Internutbildning och Internutveckling

Internutbildning och Internutveckling HeadCom Education vägledning för Chefer & Arbetsledare Version2,22 HeadCom personal utvecklar copyright Sven-Erik Nyberg HeadCom Education 2012 All rights reserved HeadCom Solutions

Internutbildning och Internutveckling Vidareutbildning och vidareutveckling. Behovsanalys av kompetens. Kompetenskrav. Kompetensinventering. Kompetensutveckling och utbildning. Den lärande organisationens roll och Fadderskap. Utveckling mot effektivare team. 2

Vidareutbildning och vidareutveckling. I denna guide inom HeadCom Education vägleder vi dig om vad du bör tänka på inom internutbildning. Denna guide finns tillgänglig inom HeadCom Education och HeadCom Axiom samt i de program där utbildningskonceptet finns integrerat. Att vidareutbilda och utveckla sina medarbetare inom ett företag bygger på tre viktiga kärnvärden: Extern kompetensutveckling i form av kurser och seminarium. Intern kompetensutveckling i form av etappkurser, dagkurser och flexkurser som snabbt kan sättas in vid behov eller stillestånd i produktion. Den lärande organisationen.. Bygger på medarbetarnas kunskap och möjlighet att utveckla och utbilda varandra, både riktad, planerad och informell. All kursverksamhet måste vara förankrad till ditt företags och medarbetarens analyserade behov. Utifrån det behovet arrangerar du som chef eller utbildningsansvarig aktuell kurs, intern eller extern. Har ditt företag tillgång till HeadCom People eller HeadCom Axiom har du även tillgång till hela det samlade kurskonceptet inom HeadCom Education. Som medarbetare eller chef kan du bara klicka på respektive kurs för att få information om aktuella kurser. På samma plats anmäler du dig till aktuellkurs. Extern kompetensutveckling. De allra flesta företag som är måna om sin och sin personals utveckling har oftast en bra utarbetad och utvecklad policy när det gäller att tillföra kunskap till sin organisation. Varje individ bör alltså få möjligheter även till extern utbildning men förutsätter givetvis att det ligger i ditt och företagets behov och i linje med de krav som ställts. Extern utbildning skall bara vara aktuellt när inte de interna resurserna eller spets- och specialkompetens räcker till. 3

Om du som individ söker någon speciell utbildning som ligger i linje med dina egna ambitioner och mål måste du välja och göra dessa val mycket noggrant då du troligtvis inte får dessa från ditt företag under förutsättning att de inte ligger i företagets intresse. En extern utbildning behöver ju inte heller vara dyra konsultledda kurser utan kan ju även vara någon form av litteratur eller nischade kvällskurser eller e-kurser. De flesta av de manualer och chefsguider som finns inom HeadCom Education är utmärkta att konsultera och läsa om du vill lära dig mer om ledarskap. Extern utbildning och kursverksamhet bör bara användas och konsult anlitas för de kompetensnivåer och specialkunskap som inte finns tillgängliga i den egna organisationen. Detta kan vara kursledare som kursmaterial och olika utbildningspaket. HeadCom Education och HeadCom Axiom är chefs- och medarbetarutbildningar som är speciellt framtagna för att eliminera dessa externa dyra chefskurser och istället genomföra en stor del av dessa inom egen regi led av lämplig kursledare inom företaget. Intern utbildning. Liksom de externa kurserna och utbildningarna baseras även dessa interna på behov och på gapet mellan befintlig kunskap och ställda krav och mål. Svårare än så är det inte. Internt ledda och organiserade utbildningar kan även ske i förebyggande syfte som exempelvis vid omorganisationer, säkerhets- och kvalitétsutbildning. För en individ med ambition och vilja att utvecklas i sin roll och befattning gäller det att optimalt utnyttja alla kurserbjudanden som erbjuds och ta tillvara på alla möjligheter. De flesta interna utbildningar har du användning för i ditt framtida yrkesliv och karriär. Nästa all intern utbildning utvecklar och stärker din erfarenhet. Det är bara att suga åt sig av möjligheterna som ges. All internutbildning och utveckling bör struktureras och planeras noggrant och inget får utelämnas eller lämnas åt slumpen. Därför anser jag att en internutbildning bör byggas upp i följande 4 steg för att sedan kompletteras med den lärande organisationen. 4

Behovsanalys Just denna vägledning är framförallt till medelstora och större företag. Mindre företag upp till cirka 50 anställda har oftast en närmare kontroll av sina behov och en snabbare väg till handling. En kompetensinventering måste i alla utföras även i mindre företag. Bilda om behov finns en kompetensgrupp som är en sammanhållande länk för all intern utbildning och utveckling. Detta kan ske på samma vis som man initierar och bildar en förbättringsgrupp. En kompetensgrupp är även den en form av förbättringsgrupp. Läs chefsguide nr. 18 om just förbättringsgrupper. Första steget blir att göra upp en behovsplan utifrån företagets affärsplan. Gör upp en behovsplan för grupp, team och individ. Det är viktigt att även fokusera på ett teams samlade kompetens och helhet utifrån uppdragens art. Vad vill vi uppnå och vad är syfte och affärsmål. Strukturera upp alla önskemål efter behov. Klargör vad som måste göras externt eller genom inhyrd konsult och i så fall vilka som skall göra detta. Gå sedan igenom behoven och ta sedan fram de roller, befattningar och den specialkompetens som skall utnyttjas och som krävs. Använd dig av den kompetensmatchning som finns tillgänglig inom HeadCom People. Där får du enkelt fram alla med spetskompetens inom specifika kriterier och kompetensmatriser. Du använder dig även av denna kompetensmatchning när du skall ta fram de personer eller grupper som skall utbildas eller har ett påtagligt behov för utbildning inom exempelvis specifika roller eller specialkompetens. En klar och tydlig plan är ett krav för att få ett gott resultat. 5

Kompetenskrav. Gruppen måste arbeta fram en tydlig bild och målsättning vad man vill uppnå och vad och vilka kunskaper som måste finnas i grupper och team. Definiera vilken spetskompetens som måste finnas för uppdraget och arbetet samt vad tjänsten och arbetet kräver. Använd alltid spetskompetens i utbildningssyfte och fadderskap. Använd dig av ansvars- och befattningsbeskrivningar för att kartlägga samtliga kompetenskrav och vilka kunskapskrav som måste uppfyllas för olika roller och grupper. Läs mer om dessa i Chefsguide nr.3, Ansvarsfördelning. Ta fram och klargör vilka arbetskriterier som måste finnas i alla roller och i alla grupper och team. Utarbeta tydliga mallar för varje roll. Det är av största vikt att arbetsgruppen tar fram kravspecifikationen för alla roller i en grupp och i ett team. Förtydliga sedan kravspecifikationerna med alla viktiga punkter och gör upp en tidsplan och utbildningsplan utifrån den kompetens- och utbildningsinventering som måste göras. Det är chefens och arbetsledarens uppgift att sedan kommunicera ut budskapet till medarbetarna. Gruppen bör även göra upp en generell mall på vad som kontinuerligt bör utvecklas och vilka grupper och team som kontinuerligt måste vidareutvecklas i sina roller.. 6

Kompetens- och resursinventering. Innan arbetsgruppen gör en strategisk och samlad plan för vår internutbildning och interna utveckling måste organisationen göra en inventering av samtliga resurser av all inneboende kunskap och utbildning inom organisationen. Det är nödvändigt att få en klar bild och kartläggning över företagets samlade kompetens, kunskap och utbildning. Annars kan vi inte på ett optimalt sätt utnyttja alla resurserna som finns tillgängliga i en organisation fullt ut. Att göra en tydlig kartläggning av de samlade resurserna gör du bäst på HeadCom People och HeadCom Skill programvara, ett komplett verktyg för detta syfte. Dessa innehåller även samtliga delar av HeadCom Education som guidar dig igenom hela processen. Dessa verktyg är kompletta för dessa syften och skapar en tydlig helhetsbild av samtlig kompetens och kunskap i hela koncernen, i alla grupper och team med den individuella kompetensen som grund. Detta är verktyg som gör att du snabbt kan matcha in rätt kunskap och rätt sammansättning av kompetenser i alla grupper och team. För bästa effektivitet måste alla grupper och team vara väl sammansatta av rätt kompetens och utbildning. Utse handledare och faddrar utifrån de roller och matchningar som gjorts. Tills e att dessa får de nödvändiga resurser och förutsättningar som krävs. Gör upp en kravspecifikation med alla viktiga punkter. Gör upp en tidsplan och strukturera upp schema och innehåll tillsammans med handledare och faddrar. 7

Internutbildning. Dags för konkret handling. Handledare och faddrar samlar alla de aktuella deltagarna och informerar om syftet med utbildningen och vad denna skall och bör leda till. I de flesta fall skall utbildningen leda till en certifierad kompetens för individen. Mål måste vara ett certifierat resultat. All intern utbildning bör och skall formaliseras. Här följer 8 viktiga punkter som bör efterlevas när man planerar för en seriös internutbildning; 1. Kursbudget. 2. Tidsplan och kursschema. 3. Utbildningsansvariga. 4. Dokumentation. 5. Specialanpassningar. 6. Utbildningsgrupper. 7. Kursledareförmåga. 8. Kursmaterial och kursdokumentation. Kursbudget. Även internutbildning bör budgeteras och prissättas med tanke på tidsåtgång och interna kursledare samt omfattningen av utbildningsgrupper. Tidsplan och kursschema. När det avses dagskurser, flerdagskurser eller etappkurser bör dessa schemaläggas och tidsplaneras i god tid för kurs. Flexkurser eller kortare snabbkurser behöver däremot inte tidsläggas om man inte vill eller behöver. Dessa flexkurser kan en chef sätta in med kort varsel vid exempelvis driftstopp eller liknande. Utbildningsansvariga och kursledare. Oavsett storlek på företag bör ledningen peka ut ansvariga personer (eller arbetsgrupp) för all intern utbildning. Detta kan exempelvis vara en grupp som arbetar och utvecklar den lärande organisationen inom företaget. Utsedda kursledare som utnyttjas vid internutbildning måste givetvis ha specialkompetens inom aktuellt område. Använd dessa som koordinatorer och kontaktpersoner i all internutveckling. Se även punkten om kursledarförmåga. 8

Dokumentation. Alla kurser och utbildningar skall dokumenteras och formellt protokollföras och arkiveras. ras. Här skall anges aktuell data såsom kurs, syfte, kursledare, tidpunkt, deltagare, grupp och eventuella certifieringar. All dokumentation skall finnas tillgänglig för uppföljning och historik. Specialanpassningar. Individuella specialanpassade utbildningar bör tillgodoses utifrån individens behov. Chefen bör även ta hänsyn till individens önskemål. Detta är mycket viktigt för individens motivation och att få individen att känna sig viktig, behövd och respekterad. Enkla detaljer som får personen att känna delaktighet i företagets utveckling. Företag som negligerar detta och inte lyssnar på individens önskemål och behov stryper och kväver människans motivation och arbetsglädje. Saker som kan få förödande effekter på effektiviteten. Utbildningsgrupper. När du som kursledare eller ansvarig planerar en utbildning och kurs för en grupp eller ett team bör det inte vara för många i gruppen. Högst 8-10 personer i gruppen för att få en kommunikativ och effektiv utbildning där alla i gruppen får komma till tals. Är behovet större bör det organiseras i olika mindre och tätare grupper. Rör det sig mer om ett informationsmöte kan det givetvis vara en stor grupp människor. Kursledarförmåga. Interna lärare och kursledare måste ha förmågan och kunskap att förmedla knowhow, syfte och mål till andra människor. En sådan person måste även ha ingående kunskap om den lärande organisations syfte och roll varför företaget arbetar med den lärande organisationens metod. Kursledare bör även generellt vara duktiga på att tala inför publik och att på ett naturligt sätt leda kurser. I detta fall vill jag rekommendera chefsguide nr. 22 om kurs och presentationsteknik. Guide finns tillgänglig inom HeadCom Education Kursmaterial och kursdokumentation. Även kursmaterialet är en viktig del i en internkurs. Underskatta därför inte vikten av en väl förberedd kursdokumentation. Oavsett vilken form av interutbildning eller kursens innehåll måste du alltid göra ett kompendium eller en kurspärm. Använder du gig av HeadCom Education har du alltid tillgång till kursmaterial i form av chefsmanualer eller chefsguider. Dessa är färdiga att skriva ut och häfta ihop eller sätta in i en kurspärm. 9

Den Lärande Organisationens roll. Om en lärande organisation skall fungera fullt ut i ett företag måste företaget stödja erfarenhetsutbyte och ständiga förbättringssystem med ett kommunikationsnät som kontinuerligt är under utveckling. Därför bör företaget internutbilda alla sina chefer och ledare inom den lärande organisationens roll och syfte. Återigen, kompetens skapar konkurrenskraft och effektivitet. Allt lärande är att upptäcka saker och ting vilket förändrar och utvecklar människans tankesätt och handlande. Att lära innebär förändring och vi människor lär ständigt. Lärande är ett sätt för oss att omedvetet förhålla oss till vår omgivning. Lärande är en ständig process för oss i alla sammanhang och i alla relationer. Allt lärande ger en lång rad effekter, som att det förbättrar vårt beteende och attityd, ökar vår insikt, kunskaper och skicklighet och som allt sammantaget resulterar i större erfarenhet. Eftersom vi i princip befinner oss mer än 50 % av vår vakna tid på jobbet eller med arbetsinriktade frågor och tankar anpassas dess tankar till ett rent organisatoriskt tänkande. Den lärande organisationen i ett företag är en kontinuerlig utvecklingsdynamo. En lärande organisation är en organisation som hela tiden utvecklas och förändras i takt med att medarbetare och chefer utvecklas och förändras. Detta är oerhört viktigt i alla företag där äkta spets- och specialkompetens oftast besitts av ett fåtal personer och om någon av dessa lämnar företaget försvinner även viktig spetskompetens. Den lärande organisationen har alltså en mycket stor roll eller rättare sagt, måste ha en stor roll - för ett företags kontinuitet. Det gäller för alla ansvariga, företagsledare och chefer att skapa former och förutsättningar och en bra intern plattform för lärandet som till att säkra så att kunskap och erfarenheter stannar kvar och utvecklas inom företaget. I chefsguide nr. 5, om den lärande organisationen kan du läsa mer om detta begrepp. 10

Fadderskap. Om fadderverksamhet kan du även läsa om i kapitlet om den lärande organisationen. Lite förenklat kan man säga att ett faddersystem är en annan typ av mentorskap. Lite enklare och lite mer informellare mentorskap men principen är ungefär densamma. Syftet med ett faddersystem är helt enkelt när en erfaren medarbetare blir utsedd att hjälpa och stötta en nyanställd tillrätta på det nya jobbet. En fadder kan ha mer än en person. En fadder kan också vara fadder för en mindre grupp eller team beroende på verksamhet och organisation. När den nyanställde får en fadder på det nya arbetet brukar detta vara mycket populärt och uppskattat speciellt bland de yngre medarbetarna. Detta visar att både ledning och chefer verkligen bryr sig om de nyanställda. På detta sätt visar man respekt och vilja att den nyanställde skall få bra förutsättningar och möjligheter att lyckas i sitt nya jobb. Man ger också den nyanställde större möjligheter att slussas in i företagets och organisationens anda och att på ett effektivt sätt komma in i rutinerna. Detta ta är ett riktigt säkert och förtroendeskapande sätt att lära sig nya erfarenheter och kunskaper. Att få möjlighet att lära sig av en erfaren och duktig kollega kan vara guld värd för den nyanställde. Men även sett från företagets perspektiv är detta lönsamt då man slussar in nya medarbetare på ett effektivt sätt. Många kanske tror att fadderverksamhet är mest vanlig i större företag eller i stora organisationer men detta kan inte vara mer fel. En väl utvecklad fadderverksamhet och själva tänket kring attt ha en fadder är absolut applicerbart i alla företag, från småföretag med 3-4 anställda och uppåt. Att ha fadderverksamhet till alla nyanställda ger på sikt många positiva fördelar. Alla nyanställda i alla företag och organisationer har alltid ett stort behov av hjälp och stöttning i början. Hela informationsbiten är synnerligen viktig för en nyanställd när han eller hon kommer till en ny arbetsplats. Ta därför hand om dom och ge dom så bra förutsättningar som möjligt för att lyckas. Som sagt, det skapar förtroende både för företaget och för dig som chef. I chefsguide nr. 11, kan du läsa mer om vad mentorskap och fadderskap innebär för organisationen. 11

Utveckling mot effektivare team. Alla chefer i alla typer av företag och organisationer som arbetar med team i sin arbetsomgivning borde ta del av denna chefsguide. Nr. 29. Guiden finns även inom HeadCom Education som dagkurs. Nr. 11. Både guide och kurs berättar och går igenom nedanstående fem viktiga delar. Detta är en del av innehållet i denna guide: Inledning Mot effektivare Team i organisationen Ansvars- och Befattningsbeskrivningar Individuella kompetensbedömningar Teamsammansättningar Den lärande organisationen Effektiva Team 12

I en framgångsrik Lärande Organisation handlar det mycket om samspelet mellan människors kunskap och kunnande, samt deras inställning och vilja att utvecklas (se.nyberg) Chefsguide nr. 5; Den lärande organisationen. Chefsmanual nr. 1; Vikten av god kompetens i organisationen. Chefsguide nr. 11; Fadderskap. Denna guide finns även tillgänglig som ett utvecklingspaket och Flexkurs inom HeadCom Education. HeadCom Education finns integrerat i alla våra system och från våren 2011 även som ett abonnemangskoncept under varumärket HeadCom Axiom till alla företag och organisationer. 13

Övriga chefsguider inom HeadCom Education ; Följande HeadCom Chefsguider har utgivits av HeadCom Education Concept; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 8-punkts punkts strategi för nya arbetsledare och chefer. Självpresentation och autenticitet. Ansvar och ansvarsfördelning. Motivation och om konsten att motivera. Den Lärande Organisationen. Konkreta konfliktlösningar. Arbetsledningen i ett förändringsarbete. Att bygga Dreamteam. Medarbetarsamtal. Att ge Feedback. Mentorskap och Fadderskap. Empati och Respekt i ledarskapet. Ledarskapets tre grundbultar. Betyg och Intyg. Rekrytering och rekryteringsprotokoll. Regelbunden information och infomöten. Skiftformer och schemaläggning. Att skapa och organisera förbättringsgrupper. Att gradera dera kompetens. De fem kompetensnycklarna. Definition Personalansvar. Kurs- och presentationsteknik. FIRO-modellen. modellen. Joharis fönster. SSM, Sensible & Smart Management. Fokus på bra medarbetarskap. Att utveckla sin erfarenhet. Företagsorganisation, grupper och team. Utveckling mot effektivare team. Kortfattad guide inom internutveckling HeadCom Education Chefsguider i serien om Personalansvar är skriven Sven-Erik Nyberg. All rights reserved HeadCom Solutions 2012. Personal och Chefsutveckling Personal- 14