Servicenämnden handlingar 2014-02-10
HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden 2014-02-03 1(1) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Torsgatan Sammanträdesdatum 2014-02-10 Tid: 13:00 Ordförande: Svein Henriksen Sekreterare: Gunni S Heland 1 2 Val av protokollsjusterare Godkännande av dagordning 3 SE 2014/0003 Bokslut & verksamhetsredovisning 2013 4 SE 2013/0131 Förstudie kommuntryckeriet 2013 5 SE 2014/0103 Internkotroll plan 2013 6 2014/0025 Anmälningsärenden 7 SE 2014/0016 Information
1(4) Tjänsteskrivelse 2014-01-23 Diarienummer: SE 2014/0003 Version:1,0 Beslutsorgan: Enhet: Servicekontoret Christel Rehmark E-post: Telefon: Bokslut & verksamhetsredovisning 2013 Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2013 inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2013 med aktiviteter och nyckeltal. 2. Servicenämnden beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel, samt resultatbalansering av driftmedel i enlighet med förslaget i handlingarna. Sammanfattning Bokslut 2013 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och ärendet har beretts av personal på administrativ service och ansvariga verksamhetschefer. Servicenämnden är ett serviceorgan för kommunens övriga nämnder i fråga om försäljning av stödfunktioner. Verksamheterna 200 och 201 är anslagsfinansierade verksamheter. Sluten redovisning tillämpas för verksamheterna 202, 203 och 204. Servicenämndens verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med 365 tkr för verksamheterna 200-204. Verksamhet 201 begär att inte behöva resultatbalansera underskottet på 1 239 tkr till år 2014. Investeringsanslaget visar på att överskott med 25 458 tkr. Ombudgetering begärs av 8 047 tkr till år 2014 med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år 2013. 1
Ärendet Uppdrag Beslutsärenden i samband med Bokslut 2013 är resultatbalansering och ombudgetering. Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal, samt övrigt bokslutsmaterial är att betrakta som information, för att nämnden ska kunna ta beslut om resultatbalansering och ombudgetering. Bakgrund Bokslut 2013 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och enligt Lag (1997:614) om kommunal redovisning. Ärendet har beretts av handläggaren, samt av personal på administrativ service och ansvariga enhetschefer. Årsredovisningen skall behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under mars respektive april månad. Bokslutet skall redovisa rätt resultat för verksamhetsåret vilket är detsamma som att alla konton för drift och investeringar till väsentlig del innehåller bokföringsposter som tillhör årets verksamhet. Bokslutet skall redovisa en riktig ekonomisk ställning vilket är detsamma som att saldon på tillgångs- och skuldkonton består av faktiska, externa, fordringar eller skulder per den 31 december 2013. Analys, förslag och motivering Servicenämnden har under 2013 haft en nettoram, för samtliga verksamheter 200-204, på 1 284 tkr. Vid bokslut konstateras att intäkterna blev sammanlagt 428 441 tkr och kostnaderna 429 360 tkr, vilket ger oss ett nettoresultat på -919 tkr. Verksamheterna redovisar därmed en budgetavvikelse med 365 tkr. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär resultatbalansering att budgetmässiga över- eller underskott i driftredovisningen förs över från bokslutsåret till kommande budgetår. Generellt gäller att underskott balanseras regelmässigt, om inte godtagbar motivering lämnats. Underskott balanseras inte om detta beror på omständigheter utanför nämndens kontroll. Verksamhet 200, Servicekontorets administration inkl Valnämnden, redovisar vid bokslut negativ budgetavvikelse med 148 tkr. Förvaltningen föreslår att beloppet resultatbalanseras. Verksamhet 201, Kontorsservice, redovisar vid bokslut negativ budgetavvikelse med 1 239 tkr vilket förklaras av ett underskott på tryckeriet. Åtgärder för att öka/bibehålla tryckeriets omsättning pågår löpande. Verksamheten har inte uppnått den effektivisering som krävdes för att få täckning för föregående års resultatbalansering på 1 518 tkr. Verksamheten begär att underskottet stryks helt. Underskottet på 1 239 tkr har uppstått under perioden 2009-2010 dessförinnan har verksamheten uppvisat positivt resultat. Om 2
verksamheten hade tillämpat sluten redovisning kunde det negativa resultatet kvittats mot tidigare positiva resultat. Övriga verksamheter 202-204 är verksamheter med sluten redovisning, vilket innebär att både över- och underskott balanseras per automatik till kommande år. Förvaltningen föreslår därmed att inte behöva resultatbalansera 1 239 tkr avseende verksamhet 201. Servicenämndens totala investeringsanslag för år 2013 var 49 468 tkr inklusive ombudgeteringar från 2012. Efter årets slut konstateras att 24 010 tkr av medlen använts och därmed återstår 25 458 tkr vid bokslutet. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär ombudgetering att budgetmässiga över- och underskott i investeringsredovisningen förs regelmässigt över från bokslutsåret till kommande budgetår. Förskjutningar av medelsförbrukning får ske mellan år om orsaken är att investeringar beslutade i innevarande (eller tidigare) års budget inte har hunnit slutföras, eller att medgivande erhållits att påbörja investeringar under innevarande budgetår för vilka anslag finns upptagna i nästkommande års budget. Servicekontoret föreslår att servicenämnden begär ombudgetering av dessa 8 047 tkr med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år 2013. Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal bifogas som information, för att upplysa att verksamheten uppnått de för verksamheten uppsatta verksamhetsmål som fastställdes i Verksamhetsplan 2013-2016. Mer detaljerad ekonomiredovisning återfinnes som bilagor, Ekonomisk rapport. Konsekvenser Servicekontorets anslagsfinansierade verksamheter är i behov av de resultatbalanseringar som föreslås för att kunna bedriva verksamhet år 2014 enligt den internbudget som lagts för verksamhetsåret. Samtliga verksamheter är i behov av att få de ombudgeteringar som föreslås, för att kunna slutföra de under 2013 planerade och påbörjade åtgärderna. Ärendets beredning Inom kommunen Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och enhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. 3
Andra grupper 2014-01-13 Inlämningsdag av bokslutsmaterialet till Stadskontoret Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Bokslut 2013 verksamhetsberättelse och personalredovisning med aktiviteter och nyckeltal 2. Ekonomisk rapport För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 4
Helårsutfall 2012 Helårsutfall 2013 Helårs budget 2013 Period utfall jmf fg år RESULTAT Servicekontoret Intäkter 12 620 12 366 12 579-213 -254 (vht 200) Kostnader -15 840-15 917-15 982 65-77 Periodens netto -3 220-3 551-3 403-148 -331 Kontorsservice Intäkter 31 772 33 892 34 871-979 2 120 (vht 201) Kostnader -31 230-33 012-32 752-260 -1 782 Periodens netto 542 880 2 119-1 239 338 Städservice Intäkter 79 021 81 892 79 120 2 772 2 871 (vht 202) Kostnader -78 805-81 464-79 120-2 344-2 659 Periodens netto 216 428 0 428 212 Måltidsservice Intäkter 135 852 160 787 159 387 1 400 24 935 (vht 202) Kostnader -136 294-161 139-159 387-1 752-24 845 Periodens netto -442-352 0-352 90 IT-Service Intäkter 94 030 110 062 97 446 12 616 16 032 (vht 203) Kostnader -94 927-107 782-97 446-10 336-12 855 Periodens netto -897 2 280 0 2 280 3 177 Kommuntransport Intäkter 27 795 29 442 35 380-5 938 1 647 (vht 204) Kostnader -28 025-30 046-35 380 5 334-2 021 Periodens netto -230-604 0 4730-604 -374 SE totalt: Intäkter 381 090 428 441 418 783 9 658 47 351 Kostnader -385 121-429 360-420 067-9 293-44 239 NETTO -4 031-919 -1 284 365 3 112 Helårsutfall 2012 Helårsutfall 2013 Helårs budget 2013 Budgetavvikelse 2013 Budgetavvikelse 2013 Period utfall jmf fg år INVESTERINGS- NETTO Servicekontoret 0 0-2 500 2 500 0 Valnämnden 0 0 0 0 0 Kontorsservice -1 097 0 0 0 1 097 Städservice -377-485 -700 215-108 Måltidsservice -771-1 402-1 444 42-631 IT-Service -20 143-15 568-36 407 20 839 4 575 Kommuntransport -5 121-6 555-8 417 1 862-1 434 SE totalt: -27 509-24 010-49 468 25 458 3 499
Verksamhetsberättelse 2013 Servicenämnden
1 Inledning 2013 har varit ett framgångsrikt år. Verksamheterna har förbättrats, kunderna och den egna personalen blivit nöjdare och prisökningarna förhållandevis små. I jämförelser med andra kommuner, och privata serviceleverantörer, har vi starka nyckeltal och en låg prisbild. Bidraget till kommunens gemensamma mål har också varit framgångsrikt. Vi har haft en god måluppfyllnad och lyckade resultat i de projekt vi engagerat oss i. Omvärldens intresse för oss har också ökat. Under året har vi gästats från 5 olika kommuner som avser förbättra sin serviceorganisation. Vi sätter stort värde på dessa besök då de motiverar oss att fortsätta vårt förbättringsarbete. Takten i detta förbättringsarbete måste dock ske med fingertoppskänsla. Kör vi för hårt belastar vi våra medarbetare hårdare än nödvändigt och ökade korttids sjukskrivningar kan vara ett mått på ansträngning. Detta ska bevakas 2014. Servicekontorets personal samlades den 28 augusti där vårt nya varumärke En enklare vardag lanserades. Där betonades vikten med att arbeta vidare med vår service kultur. Vår uppfattning är att alla medarbetare jobbar i den riktningen. Avvikelser hanteras skyndsamt. Städservice miljöcertifiering banar vägen för övriga verksamheter som avser bli klara 2014. Detta är ett av våra huvudmål för kommande år. Måltidsservice och satsningen på en total matupplevelse fortsätter. Vi finns i 49 olika restauranger där vi tillagar och serverar 12.800 portioner dagligen. Införandet av IS2011 har slutförts och trycket på stöd av vår IT-service har växt. Idag har vi en imponerande IT-miljö med 8.000 datorer, 5.000 surfplattor, 2.000 smartphones, 850 IP-telefoner, 200 servrar, 1.000 trådlösa accesspunkter, 800 switchar, 1.000 skrivare och 350 MFP er (multifunktions printers). Kunderna förväntar sig att dessa ska fungera utan avbrott. Under året har vi utsatts för ett par IT-attacker och skyddet har förstärkts. Parallellt med detta har vi gått över till en Microsoftbaserad e-post hantering (Outlook). IT-service övertagande av telefoniservicen har inneburit en hel del strukturella förändringar, men också en bättre överblick och enklare rutiner för kunderna att kontakta oss. Inför kommande år kommer vi kunna erbjuda en verksamhetsanpassad service med en tydlig prisbild. Kontorsservice har infört nytt hänvisningssystem som ska hjälpa oss med en bättre tillgänglighet och en bättre uppföljning av vår egen service. Kommuntryckeriet brottas fortfarande med dålig lönsamhet och en översyn av verksamheten påbörjades 2013. Kommuntransport har påbörjat sin omställning. Digitala körjournaler har upphandlats och dessa kommer hjälpa oss göra analyser av kommunens fordonsutnyttjande. Samordning av bränslehantering har genomförts och alla kort byttes ut. Samtidigt passade man på att anordna en utställning som betonar fördelarna med miljösmarta alternativ. Samordnat varudistribution har förbättrats ytterligare. Årligen hanteras ungefär 50.000 beställningar med en sammanlagd vikt på ca 4.000 ton. Kommuntransport har även genomfört några projekt av ruttoptimering. Summeringen av 2013 talar sitt tydliga språk..det har varit ett framgångsrikt år. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 2(25)
2 Organisation Inom Servicekontoret finns förvaltningschef samt avdelningarna städservice, måltidsservice, ITservice, kontorsservice, kommuntransport, HR samt administrativ enhet. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 3(25)
3 Viktiga händelser under 2013 Massor av intressanta händelser skedde 2013. Några av dem redovisas här: Servicekontorets personal samlades den 28 augusti där vårt nya varumärke En enklare vardag lanserades. Där betonades vikten med att arbeta vidare med vår servicekultur och värdet av en ökad kundnytta. Kunderna ska uppleva en störningsfri vardag, så att man kan fokusera på sin huvuduppgift. Under år 2013 har Städservice haft internt och externt miljörevision samt lagrevision enligt ISO 14001. Städservice fick sitt miljöcertifikat strax innan årsskiftet. Skol projekt pågår tillsammans med Fastighetskontoret, Barn och Ungdomsförvaltningen samt Miljö och hälsoskyddskontoret. Alla parter samverkar för att förbättra miljö i skolor och förskolor. Elevtävlingar har anordnats på Östergårdskolan och Hovgårdskolan för att minska nedskräpning och förbättra arbetsmiljön för all personal i skolan. Detta uppmärksammades även i TV 4 Hallands reportage Skolsnusk. Arbetsmiljö har varit en stående punkt under året där enheten tillsammans med skyddsombuden arbetat fram checklistor, rutiner och interna föreskrifter som ska användas under kommande året. Under året har måltidsservice arbetat med ordinarie kärnverksamhet samt några större projekt vilka syftar till att skapa ett större värde för kund. Dessa projekt benämns som Guldkant för äldre, måltidsinspiration och timbalprojektet. Vi har även deltagit i tävlingen White Guide Jr där Halmstads kommun fick fjärde plats inom kategorin Sveriges bästa skolkök Inom guldkantsprojektet arbetar vi med äldre personers guldkant i form av matupplevelse. Varje månad under året har minst en större måltidsupplevelse per månad skapats. Vi har tillsammans med Hemvårdsförvaltningen skapat allt från kafferep med sju sorters kakor och hotellfrukost till Nobelmiddag. Inom måltidsinspirationen har vi arbetat med både grundskolor, äldreboende, servicehus och gymnasium. Grunden i detta projekt ligger i att öka restaurangupplevelsen genom att jobba med helheten. Vi har inom detta projekt utbildat vår personal inom matlagning från grunden, planering av arbetet med svinn och ekologiska råvaror. I projektet har vi arbetat med 6 olika restauranger där kunderna har fått smaka nya rätter, upprusade matsalar, nya dukar, nya gardiner och andra förändringar i mat och miljö. Inom timbalprojektet lär vi oss skapa mat från grunden till de äldre som lider av dysfagi. Grundtanken är att våra kunder skall få hemlagad, god och näringsriktig mat som serveras i en restaurangliknande miljö. IT-service har slutfört IS2011, Halmstads kommuns största IT-satsning någonsin. Vi har nu fått en modernare infrastruktur och stabilare IT-miljö. Detta tekniksprång öppnar vägen för nya effektiva arbetssätt och en förenklad administration. Övertagandet av telefonisupporten samt övergång till ny teleoperatör blev administrativt kännbar. Arbetet skedde med insikten att datorer och telefoni blir mer och mer integrerad. Telefonen är idag en dator och dator kan fungera som telefon. Idag har vi en bra bild av vem som använder vad och till vilken nyttjandegrad. Under 2014 kan vi därför aktivt erbjuda kunderna en bättre anpassad lösning. Energisparfunktioner har införts på kommunens datorer och skrivare. Detta har resulterat i en energibesparing på 117.000 kwh. Behovet av IT-support kan mätas med antalet ärenden vi får in och antal ärenden har ökat konstant sedan vi började mäta 2008. Då låg ärendenivån på 14.970 st/år medan idag ökat till 33.970 st/år (en ökning med över 100%). Glädjande är att kundens upplevda nöjdhet är på osannorlika 98%. Kontorsservice har under året fått ny verksamhetschef och fokus har varit kundernas framtida behov. Ett framtida Kontakt Center kommer inverka på kontorsservice och nya stödtjänster behöver inventeras. Kommuntryckeriets dåliga lönsamhet är under översyn och under 2014 fattas beslut om framtida inriktning. Verksamheten har jobbat vidare med LEAN och har genomfört ruttoptimering av sina transporter. Kommuntransport har till uppgift att hantera kommunens långtidshyrda maskin- och fordonspark. Vår fordonspark ökar med ca 5-10 fordon/år och uppgår till ca 650 st enheter (278 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 4(25)
personbilar, 171 liten transportbil, 23 traktorer, 23 tunga lastbilar, 83 släp mm.). Andelen miljöbilar ökar och utgör nu ca 60% av totala andelen bilar. Andelen som drivs med förnyelsebart bränsle uppgår till ca 33%. Samordning av kommunens bränslehantering har införts och i samband med detta genomfördes en utställning där fördelarna med miljösmarta val motiverades. Arbetet med att ta fram ett miljöredovisningssystem ( Frida ) har fortsatt och i samverkan med andra kommuner kommer ett transparent verktyg kunna presenteras. Upphandlingen av digitala körjournaler har avslutats och under 2014 kommer montering genomföras i våra fordon. Samordnad varudistribution har fått ny leverantör och samordningsgraden ökat ytterligare. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 5(25)
4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Prognos för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. 4.1 Målområde: Demokrati och dialog 4.1.1 Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål). 4.1.1.1 Telefonväxeln ska erbjuda snabb service. Kommentar Tillgängligheten mäts hela tiden och vecka 51 var den på 94%. Tillgängligheten under införandet det nya hänvisningssytemet var lägre (under någon vecka) och det kan förklaras med tekniska införandeproblem som skapade lägre väntetider.. Mätetal Målvärde Utfall Andel samtal till Halmstads kommuns televäxel som besvaras inom 25 sekunder. 80% 80% Under hösten hade vi sämre servicegrad på grund av införandet av ett nytt hänvisningssystem.servicegraden ökar kontiunerligt eftersom systemet blir mer intrimmat. Aktiviteter Mätning av svarstider Skapa en svarspolicy Proaktiva kontakter med kunder för att utveckla telefoniservice som passar kundernas behov. Senaste kommentaren Mätning av svarstider pågår ständigt med hjälp av vårt nya hänvisningssyteem En svarspolicy är upprättad för telefonisttjänsten. Dock är detta ett levande dokument som kompletteras och följs upp kontinuerligt på arbetsplatsträffar och arbetsmöten. Proaktivt arbete sker löpande med telefonisterna ute hos kunderna. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 6(25)
4.1.1.2 Bra bemötande i telefonväxeln. Kommentar Service och bemötande är stående punkter vi arbetar med hela tiden och ämnet tas upp på alla arbetsplatsträffar. En kvalitetsundersökning skulle gjorts under hösten 2013 men resultatet går inte att lita på då vi har sjösatt vårt nya hänvisningssystem. Mätetal Målvärde Utfall Quality index 86% 0% Pga av byte av hänvisningssystem har vi inte inte kunnat mäta Quality Index. Aktiviteter Genomföra mätning av bemötande i telefonväxel Senaste kommentaren Mätning genomfördes under hösten 2013. Vi kan inte tillgodoräkna oss resultatet då införandet av vårt nya hänvisningssytem innebar stora problem för oss. 4.1.2 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål). 4.1.2.1 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. Mätetal Målvärde Utfall Andel matråd 100% 100% Antal dialogmöten med allmänheten. 2 7 Andel återkopplade synpunkter från invånare i Halmstads kommun. 100% 100% Antal (st) inkomna synpunkter från invånare 34 Andel (%) positiva synpunkter 60% 82,4% Andel tillgängliga servicenämndshandlingar på hemsidan 100% 100% Aktiviteter Dialogmöten med elever, föräldrar till elever i skolor och förskolor + med servicenyttjare och anhöriga till dessa inom vård och omsorg. Vid minst ett tillfälle inleda nämndsmöte med dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) Aktivt stimulera feedback Senaste kommentaren 2013-11-11 hade Servicekontoret bjudit in allmänheten till dialogmöte, kost och städ skulle diskuteras. Möten med elever pågår ständigt via städ- resp kostråd. 6 möten genomförda med samtliga föräldrargrupper på Eldsberga skolan. Genomfördes med samtalsämne städning av skolor och offentlig mat Pågått under hela året. Responsen låg i förhållande till gjorda insatser. Nya metoder bör undersökas 2014. Sociala medier? Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 7(25)
4.2 Målområde: Miljö och energi 4.2.1 Koldioxidutsläppen från energianvändningen (per invånare) ska minska med 45 procent mellan år 1990 och 2020 (konkretiserat mål). 4.2.1.1 Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution Kommentar Samordningsgraden ökar (från 55% till 63% under året) Mätetal Målvärde Utfall Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) 55% 63% Aktiviteter Upplysa kund om samordnad varudistribution Leta nya produktområden och uppvakta kund Senaste kommentaren Informationsdagar på biblioteket genomförda i januari. Förslag lagda tex distribution av datorer/läsplattor Förslag om att transporter mellan biblioteken kan ske via internposten 4.2.1.2 Minskade utsläpp från kommunens fordon och maskiner Mätetal Målvärde Utfall Utsläpp koldioxid (antal ton), basår 2013 Minskning av utsläpp (%), basår 2013 Uppföljning och återrapportering möjlig att påbörjas 1 jan 2014. Aktiviteter Undersöka intresse från förvaltningarna av eko-driving utbildning Genom upphandling kunna erbjuda förvaltningar möjlighet att köpa biogas ("grön" fordonsgas) Återmata statistik runt kundernas bränsleförbrukning och CO2 avtryck (2013 basår) Senaste kommentaren Idagsläget finns inget underlag för upphandling. Ärendet ligger hos energirådgivarna. Olika förvaltningar har olika behov. Upphandling avslutad. Fordon finns att beställa. Nya ordning för bränslekort i kommunen infördes per den 1 dec 2013. Hela införandet beräknat vara klart till den 31/12 2013 Statistik ska gå att ta ut per den 1/1 2014 4.2.1.3 Effektivare planering av transporter inom servicekontorets verksamheter. Kommentar Kontorsservice har ruttoptimerat postrundorna och börjat planera leverans av IT-utrustning med Postservice. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 8(25)
Aktiviteter Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Senaste kommentaren Kartläggning av postrunderna är genomförd Ruttoptimering genomförd. 4.2.2 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål). 4.2.2.1 Energisparande IT Kommentar Energisparfunktionerna på våra IT-arbetsplatser är igång sedan i slutet av 2012. Detta år har vi trimmat lite hårdare, så att datorerna går ner i strömsparläge vid inaktivitet redan efter kl 17.00. De startar först när de börjar användas igen. Vi ser idag att vi sparar minst 10% energi ute på arbetsplatserna. Detta motsvarar (ca) 10,4 MWh/år totalt för Halmstads kommun. Mätetal Målvärde Utfall Virtualiseringsgrad i serverrum. 70% 70% Sparad energi i % per dygn, basår 2012 5% 8% Aktiviteter Senaste kommentaren Införa centraliserade energisparfunktioner Genomförd på mfp och arbetsdatorer i vårt närverk Konsolidera fysiska servrar till virtuella kluster. Virtualiseringsgraden är ca 70%. 4.2.2.2 Energismart på jobbet Kommentar Genomförd. Mätetal Målvärde Utfall Andel anställda som fått utb/info 100 100 4.2.3 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål). 4.2.3.1 Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Mätetal Målvärde Utfall Andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen 90% 87% Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 90% 42% Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med biogas 100% 100% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 9(25)
Mätetal Målvärde Utfall Andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen 10% 1% 45% 36% Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 90% 20% Nyanskaffade fordon under 3,5 ton: Förnyelsebara bränslen:62 av 71 nyanskaffade fordon drivs med förnyelsebara drivmedel = 87% Biogas: 30 av 71 nyanskaffade fordon drivna med biogas = 42% Andel av kommunens fordon under 3,5 ton: Förnyelsebara bränslen:161 av 449 fordon drivs med förnybart bränsle = 36% Biogas: 88 av totalt 449 fordon drivs med biogas= 20 % Aktiviteter Att genom upphandling ge kommunens verksamheter möjlighet att välja fordon som drivs av biogas Genomföra seminarie om biogas, fordonsgas och förnyelsebara drivmedel. Informera beställare om fullmäktiges mål Informera beställare om uppdaterade riktlinjer för tjänstefordon Senaste kommentaren Upphandling avslutad. Fordon finns att beställa. Seminarie hölls av EON på arenadagarna i november i samband med bränslekortsutlämning Information finns på Intranät samt i serviceportal. Dessutom löpande dialog med beställare. De nya riktlinjerna finns publiserade på Intranätet 4.3 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 4.3.1 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). 4.3.1.1 Erbjuda prova på platser Kommentar Uppfyllt med 7 platser (målvärde 6) Mätetal Målvärde Utfall Antal prova på-platser 6 7 4.3.1.2 Erbjuda platser för Sommarkraft Kommentar Under våren anmäldes 30 platser, 10 ytterligare anmäldes efter att anslaget höjdes. Mätetal Målvärde Utfall Antal platser som anmälts till Sommarkraft 30 40 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 10(25)
4.4 Målområde: Omsorg och stöd 4.4.1 Den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) 4.4.1.1 Öka mängden mat lagad från grunden. Kommentar 93% mat lagad från grunden under 2013. Mätetal Målvärde Utfall Andelen mat lagad från grunden 92% 93% 4.4.1.2 Socialstyrelsens NKI-undersökning ska påvisa nöjdare kunder. Kommentar 86 % Nöjda kunder enligt 2013 års NKI. Mätetal Målvärde Utfall Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen 73 86 4.4.1.3 Öka andelen ekologisk mat Kommentar Utfall 25,6% (mål 25%) Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiskt producerade livsmedel 25% 25,6% 4.5 Målområde: Resor och trafik 4.5.1 Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska med tio procent mellan 2009 och 2014 (konkretiserat mål). Aktiviteter Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar. Behovsanalys av kommunens tjänstefordon Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov (nyttjandegrad) Senaste kommentaren Går ej att redovisa förrän digital körjournal är installerad i kommunens fordon. Detta väntas ske under 2014. Förseningar i utrullning av KomMa gör att vi tar med målet till 2014. Mätning/uppföljning och inmatning i systemet pågår. Översynen går inte att genomföra förrän digitala körjournaler och införandet av nya bränslekort skett. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 11(25)
4.5.1.1 Minska tjänsteresor i Servicekontorets verksamheter. Kommentar En ruttoptimering är gjord på Postservice där vi mätt rundorna med GPS. Vi kommer att under våren 2014 se över förbättringsförslagen och provköra förslagen på ruttoptimering. IT-service resor har minskat jämfört med samma period 2012. Detta beror framförallt på minskade leveranser, kvalitetshöjningen av infrastrukturen har lett till mindre hårdvarurelaterade problem, samt bättre samordning av leveranser. För Städservice har nya städuppdrag inneburit längre färdsträckor. Här har resorna ökat 2013. Mätetal Målvärde Utfall Andel körda mil inom servicekontoret (basår 2011=100 %) 80% 122% Aktiviteter Grundlig genomgång av Resor i tjänsten på arbetsplatsträffar. Genom att införa moderna IT-verktyg, och genom en modernisering av vår It-infrastruktur, samt effektivare logistik, ska resor för IT-tekniker minska. Beräkna energianvändning i MWh avseende tjänsteresor Använd cykeln i jobbet Beräkna CO2 utsläpp för tjänsteresor med flyg Senaste kommentaren Genomförd Tjänsteresor med bil inom ITservice har minskat Pågår. Förseningar i införandet av KomMa och FRIDA gör att vi tar med målet till 2014. På IT-Service ser vi ett ökat användande av de cyklar vi har. Framförallt beror detta på att vi numera har två elcyklar, men på deras placering. På måltidsservice används cykel till kortare transporter i tjänsten. Josephine har mer än halverat sina tjänsteresor med bil. På Kontorsservice kan Postservice inte använda sig av cyklar på grund av mängden gods som skall förflyttas på kort tid. Chefena har gångavstånd mellan verksamheterna så att cykla är inte nödvändigt. Städservice personal/vikarier använder cyklar och elcyklar till kortare avstånd. 2 personer har deltagit i projekt hälsotrampare apr-okt. 33 enkelresor med flyg har medfört ett CO2 utsläpp på 2629 kg. Destination Halmstad- Stockholm = 29 resor Halmstad-Bromma-Visby= 4 resor Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 12(25)
4.6 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa 4.6.1 Den mat som serveras i den verksamhet som kommunen bedriver ska så långt som möjligt lagas från grunden. Användningen av lokala råvaror ska främjas (konkretiserat mål). 4.6.1.1 Öka mängden mat lagad från grunden. Kommentar 93% mat lagad från grunden under 2013. Mätetal Målvärde Utfall Andelen mat lagad från grunden 92% 93% Andel lokala (svenskproducerade) råvaror av totala mängden inköpta råvaror. Basår=2012 75% 79,2% Aktiviteter Aktivt deltagande vid (mat-)upphandlingar Lägga till fler ekologiska produktgrupper i upphandling. Bevaka utveckling av definitioner och mätmetoder för närproducerade livsmedel. Erbjuda beräkningar som tjänst till övriga förvaltningar som hanterar livsmedel. Förutsätter att mätmetoder finns. Senaste kommentaren Måltidsservice deltar vid alla pågående upphandlingar. Måltidsservice arbetar ständigt med att hitta nya ekologiska produktgrupper att upphandla. Ständig utveckling Måltidsservice erbjuder Buf och Hemvårdsförvaltningen att mäta ekologiska livsmedel och mat från grunden 4.6.2 Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade år 2013 (konkretiserat mål). 4.6.2.1 Minst 25% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år 2013. Kommentar Utfall årsbokslut 25,6% (mål 25%) Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiskt producerade livsmedel 25% 25,6% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 13(25)
4.7 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar 4.7.1 Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) 4.7.1.1 Skapa grupper av servicepersonal Kommentar Målet, 2 grupper, är uppfyllt. I rådhuset pågår projektet med en enklare vardag för kunden. Det är ett samarbete mellan servicekontorets verksamheter måltidsservice, städservice och kontorsservice. En utvidgning med IT-service planeras också. Mätetal Målvärde Utfall Antal grupper som arbetar med FM-koncept och därmed ger en jämnare könsfördelning i arbetet. 2 2 Aktiviteter Kontakt mellan verksamheter inom servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret Senaste kommentaren Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. 4.7.1.2 Öka acceptans/respekt mellan medarbetare och i förhållande till kunder Kommentar Målet för medarbetarundersökningen har uppnåtts. Aktiviteter för att stimulera jämställdhets- och mångfaldstänkande har genomförts. Servicegrupper gör att män och kvinnor träffas mer i arbetet än tidigare. Andelen anställda av underrepresenterat kön har ökat från 5,6% (2012) till 6,2%. (2013). När målet 6,4% sattes var inte utfallet för 2012 känt. Mätetal Målvärde Utfall Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering 87% 87% 3 3 Antal nyanställda av underrepresenterat kön. 2 2 Antal grupper som arbetar med FM-koncept och därmed ger en jämnare könsfördelning i arbetet. 2 2 Andel anställda av underrepresenterat kön. 6,4% 6,2% Aktiviteter Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön att söka. Kontakt mellan verksamheter inom servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret Senaste kommentaren Mall används vid extern annonsering i verktyget Offentliga Jobb. Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 14(25)
4.7.1.3 Kunskap om jämställdhetsarbete ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Kommentar Jämställdhetsplanen för 2013 (även aktiviteter 2014 och 2015) har utformats efter att alla APTgrupper gått igenom ett frågematerial. Resultaten har sammanställts av ledningen, planen har antagits i samverkansgrupp och nämnd. I Kick vidare-arrangemanget för all personal ingick människors/medarbetares lika värde. Alla chefer har fått uppdraget att lyfta fram jämlikhetsfrågorna i redovisningen av medarbetarenkätens resultat. I medarbetarundersökningen fick frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" genomsnittsbetyget 4,2. Det var samma siffra som i 2011 års undersökning, målet hade satts till 4,3. 87% svarade att "Alla bemöts med respekt". Mätetal Målvärde Utfall Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) 3 3 4,3 4,2 87% 87% Aktiviteter Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Undersöka om anställningsvillkor och arbetsförhållanden främjar eller hindrar jämställdhet Fokusgrupper av medarbetare arbetar fram planer och aktiviteter inom hälsa, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald Senaste kommentaren Respektive verksamhet utvärderar sina lönekriterier och förbättrar inför nästkommande år. Alla arbetsplatsträffar har under våren 2013 gått igenom frågor om jämställdhet och svarat hur situationen ser ut i deras arbetsgrupper. Utöver samverkansgruppen har en grupp medarbetare träffat förvaltningschefen för att prata om mål för servicekontoret och arbetsmiljön på arbetsplatserna. 4.7.2 Ett Halmstad tillgängligt för alla (övrig prioritering) 4.7.2.1 Ett Halmstad tillgängligt för alla Kommentar Aktiviteter genomförda Mätetal Målvärde Utfall Antal aktiviteter för tillgänglighetsökning 3 3 Aktiviteter Ansökan om medel ur Tillgänglighetsmiljonen Senaste kommentaren Inga (externa) resurser erhållna. 3 aktiviteter genomförda. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 15(25)
5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 5.1 Nämndens/styrelsens mål 5.1.1 I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Senaste kommentaren Instruktionsfilm producerad och finns på IntraNet. Seminarium med utställning genomförd höst -13. Aktiviteter Ta fram informationsmaterial Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon. Senaste kommentaren Instruktionsfilm framtagen och marknadsförd på intranät och i nyhetsbrev Genomförda förändringar i kontoplanen kommer att ge resultat först i 2014 redovisning 5.1.2 Service och bemötande Senaste kommentaren IT-Service pratar kontinuerligt om service- och bemötande, vilket återspeglas i de mätningar vi gör vad gäller nöjd-kund-index. Måltidsservice diskuterar service och bemötande på varje APT. Service och bemötande tas upp på varje APT, Städservice Mätetal Målvärde Utfall NöjdKundIndex 80% 78,4% Bedömd servicegrad, ITS 95% 97% Aktiviteter Aktivt lyfta upp service och bemötande i arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. Utvidga matråden till kunddialog även för städverksamhet. Aktivt stimulera feedback Senaste kommentaren Service och bemötande är stående punkter på arbetsplatsträffar och arbetsgruppsmöte, och ingår även i våra serviceplaner. Städservice diskuterar service och bemötande på varje APT. Genomfört och ökas ytterligare 2014 Pågått under hela året. Responsen låg i förhållande till gjorda insatser. Nya metoder bör undersökas 2014. Sociala medier? Enkät NKI på Kontorsservice mättes till 78% NKI på IT-Service mättes till 97.3% NKI på Städservice mättes till 78% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 16(25)
Aktiviteter Ta fram en telefonpolicy för servicekontoret. Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Senaste kommentaren Telefonpolicy är framtagen för telefonisterna. Mätningen görs flera gånger under året, senast mätning i september-oktober. 5.1.3 Utredningsuppdrag 2013 Senaste kommentaren Genomfört Aktiviteter ISO 14001 utredning av miljöcertifiering Utreda möjligheten att servera 2 rätter i skolrestauranger varav 1 klimatsmart rätt. Senaste kommentaren Slutrapporterad till nämnd på nämndsmöte 11 juni 2013 Nämnsmöte 2013-05-08 beslutade att införa två rätter i grundskolan varav en skall vara vegetarisk. sjutton grundskolor börjar hösten 2013 och 9 ytterligare våren 2014. De fyra återstående skolorna kommer utredas vidare men tidssätts inte. 5.1.4 Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden Senaste kommentaren Ingår som del av nämndens internkontroll Mätetal Målvärde Utfall Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom SEverksamheten 100 121 Andel avvikelser av totala antalet genomförda kvalitetskontroller 12% 6% 5.1.5 Minska matsvinnet inom Måltidsservice Senaste kommentaren Utfall av matsvinnet lägre än nämndens mål Mätetal Målvärde Utfall %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor 8% 6,7% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 17(25)
5.1.6 SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor, etiskt och miljömärkta varor Senaste kommentaren Pågår och ökar. Genomförd på frukt och kaffe. Svår att mäta på expenser och kontorsmateriel. Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiska och/eller etiskt märkta varor av SE inköp för eget bruk 50% 50% Andelen miljömärkta produkter ska öka 55% 55% 5.1.7 Minska korttidsfrånvaro Senaste kommentaren Antalet sjukdagar per anställd har minskat från 18 till 16,5 (se personalredovisningen, jämfört med föregående år). Jämfört med 2012 har korttidsfrånvaron ökat. Det målvärde som sattes i verksamhetsplanen för 2013 jämförde med utfallet 2011 (6,0). Korttidsfrånvaro är högst 14 dagar. Sjuklönekostnad i förhållande till antal anställda kan bara ses som en tendens och detta jämförelsetalet följs endast på Servicekontoret, inte i kommunens totala redovisning. Siffran har ökat med cirka 3%. Det förstärker bilden av en ökad andel korttidsfrånvaro. Långtidsfrånvaron har inte någon kostnad i redovisningen men naturligtvis kostar den mycket för verksamheten och samhället i stort. Hälsoinspiratörer har utbildats och bjuder in all personal till fritidsaktiviteter. Närvaron är relativt låg vilket gör att satsningen kommer att utvärderas inför budgetarbetet 2015. Förvaltningens hälsofrämjande arbete inom egen budget är omfattande. Mätetal Målvärde Utfall Sjukdagar/anställd korttidsfrånvaro 5,9 5,7 Sjuklönekostnad i förhållande till antal anställda - - Antal hälsoinspiratörer 10 10 Kostnad för hälsofrämjande insatser i förhållande till antal anställda 800 Aktiviteter Skapa nätverk av hälsoinspiratörer Aktivt använda företagshälsovårdens tjänster Senaste kommentaren Nätverket har utbildats och ordnat aktiviteter under året. Inför 2014 har fler medarbetare anmält sitt intresse. Servicekontoret använder företagshälsovården inom såväl hälsofrämjande, förebyggande som rehabiliterande områden. Det är exempelvis hälsoinspirerande föreläsningar och utbildningar för chefer och inspiratörer. Ett annat exempel är arbetsplatsträffar där företagshälsovården medverkat för att kartlägga varje arbetsgrupps behov. Aktiviteter har genomförts med tema fysisk hälsa, psykisk hälsa och helheten dvs även social hälsa och aktiviteter på fritiden. Några arbetsgrupper har fått prova på att träna på arbetstid med konditionsmätningar före och efter projektet. Chefer och medarbetare har också beställt individuella bedömningar, råd och stöd. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 18(25)
Aktiviteter Stimulera medarbetarna att välja cykel isf bil Använda utredningsarbetsplatser i förebyggande syfte. Fokusgrupper av medarbetare arbetar fram planer och aktiviteter inom hälsa, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald Senaste kommentaren Arbetscyklar finns, även elcyklar. Städservice har flera arbetsplatser som erbjuder utredningar vid korttidsfrånvaro, återgång efter lång ledighet och/eller kompetensutveckling. Måltidsservice använder handledarna i första hand vid sjukskrivningar men kommer att prova även förebyggande insatser. Övriga verksamheter har än så länge inte några utbildade handledare. Utöver samverkansgruppen har en grupp medarbetare träffat förvaltningschefen för att prata om mål för servicekontoret och arbetsmiljön på arbetsplatserna. 5.1.8 NMI (nöjd medarbetarindex) ska öka Senaste kommentaren Medarbetarindex 79 gav servicekontoret en delad förstaplats i kommunen. Mätetal Målvärde Utfall NMI (nöjd medarbetarindex) 78 79 Aktiviteter Utbildning för arbetsledande personal i stresshantering, hälsofrämjande arbete Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen Senaste kommentaren Alla chefer har fått utbildning via företagshälsovården. Hälsofrämjande arbete 3 halvdagar, psykosocial arbetsmiljö 1 dag. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet följer årsplanen för övrig verksamhetsplanering. Det innebär att en prognos görs för varje tertial. 5.1.9 Öka acceptans/respekt mellan medarbetare och i förhållande till kunder Senaste kommentaren Målet för medarbetarundersökningen har uppnåtts. Aktiviteter för att stimulera jämställdhets- och mångfaldstänkande har genomförts. Servicegrupper gör att män och kvinnor träffas mer i arbetet än tidigare. Andelen anställda av underrepresenterat kön har ökat från 5,6% (2012) till 6,2%. (2013). När målet 6,4% sattes var inte utfallet för 2012 känt. Mätetal Målvärde Utfall Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering 87% 87% 3 3 Antal nyanställda av underrepresenterat kön. 2 2 Antal grupper som arbetar med FM-koncept och därmed ger en jämnare könsfördelning i arbetet. 2 2 Andel anställda av underrepresenterat kön. 6,4% 6,2% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 19(25)
Aktiviteter Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön att söka. Kontakt mellan verksamheter inom servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret Senaste kommentaren Mall används vid extern annonsering i verktyget Offentliga Jobb. Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. 5.1.10 Kunskap om jämställdhetsarbete ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Senaste kommentaren Jämställdhetsplanen för 2013 (även aktiviteter 2014 och 2015) har utformats efter att alla APTgrupper gått igenom ett frågematerial. Resultaten har sammanställts av ledningen, planen har antagits i samverkansgrupp och nämnd. I Kick vidare-arrangemanget för all personal ingick människors/medarbetares lika värde. Alla chefer har fått uppdraget att lyfta fram jämlikhetsfrågorna i redovisningen av medarbetarenkätens resultat. I medarbetarundersökningen fick frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" genomsnittsbetyget 4,2. Det var samma siffra som i 2011 års undersökning, målet hade satts till 4,3. 87% svarade att "Alla bemöts med respekt". Mätetal Målvärde Utfall Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) 3 3 4,3 4,2 87% 87% Aktiviteter Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Undersöka om anställningsvillkor och arbetsförhållanden främjar eller hindrar jämställdhet Fokusgrupper av medarbetare arbetar fram planer och aktiviteter inom hälsa, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald Senaste kommentaren Respektive verksamhet utvärderar sina lönekriterier och förbättrar inför nästkommande år. Alla arbetsplatsträffar har under våren 2013 gått igenom frågor om jämställdhet och svarat hur situationen ser ut i deras arbetsgrupper. Utöver samverkansgruppen har en grupp medarbetare träffat förvaltningschefen för att prata om mål för servicekontoret och arbetsmiljön på arbetsplatserna. 5.1.11 Effektivare planering av transporter inom servicekontorets verksamheter. Aktiviteter Senaste kommentaren Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 20(25)
6 Prioriteringar En av nämndens prioriteringar var att bättra på det strategiska jämställdhetsarbetet. Genom att skapa serviceteam fick vi en blandning av könstillhörigheter som naturligt härstammade från kvinno- reps mansdominerade yrkesgrupper. Två team sattes i operativ drift och erfarenheterna blev goda. Inför 2014 ska vi försöka identifiera fler platser där serviceteam kan skapas. Parallellt med detta avsåg vi öka andelen av underrespresenterat kön när vi skulle nyrekrytera. Andelen nyrekryteringar har varit låg och/eller så har inte de sökande hållt tillräckligt god kvalitet för att motivera prioritering. Vi har ökat andelen underepresenterat kön, men målet 6,4% har inte nåtts. Vi anser dock att vår jämställdhetsplan 2013 är av god kvalitet och att ansträngningarna fortsätter 2014. Vi tar med oss insikterna och fortsätter med att förbättra. 2013-års NMI-mätning var ytterst positiv. Servicekontorets personal tillhör de nöjdaste i hela Halmstads kommun. Varje arbetsgrupp har till uppgift att, i samverkan med personalen, göra en handlingsplan för att förbättra oss (ytterligare). Vi avser vara i topp även nästa mätning - 2015. Målet att minska skadorna på kommunens fordon har inte nåtts. Trots informationskampanjer och en eget producerad reklamfilm fortsätter kostnaderna att öka. Förhoppningsvis kan vi få våra kunder att själva reagera i samband med att statistik från vårt fordonsadministrativa system (KomMa) kan offentliggöras. Målet att redovisa två utredningsuppdrag har genomförts: ISO 14001 miljöcertifiering samt 2- rätter i skolmatsat varav en klimatsmart rätt. Dessutom har en förstudie av kommuntryckeriet genomförts. Ärendet är på remiss och behandlas under 2014. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 21(25)
7 Verksamhet och resultat Uppföljning av övriga nyckeltal för Servicekontoret Servicekontoret övergripande Andelen intäkter i förhållande till anslag Intäkt i snitt per internfaktura Intäkt i snitt per externfaktura Helår 2012 Tertial 1 2013 Tertial 2 2013 Årsrapport 2013 99,16% 99,22% 99,22% 99,20% 29 455 50 371 39 500 30 949 10 962 13 301 15 818 13 642 Kontorsservice Telefoni: antal besvarade samtal under 30 sekunder Telefoni: årskostnad för telefoni/anställd Postservice: Totalkostnad per hämtställe (173st) Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd Rådhusreception: Totalkostnad per anställd Rådhusreception: Totalkostnad per besökare Tryckeriet: Totalkostnad per order Ej mätbart 80,00% 80,00% 80,00% 2021 1800 2300 2965,24 11689,5 7000 8000 10253,73 10366,5 5500 5500 5824,41 5382,2 4500 4500 4414,15 55,6 100 100 86,26 1746 1911,90 1 862,71 1991,87 Städservice Antal städobjekt totalt hela verksamheten Antal städobjekt per anställd Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) 307 307 308 308 1,64 1,65 1,64 1,64 327,4 329,1 329,1 329,1 BUF skolor 275,4 275,8 275,8 275,8 Förskolor 166,8 160,5 160,5 160,5 Utbildnings- o arbmarknad 344,1 362,5 362,5 362,5 Hemvårdsförvaltningen 352,5 390,2 390,2 390,2 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 22(25)
Uppföljning av övriga nyckeltal för Servicekontoret Övriga förvaltningar 346,4 351,6 351,6 351,6 Antal städmaskiner/person 1,18 1,08 1,08 1,11 Måltidsservice Antal serverade portioner / anställd / månad Overheadkostnader i % av omsättningen Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden 1517 1534 1534 1535 8,10% 7,35% 7,35% 7,30% (se nedan) Grundskola 25,10/31 26,3/30,22 26,3/30,22 26,3/30,22 Särskilda boenden 107/104 107/105 107/111,70 107/111,7 Portionsförpackad mat 48,5/58 48,5/58 48,5/58 48,5/58 IT-service Antal datorer (i kommunens regi) per anställd IT-tekniker Antal ärenden per ITtekniker per månad Andel virtualiserade servrar (%) Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) 201 210 212 213 73 92 83 77 60% 69% 70% 70% 55% 53% 55% 51% Kommuntransport Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) Ingen uppgift Ingen uppgift Ingen uppgift Ingen uppgift Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 23(25)
8 Utvecklings- och kvalitetsarbete Servicenämndens verksamheter befinner sig i ständig utveckling. Varje affärsområdeschef har som prioriterad uppgift att utveckla sina verksamheter. Utvecklingen ska ske med fokus på kostnadseffektiva förbättringar och en ökad kundnytta. Servicekontoret har under 2013 ingått i arbetsgrupp för Kvalitetsnätverk, som syftar till att ta fram ett lednings- och kvalitetssystem för Halmstads kommun. I samband med att hela servicenämndens verksamhet miljöcertifieras kommer vi bädda för en kvalitetscertifiering. Dessa båda certifikat ligger nära varandra i systemtänk och det ena arbetssättet främjar det andra. Våra (egna) kvalitetskontroller påvisar en hög kvalitet. Bara på städ genomfördes 240 kvalitetskontroller. Andelen godkända kontroller uppgår till 92% (målet var minst 88% godkända). Trots detta ska vi undersöka orsakerna till de 8% som inte godkänns. LEAN-konceptet har varit referens till kartläggning av arbetsprocesserna inom många av våra områden och det visar sig inte minst i bättre flödeskontroll och minskat produktionssvinn. Städpersonalen har gjort den "städbok", där de delar med sig av sina bästa tips. Denna har blivit väldigt uppskattad både internt och externt. Under 2013 införde vi "Skattkistan". En plats i vårt interna nätverk där vi kunde låta personalen lägga sina förbättringsförslag. Det började lite trögt men satte fart efter halvårsskiftet. Många av förslagen som kommer in är direkt genomförbara, och ligger väl i linje med vad vi försöker uppnå. Vårt deltagande i EY-nätverket har bekräftat bilden av oss som resurseffektiva och nytänkande. EY-nätverket består av flera andra kommuner, men också privata företags jämförelsetal. Vi väljer att avstå detta nätverk under 2014 och istället fokusera på vårt interna arbete. Avsikten är dock att återuppta dessa kontakter och göra nya jämförelser under 2015. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 24(25)