasiet ( Gymnasieskolorna i GR kan genom Gemensamma gymnasiet erbjuda ett fast utbud av kurser i samband med respektive skolas ordinarie val av valbara kurser och individuella val. För att dessa kurser ska kunna erbjudas i kursutbudet tidigt i valprocessen har varje skola möjlighet att anmäla vilka kurser de önskar anordna och/eller vilka kurser som de vill ska anordnas. Vilken eller vilka kurser ur det gemensamma utbudet som skolan sedan vill erbjuda sina elever bestämmer respektive hemskola själv. De gemensamt anordnade kurserna inom regionen ska vara smala nationella kurser som eleverna annars inte skulle få läsa pga få deltagare, att kursen är för kostnadskrävande att anordna eller att den egna skolan saknar lärare i ämnet. All information om kursutbudet finns på GR Utbildnings webbplats: Klicka på knappen Gymnasieskolan och sedan Gemensamma gymnasiet. För att kunna arbeta med det administrativa systemet krävs användar-id och lösenord. Särskild ansökan om användar-id till Gemensamma gymnasiet skickas till oss på. Inom ramen för Gemensamma gymnasiet administrativa system erbjuder även Språkcentrum ett antal kurser i ämnet Modersmål. 7

8 s verksamhet under antagningsåret - bild (1 oktober - 31 september) Juli Juni Augusti Reservantagning Skolstart Grundskolorna skickar in slutbetyg Gymnasieskolor ska besluta och klarmarkera sin organisation Fristående gymnasieskolor ska godkänna antagning av föreslagna elever Definitivantagningen är klar Resultatet finns på Indra/Indranet Brev till eleverna med antagningsbesked September Slutantagning är klar; Antagningen avslutas. Maj Resultatet finns på Indra/Indranet Statistik finns på Indranet Vad ska jag välja? skickas ut Sista ansökningsdag till program med färdighetsprov, se Tidsplan Uppropstider registreras i Indra Beslut om ev nedläggning utbildning Utbildningskatalogen Vad ska jag välja? beställs Sista ansökningsdag (Maj eller juni, se Tidsplan) Oktober Gymnasiedagarna Syv-information på Antagningsåret November Skolornas utbildningsutbud registreras i Indra Skolorna registrerar sin organisation Indrautbildning på Elevval ska registreras i Indra Januari Februari April Ansökningar för icke GR-elever registreras av Preliminärantagningen är klar Gymnasieskolorna ska klarmarkera sin organisation Resultatet finns på Indra/Indranet Statistik finns på Indranet Syv-information på Omvalsperioden startar Mars December Lösenorden skickas till eleverna Eleverna kan registrera ansökan Grundskolorna skickar in höstterminsbetyg Sista ansökningsdag (se Tidsplan) Sökandestatistik finns på Indranet Anstånd ska registreras i Indra Vårens första simuleringskörning 8