REGERINGSUPPDRAG 1 (5) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Redovisning av uppdrag att lämna fördjupade underlag rörande ekonomin Månatlig redovisning 20 februari 2010 Regeringen har i regeringsbeslut 2009-04-23, S2009/3551/SF (delvis) uppdragit åt Försäkringskassan att redovisa fördjupade underlag rörande ekonomin. Uppdraget består av två delar där en del ska redovisas senast den 26 juni och en del utgör en månatlig redovisning av ekonomiska utfall samt övriga indikatorer som ska redovisas den 20:e i respektive månad, fr.o.m. maj 2009 t.o.m. december 2010. Försäkringskassan har tolkat uppdraget som en redovisning av åtgärder med anledning av brister i den interna styrningen och ledningen samt en fördjupad redovisning av de beräkningar som presenteras i Budgetunderlaget för åren 2010-2012 ingår i det uppdrag som redovisas senast den 26 juni. Övriga redovisningar i enlighet med regeringsuppdraget hänför sig till månatliga redovisningen. Redovisningen Åtgärder för effektiviserad ledning och styrning inom Försäkringskassan (dnr 42291-2009) skickades till regeringen den 26 juni 2009. Enligt önskemål från Socialdepartementet ska det material som överlämnas till regeringen kvalitetssäkras med hjälp av externt stöd. En sådan granskning har gjorts av Xlent AB och slutrapporten (dnr 89301-2009) har förmedlats till Socialdepartementet. Försäkringskassan kommer inte att lämna någon rapportering den 20 juli då den ekonomiska redovisningen avseende juni månad inte slutförs förrän i samband med månadsskiftet juli/augusti på grund av delårsbokslut. Juni och juli månads utfall redovisas i samband med rapporteringen den 20 augusti. Försäkringskassan kommer inte att lämna någon rapportering den 20 januari då den ekonomiska redovisningen inte slutförs förrän i början av februari. Årsutfallet för 2009 rapporteras den 20 februari 2010 och årsutfallet för 2010 rapporteras den 20 februari 2011. Försäkringskassans budget 2009 fördelat per månad samt ekonomiskt utfall Försäkringskassan har valt att i denna redovisning av budget och ekonomiskt utfall 2009 fördelat per månad begränsa uppgifterna till förvaltningsanslaget. Finansieringskällorna APfondsmedel, samverkansmedel samt lånemedel är avsedda för särskilda ändamål och bedöms inte vara relevanta i detta sammanhang. Försäkringskassan fördelar inte budget och ekonomiskt utfall i denna redovisning i verksamhetsområden. Verksamhetsområde är inte någon indelningsgrund som används i
REGERINGSUPPDRAG 2 (5) myndighetens interna styrning. Det medför att informationen inte är möjlig att löpande ta fram. Rapportering av budget 2009 fördelad per månad samt ekonomiskt utfall för 2009 framgår av bifogad excel-datafil. Utfall för andra valda indikatorer Enligt regeringsuppdraget ska redovisningen kompletteras med andra månadsfördelade indikatorer som t.ex. antal årsarbetare, konsultkostnader och verkningsgrad. Där det är möjligt ska indikatorerna jämföras med situationen i jämförbara myndigheter eller organisationer. I bifogad excel-datafil återfinns årsarbetskrafter samt konsultkostnader. Verkningsgrad Under 2008 hade Försäkringskassan ett mål i styrkortet för måttet verkningsgrader. Syftet med målet var att följa utvecklingen av resursanvändningen i handläggningsprocesserna. Utfallet för målet var svårt att följa av flera skäl bland annat på grund av den omfattande omorganisation som genomfördes. Under senare delen av 2008 upphörde redovisningen av målet på grund av att den statistik som byggde upp resultatet inte producerades som planerat och att nyttan ifrågasattes från bl.a. kundmötesorganisationerna. Under den senare delen av 2008 diskuterades möjligheten att bättre fånga kundmötesorganisationens behov av ett verktyg för produktionsstyrning. I den tidigare organisationen jämfördes teoretisk bemanning vid en optimal process via Ensakalkylen, med en faktisk bemanning med hjälp av tidredovisningen. Detta kallades effektgrad men utan att belysa vad som faktiskt producerats. Under hösten 2008 och under första kvartalet 2009 har ett produktionsstyrningsverktyg tagits i bruk. I verktyget finns ett prognostiserat inflöde samt kapacitetsbedömning från varje enhet (aggregerad till plats och riksnivå). I kapacitetsbedömningen tar enhetschef hänsyn till varje individs förutsättningar för att bestämma vad optimal produktion är. Fokus i nya organisationen har flyttats närmare kund, genom att produktionsstyrningsverktyget sätter produktionsmål för att kunden ska få ersättning i tid. Försäkringskassan ser med anledning av detta inte längre något behov av att ta fram och redovisa verkningsgrader på det sätt som tidigare skedde. Indikatorer avseende lokaler Försäkringskassan har möjlighet att efter halv- och helårsbokslut redovisa hyreskostnaden för lokaler per medarbetare samt per kvadratmeter. En första sådan redovisning skedde i samband med rapporteringen i augusti och avsåg då första halvåret 2009. I denna rapportering finns hyreskostnader för lokaler per medarbetare samt kvadratmeter för helåret redovisat. Jämförelser med andra myndigheter Försäkringskassan deltar i några projekt som syftar till att skapa förutsättningar för att jämföra olika indikatorer i verksamheten med andra liknande organisationer.
REGERINGSUPPDRAG 3 (5) ESV fick i uppdrag av Nätverket för statliga myndigheter, som koncentrerat sin administration, att driva ett arbete med att ta fram nyckeltal för jämförelse. Förslag om nyckeltal för lönespecifikationer, elektroniska leverantörsfakturor, pc-arbetsplats och lokalkostnad har arbetats fram och under hösten 2008 lämnade ett flertal myndigheter för första gången in utfall inom dessa områden. Tanken är att utfall för nyckeltalen ska tas fram en gång per år. Vidare pågår ett samverkansprojekt mellan Skatteverket och Försäkringskassan där man arbetar med att ta fram indikatorer för jämförelser. Inom projektet har förslag tagits fram på möjliga områden som lämpar sig för jämförelse. Prioriterade områden beskrivs i dagsläget mer i detalj och kostnaderna för att genomföra en jämförelse uppskattas. Försäkringskassan har för närvarande låg aktivitet i flera av de benchmarkingområden som nämns i uppdraget. Detta i avvaktan på att e-delegationen ska lägga sitt betänkande i slutet av oktober. Troligtvis kommer bl.a. ESV påbörjade benchmarking arbete att involveras och lyftas fram i e-delegationens arbete. En överensstämmelse mellan de ekonomiska data och övriga indikatorer som är bestämda i detta regeringsuppdrag med de indikatorer som redovisas i ovan beskrivna projekt kommer inte att kunna uppnås. Försäkringskassan har inte för avsikt att arbeta särskilt med att skapa förutsättningar för jämförelser med andra organisationer avseende indikatorer som följer av detta regeringsuppdrag. Avvecklingskostnader med anledning av omorganisationen samt engångsvisa/extraordinära kostnader Området personal Till följd av tidigare års avveckling av personal har Försäkringskassan förpliktelser i form av utbetalningar av lön under uppsägningstiden samt pensionsavsättningar för dessa medarbetare. Tidigare års avveckling har kostnadsförts i 2008 års bokslut (181,9 mnkr) och hanteras i övergångseffekten till kostnadsmässig anslagsavräkningen (genom indragning av anslagsmedel). Detta medför att tidigare års avveckling av personal inte kommer att medföra några kostnader eller någon anslagsavräkning under 2009. Försäkringskassan kommer fortsatt att endast ha kostnader för avveckling av personal när myndigheten tar nya beslut om strukturella förändringar. Under 2009 har tagits/kommer att fattas beslut om avveckling enligt nedan (totala kostnaden över åren belastar anslaget under 2009). 2009 2010 2011 2012 2013 Avvecklingskostnader 40,4 21 4,4 3,1 1,4 Av bokföringstekniska skäl finns i bilagda ekonomiska utfall för 2009 redovisat kostnader avseende tidigare års avveckling. Dessa kostnader faller ut per månad och en justering för de första sex månaderna gjordes i samband med delårsbokslutet och ytterligare en gjordes i samband med kvartal tre. Samma rutin har tillämpats vid arbetet med helårsbokslutet.
REGERINGSUPPDRAG 4 (5) Området IT Det finns inga avvecklingskostnader med anledning av omorganisationen inom området IT. I samband med halv- och helårsbokslut kommer en redovisning av engångskostnader avseende IT att lämnas. Detta handlar främst om nedskrivning och bortskrivning av utvecklingsprojekt i de fall det förekommer. I bifogad excel-datafil återfinns nedskrivningar gjorda i samband med helårsbokslutet 2009. Området lokaler Med anledning av omorganisationen under 2008 och valda koncept för lokaler innehar Försäkringskassan under kommande år ingångna hyresavtal avseende lokaler som i dagsläget inte nyttjas. En redovisning av omfattningen på dessa kontrakt kommer att ske kvartalsvis. Första rapporteringen gjordes i samband med rapportering den 20 augusti 2009 och avsåg då de första två kvartalen 2009 och därefter gjordes det för kvartal tre en rapportering den 20 oktober. I samband med denna rapportering kommer en redogörelse för tomma lokaler 2010 att göras. I samband med årsbokslutet 2008 redovisade Försäkringskassan en kostnad för outnyttjade lokaler (37 mnkr för 2009 och 26 mnkr för 2010) då övergång till kostnadsmässig anslagsavräkning skett från och med 2009 uppstår kostnaden (och anslagsavräkningen) för outnyttjade lokaler i samband med att beslut om att inte nyttja lokalen fattas. Detta medför att tidigare års fattade beslut om att inte nyttja hyrda lokaler har kostnadsförts och anslagsavräknats i samband med hanteringen av övergångseffekten till kostnadsmässig anslagsavräkning. Försäkringskassan kommer fortsatt att endast ha kostnader för outnyttjade lokaler i de fall myndigheten tar nya beslut om att inte nyttja befintliga lokaler. Av bokföringstekniska skäl finns i bilagda ekonomiska utfall för 2009 redovisat kostnader för outnyttjade lokaler. Dessa kostnader faller ut per månad och en justering för de första sex månaderna gjordes i samband med delårsbokslutet och ytterligare en gjordes i samband med kvartal tre. Samma rutin har tillämpats i samband med i helårsbokslutet. I bifogad excel-datafil återfinns hyreskostnader för tomma lokaler för 2010 rapporterade baserat på uppgifter i samband med helårsbokslutet. Engångskostnader/extraordinära kostnader Redovisning av engångskostnader och/eller extraordinära kostnader kommer att ske i den månatliga rapporteringen i de fall det finns sådana. Försäkringskassans budget 2010 fördelat per månad Försäkringskassans budget för 2010 är beslutad av Försäkringskassans styrelse på övergripande nivå den 28 januari 2010. Generaldirektören har därefter beslutat om budget för organisatoriska enheter och övriga den 5 februari 2010. Budgeten är ännu inte inläst i ekonomisystemet. Det gör att den fördelning och periodisering av budget som finns i det bifogade excel-datafil baseras på framförallt utfallet för 2009.
REGERINGSUPPDRAG 5 (5) I den rapportering som sker den 20 mars kommer budget vara inläst och excel-datafilen kommer att uppdateras med dessa värden i samma struktur som har gäller för budget och utfall för 2009. Sture Hjalmarsson Åsa Klerkestam Bilaga 1 Excel data-fil Bilaga 1 - Uppföljning till departementet 1001 1.0.xls