Ladok3 Verksamhetsdelprojekt

Ladok3 Verksamhetsdelprojekt Matz-Ola Cajdert Ladok-Swami KTH 2010-12-07

Agenda Bakgrund till Ladok3 Verksamhetsdelprojektet Mer information

Bakgrund» Det har tagit oss 20 år att tillsammans skapa dagens Ladok» Underhållskostnaderna på dagens Ladok ökar mer och mer» Det tog 10 år att byta ut Ladok Classic till Ladok Nouveau, därför måste vi börja i tid!» och framför allt nya krav och fler intressenter...

Krav på Ladok3» Användarna i fokus Självadministration Användarvänligt (modernt, enkelt och hjälpsamt)» Effektiv informationsdelning Mobila studenter nationellt och internationellt» Kostnadseffektivt Kostnadseffektiv drift och förvaltning av Ladok3 Lokalt rationalisera totala systemkostnader» Tillförlitlig information» Ständigt tillgängligt» Framtidssäkring Flexibel och hållbar lösning Standardiserad integration med närliggande system

Intressenter 2010-09-29 5

Målet med förberedelsefasen» I förberedelsefasen läggs fundamentet för hela projektet» Efter förberedelsefasen har vi kommit så långt att vi kan presentera en projektplan med: Kravbeskrivning Lösningsförslag Tidplan för genomförandet Budget Migreringsplan» Under förberedelsefasen genomförs aktiviteter för att identifiera verksamhetens krav på det nya systemstödet 2010-09-29 7

Övergripande aktiviteter inom verksamhetsdelprojektet Slutförda Pågående Planerade Processbeskrivningar Processbeskrivningar fortsättning Projektdirektiv Begreppsdefinitioner Verksamhetsarkitektur Omvärldsanalys och verksamhetsregler Övergripande kravspecifikation Migreringsplan Projektplan 2010-09-29 8

Övergripande tidplan fram till BP3 2010 2011 BP Sem 2.1 BP 2.2 BP 2.3 Sem BP 3 Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Begrepp Utökade processbeskrivningar Verksamhetsarkitektur Omvärldsanalys Processbeskrivn Remiss Övergripande kravspecifikation Remiss Migreringsplan Remiss 2010-10-15 9

Organisation

Studieadministrativa processer» Syfte: Kartlägga och dokumentera de studieadministrativa processerna på en övergripande nivå» Mål: Ta fram en målbild för studieadministrationen som förankrats i verksamheten Klart! Ta fram en beskrivning av den studieadministrativa processen på en övergripande nivå Klart! Ta fram mer detaljerade beskrivningar av de olika delprocesserna som de ser ut i nu-läget Pågår» Inleverans till verksamhetsarkitektur och övergripande kravspecifikation

Processomfattning Övergripande kartläggning

Studieadministrativa processer

Studieadministrativa processerna

Studieadministrativa processer» Deltagare: Matz-Ola Cajdert ÖU Anette Eriksson KAU Annelie Södermyr HV Annette Larsson GU Daniel Erlandsson ÖU Johanna Belzacq SU Lena Östling MDH Lou Lagusson UU Kerstin Pihl SiriusIT» Inleverans till verksamhetsarkitektur och övergripande kravspecifikation» Klart 30/1 2011

Verksamhetsregler och omvärldsanalys» Syfte: Samla och strukturera krav på Ladok3 respektive brister i dagens Ladok Sammanställa de regler (lagar, förordningar etc.) som styr utbildningsverksamheten eller har påverkan på hur information får lagras, hanteras och spridas Kartlägga redan framtaget material, avgöra relevansen och sammanfatta det som är relevant för projektet respektive systemet Ladok3

Verksamhetsregler och omvärldsanalys» Mål: Ta fram en lista på upplevda brister i Ladok samt önskemål om ändringar, i första hand på grundval av tidigare framtaget material, beskriva konsekvenser samt relatera dem till intressentgrupper och effektmål för projektet Ta fram ett sökbart dokument över alla tillämpliga regler och relatera dem till de studieadministrativa begreppen Göra en omvärldsanalys/framtidsanalys utifrån befintligt relevant material, t.ex. förstudien, konsortiets vision, strategi och IT-strategiska handlingsplan

Verksamhetsregler och omvärldsanalys» Deltagare: Tor Fridell LIU Anna-Maria Sundwall KAU Anette Karlsson HV Lisa Eliasson HDA Stellan Englén CTH» Inleverans till övergripande kravspecifikation» Klart 30/1 2011

Verksamhetsarkitektur» Mål och syfte: Inom verksamhetsarkitekturen arbetas en stadsplan fram som ger ett sammanhang och en grund för hur det nya systemstödet ska passa in i existerande systemlandskap På kort sikt ger stadsplanen ett underlag för analys av omfattning och avgränsning av det nya systemstödet Långsiktigt utgör stadsplanen ett regelverk för hur information, processer och IT-struktur ska hanteras inom utbildningsverksamheten för att svara upp mot framtida verksamhetskrav

Verksamhetsarkitektur Seminarium 1:» Framtagande av en övergripande informationsmodell» Informationsmodellen används i senare skeden som underlag för utformning av en framtida databas och för kravställning på systemstödet Seminarium 2:» Framtagande av en övergripande processkarta i ett bör-läge» Processbeskrivningarna används som underlag för kravställning på det nya systemstödet Seminarium 3:» Informationsmodell och processbeskrivningar arbetas samman till en arkitekturmatris. Arkitekturmatrisen visar vilka informationsgrupper som hänger samman och utgör underlag för en ideal uppsättning informationssystem/tjänster inom utbildningsverksamheten.» Utifrån arkitekturmatrisen genomförs en analys avseende omfattningen av det nya systemstödet Ladok3

Verksamhetsarkitektur utkast 2010-11-30 LADOK3 LEVERAN- TÖR 3 STUDENT 1 PERSONAL 2 ORGANISA- TION 10 STUDENT- STÖD 17 ANTAGNING 15 PERSONAL- HÄNDELSE 20 KONTO- PLAN 11 REGLER 9 STUDIE- FINANS- IERING 18 STUDIE- RESULTAT 16 AFFÄRS- PLAN 21 UT- RUSTNING 6 IT-LÖSNING 8 BETALNING 19 LEVERANS- TILLFÄLLE 14 SAM- ARBETS- AVTAL 23 LOKAL 5 MATERIAL 7 UTVECK- LINGS- PROJEKT 22 PRODUKT 12 SORTIMENT 13 LÄROSÄTE 4 MARKNADS- FÖRINGS- AKTIVITET 24 Översiktlig informationsmodell utbildningsverksamhet

Verksamhetsarkitektur» Deltagare: Projektmedarbetare från Ladok3, SAchefer/motsv, lärare, NyA-representant, student, MYH-representant» Nästa steg: Resultatet från verksamhetsarkitekturen, tillsammans med ett förslag på omfattning och avgränsning av systemstödet, kommer att gå ut på remiss 7 februari 2011 Med utgångspunkt i verksamhetsarkitektur och remissvar genomförs sedan aktiviteter för att definiera verksamhetens krav på systemstödet och att ta fram ett övergripande lösningsförslag som svarar upp mot dessa krav

Avslutade aktiviteter» Processen att planera och fastställa utbildningsutbudet Syfte och mål: Kartlägga och dokumentera processen på en övergripande nivå Inleverans till verksamhetsarkitektur och övergripande kravspecifikation Avslutat i november 2010

Avslutade aktiviteter

Avslutade aktiviteter» Begreppsdefinitioner Syfte och mål: Samla alla relevanta begrepp inom studieadministrationen och definiera dem som underlag för en gemensam nomenklatur Inleverans till verksamhetsarkitektur och övergripande kravspecifikation Avslutat i november 2010

Dokumentation från delprojektet» På ladok.se (Ladok3-fliken) finns: styrande dokument/direktiv rapporter från verksamhetsdelprojektet

Håll dig informerad om Ladok3 På www.ladok.se kan du:» Anmäla dig till projektets e-postlista för att få löpande nyheter och information (fliken Ladok3)» Prenumerera på nyheter från Ladokkonsortiet (inkl Ladok3) via RSS (nyhetssidan)