Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Sjöstridsskolan (SSS) i Karlskrona, den 9 september 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. SSS ska, i enlighet med RA-FS 1991:1, med ändring RA-FS 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 3 kap., och RA-FS 2009:1, Riksarkivets behandling), 3 kap., ta ställning till vilka handlingar hos Funktionsenhetens nya webbplats som utgör allmänna handlingar och fastställa en strategi för bevarande (avsnitt 8). 2. SSS ska, i enlighet med RA-FS 1991:1, med ändring RA-FS 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 3 kap., och RA-FS 2009:1, Riksarkivets behandling), 3 kap., säkerställa att de arkiveringsprinciper som överens-kommits med Försvarshögskolan avseende kurspärmar verkligen fungerar samt fastställa en strategi för bevarande för de kurspärmar där delar av innehållet finns på usb-minnen (avsnitt 10.) 3. SSS ska, i enlighet med RA-FS 1991:1, med ändring RA-FS 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 6 kap., uppdatera sin arkivbeskrivning och arkivförteckning (avsnitten 3, 4 och 9). 4. SSS ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 (avsnitt 5). 5. SSS ska, i enlighet med RA-FS 1991:1, med ändring RA-FS 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 5 kap., överföra personalakter från upphörda enheter till centralarkivet (avsnitt 6). Anmärkningar. SSS rekommenderas att fortsätta arbetet med att upprätta dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner (D/A-planer). SS bör se över behovet av en utbildningsinsats för de enheter där kunskapen om hantering och registrering av allmänna handlingar är bristande. Krigsarkivet anser att internationella övningshandlingar bör registreras direkt efter ankomsten till SSS (avsnitt 7). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 1 mars 2010. Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet har inspekterat arkivvården vid Sjöstridsskolan den 9 september 2009, vid en inspektion som var väl förberedd av organisationsenheten. Under inspektionen granskades i rapporten nämnda verksamhetsområden och lokaler. Centralarkiv och mellanarkiv
besöktes ej denna gång. Föregående inspektion ägde rum den 7-8 november 2006 (KrA dnr 232-2006/1988). Vid samma tillfälle inspekterades även Första ubåtsflottiljen (1.ubflj, KrA dnr 232-2009/1456) och Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj, KrA dnr 232-2009/1459). SSS handlingar är i huvudsak förtecknade och förvaras i god ordning men på några områden kvarstår problem inom arkivvården, så som framgår av föreläggandena och anmärkningarna ovan. SSS har behov av att styra upp sitt informationsflöde av inte minst oregistrerade handlingar, exempelvis genom D/A-planer. Förbandet är också medvetet om detta behov. Krigsarkivet rekommenderar starkt att D/A-planer upprättas, då de har till uppgift att skapa ett arkiv av god kvalitet, att ge handläggarna ledning vid arkivering och gallring och att kvalitetssäkra organisationsenhetens verksamhet. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. Stabschefen redogjorde för SSS organisation och verksamhet. Vid förbandet tjänstgör idag ca 150 yrkesofficerare och 33 civila, påtagligt färre än den fastställda personal-styrkan på 240. Många vakanser finns således. Tio av befattningarna har sin placering på Berga. Klart störst är Utbildningsenheten. Till uppgifterna hör: - utbildning till och av officerare, - yrkesutbildning av värnpliktiga (upphör under 2010), - ledning av visions- och doktrinutveckling inom Marinen, - stöd till C MTS (Marintaktiska staben) vid validering av förband, - stöd till andra förband avseende bl.a. förplägnad. Kurser ges på en rad områden: yt-, amfibie- och undervattensstrid, vapenteknik, förplägnad m.m. SSS kan också erbjuda kurser för myndigheter och andra utanför Försvarsmakten, såsom KBV, Polisen och Räddningstjänsten. Av Försvarsmaktens logistik, Arkivenheten (FMLOG ArkivE) köps tjänster avseende arkivvård. Man utgår då ifrån FMLOG:s tjänstekatalog, där FMLOG:s och kundens åtaganden uppräknas på ett översiktligt sätt. Det finns möjlighet att påverka volymen av ArkivE:s tjänster, men det framgick under inspektionen att ArkivE har begränsade resurser att sätta in för att exempelvis utarbeta D/A-planer. Samarbetet uppgavs annars fungera väl. 2. Diarieföring och dokumenthantering. Föregående inspektionsrapport. Handlingar inkommer via FMLOG:s expedition till SSS Stab, lottas och fördelas på enheterna. Efter avslutad handläggning skickas originalet tillbaka för arkivering. Merparten av handlingarna inkommer pappersvägen, och de flesta handläggarna verkar känna till de regler som omgärdar hanteringen av allmänna handlingar. En kort information om detta ges till nyanställda (dock ej av ArkivE). Utlämnanden av allmänna handlingar till journalister och enskilda (kursintyg) förekommer. Efter inspektionen år 2006 gav Krigsarkivet en rad förelägganden och anmärkningar. Beträffande bristerna i det mellanarkiv hos ArkivE som används för förvaring av SSS handlingar har Krigsarkivet erfarit att ArkivE just nu genomför en inventering av befintliga arkivlokaler inom Försvarsmakten. Krigsarkivet utgår ifrån att ArkivE upprättar en plan för att åtgärda de brister som noteras. Beträffande arkiveringen av räkenskapsoch bokslutshandlingar håller nuvarande system på att bytas ut mot affärssystemet PRIO.
Försvarsmakten ska i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automa-tiserad behandling) 3 kap. 2, före driftsättningen av ett sådant affärssystem upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, som ska innehålla följande uppgifter: - val av format för system i drift, - val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, - plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande, - information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., - överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet), - uppgifter om databärare, - hänvisning till övrig dokumentation. Rörande behovet av att inventera förbandets allmänna handlingar och att upprätta D/Aplaner, är SSS väl medveten om detta behov men inte mycket har ännu gjorts. Detta beror på brist på personella resurser hos ArkivE, men det finns anledning att förmoda, att det nu när ArkivE åtminstone tillfälligt har ytterligare en arkivarie anställd finns tillfälle att arbeta med denna fråga. De äldre handlingar som vid förra inspektionen påträffades hos intendentursektionen tagits om hand. Det upprepades nu att Marinens kokbok bör tillföras arkivet, då den så väl belyser den verksamhet som bedrivs vid förbandet. 3. Arkivbeskrivning och arkivförteckning. Vissa uppdateringar av arkivbeskrivningen behöver göras. Likaså ska en E-serie för inkomna skrivelser tillföras arkivförteckningen, även om skrivelserna ännu inte är gallrade. 4. Chefen SSS och stabschefen. Inkomna skrivelser från FMLOG:s expedition lottas av stabschefen. Hos chefssekreteraren finns innevarande års skolorder och enhetsorder med innehållsförteckning. Att serierna innehåller kursbeskrivningar bör nämnas i arkivbeskrivningen. Kursrapporter och elevförteckningar går däremot som skrivelser. Här finns också handbrev samt diarieförda handlingar, vilka ca en gång i kvartalet skickas till arkivet. Registrerade hemliga handlingar förvaras i ett säkerhetsskåp. 5. IT-frågor. De adb-system som används vid SSS är försvarsmaktsgemensamma, och inga icke auktoriserade system ska finnas. Till systemen ska finnas dokumentation av olika slag. Beträffande den systembeskrivning som föreskrivs i RA-FS 2009:1, Riksarkivets behandling) 5 kap. 4, är detta ett ansvar som åligger HKV. Krigsarkivet har i skrivelse 2008-05-19, dnr 20-2008/1131, understött Försvarsmakten i dess mening att dokumentationsansvaret åvilar CIO (Chief Information Officer) inom HKV i de fall produktägaren är HKV. Ett förband inom Försvarsmakten har detta ansvar endast i de fall det rör sig om lokala system. Inom HKV pågår ett arbete under ledning av CIO för att samla in denna dokumentation. Vid förbanden ska däremot finnas en förteckning över de system som används. Varje organisationsenhet ska vidare i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 upprätta en beskrivning över dess allmänna handlingar (omfattande både pappershandlingar och adb-system). Motsvarande bestämmelser fanns förut i sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11. Beskrivningen ska innehålla:
1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Krav på en arkivbeskrivning med delvis likartade uppgifter finns också i RA-FS 2008:4, Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. Man kan tänka sig att denna arkivbeskrivning och offentlighets- och sekretesslagens beskrivning slås ihop till ett och samma dokument. 6. N 1 Personal. I låsbara skåp förvaras personalakter för SSS egen personal och innehåller även vitsord. En blankett för vitsord, UBS (Utvecklande BedömningsSystem), är under införande. Blanketten är kopplad till PRIO-systemet, men det är oklart hur den digitala arkive-ringen ska ske. Det är också oklart huruvida vissa uppgifter ska finnas kvar hos SSS. Det åligger HKV att ta fram rutiner för arkivering av uppgifter i eller med anknytning till PRIO, ska ske. Inaktuella personalakter nedlämnas till arkivet. I skåpet finns dock akter från upphörda enheter som Örlogsskolan, vilka ska överföras till arkivet. 7. N 7 Övningsplanering. Hos N 7:s handläggare hanteras internationella övningshandlingar från NATO, vilka först inkommer via e-post och sedan efter en eller ett par veckor pappersvägen, då de diarieförs. Krigsarkivet anser att registrering bör ske när handlingarna inkommer med e- post för att tillgodose offentlighetslagstiftningens regler om insyn i statliga myndig-heters verksamhet. Order som utges av N 7 registreras. 8. Funktionsenheten (FunkE). Enheten har nu 16-17 anställda men flera vakanser finns. Här finns bl.a. en reglementsoch publikationsavdelning som stöder HKV, det egna förbandet och andra förband. Det var något oklart huruvida HKV arkiverar de trycksaker man beställer. Om uppdraget kommer från SSS eller andra delar av garnisonen ska arkivering ske i SSS arkiv. Det verkar inte finnas någon genomgående rutin för hantering och registrering av allmänna handlingar, varför Krigsarkivet gärna rekommenderar en utbildningsinsats. Ett erfarenhetshanteringssystem (med erfarenheter från bl.a. utlandsmissioner) byggs just nu upp inom Marinen, men sannolikt är det HKV som får arkiveringsansvar. En webbplats är också under uppbyggnad och kommer att innehålla såväl rapporter som arbetshandlingar. FunkE och SSS måste ta ställning till vilka handlingar som utgör allmänna handlingar och hur de ska arkiveras. 9. Utbildningsenheten (UtbE).
Inom kursadministrationen inleds ärenden ofta med en telefonkontakt, men senare följer en officiell skrivelse med svar samt order, kursbeskrivning och elevförteckning. I kurspärmar finns sådant material som ska finnas enligt högskoleförordningen, i en pärmstruktur som är fastställd av Försvarshögskolan (FHS). Vissa handlingar dubbel-arkiveras därför hos FHS och SSS. För övriga kurser saknas denna bindning till FHS, men också här är det naturligtvis önskvärt att SSS fastställer hanteringsrutiner. Exonaut är ett utbildningsverktyg för planering av kurser. På servern, som är placerad hos Ledningsregementet (LedR) i Enköping, finns såväl kursbeskrivningar som en del material som inte återfinns i kurspärmarna. HKV är produktägare, LedR systemägare, men det kan tänkas att PRIO kommer att ersätta systemet. Vid intendenturavdelningen har de äldre handlingar, om vilka det talas i 2006 års rapport, tagits om hand. Kadettkompaniet har FHS-kurser, kurser för elever vid Militärhögskolan Halmstad och egna specialistkurser. De kollegieprotokoll innehållande personsekretess som förvaras vid kompaniet, ska förtecknas. På officerslinjen förekommer enhetsorder och skrivelser. Officerslinjen innefattar också ett bibliotek som nära samarbetar med Anna Lindh-biblioteket vid FHS. 10. Marinstridsavdelningen. Enligt uppgift tas här endast ett exemplar av kurspärmen ut, trots att arkivering ska ske både på FHS och SSS. SSS måste ta reda på hur det verkligen förhåller sig på denna punkt. (Anm. Enligt senare inhämtad uppgift från FHS har hittills endast en pärm inkommit från SSS.) Dessutom är det så att en del av kurspärmens innehåll förvaras på usb-minne. SSS måste därför upprätta en strategi för bevarande (se avsnitt 2 ovan). Datum som ovan Peter Nordström 1. arkivarie