Beslutet berör (Informeras via e-post) - Christer Lindman - Anette Holster - Landstingsfastigheter - Hans-Åke Lanthén

Transkript

1 PROTOKOLL LKD Inrättande av en gemensam serviceförvaltning inom landstinget Bakgrund Förutsättningarna för en samordning av serviceverksamheten inom de två hälso- och sjukvårdsområdena och Landstingskansliet har analyserats inom ramen för det så kallade FM-projektet (Facility Management). Resultatet av analysen pekar på fördelarna med en samordning mellan stödfunktionerna genom sammanslagning av serviceenheterna vid de båda hälso- och sjukvårdsområdena och serviceförvaltningen vid Landstingskansliet. Därigenom har frågan om bildandet av en gemensam serviceförvaltning, som verkar över hela landstinget, åter blivit aktuell. Inom Landstingsfastigheter har bilagda Förslag Inrättande av en ny serviceförvaltning inom Landstinget Sörmland tagits fram inom ramen för FMprojektet (Bilaga 1). Kommentar Landstingsstyrelsen noterar att man i förslaget pekar på möjliga samordningsvinster och ökad koncernnytta och därmed kostnadsbesparingar på mellan 5 och 10 mkr årligen. Mot bl.a. denna bakgrund anser styrelsen att förslaget ska godkännas och genomföras. Landstingsstyrelsens beslut 1 Landstingsstyrelsen beslutar i enlighet med vad som föreslås i bilagda Förslag Inrättande av en ny serviceförvaltning inom Landstinget Sörmland. 2 Landstingsdirektören får i uppdrag att vidta de åtgärder som fordras för att inrätta den nya förvaltningen och att få den i drift. Bilaga 1. Förslag till inrättande av ny serviceförvaltning Protokollsutdrag -- Beslutet berör (Informeras via e-post) - Christer Lindman - Anette Holster - Landstingsfastigheter - Hans-Åke Lanthén c:\documents and settings\krister herbe\mina dokument\2_arbete\(12) dec \146 gemensam serviceförvaltning\ 146 gemensam serviceförvaltning.doc Utskrift: , 17:07 Sid: 1

2 1(7) Förslag Inrättande av ny serviceförvaltning inom Landstinget Sörmland Bakgrund En gemensam organisation för den serviceverksamhet som idag hanteras av serviceenheterna inom Nordvästra och Södra Hälso- och sjukvårdsområdena samt serviceförvaltningen på Landstingskansliet (tidigare KA Servicekonsult) har inom ramen för projekt fm samverkan analyserats i två omgångar under perioden 2001-april Erfarenheterna av arbetet med ökad samverkan mellan stödfunktioner har lett till att frågan om gemensam serviceförvaltning återigen blivit aktuell. Samverkan bedöms underlättas av en gemensam organisation och skapa förutsättningar för ändrat arbetssätt och nya rutiner. I budgetdirektiven för år 2004 bejakas fm samverkan som ett medel för att öka koncernnyttan, skapa förutsättningar för ökad samverkan mellan serviceverksamheterna och mellan service- och kärnverksamheten, bereda väg för goda arbetsplatser samt bidra till hushållande av ekonomiska resurser. Med utgångspunkt från dessa ställningstaganden ska projekt fm samverkan fortsätta och övergå i löpande verksamhet. Mål En länsövergripande serviceförvaltning i Landstinget Sörmland bildas genom sammanslagning av serviceenheterna på Hälso- och sjukvårdsområdena, kostenheterna inom Nordvästra Hälso- och sjukvårdsområdet, serviceförvaltningen på Landstingskansliet och delar av de administrativa resurserna inom ekonomi och personal på Landstingsfastigheter (LFS) och D-data. Bild 1. Förvaltningen organiseras på ett ändamålsenligt sätt för att kunna arbeta processinriktat och erbjuda rätt stöd till kärnverksamheten antingen genom egenproducerade tjänster eller i samarbete med LFS och D-data inom ramen för fm samverkan. Bild 2. Målet är att ny serviceförvaltning ska: o arbeta länsövergripande. o möjliggöra för vården att kraftsamla på sin kärnverksamhet. o effektivisera processer. o öka möjligheten till administrativ samordning för landstinget i sin helhet. o erbjuda rätt kvalitet utifrån koncern- och kundperspektivet. Den nya serviceförvaltningen ska förenkla och underlätta relationerna till kunderna genom samordnade rutiner och system samt utifrån landstingets direktiv gällande fm samverkan verka för ett aktivt partnerskap med kunder och leverantörer och för kontinuerlig utveckling av tjänsteutbud/stödfunktioner. Organisationsförändringen skall möjliggöra samordningsvinster, öka koncernnyttan och ytterst bidra till bättre vård av patienterna.

3 2(7) Uppdrag och Förutsättningar Den länsövergripande serviceförvaltningens grunduppdrag ska vara att tillhandahålla städ-, transport- och vaktmästeri- samt kosttjänster till landstingets kärnverksamheter och övriga serviceverksamheter. Dessutom ska serviceförvaltningen tillhandahålla administrativt stöd till LFS och D-Data inom områdena ekonomi och personal. Omfattningen av det administrativa stöd som förvaltningen ska erbjuda kärnverksamheter och övriga serviceverksamheter kommer underhand att kartläggas och fastställas bl a inom ramen för strukturöversynens delprojekt beträffande administrativ service. Initialt ska de länsövergripande administrativa tjänsterna omfatta inkasso, repro och administration av leasingbilar. Förutsättningarna för ny serviceförvaltning är: o I ny serviceförvaltning inrättas en gemensam administrativ stab för förvaltningen, LFS och D-data. LFS och D-data ska nyttja den administrativa stabens tjänster och ej behålla parallella funktioner. Överföring av funktioner/tjänster från LFS och D-data till ny serviceförvaltning kommer därför att bli aktuell. o Serviceförvaltningen ska även länsövergripande tillhandahålla tjänster som inkasso, repro och administration av leasingbilar. o Resultatkraven för ny serviceförvaltning bestäms av landstingsledningen. En potential för effektivisering bedöms föreligga. Genom samverkan och samnyttjande av resurser bedöms ett sparbeting på 5 miljoner kronor vara realistiskt att uppnå 2005 resp 10 miljoner kronor Vid start utgör omsättningen 2003 utgångspunkt för beräkning av initial nettokostnadsram. Serviceförvaltningens eventuella ansvar för samordning av innehåll/upplägg/uppdatering av serviceportal och kundtjänst ska utredas i det fortsatta arbetet med fm samverkan. Omsättning Den totala omsättningen för de berörda serviceförvaltningarna/enheterna år Omsättning 2003 prognos/milj kr Serviceförvaltn LK 10,5 SHSO, inkl kost 44,0 NVHSO 55,0 Kost MSE 45,0 Kost KSK 22,5 Totalt 177,0 milj kr Internt köpta tjänster mellan verksamheterna är inte eliminerade. Detta kommer att ske i samband med upprättandet av styrdokument och vid fastställande av den nya förvaltningens nettokostnadsram initialt. Benchmarking och nyckeltal I nya serviceförvaltningens uppdrag bör benchmarking vara ett krav för att säkerställa en utveckling mot ställda besparingskrav och en kritisk granskning av hur det egna uppdraget genomförs. Samtidigt skapas förutsättningar för framtagning av relevanta nyckeltal.

4 3(7) Riskanalys (Swot) Avsikten med swot-analysen är att ge en komplex och nyanserad bild av faktorer som kan påverka varandra och ett framtida skeende. Ett inifrånperspektiv (styrkor och svagheter) som beskriver egenskaper hos analysobjektet och ett utifrånperspektiv (möjligheter och hot) som visar externa faktorer vilka kan påverka analysobjektet. Genom att belysa dessa faktorer och besvara frågorna nedan kan konkreta åtgärdsmöjligheter tas fram. o Hur kan vi behålla, underhålla och förbättra våra STYRKOR? o Hur kan vi minimera våra SVAGHETER? o Vilken förbättringspotential finns? o Hur kan vi ta tillvara våra MÖJLIGHETER? o Hur kan vi förebygga och neutralisera HOTEN? En arbetsgrupp analyserade hösten/vintern 2002 för- och nackdelar med en ny serviceförvaltning. För- och nackdelar utifrån fyra perspektiv, ekonomi, kund, medarbetare samt processer lyftes fram. Dessa återfinns i swot-analysen nedan som gäller tänkt ny serviceförvaltning Styrkor o Länsövergripande men lokalt förankrad o Gemensamma rutiner och system o Minimerar dubbelarbete o Ökar effektiviteten-kostnadseffektivisering o Ökad kompetens-kunskapsutbyte o Gemensamt inköp o Effektivare servicegrad pga samverkan o Ger verksamheten högre status o Tydliga gränser leverantör-kund o Tydliga gränser för personalens uppgifter o Engagerad ledning o Kan kärnverksamheten Svagheter o Nya gränser o Centralisering o Möjlighet till egen profilering minskar o Rädsla för förändringar Ovilja att delta och genomföra förändringar. o Motarbetande och infiltrerande hos medarbetare och chefer Möjligheter - kundperspektiv o Tydligare och enklare o En part o Ett telefonnummer o Ökad kompetens genom samordning o Minskad sårbarhet o Ökad kundorientering o Enhetliga priser o Ökad kvalitet Hot o Minskad fysisk närhet till ledning o Nya gränser o Beställarens kompetens urholkas. o Jämförelse med externa leverantörer o De ekonomiska målen uppnås ej o Den nya ledningen blir svag Åtgärder 1. Formulera tydligt direktiv och uppdrag för ny serviceförvaltning. 2. Åsätta ny organisation tydliga besparings- och rationaliseringskrav för att minimera profilering av enskilda delar av serviceförvaltningar. 3. Genomföra en kompetensanalys. 4. Inom ramen för serviceförvaltningen organisera en gemensam kundtjänst. 5. Skapa en gemensam syn på kund och koncernperspektiv. 6. Upprätta tydligt regelverk som utgår från koncernperspektivet. 7. Upprätta informations och kommunikationsplan för implementering av ny serviceorganisation. 8. Införa system, rutiner etc som underlättar samverkan, centralisering, effektivisering i en ny organisation.

5 4(7) Styrdokument och budgetdirektiv Styrdokument upprättas för ny serviceförvaltning innehållande resultatansvar, regler för interna avtal, interprissättning och prisuppräkning, hantering av vinst resp förlust, ev fonderingsmöjligheter, rätten att köpa/sälja utanför landstinget m m. Den länsövergripande serviceförvaltningen ska vara en resultatenhet, styras utifrån resultatkrav och upprätta resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys enligt landstingets gemensamma modell. Verksamheten ska till övervägande del vara intäktsfinansierad och kundstyrd. Omsättningen 2003 för ingående verksamheter ska utgöra utgångspunkt för beräkning av initial nettokostnadsram för den länsövergripande serviceförvaltningen. Framtida besparingskrav formuleras utifrån ett koncernperspektiv. Besparingskravet för 2005 är 5 miljoner kronor och för miljoner kronor. Förslag till genomförandeplan 1. Formulering av beslutsunderlag och uppdrag för serviceförvaltningens chef Okt nov Samråd med politiker och berörda fackliga organisationer Nov dec Beslut i Landstingsstyrelsen om ny serviceförvaltning Dec Chefsrekrytering Dec 2003 feb Framtagning av styrdokument inkl förslag till budgetomfördelning Dec 2003 feb Etablering/start av ny serviceförvaltning Apr Fastställande av styrdokument Apr Förslag till inriktning, inre organisation inkl kompetensbehov och bemanning, mål och handlingsplaner Mar jun Erforderliga samråd och beslut Aug sep 2004 Förslag till beslut Med hänvisning till pågående utveckling av serviceverksamheten i Landstinget Sörmland inom ramen för projekt fm samverkan samt landstingets bejakande av fm samverkan som ett medel för att nå övergripande mål beträffande helhetssyn, koncernnytta, samverkan, goda arbetsplatser och hushållning föreslås att följande beslut fattas; o Att en länsövergripande serviceförvaltning i Landstinget Sörmland bildas genom sammanslagning av serviceenheterna på Nordvästra och Södra Hälso- och sjukvårdsområdena, kostenheterna inom Nordvästra Hälso- och sjukvårdsområdet och serviceförvaltningen på Landstingskansliet samt delar av de administrativa resurserna för ekonomi och personal på LFS och D-data. o Att den länsövergripande serviceförvaltningens grunduppdrag ska vara att tillhandahålla städ-, transport-, vaktmästeri-, kost- samt administrativa tjänster till landstingets kärnverksamheter och övriga serviceverksamheter. o Att omfattningen av de administrativa tjänsterna underhand ska kartläggas och fastställas bl a inom ramen för strukturöversynens delprojekt beträffande administrativ service. Initialt ska de länsövergripande administrativa tjänsterna omfatta inkasso, repro samt administration av leasingbilar.

6 5(7) o Att inom ramen för ny serviceförvaltnings organisation inrätta en administrativ stab som förutom den egna serviceförvaltningen även ska serva LFS och D-data. o Att den länsövergripande serviceförvaltningen ska vara en resultatenhet, styras utifrån resultatkrav och upprätta resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys enligt landstingets gemensamma modell. Verksamheten ska till övervägande del vara intäktsfinansierad och kundstyrd. o Att omsättningen för 2003 för ingående verksamheter ska utgöra utgångspunkt vid fastställande av initial nettokostnadsram för den länsövergripande serviceförvaltningen. Framtida besparingskrav formuleras utifrån ett koncernperspektiv. Ett besparingskrav på 5 miljoner kronor föreslås för 2005.

7 6(7) KÄRNVERKSAMHET NVHSO Kost MSE, Kost KSK LFS och D-Data Del av adm.service Serviceförvaltning Länsövergripande NVHSO-service Städ, trpt, vaktm SHSO-service Städ, trpt, vaktm, kost Serviceförvaltning LK Trpt, vaktm,cafeteria, biladministration, inkasso, repro Landstingets serviceverksamhet Bef verksamheter som föreslås ingå i ny serviceförvaltning. Bild 1

8 7(7) SERVICE- VERKSAMHET KÄRN- VERKSAMHET EXTERNA KUNDER SERVICEPORTAL / KUNDTJÄNST FM-SAMVERKAN LFS GEM.ADM/STAB SERVICE- FÖRVALTNING LÄNSÖVERGRIPANDE D-DATA Landstingets serviceverksamhet Principskiss organisation och samband Bild 2