Krishanteringsplan 2015-2018 Antagen av kommunfullmäktige den 09 juni 2015, 53 Dnr KS 2015-272 1 1
Innehåll Krishanteringsplan och reglemente 3 Mål för kommunens krishantering 5 Organisation och reglemente 6 Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Förvaltningar under kris Funktioner och krisledning 10 Krisledningens externa resurser 12 Kompletterande dokument 13 Informationsplan vid extra ordinära händelser Informationspolicy 2
Krishanteringsplan och reglemente för krisledningsnämnden Krisledningsplanen ska vara till hjälp för att kommunen ska säkerställa sin ledningsförmåga att leda och styra kommunen vid en kris och en extraordinär händelse i fredstid och höjd beredskap, som omfattar hela hotskalan, från vardagsolyckor till krig, och grundas på principen att olyckor och kriser ska hanteras så lika och nära den normala verksamheten som möjligt. Krisledningsplanen beskriver en grundorganisation för kommunens krisledning. Denna grundorganisation anpassas efter den inträffade händelsens behov av ledning. Den politiska ledningen finns hos valda styrelser och nämnder utom då händelsen beslutas till en extraordinär händelse. Om en extraordinär händelse inträffar så övergår den politiska ledningen till en krisledningsnämnd tillika kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslut om detta fattas av kommunstyrelsens ordförande. Geografiskt områdesansvar Kommunen ska verka för samordning av all krishantering som berörda aktörer inom det geografiska området ansvarar för, såväl i det förberedande arbetet som i det akuta. Krisplanering Varje nivå i den kommunala organisationen ska planera för att störningar på verksamheten kan inträffa. Planerna bygger på de risker som identifieras i verksamheten. Planerna är ett stöd i en nödlägessituation och innehåller rutiner, viktiga telefonnummer, anhöriglistor etc. Risk- och sårbarhetsanalyser är en process i den kommunala verksamheten. Höjd beredskap och krig Kommunens krisledningsorganisation är kärnan i kommunens ordinarie ledningsorganisation vid beredskap och krig. Kärnteknisk händelse Om en kärnteknisk händelse inträffar så flyttas ledningen och informationen till Länsstyrelsen. Kommunen ser till att upprätthålla verksamheter utifrån av länsstyrelsen fattade beslut. Extraordinära händelser Med extraordinär händelse avses en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner. En extraordinär händelse kräver skyndsamma insatser av en kommun. Krisledningsnämnd Kommunfullmäktige har tillsatt en krisledningsnämnd. Nämnden träder i funktion vid händelser som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Extraordinära händelser ställer speciella krav på den kommunala organisationen genom att de har en stor omfattning, händelseförloppet är snabbt och svårt att överblicka och därmed kräver snabba beslut av de kommunala organen, särskilt i inledningsskedet av en kris. Det är krisledningsnämnden som fattar om beslut om en händelse utgör en extraordinär händelse. 3
Strategi Vid uppkomna kriser eller fara för sådana, så är Östhammars kommuns intention att så långt och länge som möjligt, tillämpa det svenska krishanteringssystemets tre grundprinciper för att utgöra grunden i kommunens egna krishanteringssystem. Ansvarsprincipen: Den som har ansvaret för en verksamhet under normala förhållanden har samma verksamhetsansvar när något allvarligt inträffat. Likhetsprincipen: Under en kris ska verksamheten fungera på liknande sätt som vid normala förhållanden så långt det är möjligt. Verksamheten ska också, om det är möjligt, skötas på samma plats som under normala förhållanden. Närhetsprincipen: Händelser av allvarlig karaktär ska i första hand hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Det är alltså i första hand den organisation som är drabbad som ansvarar för insatsen. Det är först om de lokala resurserna inte räcker till som det blir aktuellt med stöd från högre ledning. 4
Mål för kommunens krisledning Inriktningsmål Kommunen ska vid stora olyckor och samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap kunna arbeta på ett effektivt sätt för att de som befinner sig i kommunen ska uppleva största möjliga trygghet och säkerhet. Verksamhetsmål Kommunens krisledning har som riktpunkt att inom 2 timmar vara så organiserad att den är beslutsmässig enligt krisledningsnämndens reglemente. Krisledningen ska vara förberedd för insats genom utbildning eller övning en gång per år och lämnas fortlöpande information om riskläget. Ledningsplanen med larmlistor och checklistor ska regelbundet uppdateras, dock minst var sjätte månad. Bilagor Organisation, ansvar, arbetsuppgifter mm bil 1 Larmlistor bil 2 Mallar bil 3 5
Organisation, reglemente, funktioner Krisledningsnämnd = kommunstyrelsens arbetsutskott Nämnden träder i funktion Ordföranden i krisledningsnämnden, eller vid förhinder för ordföranden, vice ordföranden, bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Nämnden sammanträder på dag och tid som ordföranden bestämmer. Ordföranden ansvarar för att ledamöterna kallas till sammanträdena. Ledamöter Jacob Spangenberg, ordf., C Margareta Widén Berggren, S Lennart Owenius, M Jonas Svensson, S Tomas Bendiksen, S Ersättare Bertil Alm, C Roger Lamell, S Pär-Olof Olsson, M Ann-Charlotte Grehn, S Caroline Schnell, S Mötesplats Kommunstyrelseordförandes kontor Ansvar Normativ ledning Beslutar i frågor av principiell och övergripande natur samt fastställer inriktning och sätter ramarna för den strategiska ledningen hos beredningsgruppen. Den normativa ledningen har inga strategiska eller operativa uppgifter. Beslutar om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som krisledningsnämnden finner nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Beslutar om att de uppgifter som krisledningsnämnden har övertagit från andra nämnder skall återgå till ordinarie nämnder när förhållande har normaliserats eller när så medges. 6
Dokumentation Ansvarig för att dokumentera nämndens beslut samt ge en sammanställning över krissituationen, vidtagna åtgärder och oförutsedda kostnader under händelseförloppet. Kommunjurist med utvecklingsstrateg som ersättare ansvarar för dokumentationen. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde på motsvarande sätt som gäller när fullmäktige delegerat en uppgift till en nämnd enligt 3:15 KL. Det är fullmäktige som beslutar om omfattningen och formerna för redovisningen. Protokoll justeras av ordföranden och en ledamot. Uppdrag Arbetsuppgifter Organiseras inom två timmar med förmåga att leda egna och stödja andras insatser. Informerar länsstyrelsens tjänsteman i beredskap/tib att krisledningsnämnden trätt i funktion. Företräda kommunen. Besluta i principiella frågor och om mer omfattande prioriteringar. Besluta om ekonomiska frågor utanför ram. Besluta om bistånd till närliggande kommuner. Ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget och händelseutvecklingen i kommunen. Fatta beslut om återgång till normal organisation. 7
Krisledningsgrupp = beredningsgrupp Ordinarie ledamöter och ersättare Ordinarie ledamöter Ersättare Kommunchef Informationschef Säkerhetssamordnare Kommunjurist Chef Strategienheten Kommunikatör Teknisk chef Administrativ chef Adjungerande ledamöter Barn- och utbildningschef Chefsekonom Chef Drift och Support Kultur- och fritidschef Socialchef Bygg- och miljöchef TiB Tjänsteman i beredskap (TiB) finns i kommunen. TiB kan nås när som helst på dygnet för att omedelbart träda i tjänst. TiB arbetar aktivt med omvärldsbevakning i syfte att upptäcka allvarliga kriser eller olyckor som berör kommunen. Huvuduppgiften för TiB är att säkerställa kommunledningens tillgänglighet och effektivitet under kriser dygnet runt. TiB utses av kommunchefen. TiB beslutar om krisledningsgruppen aktiveras. Mötesplats Sammanträdesrum Gräsö Ansvar Krisledningsgruppens huvudsakliga uppgift är att besluta om verkställighet av normativa beslut och insatsernas ram. Krisledningsgruppen utgör den strategiska ledningen. Den beslutar om verkställighet av normativa beslut, fastställer tidplaner, resursfördelning och geografiska avgränsningar. Den strategiska ledningen ansvarar också för omvärldsbevakning, samverkan med andra organisationer samt beslut om omfallsplaneringens inriktning. Uppdrag Organiseras inom 1 timme. Meddela Östhammar Direkt och kommunstyrelsens ordförande att krisledningsgruppen är igång. Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget. 8
Bereda beslutsunderlag för krisledningsnämnden. Prioritera åtgärder. Ge uppdrag till förvaltningschefer. Skapa samverkan mellan berörda myndigheter, företag och organisationer. Hålla stabsgenomgångar. Besluta om kriskommunikationen ska samlas. Besluta om upplysningscentral ska gå igång. Genomföra en ledningsgenomgång vid avlämning till nästa bemanningsgrupp. Ansvara för dokumentation Utvecklingsstrateg med sekreterare för kommunstyrelsens arbetsutskott som ersättare. Förvaltningarna under en kris Ledamöter och ersättare Verksamhetens ledningsgrupp Mötesplats Beslutas av respektive förvaltning. Ansvar Förvaltningarna och dess ledningsgrupp utövar den operativa ledningen för och inom respektive verksamhetsområde. Uppdrag Verkställa krisledningsgruppens beslut, om krisledningsgruppen är samlad. Gemensamt samordna åtgärder och resurser inom sitt verksamhetsområde. Ajourhålla en krisledningsplan för verksamheten. Rekvirera personella och materiella resurser. Samverka med berörda myndigheter, företag och organisationer. 9
Funktioner till krisledningen Dokumentation Ledningsarbetet dokumenteras genom minnesanteckningar där beslut särskilt noteras. Respektive ledning utser ansvarig sekreterare fördokumentationen. Funktioner upprättas och indelas efter det föreliggande behovet och så att den kan arbeta med erforderlig uthållighet om insatsförloppet kan förväntas bli utdraget. Organisation Personal Operativ ledning/stab Logistik och utrustning Planering, strategi och samverkan Information Ö = kommunen Ö1 Administrativ Administrativ chef med förhandlingschef som ersättare Personaltjänst Förläggning Ekonomisk förvaltning Arbetarskydd samt konsekvensanalys utifrån arbetsmiljöreglerna Sjukvård, psykosociala åtgärder, startsamtal och avslutningssamtal Underhåll av personal Reservstyrka Företrädare för personalorganisation samt arbetsmiljöansvarig Kontaktpunkt under insatsen för anhöriga till insatspersonal Ö3 Ledning/stab Säkerhetssamordnare med kommunjurist som ersättare Sammanställning av lägesbilder, uppföljning av lägesbilder på olika nivåer av insatsen Sammanställning av underlag till bedömande och beslut Insatsplanering och operativ ledning Orderarbete (beslut som omsätts i order och anvisningar) Lägesföljning (dokumentation, plott) Samverkanspersonal Avsluta insatsen 10
Ö4 Logistik och utrustning Teknisk chef, med Gatu- och fastighetschef som ersättare Sambandsutrustning ink kompatibilitet, tester Data- och kontorsutrustning Fordon, drivmedel Transporter Reparation och underhåll av material, behov av personal för driftsäkerhet Återställande av utrustning för framtida bruk Ö5 Planering, strategi och samverkan Bygg- och miljöchef med miljöchef som ersättare Analyser och bedömanden Framtagande av underlag för order på lång sikt Framtagande av underlag för order för särskild åtgärd under händelsen Beredning av frågeställningar enligt särskilda uppdrag Juridiska frågeställningar Samverkan Ö7 Information Kommunikatör med kommunikatör som ersättare Sekretesskrav samt spelregler Intern information till krisledningen/stab samt den egna organisationen i övrigt Extern information inkl. information på elektronisk hemsida Sociala medier Mediauppföljning (omvärldsbevakning) Värdskap för media, observatörer och gäster Upplysningscentral Operativt samband med egna och samverkande resurser Inkommande fax, e-post och SMS Operativ information till hela egna organisationen Behov av speciellt eller förstärkt samband Datastöd 11
Krisledningens externa resurser POSOM Till krisledningens förfogande finns en grupp för psykiskt och socialt omhändertagande vid katastrofer (POSOM). POSOM kan aktiveras av krisledningsnämnden eller krisledningsgruppen. POSOM-gruppen träffas i Ormön. Lokalt krishanteringsråd Sammankallas av säkerhetssamordnare. Består av interna och externa resurser, samverkande organisationer och myndigheter. Förvaltningar Kommunala bolag Trossamfund Länsstyrelsen Landstinget (Östhammar) UL Vattenfall Trafikverket Polisen Östhammar Företag (Sandvik, Formarks kraftgrupp) 12
Kompletterande dokument 2 Informationspolicy Larmlistor 4 5 6 Kontaktkatalog vid kris Mallar m m Krissamverkan i Uppsala län 7 8 Resursförteckning 9 Instruktioner 13
Östhammars kommun Box 66, 742 21 Östhammar Telefon: 0173-86 000 www.osthammar.se 14