MÖTESPROTOKOLL Styrelsemöte nr 3, 2012-09-20, Smörjkammaren Närvarande Sofia Edberg, Ordförande Carl Edman, vice Ordförande Tommy Lunqvist, sekreterare Axel Lison Almkvist, SnO Lisa Wohlfart, SkO Gustav Callert, Kassör Henrik Jonhed, Revisor Matilda Landström, Ledamot Jenny Mson, NNO Johan Jacobsson, KBM Kim Öberg, Ledamot Ida Nilsson, KnO IN: 17:40 Frånvarande 1 Mötets öppnande Sofia förklarar mötet öppnat kl 17:22 2 Formalia 2.1 Eventuella Adjungeringar Inga adjungeringar.
2.2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns med tillägget punkt 4.3-inför budgetrevidering till 4.2 2.3 Val av justerare Jenny Mson väljs till justerare 3 Stående punkter 3.1 Statusuppdatering av ansvarsområden 3.1.1 SkO Uppdaterar nyckelavtal och efterfrågar id-nummer från alla nycklar till förråd. 3.1.2 NNO Har genomfört ett första möte med nämnden. Har gått igenom och kommit fram med förslag på utformning av anslagstavlor med separat del för maskinsektionen och separat för ideella föreningar med möjlighet för företag hyra plats. 3.1.3 SnO Är klara med rekrytering med 18 intervjuer varav 12 antagna med representanter från alla klasser i M och P 3.1.4 Kassör Ska genomföra ekonomiutbildning 25:e, och 26:e sept i grundläggande bokföring samt civil och skerätt och påminner övriga om det är öppet för andra som är intresserade. 3.1.5 Ordförande Ska fira femtioårsjubileum med representanter från M62 den 2:e okt, vilket även Carl och Matilda väljer närvara på. Påminner även om betalning av kåravgift vilken går ut den 30 sept. 3.1.6 Ledamot Matilda har varit i kontakt med sektionsmedlemmar som vill svetsa ihop en grill för maskinsektionen. Matilda tar på sig ansvar se så detta genomförs.
3.1.7 Ledamot Kim uppdaterar om stor närvaro vid grillningen vilket hon tror är resultatet av den nya facebooksidan. Det är dock svårt nå årskurs 4-5. Borde göras en undersökning över hur folk hört om rekryteringen i år för veta vad som behöver utvecklas. 4 Dagordning 4.1 Äskning Idrottsnämnden Idrottsnämnden äskar pengar ämnade för inköp av profilkläder i form av hoodtröjor. beslutar avslå äskningen med motivering de redan har pengar budgeterade för detta. 4.2 Inför Budgetrevidering För öka medlemsnyttan och ge mer tillbaka till de aktiva utöver Saga föreslås införandet av en kickoff-gasque för de sektionsaktiva vilken ska subventioneras av sektionen Marknadsföring för nämndrekryteringsveckor samt kostnaden för höstsaga beräknas gå på totalt 12 382kr. beslutar förslaget får bifall, under förutsättningen den nya kickoff-gasquen även innefar de som inte är aktiva specifikt inom en nämnd, alltså även chefsgrupper samt funktionärer. 4.3 Kommunikationskanaler THS-föreningar önskar posta på sektionens facebooksida. Även utomstående kommer med önskemål om saker som de vill ska postas. Ida tar på sig ansvar ta fram förslag till en kommunikationspolicy för sektionen så det i framtiden finns tydliga riktlinjer för hur sektionen ska svara vid olika förfrågningar om marknadsföring. 4.4 Kvantitativ data angående Smörjkammaren Det efterfrågas information angående användning av smörjkammaren. Bland annat önskas en uppskning om hur många som i genomsnitt använder smörjkammaren som matsal till lunch. För detta väljs Tommy, Matilda, Lisa, Carl, Sofia och Ida ut till sitta vid ingången med klickers mellan 11:30-13:00 i en veckas tid.
Till övriga punkter, så som användning av Smörjis som studieplats kvällstid, samlas information in efterhand. 4.5 Maskinvecka Under våren önskas det startas en maskinvecka under vilken det ska vara brutalt nice vara maskinare.. Det huvudsakliga syftet ska vara öka gemenskapen mellan sektionens medlemmar med hjälp av en rad roliga aktiviteter. Till detta genomförs en brainstorming för hitta exempel på event där bland annat sponsrande företag, syjunta för frackar, gasque, sångnummer, gyckel och Osquar Mutter nämns. Matilda sätts som preliminärt ansvarig. 5 Övriga punkter KBM: Tar över kafferuljansen i Smörjis. Bokning av innerrummet under lunchtid. Föreslås rangordning, exempelvis endast föreningar och nämnder ska kunna boka rummet genom respektive ordförande för förhindra missbruk. beslutar Spexet får använda inre rummet även på lunchtid under v. 39 då de genomför auditions. Beslut angående övrig användning och bokning under lunchtid skjuts upp tills det finns mer tid för diskussion. 6 Nästa möte Nästa möte sätts till den 25/9 kl 17.15 7 Mötets avslutande Mötet avslutas kl 19:59 Sofia Edberg, Ordförande Tommy Lundqvist, Sekreterare Jenny Mson, Justerare
Bilaga 1. Äskning Idrottsnämnden Hej Sofia och resten av styrelsen! Idrottsnämnden vill eska pengar för representation genom profilkläder och namnbrickor. Bakgrunden till detta är vi i IN känner vi inte syns tillräckligt på sektionen och sektionsmedlemmarna inte vet vilka som är med i IN. Vi skulle vilja visa ett enat yttre vid våra events, inspring, biljettförsäljningar och framför allt (blir nog tyvärr inte aktuellt förrän nästa år) vid rekryteringsveckorna. Vår tanke är i första hand skaffa sporthoodies med vår nya logga på: (det kommer troligtvis bli mörka tröjor med ett helvitt tryck på) Detta kostar på alltryck.se (Tröja Team inkl enfärgstryck) 399/ st + 395 Vi kommer var 15 st i nämnden --> 395+399 x 15= 6380 kr Eller på alternativ-screen.se (Tröja Parry/Georgia/Denver + tryck) ~350 kr st 15= 5250 kr (Priset kan variera lite beroende på hur de ser på man beställer udda antal) -->350 x Vi skulle dessutom (dock i andra hand) även vilja ha namnbrickor, likt de phösningen använder (och även bl.a. styrelsen, KN, NN) dessa kostar 65 kr/st + 50 kr i frakt --> 65 x 15 + 50 = 1025 kr. Med bästa förhoppningar, Sofia Bäckström Idrottsledare