FAST TID - LATHUND FÖR KUNDER OCH ASSISTENTER DOKUMENTET BESKRIVER FÖRUTSÄTTNINGAR OCH ÄR EN ENKEL GUIDE TILL ATT KOMMA IGÅNG MED FAST. 0
FAST TID LATHUND INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inloggningsuppgifter... 1 Nytt lösenord/återställning av lösenord... 1 Saknar du epostadress?... 2 Menyval i FAST Tid... 2 Kalenderhantering Byggstenar... 4 Informationsrutor... 5 Skapa bokningar... 6 Godkänna timmar... 9 Frånvaro... 10
INLOGGNINGSUPPGIFTER Navigera till www.passal.se där hittar du länken till FAST på förstasidan. Ditt användarnamn är ditt anställningsnummer om du är assistent och kundnummer om du är kund. Notera att det är viktigt att välja rätt användartyp, kund eller assistent. NYTT LÖSENORD/ÅTERSTÄLLNING AV LÖSENORD Om det är första gången du loggar in eller om du glömt ditt lösenord måste du skaffa dig ett nytt. Detta gör du genom att trycka på länken Klicka här om du tappat bort ditt lösenord. Detta tar dig till ett nytt inmatningsformulär där du fyller i den epost du angivit till Passal. Du får det nya lösenordet skickat till den epostdress du angivit till Passal. Gå till din mailbox för att hämta det. Skriv sedan in lösenordet du fått skickat till din epost. Första gången kommer du få ett lösenord med stora och små bokstäver och siffror. Detta kommer du sedan kunna ändra efter du loggat in första gången. Byter du epostadress kontakta passal och meddela detta. 1
SAKNAR DU EPOSTADRESS? Du kan enkelt registrera en epostadress på www.gmail.com eller ringa till Passal så hjälper vi dig. Epostadressen behöver du endast en gång och det är för att få ett unikt lösenord skickat till dig. MENYVAL I FAST TID Vad betyder flikarna? Meny för Kund Meny för Assistenter 1. Information Här kommer Informationssidor publiceras från Passal. Om du inte har tagit del av en informationssida kommer den att automatiskt öppnas vid inloggning. 2. Journalföring På sikt kommer ni kunna rapportera in tillbud och avvikelser genom denna flik. 3. Tidsbokning Detta är huvudvyn för schemahanteringen. Det är här i denna vy som du kan 2
godkänna och ändra dina tider. 4. Skapa pass Här kan du skapa ett blockschema. Kopiera ett block som du schemalagt för att enklare lägga ett längre schema. Gäller endast er som lägger sitt eget schema. 5. Tjänstgöringsgrad Här kan assistenterna se sina arbetade timmar och sin tjänstgöringsgrad. 6. Dokument Här kommer du kunna se dokument som delas från din koordinator t.ex. mötesanteckningar. 7. Timmar a. Bokade timmar De timmar som ligger på din tidsbokning oavsett timart. b. Öppna Timmar Timmar som ännu inte godkänts/attesterats av dig som assistent under vald tidsperiod. c. Avvaktande timmar Timmar som ännu inte godkänts av Passal. d. Administration Timmar som godkänts av båda parter och ska hanteras av Passal. e. Totala timmar Summa av alla timmar för vald månad och kund. 8. FK3059 (endast för assistenter) Här kan du få ut FK-blankett digitalt signerad. Vår tidigare tidrapport. Denna behövs inte skickas in till Passal. 9. Arbetstidskontroll Kontroll mot arbetstidslagen 10. Kontakta support Här kan du maila ditt supportärende till Passal. 11. Schema Här ser du ett sammanställt schema/blockschema. Både ditt eget och de kunder du är kopplad till. 3
KALENDERHANTERING BYGGSTENAR Med kalenderrutan kan du navigera till olika dagar. Röda rutor visar att det finns öppna timmar d.v.s. timmar som inte är godkända. Gröna rutor visar att timmarna är godkända. Det är vitt där det inte finns några inbokade pass. Med höger musknapp kan du få snabbmenyer av funktioner. Menyalternativen kan skilja sig beroende på vilken status en bokning har. Genom denna snabbmeny kan du enkelt godkänna ditt pass eller redigera din tid. Du kan endast godkänna pass som har passerat, inte pass som ligger framåt i tiden. Till höger i kalendern kan du se dina personliga inställningar samt byta mellan olika visningslägen. Under inställningar kan du enkelt byta ditt lösenord. 4
INFORMATIONSRUTOR Det finns olika rutor i FAST tid som delger dig viktig information. Vad som speglas i rutan beror på vilken vy som används av användaren. Nedan visas Utfyllda timmar för kunden. Dvs vad som är bokat i schemat. Utnyttjade timmar är en information till assistenter. ATL varningar sker automatiskt när ett schema bryter mot arbetstidslagen. 5
SKAPA BOKNINGAR För dig som kommer lägga ditt eget schema. Gå till fliken; Tidsbokning i menyn till vänster. Ställ husmarkören på önskad dag. Menyn för att skapa en bokning finns under höger musknapp. Du kan även kopiera en befintlig bokning och klistra in den på önskat ställe. 6
Du kan flytta och ändra tidsskalan på bokningen med musmarkören utan att behöva öppna bokningen. Detta gör du genom att dra passet uppåt eller neråt med musmarkören. 7
Du kan även göra en återkommande bokning. Den hanteras på samma sätt som en fristående bokning med skillnad att du kryssar för Återkommande och anger hur serien ska se ut. Om du försöker att ändra en återkommande bokning kommer du att få en fråga om du vill ändra hela serien eller bara denna bokning. 8
GODKÄNNA TIMMAR (ENDAST ASSISTENTER) Vi rekommenderar att du ska godkänna dina timmar löpande. Ta för vana att godkänna efter varje arbetspass. Du kan inte godkänna pass som ligger framåt i tiden. När du ska godkänna dina timmar kan du göra det på något utav följande sätt. Alternativ 1. Håll musmarkören över passet och tryck på höger musknapp. I snabbmenyn som kommer upp finns godkänn. Tryck. Nu är ditt pass godkänt. Kom ihåg! Dina timmar ska vara godkända 1:a vardagen efter att månaden är slut. Därför är det extra viktigt att du godkänner dina timmar löpande efter varje pass, då slipper du stressa mot slutet! Alternativ 2. Välj menyvalet Öppna timmar. Öppna timmar är timmar som ännu inte har blivit godkända av dig som assistent. Markera de timmar som du ska godkänna och tryck Godkänn markerade. Om Passal efter du har godkänt justerar en bokning måste bokningen godkännas av dig igen. Du blir då kontaktad. När en bokning är godkänd kan du inte längre ändra den. Om du godkänner en tid som inte är korrekt kontakta då din koordinator på Passal. 9
FRÅNVARO Om du inte jobbade ditt pass på grund av att du var sjuk eller var hemma för vård av barn måste du byta timart på ditt bokade pass. Dubbelklicka då på det aktuella passet och byt timart till den som stämmer överrens med din frånvaro. När du är sjuk går du in och markerar detta på ditt pass genom att kryssa i kryssrutan sjuk, tryck sedan på spara. Glöm inte att ringa och sjukanmäla dig som vanligt till Passal. Att markera sig som sjuk i FAST ersätter inte din vanliga sjukanmälan. För dig som tillsätter egen vikarie. Klicka med höger musknapp över passet och välj tillsätt vikarie. 10
Du kommer nu att kunna välja vem som har hoppat in och varit ersättare på sjukpasset. Du kan välja bland dina ordinarie assistenter dvs de assistenter som ligger kopplade till dig eller assistenter från vikariepoolen. Klicka på spara när du valt aktuell assistent. 11