Hantering av privata medel vid gruppboenden

REVISIONSRAPPORT 2014-01-28 Kommunfullmäktige Sid 1 (3) Dnr: 13REK21 Handläggare: Gunilla Beckman Ljung Hantering av privata medel vid gruppboenden Granskningen De förtroendevalda revisorerna i har 2013 beslutat att granska hanteringen av privata medel vid gruppboenden och servicebostäder inom Omvårdnad Gävle. Ekonomiska övergrepp som till exempel stöld, förskingring eller utpressning som drabbar de boende är anmälningspliktiga enligt den s k lex Sarah. Granskningen har genomförts av KPMG. Syftet är att granska om hanteringen av privata medel görs enligt Rådet för kommunal redovisnings (RKR s) rekommendationer och enligt nämndens egna riktlinjer och beslut. Syftet är även att utvärdera hur den interna kontrollen inom detta område fungerar. I detta ingår att kontrollera rutinerna kring kontanta medel, matkassor och konton kopplade till detta. Åtta boenden har valts ut och oanmälda besök har gjorts. KPMG s rapport visar att de gemensamma riktlinjer som Omvårdnadsnämnden fattat beslut om hanteras på anmärkningsvärt många olika sätt. Rutinerna bedöms inte som direkt osäkra, men rutinerna har byggts upp på olika sätt beroende på de enskildes behov, personalens önskan samt ledarskapets erfarenheter. Riktlinjerna är i grunden goda, men granskningen visar att de bör anpassas i större omfattning till omsorgen om funktionsnedsatta och dess specifika behov. Dagens riktlinjer är troligen mer anpassade för äldreomsorgens behov. Personalen har god kännedom om riktlinjerna och rutiner vid misstanke om oegentligheter. KOMMUNREVISIONEN, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn 026-17 80 00 (vx), kommunrevisionen@gavle.se

Sid 2 (3) Rapporten presenterades för revisorskollegiet 2013-10-22. Den 2013-11-05 beslutades att översända rapporten till Omvårdnadsnämnden och Överförmyndarnämnden för yttrande. Omvårdnadsnämnden svarade att: Skillnaden mellan äldreboenden och boenden för funktionshindrade består huvudsakligen av att maten hanteras olika. För äldreboenden ingår matkostnaden i vårdfakturan och inköp av mat görs vid övriga boenden vilket innebär att större belopp hanteras där. Översyn av riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel inom gruppboenden och servicebostäder planeras. Revidering är gjord för två år sedan. Enligt rutinen för hantering av privata medel i särskilda boendeformer kan Omvårdnads personal vid synnerliga skäl vara behjälplig med ekonomiska medel upp till 2500 kr. Kraven för kort (bank-, ICA- och Coop-kort) är att de är personliga med personlig kod. Det innebär svårigheter för personalen att använda kortbetalningar. Det går heller inte att göra kassaavstämningar på bankkort. Det omfattande arbetet som Omvårdnads personal gör med att hantera kvitton och kassaböcker måste göras även om kontantköp ersätts av kortköp. Omvårdnad Gävle och Överförmyndarnämnden har upprättat en gemensam rutin för arbetet med att ansöka och rekrytera god man/förvaltare för kunder hos Omvårdnad Gävle. Möten och kontakter vid behov. Överförmyndarnämnden svarade att: Överförmyndarnämnden bekräftar att samarbete finns och att gemensamt möte hållits för att diskutera gode mäns/förvaltares roll i arbetet med de boendes ekonomi. Frågan om att kontanter ersätts i allt högre grad av kort- och internetbetalningar och vilka konsekvenser det får för gode män/förvaltare och huvudmännen besvaras med att den är ständigt aktuell i takt med att bankerna erbjuder nya tjänster och villkor. Överförmyndarnämnden har inget bestämmande inflytande över hur gode mäns/förvaltares hantering av överföring av privata medel till huvudmännen ska ske. En ställföreträdares hantering av sin huvudmans medel ska i första hand utgå från huvudmannens önskemål.

Sid 3 (3) Överväganden och ställningstaganden Granskningen visar att hanteringen av privata medel sköts med lokala anpassningar enligt nämndens riktlinjer. Rutinerna är uppbyggda huvudsakligen för kontanthantering. Användandet av ICA-kort och bankkort för egna uttag är mycket vanligt. Personalen är behjälpliga vid uttag i vissa fall. Det omfattande arbetet som Omvårdnads personal gör med att hantera kvitton och kassaböcker måste dock göras även om kontantköp ersätts av kortköp. Personalen känner till vad som ska göras om oegentligheter upptäcks. Riktlinjerna innehåller en maxgräns för vilket belopp som personal kan hantera per boende. Detaljerade instruktioner finns för kvittohantering, kassaböcker och förvaring. Däremot är bankkort endast omnämnda som ett alternativ till kontanter. Problematiken med koder och vad som gäller om personal ska hjälpa till vid uttag/kortköp berörs inte. Utvecklingen i samhället går mot en digitalisering av betalningar, dels i form av kort och dels i form av internettjänster. Det finns redan idag betalningar som inte kan göras med kontanter. Inom några år kommer detta att bli en realitet för allt fler betalningar då många banker, butiker och kollektivtrafikföretag strävar efter att minimera rånrisker och kostsam penninghantering. Det är ett nationellt problem, där SKL idag inte har något utvecklingsprojekt. Vad Omvårdnadsnämnden kan göra är att tillsammans med Överförmyndarnämnden och kommunens bank Nordea utbilda personal och gode män i de tekniska lösningar som finns. Genom att starta ett pilotprojekt och låta något gruppboende testa och utvärdera möjligheterna, kan man bidra till att utveckla nya lösningar. De som är bäst lämpade att utveckla rutinerna är de som har kunskap om vilka behov som finns och banken som erbjuder de tekniska lösningarna. Det finns kanske också andra kommuner som Gävle kan samverka med för att testa andra bankers lösningar. Revisorerna i Gunilla de Maré Revisorskollegiets ordförande Gunilla Beckman Ljung Revisionschef Bilaga: Granskning av hantering av privata medel vid gruppboenden

ABCD Omvårdnadsnämnden Granskning av hantering av privata medel vid gruppboenden Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2013-10-22 Antal sidor: 10 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

ABCD Privata medel 2013-10-22 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Resultat av granskningen 3 9.1 Allmänt 3 9.2 Styrning 4 9.2.1 Rådet för kommunal redovisning RKR 4 9.2.2 Omvårdnadsnämndens riktlinjer 4 9.2.3 Omvårdnadsnämndens internkontrollplan 5 9.2.4 Lex Sarah 6 9.2.5 Externa utförare 6 9.3 Uppföljning 6 9.4 Stickprovskontroller 7 10. Analys och bedömning 7 10.1 Våra förslag till förbättringar 9 - Granskning av privata medel2013-10-09.docx 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

ABCD Privata medel 2013-10-22 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens hantering av privata medel vid gruppboenden inom Omvårdnadsnämnden. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om hanteringen av privata medel görs enligt RKR s (Rådet för kommunal redovisning) rekommendationer samt enligt nämndens egna riktlinjer och beslut. Syftet har också varit att utvärdera hur den interna kontrollen fungerar. Kommunen har en rutin för hantering av privata medel i särskilda boendeformer. Rutinen ligger i omvårdnadshandbok och ingår i ledningssystemet som finns tillgängligt på intranätet. Riktlinjerna är helt baserade på RKR s (Rådet för kommunal redovisning) rekommendation Redovisning av privata medel från december 2000. Vi har i vår granskning gjort oanmälda besök på åtta olika former av boenden och har funnit att de grundläggande rutinerna som finns hanteras på åtta olika sätt. Det finns alltså gemensamma riktlinjer men hur man praktiskt går till väga sker på anmärkningsvärt många olika sätt. Vi bedömer inte att det är direkt osäkra rutiner som kan gagna oegentligheter men rutinerna har byggts upp på olika sätt beroende på de enskildes behov, personalens önskan samt ledarskapets erfarenheter. Vi bedömer riktlinjerna som i grunden goda men de bör anpassas i större omfattning till omsorgen om funktionsnedsatta och dess specifika behov. Vi bedömer också att personalen har god kännedom om de riktlinjer som finns, både vad avser hanteringen av privata medel men också av hur rutinerna ser ut vid misstanke om oegentligheter. Det behov som finns inom omsorgen om funktionsnedsatta är sammanfattningsvis säkra och flexibla rutiner. Sammanfattningsvis, efter genomförd granskning och utifrån syftet med granskningen ger vi följande rekommendationer: Revidera de riklinjer som finns och anpassa dem efter: - omsorgen om funktionsnedsattas specifika behov, - det faktum att mer och mer av hanteringen sker med bankkort och andra former av betalkort. Utarbeta samarbetsformer med gode män/förvaltare i syfte att ha en effektivare hantering av privata medel. Vi har i denna rapports sista kapitel tagit fram ett antal förslag på förbättringsområden som kan vara aktuella. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1

ABCD Privata medel 2013-10-22 2. Bakgrund 3. Syfte Omvårdnadsnämnden svarar enligt SoL, Socialtjänstlagen, och LSS, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade för drift av särskilt boende för äldre och personer med funktionsnedsättning. Idag finns 20 gruppbostäder och 7 servicebostäder enligt LSS, 5 gruppbostäder och 2 servicebostäder enligt SoL. Totalt finns 250 lägenheter i grupp- och servicebostäderna. I grupp- och servicebostäderna hanteras privata medel dels i form av fickpengar och dels i form av hushållskassa. Hushållskassan ska täcka de gemensamma matinköpen. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om hanteringen av privata medel görs enligt RKR s (Rådet för kommunal redovisning) rekommendationer samt enligt nämndens egna riktlinjer och beslut. Syftet har också varit att utvärdera hur den interna kontrollen fungerar. De boende har i de flesta fall en god man eller förvaltare som hanterar deras totala ekonomi. Den gode mannen betalar ut fickpengar och ersättning till hushållskassa. Därefter är det personalen vid boendet som är ansvariga för att de privata medlen hanteras korrekt. Den gode mannens- /förvaltarens hantering granskas inte. I något fall kan det förekomma att personal hanterar en större del av de boendes ekonomi. Detta är ett avsteg från grundprincipen enligt ovan och ska i så fall noteras särskilt vis granskningen. Om nämnden i så fall tagit separat beslut om denna hantering vid ett boende ska det också följas upp. I uppdragsfrågan finns följande specifika revisionsfrågor angivna: Finns dokumenterade processer och rutiner beslutade av nämnden, för hur ansvarig chef och personal vid grupp/serviceboendet ska hantera privata medel? Hanteras privata medel; fickpengar och hushållskassor, enligt de rutiner och regler som nämnden beslutat och enligt RKR s rekommendationer? Hur hanteras hushållskassor - i kommunens redovisning eller sidoordnat? Har nämnden säkerställt en tydlig delegationsordning för attest av inköp som görs från hushållskassor? Ingår privata medel i den internkontrollplan och rapport som nämnden beslutar årligen? Hur dokumenteras de interna kontroller som görs av privata medel? Hur bedöms kvalitén på den interna kontrollen för detta område? Har nämnden säkerställt att det finns övergripande rutiner inom förvaltningen som skydd mot oegentligheter? Har någon anmälan enligt Lex Sarah gjorts under de tre senaste åren? Har polisanmälan gjorts vid något tillfälle under de tre senaste åren? Ser regelverk och rutiner likadana ut när verksamheten sköts av en extern entreprenör? Regleras hanteringen av privata medel i avtalen med entreprenörer? Regleras hanteringen vid en Lex Sarah-anmälan? 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2

ABCD Privata medel 2013-10-22 Hur hanteras frågan om kapitalvaror, möbler och utrustning i de gemensamma utrymmena? Ingår denna kostnad i hyran? 4. Avgränsning Granskningen har omfattat gruppboenden inom omvårdnadsnämnden. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller: RKR s rekommendationer (Rådet för kommunal redovisning) Redovisning av privata medel. Omvårdnadsnämndens handbok: Privata medel i särskilda boendeformer anvisningar för hantering (reviderad 120104). Omvårdnadsnämndens interkontrollplan och genomförda interna kontroller av privata medel 2012 och 2013. Lex Sarah: 14 kap. 3 i SoL. (Socialtjänstlagen). 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen har avsett omvårdnadsnämnden. Granskningen har genomförts genom: Insamling av och dokumentstudie och analys av relevanta styrdokument. Intervjuer med områdeschef, förvaltningsekonom, enhetschefer, personal vid gruppboenden. Stickprovskontroller vid åtta olika enheter som valts ut av revisionskontoret. 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor och Bengt Hansson, konsult. 9. Resultat av granskningen 9.1 Allmänt Förutom intervjuer med förvaltningschef, enhetschefer och ekonom inom förvaltningen har vi besökt åtta boenden utan att de har förvarnats innan. Vi har genomgående blivit synnerligen gott mottagna. Personalen har på ett positivt sätt ställt upp trots att vi kommit oannonserade och delgett oss information om verksamheten och visat upp de handlingar som vi efterfrågat. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3

ABCD Privata medel 2013-10-22 9.2 Styrning Flera olika delar ingår i styrningen av hanteringen av privata medel. 9.2.1 Rådet för kommunal redovisning RKR Rådet för kommunal redovisning har i december 2000 gett ut en information angående redovisning av privata medel. Syftet med informationen är att ge vägledning beträffande god redovisningssed vid redovisning av privata medel. RKR skriver att en ekonomisk händelse har inträffat när kommunen eller företrädaren för kommunen som ett led i sin tjänsteutövning mottagit respektive utbetalt pengar för annans räkning. Därav följer också kravet på grundbokföring och någon form av huvudbokföring. För att säkerställa god redovisningssed och kontroll när det gäller hantering av medel för annans räkning skall In och utbetalningar styrkas med verifikationer. Huvudbokföring ske på separata balanskonton eller i ett sidoordnat system. Redovisning i ett sidoordnat system framgå av kommunens beskrivning och dokumentation av redovisningssystemet. Avstämning av sidoordnad redovisning med huvudbokföring ske senast i samband med framtagande av bokslut. 9.2.2 Omvårdnadsnämndens riktlinjer I omvårdnadshandboken finns anvisning för hantering av privata medel i särskilda boendeformer. Anvisningarna är upprättade 2010-12-22 och senast reviderade 2012-01-04. Riktlinjerna ingår i förvaltningens ledningssystem och finns tillgängliga på intranätet. Rutinen har skapats i syfte att ge både boende och personal trygghet i hanteringen. Rutinen gäller alla särskilda boendeformer både enligt SoL, (Socialtjänstlagen) och LSS, (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade), vilket innebär att rutinerna används även inom äldreomsorgen. Av bakgrunden framgår att det i första hand är den boende själv som ska förvalta sina privata medel och besluta om sina inköp. I de fall personen på grund av sjukdom eller liknande behöver hjälp med detta ska god man, förvaltare eller anhörig svara för personens medl. I de fall då annan utomstående anhörig saknas, kan förvaltningens personal via kontaktman vara behjälplig med den boendes privatekonomi. Anvisningarna innehåller regler om hur hanteringen ska ske. Det ska alltid upprättas en skriftlig överenskommelse mellan den enskilde och hans legale ställföreträdare vid inflyttning. En kontaktman ska utses bland personalen och kontaktmännen ska skriftligt bekräfta att de tagit del av anvisningarna för förvaltning av privata medel. Vidare innehåller anvisningarna rutiner för kvittenser, värdeskåp, kassabok, redovisning, avstämning, granskning, arkivering, ekonomiska oegentligheter, återlämnande och intern kontroll. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4

ABCD Privata medel 2013-10-22 I anvisningarna sägs dessutom att viss lokal anpassning kan vara aktuell och skall då dokumenteras och kräver överordnad chefs godkännande. I bilagor till anvisningarna finns blanketter som ska fyllas i. En är en överenskommelse rörande omhändertagande av och förvaltning av förtecknade kontanter, värdehandlingar och andra värdeföremål. Vidare finns blankett för redovisning av privata medel, kvittensblankett samt en bekräftelse där den anställde dokumenterar att information erhållits angående ovanstående anvisningar. 9.2.3 Omvårdnadsnämndens internkontrollplan Vi har tagit del av omvårdnadsnämndens internkontrollplaner. Internkontrollplanen syftar till att stödja och styra organisationen i dess strävan att upprätta en riktig och fullständig redovisning av ekonomiska transaktioner samt utvärdera verksamheters prestationer gentemot medborgarens behov. Vad avser Privata medel i boenden så ingår den som en årlig återkommande punkt i Omvårdnadsnämndens internkontrollplan. Ansvarig för den kontrollpunkten är ekonom och den frekvens som anges i internkontrollen är årligen stickprov. Ekonom utför stickprovsgranskning enligt en kontrollista som man tagit fram. I den följs upp frågor som: Om överenskommelser finns mellan god man och personal. Om det finns förteckning över kontaktmän. Om det finns bekräftelser om att personalen tagit del av anvisningar. Om kassabok förs. Om det finns kvittenser. Om det finns värdeskåp av föreskriven typ. Om det finns kassaavstämningar. Hur arkiveras räkenskapsmaterial. Hur förvaras de privata medlen. Hur stora belopp som hanteras. Om kollräkning av kassan är gjort. Ekonom tar fram en skriftlig rapport som lämnas till administrativ chef som sammanställer rapport och redovisar till omvårdnadsnämnden. Man har som norm att man gör 2-3 kontroller per år. Innan urval görs, brukar man göra en avstämning med säkerhetssamordnare om det kan finnas anledning att titta speciellt på något boende. I annat fall fördelar man granskningen efter olika typer av boenden. Under de senaste åren har granskning skett enligt följande: 2010: Granskning av alla boenden som gick över till Attendo 2011: Alla gruppboenden som hanterar personer med psykiskt nedsatt förmåga 2012: Två äldreboenden, Kristinelundsgården och Vallongården 2013: Ej genomfört ännu. Man avvaktar enligt uppgift revisorernas granskning. Planen är dock att man ska göra stickprovskontroller på två äldreboenden och ett gruppboende LSS. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5

ABCD Privata medel 2013-10-22 9.2.4 Lex Sarah Lex Sarah regelras i Socialtjänstlagens 14 kap 3: Den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller vid Statens institutionsstyrelse ska genast rapportera om han eller hon uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, som rör den som får, eller kan komma ifråga för, insatser inom verksamheten. Rapporteringsskyldigheten fullgörs 1. I yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet till den som bedriver verksamheten. 2. I verksamhet vid Statens institutionsstyrelse. 3. I övrigt till berörd socialnämnd. Detta innebär att anställda är skyldiga att rapportera missförhållanden till den som bedriver verksamheten. Den som bedriver verksamheten är skyldig att informera alla anställda om deras rapporteringsskyldighet. I Gävle framkommer vid våra intervjuer med personal på de boenden vi besökt att man känner till Lex Sarah och den skyldighet att rapportera som man som personal har. Under perioden 2011 till 2013 så har ingen Lex Sarah anmälan gjorts angående hanteringen av privata medel. Vid intervjuer framkommer det att det för närvarande förbereds en anmälan. 9.2.5 Externa utförare Kommunen har ett antal externa utförare för boenden inom omsorgen om funktionsnedsatta. Ett förfrågningsunderlag finns för bostad med särskild service enligt LSS. Grunden är att leverantörens verksamhetsidé, kvalitetsmål och inriktning för verksamheten ska vara förenlig med omvårdnadsnämndens styrdokument. Exempel på grundläggande styrdokument är verksamhetsplan och kvalitetsdeklaration. Leverantören har tillgång till kommunens intranät och har där tillgång till Omvårdnad Gävles styrdokument och ledningssystem med verksamhetens riktlinjer och rutiner. Leverantören ska alltså följa de styrande rutiner som kommunen har. Vissa rutiner trycks det extra mycket på såsom säkerhet och ledningssystem. Vad avser säkerhet så finns en särskild skrivning angående privata medel; leverantören ska svara för att det finns fungerande rutiner för hantering av privata medel. Verksamheten följs upp årligen och dokumenteras i ett särskilt bedömningsprotokoll. En del i protokollet är frågan om rutin för privata medel finns. 9.3 Uppföljning Omvårdnadsnämnden följer upp hanteringen av privata medel stickprovsvis enligt den internkontrollplan som finns beskriven ovan. En rapport färdigställs och den rapport vi tagit del av från 2012-12-28 har hanterat uppföljning vid två särskilda boenden. Rapporten redovisar vad man kommit fram till och rapporteras i detta fall till förvaltningschef. För verksamheter med extern utförare följs verksamheten upp enligt de rutiner som gäller för uppföljning av avtal. Se ovan 9.2.5 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6

ABCD Privata medel 2013-10-22 9.4 Stickprovskontroller Vi har genomfört stickprovskontroller vid åtta av revisionskontoret utvalda enheter. Vi har besökt enheterna utan att ha aviserat vår ankomst och har kontrollerat rutiner kring hanteringen av de privata medlen. Enheterna som vi har besökt har varit dels gruppbostäder enligt LSS och SoL och dels servicebostäder enligt LSS och SoL. Den huvudsakliga skillnaden mellan servicebostäder och gruppbostäder är att i servicebostäder ligger lägenheterna inte i en gemensam gruppbostad utan i ett avgränsat område medan gruppbostäder ligger i en enhet. En skillnad är också att i en gruppbostad behöver den enskilde i regel mer stöd. En sammanfattning av delar som framkommit delges nedan i rapporten. En mer detaljerad genomgång av respektive boende bifogas rapporten i bilageform. 10. Analys och bedömning Kommunen har en rutin för hantering av privata medel i särskilda boendeformer. Som grund för kommunens riktlinjer ligger den rekommendation som Rådet för kommunal redovisning, RKR, tagit fram. Rekommendationen kom år 2000 och har namnet Redovisning av privata medel. Syftet med rekommendationen är att ge vägledning beträffande god redovisningssed vid redovisning av privata medel. RKR s rekommendation berör frågor som om och när ekonomiska händelser anses ha inträffat i enlighet med lagen om kommunal redovisning, när och hur grundbokföring respektive huvudbokföring ska ske och vilka krav som ställs på verifikationer. I rekommendationen fastslås t ex att en ekonomisk händelse i kommunen har inträffat när kommunen eller anställda i kommunen som ett led i sin tjänsteutövning handhar likvida medel för annans räkning. Då följer också krav på grund- och huvudbokföring. Den rutin som kommunen tagit fram, baserat på RKR s rekommendation, ligger i Omvårdnadshandbok och ingår i ledningssystemet som finns tillgängligt på intranätet. Riktlinjerna är, som vi bedömer det, till stor del uppbyggda enligt äldreomsorgens behov. Omsorgen om funktionsnedsatta uppfattar vi har behov av mer specifika riktlinjer då verksamheten i vissa avseenden är annorlunda äldreomsorgens verksamhet. Riktlinjerna är från 2010-12-22 och senast reviderade 2012-01-04. Riktlinjerna är med andra ord förhållandevis nya och omfattar som vi bedömer de områden som är viktiga att ha riklinjer kring förutom hanteringen av bankkort. Den framgår att den boende själv ska förvalta sina privata medel samt besluta om sina inköp. I de fall personen på grund av sjukdom eller liknande behöver hjälp med detta, ska gode man, förvaltare eller anhörig svara för personens medel. I de fall då annan utomstående ansvarig saknas, kan förvaltningens personal via kontaktman vara behjälplig med den boendes privatekonomi. Inom de boenden som vi granskat har i stort sett samtliga boende stöd från god man, förvaltare eller anhörig. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7

ABCD Privata medel 2013-10-22 De boende har normalt låsbara värdeskåp på sina rum/lägenheter. I vissa fall förekommer även gemensam förvaring i kassaskrin förvarade i kassaskåp centralt. Gode män hjälper till med ekonomin, ofta genom att portionera ut fickpengar, betala räkningar och ska även stödja de boende kring ekonomiska frågeställningar. I praktiken hjälper personalen till med ganska mycket kring hantering av medel. Normalt har då den boende tillgång till en kontaktman bland personalen. Kontaktmannen har enligt kommunens instruktion nyckel till värdeskåp. På senare år har av praktiska skäl förhållandet ändrats så att två personer kan ha nyckel. Nycklarna förvaras inlåsta på boendet. En kassabok förs för var och en av de boende. Till denna samlas kvitton i en pärm och allt hålls tillgängligt för gode män som har möjlighet eller bör komma och stämma av kassor och bokföring med jämna mellanrum. Gode männen arbetar olika. En del har löpande avstämning när man besöker boendet och går igenom kassabok och kvitton samt signerar posterna medan andra gode män ej kontrollerar kvitton. Det finns en del boenden som använder sig av gemensamma matkassor. Det mesta sköts på egen hand i sidoordnat redovisning ute på boenden, men i några fall har man tagit ett större grepp. Man har då gemensam hushållning vad gäller mat och köper in och lagar mat. De boende debiteras sedan med en avgift per dag som tas ut på omvårdnadsfaktura. Såväl inköp som debitering av måltidsavgifter förs mot ett balanskonto i kommunens huvudbok. Avstämning och uppföljning av dessa balanskonton ser en gång var fjärde månad i samband med tertialbokslut. Ansvarig för denna avstämning är personal på förvaltningen. Enligt kommunens anvisning får personalen inte ta emot gåvor i form av testamenten och kontanter. Kapitalvaror som TV, soffor, etc i de gemensamma utrymmena tillhandahålls av kommunen. Inköp av kapitalvaror till den boende ska i normaltfallet hanteras av gode man och betalas av den boende. Personal kan hjälpa till med den praktiska hanteringen av inköpet. I kommunens internkontrollplan finns en punkt som berör hantering av kontanta medel inom boenden. Modellen och uppföljning för denna rutin, finns beskriven på annan plats i det här dokumentet. Uppföljning sker regelbundet enligt fastställd internkontrollsplan. Uppföljningen håller god kvalitet, men borde kanske utökas med något ytterligare boende per år och kanske med större inriktning mot gruppboenden och servicebostäder på bekostnad av särskilda boenden. Det har inte varit några större oegentligheter kring hanteringen av privata medel inom boenden. Om det sker ska polisanmälan göras. Personalen har, som vi uppfattar det, kännedom om dessa rutiner. I något fall, då det inte gått att utreda att det saknas pengar t ex, har kommunen trätt in och reglerat förlusten. Det finns gemensamma riktlinjer och av våra stickprovskontroller framgår att man principiellt följer de rekommendationer och rutiner som kommunen har. Hur man praktiskt går till väga sker dock på anmärkningsvärt många olika sätt mellan de boenden som vi besökt. Vi bedömer att personalen försöker göra det bästa av situationen och är flexibla att hitta lösningar som tar hänsyn till den enskildes behov, personalens önskan samt ledarskapets erfarenheter. Vi bedömer därför 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 8

ABCD Privata medel 2013-10-22 att de rutiner som tillämpas inte är direkt osäkra och som kan gagna oegentligheter. Däremot framhåller vi, som framgår i slutet av denna rapport, att en strävan bör finnas mot att kontanthantering inte ska finnas, att gode männens roll bör förtydligas och att personalen så lite som möjligt ska behöva hantera privata medel i boenden. Lex Sarah och kännedomen om rapporteringsskyldighet finns som vi bedömer det hos personalen. Ingen anmälan vad avser privata medel har gjorts under den senaste treårsperioden, dock förbereds en anmälan för närvarande. Vi bedömer utifrån den del av Lex Sarah som vi tagit del av att det finns rutiner och kännedom om vikten av att rapportera. Externa utförare har att följa det regelverk som finns i kommunen och skall årligen kunna redovisa att man har rutiner för i detta fall privata medel. Vi bedömer de rutinerna som tillfredställande. 10.1 Våra förslag till förbättringar Kommunen har en rutin för hantering av Privata medel i särskilda boendeformer. Rutinen ligger i Omvårdnadshandbok och ingår i ledningssystemet som finns tillgängligt på intranätet. Av rutinbeskrivningen framgår följande tydliga text: att den boende själv ska förvalta sina privata medel samt besluta om sina inköp att i de fall personen på grund av sjukdom eller liknande behöver hjälp med detta, ska gode man, förvaltare eller anhörig svara för personens medel. Att i de fall då annan utomstående ansvarig saknas, kan förvaltningens personal via kontaktman vara behjälplig med den boendes privatekonomi. Efter vår genomgång av kommunens hantering av privata medel och genom de stickprovskontroller som vi genomfört, kan vi konstatera att hanteringen av privata medel är omfattande och att den berör personalen på boendena i betydligt större utsträckning än vad ovanstående beskrivning ger sken av. Nu kan det säkerligen till del förklaras med att rutinbeskrivningen gäller för en betydligt större del än de områden som vi granskat. De täcker t ex även särskilda boenden. Oavsett detta så ser vi ett antal problem med hanteringen. Gode mäns roll Vår uppfattning är att gode männen till vissa delar inte förefaller hänga med i de förändringar som sker i samhället vad gäller pengahantering och det känns som om de i många fall har ett felaktigt fokus. Flera boenden framhåller att om man skulle låta gode män får bestämma, så skulle de överlåta all hantering till personalen på boenden. Det kan inte vara ett bra utbyte av gode mäns tid, om deras uppgift ska vara att åka till banken varje vecka och hämta pengar för att sedan köra ut pengarna till sina boenden. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 9

ABCD Privata medel 2013-10-22 Deras tid kan användas bättre, framförallt till att stödja och utveckla de boende så att de successivt kan klara sig mer och mer själva. Pedagogisk träning om hur privatekonomi fungerar skulle vara positivt. Det tar säkert tid, men här borde fokus ligga. Gode män måste sätta sig in i ny teknik och medverka till att kontanthanteringen minskar eller helt kommer bort. De måste därför ta tag i frågor som korthantering, internetbank, etc. Det kommer efterhand att bli svårare för de boende att kunna betala kontant. Personalens roll Nästan all personal som vi intervjuat upplever problem med pengahanteringen i stort och kontanthanteringen i synnerhet. Man anser att deras roll ska vara att stödja de boende och inte vara poliser när det gäller användningen av de boendes pengar. Det uppstår många konfliktsituationer kring detta när de boende ständigt tjatar om att få ut pengar utan att man har någon riktig uppfattning om sin egen ekonomi. Den allmänna meningen är att i princip all kontanthantering borde försvinna och att gode män måste arbeta för att detta genomförs. Man bör se till de boende har kort, att man använder Internetbank för insättningar, t ex i form av stående överföringar, etc. Arbetet med att hantera kvitton, kassaböcker, etc är nog mer omfattande än vad man tror. Det förbrukas tid på detta som inte direkt kommer de boende till del och förmodligen tar arbetet så mycket tid att verksamhetskostnaderna för boenden blir onödigt höga. En annan hantering skulle kunna innebära effektiviseringar som kan komma de boende till godo. Kommunens instruktion för hanteringen av Privata medel i särskilda boendeformer borde uppdateras och där man lägger större fokus på frågor kring korthantering, internetbank, gode mäns roll, etc. Det borde i dokumentet även förtydligas en målsättning att man strävar efter att reducera eller till och med på sikt avveckla kontanthanteringen och även minska själva pengahanteringen i stort. Handkassor Personalen upplever problem med kommunens handkassor och anser att även de behöver moderniseras och gå mot avveckling av kontanter. Det borde ersättas av betalkort. KPMG, dag som ovan Lena Forssell Certifierad kommunal yrkesrevisor Bengt Hansson Konsult 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 10

REVISORERNAS BEGÄRAN OM YTTRANDE 2013-11-05 Omvårdnadsnämnden Överförmyndarnämnden Sid 1 (2) Dnr: 13REK21 Handläggare: Gunilla Beckman Ljung Hantering av privata medel vid gruppboenden Granskningen De förtroendevalda revisorerna i har 2013 beslutat att granska hanteringen av privata medel vid gruppboenden och servicebostäder inom Omvårdnad Gävle. Ekonomiska övergrepp som till exempel stöld, förskingring eller utpressning som drabbar de boende är anmälningspliktiga enligt den s k lex Sarah. Syftet är att granska om hanteringen av privata medel görs enligt Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer och enligt nämndens egna riktlinjer och beslut. Syftet är även att utvärdera hur den interna kontrollen inom detta område fungerar. I detta ingår att kontrollera rutinerna kring kontanta medel, matkassor och konton kopplade till detta. Åtta boenden har valts ut och oanmälda besök har gjorts. Granskningen har genomförts av KPMG och rapporten presenterades för revisorskollegiet 2013-10-22.Den 2013-11-05 beslutades att översända rapporten till Omvårdnadsnämnden och Överförmyndarnämnden för yttrande. Överväganden och ställningstaganden Granskningen visar att de gemensamma riktlinjer som Omvårdnadsnämnden fattat beslut om hanteras på anmärkningsvärt många olika sätt. Rutinerna bedöms inte som direkt osäkra som kan gagna oegentligheter, men rutinerna har byggts upp på olika sätt beroende på de enskildes behov, personalens önskan samt ledarskapets erfarenheter. Riktlinjerna är i grunden goda, men KOMMUNREVISIONEN, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn 026-17 80 00 (vx), kommunrevisionen@gavle.se

Sid 2 (2) granskningen visar att de bör anpassas i större omfattning till omsorgen om funktionsnedsatta och dess specifika behov. Dagens riktlinjer är troligen mer anpassade för äldreomsorgens behov. Personalen har god kännedom om riktlinjerna och rutiner vid misstanke om oegentligheter. Begäran om yttrande Revisorerna begär yttrande från Omvårdnadsnämnden senast 20 januari 2014 i följande frågor: Pågår något arbete med att utveckla riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel inom gruppboenden och servicebostäder? Hur ser nämnden på möjligheterna att effektivisera denna idag omfattande hantering av kontanter? Finns något samarbete med Överförmyndarnämnden när det gäller de gode männens/förvaltarnas roll i arbetet med de boendes ekonomi? Revisorerna begär yttrande från Överförmyndarnämnden senast 20 januari 2014 i följande frågor: Finns något samarbete med Omvårdnadsnämnden när det gäller de gode männens/förvaltarnas roll i arbetet med de boendes ekonomi? Diskuteras frågan att kontanter idag ersätts i allt högre grad av kortoch internetbetalningar och vilka konsekvenser det får för gode män/förvaltare och huvudmännen? Kan Överförmyndarnämnden ställa krav på hur gode mäns/förvaltares hantering av överföring av privata medel till huvudmännen ska ske? Revisorerna i Gunilla de Maré Revisorskollegiets ordförande Gunilla Beckman Ljung Revisionschef Bilaga: Rapport Granskning av hantering av privata medel vid gruppboenden

GÄVLE KOMMUN Sammanträdesdatum 2013-12-18 Omvårdnadsnämnd Sid 15 (25) Delges: Kerstin Weivert Lena Isokivelä 213 Dnr 13ON320 Revisorernas begäran om yttrande Hantering av privata medel vid gruppboenden Beslut att godkänna förvaltningens yttrande med svar på kommunrevisionens frågor rörande hanteringen av privata medel vid gruppboenden. Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna i har 2013 beslutat att granska hanteringen av privata medel vid gruppboenden och servicebostäder inom Omvårdnad Gävle. Ekonomiska övergrepp som till exempel stöld, förskingring eller utpressning som drabbar de boende är anmälningspliktiga enligt den s k lex Sarah. Syftet är att granska om hanteringen av privata medel görs enligt Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer och enligt nämndens egna riktlinjer och beslut. Syftet är även att utvärdera hur den interna kontrollen inom detta område fungerar. I detta ingår att kontrollera rutinerna kring kontanta medel, matkassor och konton kopplade till detta. Åtta boenden har valts ut och oanmälda besök har gjorts. Granskningen har genomförts av KPMG och rapporten har översänts till Omvårdnadsnämnden för yttrande. Beslutsunderlag Missiv, daterat 2013-12-03, dnr 13ON320. Yttrande, daterat 2013-12-03, dnr 13ON320. Justerare Utdragsbestyrkande

2013-12-03 Omvårdnadsnämnden Handläggare Ewa Molarin Dnr 13ON320 Revisorernas begäran om yttrande Hantering av privata medel vid gruppboenden Förslag till beslut Omvårdnadsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens yttrande med svar på kommunrevisionens frågor rörande hanteringen av privata medel vid gruppboenden. Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna i har 2013 beslutat att granska hanteringen av privata medel vid gruppboenden och servicebostäder inom Omvårdnad Gävle. Ekonomiska övergrepp som till exempel stöld, förskingring eller utpressning som drabbar de boende är anmälningspliktiga enligt den s k lex Sarah. Syftet är att granska om hanteringen av privata medel görs enligt Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer och enligt nämndens egna riktlinjer och beslut. Syftet är även att utvärdera hur den interna kontrollen inom detta område fungerar. I detta ingår att kontrollera rutinerna kring kontanta medel, matkassor och konton kopplade till detta. Åtta boenden har valts ut och oanmälda besök har gjorts. Granskningen har genomförts av KPMG och rapporten har översänts till Omvårdnadsnämnden för yttrande. Annmarie Sandberg Förvaltningschef OMVÅRDNAD GÄVLE, Box 825, 801 30 GÄVLE Besöksadress Hamiltongatan 22 Tfn 026 17 90 40 (vx), Fax 026-17 88 16 omvardnad@gavle.se www.gavle.se

BILAGA 1 2013-12-03 GÄVLE REVISORER Handläggare Ewa Molarin Dnr 13ON320 Svar på frågor kring hantering av privata medel vid gruppboenden Pågår något arbete med att utveckla riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel inom gruppboenden och servicebostäder? Rutinen för hantering av privata medel i särskilda boendeformer är en övergripande rutin som gäller vid särskilda boenden för både äldre och för personer med funktionsnedsättning, där viss lokal anpassning hos utföraren är möjlig att göra. En stor skillnad vad gäller hantering av privata medel mellan boenden för äldre och boenden för personer med funktionsnedsättning är att maten debiteras med faktura i boenden för äldre, inköp av mat gör alltså att det är större belopp som behöver hanteras på boenden för personer med funktionsnedsättning. Det sker en ständig utveckling av rutinen, för två år sedan reviderades rutinen i samarbete med representanter för verksamheten för personer med funktionsnedsättning och en ny översyn planeras. Hur ser nämnden på möjligheterna att effektivisera den idag omfattande hanteringen av kontanter? Enligt rutinen för hantering av privata medel i särskilda boendeformer kan Omvårdnads personal vid synnerliga skäl vara behjälplig med ekonomiska medel upp till 2500 kr. Normala villkor för bankkort (även ICA- och Coop-kort) är att de är personliga och endast får användas av den person som kortet är utfärdat för samt att kortinnehavaren förbundit sig att inte avslöja kortkoden för någon. Dessa villkor gör det svårt för Omvårdnads personal att kräva att få använda kundernas bankkort. Vad gäller privata medel i form av bankkort kan Omvårdnads personal inte ta ansvar för förvaltning utan endast ta ansvar för det som personalen handlar, eftersom det inte går att göra kassaavstämningar på bankkort. Det omfattande arbetet som Omvårdnads personal gör med att hantera kvitton och OMVÅRDNAD GÄVLE, Box 825, 801 30 GÄVLE Besöksadress Hamiltongatan 22 Tfn 026 17 90 40 (vx), Fax 026-17 88 16 omvardnad@gavle.se www.gavle.se