Landstingets förebyggande arbete avseende mutor och oegentligheter

Revisionsrapport Landstingets förebyggande arbete avseende mutor och oegentligheter Örebro läns landsting Bo Thörn Cert. kommunal revisor Sofia Blixtberg November 2013

Header goes here Draft Sammanfattning har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Örebro Läns Landsting att granska landstingets förebyggande arbete avseende mutor och oegentligheter. Revisionsfrågan för granskningen är: Är landstingsstyrelsens förebyggande arbete avseende mutor och oegentligheter ändamålsenligt? Vårt svar på revisionsfrågan är att landstingets förebyggande arbete inte är ändamålsenligt. Vi bygger vår bedömning på att landstinget inte genomför någon risk- och sårbarhetsanalys avseende oegentligheter och att landstinget ej har utformat eller förankrat ändmålsenliga policydokument. Vi har noterat följande behov av utvecklingsinsatser. Dessa kommenteras vidare i avsnittet revisionell bedömning. Vi rekommenderar att arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen utvecklas. Vi förordar att ändamålsenliga och landstingsövergripande policydokument samt riktlinjer utarbetas inom ämnesområdet oegentligheter. Det finns idag inget fastställt system för uppföljning av antagna policydokument, regler och rutiner. Vi förordar att ett system eller en formaliserad rutin för uppföljning utarbetas inom landstinget. Det finns i nuläget ingen utarbetad och dokumenterad handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Landstinget har heller inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter. Behovet av riktade utbildningsinsatser bör kartläggas. Footer text goes here Page 2 of 16

Innehållsförteckning BAKGRUND 1 UPPDRAG 1 GENOMFÖRANDE 2 IAKTTAGELSER 3 ENGAGEMANG FRÅN STYRELSE OCH TJÄNSTEMANNALEDNING 3 RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS 3 POLICYDOKUMENT OCH RIKTLINJER 4 KÄNNEDOM OM SAMARBETSPARTNERS OCH ANSTÄLLDA 8 IMPLEMENTERING OCH UTBILDNING 8 KONTROLL, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING 9 REVISIONELL BEDÖMNING 10 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING 10 ENGAGEMANG FRÅN STYRELSEN OCH TJÄNSTEMANNALEDNING 10 RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS 10 POLICYDOKUMENT OCH RIKTLINJER 11 KÄNNEDOM OM SAMARBETSPARTNERS OCH ANSTÄLLDA 12 IMPLEMENTERING OCH UTBILDNING 12 KONTROLL, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING 12 Örebro läns landsting

Bakgrund Uppdrag Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämna mellanrum. De händelser som figurerat i media har bland annat medfört att uppmärksamheten riktas mot landstingens förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå, med påföljd att förtroendet för landstingen skadas. Ny mutbrottslagstiftning trädde i kraft 1 juli 2012. Statskontoret genomförde en utredning under år 2012 (Köpta relationer om korruption i det kommunala Sverige). Av denna framgår att de flesta kommuner och landsting uppger att de aldrig har upptäckt någon korruption även om många upptäckt andra former av oegentligheter. Riskmedvetenheten uppges generellt vara låg och risker för korruption analyseras idag endast undantagsvis och kommer därför inte heller med i den övergripande internkontrollplanen. Med utgångspunkt i risk och väsentlighet har revisorerna i landstinget beslutat att övergripande granska landstingets förebyggande arbete. Revisionsfrågan för granskningen är: Är landstingsstyrelsens förebyggande arbete mot mutor och bestickning ändamålsenlig? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Brottsbalken kap. 10 Om mutor och jäv, Vägledning från SKL Vägledning från Institutet Mot Mutor Med utgångspunkt i revisionskriterierna har följande kontrollmål formulerats: Det finns ett engagemang från styrelsen och dess tjänstemannaledning. Risk- och sårbarhetsanalys (avseende oegentligheter) genomförs i verksamheten. Det finns policydokument och riktlinjer med utgångspunkt i sårbarhetsanalys och riskbedömning. Det finns en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Risker för jäv och intressekonflikter förebyggs och hanteras. Implementering och utbildning gällande korruption och mutor sker på ett ändamålsenligt sätt. Kontroll, uppföljning och rapportering sker på ett ändamålsenligt sätt. Örebro läns landsting 1 av 13

Genomförande Granskningen har avgränsats till att omfatta landstingsstyrelsen. Granskningen sker på en övergripande nivå. Granskningen innefattar intervjuer med landstingsstyrelsens ordförande, landstingsdirektör, personaldirektör, ekonomidirektör, upphandlingschef, fastighetschef och läkemedelsansvarig läkare. Vi har tagit del av styrande dokument och plan för intern kontroll. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av de intervjuade. En workshop har genomförts med ett urval företrädare från landstingsstyrelsen. Vid denna workshop gjordes en avstämning och kontroll av det sakliga innehållet i arbetsmaterialet. Vidare diskuterades brister och förbättringsområden som noterats i granskningen. Örebro läns landsting 2 av 13

Iakttagelser Engagemang från styrelse och tjänstemannaledning Engagemanget hos Landstingsstyrelsen och landstingets ledning är en viktig komponent för ett väl fungerande förebyggande arbete mot mutor och oegentligheter. Deras medverkan i policyfrågor och de styrsignaler som sänds ut bildar normer för övriga i organisationen. Landstingsstyrelsen har beslutat om reglementet för intern kontroll, årets internkontrollplan samt riktlinjer för alkohol vid representation. Enligt intervjusvaren har de enskilda verksamheterna tagit ett stort ansvar för att utforma riktlinjer relaterade till mutor och oegentligheter. Det finns relativt få landstingsövergripande dokument. Under intervjuerna framhölls det att styrelsen och ledningen agerat resolut i några enskilda händelser. Från landstingsstyrelsen framhåller man vikten av ordning och reda och välkomnar en öppenhet. Enligt de intervjuade präglas organisationskulturen, när det gäller exempelvis representation, gåvor och leverantörskontakter av försiktighet, restriktivitet samt återhållsamhet. Risk- och sårbarhetsanalys Landstinget bör vidta åtgärder mot mutor och oegentligheter som står i förhållande till de risker som föreligger i organisationen. Effektiva åtgärder möjliggörs av att riskerna för oegentligheter i landstinget kartläggs på ett ändamålsenligt sätt. En risk- och sårbarhetsanalys syftar till att identifiera var riskerna för oegentligheter finns, vilka de är och hur de kan begränsas. Landstingsstyrelsen har inte utarbetat någon risk- och sårbarhetsanalys när det gäller mutor och oegentligheter. Den risk- och väsentlighetsanalys som utgör grunden för landstingets övergripande och centralt utformade internkontrollarbete har inte dokumenterats. Internkontrollplanen innefattar kontrollmoment som fokuserar på fem rutiner/system; Pensionsmedelsförvaltningen Registering av ny leverantör i ekonomisystemet MEA Finansiering av inventarier Förrådshantering Reseräkningar i Heroma Nämnderna har inte upprättat några internkontrollplaner för 2013. Några förvaltningsspecifika risk- och sårbarhetsanalyser eller kontrollmoment som tydligt riktar Örebro läns landsting 3 av 13

fokus mot oegentligheter har inte heller utarbetats. Enligt intervjusvaren har nämnderna inte prioriterat arbetet med intern kontroll. I reglementet för intern kontroll stadgas att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen i respektive verksamhet. Enligt de intervjuade har det formella ansvaret varit svårt att förena med det faktum att nämnderna har ett begränsat inflytande över resurstilldelningen. I dagsläget har nämnderna inte utarbetat några internkontrollplaner som avser 2013. Ett flertal av de intervjuade anförde att risken för oegentligheter diskuterats i samband med aktuella fall i andra landsting och kommuner. Utifrån inträffade händelser har samtalen kretsat kring om en liknande händelse skulle kunna inträffa inom Örebro läns landsting och vilka förebyggande insatser som görs i den egna organisationen. Policydokument och riktlinjer Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande riktlinjer, regler och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Landstinget har utarbetat följande policydokument och riktlinjer relaterade till ämnesområdet oegentligheter: Policy och riktlinje Örebro läns landstingvärdegrund och vision Reglemente för intern kontroll avseende ekonomiska rutiner Tillämpningsanvisningar- Reglemente för intern kontroll avseende ekonomiska rutiner Fastställd eller senast uppdaterad Ledningskansliet 2008, Landstingsstyrelsen Kommentarer Värdegrund: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människors bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. Av reglementet framgår det att landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprättas. 2008 Enligt tillämpningsanvisningarna ska nämnden inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen. Nämnden ska planera och prioritera arbetet med utvecklingen av rutiner för Örebro läns landsting 4 av 13

att stärka den interna kontrollen. Som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys genomföras. Internkontrollplan 2013 avseende ekonomiska rutiner Riktlinjer för alkohol vid representation Riktlinjer för uppvaktning från arbetsgivaren Policy för marknadsföring och riktlinjer för reklam, försäljning, sponsring och gåvor Bisysslor utdrag ur PAhandbok för Örebro läns 2013, Landstingsstyrelsen 2011, Landstingsstyrelsen Ledningsgruppen, 2010 Informationsstaben, 1999. Antagen av Landstingsfullmäktige. I tillämpningsanvisningarna betonas även att internkontrollplan för innevarande år ska antas senast under mars månad. Internkontrollplanen ska minst innehålla - Vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp - Genomförd riskbedömning - Frekevensen på uppföljningen - Metod för att genomföra kontrollen - Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen - Till vem uppföljningen ska rapporteras - När rapporteringen ska ske Kontrollmoment har utarbetats för följande rutiner/system: Pensionsmedelsförvaltningen Registering av ny leverantör i ekonomisystemet MEA Förrådshantering Reseräkningar i Heroma Som huvudregel gäller att all representation ska vara alkoholfri. All representation ska ske med måtta och kostnaderna ska hållas inom rimliga gränser. Syfte med representationen och vilka som har deltagit anges på restaurangnoter och motsvarande. Riktlinjerna har upprättats som ett stöd till chefer i samband med uppvaktning av personal. Policyn och riktlinjerna gäller all form av marknadsföring, såväl direkta som indirekta. Policyn innefattar riktlinjer för mottagning av sponsring och riktlinjer för gåvor. Exempelvis beskrivs skillnaden mellan gåva och muta. Hänvisar till AB 8 och LOA 7. Beslut att förbjuda bisyssla fattas av Örebro läns landsting 5 av 13

landsting Skattefria ersättningar och förmåner. Utdrag ur personalhandboken. Riktlinjer för anställdas resor i tjänsten. Upphandlingspolicy för Örebro läns landsting Upphandling. Information för dig som är medlem i en referensgrupp Regler och riktlinjer vid upphandling Riktlinjer för leverantörskontakter inom Lednings- och verksamhetsstöd Etik och moral Riktlinjer och rutiner för bisysslor vid Universitetssjukhuset Örebro Diarienummer 13OLL1423 Dokumentet är giltigt t.o.m. 2015-12-31 Lednings- och verksamhetsstöd Lednings- och verksamhetsstöd Lednings- och verksamhetsstöd Lednings- och verksamhetsstöd, 2010 Universitetssjukhuset Örebro, respektive förvaltningschef. Behandlar bl.a. personalvårdsförmåner, gåvor och regler kring fri kost. Innefattar exempelvis riktlinjer kring utlandsresor, studie- och konferensresor, ersättningar samt reseräkningar. Policyn omfattar alla upphandlingar som genomförs inom Örebro läns landsting och dess helägda bolag och stiftelser. Enligt policyn ska alla upphandlingar kännetecknas av: Affärsmässighet Affärsetik Enhetlighet Konkurrens Likabehandling Trovärdighet Öppenhet Tydlighet Effektivitet Kompetens Information kring upphandling. Innefattar avsnitt kring mutor och bestickning samt jäv. Riktlinjerna reglerar följande samverkanssituationer: Informations- och utbildningsaktiviteter Förtäring, kostnader, ersättning och gåvor Stöd till aktiviteter och sponsring Stipendier Uppdrag Referenskund Jäv Samverkansformer i samband med upphandling Tar upp korruption, mutor och bestickning. Beskriver allmänna utgångspunkter och påföljder. Exempel på bisysslor samt en bilaga för inventering och godkännande Örebro läns landsting 6 av 13

Reglemente för Örebro läns landstings läkemedelskommitté Om mutor och jäv - vägledning för anställda i kommuner, landsting och regioner Läkemedelskommittén Skrift publicerad av SKL. Landstinget hänvisar till dokumentet. av bisyssla. Kommitténs övergripande mål är att, som expertorgan inom områdena läkemedel och läkemedelsterapi, verka för en rationell, säker och kostnadseffektiv hantering av läkemedel sedd ur ett helhetsperspektiv, där patientens och samhällets bästa beaktas. Uppdaterad med anledning av lagändringar 2012. Vägledningen gäller kommuner, landsting och regioner. Som tidigare nämnts, grundas inte valet av policydokument och riktlinjer i någon dokumenterad riskanalys. Många av policydokumenten samt riktlinjerna saknar en beskrivning av hur reglerna ska implementeras och följas upp. En del av dokumenten saknar datum, upphovsman/verksamhetsbeteckning, diarienummer samt ansvarig. Några av dokumenten har inte uppdaterats efter det att den nya mutlagstiftningen trädde ikraft 2012. Policydokumenten/riktlinjerna finns enbart i begränsad utsträckning tillgängliga via landstigets hemsida. Reglementet för intern kontroll och internkontrollplanen riktar enbart fokus mot ekonomiska rutiner. Nämnderna har inte utarbetat några egna internkontrollplaner som avser 2013. Landstingets ledningskansli ansvarar för den kartläggning och riskbedömning som föregått årets internkontrollplan. Riskbedömningen har inte dokumenterats. Under intervjuerna framkommer det att några verksamheter gör egna riskanalyser som en del av det egna ledningssystemet. I nuläget fokuserar analyserna inte på frågor relaterade till mutor och oegentligheter. Inför det att landstinget och regionförbundet bildar en gemensam organisation 2015 har styrdokumentens utformning aktualiseras. Enligt intervjusvaren ska ett arbete påbörjas och det finns förhoppningar om att revideringen ska leda till fler regionsövergripande policydokument och riktlinjer. Under intervjuerna framhölls även att interkontrollarbetet bör utvecklas samt vidgas. Det finns i nuläget ingen utarbetad och dokumenterad handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Landstinget har inte heller utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter. Örebro läns landsting 7 av 13

Kännedom om samarbetspartners och anställda För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jävs- och intressekonflikter förebyggs. För att förebygga intressekonflikter har riktlinjer kring bisysslor utarbetats. Riktlinjer och rutiner för bisysslor finns dels i PA-handboken för Örebro län landsting dels har Universitetssjukhuset i Örebro samanställt ett vägledande dokument. I riktlinjer och rutiner för bisysslor vid Universitetssjukhuset i Örebro återfinns följande avsnitt: Genom anställningsavtalet förbinder sig varje arbetstagare att vara lojal mot sjukhuset/landstinget som arbetsgivare. Om arbetstagaren brister i sina skyldigheter genom att, efter anmodan, inte lämna uppgift om bisysslan eller inte följer beslut om förbud mot bisyssla kan detta leda till beslut om disciplinpåföljd (varning enligt AB 05) eller vid svårare/upprepade fall till uppsägning. Bisyssla som innebär att arbetstagaren missbrukar ett givet förtroende för egen vinning kan leda till avsked. Enligt intervjusvaren aktualiseras frågan om eventuella bisysslor hos de anställda vanligtvis vid nyanställning och medarbetarsamtal. Vid nyanställning finns det en checklista som ska bockas av. Den anställda skriver under checklistan som därefter placeras i personalakten. Checklistan tar upp frågan om bisysslor men inte eventuella jävsförhållanden. Inom några verksamheter, men inte alla, frågar man även om eventuella jävs- och vänskapsförhållanden. Enligt intervjusvaren är bisysslor fortfarande en känslig fråga inom en del verksamhetsområden. Enligt intervjusvaren har läkemedelskommittén en stark ställning och styrande funktion när det gäller vilka läkemedel som används. Läkemedelskommitténs inflytande i beslutsprocessen reducerar således utrymmet för läkare att göra egna överenskommelser med läkemedelsindustrin. Inom enheten Lednings- och verksamhetsstöd kommuniceras egna policyerer och riktlinjer externt med exempelvis samarbetspartners och leverantörer. Inom Ledningskansliet finns det anställda jurister som kan bistå med råd till anställda kring jävs- och intressekonflikter. Implementering och utbildning För att motverka och upptäcka förekomsten av mutbrott och andra oegentligheter bör landstingsstyrelsen säkerställa att det finns en lämplig ansvarsfördelning. Det är viktigt att aktuella policydokument och riktlinjer är implementerade och väl förankrade inom samtliga förvaltningar och verksamheter. De anställda måste likaså ges ändamålsenlig information och adekvat utbildning inom ämnesområdet. I dagläget finns det förhållandevis få riktlinjer och rutiner som är landstingsövergripande. Örebro läns landsting 8 av 13

De utarbetade riktlinjerna, relaterade till oegentligheter, saknar i stor utsträckning en beskrivning av hur dokumenten ska verksamhetsanpassas, implementeras och följas upp. Intervjusvaren visade på en begränsad kännedom om dokumentet Policy för marknadsföring och riktlinjer för reklam, försäljning, sponsring och gåvor. Inom enheten lednings- och verksamhetsstöd har en rad riktlinjer och rutiner utarbetats. Enligt intervjusvaren kommuniceras policydokument och riktlinjer både internt och externt. Enhetens egna dokument beskrivs som förankrade i verksamheten. En av de intervjuade betonade att den information som ges vid nyanställning kring ämnesområdet oegentligheter bör utvecklas. Enligt intervjusvaren har verksamhetscheferna ett stor ansvar när det gäller medarbetarnas tillgång till ändamålsenlig information och utbilning inom ämnesområdet oegentligheter. Fördjupande utbildningsinsatser har, enligt uppgift vid intervju, genomförts kring skyddad identitet. När ersättningarna för läkemedelsstudier ändrades hölls informationsmöten på samtliga klinker. Kontroll, uppföljning och rapportering För att säkerställa att rätt åtgärder vidtas för att hantera risker bör kontroller, kontinuerliga uppföljningar eller separata utvärderingar genomföras inom de enheter och funktioner där relevanta riskområden har identifierats. I Örebro läns landsting genomförs ingen risk- och sårbarhetsanalys med fokus på oegentligheter. Interkontrollplanen fokuserar inte på risker relaterade till mutor och oegentligheter. Landstingsstyrelsen får rapportering från genomförda kontroller enligt planen för intern kontroll. En rad riktlinjer och policyer relaterade till området oegentligheter har utarbetats inom landstinget. I dagsläget saknas det dock i stor utsträckning ett landstingsövergripande system för policys och riktlinjer relaterade till mutor och oegentligheter. Några dokumenterade rutiner för hur policys, riktlinjer och regler följs upp finns inte i nuläget. Inom Örebro läns landsting finns det inget rapporteringssystem där medarbetare kan lämna anonyma tips kring misstänkta oegentligheter. Vid misstanke om felaktigheter ska den anställda vända sig till närmsta chef. Några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera oegentligheter har, som tidigare nämnts, ej utarbetats. Örebro läns landsting 9 av 13

Revisionell bedömning Sammanfattande bedömning Revisionsfrågan för granskningen är: Är landstingsstyrelsens förebyggande arbete avseende mutor och oegentligheter ändamålsenlig? Vårt svar på revisionsfrågan är att landstingets förebyggande arbete inte är ändamålsenligt. Vi har noterat ett behov av utvecklingsinsatser. Dessa kommenteras nedan under respektive kontrollmål. Engagemang från styrelsen och tjänstemannaledning Styrelsens och tjänstemannaledningens engagemang är en central komponent för ett väl fungerande arbete mot oegentligheter. Landstingsstyrelsen har enbart beslutat om ett fåtal policydokument samt riktlinjer relaterade till mutor och oegentligheter. Ordförande i landstingsstyrelsen är mån om öppenhet och att oegentligheter inte får förekomma. De intervjuade tjänstemännen är måna om att rätt budskap sprids i organisationen. Utifrån intervjusvaren framstår landstingsstyrelsens styrsignaler som otydliga. Vi bedömer, utifrån granskningsresultatet, att engagemanget från styrelsen och dess tjänstemannaledning kan utvecklas. Framförallt bör landstingsstyrelsen, enligt vår bedömning, ta en mer aktiv roll i arbetet mot mutor och oegentligheter. Kontrollmålet är därmed inte helt uppfyllt. Risk- och sårbarhetsanalys Landstingsstyrelsen genomför ingen dokumenterad risk- och sårbarhetsanalys avseende oegentligheter. Den risk- och väsentlighetsanalys som utgör grunden för den centrala intern kontrollplanen riktar inte fokus mot oegentligheter. Det saknas i nuläget därmed en ändamålsenlig risk- och sårbarhetsanalys avseende oegentligheter. Vi bedömer därmed att det finns en fara för att riskerna underskattas och att eventuella åtgärder mot oegentligheter blir ineffektiva. Styrelsen bör säkerställa att arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser avseende oegentligheter utvecklas och dokumenteras på såväl central nivå som på nämndsnivån. En kartläggning bör förslagsvis ske av risker relaterade till oegentligheter och nämndernas/förvaltningarnas delaktighet i analysarbetet kring risker bör stärkas. Riskanalysen bör ha en tydligare koppling till de olika verksamheterna och uttryckligen beskriva hur förekomsten av oegentligheter kan hota landstingets möjligheter att nå Örebro läns landsting 10 av 13

sina mål. Nämnderna och de olika verksamheterna bör ta fler initiativ i arbetet med intern kontroll. Likaså bör identifierade risker på ett tydligt sätt länkas samman med specifika kontrollmoment. I dagläget finns det en stor kunskap kring risker ute i verksamheterna men kunskapen och analyserna sammanställs inte. Utan en central överblick och ändmålsenlig kartläggning är det svårt att vidta effektiva åtgärder. Sammanfattningsvis bedömer vi att kontrollområdet inte uppfylls i nuläget. Vi rekommenderar att arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen utvecklas och att arbetet med intern kontroll på ett tydligare sätt sammanlänkas med de olika verksamheterna. Detta kan exempelvis ske genom att nämnderna årligen upprättar internkontrollplaner som bygger på ändmålsenliga risk- och väsentlighetsanalyser. Arbetet med intern kontroll bör i större utsträckning vara landstingsövergripande och innefatta mer än ekonomiska rutiner/system. Landstingsstyrelsen bör säkerställa att ett mer strukturerat arbetssätt införs och att stödjande material tas fram. Kontrollmålet är därmed inte uppfyllt. Policydokument och riktlinjer Landstinget har utarbetat ett flertal policyer och riktlinjer som är relaterade till ämnesområdet oegentligheter. De enskilda verksamheterna har tagit ett stort ansvar för att utarbeta riktlinjer relaterade till mutor och oegentligheter. Antalet landtingsövergripande policydokument är enligt vår bedömning jämförelsevis få. Vi förordar att ett system eller en formaliserad rutin för uppföljning utarbetas inom landstinget. Likaså bör det i varje dokument tydligt framgå vem som ansvarar för att policyn/riktlinjen anpassas till de olika verksamheterna, implementeras, följs upp samt utvärderas. Datum, upphovsman/verksamhetsbeteckning, diarienummer samt ansvarig bör anges på samtliga policydokument/riktlinjer. Vi bedömer att landstinget, inför den stundande regionsbildningen, bör påbörja en översikt och revidering av styrdokumentens utformning. Det finns i nuläget ingen utarbetad och dokumenterad handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. Landstingsstyrelsen kan göra ett tillägg i nuvarande riktlinjer kring hur situationer där anställda blivit utsatta för otillåten påverkan eller agerat oegentligt ska hanteras. Tillägget kan exempelvis innefatta en skildring av rutiner, påföljder, hur kontakten med media samt allmänheten bör hanteras samt initiativ till nya kontrollaktiviteter. Landstinget har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter. Sammanfattningsvis bedömer vi att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Örebro läns landsting 11 av 13

Kännedom om samarbetspartners och anställda Inom landstinget har en rad åtgärder vidtagits för att förebygga intressekonflikter. Riktlinjer kring bisysslor har utarbetats och frågan tas, enligt intervjusvaren, upp vid medarbetarsamtal. Under intervjuerna framhölls dock att frågan fortfarande är känslig inom en del verksamhetsområden. Inom några verksamheter, dock inte alla, aktualiseras även jävsfrågor. Inom några verksamheter kommuniceras verksamhetens egna policydokument och riktlinjer externt till kunder och samarbetspartners. Inom Örebro läns landsting finns det, som tidigare nämnts, få landstingsövergripande policydokument, riktlinjer och rutiner. Landstinget har, enligt vår bedömning, därmed inte ett konsekvent agerande vare sig internt eller externt när det gäller att förebygga risker för jävs- och intressekonflikter. En del verksamheter arbetar ändmålsenligt utifrån egna styrdokument men arbetssättet är i nuläget inte landstingsövergripande. Kontrollmålet är därmed inte helt uppfyllt. Implementering och utbildning Några specifika utbildningar relaterade till ämnesområdet mutor och oegentligheter har, enligt genomförda intervjuer, ej genomförts. Ämnesområdet behandlas dock inom ramen för andra utbildningsinsatser. Vi bedömer att behovet av utbildningsinsatser inom ämnesområdet bör kartläggas så att det säkerställs att samtliga anställda/förtroendevalda vet hur de ska hantera otillbörlig påverkan. Speciellt bör anställda inom identifierade riskområden/riskgrupper erbjudas riktade utbildningsinsatser. Landstingsstyrelsen bör även, för att ytterligare stärka det förebyggande arbetet, säkerställa att det utarbetas en rutin för anställda som blivit utsatta för otillåten påverkan. Vår sammanfattande bedömning är att kontrollområdet inte är uppfyllt. Vem som ansvarar för att de vägledande dokumenten implementeras, förankras, följs upp och uppdateras bör, enligt vår bedömning, tydliggöras. Behovet av utbildningsinsatser bör, enligt vår bedömning, likväl kartläggas så att riktade utbildningsinsatser kan erbjudas anställda inom identifierade riskområden. Kontrollmålet är därmed inte helt uppfyllt. Kontroll, uppföljning och rapportering Några dokumenterade kontroller, kontinuerliga uppföljningar eller separata utvärderingar med fokus på oegentligheter genomförs inte i nuläget inom Örebro läns landsting. Det finns inte några fasta rutiner eller någon fastställd ansvarsfördelning för hur policyer, riktlinjer och regler ska utvärderas eller följas upp. Några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera oegentligheter har inte heller utarbe- Örebro läns landsting 12 av 13

tats. Vi bedömer således att det i nuläget inte finns ett ändamålsenligt kontroll- eller uppföljningssystem som är anpassat till identifierade risker. Sammanfattningsvis så bedömer vi att förutsättningarna för att upptäcka oegentligheter inte är helt tillfredsställande i nuläget. Det saknas framförallt en systematik i arbetet med kontroller och uppföljning. Utifrån identifierade risker bör ändamålsenliga kontroller utformas. Internkontrollarbetet bör, enligt vår bedömning, utvidgas. Ett formaliserat system och rutiner för hur misstankar om oegentligheter ska fångas upp, hanteras och rapporteras bör likväl utvecklas inom landstinget. Kontrollmålet är, enligt vår bedömning, inte uppfyllt i nuläget. 2014-02-04 Bo Thörn Projektledare Gun-Britt Alnefelt Uppdragsledare Örebro läns landsting 13 av 13