Ledning PLAN VID EXTRAORDINÄR HÄNDELSE UPPRÄTTAD AV SÄKERHETSSTRATEG STEFAN GUSTAFSSON BESLUTAD AV KOMMUNFULLMÄKTIGE 2013-06-17
2(15) Innehåll 1. Inledning och bakgrund... 4 1.1. Definition av extraordinär händelse.... 4 1.1.1. Exempel på extraordinär händelse:... 4 2. Övergripande målsättning... 5 2.1. Områdesansvar... 5 2.2. Ansvarsprincipen... 5 2.3. Likhetsprincipen... 5 2.4. Närhetsprincipen... 5 3. Kriskommunikation... 5 4. Risk- och sårbarhetsanalyser... 6 5. Lidköping kommuns organisation och ledning vid en extraordinär händelse... 6 5.1. Kommunfullmäktige... 7 5.2. Krisledningsnämnd... 7 5.3. Krisberedningsstab vid kommunledningskontoret... 7 5.3.1. Krisberedningsstaben vid kommunledningskontoret skall... 7 5.3.2. Krisberedningsstabens bemanning... 7 6. Start av krisledningsorganisation... 8 6.1. Inkallningsprocess... 8 7. Förvaltningar, kommunala bolag och kommunförbund... 9 7.1. Grundstruktur för verksamhetsvisa krisledningsplaner... 9 8. POSOM-grupp (psykiskt och socialt omhändertagande)... 9 9. FRG Frivillig resursgrupp... 10 9.1. Inkallande av FRG... 10 10. Direktiv... 10 10.1. Ekonomi/ersättning... 10 11. Arbetsordning, beslut- och delegationsregler... 11 11.1. Kommundirektören... 11 11.2. Förvaltningschef... 11 11.3. Säkerhetsstrategen... 11 11.4. Kommunikationsstrategen... 11 11.5. Personalstrategen... 11 11.6. Lägestjänst... 11 11.7. It-support... 12 11.8. Växeln... 12 11.9. Arbetsmetod - stabsstruktur... 12 11.10. Lokaler... 13 11.11. Tekniskt stöd och hjälpmedel... 14 11.12. Avveckling av krisledningsorganisationen... 15
3(15) Bilagor Reglemente för krisledningsnämnd bil 1 Övningsplan bil 2 Befattningskort för befattningar i krisledningsstab bil 3 Mallar för administration i krisledningsstab bil 4 Ersättare till kommundirektören bil 5
4(15) 1. Inledning och bakgrund Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, ligger till grund för kommunens krisberedskap. Denna beredskap skall syfta till att upprätthålla samhällets funktionalitet. Det innebär till exempel att: Kommunen skall kunna förutse och förhindra sådana händelser som orsakar störningar i samhället, såväl vardagliga olyckor som mer sällan skådade händelser. Kommunen måste veta vilka funktioner i samhället som måste fungera, för att inte samhället eller medborgarna ska ta skada, och se till att de kan fungera även under kris. Ledningsplanen beskriver de förutsättningar som erfordras för att kommunens verksamhet skall kunna samverkas och ledas på ett tillfredsställande sätt vid en extraordinär händelse. Som grund till planen ligger de olika kommunala verksamheternas risk- och sårbarhetsanalyser. En extraordinär händelse skall så långt möjligt hanteras med den ordinarie verksamhetens kunskaper, resurser, rutiner och metoder. Detta för att underlätta omställningen från den ordinarie verksamheten till krishantering och säkerställa rätt kompetens på rätt plats. 1.1. Definition av extraordinär händelse. Enligt 1 kap 4, Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller landsting. När en eller flera av nedanstående kriterier är uppfyllda, föreligger extraordinär händelse: Ordinarie ledningsstruktur räcker inte till för att hantera situationen. Flera verksamhetsområden berörs. Samordningsbehovet är stort. Informationsbehovet är stort. Behovet att samverka med andra aktörer är stort. 1.1.1. Exempel på extraordinär händelse: Stor brand Pandemi Bortfall av IT- och telekommunikation som påverkar vår ledningsförmåga Stort oljeutsläpp Stort utsläpp av farliga ämnen Omfattande översvämning Ras och skred Förorenat dricksvatten
5(15) 2. Övergripande målsättning Kommunen skall ha en sådan planläggning och ha vidtagit sådana förberedande åtgärder att befolkningens behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola, barnomsorg, räddningstjänst och information kan tillgodoses vid en extraordinär händelse. Samtidigt skall dessa förberedelser utgöra grunden för ytterligare åtgärder i ett läge av höjd beredskap. Kommunens ansvar grundas på det geografiska områdesansvaret samt principerna om ansvar, likhet och närhet. 2.1. Områdesansvar Inom de geografiska gränserna ansvarar kommunen för att samordna planerings- och förberedelsearbetet för olika aktörer i fråga om extraordinära händelser. Kommunen ansvarar även för att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas. Samordningsansvaret gäller även för information till allmänheten under sådana förhållanden. Kommunen skall uppmuntra till att nätverk skapas och underhålls där berörda aktörer samverkar. 2.2. Ansvarsprincipen Den som har ansvar för en viss verksamhet under normala förhållanden fortsätter att ha samma ansvar under en krissituation eller under höjd beredskap. 2.3. Likhetsprincipen En verksamhets organisation och lokalisering skall så långt möjligt vara densamma i fred, kris eller under höjd beredskap. 2.4. Närhetsprincipen En kris skall hanteras så nära de berörda som möjligt. Det vill säga, där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. 3. Kriskommunikation Vid en extraordinär händelse är informationshanteringen mycket viktig. För detta ändamål finns en separat kriskommunikationsplan framtagen.
6(15) 4. Risk- och sårbarhetsanalyser Enligt lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544), skall kommunen analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Samtliga förvaltningar och kommunägda bolag skall utföra en risk- och sårbarhetsanalys som skall ligga till grund för respektive förvaltnings och bolags krisledningsplan. Ansvaret för att dessa analyser genomförs åligger respektive verksamhetschef. Till stöd för genomförandet finns avdelade ombud från varje förvaltning och bolag som deltager i av kommunen upprättad krisberedskapsgrupp där säkerhetsstrategen är sammankallande. Dessa analyser ligger till grund för den övergripande ledningsplanen och skall således delges kommunens säkerhetsstrateg senast 30 juni varje år. Syftet med analyserna är att öka säkerhetsmedvetenheten inom kommunen, kartlägga tillgängliga resurser samt ta fram åtgärdsförslag för att förbättra säkerheten. 5. Lidköping kommuns organisation och ledning vid en extraordinär händelse Krisledningsorganisationen skall kunna användas vid en mängd olika typer av scenarion. Enligt likhetsprincipen skall den vara så nära ordinarie organisation som möjligt. Den skall ha en god flexibilitet och kunna användas skalbart för det av händelsen uppkomna behovet. Bild 1. Krisledningsorganisation Kommunfullmäktige Krisledningsnämnd Krisberedningsstab Informationsorganisation Nämnder Förvaltningar Förvaltningar POSOM Kommunala bolag
7(15) 5.1. Kommunfullmäktige Tar emot anmälan på tagna beslut från Krisledningsnämnden. Fullmäktige kan fatta beslut om att krisledningsnämndens verksamhet skall upphöra. Om ett sådant beslut fattas återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. 5.2. Krisledningsnämnd Reglemente för krisledningsnämnd se bilaga 1. 5.3. Krisberedningsstab vid kommunledningskontoret Krisberedningsstaben bereder och samordnar information kring händelsen samt ger ut direktiv för verksamhetens genomförande. Krisberedningsstaben bereder också underlag för beslut till krisledningsnämnden, när den är aktiverad. Kommundirektören bedömer i vilken omfattning krisberedningsstaben skall vara bemannad beroende på den extraordinära händelsens omfattning. Ett beslut därom fattas vid uppstartsmötet och meddelas krisledningsnämndens ordförande. 5.3.1. Krisberedningsstaben vid kommunledningskontoret skall Kunna organiseras inom tre timmar med förmåga att leda egna insatser och stödja andras. Analysera händelsen samt planera för alternativ händelseutveckling Ta fram beslutsunderlag till krisledningsnämnden Följa upp beslut Dokumentera händelsen Samverka internt och externt Skapa informationsunderlag internt och externt Tillgodose behovet av förtäring för ledningsfunktionen i samråd med kostenheten Om så behövs, kunna bedriva verksamhet från skyddad ledningsplats. 5.3.2. Krisberedningsstabens bemanning Krisberedningsstaben består av ett antal funktioner bemannade av tjänstemän. I ett läge där funktionerna skall bemannas över tiden, eller ordinarie befattningshavare inte är tillgängliga, måste det utses ersättare. Ersättare utses av kommundirektören. Stor flexibilitet skall råda i ett krisläge och beroende på händelsens art eller utveckling kan det uppstå ett behov av ytterligare deltagare i krisberedningsstaben. Bild 2. Ordinarie funktioner i Krisberedningsstaben Funktion Bemannas av Uppgift Kommundirektören Kommundirektören Högst beslutande tjänsteman. Stabschef Säkerhetsstrategen Leder och samordnar stabens arbete. Krisberedningssekreterare Chefssekreteraren Dokumenterar händelseutvecklingen Infoansvarig och beslut. Kommunikationsstrategen Bereder och samordnar intern och extern information. Personalansvarig Personalstrategen Bereder och samordnar personalförsörjning.
8(15) 6. Start av krisledningsorganisation Kommundirektören, eller dennes ersättare, kallar till en första stabsorientering med krisberedningsstaben. Detta sker efter samråd med säkerhetsstrategen samt berörda förvaltnings- och bolagschefer. Utöver ordinarie befattningar i krisberedningsstaben kallas också berörda förvaltnings- och bolagschefer till detta möte. Mötets syfte är att: Ge information Samordna verksamheten Ge direktiv för fortsatt arbete Kommundirektören, eller dennes ersättare, ansvarar för att informera ordförande i krisledningsnämnden om lägesbilden. Samtliga medarbetare är skyldiga att informera misstanke om, eller konstaterad, händelse som kan påverka kommunens möjlighet att bedriva ordinarie verksamhet helt eller delvis. 6.1. Inkallningsprocess Vid en extraordinär händelse är uppstarten den viktigaste. Det som går förlorat i inledningsskedet är mycket svårt att ta igen. Använd upprättad larmlista för att kalla personal. Bild 3. Inkallningsprocessen Vid en händelse kontaktas någon i krisberedningsstaben enligt larmlista. Om du inte får tag i en person, ring nästa. Informera kort om: Vad som hänt När det hände Vidtagna åtgärder Säkerhetsstrategen kontaktar berörda förvaltningar och bolag för en nulägesanalys. Kommundirektören eller dennes ersättare kallar till en första stabsorientering. Deltagare är ordinarie bemanning i krisberedningsstaben samt berörda förvaltnings- och bolagschefer. Kommunikationsstrategen aktiverar kriskommunikationsplanen. Berörda förvaltningar/bolag sammankallar respektive krisledningsorganisation. Kommundirektören ansvarar för att ordförande i krisledningsnämnden informeras. Ordförande i krisledningsnämnden aktiverar vid behov krisledningsnämnden. Vid behov fattas beslut om aktivering av POSOM och/eller FRG.
9(15) 7. Förvaltningar, kommunala bolag och kommunförbund Varje förvaltning, kommunalt bolag och kommunförbund skall ha en upprättad krisledningsplan. Dessa planer skall grundas på resultaten från risk- och sårbarhetsanalyser och genomförda säkerhetsrevisioner. Efter en händelse eller övning skall utvärderingar ske där resultaten också skall ligga till grund för översyner av planerna. Planerna bör ha en gemensam grundstruktur enligt nedan. 7.1. Grundstruktur för verksamhetsvisa krisledningsplaner Verksamhetsvisa krisledningsplaner bör vara i formen av en pärm med ett antal flikar. Det är lämpligt att informationen också finns tillgänglig på intranätet för verksamheten, dock måste eventuell sekretess beaktas. Rutin för hur rättning av fysiska kopior sker skall finnas. Flikar: 1. Organisation 2. Larmlistor, Telefonlistor, Anhöriguppgifter 3. Förordnanden 4. Lokaler 5. Resurser 6. Omedelbara åtgärder 7. Checklistor / rutinbeskrivningar a. Allvarlig olycka b. Dödsfall c. Våld eller hot om våld d. Bombhot 8. Kommunikationsplan 8. POSOM-grupp (psykiskt och socialt omhändertagande) POSOM aktiveras då en större händelse inträffat, där antalet personer som behöver psykiskt och socialt stöd är fler än vad den ordinarie organisationen kan klara av. Vid en extraordinär händelse är det kommundirektören som ger erforderliga direktiv och anvisningar till POSOM-gruppen. I övriga händelser är det samordnaren för POSOM-gruppen som leder arbetet. För den direkta krishanteringen behöver POSOM-gruppen olika resurser för insatser. Dessa utgörs av: Lokala krisgrupper i kommunen. Svenska kyrkans krishanteringsgrupper. Frikyrkors och andra kyrkors krishanteringsgrupper. Eventuell social jour. Kommunens personal som deltar i POSOM som resursperson skall så beslutas av respektive ansvarig förvaltningschef årligen. Inkallande kan ske med kort varsel där POSOM ledningsgrupp är sammankallande.
10(15) 9. FRG Frivillig resursgrupp Lidköpings civilförsvarsförening har uppdraget att rekrytera och utbilda 15-25 st frivilliga till en resursgrupp. Denna grupp finns till kommunens förfogande att användas som personalförstärkning främst inom logistik vid en extraordinär händelse. 9.1. Inkallande av FRG Befogenheten att vid varje särskilt tillfälle besluta att maximalt 20 personer ur resursgruppen samtidigt ska träda i funktion har i första hand kommundirektören. Vid förhinder för denne ska beslutet fattas i första hand av tjänstgörande chef i krisledningsstaben och i andra hand av säkerhetsstrategen vid kommunledningskontoret. Kommunens beslut om inkallande av resursgrupp ska innehålla en beskrivning av den uppgift som gruppen inkallas för samt om möjligt innehålla uppgift om hur länge resursgruppen skall vara inkallad. Verkställigheten av beslutet sker genom Civilförsvarsföreningens försorg. Kommunens beslutsfattare kontaktar i första hand FRG-ansvarig, i andra hand någon av FRG-ledarna. Civilförsvarsföreningen tillser därefter att de delar av den frivilliga resursgruppen inkallas som motsvaras av kommunens behov och tillser att gruppen har lämplig personligt utrustning för uppgiften. Särskild igenkänningsväst skall alltid bäras om inte uppgiften sätter hinder. 10. Direktiv 10.1. Ekonomi/ersättning Krisledningsnämnden fattar beslut om händelsens ekonomiska ramar då denna är i funktion. Då inte krisledningsnämnden är i funktion tar varje nämnd sina kostnader och märker dem med aktiviteten 911. Hänsyn till överdraget tas i samband med bokslut.
11(15) 11. Arbetsordning, beslut- och delegationsregler 11.1. Kommundirektören Kommundirektören, eller den som denne utsett till sin ersättare, har rätt att bestämma över all verksamhet i Lidköpings kommun vid en extraordinär händelse i enlighet med vad krisledningsnämndens beslutar. Då inte krisledningsnämnden är i funktion beslutar kommundirektören i krisberedningsstaben vid kommunledningskontoret om beslut i stort. Kommundirektören kontaktar krisledningsnämndens ordförande och är den som fattar besluten i krisberedningsstaben. Kommundirektörens ersättare följer uppsatt lista, se bilaga 5. 11.2. Förvaltningschef Ansvarar för respektive förvaltnings verksamhet med delegation. 11.3. Säkerhetsstrategen Övergripande ansvarig för krishanteringen. Innehar samordningsfunktion internt och externt. Är stabschef i krisberedningsstaben och leder arbetet i krisberedningsstaben och utarbetar stabsarbetsplan och riktlinjer utifrån kommundirektörens beslut i stort, BIS. Säkerhetsstrategen äger rätt att fastställa bilagor 2-5 till detta dokument. 11.4. Kommunikationsstrategen Kommunikationsstrategen är ansvarig för och samordnar all krisinformation, internt och externt och är infoansvarig i krisberedningsstaben. Kommunikationsstrategen upprättar krisinformationsverksamheten och ansvarar för informationen mellan upplysningscentralen och krisberedningsstaben. Kommunikationsstrategen är den som samordnar kontakten med media. Kommunikationsstrategens ersättare följer fastställd lista, se bilaga 5. Ytterligare information i kommunens kriskommunikationsplan. 11.5. Personalstrategen Personalstrategen är personalansvarig i krisberedningsstaben och ansvarar för att planera personalförsörjningen. Skall vara ett stöd till infoansvarig med planering för personalförsörjningen i informationsorganisationen. Personalstrategens ersättare följer fastställd lista, se bilaga 5. 11.6. Lägestjänst Kommunsekreteraren ansvarar för dokumentation i krisledningsnämnden. När krisledningsnämnden inte sammanträder stödjer kommunsekreteraren chefssekreteraren i krisberedningsstaben. Chefssekreteraren ansvarar för dokumentation i krisberedningsstaben.
12(15) 11.7. It-support Göliska IT utser en person för IT support under händelsen. 11.8. Växeln Växeln skall inte belastas med frågor som rör händelsen utan dessa skall dirigeras vidare till en upplysningscentral. Växelchefen samordnar personalbehovet med kommunikationsstrategen och kopplar in de nummer som skall användas för upplysningscentralen. Ordinarie samtal går automatiskt vidare och besvaras som vanligt. 11.9. Arbetsmetod - stabsstruktur Krisberedningsstaben, krisinformationsverksamheten och krisstaberna på förvaltningarna ska alla använda sig av följande stabsarbetsform. Detta för att kunna få ett flöde i arbetet som fungerar likartat på alla nivåer och där ett uppdrag ser likadant ut, vare sig det är i krisberedningsstaben eller i en krisstab på förvaltningsnivå. Befattningskorten skall användas som ett stöd i inledningsfasen av krisledningsarbetet då det är viktigt att alla snabbt vet sin roll. Befattningskorten ger en vägledning till vad som behöver göras i inledningsskedet och fungerar också som en checklista över de åtgärder som man bör fundera över (bilaga 3). Till befattningskorten för stabschef och information finns även mallar för hur arbetet skall planeras och gås igenom. Stabschefen har en mall för krisstabsorientering, med syfte att kartlägga krisens omfattning (bilaga 4). Stabschefen har även en mall för en krisstabsarbetsplan som beskriver arbetsgången den närmsta tiden och bygger på krisstabsorienteringen (bilaga 4). För förvaltningarna ser det något annorlunda ut och finns således i varje förvaltnings egen plan för extraordinära händelser.
13(15) 11.10. Lokaler Funktion Lokal Utrustning Krisledningsnämnden Wennerbergsrummet Krisberedningsstaben Sara Videbecksrummet Anslutning för datakommunikation. Telefonnummer utanför växeln, 2 st. Varje medlem i krisledningsstaben medtager sin egen bärbara dator. Medtag krislåda från säkerhetsstrategens kontor. Upplysningscentral Nicolairummet 5 telelinjer in, kopplade till speciellt krisnummer. Anslutning för datakommunikation och telefon i rummet. Informationsorganisation Infoenheten på Servicekontoret Presscenter Lidbeckska huset Ingen utrustning POSOM Kyhlbergsrummet Expertresurser medtager egna bärbara datorer samt krislåda från säkerhetsstrategens kontor.
14(15) 11.11. Tekniskt stöd och hjälpmedel En krislåda skall finnas hos säkerhetsstrategen att hämta, innehållande: Utskriven plan vid extraordinära händelser 1 pkt. OH-papper för kommunledningskontorets skrivare 2 pkt. Gula lappar 1 pkt. Witeboardpennor 4-färg 6 st blyertspennor 6 st bläckpennor 1 st tape 1 pkt magneter 1 st OH-mapp 5 st. A5 block linjerade 1 st. A4 block linjerat 5 st plastmappar Ansvaret för att hålla lådan uppdaterad och i bra skick åligger säkerhetsstrategen. Stadshuset är försett med avbrottsfri reservkraft. Kraftaggregatets kapacitet är fullt tillräckligt för att tillfredsställa hela anläggningens totala behov. Vid ett långvarigt strömavbrott kan det emellertid bli aktuellt att fylla på aggregatets bränsletankar. Rekvirering av bränsle sker med kort varsel enligt avtal genom Intern Service/Fastighets försorg. I den mån den ordinarie ledningslokalen av olika skäl inte kan användas lokaliseras verksamheten till reservlokal i räddningsstationens räddningscentral. Denna är utrustad med reservkraft och annan erforderlig utrustning inklusive alla typer av sambandsmedel.
15(15) 11.12. Avveckling av krisledningsorganisationen Enligt reglemente för krisledningsnämnd ska krisledningsnämnden fatta beslut om när nämndens verksamhet upphör att gälla. Sådant beslut kan även tas av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Uppgifter som nämnden övertagit från andra nämnder skall då återgå till ordinarie nämnd. Kommundirektören, eller dennes ersättare, fattar beslut om när krisberedningsstabens verksamhet skall upphöra. De som har deltagit i händelsen skall senast två dagar efter avslutad händelse beredas möjlighet till samlad genomgång av händelsen samt om behov finns, erbjudas debriefing. Vid beslut att återgå till ordinarie organisation och verksamhet skall: Kommunikationsstrategen Meddela berörda inom kommunen. Meddela berörda samverkande organisationer. Meddela invånare och näringsliv. Analysera genomfört arbete och föreslå förbättringar. Chefssekreteraren Kommunsekreteraren Säkerhetsstrategen Förvaltningschefer Kommundirektören Personalstrategen Avsluta dagboken och samla in allt material inkl. kartor. Kronologisera och förteckna allt underlagsmaterial. Analysera genomfört arbete och föreslå förbättringar. Delges säkerhetsstrategen Genomföra gemensam genomgång av händelsen och intervjua kommunens personal och samverkande aktörer. Samla förslag på förbättringar. Analysera arbetet och rekommendera förbättringar. Analysera arbetet och föreslå förbättringar. Delges säkerhetsstrategen. Analysera de personalresurser som använts. Analysera genomfört arbete och föreslå förbättringar. Delges säkerhetsstrategen.