Manual till dokumenthanteringsplan

Manual till dokumenthanteringsplan Förskola och grundskola: 1. Allmän administrativ verksamhet 2. Konsult och stöd 3. Järfälla resurscentrum 4. Språkcentrum 5. Barn- och elevhälsa Arkivarie Ulrika Nilsson April 2010

2010-04-16 1 (14) Innehåll 1. BAKGRUND...2 2. SYFTE...2 3. METOD...2 4. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN...3 4.1. Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar...3 4.2. Vad är inte en allmän handling?...3 4.3. Offentlighet och sekretess...3 5. HANTERING AV HANDLINGAR...4 5.1. Posthantering...4 5.2. Diarieföring och annan registrering...4 5.3. Barn-/elevdossiéer...5 5.4. Speciellt om EU-projekt...5 6. DIGITALA SYSTEM...6 6.1. Elevregistrering...6 6.2. Skolmat, ekonomi och personal...6 7. ARKIVERING...6 7.1. Arkivansvarig och arkivombud...6 7.2. Arkivlokaler och arkivskåp...7 7.3. Arkivmateriel...7 7.4. Rensning och gallring...7 7.5. Överlämnande till kommunarkivet...8 8. BEGREPPSFÖRKLARING...8 BILAGA 1 - CENTRALA ELEVDOSSIÉER OCH DAGBOKSBLAD FÖR SEKRETESSHANDLINGAR...11

2010-04-16 2 (14) 1. BAKGRUND Manualen bygger till stor del på den manual som sammanställts för egenregins dokumenthanteringsplan, men har anpassats till Konsult och stöds, Järfälla resurscentrums, Språkcentrums och Barn- och elevhälsas verksamheter och dokumenthanteringsplan av Ulrika Nilsson, projektanställd arkivarie på uppdrag av barn- och ungdomsnämnden. 2. SYFTE Syftet med dokumenthanteringsplanen är att se till att gällande lagstiftning följs och att planen ska vara ett stöd för arkivbildningen på nämndkansliet. Med stöd av arkivlagen (1990:782, 16) fastställde kommunfullmäktige den 5 juni 2000 109 Regler för den kommunala arkivvården inom Järfälla kommun. Enligt dessa regler ansvarar varje myndighet för att dess arkiv vårdas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen samt kommunens egna arkivregler. I 4 behandlas redovisning av allmänna handlingar, vilken ska ske genom arkivförteckning, arkivbeskrivning samt dokumenthanteringsplan. Barn- och ungdomsnämnden har sedan tidigare en dokumenthanteringsplan, fastställd 1995. Ett arbete med att uppdatera planen gjordes 1998/99 men blev av flera anledningar inte färdigt. Ett nytt beslut om att uppdatera dokumenthanteringsplanen togs 2007 vilket resulterade i att en dokumenthanteringsplan för egenregin, det vill säga förskolorna och skolorna, fastställdes av barn- och ungdomsnämnden den 18 maj 2009 och att en dokumenthanteringsplan för nämndkansliet fastställdes den 10 december 2009. Då dessa planer inte ersatte alla områden i 1995 års plan fortsatte arbetet med att uppdatera planen och har nu kompletterats med bilagda dokumenthanteringsplan för de kvarvarande enheterna inom Förskola och grundskola: Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum och Barn- och elevhälsa. 3. METOD Utarbetandet av dokumenthanteringsplanen har skett i flera steg. Det första steget bestod av att analysera enheternas verksamheter för att sedan kunna kartlägga de processer som finns. Därefter har processerna analyserats på ett djupare plan och de enskilda dokumenten kartlagts bland annat genom inventering av verksamhetens handlingar samt samtal med anställda på de olika enheterna. Uppgifterna har sedan sammanställts i en processorienterad plan. Dokumenthanteringsplanen tar sin utgångspunkt i enheternas olika processer. Varje process är uppdelad i en serie aktiviteter. Varje aktivitet har ett specifikt syfte och består i sin tur av händelser i vilka olika dokument/handlingar skapas. Under aktiviteter tas de enskilda handlingarna upp. För varje handling finns det angivet om den ska registreras, var den ska förvaras, vilket format handlingen har, om den ska bevaras eller gallras efter en viss tid, samt när handlingen ska levereras till kommunarkivet och vilket arkivformat/medium den då ska ha. Det finns även en kolumn avsedd för övriga anmärkningar som bland annat använts för att ge vidare upplysningar om handlingen (för ytterligare information om dokumenthanteringsplanens olika rubriker se begreppsförklaringen nedan).

2010-04-16 3 (14) Då planen är tänkt att fungera som ett levande dokument ska ändringar, kompletteringar och rättelser förmedlas till arkivombudet. Minst en gång årligen bör planen ses över och i samråd med kommunarkivarien se över vilka förslag på ändringar som behöver göras. 4. OFFENTLIGHETSPRINCIPEN 4.1. Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Enligt Offentlighetsprincipen, som regleras i tryckfrihetsförordningen (TF), ska myndigheters verksamheter ske i öppna former, vilket bland annat innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter. Vad som är en allmän handling regleras också i TF (2 kap). Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. 4.2. Vad är inte en allmän handling? Enligt TF (2 kap, 9 ) är arbetshandlingar såsom minnesanteckningar inte allmänna handlingar. Med minnesanteckningar förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendets föredragning. Minnesanteckningen får inte tillföra ärendet någon sakuppgift och måste även vara gjord av myndighetens egna tjänstemän. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som inte har expedierats är inte heller allmänna handlingar såvida de inte tas om hand för arkivering. Myndigheter får, men behöver inte, lämna ut arbetshandlingar. Viktigt är att komma ihåg att en handling inte automatiskt blir en arbetshandling bara för att myndigheten väljer att kalla det arbetsmaterial, minnesanteckning eller liknande. Avgörande är om villkoren i TF uppfylls eller inte. Handlingar som skickats iväg blir i regel allmänna handlingar. Likaså blir arbetshandlingar allmänna handlingar om de tas om hand för arkivering. 4.3. Offentlighet och sekretess Alla allmänna handlingar är inte offentliga. Redan i TF görs det klart att rätten att ta del av allmänna handlingar i vissa fall får begränsas. I Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns bestämmelser om förbud att röja uppgift vare sig det sker muntligen, genom att allmän handling lämnas ut eller om det sker på annat sätt. Sekretessen kan antingen vara stark eller svag. Stark sekretess gäller till exempel för uppgifter om anställdas och elevers personliga förhållanden och gäller max i 70 år. Enbart när det står klart att ett utlämnande kan göras utan att någon lider skada eller men, får uppgiften lämnas ut. Svag sekretess innebär däremot att uppgifterna i regel betraktas som offentliga. Endast om man har skäl att anta att skada eller men skulle kunna uppstå, får uppgiften hemlighållas. Svag sekretess kan exempelvis gälla för utlämnandet av placeringslistor.

2010-04-16 4 (14) Sekretess gäller också mellan myndigheter samt mellan självständiga enheter inom en och samma myndighet. Eftersom skolhälsovården är att betrakta som en självständig gren av skolverksamheten gäller alltså sekretess för uppgifter inom skolhälsovården i förhållande till resten av skolan. Sekretess gäller inte mellan personal inom samma verksamhetsgren. Skolpsykolog och skolkurator kan alltså diskutera elevernas förhållanden med skolledningen och lärarna, utan att bryta mot sekretessbestämmelserna. Det är emellertid ändå viktigt att man är försiktig med vilka uppgifter man lämnar ut. Känsliga uppgifter får bara lämnas om det är nödvändigt för att någon ska kunna sköta sina arbetsuppgifter. Hanterar man handlingar av känslig karaktär, det vill säga handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter, är det mycket viktigt att de förvaras inlåsta i brandsäkra arkivskåp. Även kopior ska förvaras i skåp som är skyddade från inbrott. Låsbara träjalusiskåp är inte godkända för förvaring av handlingar med sekretesskyddade uppgifter då dessa är alltför lätta att bryta sig in i. 5. HANTERING AV HANDLINGAR 5.1. Posthantering Inkommande post (post, e-post till både myndighetsbrevlåda och personlig brevlåda, fax, med mera) ska öppnas och ankomststämplas varje dag. 1 Handlingar som ska registreras bör ges till verksamhetens registrator för registrering så snart som möjligt (för vidare information om registrering se nedan). Oavsett om posten är personaladresserad eller kommer anställd tillhanda på dennes hemadress eller på annat ställe än arbetsplatsen gäller samma regler om posten rör tjänsteärende. Personadresserad försändelse får inte bli liggande oöppnad när någon är frånvarande på grund av sjukdom, semester eller annan orsak. Vid sådana tillfällen är det bra om det finns en överenskommelse/fullmakt för registrator/postöppnare att öppna dennes post. 2 I de fall det inte finns en sådan överenskommelse är personen i fråga själv ansvarig att se till att posten öppnas och registreras varje dag även under semester och annan frånvaro. 5.2. Diarieföring och annan registrering Enligt Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar hållas ordnade så att de snabbt kan återsökas. Huvudregeln är att handlingar som kommit in eller upprättats hos en myndighet ska registreras. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls systematiskt ordnade på annat sätt, exempelvis i en tydligt märkt pärm eller i en barn-/elevdossié (se nedan). Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter har däremot ett absolut registreringskrav. På barn- och ungdomsförvaltningens nämndkansli finns en registrator som har i uppgift att diarieföra förvaltningens allmänna handlingar. Registreringen sker i ärende- 1 För ytterligare information om hantering av e-post se kommunens informationsblad Så här ska vi ta hand om e-posten i Järfälla kommun. 2 Fullmakt kan ges via en funktion i Groupwise.

2010-04-16 5 (14) hanteringssystemet Platina. Dock kan registratorn inte registrera alla enheters samtliga allmänna handlingar. Detta innebär att varje enhet måste ha en egen diarieföring. På sikt kommer Platina att finnas på alla enheter, men i dagsläget rekommenderas ett eget system, det går bra att föra registret i Word eller för hand och förvara det i en pärm. Vilka uppgifter som måste finnas med i ett diarium regleras i Offentlighets- och sekretesslagen (5 kap, 2 ). Det är fyra uppgifter som enligt lagen måste finnas med i diarieföringen: 1. Datum då handlingen kom in eller upprättades 2. En unik beteckning, oftast i form av ett diarienummer 3. Från vem handlingen kommit in eller till vem den har expedierats 4. En kort beskrivning av handlingens innehåll Tänk på att diariet alltid är en allmän offentlig handling som ska kunna lämnas ut. Med andra ord bör inte känsliga uppgifter skrivas in i diariet. Registrering av vissa typer av sekretesshandlingar behöver inte ske i diariet, utan enklare ärendeblad kan bli aktuella. Järfälla resurscentrum är en enhet som hanterar en mängd handlingar med sekretess och eftersom alla dessa handlingar måste registreras föreslås införandet av så kallade dagboksblad (se bilaga 1). 5.3. Barn-/elevdossiéer På sikt rekommenderas att särskilda elevdossiéer upprättas för eleverna inom Järfälla resurscentrum (se bilaga 1). Akter har tidigare rekommenderats för samtliga förskolor och skolor, och nämndkansliets pedagogkonsulter har skapat akter för alla elever de varit i kontakt med (födda 1980 och framåt). Syftet med elevdossiéer är att underlätta återsökningen av handlingar som rör en enskild elev/barn, säkra förvaringen för framtiden och underlätta kommande överlämning till kommunarkivet. I akten samlar man de dokument som rör den enskilda eleven. Då uppgifter i handlingar som rör en elev kan vara sekretessbelagda bör elevakterna förvaras i ett godkänt arkivskåp på expeditionen. På aktomslaget skrivs elevens namn och personnummer. Ett läsår efter att eleven förmodas ha avslutat grundskolan levereras akten till Järfälla kommunarkiv. 5.4. Speciellt om EU-projekt Den tid som EU:s revisorer ska kunna revidera ett sektorsfondsprojekt är begränsad till mellan 3 och 5 år efter det att projektet fått sin sista utbetalning från EU. Inom strukturfonderna råder däremot andra regler och alla handlingar från ett sådant EUprojekt ska sparas under en viss tid, även handlingar av typen närvarolistor och visitkort. Detta eftersom EU ska ha möjlighet att genomföra revision i upp till 3 år efter det att svenska regeringen fått betalt för den programperiod som projektet är en del av. Den förra programperioden sträckte sig från år 2000-2006. Sista utbetalning beräknas äga rum år 2010. Därefter har EU möjlighet att genomföra revision åren 2011 13,

2010-04-16 6 (14) gallring får alltså tidigast ske 2014. Nuvarande programperiod sträcker sig från år 2007 till år 2013. Sista utbetalning är beräknad till 2017 och revision kan därmed äga rum åren 2018 20, gallring blir då tidigast 2021. Se Bevara eller gallra 1 Ledningsoch stödprocesser (4:e upplagan 2009) sida 35f. 6. DIGITALA SYSTEM 6.1. Elevregistrering Barn- och ungdomsnämnden använder ett antal olika digitala system i sin verksamhet. För administration av elever används systemet ProCapita BoU. Uppgifter som finns i systemet och som ska bevaras måste i nuläget tas ut på papper för arkivering då det för närvarande inte finns någon lösning för långtidslagring av dessa uppgifter. Detta gäller även systemet Journal III vilket används inom skolhälsovården. I nuläget bör de digitala skolhälsojournalerna tas ut på papper och arkiveras tillsammans med pappersjournalen senast i samband med att eleven slutar eller byter skola. I dagsläget pågår ett projekt för att ta fram en gemensam Skolportal. En gallringsutredning av detta system kommer att bli nödvändigt. 6.2. Skolmat, ekonomi och personal Kostkonsulenterna inom Konsult och stöd, liksom förskolorna och skolorna, använder sig av systemet AIVO. I detta system finns bland annat skolornas matsedlar, närings- och kostberäkningar. De handlingar i som ska bevaras måste idag skrivas ut på papper. Systemet administreras av kostkonsulenterna och en bevarande- och gallringsutredning ska göras. Inom det ekonomiadministrativa arbetet används systemet Raindance för bland annat hantering av leverantörsfakturor. Systemet administreras centralt av ekonomiavdelningen. Även Personec Respons och Personec Självservice används av personalen inom Förskola och grundskola. Systemet administreras av Lön- och förhandlingsenheten. 7. ARKIVERING 7.1. Arkivansvarig och arkivombud Enheterna måste ha en arkivorganisation, fastställd av nämnden. I denna ska en arkivansvarig och ett arkivombud utses. En arkivansvarig har bland annat som uppgift att se till att verksamheten följer arkivlagen samt kommunens regler och anvisningar gällande arkivering. Arkivombudet har hand om den löpande arkiv- och dokumenthanteringen inom enheten, vilket delvis innebär att sköta den dagliga hanteringen av allmänna handlingar. Det är den arkivansvarigas uppgift att se till att dokumenthanteringsplanen uppdateras årligen, men det är arkivombudet som sköter det praktiska arbetet med revideringen. För mer information om arkivorganisation och ansvarsfördelning, se Arkivorganisation på Internportalen (Dnr Kst 2002/319).

2010-04-16 7 (14) 7.2. Arkivlokaler och arkivskåp Det är av stor vikt att arkivlokaler och arkivskåp lever upp till de krav som ställs i lagstiftning och arkivregler och att arkivlokalerna endast används för arkivhandlingar. 3 Arkivskåp som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid vara låsta. 7.3. Arkivmateriel Handlingar som ska bevaras är tänkta att bevaras för all framtid. För att informationen ska bevaras för kommande generationer måste man använda arkivbeständigt materiel då man producerar dokumenten. Detta gäller bland annat pennor, papper och mappar. Likaså är det viktigt att skrivarna fungerar som de ska och att tonerna i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för arkivhandlingar. Då kommunarkivet i nuläget ännu inte kan ta emot digitala handlingar måste uppgifter i digitala system tas ut på papper för arkivering. I de fall enheten önskar att bevara bilder digitalt är stillbildsformaten JPEG och TIF att rekommendera. För att man ska vara säker på att materielen man använder är arkivbeständiga är det enklaste sättet att välja certifierade produkter. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut är det enda ackrediterade certifieringsorgan som kan utfärda certifikat som överensstämmer med Riksarkivets föreskrifter. Certifierat arkivmateriel såsom pennor och papper är alltid märkta med bokstäverna SP. När det gäller papper kan man välja mellan åldringsbeständigt papper och arkivbeständigt papper. Det arkivbeständiga pappret är starkare och tål betydligt mer hantering än det åldringsbeständiga. I de fall handlingarna förväntas bli frekvent efterfrågade och hanterade i framtiden bör man välja arkivbeständigt papper. 4 7.4. Rensning och gallring Enligt 10 arkivlagen (1990:782) får allmänna handlingar gallras (förstöras) om gallring inte innebär inskränkningar i rätten att ta del av allmänna handlingar, i behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, samt för forskningens behov. De gallringsfrister som anges i dokumenthanteringsplanen ska följas för att undvika att myndighetens arkiv blir överfullt samt osökbart. Handlingar innehållande känslig information ska strimlas eller brännas. För handlingsslag som saknas i dokumenthanteringsplanen och övriga gallringsbeslut 5 är gallring ej tillåten. Observera att det endast är kommunarkivarien som är behörig att fatta beslut om gallring av allmänna handlingar inom kommunen. Ingen nämnd får således besluta om gallring. De gallringsbeslut som gäller för Förskola och grundskola är främst: 2009:2 Vissa handlingar vid barn- och ungdomsnämndens egenregiverksamhet: Förskola, grundskola och skolbarnsomsorg 3 4 5 Arkivlagen 6.3, Riksarkivets allmänna föreskrifter om arkivlokaler 1997:3. Mer information om arkivbeständigt material finns på SP Sveriges Tekniska Forskningsinstituts hemsida (www.sp.se). För handlingar av rutinartad/ringa betydelse finns kommunens generella gallringsbeslut.

2010-04-16 8 (14) 2010:2 Vissa handlingar inom Förskola och grundskola (FOG) men också: 2002:1 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, enligt förteckning 2005:2 Upphävande av gallringsbeslut för skolhälsovårdsjournaler samt beslut att bevara för evigt 2006:2 Handlingar vid rehabiliteringsärenden 2007: 1 Gallring av vissa typer av räkenskapshandlingar respektive viss räkenskapsinformation i Raindance 2007:2 Gallring av vissa ansökningshandlingar med hänsyn till preskriptionstiden i diskrimineringslagarna 2007:3 Gallring av vissa handlingar inom processen annonsera, rekrytera och tillsätta tjänst 2009:3 Vissa handlingar inom barn- och ungdomsnämndens nämndkansli För rensning behövs däremot inget beslut. Att rensa ett ärende innebär att handlingar som inte är allmänna avlägsnas. Detta ska göras, helst av handläggaren, innan leverans till kommunarkivet. Observera att vid arkivläggning blir alla handlingar i ärendet allmänna, detta gäller även de handlingar som inte var allmänna innan arkivläggningen. Med andra ord är det av största vikt att rensa bort handlingar som ej är allmänna och inte ska tillhöra arkivet, såsom anteckningar, kladdar, övertaliga kopior, etc. 7.5. Överlämnande till kommunarkivet I dokumenthanteringsplanen anges om och när handlingen ska levereras till kommunarkivet, vanligen 1 år, 5 år eller 1 läsår efter att eleverna avslutat grundskolan. Endast handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras överlämnas till kommunarkivet. Innan handlingar levereras ska kommunarkivet kontaktas och en leveransreversal ska fyllas i och skickas in. Handlingar som levereras ska även vara rensade från gem, plastfickor och dylikt. 8. BEGREPPSFÖRKLARING Allmän handling En allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. Arkiverade handlingar är till exempel allmänna handlingar. Handlingar som arbetsmaterial, minnesanteckningar som inte tillför ett ärende någon information, samt utkast är exempel på handlingar som inte är allmänna.

2010-04-16 9 (14) Bevaras/Gallras I kolumnen Bevaras/gallras anges om handlingen ska bevaras för all framtid eller förstöras efter angiven tid. Om handlingen ska gallras har den även en så kallad gallringsfrist som talar om när handlingen ska gallras. Gallringsfristen anges ofta med årtal men kan även anges med text till exempel vid inaktualitet. Med inaktualitet menas att handlingen ska gallras då verksamheten inte längre behöver den. Det är viktigt att alla följer samma förfarande när det gäller själva utförandet av gallringen. Om en handling som upprättats/inkommit i juni 2000 har gallringsfristen 5 år får handlingen gallras först den 1 januari 2006. Detta är en slags säkerhetsåtgärd som även underlättar den fysiska gallringen eftersom det är möjligt att samla alla gallringsbara handlingar från ett och samma år och sedan gallra dessa samtidigt oavsett vilken månad de upprättats/inkommit. Ett dokument som talar om vilken information som hanteras hos till exempel en myndighet. Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen visar vad som ska bevaras och vad som ska gallras och är därför att betrakta som en sammanställning. Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet samt vilka processer informationen skapas i vilket gör det lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Informationen eller handlingarna som redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Förvaring Handling Dokumenthanteringsplanen ska vidmakthållas och vara lättillgänglig för alla. Den ska även uppdateras 1 gång/år samt vid behov för att säkerställa dokumenthanteringens kvalitet. I kolumnen Förvaring finns information om var handlingen förvaras och vilken sorteringsordning den har. Handlingen kan antingen förvaras i arkivskåp, arkivlokal eller på tjänsterum. Sorteringsordningen kan vara alfabetisk eller numerisk. Viktigt är att handlingar med sekretessbelagda uppgifter förvaras inlåsta. Detta gäller även kopior. Kopior behöver dock inte förvaras i brandsäkra arkivskåp. En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett papper, med mera.

2010-04-16 10 (14) Medium Process Registrering Sekretess Kolumnen Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan till exempel röra sig om papper, datafiler eller databaser. En handling kan i verksamheten förvaras på mer än ett medium, exempelvis både på papper och som en datafil. I dessa fall är det format handlingen ska ha när den levereras till arkivet markerat med fetstil. En serie av aktiviteter som förädlar en vara eller tjänst. En process har alltid en början och ett slut och en kund (intern eller extern). Processer kännetecknas av att de är repetitiva det vill säga att de genomförs många gånger. I kolumnen Registrering finns flera alternativ registrering i ProCapita, Platina och systematisk förvaring. Med systematisk förvaring menas att handlingen till exempel är insatt i en tydligt etiketterad pärm och att texten på etiketten överensstämmer med handlingarna i pärmen. Handlingarna ska vara lätta att återsöka. Digital information på en dator är även den att betrakta som systematisk förvarad. Allmänna handlingar är inte alltid offentliga utan kan innehålla uppgifter/information som är hemliga och sekretesskyddade. Detta kan innebära att en handling/uppgift inte får lämnas ut till personer inom eller utanför myndigheten innan en prövning gjorts. Vilka uppgifter som är sekretesskyddade regleras bland annat i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och Personuppgiftslagen (1998:204). I kolumnen Registrering finns också markering om eventuell sekretess med hänvisning till aktuell lag och paragraf. Det går dock inte att hänvisa till detta, utan en prövning måste alltid göras i varje enskilt fall. Till kommunarkivet I de fall det råder oklarhet huruvida en handling eller uppgifter i en sådan kan vara sekretesskyddade bör beslutet om utlämnande tas av respektive verksamhetschef. Observera att sekretesskyddade handlingar måste registreras (Offentlighets- och sekretesslagen). I kolumnen Till kommunarkivet anges om och när en handling ska levereras till kommunarkivet. Om leveranstiden är efter 5 år innebär det att handlingarna ska levereras 5 år efter det kalenderår de skapades, det vill säga en handling som tillkom 2009 får levereras 2015. Leverans till kommunarkivet sker först efter att arkivet kontaktats och en överenskommelse om leverans träffats. Före leverans ska materialet vara rensat från plastfickor, gem, minnesanteckningar samt annat som inte hör till ärendet. För ytterligare information se leveransrutiner på kommunens Internportal.

2010-04-16 11 (14) BILAGA 1 - CENTRALA ELEVDOSSIÉER OCH DAGBOKSBLAD FÖR SEKRETESSHANDLINGAR ALLMÄNT OM DOKUMENTATION AV ELEVVÅRDANDE INSATSER Dokumentationen i enskilda ärenden om barn som av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling omfattades till och med 1997 av föreskrifterna om gallring och bevarande i Socialtjänstlagen. Från och med 1998 hanteras sådana ärenden enligt Skollagen och handlingarna bör enligt Riksarkivet bevaras (RA-FS 2002:2, 4.1). Materialet bör bevaras då barn/elever i behov av särskilt stöd och särskola är en relativt liten grupp inom barnomsorgen och skolverksamheten. Det satsas mycket pengar på den här verksamheten och det finns ett stort framtida forskningsvärde i materialet. Bevarande av underlag är också viktigt ur individens synvinkel. Materialet rör unga människor som lever vidare efter skolgången. Det kan tyckas onödigt att känsligt material bevaras, men detta material kan ha stor betydelse med tanke på individens rättssäkerhet. I och med att materialet bevaras finns möjligheten se att personen blivit behandlad på ett korrekt sätt, om frågan skulle väckas, och att besluten gällande individen har fattats på rimliga grunder. CENTRALA ELEVDOSSIÉER Ett sätt att strukturera dokumentationen kring enskilda elever på Järfälla resurscentrum är att införa centrala elevdossiéer. När exempelvis en specialpedagog avslutar ett ärende kring en elev lägger pedagogen handlingarna i den centrala mapp som finns för aktuell elev. Alla arbetslag (utom psykologerna som numera tillhör enheten Barnoch elevhälsa) kommer att använda sig av detta centrala mappsystem. Även skolgrupperna ska skicka in handlingar, såsom åtgärdsprogram i original. Det här systemet har en stor fördel för individens rättssäkerhet. Vill eleven eller vårdnadshavaren ha ut information om sig själv/sitt barn ska man inte behöva leta på många ställen, utan alla handlingar ligger samlade i det centrala mappsystemet. Systemet har också stora fördelar för den egna verksamheten då personalen snabbt kan se vilka insatser som tidigare gjorts. Mapparna ska sedan finnas kvar på Järfälla resurscentrum tills 1 år efter att eleven har slutat grundskolan. Detta för att eleven kan få en insats redan i förskolan och sedan i årskurs 3 och sedan i årskurs 9. Att då snabbt få fram information kring eleven och vilka insatser som tidigare gjorts underlättar arbetet. Mapparna ska vara sorterade i personnummerordning, då personnumret är den säkraste identitetsfaktorn hos en individ. En annan sorteringsmöjlighet är på efternamn, men detta avråds då ett barn/elev kan hinna byta namn flera gånger under sin tid i förskolan och grundskolan. SEKRETESS, REGISTRERING OCH DAGBOKSBLAD Eftersom handlingar i ärenden gällande barn och elever i behov av särskilt stöd och insatser av olika slag i de flesta fall omfattas av sekretess måste de enligt lagen registreras (Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400 Kap.5 1, tidigare Sekretesslagen

2010-04-16 12 (14) Kap.15). Detta gäller såväl handlingar som inkommer till resurscentrum som handlingar som upprättas av resurscentrums personal. Registreringen kan ske i nämndens diarium eller på särskilda dagboksblad. På Järfälla resurscentrum inkommer och upprättas handlingar som lyder under sekretess. Att registrera i nämndens diarium är inte praktiskt och inte heller att upprätta ett gemensamt register på resurscentrum för dessa handlingar. Istället är förslaget att ett dagsboksblad upprättas för varje elev. Systemet bygger på att varje barn/elevmapp får ett nummer i en löpnummerserie. Pågående mappar numreras från 1 och uppåt och nytillkomna mappar får nummer fortlöpande i samma nummerserie. Ärendebladen bör förvaras i en pärm som möjliggör för allmänheten att ta del av registret. Dagboksblad Handlingar i ärenden om barn i behov av särskilt stöd Nummer: 1 Avslutningsdatum: In Ut Avsändare/mottagare Ärende 2002-05-23 Förskolan Päronet Ansökan 2002-06- " Beslut 01 2002-08-15 " Handlingsplan 2002-11-30 " Utvärdering Källa: PM, Arkivbildning, gallring och registrering av ärenden om barn i behov av särskilt stöd, Katarina-Sofia stadsdelsförvaltning, 2003-03-06. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, 5 Kap. 2 ) föreskriver att ett diarium ska innehålla följande uppgifter: 1. datum, då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, 3. i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats, 4. i korthet vad handlingen rör.

2010-04-16 13 (14) Ärendemeningen bör inte innehålla barnets namn, eftersom denna uppgift kan vara känslig enligt sekretesslagen. Ärendemeningen bör istället formuleras på ett mer allmänt sätt som "ansökan om medel för barn i behov av särskilt stöd". På samma sätt ska inkomna handlingar i ärendet anges i allmänna ord som "beslut" och "utvärdering". Registreringar i ärendebladet bör göras med bläckpenna för hand, för att inga ändringar ska kunna göras utan att det märks.