OMDANING LogistikNytt FORUM FÖR LOGISTIK - INFO FRÅN FÖRSVARETS MATERIELVERK OCH FÖRSVARSMAKTEN Nr 4 2012 s. 3 Vi tar tempen på facket: Hans Monthan SEKO s. 4 s. 6 Millog det finska exemplet Tillstånd och regelverk under kontroll Camilla Karlsson arbetar med erbjudandet från FMV om att följa med till FSV. Erbjudandet skickas hem till alla berörda i början av september. Senast den 1 oktober ska svaret vara inskickat. Läs mer på sida 2
2 FORUM FÖR LOGISTIK Erbjudandet om övergång hem i brevlådan Erbjudandet från FMV att följa med vid verksamhetsövergången till FSV skickas hem till alla berörda i början av september. Senast den 1 oktober ska svaret vara inskickat. I brevet finns information om bakgrunden till övergången, vad den innebär för dig som anställd och vad som händer om man motsätter sig övergången. Sedan är det själva blanketten där man ska kryssa i om man bekräftar eller motsätter sig övergången. I brevet finns också ett frankerat kuvert med FMV:s adress på så att man inte ska behöva fundera på vart man ska skicka blanketten. Ta del av den bifogade informationen, ta ställning till erbjudandet och svara gärna så snart du kan, uppmanar Camilla Karlsson HR-generalist och en av FM- LOG:arna som redan arbetar på FSV. Det är många svar att sammanställa och vi vill hinna säkerställa att alla fått sina brev så att de kan svara i tid. Tänk på att svaret är bindande. Det vill säga man kan inte ångra sig i efterhand. Camilla Karlsson, HR-generalist på FSV är en av de som jobbar med erbjudandet. Foto: Marcus Boberg Tjänstlediga och de i utlandstjänst Eftersom brevet skickas hem nås även de som är tjänstlediga för studier, är föräldralediga eller sjukskrivna. De som är utlandsstationerade kommer få sitt erbjudande skickat i särskild ordning. Om man motsätter sig Om man kryssar i att man motsätter sig att följa med riskerar man att bli uppsagd från Försvarsmakten på grund av arbetsbrist. Och eftersom FSV bedriver verksamhet på samma ort som tidigare Redaktionen arbetsgivare anses man ha tackat nej till ett skäligt erbjudande om arbete och då gäller inte heller Trygghetsavtalets erbjudande om stöd från Trygghetsstiftelsen, förklarar Camilla Karlsson. Rundresa och mer information Frågor och svar om erbjudandet läggs ut kontinuerligt på omdaningssidorna på emil och på fmv.se. Efter sommaren kommer kontaktpersoner på både FMV och utses som kan svara på frågor och under september kommer representanter från FSV och göra en andra rundresa främst till de som är föremål för verksamhetsövergången. Vi har ett nära och bra samarbete mellan HR-avdelningarna på FMV och och vi har arbetat fram det här tillsammans, fortsätter Camilla Karlsson. Vårt fokus är att underlätta själva övergången och att det ska bli så smidigt som möjligt för medarbetarna. Målsättning är att man ska komma tillbaka efter julledigheten med ett nytt anställningsavtal och en ny logga på lönekuvertet men att man levererar samma stöd till Försvarsmakten som tidigare. Cecilia Ekdahl Ansvarig utgivare: Eva Pia Sandstedt Informationschef Omslagsbild: Camilla Karlsson är HR-generalist på FSV. Foto Marcus Boberg. Redaktion: Annika Eriksson Cecilia Ekdahl Marcus Boberg Carina Söderström Per Josse Toni Eriksson Hans Ivansson Charlotte Samuelsson FMV FMV FMV Kontakt: -Stab-J9@mil.se info@fmv.se Nästa manusstopp: 30/8 Beräknad utgivningsdag: 15/9
FORUM FÖR LOGISTIK Officersfrågan löst Försvarsmaktsledningen har nu tagit ställning till hur officerare ska hanteras vid verksamhetsövergången till FMV. Vid en verksamhetsövergång har berörda anställda rätt att bli erbjudna att följa med verksamheten till den nya arbetsgivaren. Ett sådant erbjudande kommer att gå ut till alla berörda, både civila och officerare, omkring den 1 september i år. Tackar man som officer nej till att följa med till FMV kommer man istället att erbjudas att växeltjänstgöra vid FMV enligt det avtal som redan finns mellan FMV och Försvarsmakten. Tackar man även nej till växeltjänstgöringen kommer man prövas mot eventuellt lediga befattningar i Försvarsmakten. Detta sker när Försvarsmaktens bemanningsarbete är klart. Det kan finnas lediga befattningar kvar. Risken är att även om det finns befattningar är dessa på annan ort eller annat förband. Eva Pia Sandstedt Rundresa under september Vi tar tempen på facket: Hans Monthan SEKO Hur är stämningen hos personalen? Jag ser ingen stor oro bland personalen. De är vana vid förändringar och steget över till en annan statlig myndighet är inte så stort. Det man däremot undrar över är nästa steg, att kanske gå över till privat verksamhet. Vad är den viktigaste frågan bland era medlemmar? Man vet vad man har, men inte vad man får kan man sammanfatta det. Medlemmarna har undrat mycket över om de får ha kvar samma förmåner, till exempel fystid, semester osv. Och där tycker jag att man nått ut med svaren på flera sätt, tex i Logistiknytt och på emil. Däremot finns det inga svar på hur det blir med det i ett nästa steg vid en eventuell utkontraktering eller bolagisering. Vad händer just nu? Vi, arbetstagarorganisationerna från både och FMV, har haft ett första möte med FSV:s Tomas Salzmann. Jag fick en bra känsla och han säger att de inte ser någon anledning att försämra villkoren vid övergången. Vi har också börjat titta på hur samarbetet mellan arbetsgivare och ATO ska se ut i FSV. Hur fungerar samarbetet mellan ATO och arbetsgivaren? Samarbetet på -nivån fungerar jättebra nu. Alla försöker verkligen göra sitt bästa för personalen, men än så länge finns det inte så mycket konkret att prata om. Vi ska skapa förutsättningar så att verksamheten märker så lite som möjligt av övergången så att de kan koncentrera sig på att leverera det stöd förbanden behöver. När organisationen är beslutad och bemanningen klar så kommer det hända mer. Cecilia Ekdahl Lagom till att erbjudandet om verksamhetsövergång skickats ut till alla berörda kommer blivande chef för FSV Tomas Salzmann ge sina kommande medarbetare möjlighet att ställa frågor direkt till honom under en rundresa som genomförs de tre första veckorna i september. Den här gången är målgruppen främst de som ska ta ställning till erbjudandet om verksamhetsövergång och det är den personalen och den nya organisationen FSV som står i fokus. På programmet står att informera om status på förberedelsearbetet, den nya organisationen, nya arbetssätt, hur kundgränsytan kommer att se ut, HR-frågor och framför allt ge medarbetarna möjlighet att ställa frågor och få svar direkt från chefen för FSV. Målsättningen är att man ska få veta mer om vad det är man tackar ja eller nej till. Rundresan arrangeras den här gången av FSV med representation från. Mer detaljerat program kommer att läggas ut på :s intranät emil efter sommaren. Cecilia Ekdahl
4 FORUM FÖR LOGISTIK Privat företag sköter finska Företaget Millog sköter sedan tre år tillbaka allt bakre underhåll till den finska armén. Varje år har man levererat ett överskott som delats mellan företagets ägare och den finska staten. När Patria sommaren 2008 tecknade avtal med den finska armén om att ta över det som i Finland kallas nivå 2-logistiken, det vill säga det tyngre underhållet, service och Jukka Holkeri, marknadschef på Millog. reservdelar, var det många som tvivlade. Skulle ett privat företag i alla lägen klara att ge armén det logistiska stöd som behövs. Jukka Holkeri, som är marknadschef på Patria, berättar att han nyligen träffade en general i den finska armén som sa att han aldrig trodde att det skulle gå. Generalen konstaterade nu: Men jag hade fel. Så något rätt har vi ändå gjort, säger Jukka Holkeri. I diskussioner mellan finska försvaret och Patria där man tittade på möjligheterna att spara kostnader och göra logistikprocessen mer effektiv var outsourcing ett alternativ. Militären gjorde en detaljerad analys av möjligheten att uppnå samma sak genom att utveckla sin egen verksamhet. Efter att ha jämfört de två alternativen, valde de Millog. Företaget övertog vid årsskiftet 2009 åtta verkstäder och lagerdepåer, personalen bytte kläder och blev över en natt civila. Vi har nu varit igång i drygt tre verksamhetsår och Millog har överträffat det prognostiserade resultatet under alla de åren. Avtalet är så konstruerat att vinsten över en viss nivå delas mellan oss och den finska staten. Alla har blivit vinnare, säger Jukka Holkeri, marknadschef på Patria. Hur har det här gått till, var personalen bortskämd tidigare och är det så att Patria pressar personal att arbeta hårdare? Nej, menar Jukka Holkeri, människorna är de samma och de gör samma goda arbete, men han menar att när man är anställd av försvaret ingår saker i tjänsten som inte har direkt med din huvuduppgift att göra. Företaget Millog övertog vid årsskiftet 2009 åtta verkstäder och lagerdepåer, personalen bytte kläder Detta tog man bort och då frigjordes ett antal timmar. Tydligare rollspel Och med ett tydligare rollspel mellan beställare och utförare tvingas alla inblandade tänka efter vad det är man gör. Måste man betala för en tjänst från en extern leverantör blir det naturligt att agera på det här sättet. Man ställer sig frågan om det är absolut nödvändigt och man börjar titta på samordning där exempelvis flera enheter kanske kan underhållas vid samma tillfälle. Den här processen är mycket nyttig och har lett till en optimering av verksamheten både hos armén och hos Millog, säger Jukka Holkeri. Men även om den finska armén köper allt bakre underhåll från Millog är det inte givet att det är i deras verkstäder som underhållet utförs. Det kan lika gärna vara hos en underleverantör. Till exempel kan en lastbilsleverantör med verkstäder över hela landet ta hand om underhållet lokalt. Finns det en annan aktör som vi kan samarbeta med så gör vi det, det är oftast bättre än att bygga något eget. Den arbetstid som frigjorts inom organisationen har kunnat läggas på nya uppgifter som till exempel att ta hand om och renovera den materiel som kommer tillbaka från Afghanistan. De här uppgifterna har vi gjort utöver det vanliga underhållet och vi har gjort det med samma personal. Det har gett oss ökade intäkter. Ökad professionalism Men personalen då, är de lika nöjda som Patrias aktieägare och den finska staten? De som följde med över till Millog blev garanterade minst fyra års arbete. Idag är styrkan i stort sett intakt, några har läm-
FORUM FÖR LOGISTIK arméns logistikförsörjning och blev över en natt civila. nat av naturliga orsaker som pension, nytt jobb eller studier. Samtidigt har ny personal rekryterats på grund av behov av ny kunskap inom bland annat elektronik. Vid övergången från militär till civil verksamhet blev det en del förändringar i villkoren för personalen som exempelvis kortare sommarledighet. Det kompenserade Millog med bättre betalt. I undersökningar och i intervjuer som finsk tv gjort har det framkommit att personalen är mycket nöjd. Alla kan koncentrera sig på sitt huvudområde och behöver inte göra sådant som inte hör dit. Medarbetarna blir mer av experter på sitt område och flera har gett uttryck för att de gärna åker ut och berättar att en sådan här förändring kan göras på ett klokt sätt, säger Jukka Holkeri. Vad händer om det blir en krigs- eller krissituation, kommer Millog att klara försörjningen av logistiktjänster när det bränner till? Det här är självklart mycket viktigt för den finska armén. Här lyfter Jukka Holkeri fram det strategiska partnerskap som man har avtalat om. Vi är en del av försvarets logistik och vi övar med dem och vi är uppkopplade Fakta Millog Foto: Patria mot stabssystemen. Vi kan också frigöra personal från andra delar av koncernen där verksamheten minskar vid en kris. Den personalen kan gå in direkt och stödja logistiken. Hans Ivansson FMV Millog bildades 2006 och ägs av en industriell grupp ledd av Patria. Patria äger 55 procent. Även finska staten har en s.k. Golden Share i Millog. Millog ansvarar för all bakre logistik till den finska armén förutom explosivmaterial. Idag är man cirka 650 medarbetare på sju servicecenters. Uppgifterna omfattar i korthet:.. Planering av materielförvärv och deras livscykler, förvärv av system och stödtjänster, användning och underhåll av systemen, ändringar och uppgraderingar av en produkt, bortskaffande och skrotning av system Underhåll av alla terräng och bepansrade fordon, elektroniska robot- och vapensystem, optronik-utrustning och CBRN-skydd. Ansvarig för reservdelskonstruktion, inköp, lagring och distribution.
FORUM FÖR LOGISTIK Den termiska sprutningen som görs på Markverkstaden i Skövde är en så kallad tillståndspliktig verksamhet som organisationen måste ha särskilt tillstånd för att få bedriva. Foto: Marcus Boberg Tillstånd och regelverk under kontroll En förutsättning för att verksamheten ska fungera, eller ens få bedrivas, den 1 januari 2013, är att alla tillstånd är i ordning och finns hos rätt tillståndsmyndighet. Just nu bedrivs arbetet inom med att inventera och sammanställa alla tillstånd som finns idag. Fredrik Schäder är chef på J4/logistik och ansvarig för tillståndsinventeringen avseende miljötillstånd. Eftersom det handlar om en överföring av verksamhet och inte en förändring av verksamheten i sig så kommer de flesta tillstånd bara att kunna lyftas över till FMV, säger Fredrik Schäder. Det är bara om man förändrar verksamheten, utökar den eller gör ändringar i processen som nya tillstånd måste sökas. Men vi måste ändå göra en inventering och få koll på allting, för det är tuffa regelverk. Hårda styrningar Det finns både interna och externa styrningar för de olika verksamheter som bedriver. Kraven är också extra hårda eftersom det handlar om militär verksamhet. De interna styrningarna utgår ifrån civila lagar och förordningar. Försvarsmaktens Säkerhetsinspektion som består av Flygsäkerhetsinspektionen (FlygI), Sjösäkerhetsinspektionen (SjöI) och Marksäkerhetsinspektionen (MarkI) utför regelbunden tillsyn och kontrollerar att reglerna följs. Säkerhetsinspektionen utför kontrollerna på uppdrag av Transportstyrelsen. Förenklat kan man t ex säga att FlygI är för militär flygverksamhet vad Transportstyrelsen är för civil. Utöver de interna styrningarna finns det civila lagar som gäller för verksamheten oavsett om man heter, Saab eller Ohlsons mekaniska verkstad. Både i Försvarsmakten och i FMV är det Generalläkaren som ser till att de civila lagarna och kraven följs avseende miljöområdet. Vi har en bra dialog med Generalläkaren när det gäller verksamhetsövergången, säger Fredrik Schäder. Särskilda tillstånd Viss verksamhet måste man anmäla och söka tillstånd för. Avseende miljöområdet sker anmälan hos Generalläkaren och tillstånd beviljas av Länsstyrelsen. bedriver en del verksamhet som omfattas av tillståndsplikt enligt miljölagstiftningen bland annat på flygflottiljerna. Den verksamheten är det dock inte som har tillståndsansvaret för utan flottiljchefen. Man söker nämligen tillstånd för hela flottiljen oavsett vilken organisationsenhet det är som bedriver verksamheten. Det blir alltså ingen skillnad om det är eller FMV. Det viktiga är att tillsyns- och tillståndsgivande myndighet samt flottiljchefen är informerad och medveten om att från och med den 1 januari är det FMV som ansvarar för nuvarande verksamhet som ingår i flottiljens tillståndspliktiga verksamhet. bedriver endast begränsad verksamhet som man själv har tillståndsansvaret för, men bl.a. finns det tillstånd för den så kallade termiska sprutning man gör på Markverkstaden i Skövde. Utöver verksamhets- och miljötillstånd är också delar av :s verksamhet ISO-certifierad, men detta är också kopplat till verksamheten och så länge inga förändringar sker av verksamheten i sig så har man kvar sin certifiering. Ägare vs brukare En fråga som måste beslutas i närtid är vem som ska vara ägare av materielen efter verksamhetsövergången forts. --->
FORUM FÖR LOGISTIK forts. ---> till FMV. Detta har bland annat betydelse för vem som ska sätta reglerna för verksamheten. Idag är Försvarsmakten ägare och brukare till materielen vilket medför att Säkerhetsinspektionen anger reglerna, men om FMV blir ägare och brukare, då kan det innebära att någon annan beslutar om tillsyn och gällande regelverk. Vi måste veta vem som sätter reglerna för att kunna följa dem på bästa sätt, säger Fredrik Schäder. Ett annat exempel är att chefen idag är redare för sjöverksamhet, eftersom äger och brukar ett antal båtar. Om ägarskapet för båtarna går över till FMV och det är FMV personal som kommer framföra båtarna, hur ska då redarskapet hanteras och vad gäller om ägarskapet kvarstannar i Försvarsmakten men det är FMV personal som brukar dem, ska då blivande chef FSV bli redare? Detta är också en av de frågor som måste redas ut. Vi har lämnat en hemställan till Säkerhetsinspektionen för att få veta hur vi ska hantera detta, säger Fredrik Schäder. Det är egentligen en mycket större fråga än bara verksamhetsregler, för ägandeskapet får ju följdverkningar på både juridik, avtal och ekonomi. Under kontroll Det vi gör nu är att inventera vilka tillstånd, certifikat, förordningar och regler vi har och vad som händer med dem. Den här sortens inventering ingår ju i vår ordinarie verksamhet och är något som vi gör löpande hela tiden. Det som är specifikt nu är att dokumentera allt så att det finns fastställt på papper och kan lämnas över som verksamhetsbeskrivning till olika tillsynsansvariga och FMV. Allt ska vara enkelt spårbart. Arbetet med inventeringen och dokumentationen är respektive enhetschefs ansvar och följer linjen. J4 stöder med råd och expertkunskap och har löpande dialog med alla chefer. Om inte de här administrativa delarna är i ordning kan det få påtagliga konsekvenser. Det kan kosta pengar i form av böter, organisationen kan tappa certifikat och tillstånd och då i värsta fall inte längre få utföra sin verksamhet. Jag upplever att vi är väl medvetna om vad som ska göras och hur det ska göras. Arbetet med detta startade redan i höstas och vi har bra koll på läget, avslutar Fredrik Schäder. Annika Eriksson Vi måste vara realistiska, säger Mats Ström, chef för. I både FMV och planeras för verksamhetsövergången som sker vid årsskiftet. Och C varnar I realiteten har vi bara 90 dagar på oss. 1600 människor ska byta arbetsgivare och flera verksamheter byter huvudman. Det är stora förändringar både för den enskilde och de två myndigheterna FMV och Försvarsmakten. Vi måste vara realistiska, säger Mats Ström, chef för Försvarsmaktens logistik. Det som inte är planerat före midsommar kommer inte att bli gjort. Och det som inte är gjort i slutet av november kommer inte att bli gjort i år. I verkligheten har vi 90 dagar på oss. Vi är redan i juni. Sedan är det semester. Det är under september, oktober och november, totalt 90 dagar som allt ska bli gjort. :s order för verksamhetsövergång har gått ut i organisationen i en första version. I FMV planerar man med hjälp av en projektplan som dagligen fylls på. Nio arbetsgrupper har bildats för att klara ut sådant som är olöst. Det har gjorts och görs ett fantastiskt Foto: Marcus Boberg Vi har bara 90 dagar på oss Det är oerhört viktigt för verksamheten att så många som möjligt följer med. Men det är först när vi ser svaren som vi vet hur det blir. Mats Ström, Chef arbete, menar Mats Ström, men det gäller att inte fastna i detaljer eller bli formalistiska. Erbjudande om att följa med Omkring den första september kommer erbjudande till berörda om att följa med verksamheten till FMV. Det är en viktig milstolpe, säger Mats Ström, det är oerhört viktigt för verksamheten att så många som möjligt följer med. Men det är först när vi ser svaren som vi vet hur det blir. På FMV har man visserligen en beredskap för att rekrytera nya medarbetare. Men den kompetens som medarbetarna i har är inte lätt att hitta. Eva Pia Sandstedt
Posttidning B R E T U R A D R E S S: F ö r s va r s m a k t e n s lo g i s t i k - T e g e lu d d s väg e n 31-107 86 S to c k h o l m Vi har stenhårt fokus på leveranser och kommer att löpande följa upp kundnöjdhet, säger Tomas Salzmann. Foto: Marcus Boberg Med leveranser och utveckling i fokus Förberedelserna med överföringen av verksamhet från till FMV och den nya enheten Förråd, Service och Verkstäder, FSV, pågår för fullt. Under våren har Försvarsmakten och FMV arbetat med att identifiera de områden där man behöver hitta lösningar. Nu har vi ett bra grepp på vad vi ska göra för att gå i mål, säger Tomas Salzmann, FSV. Tanken är att FSV ska fungera som en egen resultatenhet inom FMV. De delar som förs över från kommer att hanteras med egen balans- och resultaträkning. Det är för att få spårbarhet, tydlighet och effekt i ekonomin, säger Tomas Salzmann. Besparingarna ska även efter övergången följa den ratiotradition som haft i flera år. Till exempel finns ratiomålen för 2013-2014, för de verksamheter som går över till FMV, med i planeringsanvisningen som gick ut i i början av juni. Att uppnå de två huvudmålen, leveranssäkerhet och lägre logistikkostnader, är helt avgörande för FSV:s trovärdighet mot Försvarsmakten, regering och riksdag. Försvarsmakten blir FSV:s viktigaste kund. Redan idag är Försvarsmakten :s viktigaste kund men nu blir det två olika myndigheter där Försvarsmakten blir beställare och FMV utförare. Vi har stenhårt fokus på leveranser och kommer att löpande följa upp kundnöjdhet, säger Tomas Salzmann. Man vill också utnyttja den nya miljön och det nya regelverk som flytten till FMV innebär och skapa besparingar utifrån det. Det rör sig om till exempel hyror, där FMV har annorlunda avtal än FM. Inom FMV har man, till skillnad från i FM, möjlighet att minska kostnaderna när man lämnar tillbaka lokaler. Därför ser vi över möjligheten att förtäta verksamheten, att utnyttja de lokaler vi har på ett bättre sätt. Mindre hierarktiskt och snabbare beslutsvägar Man ser också möjligheter att arbeta med en annan typ av ledarskap, med mindre hierarkier och snabbare beslutsvägar. FMV är inte lika hårt regelstyrd som FM, här finns en större frihet i att genomföra ställd uppgift, säger Tomas Salzmann. Vi inom FMV betonar mycket det personliga ansvaret mot uppställda mål. Som en del av detta arbetar FSV också med ett mer övergripande utvecklingsmål. Det innebär att man spänner bågen, på gränsen till vision. Detta mål kan bara ge pluseffekter och innebär ett helhetstänkande och en balans där både verksamheten och medarbetarnas utveckling sätts i centrum. Eget ansvar för att öka beläggningen Ur ett verksamhetsperspektiv tittar man på effektiviseringar av verksamheten och beläggningsgrad på verkstäderna. Verksamhetsperspektivet och individperspektivet hänger ihop. Eget ansvar kan till exempel betyda att man på en verkstad hittar nya vägar för att öka beläggningen lokalt, på ett sätt som man kanske inte gjort om man tittat på det centralt. Min målsättning är att varje medarbetare skall ha egna mål. Mål som skall vara i harmoni med de övergripande mål som FSV har för verksamheten. Nästa steg i arbetet med verksamhetsövergången kommer i början av september då erbjudandet om verksamhetsövergång ska lämnas till berörd personal i. Under den tiden man har på sig att svara, kommer Tomas Salzmann, FSV att göra en rundresa i landet för att träffa den personal som fått erbjudandet. Då finns det goda möjligheter att få information och svar på eventuella frågor. Carina Söderström