Arbetsordning för universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet Fastställd av universitetsdirektören 2013-11-15
Innehållsförteckning Organisation och övergripande uppgifter 3 Arbetsformer 3 Avdelningarnas gemensamma uppgifter 3 Avdelningen för IT 4 Avdelningen för kommunikation och externa relationer 5 Avdelningen för uppdragsutbildning 6 Byggnadsavdelningen 7 Avdelningen för ekonomi och upphandling 8 Juridiska avdelningen 9 Områdeskansliet för humaniora och samhällsvetenskap 10 Områdeskansliet för medicin och farmaci 11 Områdeskansliet för naturvetenskap och teknik 12 Personalavdelningen 13 Planeringsavdelningen 14 Studentavdelningen 15 Avdelningen för administration och intendentur vid Uppsala universitet - Campus Gotland 16 2
Organisation och övergripande uppgifter Arbetsordning för Uppsala universitet, UFV 2011/1724 är konsistoriets beslut om universitetets organisation och ansvarsfördelning. Arbetsordningen innefattar bl.a. vilka frågor konsistoriet ska besluta om, liksom vilka av rektors beslutsbefogenheter som inte får delegeras. I arbetsordningen anges att det vid universitetet finns en universitetsförvaltning. Universitetsförvaltningen stödjer konsistoriet, rektor, områdes- och fakultetsnämnder, institutioner och verksamheten i övrigt i syfte att universitetet ska fullgöra sitt myndighets- och arbetsgivaransvar. Universitetsdirektören är universitetsförvaltningens chef. Det universitetsövergripande administrativa ledningsansvaret går från rektor via universitetsdirektören till avdelningschefer inom universitetsförvaltningen. Universitetsförvaltningens tre huvuduppgifter är stöd till verksamheten, myndighetsutövning genomförande av uppdrag från rektor Universitetsförvaltningen är organiserad i avdelningar. Varje avdelning leds av en chef med ansvar för avdelningens verksamhet. Alla medarbetare vid universitetsförvaltningen har ett gemensamt ansvar för att förvalta och utveckla universitetets administration och verka för ett kostnadseffektivt nyttjande av resurser. Utöver de uppgifter som anges i denna arbetsordning, ges avdelningarna årliga uppdrag. Arbetsformer Beslut inom universitetsförvaltningen fattas i enlighet med universitetsdirektörens delegation av uppgifter och beslutanderätter. Avdelningarnas gemensamma uppgifter Inom ramen för sitt verksamhetsområde ska varje avdelning: stödja universitetets utbildning, forskning och samverkan ge råd och stöd till rektor, prorektor, vicerektorer, dekaner och prefekter/motsvarande, handlägga och utreda ärenden och medverka i beslutsberedningen, medverka i arbetet med internationalisering, förvalta, utveckla och kvalitetssäkra administrativa system i enlighet med beslutad systemförvaltningsmodell, medverka i universitetsgemensam verksamhetsutveckling samt i övrigt stå till universitetsdirektörens förfogande. Inom ramen för respektive sakområde ska avdelningarna: utforma riktlinjer och rutiner samt erbjuda utbildning och löpande information, ansvara för intern samverkan samt ansvara för vidareutveckling, uppföljning och utvärdering. Härutöver tillkommer uppgifter för respektive avdelning enligt följande: 3
Avdelningen för IT utarbeta strategier och svara för utveckling, utbyggnad, drift och underhåll av gemensamma IT-tjänster och IT-infrastruktur, svara för ett gott användarstöd till studenter och anställda åta sig uppdrag att medverka i utbildning och kompetenssäkring kring IT-system ha metodansvar för beslutad systemförvaltningsmodell, projektmetod och ramverk medverka till en hög informationssäkerhet samordna intendenturområdenas IT-verksamhet Avdelningen ska i samarbete med Planeringsavdelningen: främja användandet av informationsteknik i utbildning på webben och i lärosalsmiljö, utbilda lärare och annan personal i såväl pedagogiska som tekniska aspekter av informationsteknik i undervisningen, utveckla lärandemiljöer och mötesplatser samt ansvara för system inom området lärande och utbildning och i samarbete med andra verka för en god it-miljö. 4
Avdelningen för kommunikation och externa relationer utgöra ett strategiskt och operativt stöd till universitetsledningen i kommunikationsfrågor, svara för universitetets presstjänst, svara för och utveckla universitetets övergripande informationskanaler (digitala och pappersburna), svara för redaktionellt arbete i universitetets övergripande informationskanaler, svara för uppföljning och utveckling av universitetets visuella profil, samordna alumnverksamheten, svara för fundraising, svara för akademiska högtider och andra publika evenemang, svara för praktiska arrangemang i samband med rektors representation, på uppdrag av universitetsledningen medverka i projekt som har inriktning mot marknadsföring och/eller samverkan med det omgivande samhället, på uppdrag av institutioner/motsvarande svara för konferensservice samt medverka i arbetet med studentrekrytering. 5
Avdelningen för uppdragsutbildning samordna strategisk planering av uppdragsutbildning och tillhandahålla professionellt stöd till institutioner vid genomförandet av uppdragsutbildning samt skapa och genomföra skräddarsydda utbildningar för yrkesverksamma. 6
Byggnadsavdelningen medverka till att verksamheten har ändamålsenliga lokaler, bereda och upprätta underlag för fysisk planering och lokalförsörjning på lång och kort sikt och verkställa beslut inom området, svara för hyresförhandlingar och löpande bevakning av hyresavtal samt teckna hyresavtal för universitetet, svara för administration av lokalresurser och interndebitering av lokalkostnader, svara för projektledning i lokalprojekt, ansvara för övergripande säkerhetsfrågor inklusive informationssäkerhet och medverka till god säkerhet i universitetets lokaler, ansvara för universitetets passer- och larmsystem, ansvara för universitetets verksamhetsförsäkring, samordna och utveckla arbetet med miljösamordning, samordna och utveckla arbetet med fysisk arbetsmiljö, samordna och utveckla universitetets strålskyddsarbete inklusive tillstånds- och myndighetskontakter, ansvara för fysisk tillgänglighetsanpassning av universitetets lokaler, samordna och utveckla intendenturorganisationen vid universitetet exklusive IT-frågor, svara för tillgång på tentamenslokaler, schemaläggningssystem samt central lokalbokning med tillhörande administration, tillhandahålla lokalvård inom universitetet, svara för vaktmästeriservice i universitetsförvaltningens lokaler, svara för drift av gemensamma förråd och viss lokalanknuten service samt svara för universitets utvändiga skyltning enligt beslutat skyltprogram. 7
Avdelningen för ekonomi och upphandling ansvara för att den samlade ekonomiska redovisningen ger en rättvisande bild, utveckla god redovisningssed inom universitetet, ansvara för och samordna universitetets övergripande externa rapportering av ekonomisk information och ekonomisk statistisk, underlätta, effektivisera och kvalitetssäkra arbetet med att söka och hantera externa forskningsmedel, och därigenom bidra till att universitetets externa intäkter till forskning ökar samt samordna planering av Riksrevisionens granskningar. verkställa upphandling avseende universitetets anskaffning av varor och tjänster över direktupphandlingsgränsen upphandla ramavtal bistå med råd och stöd vid direktupphandling samt vid avrop från universitetets ramavtal bistå i upphandlingsfrågor och samordna dessa såväl internt som externt upprätta budget, utföra löpande redovisning, bokslut och uppföljning för enheter inom universitetsförvaltningen samt på särskilda uppdrag för institutioner och andra enheter 8
Juridiska avdelningen företräda universitetet i juridiska angelägenheter exklusive arbetsrätt, ansvara för förvaltningens registratur, ansvara för det universitetsgemensamma diariesystemet, ansvara för universitetsförvaltningens arkiv, stödja institutioner, avdelningar och enheter vid UU med juridisk sakkunskap (i vissa fall mot avgift), juridiskt kvalitetssäkra arbetet med att söka och hantera externa forskningsmedel samt mot avgift tillhandahålla juridiska tjänster åt Uppsala University Innovation. 9
Områdeskansliet för humaniora och samhällsvetenskap Kansliet ska utöver de gemensamma uppgifterna: ge administrativt stöd åt områdesnämnden för humaniora och samhällsvetenskap och dess vicerektor, teologiska fakultetsnämnden, juridiska fakultetsnämnden, historisk-filosofiska fakultetsnämnden, språkvetenskapliga fakultetsnämnden, samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden, utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden samt deras ordföranden, utarbeta förslag till verksamhets-, ekonomisk och annan planering samt medverka vid beslutens genomförande och uppföljning, bereda anställnings- och befordringsärenden av lärarpersonal, ge råd och service till institutionerna inom kansliets verksamhetsområde, samordna vetenskapsområdets kommunikation och marknadsföring underlätta, effektivisera och kvalitetssäkra arbetet med att söka och hantera externa forskningsmedel, och därigenom bidra till att universitetets externa intäkter till forskning ökar samt bereda internationella frågor inom området och ansvara för verksamheten inom de internationella avtal som slutits på områdes-/fakultetsnivå. 10
Områdeskansliet för medicin och farmaci Kansliet ska utöver de gemensamma uppgifterna: ge administrativt stöd åt områdesnämnden för medicin och farmaci (tillika fakultetsnämnd) och dess vicerektor, utarbeta förslag till verksamhets-, ekonomisk och annan planering samt medverka vid beslutens genomförande och uppföljning, bereda anställnings- och befordringsärenden av lärarpersonal, ge råd och service till institutionerna inom kansliets verksamhetsområde, samordna vetenskapsområdets kommunikation och marknadsföring underlätta, effektivisera och kvalitetssäkra arbetet med att söka och hantera externa forskningsmedel, och därigenom bidra till att universitetets externa intäkter till forskning, bereda internationella frågor inom området och ansvara för verksamheten inom de internationella avtal som slutits på områdes-/fakultetsnivå, ansvara för vissa studerandeadministrativa uppgifter inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå inom vetenskapsområdet (bl.a. Studentservice), samverka med landstings- och sjukhusledningen i arbetet med gemensamma utbildningsoch forskningsfrågor, medverka till att öka IT-användningen inom undervisningen (MedFarm DoIT) samt administrera Regionala etikprövningsnämndens kansli och utseende av ledamöter i nämnden. 11
Områdeskansliet för naturvetenskap och teknik Kansliet ska utöver de gemensamma uppgifterna: ge administrativt stöd åt områdesnämnden för naturvetenskap och teknik (tillika fakultetsnämnd) och dess vicerektor, utarbeta förslag till verksamhets-, ekonomisk och annan planering samt medverka vid beslutens genomförande och uppföljning, bereda anställnings- och befordringsärenden av lärarpersonal, ge råd och service till institutionerna inom kansliets verksamhetsområde, samordna vetenskapsområdets kommunikation och marknadsföring underlätta, effektivisera och kvalitetssäkra arbetet med att söka och hantera externa forskningsmedel, och därigenom bidra till att universitetets externa intäkter till forskning ökar, bereda internationella frågor inom området och ansvara för verksamheten inom de internationella avtal som slutits på områdes-/fakultetsnivå samt ansvara för vissa studerandeadministrativa uppgifter inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå inom vetenskapsområdet. 12
Personalavdelningen bidra till förutsättningarna för Uppsala universitet att vara en attraktiv arbetsgivare, arbeta för att personalstrategierna ska stödja verksamhetsstrategierna, företräda arbetsgivaren avseende arbetsgivarpolitik, arbetsrätt, lönebildning, kollektivavtalsförhandlingar, tvisteförhandlingar enligt medbestämmandelagen, förhandlingar avseende omplacering, omställning och övertalighet, ansvara för genomförandet av lönerevisioner, kvalitetssäkring av universitetets löneutbetalningar, handläggning av pensioner, granskning av bisysslor, enhetlig platsannonsering, genomföra utbildnings- och utvecklingsinsatser riktade till ledningsfunktioner och administrativa stödfunktioner, stödja och samordna universitetets arbete för att främja lika rättigheter och möjligheter samt att motverka diskriminering, ge stöd och råd till verksamheten beträffande verksamhets-, organisations-, grupp-, ledaroch individutveckling, kompetensförsörjning, systematiskt arbetsmiljöarbete och hälsa, lika villkor, förändrings- och internationaliseringsarbete, anställningsvillkor, löner, förmåner, arbetsrätt, rekrytering av teknisk/administrativ personal, omställning, avveckling samt ge universitetsgemensam personal- och löneadministrativ service till verksamheten, arkivlägga personalhandlingar, samordna arbetet med nit och redlighet, utgöra sekretariatsfunktion i universitetgemensamma kommittéer och organ. 13
Planeringsavdelningen samordna universitetsövergripande planering, uppföljning och analys, samordna universitetsövergripande frågor rörande utbildning och forskning, samordna universitetsövergripande frågor avseende internationalisering, samverkan och hållbar utveckling, stödja det kvalitetsarbete som sker i universitetets verksamheter och bidra till samordning och synliggörande av olika initiativ, genomföra universitetsövergripande utvärderingar, erbjuda stöd i lokalt utvärderingsarbete samt i samband med Universitetskanslersämbetets kvalitetsutvärderingar, ge stöd i bibliometriska analyser och rankningsfrågor. främja den pedagogiska utvecklingen inom universitetet genom att erbjuda pedagogisk utbildning och genom andra insatser, bevaka och synliggöra nationell och internationell utveckling och forskning inom områdena kvalitetsutveckling och universitetspedagogik samt initiera verksamhet som föranleds därav, främja en köns- och mångfaldsmedveten pedagogik, utbildning för hållbar utveckling samt användandet av IT som verktyg i undervisning och pedagogiskt utvecklingsarbete, utveckla och främja former för det pedagogiska ledarskapet inom universitetet, samordna och stödja administrativ verksamhetsutveckling, samordna universitetsförvaltningens planering och uppföljning, ge administrativt stöd till konsistorium och universitetsledning samt till universitetets gemensamma ledningsorgan m m, samordna fördelningen av särskilda pedagogiska utvecklingsmedel samt nomineringar och förslag till beslut om utmärkelser och priser samt ledamöter som utses av rektor i nämnder och styrelser m fl organ, ansvara för att föreskrifter utfärdas inför val av rektor, prorektor, vicerektor, dekan och ledamöter till konsistoriet samt regionalt ansvara för utseende av elektorer till forskningsråd samt 14
Studentavdelningen ge vägledning och information om studier och yrkesliv åt allmänhet samt åt nuvarande och blivande studenter, svara för universitetsgemensam utbildningsinformation samt för rekrytering och mottagande av studenter, svara för introduktion och fortbildning för studie- och karriärvägledare, ge stöd till studenter med funktionshinder samt ge råd och stöd i frågor rörande dessa studenter, svara för universitetets uppdrag till Studenthälsan, svara för universitetets studentförsäkringar, anordna högskoleprovet, bedöma och besluta avseende antagning till kurser och program, bedöma och besluta avseende ansökningar om examens- och kursbevis, bedöma och besluta avseende ansökningar om tillgodoräknanden av svenska utbildningar för generella examina och utländska utbildningar för alla examina, stimulera intresset och engagemanget för utbildningens internationalisering och följa utvecklingen av utbildning och forskning rörande internationellt samarbete, samt sprida denna information, svara för kontakten med Akademihotellet avseende hanteringen av bostäder för inkommande avtalsstudenter och studenter från tredje land, centralt svara för att utveckla, administrera och informera om de avtalsreglerade programmen för internationell student- och personalrörlighet samt representera universitetet i vissa övergripande internationella samarbeten, hantera universitetets stipendier för utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå samt leverera data till andra myndigheter och underlag till universitetets årsredovisning. 15
Avdelningen för administration och intendentur vid Uppsala universitet - Campus Gotland utgöra administrativt stöd till rektorsrådet för Uppsala universitet - Campus Gotland, svara för intendenturfrågor på uppdrag av intendenturstyrelsen vid Uppsala universitet - Campus Gotland, åta sig uppdrag avseende universitetsgemensamma uppgifter från berörda avdelningar vid universitetsförvaltningen, åta sig uppdrag att genomföra samt initiera och samordna arbetsmiljöåtgärder vid Uppsala universitet - Campus Gotland svara för hantering av post, arkiv och registratur vid Uppsala universitet - Campus Gotland. 16