Processkartläggning i praktiken

Transkript

1 Processkartläggning i praktiken - Med stöd av standarder Abir Lindberg, Folkhälsomyndigheten Nätverksträff Forum iförvaltning, 6 maj

2 .

3 Analys av verksamhetsprocesser för hantering av verksamhetsinformation Utgår från tekniska rapporten SIS-ISO/TR 26122:2009 Tre grundläggande analyser; Funktionell analys identifikation av verksamhetsmål och huvudprocesser Kontextuell översyn Behörighetskrav, intressenter etc. på enhetsnivå. Sekventiell analys Analys av arbetsflödena på en mer grundläggande nivå Kartläggning av vilka handlingar som upprättas, inkommer och expedieras i processen Kartläggning av processens kopplingar till andra processer.

4 Analyserna gjordes tillsammans med medarbetare på alla enheter Funktionell och kontextuell analys Sekventiell analys Aktivitet Inledande möten med delar av personalen med god insyn i enhetens verksamhet Processkartläggning med personer som känner till en enskild process på en grundläggande nivå (kan sammanlagt vara uppemot 10 personer per enhet) Avslutande möten med genomgång av förslag på dokumenthanteringsplan med personalchef och/eller personal på ett enhetsmöte Möten (ca 1,5 h /tillfälle) Efterarbete /mötestillf älle (tid i h) 1-3 0, , Antal personer (ca)

5 Kontextuell analys tillsammans med nyckelpersoner på varje enhet Frågor 1. Vilka officiella uppdrag och vilken lagstiftning styr området som ska processkartläggas? 2. Finns det annan lagstiftning som har betydelse eller inflytande över området? 3. Finns det standarder eller andra regelverk som behöver följas inom området? 4. Vilka av myndighetens riktlinjer och policydokument är tillämpbara inom området? 5. Vilka specifika tillvägagångssätt styr processerna inom området? 6. Vilka förväntningar från olika intressenter har inflytande över området? 7. Vart är processerna lokaliserade på myndigheten? (Centraliserad, decentraliserad, på en enhet eller fler enheter, beroende av en eller fler legala krav?) 8. Till vem är ansvarig person för processerna skyldig att rapportera och till vilket förväntat resultat? 9. Vilka aktörer/vilken personal är delaktiga i processerna och vart är de lokaliserade?

6 Identifiering av verksamhetsmål och huvudprocesser - Funktionell analys Huvudprocess Process Delprocess (eller aktivitet) Samverka med andra aktörer Nationellt Inom ramen för EUsamarbetet Zoonossamverkan Nationellt nätverk för dricksvatten (FBD-samverkan) ECDC:s arbets/expertgrupper Delprocess (eller aktivitet) Processen kartlagd Internationellt Internationella åtaganden X X X Kontaktperson Sofie Ivarsson Britta Björkholm Elisabeth Hallin (Ida Andersson) Marco Morner Utföra laboratorieanalyser Analysera inkommande patientprover Analysera inkommande vatten- och miljöprov Säkerställa kvalitet på laboratorieanalyser Internationella referensoch expertgrupper Övervakning och analys av virusinfektioner Övervakning och analys av bakterieinfektioner Molekylär typning av hepatit A Typning av bakteriestammar som sprids via livsmedel och vatten X (X) (X) Lena Sundqvist Cecilia Jernberg Vatten- och miljöprover Rutinprov (X) Sabina Andersson Utforma interna riktlinjer och arbetsrutiner & utfärda kompetensbevis Utredning/ smittspårning Se Följa upp och utveckla ledningssystem för kvalitet. (X) (X) Sabina Andersson Sabina Andersson

7 Identifiering av processen Sekventiell analys Frågor 1. Vad startar processen eller arbetsflödet? 2. Vilken information eller typ av resurser krävs för att starta processen och vart hämtas den? 3. Vad utlöser de olika stegen/aktiviteterna i processen? 4. Finns det parallella delprocesser inom processen? Vart går processerna isär och vart konvergerar de? 5. Behövs särskilda villkor för att fullgöra processen? 6. Hur är aktiviteter och beslut inomprocessen dokumenterade? 7. Hur avslutas processen/arbetsflödet och hur dokumenteras den? Det finns kompletterande frågor som säkerställer att man också identifierar: Alternativa processer Modellens nödvändiga aktiviteter Kopplingar till andra processer

8 Styrande dokument Koppling Diarieföring.

9 Validering Frågor 1. Är alla nödvändiga aktiviteter inkluderade i processen? 2. Är motiven för varje aktivitet korrekt beskrivna? 3. Är sekvensen av aktiviteter och deras inbördes relationer korrekt återgivna? 4. Är alternativa sekvenser inom processen identifierade och korrekt återgivna? 5. Är länkar till andra processer korrekt identifierade? 6. Är det kontextuella sammanhanget för processen identifierad och korrekt återgiven? (Se kontextuell översyn, tabell 1). 7. Reflekterar ord och begrepp i processbeskrivningarna den terminologi som brukas på myndigheten? Är de lätta att förstå?

10 .

11 Minnesanteckningar Officiella uppdrag Lagstiftning Standarder/regelverk/riktlinjer Intressenter Lokalisering av processer Förväntat resultat Identifiering av processer Processbeskrivningar

12 Avslutande möte Avslutande möten med genomgång av förslag på dokumenthanteringsplan med personalchef och/eller personal på ett enhetsmöte Frågor?