Ekonomiska riktlinjer. Athena 2014

Transkript

1 Ekonomiska riktlinjer Athena 2014

2 Ekonomiska riktlinjer för programmet Athena INTRODUKTION De medel som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut i form av schablonbidrag för resekostnader, uppehälle, administration, försäkring samt för språkliga och kulturella förberedelser. Schablonen är densamma för alla länder och oavsett hur lång tid projekttiden är. Schabloner täcker inte alla tänkbara kostnader inom projektet. Därför får skolan räkna med en viss egeninsats. Generellt ger vi rådet att utgå ifrån att godkända kostnader är utgifter som skulle betraktas som godkända inom skolan om skolan själv bekostade utbytet. Nedan finns mer specifika rekommendationer kring vilka kostnader som får rymmas inom projektbudgeten och när vi kan komma att begära återkrav. De ekonomiska posterna och rekommendationerna är inte fullständigt uttömmande utan endast en vägledning. Om ni är osäkra på en utgift är det alltid bättre att kontakta ansvarig handläggare. 1.1 Schablonbeloppen Planeringsresa i utlandet: kronor per deltagare, maximalt kronor. Planeringsresa i Sverige: kronor per deltagare, maximalt kronor. Utbyte, resa till utvecklingsland: kronor per deltagare, maximalt kr. Utbyte, resa till Sverige: kronor per deltagare, maximalt kr. Utbetalningen av beviljade medel för utbytet är uppdelad i två delar. Den första utbetalningen får skolan i början av samarbetet och den andra utbetalningen efter att delrapporten godkänts av oss. Tänk därför på att inte förlägga in- och utresa allt för tätt då vi har 4 veckors handläggningstid. Utbetalningen av beviljade medel för planeringsresan gör vi direkt till skolan vid ett tillfälle. Sida 1 (4)

3 2. EKONOMI Godkända och icke godkända kostnader inom ramen för projektet 2.1 Resor Flyg Utgifter för resor är godkända kostnader. Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna i ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet godkänns också för att ta sig till och från flygplats Nöjesresa Nöjesresor godtas inte. Exempel på resor som inte godkänns och som betraktas som nöjesresa är safariresa och skidresa. Vill en skola ändå företa en sådan resa ska den bekostas av skolan själv samt förläggas utanför projekttiden (minst 10 dagar för ett utbyte, minst 5 dagar för en planeringsresa) Transporter Ibland har skolor hört av sig och frågat om det anses som en godkänd kostnad att hyra bil för transporter av deltagare mellan olika skolor, praktiker etc. Denna kostnad bedöms som godkänd så länge den sker inom projektets kontraktsperiod samt har direkt koppling till projektet. 2.2 Logi Kostnader för logi för alla godkända deltagare inom Athenaprogrammet godtas. Logikostnader utanför kontraktstiden godtas inte. 2.3 Mat Matkostnader under hela projekttiden godtas. Det blir ofta många kvitton för mat så glöm inte att behålla dem alla kvitton inför en eventuell revision. 2.4 Administration Utgifter för administrationskostnader godkänns så länge kostnaderna har koppling till projektet. I administrativa kostnader ingår bland annat eventuella vikariekostnader samt projektledarkostnader för den svenska samt den utländska skolan. Glöm inte att redovisa olika budgetposter inom administration. 2.5 Nöjen Kostnader för nöjen godkänns inte. Till nöjen räknas till exempel utflykter till Gröna Lund, bio och bowling. Studiebesök med koppling till er yrkesutbildning kan inrymmas i era projektkostnader. Exempelvis fick en skola utgifter för studiebesök till Junibacken godkända då det studiebesöket hade en tydlig koppling till barn- och fritidsprogrammet som deltog i projektet. Utgifter för studiebesök till nationalparker och viktiga historiska platser kan godkännas om samtliga deltagare från skolorna i Sverige och utlandet deltar tillsammans och det finns en tydlig koppling till något av Athenaprogrammets mål. Om ni är osäkra på en utgift är ni alltid välkomna att kontakta ansvarig handläggare. Sida 2 (4)

4 2.6 Vaccinationer Vaccinationskostnader för samtliga deltagare inom Athenaprogrammet betraktas som godkända. 2.7 Visum Visumkostnader för samtliga deltagare inom Athenaprogrammet betraktas som godkända. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. 2.8 Försäkring Utgifter för försäkring av såväl de svenska som de utländska deltagarna godkänns inom ramen för budgeten. Försäkring av utländska deltagare kan vid önskemål bekostas av Universitets- och högskolerådet och sker då via Kammarkollegiet. De skolor som vill utnyttja denna möjlighet kan kontakta ansvarig handläggare. 2.9 Förberedelser Kostnader kan läggas på förberedelseträffar och andra typer av förberedelser inför ett utbyte. Då utbytet är ömsesidigt är det viktigt att även planera in och räkna med kostnader för partnerskolan för att de ska ha möjlighet till liknande förberedelser som den svenska skolan Gåvor Kostnader för gåvor kan inte rymmas inom projektkostnaden utan får räknas till skolans egeninsats. Beloppsgränser för gåvor som skolan kan ge finns i Sveriges kommuner och landstings, SKL:s, vägledning i mutor och jäv. Se nedan under punkt ÅTERKRAV Inför rapporteringen ska skolan redovisa hur beviljade medel använts. Skolan ska skicka in kvitton som styrker att ni har varit utomlands och att deltagare har kommit till Sverige. Vi har i vissa fall rätt att återkräva beviljade medel. Nedan kan ni läsa om när det kan bli aktuellt, men de grunder som anges är inte uttömmande. Kontakta alltid en handläggare om ni har frågor om specifika situationer eller detaljer som inte finns angivna. 3.1 Återkrav vid bortfall av deltagare Om en eller flera deltagare bortfaller räknas antalet deltagare ner och schablonbidragen räknas ner till det antal deltagare som motsvarar lika stort antal deltagare på båda skolor. Exempel: En skola har fått beviljat att genomföra utbyte med en annan skola i x-land med totalt 10 deltagare från varje skola. En av deltagarna från den svenska skolan faller bort vilket innebär att den har 9 deltagare. Då räknas deltagarna från x-land ner till 9 också. Återkrav begärs för två deltagare, den svenska och den från x-land (= återkrav om kr kr). Vid sjukdom med uppvisande av sjukintyg gäller andra regler, kontakta handläggaren om sådan situation uppstår. Sida 3 (4)

5 3.2 Återkrav om ej behörig deltagare deltar Om en deltagare deltar som inte är behörig att delta inom projektet återkrävs hela schablonbeloppet för den deltagaren. Exempelvis kan det vara en person som inte utgör personal på skolan eller en ungdom som inte är elev på någon av skolorna inom projektet. Även då räknas antalet deltagare ner som under 3.1 vilket innebär att ytterligare en schablon krävs tillbaka för den personen man får räkna bort från den andra skolan Återkrav vid kortare projekttid än minimitiden För ett projekt där antalet dagar för gemensamt utbyte för de båda utbytesdelarna utgör mindre än 10 dagar kan ni komma att återkrävas på hela det beviljade projektbidraget. Om ena delen av utbytet utgör mindre än 10 dagar kan ni återkrävas på hälften av det totala beviljade projektbidraget Återkrav om projekttiderna inte är lika långa Om antalet dagar för utbyte inte är lika stort för båda utbytesdelarna kan vi begära återkrav. Återkrav räknas enligt antal dagar projektet kortats av med. För varje dag som projekttiden kortas ner dras 1000 kr per dag och deltagare av som godkänd projektkostnad. Exempel: Åker en svensk skola till x-land i 15 dagar och en skola från x- land till Sverige i 10 dagar räknas projekttiden ner till 10 dagar. Avdrag görs då för 5 dagar = kr per deltagare från Sverige Återkrav om inte utbytet uppfyller syftet enligt Athenaprogrammets kriterier Återkrav kan krävas om projektet inte uppfyller syftet med Athenaprogrammet. Athenaprogrammet ska vara ett skolutbyte. Om det visar sig att ett skolutbyte inte har skett, utan att det istället har rört sig om ett samarbete mellan t.ex. organisationer eller företag kan vi återkräva hela det beviljade projektbidraget Återkrav för icke godkända kostnader I rapporten ska samtliga utgifter för projektbudgeten redovisas. Har projektkostnader lagts på exempelvis nöjen begär vi tillbaka pengar för dessa utgifter. 4. ÖVRIGT Vi rekommenderar att ni alltid tar kontakt med handläggare om ni är osäkra på utgifter. Medel från Athenaprogrammet utgör statliga medel. Dessa medel får aldrig användas för mutor. Läs gärna Sveriges kommuner och landstings, SKL:S, vägledning kring mutor och jäv, Publikationer - litteratur & multimedia för kommun och landsting. Sida 4 (4)