1 Ärendehandbok Avsnitt 1 Inledning Avsnitt 2 Administrativa roller Avsnitt 3 Kommunens grafiska profil Avsnitt 4 Offentlighet och sekretess Avsnitt 5 Personuppgiftslagen PuL Avsnitt 6 Mallar Avsnitt 7 Skrivregler Avsnitt 8 Ärenderegistrering Avsnitt 9 Handläggning och beredning av ärenden Avsnitt 10 Remisser, motioner och medborgarförslag Avsnitt 11 Kallelse, dagordning och protokoll Avsnitt 12 Arkiv- och dokumenthantering Avsnitt 13 Överklaga beslut Avsnitt 14 Nationella minoriteter och minoritetsspråk
2 Avsnitt 1. Inledning Detta är den första versionen av organisationens gemensamma ärendehandbok. Tanken är att handboken skall vägleda oss att registrera, handlägga och bereda kommunens ärenden. Handboken säkerställer att vi arbetar likadant och att informationen vi lämnar ut är enhetlig, tydlig och begriplig. Det är förvaltningscheferna och nämndordförandena som ansvarar för att ärendehandboken följs. Med stöd av detta får nämndssekreterarna skicka tillbaka beslutsunderlag om inte dokumenten uppfyller handbokens regler. Handbokens kapitel är fristående och kan läsas oberoende av varandra. Upptäcker ni att något saknas eller skulle kunna fungera bättre, ta då kontakt med kommunledningskontoret.
3 Avsnitt 2. Administrativa roller Förvaltningschef Förvaltningscheferna ansvarar för att den egna förvaltningen följer ärendehandboken och att nyanställd personal får introduktion i handboken. Nämndssekreterare Ordförande är ytterst ansvarig för att sammanträden och protokoll. I praktiken innebär detta att nämndssekreteraren är den tjänsteman som ansvarar för att nämndens sammanträden genomförs och protokollförs på ett korrekt och effektivt sätt med ärendehandboken som stöd. Nämndssekreterare ansvarar för att bevaka att ärenden kommer upp för beslut samt kvalitetsgranskar, redigerar och kompletterar beslutsunderlag till nämnden. Sekreteraren har befogenheter att korrigera handläggarnas underlag, så att det uppfyller kraven på språklig kvalitet. Nämndssekreterarna har rätt att skicka tillbaka beslutsunderlag till handläggarna om dokumenten inte uppfyller handbokens regler och rutiner eller inte följer anvisade dokumentmallar. Tillsammans med kommunsekreteraren ansvarar nämndssekreterarna för att utveckla och effektivisera ärendehanteringsprocessen. Nämndssekreterarna ansvarar för att justering av protokollen görs i tid och anslag ställs upp på kommunens anslagstavla. Registrator Registrators uppgift är att ha uppsikt över registreringsprocessen, registrera allmänna handlingar som inte registreras av handläggare och vara systemansvarig för hela ärendehanteringsprocessen samt ge användarstöd. Registrator kan också fördela typärenden (remisser, yttrande, rutinärenden) och sätter bevakningsdatum för handläggare. Bevakningsdatum är det datum då ärendet skall vara färdigberett för att kunna behandlas i nämnden. Handläggare Handläggaren ansvarar för att ärendet blir tillräckligt utrett och allsidigt belyst. Den fastställda ärendeprocessen skall följas och upprättade mallar användas. Det är viktigt att handläggaren respekterar bevakningsdatum och ser till att utredningen inkommer till nämndssekreteraren i tid. Webbadministratörer Varje förvaltningschef och vd:n för Haparanda Teknik och Fastighets AB har ansvaret att utse två eller flera webbadministratörer. Dessa har till uppgift att följa policyn för haparanda.se och att hålla förvaltningens sidor uppdaterade. Webbredaktören ansvarar för webbadministratörernas utbildning och bistår med hjälp vid behov.
4 Informatör Informatören ansvarar för att korrekt information går ut till anställda och medborgare. Informatören ansvarar för när massmail får skickas ut till alla anställda. Observera att mailkanalerna för massutskick enbart får användas för information från arbetsgivaren till medarbetare. Denna kanal får inte användas för reklamutskick.
5 Avsnitt 3. Kommunens grafiska profil Varför nya mallar Vi vill uppnå den vardagliga igenkänningen och känslan med ett samlat och enhetligt profilprogram. Tidningsläsaren skall på annonsens utformning och färger se vem det är som annonserar, kuvertet i brevlådan skall omedelbart skapa igenkänning liksom brevpapper och andra trycksaker som lämnas ut i vår omgivning. En grafisk profil är oerhört viktig för att skapa tydlighet och enhetlighet. Detta stärker vår image och vårt budskap och skapar igenkännande. Därför har vi en Grafisk profil och en Varumärkeshandbok som i detalj berättar mer om detta. Dokumenten genomgår för tillfället en uppdatering och här kommer dett senare att finnas en hänvisning till dessa. Tillämpning Vid all kommunikation internt eller externt skall kommunens grafiska profil användas. Haparandas logotyp Haparanda stads logotyp består av texten HaparandaTornio tillsammans med vågformade staplar ovanför texten. Förvaltningarnas logotyp Logotypen är anpassad för att kunna lägga till kommunens olika förvaltningar, till exempel. Kommunledningsförvaltningen, Socialförvaltningen, Barn- och ungdomsförvaltningen. Rubrikerna är i typsnitt Arial, storlek 11p. Logotypen finns på intranätet. Socialförvaltningen Kommunledningsförvaltningen HaparandaTornio-logotypens färg Logotypen har färgerna gult och två olika blåa färger som huvudfärger. Logotypen ska i de flesta sammanhang användas med vit botten. Mer exakt beskrivning om hur logotypen får användas finns i vår Grafiska profil.
6 Färgkoder: Storlek på logotyp Logotypen är framtagen för att kunna användas i de flesta storlekar och till de flesta ändamålen. Storleken ändras alltid proportionerligt. På en A4:a bör bredden vara 45 mm. På en A5:a bör bredden vara 40 mm. På en A3:a bör bredden vara minst 60 mm. På visitkort ska längden vara 30-52 mm. På en halvsides stående annons, i tabloidformat, ska längden vara 50 mm. På 80 cm bredd, till exempel budskapstavlor och på roll-ups, ska längden vara 310 mm. Förändringar måste beslutas i samråd med Haparanda stads marknadsföringsansvarig och/eller informationsansvarig.
7 Haparandas kommunvapen Haparanda kommuns kommunvapen får enbart användas efter samtycke från informationsansvarig eller kommunchefen. Logotypen finns på intranätet. Även kommunvapnet är anpassat för att kunna kompletteras med kommunens förvaltningars namn. Kommunledningsförvaltningen Haparanda kommunvapens logotypens färg Logotypen har färgerna gult, grönt, blått och grått som huvudfärger. Logotypen ska i de flesta sammanhang användas med vit botten. Storlek på logotyp (Kommunvapen) Logotypen är framtagen för att kunna användas i de flesta storlekar och till de flesta ändamålen. Storleken ändras alltid proportionerligt. På en A4:a bör bredden vara 45 mm. På en A5:a bör bredden vara 40 mm. På en A3:a bör bredden vara minst 60 mm. På visitkort ska längden vara 30-52 mm. På en halvsides stående annons, i tabloidformat, ska längden vara 50 mm. På 80 cm bredd, till exempel budskapstavlor och på roll-ups, ska längden vara 310 mm. Endast i undantagsfall får proportioner eller storlek förändras. Typsnitt Som hustypsnitt används Arial. Detta på grund av att det är ett lättläst typsnitt i löpande text. ARIAL ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnoprstuvwxyzåäö ARIAL Fetstil ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö Ovanstående typsnitt skall användas i brev och protokoll, annonser, trycksaker m.m. Enbart informatören eller kommunchefen kan besluta om användning av andra typsnitt. På webben gäller samma regler som ovan. I PowerPoint-presentationer skall typsnittet vara detsamma. Huvudrubrik och underrubrik ska vara i fet stil i storleken 26-33 punkter. Brödtexten ska vara normal i storlek 18-24. Mallar finns på p:kolon/word och i W3D3. Hemsidan har egna regler.
8 Bildspråk De bilder som används i organisationens kommunikation ska komplettera det budskap man vill få fram. Bilden ska tillföra budskapet något viktigt och/eller förstärka det. Det är inte en utsmyckning. Bilderna ska uttrycka öppenhet och mångfald, det vill säga återspegla olika åldrar, miljöer och kulturer. Informationsansvarig skall beredas tillfälle att granska bilderna före tryck. Fotografens namn skall alltid anges när det är känt. Evenemangs- och projektmaterial Kommunen ansvarar eller deltar ibland i olika projekt och evenemang. Då har projekten i sig en profil som används. Kontakta informationsansvarig när det gäller projektmaterial. Visitkort Alla visitkort ska följa reglerna om HaparandaTornio-logotyp och typsnitt enligt denna handbok. Respektive förvaltning avgör dock vilka adresser som ska användas. Är ni i behov av visitkort ta då kontakt med informationsansvarig. Annonser All annonsering med samhällsinformation ska följa kommunens regler enligt denna handbok. Vid annonsering ta alltid kontakt med informationsansvarig. Informationsansvarig ansvarar för de kommungemensamma annonssidorna. Annonser angående kontaktuppgifter skös av receptionen/växeln. Enheten ansvarar för att kommunens alla enheters kontaktuppgifter finns tillgängliga för allmänheten. Varje chef ansvarar för att alla typer av förändringar meddelas receptionen/växeln. Enheten uppdaterar uppgifterna allt eftersom. Pressmeddelande När förvaltningen/avdelningen har något viktigt att berätta som kan vara lämpligt för ett pressmeddelande, kontakta informationsansvarig. I ett pressmeddelande får kommunen en möjlighet att ge vår version av händelsen med alla korrekta faktauppgifter. Ställ följande frågor och kontrollera om du har en nyhet: Är informationen ny? Intresserar informationen allmänheten? Är informationen oväntad? Kan mottagaren känna igen sig i informationen? Berör informationen känslomässigt? Finns det bra, roliga eller spektakulära bilder? Är informationen aktuell? Finns det en konflikt?
9 Avsnitt 4 Offentlighet och sekretess Offentlighetsprincipen Myndigheternas offentliga maktutövning ska ske under insyn och kontroll. En garanti för insyn är offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen står inskriven i tryckfrihetsförordningen och innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Den som begär ut en handling behöver inte säga sitt namn eller vad hon eller han ska använda handlingen till. Vad är en handling? En handling är en framställning i skrift eller bild. Det kan även vara en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Ordet handling betyder alltså inte bara ett papper med skrift eller en bild på utan också t.ex. en bandinspelning, videoband eller en upptagning för automatiserad behandling (ADBupptagning). Man kan uttrycka det så att en handling är ett föremål som innehåller information av något slag. Exempel på detta är brev, protokoll, film, CD-skiva, E-post, sms, bandinspelningar. Vilka handlingar är allmänna handlingar? En allmän handling ska ha kommit in till myndigheten eller ha upprättats där. Handlingen ska vara förvarad hos myndigheten. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Var och en ska kunna läsa dem. Handlingar i ärenden som ännu behandlas är ofta inte offentliga. En allmän handling är inkommen: - när handlingen har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda. En allmän handling är upprättad i följande fall: - när handlingen expedierats (blivit avsänd). - när ärendet till vilket handlingen hör har slutbehandlats. - när handlingen är justerad eller på annat sätt färdigställd. Utredningar, utkast, koncept eller minnesanteckningar som ej expedieras anses ej vara allmänna handlingar om de inte tas om hand för arkivering. Begreppet minnesanteckning ska dock inte blandas samman med begreppet tjänsteanteckning. En tjänsteanteckning är den skriftliga information som den som är ansvarig för visst ärende själv aktivt tillför ärendet. En formell tjänsteanteckning är en allmän handling och skall diarieföras under det aktuella ärendet. Kommunen kan inte i avtal eller på annat sätt förbinda sig att iaktta en sekretess, som saknar stöd i sekretesslagstiftningen.
10 Mer att tänka på Även all korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Man kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator. Vilka handlingar är inte offentliga? En del allmänna handlingar är hemliga det vill säga sekretessbelagda och får inte lämnas ut. Handlingar kan hemligstämplas om de handlar om: * Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik * Myndigheternas verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn. * Intresset att förebygga eller beivra brott. * Det allmännas ekonomiska intresse. * Skyddet för enskilda medborgares personliga eller ekonomiska förhållanden. * Intresset att bevara djur- och växtarter. * Vid upphandling råder absolut sekretess tills tilldelningsbeslut är fattat. Vad innebär sekretess? I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Sekretess finns bland annat för att skydda enskilda människors personliga integritet. En särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det är kommunen själv som med stöd av lagen avgör vilka uppgifter som omfattas av sekretess. Ett brev som skickas till kommunen med påskriften "hemligt" eller "konfidentiellt" på ändå inte sekretessbelagt, om det inte finns stöd för det i lagen. Olika former av sekretess Det finns tre typer av sekretess: Absolut sekretess betyder att inga uppgifter under några förutsättningar får lämnas ut till andra än de anställda som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete. Detta gäller t ex för uppgifter i ännu inte avslutade upphandlingsärenden. Stark sekretess betyder att sekretesskydd gäller i första hand och uppgiften får endast lämnas ut om det står klart att så kan ske utan att visst men eller viss skada uppkommer. Svag sekretess betyder att offentlighet gäller i första hand och uppgiften får endast sekretessbeläggas om det kan antas att visst men eller viss skada kan uppstå. Finns det inte stöd i sekretesslagen för att hemlighålla en handling så är den offentlig. Observera att även en allmän handling som är hemlig ska diarieföras! Regler med stark sekretess innebär att uppgifterna i de allra flesta fall måste hållas hemliga. Endast då det står klart att ett utlämnande kan göras utan att någon lider skada eller men, får uppgiften lämnas ut. Stark sekretess gäller t ex för uppgifter om anställdas och studenters personliga förhållanden hos personalkonsulent, företagshälsovård, kurator/studievägledare eller hos personal inom skolhälsovård. Regler med svag sekretess innebär att uppgifterna vanligen kan lämnas ut. Endast om man av någon särskild anledning har skäl att anta att skada eller men skulle kunna uppstå, får uppgiften hemlighållas. Svag sekretess kan t ex gälla för viss typ av information.
11 Hur prövas sekretess? Offentlighets- och sekretesslagen innehåller bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. I lagen finns regler för att skydda bl.a. följande uppgifter: Rikets säkerhet eller dess förhållanden till annan stat eller mellanfolklig organisation Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik Myndighets verksamhet för inspektion, kontroll och annan tillsyn Intresset att förebygga eller beivra brott Det allmännas ekonomiska intresse Enskilds personliga och ekonomiska förhållanden När man avgör om en allmän handling berörs av sekretess måste det ske med direkt hänvisning till en paragraf i sekretesslagen. Men lagens regler är i allmänhet inte förbehållslösa. Sekretessen är ofta tidsbegränsad och måste prövas från fall till fall. Och när man prövar denna ska man ta hänsyn till vilken typ av skada som uppstår om en handling lämnas ut (s.k. skaderekvisit). De handlingar som inkommer eller produceras vid en kommun är sällan av den art att de kan betraktas som hemliga i sekretesslagens mening. Men det finns några undantag. Följande uppräkning är exempel på några sekretessregler som kan bli aktuella i vår verksamhet. Vi kan inte sekretessbelägga en handling för all framtid. Sekretess ska bedömas varje gång någon begär att få ta del av en handling. Det innebär att även om en handling har sekretessbelagts i vårt diarium på nätet så kan du kontakta respektive registrator och få en särskild sekretessbedömning gjord för just ditt fall. På nätet måste vi vara extra strikta i tillämpningen. Sekretess till skydd för enskild person Sekretess till skydd för en viss person gäller inte i förhållande till personen själv. Han eller hon kan dessutom själva efterge sekretessen helt eller delvis så att uppgifter får lämnas till en annan enskild eller till en annan myndighet. Sekretess mellan myndigheter och internt Sekretess gäller också mellan myndigheter. Men även här finns ett antal undantagssituationer. Sekretess hindrar t.ex. inte att uppgifter lämnas till en annan myndighet om det finns en föreskrift om detta i lag eller förordning (t ex vittnesplikten inför domstol). Sekretess hindrar inte heller att en uppgift lämnas till en annan myndighet som behöver uppgiften, t ex för omprövning av ett beslut eller för tillsyn över den myndighet som har uppgiften eller för revision. Med stöd av den s.k. generalklausulen (14kap3 SekrL)) kan en kommun i många fall lämna sekretessbelagda uppgifter till andra myndigheter då intresset av ett utlämnande väger över sekretessens skyddsintresse. Både intern och extern hantering av hemliga uppgifter, framför allt dem som rör enskildas personliga förhållanden, kan underlättas genom att uppgifterna vid utlämnandet helt avidentifieras. Detta kan vara användbart t ex i kollegiala sammanhang, där det ofta finns ett legitimt intresse av att utifrån verkliga exempel utveckla arbetssätt och rutiner till gagn för t ex pedagogisk utveckling eller utvecklingen av administrativa funktioner.
12 Vilka handlingar finns? Och var? Kommunen måste registrera och förvara sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registratorer som ordnar handlingarna i ett särskilt register, ett diarium. Detta är allmän offentlig handling och kan användas av dig för att leta reda på vilka andra handlingar som finns. Varje myndighet förvarar sina egna handlinga. När förvaltningen inte längre har användning av handlingarna kan de antingen kastas (gallras) eller flyttas till kommunarkivet. Varje myndighet beslutar i samråd med kommunarkivet om vilka handlingar som skall sparas och hur länge. I myndighetens dokumenthanteringsplan kan man se vilka handlingar som finns, och hur de hanteras. Protokoll från de olika förvaltningarna Nämndernas protokoll och dokumenthanteringsplaner finns i W3D3 och på vår hemsida. Dessa finns även hos nämndssekreterarna. Hur fort kan får man ta del av handlingarna? Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om man personligen besöker kommunen. Om man beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar. Får man ta med handlingar hem? Nej, men man kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Man kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med sig. Kommunfullmäktige bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar. Kan man få handlingar via e-post? Kommunen är aldrig skyldig att lämna ut handlingar via e-post, men i vissa fall går det bra och kan vara det smidigaste sättet. Får man vara anonym Enligt lagen behöver man inte tala om vem man är när man vill ha allmänna, offentliga handlingar. Man behöver inte heller berätta varför man vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga om detta om inte handlingarna är sekretessbelagda. Då kan man vara tvungen att fråga om vem man är och vad man skall ha handlingarna till, för att kunna göra en bedömning om det går att lämna ut dem. Överklaga Om man nekas att ta del av en handling, ska man enligt lagen få ett skriftligt beslut från den förvaltningen om detta. Enligt kommunens delegationsordning är det enbart förvaltningschefer som kan besluta om att inte lämna ut begärda handlingar. Om man då anser att kommunen har gjort fel, har man möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om man tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan man klaga hos Justitieombudsmannen.
13 Avsnitt 5. Personuppgifter Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen, PuL, är till för att skydda människors personliga integritet när personuppgifter samlas in, registreras, lagras eller bearbetas. Till personuppgifter räknas all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en person som är i livet, både texter och bilder. Uppgifter om medborgaren kan exempelvis vara dennes personnummer, namn eller adress. Krav på information Lagen kräver att kommunen ska informera medborgarna om vad och hur kommunen tänker använda de uppgifter som man lämnar. Medborgaren kan godkänna (ge samtycke) hur deras personuppgifter ska få användas. Dessa kan också ta tillbaka ett samtycke. Det finns också vissa områden där kommunen inte behöver begära godkännande utan kan använda vissa uppgifter. För mer information se: Information till registrerade enligt personuppgiftslagen. Datainspektionens allmänna råd. Ansvar för behandling av personuppgifter Varje nämnd eller styrelse har ansvar för hur personuppgifter behandlas inom deras ansvarsområde. Varje nämnd ska ha utsett ett personuppgiftsombud som ska se till att uppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Rätt att begära information Enligt 26 personuppgiftslagen (1998:204) har alla rätt att en gång per kalenderår gratis begära information om de personuppgifter som behandlas hos staden, oavsett om dessa samlats in via webbplatsen eller på annat sätt. Om man vill ha sådan information, ska man lämna en skriftligt undertecknad begäran. Begäran ska enligt personuppgiftslagen göras på papper, och kan inte skickas med e-post. Begäran skickas till: Haparanda stad, 953 85 Haparanda. För mer information ring Datainspektionens call-center eller gå in på Datainspektionens hemsida för att få information.
14 Avsnitt 6. Mallar Mallar De mallar som finns och skall användas är: Brevmall Används vid meddelanden, inbjudningar, brev samt vid informationsutskick. Skrivelsemall Denna mall används till tjänsteskrivelser, anteckningar, PM, rapporter, yttranden och utredningar. Används när förslag till beslut lämnas till nämnden. Protokollsmall Används när protokoll ska skrivas till samtliga kommunala nämnder och utskott. Det finns ledtexter som klistras in med respektive nämnds ledamöter och ersättare beroende på vilken nämnd eller vilket utskott man väljer i förvalsrutan då du öppnar mallen. PowerPoint Används vid PowerPoint-presentationer. Alla mallar finns under p:// samt i W3D3. Mer information om mallarna finner ni under Avsnitt 9 Handläggning och beredning av ärenden
15 Brevmall Det finns ett gemensamt brevpapper för samtliga Haparanda stads förvaltningar. På brevpappret finns Haparanda stads logotyp placerad uppe i vänstra hörnet samt kontaktuppgifter under linjen längst ner på brevpappret. Typsnittet som ska användas är Arial. Rubriken skall skrivas med fetstil och med storleken 14 p. Löpande texten skall skrivas med storlek 11p. Under avsnitt 9 finner ni mer information om mallar.
16 Skrivelsemall Tjänsteskrivelse/tjänsteanteckning/PM/utredning/yttrande/rapport Det finns en gemensam tjänsteskrivelse mall för samtliga Haparanda stads förvaltningar. På mallen finns Haparanda stads logotyp placerad uppe i vänstra hörnet samt datum i mitten och diarienummer på höger sida. Ovanför datum och diarienummer skall finnas namnet på vad mallen innehåller till exempel en tjänsteskivelse eller en utredning och så vidare. Adressuppgifter, telefonnummer, e-post och dylikt finns under linjen längst ner på brevpappret. Typsnittet som ska användas heter Arial. Rubriken skall anges med fetstil och med storleken 14 p. Löpande texten skall skrivas med storlek11p.
17 Rätt uppgifter Välj ditt kontor, ange ditt eget namn, titel och telefonnummer och dokumentnamn. Datum ska vara dagens datum, det vill säga den dag då du färdigställer dokumentet. Följ de anvisade rubrikerna: Huvudrubrik Förslag till beslut Sammanfattning Beslutsmotivering Ärendebeskrivning - Konsekvenser - Kommunikation Beslutsunderlag Underskrifter Bilagor Expediering/Beslutet skickas till: Vad som skall anges under varje rubrik finner ni under avsnitt: Avsnitt 9 Handläggning och beredning av ärenden
18 Protokoll samt mall på protokollskrivning 1. Rubrik som följer rubriken i föredragningslistan. 2. Sedan följer beslutet. 3. Ärendebeskrivning en beskrivning av vad ärendet handlar om. Beskrivningen skall vara kort och koncis. 4. Yrkanden Här redovisas yrkanden som framställs samt i vilken ordning ordföranden lägger fram de förslag till beslut som har yrkats, vilka omröstningar som genomförs och hur de röstar vid öppna omröstningar. 5. Reservationer eventuella reservationer skall antecknas. 5. Beslutsunderlag här anges handlingar som till exempel tjänsteskrivelser, nämndbeslut och så vidare. 6. Beslutsexpediering Antagna framställningar och yttranden ska vidarebefordras till nästa beslutsinstans eller skickas till den slutliga mottagaren. 7. Justering det skall finnas plats för justering samt eventuellt utdragsbestyrkande. Första sidan på ett protokoll:
19 Protokollets andra sida: Innehållsförteckning Protokollets utformning 7. PowerPoint Powerpoint Det finns även en gemensam mall för PowerPoint. Dessa finns i två varianter; en liggande och en stående. Båda varianterna har HaparandaTornios logotyp i det högra hörnet längst ner.
20 E-postmeddelande Ett e-postmeddelande från Haparanda stad skall vara utformad enligt nedan. Texten skall vara skriven med Arial och innehålla följande information. Enbart informatören eller kommunchefen kan besluta om annan utformning. Behöver du hjälp med att lägga in detta meddelande kontakta it-kontoret. Med vänlig hälsning Namn Namnsson Handläggare Haparanda stad Kommunledningsförvaltningen 953 85 Haparanda Tfn: +46(0)922-150 00 Mob: +46(0)70-688 04 40 Haparanda med det papperslösa kontoret! Överväg miljöpåverkan innan du skriver ut detta e-postmeddelande. Annonser från Haparanda stad Annonser från Haparanda stad ska ha ett enhetligt utseende och innehålla stadens logotyp. Kungörelse-annonser har Haparanda stadsvapen. Kampanj-annonser behöver inte följa någon fastställd mall men måste innehålla stadens logotyp. Stor annons Stora annonser innehåller HaparandaTornio logotypen samt gula och blåa linjer längst ner samt texten Internationella mötesplats. Vid osäkerhet om vilken storlek av annons ni ska kontakta informationsansvarig.
21 Special-annonser Näringslivet och vissa projekt som bedrivs inom organisationen använder sig av annan typ av annonser. Hur, var och när dessa ska användas tas fram tillsammans med informationsansvarig och projektägare. Vid frågor kontakta informationsansvarig.
22
23 Avsnitt 7. Skrivregler Några enkla skrivråd Språket ska vara enkelt och lätt att förstå. Haparanda stad ska uppfattas som enkel och öppen. Ett tydligt och enkelt språk är viktigt även för tillgänglighet, demokrati och rättssäkerhet. Allt som produceras i skriftväg inom/av kommunen skall vara vårdat, enkelt och lätt att förstå. Det är varje tjänstemans skyldighet att läsa och följa Språkboken. Nedan följer ett antal råd. Du skriver för läsaren inte för dig själv Den första frågan du ska ställa dig blir alltså: Vem eller vilka ska läsa det jag skriver? Ofta vet man målgruppen och då blir det enkelt att hitta rätt språknivå. Skriv journalistiskt Gör så här: Det viktigaste först, skriv kort, ta bara med fakta som behövs, du måste förstå budskapet, gena inte, tänk dig läsaren som en person, låt någon annan läsa. Klarspråk- rätt stavat Kort betyder klarspråk att du skriver för läsaren, använder ord som läsaren förstår, förklarar termer och begrepp som du måste använda, skriver aktiva och informativa rubriker, är så personlig som det går och så långt som möjligt använder aktiva former av verb. Undvik förkortningar Skriv förklaring först, följt av förkortning inom parentes, exempelvis så här; samhällsbyggnadsnämnden (sbn). Mer information och hjälp finner du i Språkboken. Bilaga 1
24 Avsnitt 8. Ärenderegistrering Diarieföring Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos kommunen. Det kommungemensamma systemet för diarieföring och ärendehantering är W3D3. Allmänna handlingar som uppenbart har liten betydelse för kommunens verksamhet behöver inte registreras eller diarieföras. Exempel på sådana handlingar är kursinbjudningar, cirkulär, reklam, facklitteratur, tidningar, tidskrifter och skräppost (spam). De handlingar som registreras i andra verksamhetssystem, som exempelvis AlkT, Personec och Procapita behöver inte diarieföras även i W3D3. Handlingar som inte registreras i W3D3 skall hållas ordnade efter skrivna rutiner som nämnden ska ta fram. Handlingar ska vara ordnade på sådant sätt att de lätt kan hittas. Rutinerna skall vara registrerade i W3D3. För mer information och hjälp läs avsnitten om Allmänna handlingar/sekretess/pul Diarieplan Varje ärende ska ges ett unikt diarienummer och samma typ av ärenden ska ha en gemensam planbeteckning. Varje förvaltning ansvarar för tillsammans med registratorn att det finns uppdaterade diarieplaner. Hur registreras och diarieförs handlingar? Handlingar ska registreras eller hållas ordnade på sådant sätt att det utan svårighet kan avgöras om handlingen kommit in eller upprättats. Följande handlingar ska registreras: handlingar med klagomål och synpunkter handlingar som till exempel innehåller ett beslut i ett ärende eller tillför ett ärende information handlingar som tillhör ärenden som behandlas i styrelser och nämnder ansökningar inkomna anbud, offerter och dylikt allmänna handlingar av vikt och handlingar som det finns ett behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden. Obligatoriska uppgifter vid registrering: datum då handlingen kom in eller upprättades diarienummer eller annan beteckning som handling ska ha från vem handlingen kommit in eller till vem handlingen ska expedieras/skickas till ärendets innehåll redovisas i en kortfattad ärendemening. Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. Man ska undvika att använda förkortningar, framförallt sådana som förekommer internt. Formulera ärendemeningen så att den innehåller bra sökord. Kortfattat beskrivning av handlingen kan i de allra flesta fall vara samma som ärendemeningen. När en sekretessbelagd handling ska diarieföras är det viktigt att komma ihåg att markera såväl sekretess och PuL (personuppgiftslagen) när ärendekortet fylls i.