1 AVTAL Tjänster för digital omvärldsbevakning och mediehantering 1.1 Omfattning och ekonomiska villkor 1.1.1 Ombud för avtal Detta avtal ingås mellan Ålands landskapsregering, FO-nummer 0145076-7, (härefter även Beställaren) och Leverantören och gäller för beställning av digitala tjänster för omvärldsbevakning och mediehantering. Kontaktpersoner under avtalstiden är: För Beställaren Namn Adress E-post Telefon +358 18 25143 För Leverantören Namn Adress E-post Telefon Björn Häggblom Ålands landskapsregering PB 1060 AX-22111 Mariehamn bjorn.haggblom@regeringen.ax Vardera parten förbinder sig att utan dröjsmål skriftligen meddela om förändrade kontaktuppgifter. 1.1.2 Omfattning och uppdragsbeskrivning Leverantören åtar sig att tillhandahålla tjänster i enlighet med detta avtal under avtalsperioden. Leverantören skall följa de krav som ställs i lagstiftningen, samt de uppställda kraven i detta avtal. Arbetet omfattar leverans av tjänster för digital omvärldsbevakning och mediehantering. I bilagan Kravspecifikation omvärldsbevakning och medietjänster finns en detaljerad beskrivning av de tjänster som leverantören ska tillhandahålla. 1.1.3 Avtalsperiod och förlängning Avtalet gäller två år från och med att det undertecknats av båda parter och upphör att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet kan dock efter skriftlig överenskommelse förlängas av Beställaren med ett år i taget sammanlagt högst två år, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning. Kapitel 1.1.7. (Prisjustering) beskriver närmare de prisjusteringar som gäller vid en eventuell förlängning. 1.1.4 Ändringar och tillägg till avtalet under avtalsperioden Förändringar i avtalet får bara göras av avtalsansvarig. 1
1.1.5 Dokumentation av immateriella rättigheter Leverantören ansvarar för att ha giltiga, skriftliga avtal med samtliga berörda upphovsmän som tillåter en överlåtelse av upphovsmännens immateriella rättigheter till landskapsregeringen i den omfattning som krävs för fullgörandet av detta avtal. 1.1.6 Priser, ersättningar och avgifter För tjänsten omvärldsbevakning och mediehantering gäller det lägsta fasta pris som Leverantören angav i den upphandling som utgör underlag för detta avtals tecknande. Avvikelser med prisvariationer godtas således inte. I priset ingår inte mervärdesskatt. Leverantören debiterar mervärdesskatt enligt gällande lag. Leverantören har inte rätt att ta ut någon faktureringsavgift. 1.1.7 Prisjustering Priserna är fasta till och med två år från avtalsslut. Eventuella prishöjningar regleras vid eventuell utnyttjande av option. Prishöjningar måste godkännas skriftligen av landskapsregeringens kommunikationschef. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. Prisjusteringar kan endast ske en gång per avtalsperiod. Prisförändringar ska vara väl dokumenterade från tidigare led i form av branschindex eller liknande och lätt kunna kontrolleras av kommunikationschefen. Kan överenskommelse om ett nytt pris inte träffas äger båda parter rätt att skriftligt säga upp avtalet med en (1) månads uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen. 1.1.8 Betalningsvillkor Betalning sker inom 21 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt. Varken fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. Dröjsmålsränta betalas enligt vad som stadgas i räntelagen (FFS 340/2002). 1.1.9 Faktureringsvillkor Fakturering sker med månatlig faktureringsintervall. Fakturan bör uppfylla de krav på fakturainnehåll som ställs i mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993), 209e. Uppgifter för fakturering: Alla fakturor, oberoende om de sänds som e-faktura, pdf-faktura eller pappersfaktura, ska vara försedda med adressen: Ålands landskapsregering, Regeringskansliet, PB 2050, AX-22111 Mariehamn. Dessutom ska fakturan märkas med referensen Kommunikationschef. I första hand ska e-faktura användas. E-faktura (enbart i Finvoice-standard): E-faktura adress: FI8720323800001432 Operatör: Nordea Förmedlarens kod: NDEAFIHH PDF-fakturor: adress: faktura@regeringen.ax 2
Pappersfakturor: Ålands landskapsregering Regeringskansliet PB 2050 AX-22111 Mariehamn ÅLAND 1.1.10 Dröjsmålskostnader Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (FFS 340/2002). Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp samt datum (fr.o.m./t.o.m.), för vilken periodräntan beräknas. Om fakturan är ofullständig eller felaktig får dröjsmålsränta inte debiteras. 1.1.11 Reklamationsrätt Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i tjänstens utförande. 1.1.12 Uppsägning Landskapsregeringen äger rätt att under avtalstiden säga upp avtalet. Uppsägningen ska vara skriftlig och avtalet gäller en månad efter uppsägning. 1.1.13 Språk Tjänster, fakturor, utbildning och dokumentation som omfattas av detta avtal ska vara på svenska. Muntlig och skriftlig beställning och frågor ska hanteras och besvaras på svenska. 1.1.14 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med landskapsregeringen. Anbudsgivaren ska antingen uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala) alt. A (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. 1. Bifoga ett intyg, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud, eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar: a) garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b) företag, även nystartade företag, ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget 3
under avtalstiden. Bevis utgörs av senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. Anbudsgivare skall vara registrerade i tillämpliga företagsregister. 2. Bifoga till anbudet en utredning som visar huruvida anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land, samt 3. Ett handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land. Anbudsgivare skall ha betalt sina skatter och socialförsäkringsavgifter, eller en uppgjord betalningsplan angående obetalda sådan. 4. Bifoga till anbudet ett intyg över betalda skatter från skattemyndigheten i Leverantörens registrerade hemort eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp samt 5. Ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att betalningsplan har gjorts upp. Anbudsgivarna skall vid utförande av uppdraget följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser. 6. Bifoga till anbudet en utredning om vilket kollektivavtal som skall tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen. För utländska företag skall motsvarande ovanstående (2-6) uppgifter bevisas. Uppgifterna på intygen/utredningarna i 2-6 ovan ska inte vara äldre än sex månader räknat från sista dag att lämna anbud. Om någon av uppgifterna uppräknade ovan (2-6) är onödig eller omöjlig att få skall detta kunna motiveras i anbudet. 1.2 Avtalshandlingar och överlåtelse 1.2.1 Avtalshandlingar, tillägg, ändringar och eventuella optioner Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal 3. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster JYSE 2014 TJÄNSTER 1.2.2 Tillägg och ändringar Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet, kräver parternas samtycke och ska ske skriftligen. 1.2.3 Avtalsuppföljning Avtalet ska vid behov följas upp, senast i oktober 2016. Leverantören ska delta i sådan uppföljning. Uppföljningen kan innehålla genomgång av avtalsvillkor, överenskommelser, hur uppdraget är utfört och om något behöver förbättras etc. 4
1.2.4 Överlåtelse av avtal och ägarskifte Leverantören får inte utan Beställarens skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att möjligheten att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från Beställaren inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos Leverantören. Vid underlåtenhet att inhämta Beställarens godkännande föreligger grund för hävning. 1.3 Försäkring, sekretess och vite 1.3.1 Försäkringar Leverantören ska teckna och under avtalstiden ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som står i relation till verksamhetens omfattning. Leverantören ska på Beställarens begäran lämna bevis om att sådan ansvarsförsäkring finns. Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning. 1.3.2 Säkerhet och sekretess Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som Leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte använda sig av sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från Beställaren. Leverantören ansvarar för att dess personal har den information som krävs gällande sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. 1.3.3 Vite och skadeståndsanspråk Krav på vite eller skadestånd ska skriftligen framställas senast tre månader efter det att felet, förseningen eller skadan upptäckts. Endera part äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande. Vite kan utkrävas om Leverantören inte utan dröjsmål eller inom tidsfrist som angivits i varning hörsammar en begäran från Beställaren om rättelse av fel eller brist. Beställaren har i sådant fall rätt att, istället för att häva avtalet, utkräva avtalsvite. Beställaren är berättigad att per påbörjad vecka varmed uppdraget försenas erhålla vite uppgående till ett belopp om fyra (4) procent av den totala ersättningen för uppdraget. Vite utgår under högst tio (10) veckor. Därefter har Beställaren rätt att häva hela avtalet. 1.4 Befrielsegrunder 1.4.1 Befrielsegrunder (force majeure) Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med före avtalsdagen och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, till exempel krigshändelse, strejk, bojkott eller blockad. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal, eller av att leverantören ej följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer, får inte åberopas som befrielsegrund. Det åligger leverantören att visa att arbetskonflikt inte beror på honom. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. 5
För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Parten är skyldig att genast utföra åligganden enligt avtal när händelsen av här angivet slag upphör. Föreligger ovan nämnda omständigheter har Beställaren rätt att så länge de består, själva utföra Leverantörens åtaganden. Ersättning till Leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Om part häver avtalet enligt denna punkt, har andra parten rätt till ersättning för de kostnader som han intill tidpunkten för avtalets hävande haft för att fullgöra avtalet, dock inte för det som kan komma till nytta i hans verksamhet eller för vilket han i annan ordning erhåller ersättning. 1.5 Hävning och tvistelösning 1.5.1 Hävning Beställaren har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören: väsentligt misskött uppdraget misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig uppmaning (varning) vidtagit rättelse i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig uppmaning vidtagit rättelse kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter utan medgivande från Beställaren överlåter avtalet på annan utan medgivande från Beställaren genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för Beställaren utan medgivande från Beställaren anlitar underleverantör saknar föreskriven försäkring lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal. Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om Leverantören missköter uppdraget har Beställaren rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på Leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen. Hävning ska ske skriftligen. Beställaren äger rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning. Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Beställaren väsentligt misskött uppdraget. Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen. 1.5.2 Tvistelösning Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i allmän domstol, enligt på Åland tillämpad lagstiftning och med Ålands tingsrätt som första instans. 6
Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 1.6 Underskrift Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten. Datum: Beställaren Leverantören 7