PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDSSTYRELSEMÖTE I SVEROK MÖTE NUMMER: 4/2014 MÖTESDATUM: 2014-05-24--25 FÖREGÅENDE MÖTE: 2014-03-29--30 Vid protokollet, Justeras, Justeras Emil Forslund Mötessekreterare Alexander Hallberg Justerare #1 Linnea Risinger Justerare #2 1(77)
DAGORDNING 1. Formalia...3 2. Antagna föreningar...4 3. Rapport: Beslut i verkställande utskottet...5 4. Rapport: Månadsvis Statistikrapport April 2014...13 5. Rapport: Månadsvis Statistikrapport maj 2014...14 6. Rapport: Ekonomi...15 7. Rapport: Utvärdering FTW!...16 8. Beslut: Nytt föreningsdirektiv...30 9. Beslut: Crowdfunding...33 10. Beslut: Fördelning av 2013-bidrag...35 11. Diskussion: Inflytande 2.0...36 12. Diskussion: Förenings- och medlemsantal 2014 och framåt...37 13. Diskussion: Verksamhetsplan 2015...38 14. Beslut: IT-tjänster för föreningar och enskilda projekt...39 15. Beslut: Medlemsförslag: Karttjänst...41 Justeras av Alexander Hallberg. 2(77)
1. FORMALIA HANDLINGAR Röstlängd Adjungeringsformer Dagordning (sidan 2) MÖTET BESLUTADE ATT 1...fastställa röstlängden till Rebecka Prentell, förbundsordförande, Alexander Hallberg1, vice förbundsordförande, Andreas Bogatic, Charles Metzmaa, Chris Jonasson, Emil Forslund, Linnea Risinger, förbundsstyrelseledamöter. Johan Groth och Elaine Boström var frånvarande. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja Charles Metzmaa till mötesordförande. 4...välja Emil Forslund till mötessekreterare. 5...välja Alexander Hallberg till justerare. Klockan 13:10 den 25e valdes Linnea Risinger till justerare då Alexander var tvungen att gå. 6...adjungera Jenny Petersson (kanslichef) som funktionär samt Sanna Hedlund (valberedare) som sakkunnig. 7...fastställa dagordningen med ändringar. 8...anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt). 9...gå igenom beslut i verkställande utskottet (se egen punkt). 10...ratificera beslut som tagits per capsulam (se egna protokollspunkter när sådana beslut tagits). 11...gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som inte dokumenteras i protokollet). 12...lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter). 13...göra tillägg på uppdragslistan (dokumenteras inte i protokollet) 14...efter att alla ärenden på dagordningen behandlats, avsluta mötet klockan 14:55. KOMMENTAR Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet. Justeras av Alexander Hallberg. 1 Alexander var tvungen att gå klockan 12:04 söndagen den 25e. 3(77)
2. ANTAGNA FÖRENINGAR ANTAGNA FÖRENINGAR 2014-03-25--05-19 1...Luddkai...Ludvika...Dalarnas län...sverok GävleDala 2...SweKung...Gävle...Gävleborgs län...sverok GävleDala 3...GoT...Karlskrona...Blekinge län...sverok Kalmar-Blekinge 4...mattemagikerkonvergensen.Uppsala...Uppsala län...sverok Mälardalen 5...Uppsala Tea Party...Uppsala...Uppsala län...sverok Mälardalen 6...Uppsala Yugioh...Uppsala...Uppsala län...sverok Mälardalen 7...Alunda Airsoft Alliance...Östhammar...Uppsala län...sverok Mälardalen 8...Tidsresenärerna...Härnösand...Västernorrlands län...sverok Nedre Norrland 9...Twin Peaks Magic...Sundsvall...Västernorrlands län...sverok Nedre Norrland 10...Krokodilhammarkompaniet..Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 11...Den of evil...stockholm...stockholms län...sverok Stockholm 12...Gamedroid...Botkyrka...Stockholms län...sverok Stockholm 13...Games4Freedom...Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 14...Stockholm Brawlers' Union...Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 15...Allt på ett kort spelförening..stockholm...stockholms län...sverok Stockholm 16...Joy-Pad...Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 17...Furluminati...Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 18...SurpriseCatLove...Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 19...Tramsmaffian...Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 20...Kratertroppen...Stockholm...Stockholms län...sverok Stockholm 21...Ars amandi...stockholm...stockholms län...sverok Stockholm 22...S.A.S - Sparv AirSoft...Arvika...Värmlands län...sverok Svealand 23...Raised-Gaming...Örebro...Örebro län...sverok Svealand 24...ChuuouKai...Örebro...Örebro län...sverok Svealand 25...Svealand Airsoftförening...Örebro...Örebro län...sverok Svealand 26...Hertigömets Spelgille...Malmö...Skåne län...sverok Södra Kulturdistriktet 27...King of Lund...Lund...Skåne län...sverok Södra Kulturdistriktet 28...Digital Social Fritid...Malmö...Skåne län...sverok Södra Kulturdistriktet 29...Torsdagsklubben...Lund...Skåne län...sverok Södra Kulturdistriktet 30...Ärkegamers3000...Lund...Skåne län...sverok Södra Kulturdistriktet 31...Blodförlust...Lund...Skåne län...sverok Södra Kulturdistriktet 32...Kaliforniespel...Helsingborg...Skåne län...sverok Södra Kulturdistriktet 33...Rebel Scum...Kungsbacka...Hallands län...sverok Väst 34...Spelfinnarna...Göteborg...Västra Götalands län...sverok Väst 35...Settlers of Häromdan...Göteborg...Västra Götalands län...sverok Väst 36...Spelhörnan...Göteborg...Västra Götalands län...sverok Väst 37...Mulligan...Alingsås...Västra Götalands län...sverok Väst 38...Team Orbit...Bollebygd...Västra Götalands län...sverok Väst 39...Steamworks...Göteborg...Västra Götalands län...sverok Väst 40...Göteborgs Magic & Spelsällskap...Göteborg...Västra Götalands län Sverok Väst 41...Pixbo Bräd- och Rollspelsförening...Härryda...Västra Götalands län Sverok Väst 42...The Saboteurs...Alingsås...Västra Götalands län...sverok Väst 43...Heat esports Spelförening...Alingsås...Västra Götalands län...sverok Väst 44...Åmåls Paintballförening...Åmål...Västra Götalands län...sverok Väst 45...VÄNTA...Umeå...Västerbottens län...sverok Västerbotten 46...TCG (Trainers in Cardgames) Linköping...Östergötlands län...sverok Östergötland 47...Iuvo Gaming...Norrköping...Östergötlands län...sverok Östergötland 48...Nominativ Plural...Linköping...Östergötlands län...sverok Östergötland Justeras av Alexander Hallberg. 4(77)
3. RAPPORT: BESLUT I VERKSTÄLLANDE UTSKOTTET 1. BESLUT OM MEDEL TILL DISTRIKT FÖR REGIONALA KONSULENTER På förra styrelsemötet fattades beslut om att delegera uppdraget om att handlägga och besluta om vilka distrikt som skulle få möjlighet att ta del av potten för regionala konsulenter till VU. Beslutet skulle fattas utifrån följande tre kriterier: 1. Behovsanalys av distriktskonsulent i regionen 2. Distriktets långsiktiga möjlighet att finansiera en distriktskonsulent 3. Distriktens möjlighet att tillgodose god arbetsmiljö och förutsättningar för den anställde VU har haft två möten tillsammans med Jenny och Chrisp på kansliet för att göra detta. Chrisp har haft kontakten med distrikten och Jenny har varit med i dialogen utifrån att hon var ansvarig för rekrytering och arbetsledning, budget mm. VU har fattat beslut om att fördela potten enligt följande: Sverok Stockholm 240 000kr Sverok Västerbotten 450 000kr Sverok SKuD 310 000kr Övriga distrikt som inkommit med ansökan: Sverok Väst, Sverok Östergötland och Sverok Gävle-Dala. Distrikt...Finansiering... Arbetsmiljö Sverok GävleDala...Lokal, spelbibliotek, telefon, ev dator...lokal i Falun Sverok SkuD....Spelens hus + 25% av anställningen...spelens hus i Malmö Sverok Stockholm...210 000 kr... Förbundets Stockholmskontor möjligt. Sverok Väst...Kontor med dator... Spelens hus i Göteborg Sverok Västerbotten...Kontor med allt utom telefon...kontor Sverok Östergötland...Dator, lite resor, grundgarantin, ev lokal. Förbundets Linköpingskontor möjligt. Vi har utgått från de kriterium styrelsen satt upp, men även försökt se till en god spridning över landet och inom området arbetsmiljö prioriterat de distrikt där konsulenten kan arbeta tillsammans med andra, för att slippa ensamarbete. Möjligheterna att långsiktigt behålla den regionala konsulenten har bedömts som god i Sverok Stockholm, Medel i Sverok Väst och SkUD, begränsad i Östergötland, Gävle-Dala och Västerbotten. Att VU ändå beslutade om att tilldela medel till Västerbotten och inte Sverok Väst berodde på att man dels erbjuder kontorslokaler som delas med andra som 5(77)
finns där på dagtid (Studiefrämjandet), och att vi ville prioritera den geografiska spridningen så att även ett av våra norrlandsdistrikt fick möjlighet att göra detta, och inte bara storstadsregionerna (Stockholm, Göteborg, Malmö). Det har inte varit enkelt att prioritera och bedöma behovet av en regional konsulent i de olika distrikten. Alla distrikt som inkommit med ansökan har dels viktiga skäl till att vilja göra satsningen och ett behov av att få en anställd. Det var däremot bara Stockholm och SKuD som hade möjlighet att själva stå för delar av lönekostnaderna. Rekryteringen av de första två konsulenterna: Umeå och Stockholm, ligger nu uppe på platsbanken, Sveroks hemsida mm. 2. BESLUT OM FASTSTÄLLANDE AV PROJEKTPLAN FÖR SPELLOVET Beslut fattat av VU: bifogad projektplan för Spellovet. 6(77)
Projektplan för Spellovet 2014 Innehållsförteckning Bakgrund och syfte Mål Omfattningar och begränsningar Tids- och aktivitetsplan Delmål och leveranser Personer Kostnader och förutsättningar Risker Styrning och uppföljning Referenser 7(77)
BAKGRUND OCH SYFTE Spellovet är en årlig satsning som syftar till att via Sveroks medlemsföreningar i bred mening synliggöra spelhobbyn runt om i Sverige. Spellovet är också en del av Sveroks arbete med att stödja och utveckla medlemsföreningarna och utgör därför också en del av Sveroks lokala verksamhet. Spellovet, som fram till 2012 kallades Spelveckan, har genomförts sedan 2001 och engagerar typiskt mellan 50 100 föreningar per år. Spellovet genomförs sedan ett antal år under höstlovsveckan (vecka 44). Det står föreningarna fritt att arrangera Spellovsarrangemang under någon av de närliggande veckorna. Den traditionella Spellovetlådan skickas dock ut till deltagande medlemsföreningar vid ett och samma tillfälle (vanligen i början på oktober). De senaste årens utvärderingar visar att Spellovet är ett uppskattat arrangemang. En stor majoritet av de deltagande föreningarna kan tänka sig att medverka i framtida Spellov. (Se undersökningen Utvärdering Spellovet 2013 här). Spellovet har också lyckats attrahera externa finansiärer vilket är mycket positivt, framför allt när det gäller sponsring av spel till spellådan. Mediebevakningen var under 2013 god med ett tjugotal inslag i lokala radiokanaler och tidningar. Under 2013 gjordes också en extra satsning för att tipsa och visa föreningarna hur de kunde nå ut till sina lokala medier och på så sätt locka fler besökare. Syftet med Spellovet är först och främst att synliggöra och positionera spelhobbyn som en positiv fritidssyssla för barn och unga. Genom att Spellovet är en gemensam aktivitet som engagerar Sveroks medlemsföreningar, distrikt och förbundet kan vi stärka samhörigheten inom Sverok. Spellovet är också en anledning att initiera samarbeten med andra aktörer inom spelhobbyn. MÅL Spellovets övergripande mål är att: Synliggöra spelhobbyn Skapa en vi-känsla i förbundet genom ett evenemang som engagerar både föreningar och distrikt runt om i landet under samma tidpunkt Öppna för rekrytering av fler medlemmar, både de som upptäcker en existerande förening eller de som blir inspirerade att starta en egen För att kunna mäta effekten och utvärdera Spellovet har mer konkreta mål satts upp. Dessa är baserade på förra årets projektplan och hur väl målen nåddes då, såväl som erfarenheterna från projektledaren Charles Metzmaa samt de deltagande föreningarnas utvärdering. Grundläggande mål engagera minst 120 föreningar i Spellovet 8(77)
engagera minst 3 distrikt i Spellovet hantering av Spellovetlådan ska ske via Sveroks webbshop Ekonomiska mål hitta sponsorer som bidrar med spel, give aways etc. till ett värde motsvarande ca 100 000 kr Mediala mål minst 35 inslag i lokala media kring Spellovet, medlemsföreningarna, distrikten och/eller Sverok öka frekvensen på hur ofta Spellovet och Sverok omnämns i dessa artiklar (de två orden nämns sällan vilket minskar känslan av en enhetlig satsning) skapa en digital mall för pressmeddelande som kan användas av föreningarna bifoga foldern Hur ska vi synas? i alla Spellovslådor ha en egen sändning från föreningar runt om i landet (à la Table Top Day) där minst fem föreningar ska delta Mål för långsiktighet etablera kontakter med minst 3 andra aktörer inom spelhobbyn som vill samarbeta med evenemang etc. under årets eller kommande Spellovet etablera ett starkare samarbete med distrikten för att kunna lyfta Spellovet ännu mer på lokal nivå OMFATTNINGAR OCH BEGRÄNSNINGAR Projektets fokus ligger helt på veckorna 43 45. Arbetet som sker innan är direkt kopplat till de föreningar och distrikt som deltar under Spellovet, sponsringen som ska ingå i Spellovslådan och samarbeten som ska inledas för att främja årets, och kommande års, Spellov. Begräsningar innebär att större förändringar i Spellovets utformning tas i beaktande men inte genomförs under året. Det gäller även förändringar i funktioner på hitta.sverok.se eller liknande. Detta tas separat från själva Spellovsprojektet, med ansvarig utvecklare. 9(77)
TIDS- OCH AKTIVITETSPLAN Vecka 19 Material om Spellovet på www.sverok.se uppdateras och förenklas Vecka 20 22 Inledande sponsorarbete Vecka 24 Huvuddelen av spelen i lådan ska vara ordnade Vecka 36 Leverans av sponsrade spel (tänk enkel deadline 1 september) Vecka 38 Alla spel i Spellovslådan läggs upp i webbshopen (sker löpande, men blir möjligt att beställa då) Vecka 40 41 Lådan packas och skickas Vecka 42 Det landsomfattande pressmeddelandet om Spellovet går ut (13 oktober) Vecka 43 45 Spellovet genomförs DELMÅL OCH LEVERANSER en spellovetlåda med spel, informationsmaterial och give aways som skickas till alla medverkande föreningar sidor på Sveroks webbplats som presenterar deltagande föreningar, deras arrangemang och Spellovets sponsorer en utvärdering av medlemsföreningarnas åsikter om Spellovet 2014 en sammanställning av finansiärer, sponsorer, samarbetspartners m.fl. som kan vilja engagera sig långsiktigt i Spellovet PERSONER Huvudansvarig för Spellovet är Malin Österman, Sveroks kommunikatör, med stöd av ansvarig styrelseledamot för projektet, Charles Metzmaa. Charles ansvarar för packningen av lådorna. BUDGET Intäkter Belopp Sponsring Spel 100 000 Summa intäkter 100 000 Kostnader Belopp 10(77)
Spel 100 000 Frakt 25 000 Spellovetbidrag (500 kr/förening) 60 000 Give Aways 12 000 Personalkostnader (10 %) 50 000 Packgruppen (resor och kost) 3 000 Summa kostnader 250 000 Budgeten är beräknad på 120 deltagande föreningar. RISKER Att ansvarig inte får ihop tillräckligt med sponsormaterial. För att undvika detta startar sponsringsarbetet i maj, med löpande uppföljning med styrelseledamot Charles Metzmaa, tillika förra årets ansvarig för Spellovet. Utvärdering av sponsringsarbetet sker i början av juni, inför sommarsemestrar. Skulle det inte ha nått rätt nivåer för en bra Spellovslåda kan fler resurser, framför allt timmar, avsättas till projektet. Att avtalad sponsring uteblir, eller blir försenad. Att avtalad sponsring uteblir eller blir försenad motverkas genom att tidigarelägga leveransdatum för sponsringen (i jämförelse med året innan), så att direkt uppföljning med organisationer och företag som utlovat spons kan ges och lådan ändå skickas i god tid till deltagande föreningar. Att inte tillräckligt många föreningar deltar. Information om Spellovet inleds i maj, och kommer spridas till föreningarna på olika sätt under året. Mer visuellt material och en mer lättöverskådlig hemsideinformation tas fram för att göra det mer tilltalande att delta. Vi tar också hänsyn till förra årets utvärdering av Spellovet och kommer lyfta upp lådans innehåll mer, både det analoga och digitala, i kommunikation gentemot föreningarna. Vi kommer också att komplettera det med tydligare information om vilka positiva effekter de för med sig för föreningen att delta i Spellovet, och synas utåt. 11(77)
STYRNING OCH UPPFÖLJNING Spellovet har som projekt fått sina uppdrag och mål satta från Sveroks styrelse, i samarbete med kommunikatören. För den dagliga översikten ansvarar Malin Österman, som i första hand rapporterar till Charles Metzmaa. Uppföljning ska ske dels av de satta målen (se rubrik Mål) men även genom en undersökning efter Spellovet 2014 med de deltagande föreningarna och distrikten. Som en del av uppföljningen ska också själva Spellovslådan och dess användande följas upp. Är den relevant inför framtiden? Vad anser föreningarna? Skulle den vara aktuell att ersätta? Det kan också bli aktuellt att undersöka möjligheten att för 2015 göra en specialsatsning kring Spellovet utöver det vanliga, och söka bidrag för denna projektsatsning. Inkorporera med eventuellt förändrat upplägg på Spellovet. REFERENSER Projektplan för Spelveckan 2013 Utvärdering av Spellovet 2013 Justeras av Alexander Hallberg. 12(77)
4. RAPPORT: MÅNADSVIS STATISTIKRAPPORT APRIL 2014 Mötet beslutade att lägga rapporten till handlingarna. Justeras av Alexander Hallberg. 13(77)
14(77)
15(77)
16(77)
17(77)
18(77)
19(77)
20(77)
21(77)
22(77)
23(77)
24(77)
5. RAPPORT: MÅNADSVIS STATISTIKRAPPORT MAJ 2014 Mötet beslutade att lägga rapporten till handlingarna. Justeras av Alexander Hallberg. 25(77)
26(77)
27(77)
28(77)
29(77)
30(77)
31(77)
32(77)
33(77)
34(77)
35(77)
36(77)
6. RAPPORT: EKONOMI Mötet beslutade att lägga rapporterna för mars och april till handlingarna. Justeras av Alexander Hallberg. 37(77)
38(77)
39(77)
40(77)
41(77)
42(77)
43(77)
44(77)
45(77)
46(77)
47(77)
48(77)
49(77)
50(77)
51(77)
7. RAPPORT: UTVÄRDERING FTW! SAMMANFATTNING For the Win! finns på ftw.sverok.se. Skapa en användare och koppla dig till din förening (eller till föreningen SF Kansliet) för att se allt innehåll och prova funktioner. Se projektplanen för FtW! för mer detaljer och utgångspunkt. Problematiken som föranledde FtW! var avstämningarna med stora föreningar, där det var svårt att motivera personer i föreningarna till att genomföra momenten Sverok krävde. FtW! ansågs vara ett verktyg som kunde skapa motivation bland föreningarna och sprida ansvaret för föreningsarbetet till mer än en person. Målbilden var att förkorta tiden för en förening att genomgå sin avstämning på, samt att skapa föreningssamarbeten. Efter sex månader och en utvärdering med (få svarande) föreningar har det visat sig att systemet har använts i stor utsträckning redan från lanseringsdagen, men inte av de föreningar som omfattas i målbilden. Utvärderingen gav inga entydiga svar utan pekar på att enskilda spelare har olika uppfattning beroende på ingångsläge, men att FtW! överlag är bra för föreningar som saknar kunskap eller erfarenhet. För storföreningar behöver det bli tydligare att FtW! är en frivillig väg att gå. Många föreningar som inte är på avstämning har klarat av motsvarande kriterier via FtW! helt på eget bevåg, och det antal föreningar som utvecklas härigenom är långt större än vad arbetstiden skulle tillåta utan ett sådant här system. På frågan om huruvida FtW! ska fortsätta drivas visar engagemanget i spelet och de till största delen oinfriade riskerna att det vore lämpligt att låta spelet finnas kvar och underhållas. Viss vidareutveckling är önskad av spelarna och skulle ge spelet ytterligare en motivationsnivå som tidigare inte kommit med på grund av tids- och ekonomiska begränsningar. BAKGRUND Till grund för satsningen For the Win! ligger föreningsutvecklingen och de problembilder som noterats i kontakten med föreningarna. Sverok vill förebygga problematik som uppkommer när en förening växer mycket på kort tid eller saknar medel för att hantera det ökade ansvar en större förening innebär. Därför har avstämningar gjorts med föreningar som har 200 medlemmar eller mer, i olika nivåer. Det har varit svårt att motivera föreningar till detta, vilket har lett till att mycket arbetstid lagts på tjat medan föreningarna själva inte känt tillräcklig relevans för att utföra avstämningarna. Följande analys av problembilden togs fram till projektbeskrivningen: Föreningarna är inte motiverade att sköta sina administrativa rutiner. Det känns mest som tråkiga krav från Sverok. Föreningarna ser inte nyttan för sig själva. 52(77)
Utöver detta följer också andra problemställningar som ett motivationssystem som For the Win! ansågs kunna bidra till att lösa: Föreningar samarbetar inte så mycket som de skulle kunna göra. Små föreningar korrigerar inte sina stadgar så fort som de borde. Många föreningar står och faller med en eldsjäl. Föreningar saknar kunskap om föreningsarbete och Sverok. Det saknas i många fall en koppling till Sverok som inte utgörs av krav och pengar. Det saknas i många fall en vi-känsla mellan föreningarna inom Sverok. For the Win! togs fram utifrån motivationsproblematiken och möjligheten att informera samt utbilda kring det Sverok ser som viktiga delar i föreningsarbetet. Metoden kallas gamification (spelifiering) och handlar om att använda spelens motorer eller tekniker för att låta deltagarna själva utföra de moment de och spelutvecklaren önskar för att till exempel bli bättre på något. Vidare läsning om spelifiering: http://en.wikipedia.org/wiki/gamification http://mediaevolution.se/sites/default/files/spelfiering_sv.pdf http://gameful.org http://realityisbroken.org/ SYFTE Att skapa ett motivationssystem för föreningar som eliminerar känslan av att föreningsarbete är tråkigt eller svårt, samt minskar arbetsbördan vad gäller tjat för kanslipersonalen. Att inspirera och motivera föreningarna till att utvecklas till vardags utan särskilda, aktiva insatser från förbundet eller andra. Här ingår även att visa föreningarna hur de utvecklas och vad de klarar av. VISION Alla föreningar, stora som små, deltar i att utveckla sig själva som förening redan från dag ett. MÅL Föreningar med mer än 200 medlemmar ska genomföra sin filmfrågeavstämning inom 1 månad (istället för som nu, 2 månader). Föreningar med mer än 1000 medlemmar ska genomföra sin storföreningsavstämning inom 3 månader (istället för som nu, 6 månader). 53(77)
Minst 2 föreningssamarbeten ska uppnås. GENOMFÖRANDE Spelidé och -design Idén till spelet togs fram av Emma Ström utifrån problematiken nämnd ovan. Tanken var att bryta ned, konkretisera och bekräfta de saker som ideellt engagerade gör och därigenom visa på hur många goda insatser de faktiskt utför -något som kan vara svårt att se eller greppa. Dessutom var tanken att avdramatisera de krav eller förväntningar som Sverok ställer på större föreningar. I samtal med övriga kanslister kring vad som borde ingå och vad som var tekniskt möjligt att programmera, togs en skiss fram av systemet. Projektledaren träffade senare en konsult från Adludo, ett företag som arbetar just med gamification, och gick igenom skissen. Inget nytt framkom där, men idén bekräftades vara på ett bra spår. Därefter flyttades fokus till designen, vilken har inspirerats av olika onlinespel som också har till syfte att lära sig eller åstadkomma något. Duolingo har varit mest framträdande som inspirationskälla, men även sidor som RunKeeper, Instinct och Khan Academy är värda att notera. För layouten ansvarade webdesignbyrån Ariom, som Sverok samarbetat med kring den nya grafiska profilen. En design i två olika färgscheman togs fram, varav den som implementerats är en av just dessa. Ariom gjorde också utkast på några grafiska element i spelet, men i övrigt har sådana tagits fram av kansliets systemutvecklare Johan Söderberg. Under ett antal veckor på våren 2013 praktiserade Johanna Nyberg Hamrén på kansliet. En av hennes uppgifter var att bistå i det grafiska arbetet med FtW!, där hon bland annat skapade en uppsättning avatarer med tillhörande utrustning som var planerade att finnas med i spelet som en visuell representation av spelarna och levling. På grund av den ekonomiska och tidsmässiga begränsning som styrde projektet har de här elementen ännu inte implementerats. PROGRAMMERING OCH UPPBYGGNAD Kansliets systemutvecklare, Johan Söderberg, har programmerat systemet från grunden och implementerat den design som webbyrån Ariom levererat. Ursprungligen fanns 80 timmar avsatta för programmeringen, men på grund av svårigheter vid implementationen av design samt oförutsedda behov i systemet drog detta över något. När systemet ansågs färdigt för lansering hade ca 100 timmar lagts från systemutvecklaren, vilket var 20 timmar mer än avsatt. Programmeringen skedde löpande från och med april till november 2013, då prioriteringen av FtW! inte låg över Sveroks andra system och timmarna användes när tid fanns i övrigt. I uppbyggnadsarbetet ingick också att fylla systemet med texter och uppdrag. Dessa har skrivits av Emma Ström, med understöd av Johanna Nyberg Hamrén. Vid lansering av spelet fanns 84 uppdrag fördelade på nivåerna 1-10. Idag finns 172 uppdrag fördelade 54(77)
på nivåerna 1-14. Ett oräknat antal uppdragsförslag finns att plocka ifrån, liksom färdiga säsongsbaserade uppdrag som rör exempelvis Riksmötet, distriktsårsmöten eller Spelveckan. Då arbetet med detta räknats in under löpande föreningsutveckling är det svårt att säga något om tidsåtgång. Uppskattningsvis har ca 20 timmar lagts av föreningsutvecklaren på att skriva och implementera texter i systemet. BETATEST När systemet ansågs färdigt för betatestning i augusti 2013, erbjöds fem föreningar att prova och ha synpunkter på spelet. Föreningarna handplockades utifrån storlek, verksamhet och engagemang. Trots detta var det bara två av föreningarna som var inne och testade spelet, men gav å andra sidan mängder av bra feedback. Det gav också möjlighet att se hur spelarna interagerade med systemet och vilka eventuella blockeringar vi behövde åtgärda med en gång. Ytterligare en webdesigner som inte var från Ariom, Olle Axelsson, fick också tillträde till systemet för att kommentera design och struktur utifrån föreningarnas feedback. Detta skedde kostnadsfritt. Efter lanseringen av systemet har Charles Metzmaa från Shadowplayers också engagerat sig stort i FtW! och har givit både värdefull feedback och idéer till innehåll och/eller utveckling. LANSERING OCH RAPPORT Målet var att systemet skulle lanseras under hösten 2013 så att föreningarna hade hunnit göra sig en bild av det till Riksmötet. Av olika anledningar, främst rörande tidsprioritering, drog lanseringen ut på tiden och spelet öppnades upp för alla först veckan innan Riksmötet 2013, den 21 november. Informationen gick ut till föreningarna via förbundsbrevet samt i personligt mail från föreningsutvecklaren till de som betatestat såväl som de största föreningarna (som gör storföreningsutvecklingen). En rapport sammanställdes efter Riksmötet, då spelet varit öppet i knappt två veckor, med inledande statistik och en kort redogörelse för utvecklingsarbetet. Rapporten finns att läsa här. Under perioden från lansering till rapport hade 38 föreningar fått sammanlagt 252 uppdrag godkända. 121 användare fanns kopplade till en eller flera föreningar i systemet. Den förening som hade skickat in flest uppdrag hade vid tillfället för rapporten 60 godkända uppdrag och var på nivå 7 av 10. SPEL, FEEDBACK OCH UNDERHÅLL Spelet är uppbyggt så att en spelare registrerar sig på sidan, och kopplar sig till en eller flera föreningar. Spelarna samlar poäng åt sina föreningar genom att utföra uppdrag. Uppdragen är indelade i elva kategorier och fördelade på nivåerna 1-14 i dagsläget. Spelarna kan se vilka uppdrag som är påbörjade, och också en lista över vilka uppdrag som avklarats tidigare. En topplista visar föreningens placering med de närmast omgivande föreningarna synliga. Det går att gå in på andra föreningars startsidor i spelet och se deras poäng, presentationer, pågående uppdrag och topplisteplacering. 55(77)
Inledningsvis godkändes spelares kopplingar till sina föreningar manuellt av administratören (projektledaren), vilket blev spelstoppande. Den funktionen togs därför bort inom kort efter lansering och har inte varit saknad i spelet sedan dess. Fortfarande godkänns/underkänns dock uppdrag manuellt, vilket föranleder en rutin som löpande betar av inkomna uppdrag. Föreningsutvecklaren sköter detta dagligen på kontorstider, medan Charles Metzmaa som ideell admin sköter detta på kvällar och helger i mån av tid. Att hantera uppdragen går fort då de är formulerade med konkreta angivelser för vad som ska skickas in. FtW! innehåller också kontaktformulär där spelare kan skicka in hjälpförfrågningar, idéer och förslag eller rapportera buggar. Detta används en del, framförallt av nya spelare, och löpande feedback kan därför hanteras i det dagliga arbetet, eller läggas till i utvecklingskön för systemet. Moment där spelarna ska ge förslag eller feedback finns också inlagda i uppdrag, för att uppmuntra sådant. Underhåll av systemet sker löpande vid behov, på samma sätt som för buggar i andra system. Framför allt i samband med lanseringen krävdes det extra insatser som betatestningen inte kunnat förutse, men därefter flyter systemet på bra med de funktioner som finns idag. Självfallet finns en lista på funktioner som skulle höja spelupplevelsen, bland annat mer kommunikativa inslag mellan spelare på begäran av föreningarna själva, men detta behöver också prioriteras relativt Sveroks andra system. Vad gäller att lägga in och ta bort uppdrag, justera texter eller implementera nya uppdragsidéer så sköts det i föreningsutvecklarens löpande arbete. FÖRENINGSUTVECKLING Från och med lanseringen av FtW! har föreningar som fått mer än 200 respektive 1000 medlemmar erbjudits att göra sin avstämning via spelet istället för via mail och formulär med föreningsutvecklaren, som det tidigare varit. Se mer om detta under Diskussion nedan. Avstämningen för föreningar med mer än 200 medlemmar innebär att minst två personer ur föreningens styrelse ska titta på en kursfilm och svara på några kryssfrågor om innehållet. I FtW! finns ett uppdrag för varje kursfilm som Sverok i dagsläget presenterar på kurstestsidan. Filmuppdragen ligger på nivå 1-4 för att erbjuda grundkunskap och lätta poäng i spelet. Avstämningen för stora föreningar med mer än 1000 medlemmar är mer omfattande, och innebär en dialog med föreningen, en avstämning av deras ekonomi och årsmöte samt en utvecklingsplan med mål att uppnå under året. I FtW! matchas storföreningsutvecklingen av ett särskilt spår bland uppdragen, markerade med. betyder att uppdraget är ett av de tolv uppdrag som gör föreningen certifierad. Certifieringen innebär att föreningen uppfyller de grundläggande kriterierna för en välskött, ideell och demokratisk förening i Sverok, med tonvikt på organisation, ekonomi och demokrati. Certifieringen är årsbunden och gäller för ett kalenderår i taget. I samband med upprättandet av certifieringsspåret har också en likabehandlingsaspekt inkorporerats, vilken tidigare har saknats i storföreningsutvecklingen. 56(77)