1 (9) Kvalitetsoch patientsäkerhetsberättelse 2014 för Nygårds Vård Gotland AB Garda, januari 2015 Conny Hörnsten, vårdhemschef Agneta Hörnsten, bitr vårdhemschef Anna Larsson, verksamhetschef och föreståndare
2 (9) Allmänt Vid årsskiftet 2012/13 genomförd Nygårds Vård Gotland AB en geografisk koncentration och förflyttning av all verksamhet till marklägenhetsområdet på Brunnraudvägen i Garda. Nygårds lämnade då tidigare hyrda lantbruksfastighet Garde Nygårds 1:65 där verksamheten startade 1991 under företagets tidigare ägare. Nuvarande ägare, Conny och Agneta Hörnsten, När, övertog företag och verksamhet i dec 2008. Förflyttningen av verksamheten innebar ett omfattande praktiskt anpassnings-, ombyggnads- och renoveringsarbete för våra boende och för alla anställda. Gemensamhetslokal har ställts i ordning. Alla lägenheter har utrustats med tvättpelare. En byggnad har byggts om till personalutrymmen/möteslokal samt kontor/expedition. Nygårds har nu 15 platser. Företaget hyr fortfarande fyra lägenheter på fastigheten Garde Kulde 1:37, granne med Brunnraudområdet av extern hyresvärd. Inköpt fastighet, Garde Nygårds 1:25 har sålts under året då den planerade ombyggnaden av denna till servicefastighet för boende och personal inte har kunnat genomföras. Kontorsutrymme för administration har flyttats från hyrd lokal till ägarnas bostad i När. En gemensamhetslokal hyrd i fastigheten Ekängen i Garda har sagts upp under året på grund av minskat intresse för hantverk och pyssel hos de boende. Två lägenheter på Brunnraudvägen är efter utökad riskanalys försedda med mobila sprinkleranläggningar kopplade till brandlarm. Löpande renoveringar, reparationer och anpassningar har gjorts. Genom den geografiska flytten och ombyggnationen har de boende nu en naturlig närhet till tjänstgörande personal dygnet runt vilket innebär ökad trygghet och även bättre tillsynsmöjlighet för personalen. Samstämmigt anser både de boende och de anställda vid Nygårds att verksamheten fungerar bättre nu än tidigare, då verksamheten var utspridd på båda sidor om väg 144 genom Garda med ständig olycksrisk för både boende och personal. De genomförda förändringarna har Nygårds Vård Gotland AB vidtagit i en tid med minskande beläggning. Ansvarfördelning och organisation för kvalitetsarbetet Hur ser ansvaret för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet ut inom er verksamhet? Formellt vilar ansvaret på vårdgivaren, den juridiska personen Nygårds Vård Gotland AB, dess ägare vårdhemschefen och biträdande vårdhemschefen samt dess styrelse. Ansvaret för det praktiska arbetet för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet i verksamheten har ledningen för verksamheten, d v s verksamhetschefen och föreståndaren. Verksamhetschefen ansvarar för implementeringen av Nygårds kvalitetssystem samt ser till att rutiner revideras, fastställs och genomförs. Har ni någon/några särskilt utsedda personer som arbetar med, eller ansvarar för kvalitetsarbetet förutom cheferna? Beskriv hur? Omvårdnadspersonalen medverkar aktivt då olika rutiner i det dagliga arbetet med de boende utreds, genomförs och fastställs, exempelvis vid veckoplaneringen avseende ADL-träning och sysselsättning eller vid APT då rutin ifrågasatts och behöver omarbetas. Dokumenteras i Safe Doc respektive protokollförs. För omvårdnadspersonalen ingår även exempelvis schemalagt brandskyddskontroll i kvalitetsarbetet. Dokumenteras. Vi ser det som mycket viktigt att all personal aktivt är delaktiga i kvalitetsarbetet, vi uppmuntrar det.
3 (9) Har ni forum för kvalitetsfrågor? Vilka? Dagligen, vid flera fasta rapporteringstillfällen samt vid de regelbundna arbetsplatsträffarna eller vid behandlingskonferenserna. Därutöver behandlas kvalitetsfrågorna på planeringsdagarna. Då diskuteras kvalitetsbrister och förbättringsåtgärder och hur nya och reviderade rutiner bäst ska införas och följas upp. Vårdhemschef och arbetsledning har avstämningsmöten minst varje vecka. Implementering av reviderat kvalitetssystem inleds på planeringsdag. Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för genomförandet av planeringsdagarna. Processer ouch rutiner Vilka processer och rutiner har ni kartlagt/reviderat under året? I huvudsak finns samma processer och rutiner 2014 som året innan. Revidering och uppdatering av rutiner och policys pågår f n. Fastställda processer finns på Nygårds avseende Omvårdnad och vård. Fokus på symptom, funktion och livskvalitet. Systematiskt förbättringsarbete. Resurser och personal. Arbetsmiljöarbete. Rutiner finns för dokumentation för SoL-ärenden respektive ärenden enligt HSL rapportering till uppdragsgivare synpunkter och klagomålshantering avvikelsehantering Lex Maria och Lex Sara brandsäkerhetsarbete introduktion för nya medarbetare kontaktmannaskap hantering av sexuella trakasserier alkohol och droger användning av internet och telefon bil- och trafiksäkerhet personalhandledning medarbetarsamtal bemanning säkerhetsrutin för arbete med enskild boende hantering av hot och våld akut krisstöd läkemedelshantering delegering journalhantering remisshantering vårdplan HSL genomförandeplan SoL hantering och förbättring av arbetsmiljö personaladministration och övrig administration administration av företaget Nygårds Vård Gotland AB Övriga rutiner är tillsyn, städning, skötsel och reparationer av Nygårds lokaler och utrustning samt administration. Nygårds anlitar externa tjänster för utbildning och handledning av personalen, specialistläkare i psykiatri, brandskydd, skadedjursbekämpning, företagsförsäkringar, bokföring, bokslutsarbete och deklaration. Från och med årsskiftet 2014/15 anlitas extern löneadministratör. Nygårds Vård Gotland AB har auktoriserad revisor.
4 (9) Samverkan Vilka är era viktigaste samverkanspartners för att säkra en god kvalitet och patientsäkerhet för brukare/patienter? Vi anser att våra uppdragsgivare är våra viktigaste samverkanspartners. För de boende är aktuella psykiatriska kliniker, primärvård samt tandvårdsinrättningar andra viktiga samverkanspartners. Gode män, förvaltare och anhöriga samt närstående och brukarorganisationer är också viktiga att samarbeta med. Externa handledare och/eller personalutbildare likaså. Vi anlitar även externa företag för andra typer av tjänster som de boende, verksamheten och företaget behöver. Exempelvis har Nygårds en egen konsultläkare i psykiatri som har ett omfattande patientansvar. Vi anser också att våra tillsynsmyndigheter, Region Gotland och IVO, är viktiga samverkanspartners för att förbättra och höja kvaliteten i Nygårds verksamhet. I vår omvärldsbevakning igår SKL, våra uppdragsgivares hemsidor och protokoll samt att i media följa nyheter aktuell debatt och frågeställningar om och med anknytning till psykiatri samt individ- och familjeomsorg. Nygårds Vård Gotland är medlem i Almega/vårdföretagarna, i Svenska Vård samt Företagarna på Gotland. Hur samverkar ni med dessa? Vi deltar och/eller initierar möten med våra uppdragsgivare. Vi bjuder in brukarorganisationer och gode män för trevlig samvaro/inflromationsutbyte. Vi bjuder även in våra uppdragsgivare att besöka verksamheten. Vi delar om möjligt handledare med annan vårdgivare av effektivitets och kostnadsskäl. Vår konsultläkare informerar och undervisar vår personal beträffande olika diagnoser mm. Vi deltar i IVOs, Vårdföretagarnas, Svenska Vårds och Företagarnas seminarier och sammankomster när de dessa berör vårt vårdoch omsorgsområde. Vi deltar i utbildningar mm hos våra uppdragsgivare. Ledningen deltar i kurser och konferenser som berör verksamhetsområdet och företagets administrativa verksamhet. Verksamhetschefen har under året genomgått högskoleutbildning i socialrätt vid Ersta, 7,5 högskolepoäng. Vilka processer och rutiner för samverkan har ni kartlagt? Vi har kartlagda och fastställda rutiner för de boendes kontakter med primärvård, psykiatrisk öppenvården, Nygårds konsultläkare, tandvårdsinrättningar, goden män och anhöriga med flera. Övrig samverkan sker underhand och löpande. Systematiskt förbättringsarbete Beskriv hur ni arbetar systematiskt med patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet? Med målsättningen att ständigt förbättra verksamheten på Nygårds arbetar vi löpande med planering, uppföljning och kontroll samt utvärdering av vår verksamhet som olika led i det systematiska kvalitetsarbetet Inträffar en negativ händelse ser vi över och analyserar vad som hänt. Processer, rutiner och åtgärder revideras och införs så att vi säkerställer att händelsen inte ska inträffa igen. Nygårds har bland annat utarbetat och infört rutiner för avvikelsehantering, för klagomål och synpunkter från brukare och anhöriga, för riskbedömningar, dagliga utvärderingar runt säkerhet och kvalitet i vård och omsorg.
5 (9) Riskanalys Har ni dokumenterade rutiner för riskanalys för brukare/patienter? Ja. Hur många riskanalyser har ni gjort? Vad handlade riskanalyserna om? Oräkneliga. Nygårds gör dagliga, flera ggr/dag, bedömningar och utvärderingar runt säkerhet och kvalitet i vård och omvårdnadsarbetet, då också mindre eller större justeringar kan göras och görs. Det handlar om både "små och stora" risker allt mellan snabbt åtgärdande vid sängvätning som inte får leda till ett missförhållande till bedömningar av de boendes psykiska tillstånd, exempelvis om risk kan finnas för självmord. Riskanalys görs exempelvis också om irritation och risk för bråk mellan boende finns, om boende är irriterad på personal, om personal är orolig vid kontakt med någon boende, om personal är irriterad på någon boende. Vid bedömning av att allvarlig risk görs fördjupat riskanalys. Verksamhetschef/föreståndare är ansvarig för att riskanalys/händelseanalys genomförs på Nygårds. Vilka förbättringar har ni gjort? Inga särskilda. Nygårds försöker identifiera risker vid exempelvis förändringar eller omflyttningar i verksamheten eller för de boende. Vi försöker också förstå varför allvarliga händelser uppstått eller kan uppstå. Vi försöker tillämpa lärdomarna av våra misstag och/eller de goda exemplen. Riskanalys att tänka efter före görs rutinmässigt av flertalet anställda. Vi gör det även vid mindre allvarligare händelser, som skulle kunna vara allvarliga under andra omständigheter om detta hände på natten, om detta skulle hända oss, då, nu igen, vid signal från medarbetare om riskfyllda arbetsmoment, eller att medarbetare bör handledas och/eller visas tillrätta vid riskbedömning i en specifik arbetssituation. Vi är trots vårt hälso- och sjukvårdstillstånd angelägna om att inte leka lasarett på Nygårds. De boendes somatiska status uppmärksammas särskilt av vår sjukvårdspersonal och adekvata kontakter med primärvård, lasarett och psykiatrisk klinik vidtas då behov föreligger. Egenkontroll Vad innehåller egenkontrollen? Hur ofta genomför ni den? Varje fredag har de boende möjlighet att skatta hur veckan har varit genom att ange en siffra från 0 till 10. Dokumentation sker. De boende fyller regelbundet i VAS-skalor om hur de trivs och hur de mår. Dokumenteras. En enkät besvaras en gång om året om hur de boende uppfattar att de blir bemötta och i vilken grad de upplever att de får den hjälp de förväntar sig. Enkäten kan besvaras anonymt. Dokumenteras. En förslagslåda finns uppsatt på Nygårds där synpunkter kan lämnas av de boende även anonymt. De boendes anhöriga/godemän/förvaltare får årligen information om hanteringen av klagomål och synpunkter samt vilken personal som är ansvarig för respektive boende och hur man når de förstnämnda. Genomförandeplan, serviceplan respektive vårdplan upprättas för varje boende. Uppföljning sker kontinuerligt då den boende, dennes kontaktpersoner och ansvarig sjuksköterska medverkar. Uppföljning sker också i de skriftliga rapporter för varje boende som upprättas och skickas varje halvår till våra uppdragsgivare.
6 (9) I samband med de månatliga arbetsplatsträffarna (APT) diskuteras åtgärder och resultat i arbetsgruppen. Detsamma sker beträffande aktuellt tema för planeringsdagarna. Tillfälle finns för reflektion kring målbeskrivningar och problemformuleringar. Dagligen, veckovis, månatligen eller halvårsvis görs även egenkontroller beroende på område, gällande rutin och rådande aktuella omständigheter. Behandlingskonferenser genomförs regelbundet med Nygårds konsultläkare där information, erfarenheter och kunskap hämtas ur och bearbetas i personalgruppen. Fastställda rutiner finns för läkemedelsgenomgångar som sker vid ett par tillfällen varje år. Hantering av/dokumentation i journaler, lab-rapporter och annan aktuell dokumentation sköts löpande av arbetsledningen/sjuksköterskorna. Personalens synpunkter fångas upp och dokumenteras på APT en gång i månaden. Riskanalys, synpunkter, klagomål och avvikelser samt hanteringen av dessa är viktiga inslag i egenkontrollen. Nygårds gör även muntliga jämförelser av verksamheten över tid vid halvårsvisa planeringsdagar där all personal medverkar. Jämförelser görs naturligtvis även löpande i den dagliga verksamheten. Vilket resultat har ni? Vi fick under 2014 en utmärkelse för Bästa psykiatriska verksamhet i Sverige av brukarorganisationen RSMH - Riksförbundet för Social och Mental Hälsa. Vi uppfattar det som ett bra betyg på resultatet av vår verksamhet. Utredning av avvikelser Hur många klagomål och synpunkter har ni tagit emot? (Klagomål och synpunkter, kan komma från brukare/patienter, anhöriga, personal eller myndigheter (t ex Patientnämnden, Ivo (tid SoS)) och föreningar, organisationer m fl intressenter.) Inga specifika, tunga klagomål har inkommit under året. Beskriv hur klagomål och synpunkter tas emot, utreds och återkopplas. På Nygårds lyssnar vi alltid noga på våra boendes synpunkter och försöker löpande hjälpa dem tillrätta med det mesta. Skulle tunga klagomål eller synpunkter från externa instanser inkomma försöker vi åtgärda dem snarast möjligt. De boende informeras skriftligt om sina möjligheter och rättigheter att framföra klagomål och synpunkter. Gode män/förvaltare och anhöriga underrättas vid inskrivningen på Nygårds samt årligen om rutinerna kring klagomål och synpunkter, samt om vilka i personalen som är ansvariga kontaktpersoner, omvårdnadssvarig sjuksköterska samt konsultläkaren för var och en av de boende. Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för att riktlinjerna för hanteringen av klagomål är kända hos boende och personal. Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för att Information ges till nyanställda och därefter återkommande till alla berörda, minst en gång per år. Ge exempel på områden som förbättrats utifrån klagomål och synpunkter som inkommit. Inga.
7 (9) Rapporteringsskyldighet Beskriv hur ni säkrat att all personal känner till skyldigheten att rapporterar avvikelser som har medfört eller hade kunnat medföra en risk för vårdskada/missförhållande. Skyldiga att rapportera missförhållande är alla anställda vid Nygårds Vård Gotland AB praktikanter eller motsvarande under utbildning samt deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program. Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för att rutin finns för avvikelsehanteringen att blankett för avvikelser finns tillgänglig inom verksamheten att vidta eventuella åtgärder att avvikelser dokumenteras och vid behov meddelas uppdragsgivare eller annan berörd att berörd personal meddelas. att vidtagna åtgärder meddelas den som är berörd att avsluta ärendet. Anställd som upptäcker händelse/missförhållande/vårdskada hos en boende ska i första hand rapportera detta till arbetsledningen/tjänstgörande/jourhavande verksamhetschef/föreståndare. Föreståndare har rapporteringsskyldighet till vårdhemschef. Information om rapporteringsskyldigheten ingår i introduktionen för personalen vid nyanställning. Därutöver har Nygårds minst en gång per år en längre genomgång om skyldigheten att rapportera. Sammanställning och analys Hur många vårdavvikelser har ni haft? (endast HSL verksamhet) Under 2014 har 4 av 14 avvikelse rapporterats som rubriceras som HSLärenden. De fyra av dessa avvikelser har handlat om fel i läkemedelshanteringen. Dokumentation finns. Åtgärder: Upprepad genomgång av aktuell rutin för administration och utdelningen av läkemedel. Påminnelser om vikten av att läkemedel till de boende hanteras noggrant och efter fastställd rutin. Gör inte om gör rätt nästa gång. 10 av 14 avvikelser har handlat om hot, våld och sönderslagna föremål. Dokumentation finns. Åtgärder: Handledning och stöd för personal i fall då de varit inblandade och inte lyckats tona ner uppkommen upprörd situation. Berörda boende har fått stödsamtal enskilt och tillsammans vid dessa tillfällen. Hur många rapporter om missförhållanden har ni haft? Inga rapporter om missförhållanden har inkommit.
8 (9) Hur har ni sammanställt och analyserat rapporterna? Skulle rapporter inkomma, sammanställs och analyseras de av ledningen för identifiering och åtgärd av påtalade brister i patientsäkerhets- och omvårdnadsarbetet. Åtgärder för förbättring arbetas fram i personalgruppen. Återkoppling sker till berörda. Inkomna klagomål och avvikelser följs upp på planeringsmötena. Förbättrande åtgärder i verksamheten Har ni utifrån ovanstående analys och sammanställning identifierat några styrkor eller förbättringsområden? Styrkor: Effekt av den genomförda flytten och omstruktureringen av verksamheten under fjolåret kvarstår med både högre effektivitet och kvalitet för både boende och personal. Främst i processerna Vård och behandlingsinnehåll, och Arbetsmiljöarbete. Förbättringsområden: De 4 vårdavvikelser som härrör från fel vid läkemedelshantering/ administrering. De tio avvikelser som handlar om situationer med hot, våld och söderslagna föremål och inredning. Beskriv förändringar och åtgärder som ni gjort utifrån denna analys? De avvikelser som handlar om läkemedelshantering/administrering är färre i år än tidigare år. Vi är fortfarande inte är nöjda förrän en nollvision kan ha förverkligats. De avvikelser som handlar om hot, våld och sönderslagna föremål och inredning hanteras genom handledning och metodutveckling för personalen och stödsamtal med berörda boende. Metodutveckling och förhållningssätt diskuteras vid ATP och i handledning. Begreppet Kvalitet i Nygårds verksamhet har studerats och analyserats under en planeringsdag. Vi har i personalgruppen introducerat kvalitetsbegreppet Fronesis, som på det internetbaserade uppslagsverket Wikipedia sammanfattas som en praktisk klokhet eller omdömesförmåga, besläktat med förstånd, förankrat till mellanmänsklig praxis. Detta för att försöka lyfta fram värdet av de omätbara dolda förmågor och förhållningssätt som är särskilt värdefulla i arbetet med människor. Diskussioner kring kvalitet återkommer på Nygårds! Förbättringar av processerna och rutinerna Beskriv hur ni utifrån ovanstående analys korrigerar era processer och rutiner? Egentligen ingen ytterligare korrigering av processen läkemedelshantering utom att genomgång gjorts vid avvikelsen och att påminnelse gjorts om vikten av en säker läkemedelshantering. Skärpning pågår med sikte på Nygårds nollvision! S k GAF-skalor införs 2015 som ett skattningsinstrument för de boende. Syftet är att ena personalgruppen kring en gemensam syn på kring varje boendes problematik och hur han/hon mår. Ett annat syfte är att kunna fördjupa riskanalyser samt att kunna följa de boendes utveckling över tid. Arbetet med GAF-skattningen leds av Nygårds konsultläkare i psykiatri tillsammans med arbetsledande personal Dokumentation sker och sammanställs.
9 (9) Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Hur säkrar ni att personalen har kännedom om skyldighet att bidra till hög patientsäkerhet? (endast HSL verksamhet) Genom kontinuerlig information och dialog i samband med muntliga rapporter, I det dagliga arbetet, med arbetsledande sjuksköterskor närvarande, hålls kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet levande. Vid genomgångarna med all tjänstgörande personal och med Nygårds konsultläkare närvarande, betonas att alla bidrar till en hög patientsäkerhet. Omvårdnadspersonal med delegation i läkemedelshantering genomgår löpande läkemedelshanteringstest som säkerställer kunskaperna om uppgiften och om vikten av patientsäkerhet. Arbetsplatsträffarna och behandlingskonferenserna är andra tilfällen för diskussioner om patientsäkerhetsarbetet. De är också viktiga fora för etiska frågor där bland annat Nygårds värdegrund klargörs och diskuteras. Hur säkerställer ni att personalen har kännedom om sin skyldighet att medverka i patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet? Hur säkrar ni att all personal har kännedom och arbetar utifrån verksamhetens processer och rutiner? Genom muntlig och skriftlig information får alla anställda och tillfälliga praktikanter eller studenter kännedom och kunskap om och ta del av verksamhetens rutiner och arbetsprocesser. Alla nyanställda genomgår ett par dagars introduktion. Alla påminns om vars och ens skyldighet att anmäla missförhållanden och om att meddelarskydd enligt lag gäller på Nygårds. Alla anställda får signera dokument om att de tagit det av att sekretess gäller kring de boende. Dokumenteras. Genom att de anställda tar del av sin personliga befattningsbeskrivning och den generellt utformade befattningsbeskrivningen för omvårdnadspersonal vid Nygårds. Där framgår skyldigheter och ansvar för de som arbetar på Nygårds. På Nygårds har vi ett öppet klimat i verksamheten, alls synpunkter och iakttagelser är viktiga och välkomna. Vi uppmuntrar alla att delta i kvalitetsarbetet. Kvalitetsfrågorna och engagemanget har en central ställning inom verksamheten och diskuteras dagligen. Våra boende ska känna sig trygga och säkra och ska ha en meningsfull tillvaro med så hög livskvalitet som möjligt. Vi är till för de boende. Planering för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet kommande år Hur planerar ni detta? Vi arbetar vidare med analyser, förbättringar och införandet av förändringar i våra viktigaste processer och rutiner. Vi anpassar och omarbetar vårt Ledningssystem efter nya förutsättningarna. En första genomgång av Nygårds reviderade Ledningssystem för kvalitet i vården är planerad under 2015. 2014 års Kvalitets och patientsäkerhetsberättelse, d v s detta dokument, ska vara genomläst och signerad av samtliga personal inför denna genomgång. En person i omvårdnadspersonalen får från och med januari 2015 en samordnande roll mellan arbetsledningen och omvårdnadspersonalen. Utbildning för personalgruppen i ESL (ett självständigt liv) planeras till hösten i enlighet med Socialstyrelsen rekommendationer. /AH