Förslag till svar på motion om upphandling av mat

Tjänsteskrivelse 2011-09-23 Handläggare: Madelene Lagerlöf FHN 2011.0047 Folkhälsonämnd Förslag till svar på motion om upphandling av mat Sammanfattning Folkhälsonämnden har beretts tillfälle att yttra sig över motionen om upphandling av mat (Diarienr: KS 2011.0055). Motionen är ställd av Centerpartiet i Karlskoga, genom Inga-Lill Andersson. Motionen föreslår kommunfullmäktige i Karlskoga att ge uppdrag åt folkhälsonämnden att göra en översyn: Av vilka krav som ska ställas vid upphandling av mat Att information når lokala producenter innan upphandlingar Att upphandlingen delas in i flera olika produktgrupper och områden för att öppna upp för mindre aktörer. Motionen har lämnats vidare till Barn- och utbildningsnämnden, Gymnasienämnden, Socialnämnden och Folkhälsonämnden för yttrande. Folkhälsonämnden har i sitt motionssvar, skrivit yttrande om de tre punkterna som lagt fram i motionen. Utifrån det redovisade resultatet föreslås att: 1. Av vilka krav som ska ställas vid upphandling av mat Uppdraget avslås då de krav som ställs idag är redan så höga och anpassade efter verksamhetens behov att ytterligare översyn inte behövs. 2. Att information når lokala producenter innan upphandlingar Uppdraget avslås då upphandlingar idag annonseras på flera olika sätt och att producenters/aktörers egenansvar måste gälla. 3. Att upphandlingen delas in i flera olika produktgrupper och områden för att öppna upp för mindre aktörer Förslag att fullmäktige ger folkhälsonämnden i uppdrag att göra en översyn av upphandling och upphandlingsorganisation i enlighet med motionen. Att översynen görs i samverkan med Degerfors kommun då verksamheten är samordnad i den gemensamma folkhälsonämnden. h:\dokument\diariet utskick\2011-10-12\ärende 06 förslag till svar på motion om upphandling av mat\förslag på svar på motion om upphandling av mat.doc

2 (7) Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 23 september 2011 Centerpartiets motion om upphandling av mat Bakgrund I Sverige uppskattas offentlig upphandling årligen omsätta ca 500 miljarder kronor. De offentliga inköpen regleras genom upphandlingslagstiftning som bygger på gemensamma EU-regler. Syftet med reglerna är att säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EUs inre marknad så att upphandlande myndigheter och enheter i Europa på ett öppet sätt ska kunna utnyttja konkurrensen och tillvarata det offentligas medel på bästa möjliga sätt. Reglerna ska skapa möjligheter för leverantörer i olika EU-länder att tävla på lika villkor i varje enskild upphandling. Det säkerställs genom tillämpning av principerna om likabehandling och ickediskriminering. Lagen om offentlig upphandling (LOU) bygger på EU-direktiv och motsvarande regler gäller därmed i övriga länder i den Europeiska Unionen. LOU gäller för myndigheter och annan verksamhet som finansieras med allmänna medel såsom exempelvis kommuner, landsting och statliga myndigheter. Karlskoga kommun deltar i en inköpssamverkan med länets samtliga 12 kommuner samt västra mälardalens kommunförbund. I länssamverkan får kommunerna hjälp med det administrativa förfarandet kring förfrågningar. Kommunerna bjuds in till aktuella upphandlingar där sakkunniga inom de respektive områden deltar. Varje kommun är en upphandlande myndighet som tecknar sina egna avtal vilket innebär att leverantörer inom ett upphandlat område kan variera mellan kommunerna. Aktuella upphandlingar annonseras via Opic liksom på kommunernas hemsida. På Opic kan producenten registrera sig och får på så vis uppdateringar om aktuella upphandlingar. I länssamverkan gällande upphandling av mat, där folkhälsoförvaltningen har en sakkunnig representant, deltar 15 upphandlande myndigheter med sammanlagt 550 leveransenheter. Med leveransenhet menas ett kök som har behov av leverans av varor. Det kan vara allt från daglig leverans till ett par gånger om året. Leveransenheterna är olika i storlek och har därför behov av olika produkter. Beskrivning av ärende Folkhälsonämnden har beretts tillfälle att yttra sig över motionen om upphandling av mat (Diarienr: KS 2011.0055). Motionen är ställd av Centerpartiet i Karlskoga, genom Inga-Lill Andersson, och har lämnats vidare till Barn- och utbildningsnämnden, Gymnasienämnden, Socialnämnden och Folkhälsonämnden för yttrande.

3 (7) 2011-09-23 Motionens lydelse: Den offentliga maten är ett hett debattämne idag och på många håll hörs önskningar om mer ekologiskt och mer närproducerat. Det är viktigt att ställa krav på produkterna när en kommun upphandlar livsmedel men kraven får inte bryta mot de regler som gäller för offentlig upphandling. Stora företag som Menigo och Servera kan lämna anbud på allt från kryddor och sylt till mjölk, grönsaker och färdiga köttbullar. För en mindre producent är det avgörande att kunna lämna anbud på enstaka produkter och kanske välja att göra det bara i en del av kommunen. Att dela upphandlingen i flera olika produktgrupper och områden och tillåta att man lägger anbud på en vara/produkt är anpassningar som släpper in mindre aktörer. Kommunen kan inte köpa av lokala producenter om de inte är med och lägger bud vid upphandlingen. Det är vanligt att information inte når den lokala producenten när upphandling ska ske. Därför är det viktigt att hitta bra former vid offentlig upphandling så man når de lokala producenter innan man går ut med en upphandling. Det kan också vara ett sätt för kommunen att få syn på nya möjliga leverantörer, få en bättre bild av marknaden. Att de som sätter samman förfrågningsunderlaget vid en upphandling känner till marknaden, vilka producenter och leverantörer som finns är viktigt för att kunna göra ett bra förfrågningsunderlag. I förfrågningsunderlaget ska kraven på produkterna preciseras. Kvalitetskrav på produkternas innehåll och egenskaper måste framgå tydligt. För att kunna bedöma om en produkt uppfyller kraven krävs det en del engagemang och tid att utvärdera från dem som lämnar in anbud. Det är viktigt att tänka igenom vilka krav som ställs. Vilka produkter vill vi ha och ställer vi upp onödiga hinder för mindre producenter? Färdigskivat bröd är idag en självklarhet många gånger men om man bara efterfrågar färdigskivat bröd kan den lokala bagare som saknar möjlighet att skiva brödet inte delta i upphandlingen. Vill vi bara ha färdigskivat bröd från storbagerier? Kraven som ställs i förfrågningsunderlaget avgör vilka produkter som finns att välja på i upphandlingen. Man kan göra det möjligt för små företag att delta i upphandlingen men de kan inte ges fördelar när man väljer leverantör. Kommunen bör medverka till en hållbar utveckling och tonvikten bör ligga på bra mat från grunden. Motionen föreslår kommunfullmäktige att ge uppdrag åt folkhälsonämnden att: Göra en översyn på vilka krav som ska ställas vid upphandling Information når lokala producenter innan upphandlingar Upphandlingen delas in i flera olika produktgrupper och områden för att öppna upp för mindre aktörer Organisation Inom Folkhälsonämndens kostverksamhet finns totalt 29 leveransenheter varav 11 av dem är sk produktionskök. Dessa 11 kök tillagar och levererar 7000 portioner dagligen. Produktionsköken finns inom förskola, skola och äldreomsorgsverksamhet. Köken är olika stora och produktionsspannet är mellan 100-1500 portioner. Denna variation, dvs målgrupp samt produktionskapacitet, medför behov av olika livsmedel och förpackningsstorlekar. Kostnader Av de 500 miljarder kronor av varor och tjänster som årligen upphandlas offentligt, är ca 10 miljarder upphandling av mat och måltider. Örebro läns kommuner upphandlar årligen mat till en kostnad av närmare 200

4 (7) miljoner kronor varav Karlskoga och Degerfors står för 1/8 av den summan, dvs. 25-30 miljoner årligen. Folkhälsonämndens kostenhet drivs genom sk intraprenad. Kostenheten har kostnadsbudgetering vilket innebär ett köp och säljsystem baserat på beställningar från andra köpande förvaltningar. Kostenhetens kostnadseffektivitet är hög där varje krona är öronmärkt. Kvalitets- och servicenivå enligt fullmäktiges beslut I de besparingstider som drabbat kommunerna de senaste åren har trycket på effektivisering ökat. Kvalitets- och servicenivån ska kvarstå (Karlskoga, KF 31;2002-04-25, Degerfors KF 39;2003-06-16) men till en lägre kostnad. Detta har medfört att produktionsenheter med liten omsättning har omvandlats till mottagningskök medan produktionkökens portionsantal har ökat. För att klara det ökade trycket på produktionsenheterna har utrustning och vagnhall anpassats medan förvaringsutrymmet tenderat att vara orörda. Punkt 1: Av vilka krav som ska ställas vid upphandling av mat Vid arbetet kring en upphandling deltar sakkunniga inom sina områden. I upphandling av mat deltar länets kostchefer samt en miljösamordnare från upphandlingskontoret i Örebro. Arbetet samordnas och leds av en upphandlare. Tillsammans enas de om vilka krav som ska ställas utifrån deras hemkommuners politiska direktiv. De politiska direktiven varierar kraftigt; från kommuner som satsar mycket kring mat och måltid, som exempelvis krav på andel ekologiska produkter som ska inhandlas och detta en ökad kostnad till trots, till kommuner som pga av sparkrav valt att minimera kvalitets och servicenivån. I länet finns kommuner med endast ett sk centralkök som producerar och levererar all mat. Därtill finns kommuner med kök i var verksamhet oberoende antal portioner som ska tillagas. Dessa kontraster kräver olika förutsättningar för att fungera. I Karlskoga och Degerfors kommuner har respektive fullmäktige beslutat om en lägstanivå av kvalitet och service för den offentligt finansierade maten (Karlskoga, KF 31;2002-04-25, Degerfors KF 39;2003-06-16). Med dessa förutsättningar som bakgrund ska krav tas fram så att de gynnar majoriteten av länets kommuners verksamheter. I de avtal vi har idag ingår närmare 2000 artiklar varav Karlskoga och Degerfors kommuner nyttjar 25% av dessa. Med begränsat förvaringsutrymme krävs också täta leveranser och smarta lösningar på förpackningar. Krav på transport går inte att undkomma. De varor som levereras ska ske i anpassad transport för att exempelvis inte bryta kylkedjor eller andra

5 (7) hygienkrav. Transporten måste dessutom kunna ske till köken under en begränsad tid under dagen. Att få samordnade transporter, dvs tranporter med blandade livsmedel underlättar för kökets hantering, dels vid beställning av varor samt vid mottagande. De krav som ställs är relevanta för att verksamheterna ska klara av att hantera produkten samt för att uppnå de lagar, krav och direktiv som ställs. Det ställs exempelvis krav i förfrågningsunderlaget på tvättade rotfrukter. Detta för att minimera risken av jordbakterier i köken och därmed kontaminering av andra livsmedel eller färdig mat. Kravet ställs inte för att underlätta eller försvåra för leverantörerna utan för att möjliggöra den bästa hanteringen i köket. Likaså kan hantering av färdigskivat bröd fungera för vissa verksamheter medan det för andra innebär en större tidsåtgång. Tid som i dagens kök och verksamheter är minutiöst beräknade. Kökens utformning och tillgång till personal samt produktionsantal är avgörande för vilken typ av förpackningsstorlek som krävs. Vid en stor produktion önskas stora förpackningar som ska vara lätthanterbara, enkla att avemballera, mängdanpassade samt smidiga att tas om hand om som avfallsfraktion. Är köket mindre behövs en annan typ av förpackningsstorlek för att inte svinn av livsmedel ska bli för stort. De krav som ställs på produktens innehåll beträffande näring och tillsatser följer de rekommendationer som finns för det specifika livsmedlet. Krav ställs på exempelvis andel köttmängd i korv eller sockerhalt i sylt. I länssamverkan har dessutom fler krav arbetats fram för att få ökad kvalitet och få renare produkter. Punkt 2: Att information når lokala producenter innan upphandlingar Genom registrering i Opic får producenten information om aktuella upphandlingar samt förklaring om tillvägagångssätt för att delta. Förfrågan vid livsmedelsupphandling i Örebro län annonseras via ett elektroniskt verktyg som heter tendsign. För att en producent ska kunna svara måste de registrera sig via detta verktyg som är kostnadsfritt. Tendsign förenklar arbetet för både producent och samordnare genom att minimera pappershanteringen. Verktyget begränsar användaren att göra fel då man exempelvis inte kan komma vidare i programmet vid uteblivet svar. Att en producent skulle sorteras bort på grund av uteblivet svar på ett sk skall-krav är därmed starkt reducerat. Support finns att tillgå kostnadsfritt om producenten inte skulle förstå tillvägagångssättet. I september i år anordnade länsstyrelsen en informationsträff för producenter i närområdet om förfrågningsförfarande och hur producenten deltar. Information om detta har gått ut via utskick samt via kommunernas hemsida. Intresset har varit svalt och vid senaste uppdateringen (två dagar innan träffen) var endast två anmälda varav en representant från länsstyrelsen.

6 (7) Egenansvaret hos producenter och leverantörer måste vara och förbli stort. Att själva söka information för att expandera sin verksamhet eller få kunder måste ligga hos företagaren och inte hos kommunen. Däremot bör informationstillfällen eller support kunna erbjudas, vilket det görs idag. Punkt 3: Att upphandlingen delas in i flera olika produktgrupper och områden för att öppna upp för mindre aktörer. I länssamverkan delas livsmedelsupphandlingen in i två delar; grossistupphandling och produktupphandling. Vid respektive upphandling är varje kommun en upphandlande myndighet vilket möjliggör för respondenterna att svara per kommun och per produktgrupp. Att anlita en grossist är nödvändigt för att få ett heltäckande sortiment samt samordnad transport av alla livsmedel. Produktupphandlingen delas in i sex produktgrupper; mejeri, potatis/frukt/grönsaker, färskt bröd, malt/läsk, färsk fisk och kaffe. Genom leverantören av potatis, frukt och grönsaker i rådande avtal, finns möjlighet för lokala producenter att leverera sin skörd till leverantören som sedan ansvarar för samordnad transport ut till kommunernas verksamhet. I första hand distribueras lokal och närodlade livsmedel ut som sedan kompletteras av importerade frukt och grönsaker. Leverantören har en vilja att expandera och söker kontinuerligt samarbetspartners i länet med omnejd. Genom att dela upp förfrågningsunderlaget i produktgrupp samt kommunvis uppmuntras lokala aktörer att lämna in intresse att delta. Att göra ytterligare en indelning på produktnivå med specifika krav eller områdesvis i kommunerna anses icke hanterbart i en länssamverkan. Det skulle i praktiken innebära att varje leveransenhet lämnar in önskemål på produkter som används eller som skulle kunna användas. Istället för sex produktgrupper och 15 kommuner att svara på skulle det bli 550 enheter samt en uppsjö av livsmedel och förpackningar att avtala. Som systemet kring upphandlingsförfarandet är uppbyggt idag anses det ohållbart. Genom att se över rådande system kring upphandlingsförfarande och organisation skulle möjligheten att göra denna indelning på produkt och områdesnivå mer rättvist kunna utvärderas. Folkhälsoförvaltningens representant deltar i länssamverkan för Karlskoga och Degerfors kommuner i livsmedelsupphandlingen. Att göra denna översyn gemensamt med Degerfors kommun är därmed en förutsättning för bästa resultat.

7 (7) Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden har i sitt motionssvar, skrivit yttrande om de tre punkterna som lagt fram i motionen. Utifrån det redovisade resultatet föreslås att: 1. Av vilka krav som ska ställas vid upphandling av mat Uppdraget avslås då de krav som ställs idag är redan så höga och anpassade efter verksamhetens behov att ytterligare översyn inte behövs. 2. Att information når lokala producenter innan upphandlingar Uppdraget avslås då upphandlingar idag annonseras på flera olika sätt och att producenters/aktörers egenansvar måste gälla. 3. Att upphandlingen delas in i flera olika produktgrupper och områden för att öppna upp för mindre aktörer Förslag att fullmäktige ger folkhälsonämnden i uppdrag att göra en översyn av upphandling och upphandlingsorganisation i enlighet med motionen. Att översynen görs i samverkan med Degerfors kommun då verksamheten är samordnad i den gemensamma folkhälsonämnden. Madelene Lagerlöf Kostchef Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen i Karlskoga

Motion om upphandling av mat Den offentliga maten är ett hett debattämne idag och på många håll hörs önskningar om mer ekologiskt och mer närproducerat. Det är viktigt att ställa krav på produkterna när en kommun upphandlar livsmedel men kraven får inte bryta mot de regler som gäller för offentlig upphandling. Stora företag som Menigo och Servera kan lämna anbud på allt från kryddor och sylt till mjölk, grönsaker och färdiga köttbullar. För en mindre producent är det avgörande att kunna lämna anbud på enstaka produkter och kanske välja att göra det bara i en del av kommunen. Att dela upphandlingen i flera olika produktgrupper och områden och tillåta att man lägger anbud på en vara/produkt är anpassningar som släpper in mindre aktörer. Kommunen kan inte köpa av lokala producenter om de inte är med och lägger bud vid upphandlingen. Det är vanligt att information inte når den lokala producenten när upphandling ska ske. Därför är det viktigt att hitta bra former vid offentlig upphandling så man når de lokala producenter innan man går ut med en upphandling. Det kan också vara ett sätt för kommunen att få syn på nya möjliga leverantörer, få en bättre bild av marknaden. Att de som sätter samman förfrågningsunderlaget vid en upphandling känner till marknaden, vilka producenter och leverantörer som finns är viktigt för att kunna göra ett bra förfrågningsunderlag. I förfrågningsunderlaget ska kraven på produkterna preciseras. Kvalitetskrav på produkternas innehåll och egenskaper måste framgå tydligt. För att kunna bedöma om en produkt uppfyller kraven krävs det en del engangemang och tid att utvärdera från dem som lämnar in anbud. Det är viktigt att tänka igenom vilka krav som ställs. Vilka produkter vill vi ha och ställer vi upp onödiga hinder för mindre producenter? Färdigskivat bröd är idag en självklarhet många gånger men om man bara efterfrågar färdigskivat bröd kan den lokala bagare som saknar möjlighet att skiva brödet inte delta i upphandlingen. Vill vi bara ha färdigskivat bröd från storbagerier? Kraven som ställs i förfrågningsunderlaget avgör vilka produkter som finns att välja på i upphandlingen. Man kan göra det möjligt för små företag att delta i upphandlingen men de kan inte ges fördelar när man väljer leverantör. Kommunen bör medverka till en hållbar utveckling och tonvikten bör ligga på bra mat från grunden.

Föreslå Kommunfullmäktige att ge uppdrag åt folkhälsonämnden att: En översyn på vilka krav vi vill ska ställas. Information når lokala producenter innan upphandlingar. Dela upphandlingen i flera olika produktgrupper och områden som släpper in mindre aktörer. Inga Lill Andersson Centerpartiet