Diarienummer: KS2010/0187.100 Policy för resor Gäller från: 2011-01-01 Gäller för: Ljungby kommun Fastställd av: Fullmäktige 2010-09-28 Utarbetad av: Kommunledningsförvaltningen, kansliavdelningen Revideras senast: Version: 1 Dokumentansvarig förvaltning: Kommunledningsförvaltningen Ett utskrivet dokument är alltid en kopia, giltig version finns alltid på intranätet.
Omfattning Resepolicyn gäller för resor som görs i tjänsten av förtroendevalda och anställda i Ljungby kommun. Syfte och målsättning Resepolicyn syfte är att skapa förutsättningar för att våra tjänsteresor genomförs lagenligt och är kostnadseffektiva, säkra och miljöanpassade. Den ska också bidra till att skapa en trygg och säker arbetsmiljö för kommunanställda som reser i tjänsten och minimera risken för att medtrafikanter skadas under våra tjänsteresor. Ansvar Verksamheternas chefer ska säkerställa att alla medarbetare känner till innehållet i policyn och följa upp att den efterlevs. Varje medarbetare ansvarar för att det egna resandet sker i enlighet med policyn. Kommunchefen ansvarar för att en årlig uppföljning görs och att policyn revideras vid behov. Riktlinjer Val av transportmedel Antalet transportkilometer ska minskas genom att verksamheten planeras så att transporter kan samordnas eller undvikas med hjälp av videokonferenser, telefonkonferenser, IT-teknik etc där det är lämpligt. Vid val av transportmedel ska en sammanvägning av kostnader, miljöhänsyn, tidsåtgång och säkerhet göras. För tjänsteresor ska kollektivtrafik (tåg eller buss) väljas i första hand och bilar från kommunens bilpool i andra hand. Privatbilar används endast i undantagsfall. Bilar som tillhör Ljungby kommun får inte användas för privat bruk. Cykel ska användas inom Ljungby tätort när så är möjligt. Krav på förare och fordon Medarbetare som kör ett fordon på uppdrag av kommunen ska följa gällande lagstiftning och vara ett gott föredöme i trafiken. Mobiltelefon bör inte användas av förare under körning. Om mobiltelefon måste användas bör handsfree, bluetooth eller liknande användas. Utbildning i miljöanpassat körsätt och trafiksäkerhet bör erbjudas de medarbetare som regelbundet kör bil i tjänsten. Uppföljning I körjournalen registreras uppgifter som möjliggör uppföljning. Körjournal är obligatorisk och de efterfrågade uppgifterna ska antecknas av fordonets förare. Uppföljning av policyn görs med nyckeltal i den årliga redovisningen av Hållbar utveckling. Den ansvarige för bilpoolen gör en årlig uppföljning av kostnader och koldioxidutsläpp som uppkommit genom verksamheternas tjänsteresor och transporter. 2 av 10
Bilagor Till resepolicyn hör följande dokument: 1. Riktlinjer för tjänsteresor i Ljungby kommun 2. Krav på bilar som används i tjänsten 3. Regler för transporter av barn/elever eller omsorgstagare 3 av 10
Bilaga 1 Regler för tjänsteresor i Ljungby kommun 4 av 10
Begränsning Reglerna i denna bilaga omfattar tjänsteresor i samband med möten, konferenser, utbildningar e t c. Beställning av resor Beställning Bokning av biljetter, hotellrum, flyg, tåg etc. görs direkt till resebyrån. Blankett för beställning finns på Intranätet under fliken Personalfrågor. Bokningar, ändringar eller avbokningar ska göras med god framförhållning. Bil I första hand ska bilpoolsbil användas vid bilresor. Flyg Flygresor ska kunna motiveras med betydande tids- och/eller kostnadsvinster, Taxi Allmänna kommunikationer ska alltid övervägas som alternativ till taxi. Tåg Varje resa bör prövas och väljas utifrån resans förutsättningar och pris, samtidigt som hänsyn ska tas till verksamhetens krav och medarbetarnas förutsättningar och behov. Buss Mellan många större orter finns reguljära bussförbindelser. På sådana sträckor kan buss vara ett alternativ. Egna konferenser Konferenser ska i första hand förläggas till Ljungby kommun i syfte att minimera resandet. Goda kollektivtrafikmöjligheter ska tas med i bedömningen. Planering och övriga villkor för resor Planering Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar: transport, logi, traktamente, tjänsteresetillägg, arbetstid och restid. Avgörande för hur resan genomförs är den totala kostnaden, hänsyn till trafiksäkerhet och miljö samt medarbetarens förutsättningar och behov. Vid planering av konferenser och möten bör värdet av att minimera deltagarnas sammantagna resande beaktas. Deltagarna ska också kunna ta sig till mötet på ett säkert och miljövänligt sätt. Beslut om resa Varje ansvarig chef beslutar om resan ska göras. Varje chef ska säkerställa att kostnaderna för resor står i proportion till nyttan. Samåkning Samåk när det är möjligt. Buss eller minibuss kan ibland vara lämpliga alternativ när många ska till samma resmål. Tänk på riskerna med att flera nyckelpersoner samåker. Fribiljetter, bonus, rabatter Fribiljetter, bonus, rabatter, ersättningar o dyl. som lämnas i samband med tjänsteresan från t ex flygbolag och hotell i form av kundtrohet ska användas vid andra tjänsteresor och tillfaller alltså arbetsgivaren. 5 av 10
Sparsam körning med minskad miljöpåverkan Körsättet har stor betydelse för bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Genom ett miljöanpassat körsätt kan man spara 8-15 procent bränsle. Vid tjänsteresor med cykel rekommenderas cykelhjälm och reflexväst. 6 av 10
Bilaga 2 Krav på bilar som används i tjänsten 7 av 10
Inköp/leasing av fordon Vid upphandling ska följande krav ställas på fordon som köps eller leasas av Ljungby kommun. Undantag kan utgöras av specialfordon om kraven inte är möjliga att tillämpa. Begränsning Bilarna ska ha minst 4 stjärnor i EuroNcap, dessutom ska de vara utrustade med: Krockkudde och bältessträckare på förar- och passagerarplatsen. Bältespåminnare Alkolås ABS-bromsar Antisladd och antispinnsystem Luftkonditionering Lastförankringsskydd i kombifordon Miljö Personbilar ska vara miljöbilar som tillhör miljöklass 2005, miljöklass El eller miljöklass Hybrid. Bilar som drivs av förnybara bränslen ska prioriteras i kommunens upphandlingar. Egen bil i tjänsten Som anställd ansvarar du för att ditt fordon är lagenligt och i kördugligt skick samt har gällande trafikförsäkring. Skador Ljungby kommun ersätter inga skador som uppstår på privata fordon. Skadan regleras och ersätts genom fordonets försäkring. Kommunen ersätter inte heller person- eller sakskada, som uppstår för tredje man vid t ex trafikolycka. Skadan regleras och ersätts genom fordonets försäkring. Försäkringsfrågor kan komma att prövas via de försäkringar Ljungby kommun tecknat, Ljungby kommun ersätter ingen självrisk. Böter Ljungby kommun ersätter inga böter. 8 av 10
Bilaga 3 Regler för transport av barn/elever eller omsorgstagare 9 av 10
Transport av barn/elever Transporter av barn/elever ska i första hand göras enligt Ljungby kommuns skolskjutsavtal. I andra hand kan transporter i andra fordon göras. Om barn/elever ska skjutsas av kommunens personal eller av annan än vårdnadshavaren ska ett skriftlig samtycke med barnets/elevens vårdnadshavare finnas. Vårdnadshavaren bör också informeras muntligt inför varje sådant körtillfälle. Rektor eller motsvarande bedömer hur ofta samtycket ska förnyas. Samtycket kan när som helst kan återkallas av vårdnadshavaren. Kommunens personal kan inte beordras att skjutsa barn/elever i privatbil såvida det inte särskilt ingår i tjänsten Transport av omsorgstagare Transporter av omsorgstagare ska i första hand göras med allmänna kommunikationer, i andra hand med färdtjänst eller, i förekommande fall, med sjuktransport. Transporter med omsorgstagarens egen bil kan också göras. Arbetsledaren bedömer om det är lämpligt att kommunens personal kör omsorgstagarens bil. Tillståndet kan vara generellt eller lämnas vid varje tillfälle. Kommunens personal kan inte beordras att skjutsa omsorgstagaren i dennes bil såvida det inte särskilt ingår i tjänsten En särskild blankett, Bilavtal för körning med omsorgstagarens bil i tjänsten finns framtagen för att reglera ansvaret mellan kommunens personal och bilägaren. Bilavtalet ska vara undertecknat innan resan påbörjas! 10 av 10