OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma 2011. Tid: Söndagen den 27 mars 2011, kl. 12.00 14.00 (OBS! Sommartid) Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl. 11.40. KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet. Är man två ägare till samma fastighet, så krävs en fullmakt från den andra delägaren för deltagande vid beslut via röstning. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. OBS! Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen 01_kallelse.doc
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA 2011-03-27 1. Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2011../5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande 02_dagordning.doc
1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten 2010. Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Bengtsson R 272 Kassör Anders Brorsson R 108 Övriga ledamöter Benny Eriksson R 26 Stefan Buhr R 134 Rasoul Metram R 92 Håkan Granlund R 86 Suppleanter Mats Vågberg R 24 Stefan Helmersson R 186, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Jeanette Henriksson R 66, suppleant Valberedning Bengt Tolvers R 34, sammankallande Malak Guirguis R 88 2 SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2010 genomfört 11 protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 28 mars 2010 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 20 fastigheter. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på http://www.ouvertyren.se 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (8) Årsredovisning 2010 4 MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationsmeddelanden vid ett par tillfällen. Meddelandena har informerat om bland annat vår- och höststädning, grannsamverkan och sophantering. Dessutom återfinns aktuella nyheter samt information på vår hemsida. 5 GARAGE OCH PARKERING För närvarande köar 13 hushåll för att erhålla garageplats. Ett mindre antal parkeringsplatser finns för omedelbar uthyrning. Inga parkeringsplatser eller garage hyrs ut till boende utanför samfälligheten. Under året har omdisponering av den nedre parkeringen färdigställts. Sopkärl samt gatubelysning har flyttats längre från husen för att utgöra ett mindre störmoment. Dessutom ledde omdisponeringen till att vi fick plats med ytterligare en parkeringsplats. 6 LOKALEN Föreningslokalen hyrdes ut vid ett fåtal tillfällen innan föreningsstämman. Vid föreningsstämman 2010 beslutades att lokalen skulle stängas för uthyrning. Bakgrunden till detta var att lokalen inte bar sina egna kostnader då uthyrningsgraden under flera år varit alldeles för låg. Dessutom hade samfälligheten ett behov av lokal för att kunna förvara bokföringsmaterial, avtal, ritningar etc. Men även för att på ett bättre sätt kunna förvara diverse redskap och maskiner. En enklare ombyggnad av lokalen har skett av styrelsen själva för att lokalen även ska kunna inrymma en arbets-/mötesdel för samfällighetens styrelse. Styrelsens samtliga möten är förlagda till lokalen. 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (8) Årsredovisning 2010 7 TVÄTTSTUGAN Utnyttjandet av tvättstugan fortsätter att minska. Det har från tid till annan varit smutsigt i tvättstugan, ex tvättmedelsrester, hund-/katthår i fintvättmaskin och ludd i torktumlarens filter. Därför vill styrelsen understryka att det är den som tvättat som ansvarar för att tvättstugan rengöres efter avslutat tvättpass. 8 LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Föreningen har tecknat avtal med en ny entreprenör för att hantera snöröjning och halkbekämpning i vårt område. Vi har varit tvingade till detta, trots att det innebär en betydande kostnadsökning för samfälligheten, då den förra entreprenören ej levererade ett tillfredsställande arbete. Så här långt har den nya entreprenören skött snöröjningen på ett mycket tillfredsställande sätt. Vänligen skotta inte ut egen snö på plogade ytor. Kommunen ansvarar för den kommunala vägen som passerar nedre gården R2-52, tillfarter från kommunal väg till trapporna invid R74 och R134 samt gångvägen ifrån busshållplatsen förbi vår föreningslokal/tvättstuga Rondovägen 152. Föreningen har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att tala mer med våra grannar. Man kan bolla idéer om hur vi vill att det skall se ut i vårt område. Vidare innebär städdagarna stor kostnadsbesparing för vår förening. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Sedan det stora injusteringsarbetet som avslutades i februari 2009 så upplever vi att det har varit bra balans i vårt värmesystem. En cirkulationspump har bytts ut i undercentralen under året. 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (8) Årsredovisning 2010 10 KABEL-TV Föreningen har avtal med Comhem AB. 11 SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 sopkärl samt två insamlingskärl för icke brännbart avfall. Tyvärr har vi återkommande problem med att boende ställer allehanda sopor bredvid behållarna. SRV tar ej hand om detta självmant, utan detta sker mot en extra avgift som i förlängningen påverkar föreningsavgiften. Det är ytterst viktigt att det ej slängs hushållsavfall i insamlingskärlen för icke brännbart avfall sopkärl, då dessa endast töms varannan vecka och inte två gånger i veckan som övriga sopkärl (måndagar och torsdagar). 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (8) Årsredovisning 2010 RESULTATRÄKNING 2010-01-01 2009-01-01 Belopp i kr Not 2010-12-31 2009-12-31 Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage 3 432 138 3 259 564 Övriga intäkter 1 121 628 106 697 Summa rörelsens intäkter 3 553 766 3 366 261 Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll 2-185 631-272 080 Driftskostnader 3-3 028 880-2 700 633 Arvode styrelse/revisorer -159 999-149 471 Avskrivning markanläggningar 4-45 108-33 831 Övriga kostnader -22 768-17 427 Summa rörelsens kostnader -3 442 386-3 173 442 RÖRELSERESULTAT 111 380 192 819 Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter 13 160 Räntekostnader och liknande kostnader -2 634-7 843 Summa finansiella poster -2 621-7 683 Resultat efter finansiella poster 108 759 185 136 ÅRETS RESULTAT 108 759 185 136 Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan 108 759 185 136 Ianspråkstagande av underhållsfond 185 631 272 080 Stadgeenlig reservering -50 000-50 000 Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering -250 000-250 000 Årets resultat efter förändring av underhållsfond -5 610 157 216 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (8) Årsredovisning 2010 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not 2010-12-31 2009-12-31 TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar 4 823 173 868 281 Summa anläggningstillgångar 823 173 868 281 OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader 168 855 113 225 Summa kortfristiga fordringar 168 855 113 225 Kassa och bank 474 204 264 963 Summa omsättningstillgångar 643 059 378 188 SUMMA TILLGÅNGAR 1 466 232 1 246 469 EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond 723 889 609 520 Fritt eget kapital Balanserat resultat 441 696 284 479 Årets resultat efter förändring av underhållsfond -5 610 157 217 Summa eget kapital 1 159 975 1 051 216 SKULDER Kortfristiga skulder Förutbetalda samfällighetsavgifter 306 257 195 253 Summa kortfristiga skulder 306 257 195 253 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 1 466 232 1 246 469 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (8) Årsredovisning 2010 NOTER 2010-01-01 2009-01-01 Not 1 Övriga intäkter 2010-12-31 2009-12-31 Avgift tvättstugan 62 257 69 246 Gästparkering 20 646 19 200 Uthyrning lokalen 1 500 2 500 Övrigt 37 225 15 751 121 628 106 697 2010-01-01 2009-01-01 Not 2 Reparationer och underhåll 2010-12-31 2009-12-31 Omdisponering av nedre parkeringen 66 500 Underhåll undercentralen 62 251 45 156 Ny pump i undercentralen 45 625 Service Tvättstuga 7 168 Läckage 4 087 Injustering värmeanläggning 123 750 Rensning hängrännor och stuprör 68 000 Påkörningsskydd 23 125 Dagvattenbrunnar 12 049 185 631 272 080 Not 3 Driftskostnader 2010-12-31 2009-12-31 Fjärrvärme 1 673 663 1 523 233 Kallvatten 436 237 383 578 Sophämtning 204 089 206 932 El 195 041 148 993 Snöröjning 195 525 126 559 Kabel-TV 122 730 120 840 Övriga driftskostnader 201 595 190 498 3 028 880 2 700 633 Not 4 Byggnader och mark 2010-12-31 2009-12-31 Ingående anskaffningsvärden 902 112 700265 Inköp 0 201 847 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 902 112 902 112 Ingående avskrivningar -33 831 0 Årets avskrivningar -45 108-33 831 Utgående ackumulerade avskrivningar -78 939-33 831 Utgående restvärde enligt plan 823 173 868 281 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 8 (8) Årsredovisning 2010 03_arsredovisning_(bilaga1).doc
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen 1. Web-baserad bokning av tvättstugetider. Styrelsen föreslår införskaffande av en webbaserad applikation för bokning av tvättstugetider via Internet. Detta för att underlätta bokningen och därigenom öka nyttjandegraden av tvättstugan. 2. Förslag om att revisorerna tillsätts på 2 år omlott framöver. Via detta möte ställs en revisor på ett år och en revisor på två år. Detta för att få kontinuitet i revisorsarbetet. Motioner från medlemmar 1. Förslag om borttagande av barnvagnsramp i trappan ned mot fotbollsplan Hedström, R72 Styrelsens svar: Rampen för barnvagnar används och kommer sannolikt även i framtiden att användas av personer med barnvagn. Vi rekommenderar att denna blir kvar. 2. Förslag om skarpare vägbulor/farthinder längs gångvägarna, uppförande av lekande barn -skyltar i hela området samt att kattägare skall turas om att rensa sandlådorna på lekplatserna kontinuerligt. Heurlin, R258 Styrelsens svar: Vägbommar finns för att hålla trafik på låg nivå och förhindra höga farter i området. Bommarna kommer att ses över för att förhindra möjligheten att dessa kan ställas upp utan nyckel i låset. Vägbulor kommer att undersökas vidare. Skyltar kommer att införskaffas. Kattägare uppmanas ta ansvar för sina katter, enligt direktiv från Huddinge Kommun: http://www.huddinge.se/naturochmiljo/djur-och-djurskydd/katter/ 05_framstallningar_motioner_(bilaga3).doc
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan 2011-2025 1 (1) Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst 50 000 kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade körytor. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu 30 år gamla vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas. 2010 avsattes 300 000 Kronor. / Styrelsen. 06_styrelsens_forslag_till_program_anlaggnings_underhallsarbeten_(bilaga4).doc
1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2011 KOSTNADER Resultat 2010 BUDGET 2011 Skötsel Allmän 117 269 kr 140 000 kr Skötsel Tvättstuga 47 346 kr 58 000 kr Skötsel Lokalen 0 kr 28 000 kr Gårdarna 4 724 kr 25 000 kr Kallvatten 436 237 kr 415 000 kr Sophämtning 204 089 kr 210 000 kr Snöröjning 195 525 kr 450 000 kr Kabel TV 122 730 kr 134 400 kr El 195 041 kr 205 000 kr Fjärrvärme 1 673 663 kr 1 700 000 kr Administration 22 768 kr 20 000 kr Arvode Styrelse/Revisorer 159 999 kr 160 000 kr Försäkringar 32 256 kr 33 000 kr Avsättning till underhållsfond 300 000 kr 300 000 kr Bankkostnader 2 634 kr 3 000 kr Avskrivning el-stolpar 45 108 kr 45 108 kr Kostnads täckning 0 kr 113 897 kr SUMMA KOSTNADER 3 559 389 kr 4 040 405 kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet/Parkering/Garage 3 432 138 kr 3 960 405 kr Intäkter Gästparkering 20 646 kr 20 000 kr Intäkter Tvättstuga 62 257 kr 60 000 kr Intäkter Lokalen 1 500 kr Ränteintäkter 13 kr Övriga intäkter 37 225 kr SUMMA INTÄKTER 3 553 779 kr 4 040 405 kr RESULTAT -5 610 kr 0 kr C:\Documents and Settings\Johan\Mina dokument\ouvertyren\inför Årsmöte 2011\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2011 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2011/2012 DEBITERINGSLÄNGD 2011/2012 Debiteringslängden föreslås avse perioden 1 maj 2011 30 april 2012. Avgift per fastighet. Adress (Fastighet på adress nedan) Månadsavgift / fastighet och månad Årsavgift / per fastighet och år Rondov. 2-18 1776 21314 Rondov. 20-44 1934 23213 Rondov. 46-52 1776 21314 Rondov. 54-74 1776 21314 Rondov. 76-80 1944 23325 Rondov. 82-102 1934 23213 Rondov. 104-126 1934 23213 Rondov. 128-134 1944 23325 Rondov. 136-138 1474 17684 Rondov. 140-142 1700 20399 Rondov. 144-146 1474 17684 Rondov. 148-150 1700 20399 Rondov. 154-156 1474 17684 Rondov. 158-160 1697 20365 Rondov. 162-164 1474 17684 Rondov. 166-172 1579 18946 Rondov. 174-180 1474 17684 Rondov. 182-188 1579 18946 Rondov. 190-196 1474 17684 Rondov. 198-200 1700 20399 Rondov. 202-204 1474 17684 Rondov. 206-212 1579 18946 Rondov. 214-220 1474 17684 Rondov. 222-224 1700 20399 Rondov. 226-228 1474 17684 Rondov. 230-236 1579 18946 Rondov. 238-240 1474 17684 Rondov. 242-278 1944 23325 Rondov. 280-282 1474 17684 Rondov. 284-286 1700 20399 Rondov. 288-290 1478 17740 Rondov. 292-294 1700 20399 Rondov. 296-298 1474 17684 Rondov. 300-302 1700 20399 Rondov. 304-306 1474 17684 Rondov. 308-314 1579 18946 Rondov. 316-322 1474 17684 Rondov. 324-330 1579 18946 Rondov. 332-334 1474 17684 C:\Documents and Settings\Johan\Mina dokument\ouvertyren\inför Årsmöte 2011\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5).doc
Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2011 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2011/2012 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankkonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum. C:\Documents and Settings\Johan\Mina dokument\ouvertyren\inför Årsmöte 2011\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5).doc
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma 2011. Vid samägd fastighet överlåter jag min del av rösträtten till ovanstående att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma 2011. Skogås den../. 2011.. Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet). 08_fullmakt.doc