Granskning upphandlingar 2010

Granskning upphandlingar 2010 Trelleborgs Hamn AB Alf Wahlgren 2010-12-07

Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1 Bakgrund och syfte... 3 1.2 Metod och avgränsning... 3 2. Upphandling vad säger lag och kommunens policy?... 3 2.1 Lagen om offentlig upphandling... 3 2.2 Kommunens och Trelleborgs Hamn AB:s upphandlingspolicy... 5 Iakttagelser och bedömning... 6 3. Två upphandlingar... 6 3.1 Terminaltraktorer för RoRo hantering... 6 3.1.1 Bedömning... 7 3.2 Industrispår... 7 3.2.1 Bedömning... 8 4. Sammanfattande synpunkter och bedömning... 9 2 of 9

Granskning av upphandlingar 2010 1. Inledning 1.1 Bakgrund och syfte I dialog med Trelleborgs hamn AB och lekmannarevisorerna i bolaget har de senare beslutat att granska tillämpning av LOU (Lagen om offentlig upphandling) Syftet med denna granskning är att bedöma om upphandlingsverksamheten i Trelleborgs Hamn AB bedrivs ändamålsenligt med beaktande av LOU/LUF och kommunens och bolagets upphandlingspolicy? 1.2 Metod och avgränsning Upphandlingarna har granskats utifrån de moment som normalt ingår i upphandlingsprocessen; Anbud/inköpsbeslut Förfrågningsunderlag Upphandlingsform Avtalsform Anbudsöppning/protokoll Anbudsutvärdering Upphandlingsbeslut Insamling och genomläsning av upphandlingsunderlag, kommunens och bolagets upphandlingspolicy samt allmänna riktlinjer för delegeringsbeslut har skett. Den analys som gjorts har även kompletterats med uppgifter från upphandlingsansvarig på Trelleborgs Hamn AB. Granskningen avgränsas till att omfatta upphandling av Terminaltraktorer och Industrispår. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 2. Upphandling vad säger lag och kommunens policy? 2.1 Lagen om offentlig upphandling Kommuner är upphandlande myndigheter och omfattas därmed av skyldigheten att upphandla enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. Lagen ska tillämpas vid upphandling av varor, tjänster eller byggentreprenader. Som ett komplement till lagstiftningen har Trelleborgs kommun och Trelleborgs Hamn AB antagit en upphandlingspolicy. Tidigare LOU har sedan 2008-01-01 ersatts av två lagar; lag om offentlig upphandling (2007:1091) för upphandlingar inom den klassiska sektorn och lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (2007:1092) för upphandling inom försörjningssektorn. Enligt övergångsbestämmelserna skall reglerna tillämpas på upphandlingar som påbörjats efter de nya upphandlingslagarnas ikraftträdande. Reglerna har sålunda ingen retroaktiv verkan. 3 of 9

LOU bygger i huvudsak på de obligatoriska delarna i upphandlingsdirektiven samt bestämmelserna om ramavtal inom den klassiska sektorn. I den nya lagen finns även följande förhöjda tröskelvärden; Varor och tjänster (kommuner, landsting) Byggentreprenader 193 000 euro 4 845 000 euro Vid upphandling över tröskelvärdena finns följande upphandlingsformer: Öppet förfarande, varmed avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Selektivt förfarande, varmed avses ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta, men endast anbudssökande som inbjuds av den upphandlande myndigheten att delta, får lämna anbud. Förhandlat förfarande, varmed avses ett förfarande där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Vid upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av s.k. B-tjänster oavsett värde förekommer tre former av upphandling, förenklat förfarande (förenklad upphandling), urvalsupphandling och direktupphandling. Upphandling av sjukskötersketjänster är en B-tjänst inom kategorin Hälsovård och Socialtjänster. Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer skall lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Det innebär ett skriftligt och formellt förfarande med annonsering och skriftligt förfrågningsunderlag. Med urvalsupphandling avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Även urvalsupphandling innebär ett skriftligt och formellt förfarande med annonsering och förfrågningsunderlag. Med direktupphandling avses ett förfarande utan krav på anbud. Direktupphandling får användas om värdet är lågt, eller om synnerliga skäl, såsom brådska som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten, föreligger. Det ankommer på den upphandlande myndigheten att vid behov fastställa riktlinjer för användningen av direktupphandling. Den största materiella skillnaden i den nya lagstiftningen i förhållande till tidigare är införandet av tydliga regler för upphandling och avrop av ramavtal. Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. De nya reglerna gäller inte retroaktivt, det vill säga påverkar inte sedan tidigare ingångna ramavtal eller avrop på dessa. De nya reglerna skall således tillämpas på ramavtalsupphandlingar och avrop på desamma som påbörjats efter de nya reglernas ikraftträdande. Vid upphandling av ramavtal kan den upphandlande myndigheten välja mellan tre alternativa metoder: 4 of 9

Att teckna ramavtal, innehållande samtliga fastställda avtalsvillkor, med en leverantör. Vid avrop skall avtalsvillkoren i ramavtalet tillämpas. Avsteg från ramavtalets avtalsvillkor får således inte ske. Att teckna ramavtal, innehållande samtliga fastställda avtalsvillkor, med minst tre rangordnade leverantörer. Avrop skall ske från ramavtalsleverantörerna enligt i ramavtalet fastställd rangordning, från i första hand den leverantör som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de villkor som angetts i ramavtalet. Det står således inte den upphandlande myndigheten att vid avrop fritt välja någon av ramavtalsleverantörerna. Vid avrop skall avtalsvillkoren i ramavtalet tillämpas och någon förnyad inbjudan att lämna anbud skall inte göras. Att teckna ramavtal, där inte samtliga avtalsvillkor är fastställda, med minst tre leverantörer. Avrop skall ske genom att ramavtalsleverantörerna inbjuds att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts för detta i ramavtalet, så kallad förnyad konkurrensutsättning. Valet av metod skall framgå av förfrågningsunderlaget och tillämpas under såväl upphandlingens genomförande som under den efterföljande avtalsperioden. Det är sålunda inte tillåtet att vid avrop tillämpa annat förfarande än vad som följer av den metod som valdes då ramavtalsupphandlingen påbörjades. För upphandlingar som påbörjats efter den 15 juli gäller nya regler i upphandlingslagstiftningen: Lag om ändring i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. De nya reglerna avser bland annat införandet av en så kallad avtalsspärr, införande av upphandlingsskadeavgift, fasta beloppsgränser för direktupphandling samt möjlighet att ogiltigförklara ingångna avtal. 2.2 Kommunens och Trelleborgs Hamn AB:s upphandlingspolicy Enligt kommunens upphandlingspolicy från 2005 gäller följande för de kommunala bolagen: Respektive styrelse för bolag, förbund och stiftelse har ett självständigt ansvar för den egna upphandlingsverksamheten. Om det finns fördelar för bolagen att tillvarata samordningsfördelar vid gemensamma upphandlingar tillsammans med kommunen eller andra organisationer skall detta i möjligaste mån utnyttjas. Trelleborgs Hamns AB har en egen inköps- och upphandlingpolicy som är från den 1 september 2009. Av policyn framgår att: Trelleborgs Hamn AB skall verka för att tillgodose våra kunders behov och förväntningar till så låg kostnad som möjligt, samtidigt som vi kan upprätthålla god kvalitet och god miljö. I policyn finns också ett antal punkter som anger vad bolaget skall: följa miljö- och kvalitetskrav vid inköp av tjänster och produkter följa uppsatta rutiner för inköp och upphandling följa uppsatta rutiner för bedömning av nya leverantörer beakta gällande lagar och förordningar sträva efter att sänka våra totala kostnader sträva efter långsiktiga och förtroendefulla relationer med leverantörer och entreprenörer Policyn är undertecknad av bolaget VD och ordförande. 5 of 9

Iakttagelser och bedömning Sen 2005 har lagen om offentlig upphandling genomgått en större förändring 2008 och under 2010 fått en rad nya regler som i väsentlig grad påverkar den offentliga upphandlingsverksamheten. Mot bakgrund av det anser vi att kommunstyrelsen bör initiera en omarbetning av nuvarande upphandlingspolicy. När det gäller bolagets policy bedömer vi att den bör göras tydligare med avseende på vilka miljö- och kvalitetskrav som avses och vilka uppsatta rutiner som policyn åsyftar på. Alternativt kan rutinerna skrivas in i policyn. 3. Två upphandlingar 3.1 Terminaltraktorer för RoRo hantering Under våren 2010 konstaterades det att Trelleborgs Hamn AB var i behov av nya så kallade terminaltraktorer. Den 28 augusti 2010 annonserades upphandling av 2+1 terminaltraktorer för RoRo hantering i OPIC. Upphandlingsförfarandet angavs vara en förenklad upphandling med ett beräknat värde på 3 mnkr. Av förfrågningsunderlaget framgår det att inbjudan att lämna anbud avsåg operationell leasing/leverans av 2 st terminaltraktorer plus 1 st terminaltraktor för RoRo hantering. Enligt den tekniska specifikationen skulle traktorerna motsvara eller vara bättre än de traktorer som Trelleborgs Hamn använde vid upphandlingstillfället. Leverantörerna uppmanades att lämna prisuppgift för operationell leasing d.v.s. ren hyra för antingen 10 000 timmar eller 36 månader. Priset skulle delas upp på 2 plus 1 terminaltraktor, där beställaren avgör om en tredje traktor skall införskaffas. Till priset skulle uppgifter om servicegrad samt kostnader för service och reservdelar fogas. Prövning av anbud skulle ske i en kvalificeringsfas och en utvärderingsfas. I kvalificeringsfasen angavs sju skall-krav som bland annat innebar att leverantören skulle inge Skatteverkets blankett SKV 4820 och årsredovisning för senast avslutat räkenskapsår. I utvärderingsfasen angavs att Trelleborgs Hamn AB skulle anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med beaktande av följande kriterier: Servicegrad (20 %) Miljö (20 %) Kvalitet (20 %) Pris (40 %) Vid anbudstidens utgång förelåg anbud från tre leverantörer: Cargotech Sweden AB, Terberg Scandinavian N.C Nielsen, BAlling A/S samt Toyota Material Handling Sweden AB. I det upprättade anbudsöppningsprotokollet framgår namnen på anbudsgivarna och uppgifter om de klarat skall- 6 of 9

kraven. Det konstaterades att alla företagen blev accepterade som anbudslämnare och kunde gå vidare till utvärderingsfasen. I utvärderingsfasen redogörs för vad anbudsgivarna har erhållit för poäng på respektive utvärderingskriterium. För ett av företagen kunde poäng bara ges för priset då uppgifter saknades för övriga kriterier. I den sammanvägda utvärderingen erhöll Cargotech Sweden AB den högsta poängen och tilldelades därmed uppdraget 3.1.1 Bedömning Upphandlingen är gjord efter det att nya regler för upphandling trätt i kraft (15 juli 2010). I de nya reglerna anges att det är den upphandlande myndigheten som ansvarar för att inhämta uppgifter från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. Därför bör skall-krav i förfrågningsunderlaget, om att leverantören skall foga upplysningar från Skatteverket, i fortsättningen utgå. I övrigt bedömer vi att den genomförda upphandlingen har skett i enlighet med gällande lagstiftning samt Trelleborgs Hamn AB:s och kommunens inköps- och upphandlingspolicy. 3.2 Industrispår Kockums industrier har förvärvat en fastighet av Trelleborgs kommun i vilken man har för avsikt att bygga järnvägsvagnar. I avtalet med Trelleborg kommun ingår bland annat att Trelleborgs hamn (benämnt THAB framöver) ska rusta upp befintligt spår från Trelleborgsbanan till fastigheten där det dessutom ska byggas två nya uppställningsspår. I förfrågningsunderlaget konstateras att existerande spår är spikade på träslipers med dålig kvalitet och att rälen ska återanvändas medan slipers skall vara begagnade betongslipers alternativt nya träslipers. Vidare framgår det att befintlig banvall behöver justeras och att ny behöver byggas där så behövs. Upphandlingen har genomförts som en förenklad upphandling och har annonserats i Allego. För att ett anbud skulle tas upp till prövning skulle anbudsgivaren enligt förfrågningsunderlaget: Uppfylla krav enligt LUF 10 kap Uppfylla betyg 3 eller högre enligt Upplysningscentralens betygsmodell (uppgiften inhämtades av THAB) Klara en prövning enligt SKV 4820 senaste utgåvan Redovisa kvalitetssystem enligt AFC 22 Redovisa en genomförandebeskrivning Redovisa minst 5 anläggningsprojekt som referensobjekt Redovisa en à-prislista på maskiner som ska användas samt à-priser på yrkesarbetstimmar. Om anbudsgivarna kom vidare i prövningen skulle grund för antagande av anbud vara det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet med hänsyn till följande kriterier i angiven rangordning: Pris på huvudanbud Pris på Option A -prista 7 of 9

I kriteriet pris skulle även värderas hur angivna procentsatser avseende reglering av ändringsoch/eller tilläggsarbeten kunde komma att påverka slutkostnaden. Innan anbudstidens utgång tvingades THAB gå ut med en förfrågan om förlängning av anbudstiden med en månad p. g. a. att fastighetsköpet av marken där entreprenaden skall anläggas inte var klar. Det är dock inte den anledningen som angavs i skrivelsen till anbudsgivarna, utan där står det att THAB beklagar att genomgången av inkomna anbud tagit längre tid än planerat och därför önskade en förlängning av anbudstiden. Samtliga anbudsgivare utom en accepterade en förlängning reservationslöst. Industrispår AB accepterade en förlängning men hade samtidigt tillfogat fem punkter med reservationer däribland en förväntad kraftig prishöjning på träslipers. Vid anbudstidens utgång upprättades och undertecknades ett anbudsöppningsprotokoll. Av det framgår att det förelåg anbud från Fjortontrettifem AB, Veidekke Entreprenad AB, PEAB, Skanska, BCA och Industrispår AB. I samband med anbudsutvärderingen förkastades anbudet från Industrispår AB med motiveringen att: Reservationen innehåller uppgifter som kan påverka priset, reservationen är ej prissatt varför anbudet kommer att förkastas enligt AFB.31. Av förfrågningsunderlagets administrativa föreskrifter AFB.31 framgår det att: Kostnadspåverkande reservationer skall vara prissatta vid risk att anbudet annars kommer att förkastas. Inga reservationer annat än branchöverenskomna accepteras. Industrispår AB kom att begära en överprövning av upphandlingen och yrkade i första hand på att rättelse skulle ske på så sätt att utvärderingen kund göras om. I andra hand yrkade bolaget på att upphandlingen skulle göras om. Förvaltningsrätten som hade att pröva fallet avslog i sin dom bolagets ansökan om överprövning. Emellertid lät sig Industrispår AB inte nöja sig med det utan drev ärendet vidare till Kammarrätten i Göteborg. I Kammarrättens dom framgår det att de instämmer i förvaltningsrättens bedömning och lämnade därför ej bifall till överklagandet. I den genomförda anbudsutvärderingen ges BCA totalranking 1 tack var sitt lägsta pris på huvudanbudet (7 827 414 kronor). Om inte Industrispår hade uteslutits hade de sannolikt fått uppdraget eftersom de hade lägst pris på huvudanbudet (7 677 780 kronor). 3.2.1 Bedömning Denna upphandling är också gjord efter det att nya regler för upphandling trätt i kraft (15 juli 2010). Utifrån de nya reglerna anser vi att skall-krav i förfrågningsunderlaget, om att leverantören skall foga upplysningar från Skatteverket, i fortsättningen bör utgå. I övrigt bedömer vi att den genomförda upphandlingen har skett i enlighet med gällande lagstiftning samt Trelleborgs Hamn AB:s och kommunens inköps- och upphandlingspolicy. 8 of 9

4. Sammanfattande synpunkter och bedömning Syftet med denna granskning har varit att bedöma om upphandlingsverksamheten i Trelleborgs Hamn AB bedrivs ändamålsenligt med beaktande av LOU/LUF och kommunens och bolagets upphandlingspolicy. Gjorda iakttagelser i samband med granskningen av två genomförda upphandlingar har resulterat i följande synpunkter och bedömningar: Bolagets policy bör göras tydligare med avseende på vilka miljö- och kvalitetskrav som avses samt vilka uppsatta rutiner som policyn åsyftar på. Utifrån de nya upphandlingsreglerna från 15 juli bör skall-krav i förfrågningsunderlaget, om att leverantören skall foga upplysningar från Skatteverket, i fortsättningen utgå. De genomförda upphandlingarna av Terminaltraktorer och Industrispår har skett i enlighet med gällande lagstiftning samt Trelleborgs Hamn AB:s och kommunens inköps- och upphandlingspolicy. Utifrån den genomförda granskningen bedömer vi att upphandlingsverksamheten i Trelleborgs Hamn AB bedrivs ändamålsenligt med beaktande av LOU/LUF och kommunens och bolagets upphandlingspolicy. 9 of 9