SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (17) Utförarstyrelsen Plats och tid: Harven kl. 8.30 11.40 Beslutande: Karl-Gustav Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Jan-Olof Bohlin (M), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) 1-7 Lars Johansson (S) Kjell Hjalmarsson (S) Per Svensson (S) ersätter Klas-Åke Jansson (C) Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Ersättare: Övriga närvarande: Lena Skogh, sekreterare Göran Gustafsson, förvaltningschef Mats Flygelholm, controller 1-3 Fredrik Hedman, energirådgivare 1-4 Stefan Svensson, avdelningschef fastighet 1-5 Mats Bäck, avdelningschef gata/park 1-6 Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kost 1-7
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (17) Justering : Plats och tid: Johnny Johansson Harven den 4 februari Justerade paragrafer: 1-12 Underskrifter Sekreterare: Ordförande: : Lena Skogh Karl-Gustaf Bynke Johnny Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: Utförarstyrelsen : 2014-01-31 Datum då anslaget sätts upp: 2014-02-05 Datum då anslaget tas ned: 2014-02-27 Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (17) Innehållsförteckning Us 1 Val av protokolljusterare... 4 Us 2 Godkännande av dagordningen... 5 Us 3 Beslut om intern kontrollplan 2014 för utförarstyrelsen... 6 Us 4 Information om bokslutet... 8 Us 5 Val av miljövärde för el 2014-2015... 9 Us 6 Information från verksamheten - fastighet... 11 Us 7 Information från verksamheten gata/park... 12 Us 8 Information från verksamheten - kost... 13 Us 9 Redovisning av medarbetarenkät 2013... 14 Us 10 Anmälan av delegationsbeslut... 15 Us 11 Redovisning av meddelanden... 16 Us 12 Övriga frågor... 17
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (17) Us 1 Val av protokolljusterare Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar välja Johnny Johansson (C) som justerare av protokollet för dagens sammanträde.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (17) Us 2 Godkännande av dagordningen Utförarstyrelsens beslut Owe Rosenberg (M) anmäler en övrig fråga om Service & Tekniks organisation. Johnny Johansson (C) anmäler en fråga om kvarglömda vindfällen på kommunens mark. Förvaltningschefen anmäler en informationspunkt om bokslutet 2013. Utförarstyrelsen beslutar godkänna dagordningen för dagens sammanträde med ovanstående tillägg.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (17) Us 3 Dnr US14-8 Beslut om intern kontrollplan 2014 för utförarstyrelsen Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar anta upprättat förslag till intern kontrollplan 2014. Sammanfattning av ärendet I kommunallagen 6 kap 7, fastställs nämndernas ansvar för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Nämnderna ska årligen upprätta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Till 2014 har kommunstyrelsen rekommenderat ett antal områden för nämnderna att granska. Utöver de rekommenderade områdena så tillkommer ett antal frivilliga områden för granskning. De rekommenderade områdena är: Att delegationsordning följs och beslut anmäls till nämnd. Beslutsattestant ska inte avse inköp som kan vara till personlig nytta, t.ex. kurskostnader, mobil och bensin. Personuppgiftslagen, rutiner för att personuppgifter hanteras korrekt enligt lagen. Inköp ska följa gällande ramavtal. De frivilliga områdena är: Representation, att uppgifter om deltagare och syfte är angivet samt att momsen är korrekt. Gäller både intern och extern representation. Kontering av moms på leasade bilar. Tidredovisning av personal tid och fordons tid. Gäller fastighet och gata/park. Upphandlingsrutiner fastighet gällande att anbudshandlingar diarieförs.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (17) Us 3 fortsättning Beslutsunderlag Intern kontrollplan 2014. Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsens revisorer Avdelningschefer inom förvaltningen för Service och Teknik
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (17) Us 4 Dnr: US12-139 Information om bokslutet Controller Mats Flygelholm informerar om läget i bokslutet. Den 27 februari återkommer ärendet för beslut till utförarstyrelsen.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (17) Us 5 Dnr US14-17 Val av miljövärde för el 2014-2015 Nämndens beslut/förslag Utförarstyrelsen beslutar köpa in miljövärdet av el som Bra Miljöval enligt Svenska Naturskyddsföreningens kriterier för åren 2014 och 2015. Sammanfattning av ärendet Enligt tidigare beslut i Skara kommun, Götene kommun och Centrumbostäder ska elen som köps in vara miljömärkt. Det är dock inte preciserat vilken typ av miljömärkning elen ska ha. Det kan vara Bra Miljöval -märkt el enligt Svenska Naturskyddsföreningens kriterier eller endast ursprungsmärkt el, exempelvis 100 % vind, 100 % vatten eller en blandning av dessa. Att välja Bra Miljöval medför en merkostnad på cirka 0,6 öre per kwh jämfört med att välja billigast möjlig ursprungsmärkning. Tidigare år har det varierat om kommunen köpt Bra Miljöval -märkt eller endast ursprungsmärkt el. År 2012 och 2013 köptes exempelvis ursprungsmärkt vattenkraft. Ärendet Mervärden med att välja el märkt Bra Miljöval är i huvudsak följande: Förutom krav på förnybart ursprung ställs också krav på att elproduktionen ska ta andra miljöhänsyn. Exempelvis till biologisk mångfald vid elproduktion med vattenkraft och vindkraft. Det är en känd märkning som gör det enkelt för kommunen att kommunicera sitt aktiva miljöval. Genom Naturskyddsförenings försorg sker revisioner av elleverantörerna för att granska att villkoren uppfylls. Föreningen kan också leverera underlag för elens miljöpåverkan. Bra Miljöval -märkt el når upp till den högsta miljönivån enligt Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (17) Us 3 fortsättning En del av avgiften för Bra Miljöval avsätts till en fond för konkreta energiprojekt. Därifrån har även offentliga aktörer möjlighet att söka bidrag. Exempelvis fick Skara kommun 125 tusen kronor i bidrag under 2012 från denna fond för energiåtgärder på brandstationen. Miljövärdet av elen köps som ett tilläggsavtal till den el vi handlar genom vår elmäklare TelgeKraft. En bedömning gjord av TelgeKraft indikerar följande merkostnader för att beställa Bra Miljöval jämfört med billigast möjlig ursprungsmärkning. Skara kommun Götene kommun Centrumbostäder cirka 50 tusen kronor per år cirka 30 tusen kronor per år cirka fem tusen kronor per år Kostnaden för miljöelen fördelas internt till respektive anläggning efter dess elanvändning. Paragrafen ska skickas till Göran Gustafsson, förvaltningschef Service & Teknik Stefan Rånes, VD Centrumbostäder Fredrik Hedman, handläggare
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (17) Us 6 Dnr US 14-13 Information från verksamheten - fastighet Projekt i Götene - Tillbyggnad av Fornängsskolan för 51 miljoner kronor. Götenes två 7-9 skolor ska flytta ihop och bilda en skola. I beloppet ingår också renovering av Fornängsskolan. Bygget startar i augusti och planeras stå klar i augusti 2015. Skolan kommer under ombyggnadstiden vara tömd och eleverna kommer att flytta till lokaler på Vikingagatan. Ombyggnaden sker till viss del genom samverkan med byggentreprenör.. Idrottshallen i Hällekis är klar och kostnaden för bygget är preliminärt inom budget på cirka 13 miljoner kronor. Slutbesiktning är klar. Kommunstyrelsen har beslutat att den ena ladugården på Nils Tolsgården ska rivas. På det viset kan verksamheten fortsätta bedrivas i delar av lokalerna. Service och teknik kommer att upphandla rivningen. I december fick Hällekis skola ett takläckage och en snabb underhållsåtgärd var nödvändig. Projekt i Skara - På Källeskolan pågår en stor renovering av tak och fönster. Takarbetena är lite försenade men annars löper arbetet på enligt tidplanen. Arbete pågår med att arbeta fram förfrågningsunderlag inför upphandling av ny 7-9 skola på Teglagärdet. Underlag kommer att skickas ut den 27 februari. Byggstart av den nya skolan är beräknat till januari 2015 och inflyttning i augusti 2017. Även det här projektet har inslag av samverkan med entrprenörer. Kostnaden för enbart skolbyggnaden är beräknad till 285 miljoner kronor. Rivningen av förskolan Ving är beställd av serviceutskottet. Arbete med ta fram underlag för upphandling av rivningen pågår. Ny toalett vid busstationen kommer att vara klar i april. Upphandlingen av toaletten har blivit överklagad och är därför försenad. Johnny Johansson (C) frågar hur förvaltningen klarar av att hantera så många stora projekt utan att det inkräktar på det vanliga arbetet. Stefan Svensson informerar om att projektavdelningen har förstärks med mer personal under senare år. Men fastighetsavdelningen använder också flera konsulter för att klara alla projekt.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (17) Us 7 Dnr US14-14 Information från verksamheten gata/park Vårens sandsopning kommer att läggas upp annorlunda. Arbetet kommer att utföras med förskjuten arbetstid. Under ett antal veckor kommer sopningen att ske under cirka 15 timmar per dygn. Arbetet kommer att ske under en kortare period i och med det här arbetssättet. Förvaltningen behöver ha en ny sopmaskin och en kombimaskin kommer att leasas. En ny carport kommer att byggas på Harven. Projektering är klar och ska ut på upphandling. Sammanlagt är byggnaden på 340 kvadratmeter och kommer också att innehålla olika förråd. Bygget är beräknat att starta under april månad. Vinterväghållningen har gått med ett litet underskott 2013 på 183 tusen i Skara och 123 tusen kronor i Götene. Snöfallet tidigt i december kostade mer än beräknat. Omläggningen av vinterväghållning har gjort att vi fått mindre klagomål på snöröjningen. Projekt: nytt ramavtal är upphandlat med ett konsultföretag som bland annat kommer att ta hand om olika projekt som Nordskog etapp 3, och Bernstorp. De stora projekt som ska genomföras under året kommer att handlas upp av entreprenörer. Projekten startar tidigare i vår. Johnny Johansson frågar om nedfallna träd på kommunens mark som inte blir omhändertagna. Kommunekologerna i både Götene och Skara kommuner är ansvariga och vissa träd ska ligga kvar för att stimulera den biologiska mångfalden. Hur det är i det aktuella fallet är oklart.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (17) Us 8 Dnr US14-15 Information från verksamheten - kost Livsmedelsupphandling startade för ett år sedan och ska vara klar med ett nytt avtal juni 2014. I den stora upphandlingen har fjorton mindre upphandlingar ingått för att kunna få anbud från mindre lokala producenter. 4-26 februari pågår provsmakning av olika produkter. Provsmakningen genomförs som blindtester. Projektet centralkök i Götene, en konsult från en arkitektfirma arbetar med ett förslag till renovering och tillbyggnad. Arbetet är fortfarande i inledningsskedet. Tjänsten som kostekonom fick cirka 35 sökande till. Bland de sökande fanns ingen som passade riktigt för tjänsten. Vi kommer att avvakta utredningen av den tekniska samverkan med Götene, innan vi annonserar tjänsten igen. Bullerbyns kök stängde i veckan så totalt finns nu 39 kök i kostorganisationen. Ove Rosenberg (M) frågar om den kylda maten och hur smaken upplevs av de som beställer den. Maten tillagas på samma sätt som om den skulle serveras direkt. Maten kyls snabbt och förpackas i en skyddande atmosfär där syret är borttaget. En undersökning av hur maten uppfattas är genomförd men ännu inte sammanställd. I tidigare undersökningar har kunderna varit nöjda med maten.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (17) Us 9 Redovisning av medarbetarenkät 2013 Förvaltningschefen informerar om resultatet av den medarbetarenkät som är genomförd för Skara kommuns personal 2013.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (17) Us 10 Dnr US14-1 Anmälan av delegationsbeslut Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar godkänna redovisning av delegationsbeslut enligt förteckning nummer 1. Beslutsunderlag Förteckning nummer 1.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (17) Us 11 Dnr US13-157 Redovisning av meddelanden Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar godkänna redovisning av meddelanden enligt lista 2013-12-03 2014-01-21. Beslutsunderlag Förteckning över meddelanden 2013-12-03 2014-01-21.
SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (17) Us 12 Dnr US14-2 Övriga frågor Ove Rosenberg (M) frågar om organisationen av dagens förvaltning och hur antalet anställningar förändrats. Göran Gustafsson redogör för hur dagens organisation ser ut och hur många anställda som ingår.