2013-04-19 Sigrid, Ewa, Katrin Slutrapportering och erfarenhetsutbyte Leonardo da Vinci praktik och utbyten 2011-2013
Program för dagen 9.30-10.00 Förmiddagsfika och registrering 10.00-12.30 Slutrapportering av projekt Hur gör man? Vilka regler gäller? Vad är viktigt att tänka på? Hur fungerar projekthanteringsverktyget Mobility Tool? 12.30-13.15 Lunch 13.20-14.00 Projektpresentationer med fokus på resultat och lärdomar 14.15-15.45 Gruppdiskussioner om hur Leonardoprojekten och internationellt samarbete kan bidra till deltagarnas utveckling och förbättrad kvalitet inom yrkesutbildning 15.00 Eftermiddagsfika 15.45-16.15 För intresserade - individuell handledning i Mobility Tool ta med egen dator
Ny myndighet Universitets- och högskolerådet HSV VHS YH UHR IPK KRUS
Verksamhetsidé Myndighetens uppgift är att erbjuda en väg in för att möta individers, skolors, lärosätens, myndigheters och organisationers behov av: Stöd i samband med val av utbildning och inträde på arbetsmarknaden Effektiv och enkel administration Utveckling genom internationellt samarbete
Våra tjänster Kontinuerligt utveckla, marknadsföra, kommunicera och tillhandahålla ett brett utbud av kvalificerade tjänster i form av: saklig och relevant information om högskoleutbildning antagningsservice kompetens och service i tillträdesfrågor bedömning av utländsk utbildning möjlighet till internationellt samarbete systemförvaltning
Det här är vi! 225 medarbetare Bred kompetens 2012 806 000 anmälda/475 000 antagna Antagning.se / Universityadmissions.se 4,3 miljoner unika besökare studera.nu 250 000-300 000 besökare i månaden Högskoleprovet 2012 116 500 anmälda 60 internationella program
Slutrapportering Mobility Tool och slutrapporteringsformulär
Deadline för projektaktiviteter och slutrapport Alla aktiviteter inom projektet ska vara avlutade inom kontraktstiden det vill säga senast den 31 maj 2013 Slutrapport ska inkomma till UHR senast två månader efter avslutad aktivitet, dock senast den 31 juli 2013 Endast EN påminnelse vid ej inkommen rapport
Dokument för administration av projektet Instruktion till slutrapportering Bidragsnivåer 2011 Användarmanual till Mobility Tool (MT) www.programkontoret.se https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
Steg i slutrapporteringen Samtliga deltagare ska ha registrerade praktikperioder i MT Deltagare ska ha godkända deltagarrapporter i MT Budget: korrekta enhetsbelopp i euro (bidragsnivåer 2011), TRAVEL COST = 0, redovisa aldrig faktiska kostnader!!!
forts. Ladda ner slutrapporten från MT och spara ner den som en PDF-fil på din dator Besvara frågorna Få firmatecknarens underskrift Skicka in rapporten senast 31 juli 2013 Se till att ha kopior på praktikintyg och underlag för förberedelser tillgängligt
Rapportens beskrivande delar Genomgång av slutrapporteringsformuläret Alla gråmarkerade fält är förifyllda från Mobility Tool Alla fält som är rödmarkerade är obligatoriska fält Innan du börjar besvara frågorna i formuläret: - kontrollera budget (rätt enhetsbelopp på budgetposterna för 2011 samt Travel Cost = 0) - Fyll i datum i sektion B.1, för att formuläret ska anta rätt struktur
forts. Besvara alla frågor Validera varje sida Skicka formuläret elektroniskt (submit), skriv ut, få firmatecknarens underskrift
Det är viktigt att börja med att fylla i datum i B.1 för att formuläret ska anta rätt struktur och innehålla rätt frågor!
Det är endast certifierade projekt som väljer Yes i denna ruta. Väljer man fel måste rapporten göras om.
D.1. Sammanfatta kort projektets innehåll och resultat. Ge gärna exempel på hur målen uppnåddes under projektets gång alternativt beskriv varför målen inte kunde nås. Tips: Undvik att vara vag ditt projekt har påverkat deltagarna och du får gärna visa oss på vilket sätt.
D.2. Projektets deltagare är den främsta anledningen till att ni har valt att genomföra det här projektet. Detta avsnitt ger er möjlighet att visa upp alla de lärande resultat som deltagarna har skaffat sig tack vare projektet. I er beskrivning kan ni ta med alla typer av läranderesultat de behöver inte enbart handla om yrkesutbildning.
D.3 Beskriv påverkan/effekter på kort och lång sikt som ert projekt har haft på alla berörda aktörer. D.3.1 Sectorial Development Beskriv hur projektet samverkar med branschen inom yrkesområdet. D.3.2 Regional Development Beskriv hur projektet skapar utveckling och samverkan regionalt. Tips: Det kan handla om att införa nya processer, metoder och rutiner, kulturutveckling, eller nya strategier för internationalisering.
F.1 Criteria used for Selection and Recruitment of Participants Beskriv hur urvalet genomfördes och vilka urvalskriterier som användes för deltagare i projektet. Beskriv också deltagarnas bakgrund. Tips: I stället för att i detalj beskriva rekryterings- och urvalsprocessen kan ni förklara på vilket sätt urvalet var relevant för er målgrupp. Nämn det ni skulle vilja ändra i framtida projekt gällande urval? F. 2 Setting up of the Partnership Beskriv hur ni valde värdorganisationer och hur ni etablerade roller och överenskommelser. Om ni tillämpat delar av ECVET, ta med information om samförståndsavatal eller andra relevanta handlingar. Tips: Om ni upplevt problem inom ert partnerskap, beskriv hur/om ni löste dem.
F.6 Management Beskriv hur ni förberedde deltagarna för resan/praktiken utomlands och hur ni planerade placeringarna hos värdorganisationerna samt hur man kom överens om innehåll i arbetet. Beskriv hur ni kontrollerade att deltagarna och värdorganisationen/-erna genomförde praktiken som ni kom överrens om innan och hur ni gjorde uppföljningen. Beskriv mentorernas arbetsinsats. F.7 Validation and recognition Beskriv hur ni validerat deltagarnas kunskaper och hur man vet att ett lärande åstadkommits. Fick deltagarna Europass? I så fall vika fördelar och erfarenheter har ni av passen?
Uppgifter överförda från Mobility Tool
Sanningsdeklarationen (H. Beneficiary Declaration and Signature), på näst sista sidan i slutrapporten, är undertecknad och daterad (i original) av firmatecknare.
Status unknown. Rapporten är inte inskickad. Validera och försök igen! Det ska stå: Status OK. This form has been submitted online on (datum). Submission ID: xxxx
God kvalitet i slutrapport Utförliga beskrivningar, max 2500 tecken/fråga Beskrivning av påverkan på olika nivåer: individen, organisationen, lokalsamhället och nationellt Projektets bakgrund, syfte, tillvägagångssätt, resultat och spridning framgår tydligt
Exempel på förberedelser Språkundervisning, användbara fraser, facktermer Diskussion om kulturmöten Information och diskussion om landets kultur och traditioner, matvanor, familjeliv, yrkeskultur etc. Att träna på att presentera sig själv och sin utbildning/organisation på ett annat språk Tid att läsa in sig på mottagande organisationers verksamheter
Exempel på spridning Presentation av erfarenheter för personal och referensgrupper Workshops och öppet hus Press och hemsida Presentation för praktikhandledare på företag i kommunen Presentation för branschråd Regionala nätverk Europass
Uppföljning Hur utvärderar man sitt projekt? - Vad blev skillnaden från innan projektstart till efter avslut Projektets resultat? - Beskriv resultatet Deltagarnas erfarenheter? - Beskriv och exemplifiera erfarenheterna - citat Effekt/påverkan på de olika nivåerna: individen, organisationen, lokalsamhället och nationellt
Mobility Tool Genomgång av funktionerna i projekthanteringsverktyget som används för slutrapportering av projekt
Budget med röda siffror
Status för deltagarrapport REQUESTED beneficiary has requested a report on the website. The Mobility Tool is processing the request and creates a participant form. EMAIL NOTIFIED email has been sent to participant with a link to report PDF file SUBMITTED participant has submitted his/her report data electronically via the PDF form
forts. PARSING the Mobility Tool is reading data received from participant PENDING report is pending beneficiary decision whether to accept, reject or re-request the report ACCEPTED report has been accepted by beneficiary REJECTED report has been rejected by beneficiary, a new report request was created
forts. INCONSISTENT DATA mobility, mobility experience or participant data has changed since the report was requested. A new request will be necessary. Reports created before the "inconsistent data" message will be invalidated. INVALIDATED a new report request has been made while other report request was in "EMAIL NOTIFIED" state
Godkända kostnader Uppehälle: Kostnader för praktiken/erfarenhetsutbytet måste styrkas med dokument på vistelsens längd, land/ort och deltagarens namn (Europass mobilitet eller annat praktikintyg) Förberedelser: Genomförda språkliga/kulturella aktiviteter ska redovisas med beskrivning av aktivitet och signerad deltagarförteckning (signerad av deltagarna)
Minimi-/maxtider för godkänd praktik/utbyte 1-6 veckor - Utbytesprojekt (VETPRO) 2-39 veckor - Praktik för studenter och elever (IVT) 2-26 veckor - Praktik för arbetstagare/arbetslösa (PLM) OBS! Minimitiden måste respekteras!
Enhetsbelopp Uppehälle (Subsistence): Enhetsbelopp för antal praktik-/utbytesveckor per deltagare (inom ländergrupp) Administrativt bidrag (Management): Antal faktiska deltagare x enhetsbelopp Språklig och kulturell förberedelse (Preparation): Enhetsbelopp/deltagare som fått förberedelse
Vad händer efter inkommen rapport? UHR granskar och godkänner slutrapporten inom 45 dagar efter inkommen rapport Ekonomi betalar ut slututbetalning inom 45 dagar efter att rapporten är godkänd, alternativt skickar vi ett återkrav i samband med avslutningsbrev Avslutningsbrev skickas per post till firmatecknare, kontaktperson meddelas per mejl Projektet avslutas Ni sparar originalkvitton/fakturor i 5 år!
Erfarenhetsutbyte Syfte: medvetandegöra och sprida erfarenheter och kunskaper som projekten bidragit till både för organisationen och deltagarna. Dra lärdomar och diskutera framgångsfaktorer och hinder/problem för att kunna utveckla ännu bättre projekt i framtiden. Erfarenhet för både er och oss! Tillvägagångssätt: Gruppdiskussioner på olika teman 3x30 min. Sex olika grupper: A,B,C och 1,2,3. Efter 30 min roterar grupperna Tema: Kvalitet (Tokyo) A 1 Tema:Utveckling (Jakarta 1) C 2 3 B Tema: Spridning (Jakarta 2)
Diskussionsnivåer Påverkan på: Individen Organisationen Lokalsamhället Nationellt
Avslutning av dagen Återkoppling från gruppdiskussioner Frågor och svar angående slutrapportering
Tack för idag och lycka till med rapporteringen och framtida projekt! Handläggare: Sigrid, Ewa och Katrin Vid frågor, kontakta oss: leonardo@uhr.se