Intern kontroll rutin för leverantörsfakturor

Intern kontroll rutin för leverantörsfakturor Revisionsrapport December 2010 Robert Heed Hanna Franck

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 3 1 Inledning... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Syfte och revisionsfrågor... 5 1.3 Metod och avgränsning... 6 2 Granskningsresultat... 7 2.1 Leverantörsfakturahantering... 7 2.1.1 Rutiner och hantering av leverantörsfakturor... 7 2.1.2 Attester, behörigheter och kontroll... 9 2.1.3 Stickprvov leverantörsfakturor... 11 2.1.4 Hantering av kvitton mm samt sekretessbelagda uppgifter... 13 2.2 Inköp och avtalstrohet... 13 2.2.1 Inköpsmönster... 13 2.2.2 Avtalstrohet... 14 2.2.3 Kommentarer... 15 2

Sammanfattande bedömning En god intern kontroll är viktigt för säkerhet och förtroende i den kommunala verksamheten. Förändringar i verksamhet, organisation och teknik gör att den interna kontrollen i dess olika delar måste anpassas och utvecklas. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har Komrev inom PwC granskat den interna kontrollen avseende rutinen för hantering av leverantörsfakturor centralt inom kommunstyrelsen samt tekniska nämnden. Revisionell bedömning Sammanfattningsvis är vår bedömning att kommunstyrelsens och tekniska nämndens interna kontroll avseende hantering av leverantörsfakturor i huvudsak är ändamålsenlig och tillräcklig, men kan utvecklas ytterligare. Vi grundar vår bedömning på bland annat nedanstående punkter och lämnar där även rekommendationer kring behov av fortsatt utveckling av fakturahanteringen. Vilka rutiner finns kring hanteringen av leverantörsfakturor och tillämpas dessa? Vilka kontroller görs i samband med attestering och betalning av leverantörsfakturor och är dessa tillräckliga? Vi bedömer att: De centralt framtagna rutinerna samt tillämpningen av dessa i huvudsak är tillräcklig. Kontrollerna i samband med attestering och betalning i huvudsak är tillräckliga. Rutiner, kontroll och hantering kan dock ytterligare förstärkas och utvecklas. Vi rekommenderar därför att: Se över om rutinerna kan stärkas ytterligare genom att göra en riskbedömning av de olika momenten. Med utgångspunkt i riskbedömningen kan kompletterande kontrollaktiviteter planeras och genomföras. Tydliggöra att attest vid risk för jäv och egna kostnader alltid ska ske av överordnad. Införa beloppsgränser för attest i systemet. Säkerställa att det gå att ta fram loggfiler ur systemet för att kunna genomföra kontroller. Kontroller kopplade till leverantörsfakturahanteringen löpande läggs in i de interna kontrollplanerna. Ytterligare information lämnas kring hantering av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestering, momshantering och kontering. 3

Hanteras kvitton och sekretessbelagda uppgifter på ett tillfredsställande sätt? Vi bedömer att: Fakturahanteringssystemet medger en tillfredsställande hantering av sekretessfakturor. Hanteringen av kvitton inte är tillfredsställande. Vi rekommenderar att: En rutin införs för att säkerställa att kvitton som utgör räkenskapsinformation hanteras på ett korrekt sätt och att kontroll sker att samtliga kvitton sänds in till ekonomikontoret. Är kommunens följsamhet mot avtal tillfredsställande? Vi bedömer att: Avtalstroheten varierar inom kontrollerade områdena. För livsmedel är den tillfredsställande, medan den inte kan anses vara acceptabel för kontorsmaterial. Vi rekommenderar att: Löpande information lämnas kring aktuella ramavtal samt att uppföljning kring avtalstrohet görs kontinuerligt. Hanteringen kring leverantörsfakturor ses över för att få ner antalet leverantörer samt att i möjligaste mån hitta effektiv hantering för de leverantörer som har stora fakturamängder. 4

1 Inledning 1.1 Bakgrund En god intern kontroll är viktig för säkerhet och förtroende i den kommunala verksamheten. Förändringar i verksamhet, organisation och teknik gör att den interna kontrollen i dess olika delar måste anpassas och utvecklas. Nämndernas ansvar i arbetet med intern kontroll framgår av kommunallagen 6 kap 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Intern kontroll är ett ledningsverktyg med betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen skall säkerställa att beslut fattas på ett korrekt underlag. De skall också skydda mot medvetna eller omedvetna fel när det gäller hanteringen av kommunens tillgångar. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har Komrev inom PwC granskat den interna kontrollen avseende rutinen för hantering av leverantörsfakturor centralt inom kommunstyrelsen samt tekniska nämnden. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen och tekniska nämndens interna kontroll avseende hantering av leverantörsfakturor är ändamålsenlig och tillräcklig. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och tekniska nämndens interna kontroll avseende hantering av leverantörsfakturor ändamålsenlig och tillräcklig? Utifrån ovanstående revisionsfråga ska följande kontrollmål ligga till grund för granskningen: Vilka rutiner finns kring hantering av leverantörsfakturor och tillämpas dessa? Vilka kontroller görs i samband med attestering och betalning av leverantörsfakturor och är dessa tillräckliga? Hanteras kvitton samt sekretessbelagda uppgifter på ett tillfredsställande sätt? Är följsamheten mot avtal tillfredsställande? 5

1.3 Metod och avgränsning I granskningen har genomgång gjorts av regler, rutiner och riktlinjer. Intervjuer har genomförts med personer på ekonomikontoret, för att få en översiktlig bild av hanteringen av leverantörsfakturor i kommunen, samt tekniska kontoret. En genomgång har gjorts av attestregelmente samt avtal inom utvalda områden. Som ett led i granskningen har en så kallad registeranalys genomförts. En registeranalys innebär att kommunens databas för leverantörsfakturor förs över till ett IT-baserat granskningsverktyg där sammanställningar, matchningar och analyser kan göras på fakturaregistrets samtliga lagrade begrepp såsom leverantörsnamn, belopp, bokföringsdatum, utbetalningsdatum, verifikationsnummer, konteringsbegrepp etc. Registeranalysen avser fakturor från tidsperioden 2010-01 till och med 2010-10. Fakturavolymen för perioden, för kommunen totalt, var ca 30 000 st och uppgick till ett belopp om ca 400 Mkr fördelat på ca 2 100 leverantörer. Fakturavolymen för tekniska nämnden för motsvarande period uppgick till ca 5 200 st till ett belopp om ca 162 Mkr fördelat på ca 570 leverantörer. Med utgångspunkt från registeranalysen har sedan ett stickprovsmässigt urval av leverantörsfakturor skett. Granskningen avseende stickprov har avgränsats till tekniska nämnden. 6

2 Granskningsresultat 2.1 Leverantörsfakturahantering 2.1.1 Rutiner och hantering av leverantörsfakturor började till viss del hantera sina leverantörsfakturor elektroniskt under 2001, men samtliga enheter har varit inne i systemet sedan 2005. De första åren skannade kommunen fakturorna på egen hand, men sedan 2007 är skanningen utlagd på extern leverantör, som skannar och tolkar fakturorna. Leverantörsfakturor som är utställda på kommunen måste adresseras till en viss boxadress för att fakturan ska gå direkt till S4F Progress AB, som sköter inskanning och tolkning av leverantörsfakturorna. På fakturan måste det även anges en referenskod, som börjar på ZZ, så att den kan distribueras till rätt person. Hos skanningsleverantören skapas en eller flera filer varje dag, som innehåller dagens fakturor. Dessa filer sänds till kommunen, där filen med fakturor läses in med automatik i fakturahanteringssystemet (IoF). I samband med att filerna skapas, sänds även ett mail över till en mailadress på ekonomikontoret. I detta mail framgår hur många poster som lästs in samt antal fakturor som behöver åtgärdas. I samband med inläsningen görs en avstämning av antalet poster som har lästs in mot de antal poster som filen innehåller enligt mailet. Efter inläsning går de fakturor som är korrekta och innehåller en korrekt referenskod, direkt till beställaren för kontering och attest. De felaktiga fakturorna, som till exempel saknar leverantör eller referenskod, måste justeras manuellt innan de går ut. Det finns möjlighet att i samband med kontering och attest, skriva in en kommentar till fakturan i systemet. För vissa kostnadsslag, till exempel representation, är detta obligatoriskt. Upplägg av ny leverantör Upplägg av ny leverantör sköts av ett par personer på ekonomikontoret. I samband med upplägg av ny leverantör görs kontroll av att leverantören är momsregistrerad samt innehar F-skatt. För att förhindra att utbetalningar görs till leverantörer som ligger på Svensk handels varningslista, där företag listas som förekommer i klagomålshanteringen, läggs aktuella leverantörer löpande upp i systemet och spärras för utbetalning. 7

Betalning Betalning av leverantörsfakturor sköts av ett par personer på ekonomikontoret. Varje dag sänds samtliga färdigattesterade fakturor till betalning. Fakturorna ligger sedan hos bankgirot för betalningsbevakning. Betalningar sker genom att man tar fram en betalningsprioritering i ekonomisystemet Aditro, där sedan summan kontrolleras mot underlaget. Efter det skapas ett betalningsuppdrag som tas ut och signeras innan filen sänds till bank- och plusgirot. Manuella fakturor Övervägande delen av fakturorna behandlas via skanning. Den manuella fakturahanteringen, som består av bland annat utanordningar, kontoinsättningar och betalning till utländska leverantörer, utgör ca 10 procent av den totala leverantörsfakturamängden. Den manuella registreringen görs på ekonomikontoret. I samband med registrering av en faktura kontrolleras det att den är attesterad. Efter genomförd registrering görs en avstämning av att registrerad totalsumma överensstämmer med totalsumman på underlagen. Arkivering Arkivering av de skannade fakturorna sker hos skanningsleverantören. Alla fakturor erhåller ett referensnummer, som kan användas om man ska begära ut en originalfaktura. Det finns en rutin i de fall man önskar ta fram en originalfaktura. De manuella fakturorna arkiveras hos kommunen. Rutiner Ekonomikontorets rutiner finns samlade i ett dokument Dokumenterade rutiner ekonomikontoret, uppdaterade 2010-11-15, där det bland annat finns ett avsnitt där man samlat rutiner avseende leverantörsfakturahanteringen. Rutiner finns bland annat kring extern skanning, hantering av felaktiga leverantörsfakturor, betalning samt kontroller för att säkerställa att uppgifter lämnas vid kurser, konferenser och representation. 2.1.1.1 Kommentarer Det är positivt att det finns dokumenterade rutiner kring hanteringen. För att ytterligare stärka rutinerna kan en riskbedömning göras av de olika momenten. Med utgångspunkt i riskbedömningen kan kompletterande kontrollaktiviteter planeras och genomföras. 8

2.1.2 Attester, behörigheter och kontroll Kommunens attestreglemente beslutades 2007 (KS 071126 257). Attestreglementet omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner/bokföringsposter. Det framgår vidare att kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av gemensamma tillämpningsanvisningar till reglementet. Några tillämpningsanvisningar har dock inte tagits fram. Varje nämnd utser personer mer rätt att beslutsattestera eller vara ersättare till dessa. Attesträtten ska knytas till ett ansvarsområde och ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Det finns enligt attestreglementet tre attester: Beslutattest Behörighetsattest Mottagnings- och granskningsattest Kontroll ska ske av prestation, kvalitet, pris, villkor, bokföringsunderlag, kontering och beslut. En attestant får aldrig granska eller godkänna en utbetalning till sig själv eller närstående. Vidare ska beslutsattest inte utföras av den som konsumerat/använt varan/tjänsten. Behörigheter i fakturahanteringssystemet Nya behörigheter i fakturahanteringssystemet läggs upp av ekonomikontoret. Anmälan av ny användare görs via intranätet i samband med att beställning görs av nya användare. Mottagningsattestanter läggs upp efter anmälan medan nya beslutsattestanter läggs upp efter det att man har erhållit ett delegationsbeslut. Behörigheter läggs upp per ansvar. I systemet finns möjlighet att hantera beloppsgränser för attest. Detta används dock inte aktivt idag, utan samtliga beslutsattestanter kan attestera samtliga fakturor på ansvaret. Även avregistrering av användare sker via intranätet. För att säkerställa att inga användare ligger kvar med behörigheter, görs varje år en inventering genom att man sänder ut en lista med aktuella användare till respektive förvaltning. Attestflöde För de fakturor som skannas in, sänds fakturan ut till den mottagare som anges på fakturan. Mottagaren kontrollerar, konterar och godkänner. Efter godkännande sänds fakturan manuellt vidare till den som ska beslutsattestera fakturan. Inom gata/park går samtliga fakturor till en fakturareferens. Handläggaren skriver antingen ut fakturan och får en manuell attest och kontering innan fakturan godkänns eller sänder fakturan vidare i systemet för attest av någon annan. Attest och kontering kan även ske mot godkänd följesedel. 9

Upplägg av ny leverantör Upplägg av nya leverantörer samt eventuella ändringar utförs i regel av några utsedda personer på ekonomikontoret. Samma personer kan även göra utbetalningar, men de personer som registrerar manuella fakturor kan inte göra utbetalningar. Detta för att ingen person ska kunna hantera samtliga led i fakturahanteringsprocessen upplägg av leverantör, registrering samt utbetalning. Registrering av manuella fakturor Registrering av manuella fakturor utförs av utsedda personer på ekonomikontoret. De personer som direktregistrerar manuella fakturor har inte behörighet att göra utbetalningar. Betalning Betalning utförs av utsedda personer på ekonomikontoret. Internkontroll På ekonomikontoret finns inga kontroller kring leverantörsfakturahanteringen inkluderade i internkontrollplanen för 2010, men det finns egna rutiner som genomförs för att säkerställa hanteringen. I tekniska nämndens internkontrollplan för 2010 inkluderas en avstämning kring köptrohet mot upphandlingar. Denna kontroll återfanns även 2009, men togs med för 2010 eftersom vissa brister konstaterades. Enligt uppgift från ekonomikontoret finns det brister i de loggar som skapas i systemet, för att möjliggöra kontroll över vilka som lägger upp eller ändrar uppgifter på en leverantör. 2.1.2.1 Kommentarer Av attestreglementet framgår att en attestant aldrig får granska eller godkänna en utbetalning till sig själv eller närstående. Vidare ska beslutsattest inte utföras av den som konsumerat/använt varan/tjänsten. Det framgår dock inte av attestreglementet vem som ska attestera dessa kostnader. För att ytterligare stärka den interna kontrollen kring jäv och särskilda kontrollområden, bör det tydliggöras att attest alltid ska ske av överordnad. Fakturahanteringssystemet kan hantera beloppsgränser för attest, men beloppsgränser används inte aktivt idag. Rekommendation är att se över frågan kring beloppsgränser och införa detta. Vi rekommenderar att kontroller kopplade till leverantörsfakturahanteringen löpande läggs in i de interna kontrollplanerna. För att ytterligare stärka den interna kontrollen, bör det även säkerställas att det gå att ta fram loggfiler för att kunna kontrollera de registreringar som görs i systemet. 10

2.1.3 Stickprvov leverantörsfakturor I granskningen har det genomförts stickprov för att bland annat verifiera fakturorna, säkerställa att information lämnas och att momshanteringen är korrekt. De stickprov som har genomförts i granskningen tillhör tekniska nämnden. Vi har granskat fakturor inom kostnadsslagen leasing, representation, resor, personalrepresentation, utbildning samt ett urval av övriga fakturor. Tabellen nedan visar vilka kontroller vi har gjort för respektive kostnadsslag: Kostnadsslag Syfte Deltagare Moms Leasing * X Representation ** X X X Resor X X Personal - representation ** X X X Utbildning X X Övrigt * Momsavdrag medges endast med 50 % vid leasing av personbil ** Momsavdrag max 22,50 per person Vi har även granskat att fakturorna är rätt konterade, att attestering skett i enlighet med fastlagd rutin, att beslutsattestant inte attesterat egna kostnader samt att fakturan uppfyller de formella kraven. Resultat Leasing I de fall kommunen leasar en personbil, medges endast avdrag med 50 % av den ingående momsen på leasingkostnaden. På de granskade leasingfakturorna har hanteringen avseende momsavdrag hanterats korrekt. Vissa leasingkostnader har dock konterats som biljetter. För dessa har hela momsen dragits av. Med anledning av detta har tekniska kontoret, under granskningen, gått ut med information till berörda för att säkerställa en korrekt hantering. 11

Representation För representationsutgifter för lunch, middag mm får avdraget inte överstiga 90 kronor per person och måltid med tillägg för moms. Momsavdraget för en representationsmåltid uppgår då till max 22:50 kr/person (90 kr*25%). På representationsfakturorna ska det även framgå vem som deltagit samt syfte med representationen. För vissa av de granskade representationsfakturorna förekommer det att momsavdraget är för högt. Vidare brister det i vissa fall kring information om vilka som deltagit. När det gäller fakturor för personalrepresentation har hanteringen på de granskade fakturorna i regel hanterats korrekt. Utbildning och resor På fakturor som avser resor och utbildning ska det framgå vem som rest/deltagit i utbildningen samt för resan, vart man rest och syfte med resan, samt för utbildning, vilken utbildning som avses. På merparten av de granskade utbildningsfakturorna anges syftet/vilken utbildning som avses samt deltagare. På merparten av de granskade resefakturorna saknar uppgift om syfte, men i regel framgår uppgift om resenär. Vissa av de granskade resefakturorna avser dock leasing av bil. Övrigt I attestreglementet framgår det att attest inte får ske av utgifter för egna kostnader. I samband med granskningen har uppmärksammats fall där det förekommit att beslutsattestant har attesterat kostnader för aktiviteter där de själva varit deltagare. Vidare har kontrollerna visat att några av de granskade fakturorna inte uppfyller de formella kraven (saknar till exempel information om F-skatt och/eller momssats). Generellt har kontrollerade fakturor varit korrekt konterade, men som nämnts ovan, finns till exempel vissa kostnader för leasing av bil som konterats som biljetter. 2.1.3.1 Kommentarer I samband med genomförda stickprov har vissa brister framkommit kring den information som ska finnas på en faktura avseende till exempel resor och representation samt momshantering. Rekommendationen är att ytterligare information kring hanteringen av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestregler, och kontering förmedlas till berörda. En utveckling bör även ske av den information som lämnas i kommentarerna till fakturorna. Vi ser positivt på att information kring hantering av moms på leasingbilar har gått ut till berörda. 12

2.1.4 Hantering av kvitton mm samt sekretessbelagda uppgifter Följesedlar, kvitton och andra dokument som utgör räkenskapsinformation och som styrker fakturornas innehåll ska sändas till ekonomikontoret för skanning. Ekonomikontoret har dock ingen rutin för att säkerställa att samtliga kvitton kommer in, utan ansvaret ligger på attestanten. De kvitton som kommer in skannas och bifogas fakturan. Efter att de skannats så kastas originalkvitton, förutom när det gäller taxikvitton som arkiveras. Fakturahanteringssystemet kan hantera sekretessbelagda fakturor. Fakturorna skannas in som vanligt men när de sedan kommer till attestanten kan den välja att sekretessbelägga fakturan. Detta medför att den endast kan ses av personer med viss behörighet. Samtliga attestanter kan inte sekretessbelägga fakturorna, utan det är endast vissa personer utsedda på respektive förvaltning. 2.1.4.1 Kommentarer De kvitton som styrker fakturornas innehåll och därigenom utgör räkenskapsinformation, måste arkiveras efter det att de skannats in och bifogats fakturan. En rutin bör införas för att säkerställa att kvitton som utgör räkenskapsinformation hanteras på ett korrekt sätt och att kontroll sker att samtliga kvitton sänds in till ekonomikontoret. 2.2 Inköp och avtalstrohet Kommunens upphandlingar hanteras via Inköp Gävleborg. 2.2.1 Inköpsmönster För att se vissa inköpsmönster redovisas nedan antalet fakturor per leverantör och antalet fakturor för några av de leverantörer som har flest antal fakturor. Antalet inköp under perioden från respektive leverantör har fördelats enligt nedan: Antal fakturor Antal leverantörer 1 769 2-5 740 6-25 422 26-224 För den period som registeranalysen avser betalades fakturor till 2 155 leverantörer. Av dessa gjordes utbetalningar till 769 leverantörer via enbart 1 faktura. Detta motsvarar 36% av det totala antalet leverantörer. För 1 509 leverantörer förekom det 5 fakturor eller färre (70%). 13

Några leverantörer med stora fakturamängder: Leverantör Antal fakturor Payex Finance AB 2 242 Kontorsvaruhuset 866 ICA Menyföretagen AB 856 Servera A&S AB 810 Mickelssons Parti Eftr AB 769 Entercard Sverige AB 561 2.2.2 Avtalstrohet I granskningen har stickprov gjorts för inköp inom ett antal områden, som presenteras nedan. En analys har genomförts av de kostnader som har bokförts på respektive konto (kostnadsslag), för att se hur stor andel av inköpen som gjorts från leverantörer där ramavtal finns. Livsmedel Beträffande livsmedel mm finns avtal tecknade med 6 leverantörer. För granskad period finns inköp gjorda från 138 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Kostnaden för livsmedel uppgår till 16,8 Mkr. Av dessa avser 14,5 Mkr inköp från avtalsleverantörerna. Detta motsvarar ca 86% av totala inköp av livsmedel. Antal lev Belopp (tkr) % andel Inköp från leverantörer med ramavtal 5 14 478 86% Inköp från leverantörer utan ramavtal 133 2 375 14% Totalt 138 16 853 Kontorsmaterial Beträffande kontorsmaterial, kopieringspapper mm finns avtal tecknade med en leverantör. För granskad period finns inköp gjorda från 66 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Kostnaden för kontorsmaterial uppgår till 733 tkr. Av dessa avser 137 tkr inköp från leverantören med avtal. Detta motsvarar ca 19% av totala inköp av kontorsmaterial. Antal lev Belopp (tkr) % andel Inköp från leverantörer med ramavtal 1 137 19% Inköp från leverantörer utan ramavtal 65 596 81% Totalt 66 733 14

2.2.3 Kommentarer Ovanstående sammanställning visar på att köptroheten varierar inom de kontrollerade områdena. För att förbättra avtalstroheten är det viktigt att löpande information lämnas kring aktuella avtal samt att uppföljning kring avtalstrohet görs kontinuerligt. Kommunen bör se över hanteringen för att få ner antalet leverantörer samt att i möjligaste mån hitta effektiv hantering för de leverantörer som har stora fakturamängder. 2010-12-15 Robert Heed Projektledare Bengt Andersson Kundansvarig 15