Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2015 med inriktning för 2016-2017

2015-02-1010 SID 1 (1) TJÄNSTESKRIVELSE Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2015 med inriktning för 2016-2017 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat om verksamhetsplan och budget för 2015 med inriktning för 2016-2017. Nettokostnadsramen för byggnadsnämnden beslutades bli 12,5 miljoner kronor. Förvaltningen har inom den ekonomiska ramen upprättat förslag till verksamhetsbeskrivning och prioriteringar, nämndmål, samt förslag till fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheterna, konkurrensplan samt internkontrollplan. Verksamhetsplan och budget 2015 MBL-förhandlades 2015-02-09. Förhandlingen avslutades i enighet. Förhandlingsprotokollet bifogas ärendet. Förslag till beslut Byggnadsnämnden godkänner budget och verksamhetsplan för 2015 med inriktning mot 2016-2017 i enlighet med förvaltningens förslag. Kristin Andersson Stadsbyggnadschef Magnus Åsman Stabschef Bilagor: Verksamhetsplan och budget 2015 med inriktning för 2016-2017 inklusive konkurrensplan och internkontrollplan. MBL-förhandlingsprotokoll. SOLNA STAD kontakt@solna.se Organisationssnummer Förvaltning Tel. 08-734 20 00 212000-0183 171 86 Solna Fax. 08-734 20 59 www.solna.se Besök. Stadshusgången 2

Byggnadsnämnden 2015-02-10 Sida 1 (14) Verksamhetsplan och budget för 2015 med inriktning för 2016-2017

SID 2 (14) Innehåll 1 Övergripande verksamhetsbeskrivning och prioriteringar... 3 2 Byggnadsnämndens mål och uppdrag... 6 2.1 Målområde Solna i utveckling... 6 2.2 Målområde Levande stad... 7 2.3 Målområde God ekonomisk hushållning... 7 3 Tvärsektoriella frågor... 8 4 Kvalitetsarbetet... 8 5 Medarbetare/Personal... 9 6 Driftbudget... 10 6.1 Byggnadsnämndens ramar 2014-2017... 10 6.2 Driftbudget 2015... 11 7 Konkurrensplan (bilaga 1)... 14 8 Internkontrollplan (bilaga 2)... 14 9 Förändrade taxor (bilaga 3)... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2

SID 3 (14) 1 Övergripande verksamhetsbeskrivning och prioriteringar Byggnadsnämnden är både myndighet och serviceorgan. Den ansvarar för frågor som rör detaljplaner, bygglov, byggnadsinspektion, kartframställning, geografiska informationssystem (GIS) och mätningsarbeten. Enligt plan- och bygglagen ska byggnadsnämnden bl.a. verka för en god byggnadskultur och en god stads- och landskapsmiljö. Nämndens ansvar inrymmer hela processen från god planering till färdiga byggnader samt kontroll av byggverksamheten. Plan- och byggavdelningen ansvarar för planläggning och bygglovgivning inklusive byggnadsinspektion. Planverksamheten omfattar ansvar för detaljplaneläggning, översiktlig trafikplanering och deltagande i övrig översiktlig planering. Inom bygglovenheten hanteras bygglovs- och bygganmälningsärenden samt påföljdsärenden. Tillsyn avseende obligatorisk ventilationskontroll och motordrivna anordningar som hissar och portar ingår i avdelningens ansvar. Verksamheten inom plan- och byggavdelningen är till största delen myndighetsutövning som styrs av plan- och bygglagen. Även under 2015 kommer arbetet till stor del att bestå av fortsatt planering och utbyggnad i de fem stora utvecklingsområdena, Hagastaden, Arenastaden, Nya Ulriksdal, Järvastaden och Solna city. Planarbete kommer även att ske i området kring Pampas/Ekelund och för tunnelbanan från Hagastaden till Arenastaden. Arbete pågår med framtagande av nya detaljplaner vilket innebär att bygglovsarbetet kan förväntas vara fortsatt intensivt gällande både ny och en alltmer omfattande befintlig bebyggelse. En del i det översiktliga planarbetet innebär att i samverkan med stadsledningsförvaltningen ta fram en ny översiktsplan. Ett översiktligt, strategiskt arbete kommer även att påbörjas för nya områden i Solna, exempelvis i Bergshamra. Inom trafikområdet kommer verksamheten bland annat att inriktas mot medverkan i stockholmsregionens översiktliga trafikplanering, utreda och ta fram förslag för att öka framkomligheten och tillgängligheten i Solnas vägnät för samtliga trafikslag. En viktig del i detta arbete är att färdigställa den nya cykelplanen. Under året kommer avdelningen att tillsammans med exploateringsavdelningen och stadsmiljöavdelningen genomföra en ny process för projektstyrning i stadsbyggnadsprocessen En ökad insats då det gäller projektledning av byggnation inom våra stadsutvecklingsprojekt kan förväntas under 2015, då staden numera själv övergår till att bygga allmän platsmark Ett arbete för att ställa bättre krav på tekniskt utförande och kvalitet i stadens byggprojekt kommer att genomföras. 3

SID 4 (14) Kart- och mätavdelningen Leveranser av både GIS-och kartdata till de stora stadsutvecklingsprojekten och till utbyggnaden av tunnelbanan beräknas bli en fortsatt omfattande uppgift för Kart- och mätavdelningen under året. Det påbörjade arbetet med utveckling av mätsidan kommer också att fortsätta. Snabbare inmätning underlättar produktionen av nybyggnadskartor och grundkartor. Det ger också bättre förutsättningar för uppdateringen av baskartan, där efterfrågan ökar i och med stadens många stora projekt. Detta kommer bland annat att åstadkommas genom fortsatt test av fotogrammetrisk kartering som arbetsmetod och användning av mätkonsult vid arbetstoppar. Under 2015 kommer bättre information på webben, tydligare beställningsblanketter och en tydligare taxa för kart- och mätavdelningens produkter att underlätta både för beställare och för handläggare. Kommunikationsarbetet Stadsbyggnadsförvaltningen kommer under 2015 att fortsätta det förstärkta kommunikationsarbetet genom en tydlig och stadsgemensam arbetsprocess som medför ett mer strategiskt förhållningssätt. Utgångspunkten för arbetet är stadens gemensamma arbete för planerad kommunikation. Den planerade kommunikationen tar avstamp i en kartläggning av de viktigaste frågorna för respektive förvaltning i staden. Kartläggningen styr sedan hur förvaltningen prioriterar och planerar sina kommunikationsinsatser för året. Genom att alla förvaltningar använder samma arbetsmetod kommer vi att kunna samordna kommunikationen på ett bättre sätt. Fördelarna blir att budskap, tilltal, val av kommunikationskanal och aktivitet blir mer enhetliga och ger en tydligare kommunikation till Solnas medborgare och andra målgrupper. Kommunikationsarbetet ska bygga på viktiga händelser inom förvaltningens verksamhetsområde, såväl nya frågor som årligen återkommande händelser. Kommunikationsinsatserna ska fokusera på de mest angelägna frågorna för förvaltningen enligt verksamhetsplan 2015, men det ska även finnas beredskap för att kommunicera kring frågor som uppkommer under året. Kontaktcenter Den 14 oktober 2013 beslutade kommunstyrelsen att införa ett stadsgemensamt kontaktcenter från och med 15 januari 2015. Syftet med ett kontaktcenter är att förbättra servicen, öka tillgängligheten och förbättra bemötandet genom att skapa en väg in till alla stadens tjänster, som ger kortar kontaktvägar, frigör arbetstid och avlastar förvaltningarna genom att frågor besvaras och omhändertas direkt i kontaktcenter. Dessutom skapas nya möjligheter till god överblick av vilka frågor som kommer in till staden och kommer på så sätt bidra till kvalitets- och verksamhetsutveckling och strategisk kommunikation. 4

SID 5 (14) Att införa ett stadsgemensamt kontaktcenter skapar många möjligheter till en bättre service till medborgare och företag och en effektivare verksamhet hos samtliga nämnder. För att uppnå detta behöver samtliga nämnder anpassa sin verksamhet för att nå full effekt av kontaktcentret. Nedan beskrivs kortfattat hur stadsbyggnadsförvaltningen avser gå till väga. Målet är att 70 procent av frågorna besvaras eller tas om hand direkt vid första kontakten. De frågor som kontaktcentret inte kan eller ska besvara styrs kontrollerat till ansvarig förvaltning. Förvaltningen ger frågeställaren återkoppling inom tre dagar med besked om hur frågan hanteras eller när handläggningen av ärendet beräknas vara klar. Systemstödet som upphandlats till kontaktcenter ger förvaltningen och staden som helhet större möjlighet att systematiskt följa upp och utveckla tillgänglighet, bemötande och service. För att kontaktcenter alltid ska ha korrekt information om förvaltningens verksamhet är det förvaltningen som äger och ansvarar för information och svar på vanliga frågor som hanteras i systemstödet. Det innebär att förvaltningen kontinuerligt måste uppdatera, komplettera och revidera informationen i systemstödet. Systemstödet ska användas både av kontaktcenter och förvaltningen och stödjer hela flödet från medborgarens eller företagarens fråga till dess att ärendet är avslutat och återkopplat. Systemstödet ger därmed förvaltningen ett dagligt stöd i att upprätta god servicenivå. Rapporter och analyser av informationen ger en ökad kunskap om och en bättre överblick av frågor och ärendeflöden. Den kunskapen kan tillsammans med övrig uppföljning och analysanvändas för att stärka stadens kommunikation och kvalitets- och verksamhetsutvecklingsarbete. Kontaktcenter och respektive förvaltning kommer att ha löpande avstämningar för att ständigt förbättra servicen och gemensamt identifiera möjliga förbättrings- och utvecklingsområden. I undersökningar och fokusgrupper bekräftas vikten av att skapa rätt förväntningar hos målgrupperna genom att berätta hur lång tid det tar att få återkoppling och/eller besked om handläggningstiden. Förvaltningen ska därför kontinuerligt se över och vid behov föreslå nämnden förslag till reviderade kvalitetsdeklarationer kring bl.a. handläggningstider inom respektive verksamhetsområde. För stadsbyggnadsförvaltningen kommer särskilda insatser göras för att kontaktcenter ska få digital tillgång till handlingar. Detta möjliggör att besök till förvaltningen i större utsträckning kan hållas till entreplan. Ett intensifierat arbete med att ta fram korrekt och aktuell information på webben är avgörande för att kontaktcenter ska avlasta handläggare i den utsträckning som planerat. 5

SID 6 (14) 2 Byggnadsnämndens mål och uppdrag Utgångspunkten för styrsystemet är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål, effektmål, verksamhetsanknutna uppdrag och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Inriktningsmålen mäts utifrån ett antal effektmål som i sin tur följs upp genom nyckeltal/indikatorer. Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges inriktningsmål och effektmål, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. en och nämndmål ligger sedan som grund till avdelningarnas mål och beskrivning hur arbetat ska utföras för att uppnå måluppfyllelse. Avdelningarnas mål bryts sedan ner i individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetarens ansvar och befogenhet i det gemensamma arbetet med att uppnå avdelningens, nämndens och stadens mål. Nedan följer ett utdrag av de av kommunfullmäktige beslutade effektmål och indikatorer som är mest relevanta för byggnadsnämnden samt alla nämndmål som ska gälla för förvaltningen under 2015. 2.1 Målområde Solna i utveckling Inriktningsmål Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare. Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka i medborgarundersökningen år 2015 jämfört med 2014. (År 2013 NRI 63). Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsindex 75 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år 2015. (År 2011 och 2013 NKI 70). Nämndmål - NKI för bygglov i Solna ska öka till minst 75 i 2015 mätning. ( 2013-58) 6

SID 7 (14) 2.2 Målområde Levande stad Inriktningsmål Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka i medborgarundersökning år 2015 jämfört med 2014. (År 2013 NRI 61) Solnas medborgare, företag och besökare ska erbjudas goda möjligheter att kunna agera miljövänligt. Solnas fysiska tillgänglighet avseende allmän plats och allmänna lokaler ska öka jämfört med år 2014. 2.3 Målområde God ekonomisk hushållning Inriktningsmål Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År 2014 17,12 per skattekrona) Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2015 minst uppgå till 60 mkr. (År 2014 budgeterat resultat 45 mkr) Solna stads nettoinvesteringar ska inte överstiga 700 mkr över en rullande femårsperiod. (År 2014 700 mkr under en rullande femårsperiod) Solna stads medarbetares engagemang ska öka i 2015 års medarbetsundersökning jämfört med år 2014 (År 2014 Solna HME 78) Solna stad ska vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (Bokslut år 2012 2:a plats) Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter ska öka i medborgarundersökning år 2015 jämfört med år 2014. (År 2013 NMI 51) 7

SID 8 (14) 3 Tvärsektoriella frågor För byggnadsnämndens verksamhet är den fysiska tillgängligheten i stadsmiljön och i stadens fastigheter den enskilt mest prioriterade delen i det tvärsektoriella arbetet. Detta ingår som en naturlig del i plan- och bygglovsarbetet. Den verksamhetsövergripande miljöfrågan är ett förhållningssätt till att utveckla och främja ett miljövänligt agerande i staden. Stadens fokus är på områdena; hållbar samhällsplanering, effektiva transporter och resande, trygg och effektiv energianvändning, kretsloppsbaseras avfallshantering samt sunda inomhusmiljöer. Byggnadsnämndens arbete är av stor betydelse för en positiv utveckling i alla dessa fokusområden. Stadens miljöpolicy genomsyrar nämndens arbete med och detaljplaner och trafikplanering. Vid gjorda och kommande rekryteringar är förutom rätt kompetens och personliga egenskaper också ett mål att behålla den stora mångfald som finns på förvaltningen. 4 Kvalitetsarbetet Nämnden arbetar kontinuerligt med att utarbeta åtaganden med efterföljande kvalitetsdeklarationer. Ett antal planerade åtgärder för att säkerställa uppställda åtaganden i kvalitetsdeklarationerna kommer att utföras under 2015. Ett verksamhetssystem som stödjer handläggningen av bygglov så att personalresurserna inom bygglovsenheten kan utnyttjas på ett effektivare sätt och på så sätt kunna säkerställa åtagandena i kvalitetsdeklarationerna. För att öka effektiviteten och servicen kommer under 2015 informationen på webbsidorna att fortsätta utvecklas. Tillsammans med exploatering drivs ett förbättringsarbete med utveckling av de processer och stödjande verktyg som behövs för verksamheten. Två aktiviteter kommer att prioriteras. För det första ett genomförande av Solnas nya stadsbyggnadsprocess; dvs det nya arbetssätt för markutvecklingsprojekten som förvaltningen för närvarande utvecklar tillsammans med exploateringsenheten. För det andra en utveckling av verktyg för kalkylering och tidplanering både på projektnivå och på en stadsövergripande nivå. Detta skall resultera i en bättre samordning mellan markutvecklingsprojekten och ökad prognossäkerhet avseende antalet tillkommande bostäder och projektens påverkan på stadens investeringsbudget. 8

SID 9 (14) 5 Medarbetare/Personal Under 2015 kommer arbetet att fortsätta med åtgärder för att behålla den positiva utveckling som varit under 2014. HME index ökade då från 61 till 79. Medarbetarundersökningen (för stadsbyggnadsförvaltningen) visade två tydliga förbättringsområden för att öka medarbetarnas engagemang. Tydligare mål och styrnings arbete, samt förbättrade verktyg för att hantera upplevd stress. Att fortsätta det ständiga förbättringsarbetet med att involvera medarbetarna i att ta fram de aktiviteter som leder mot uppställda mål blir därför viktigt även under nästa år. En ökad delaktighet i planeringen av verksamheten är även en effektiv åtgärd mot upplevs stress. Workshops och utbildning om stresshantering kommer hållas under året. Redan vidtagna åtgärder kommer att fortsätta under 2015. Förvaltningsgemensamma arbetsplatsträffar hålls varje regelbundet i syfte att tydliggöra kopplingen mellan politik, verksamhet och individ. Formerna för dessa utvecklas ständigt. Under 2015 skall individuella utvecklingsplaner utarbetas för varje medarbetare som ska vara kopplad till individens och avdelningens behov. En analys av kompetensförsörjningen på förvaltningen sker kontinuerligt i syfte att säkra framtidens kompetensbehov. 9

SID 10 (14) 6 Driftbudget 6.1 Byggnadsnämndens ramar 2014-2017 År 2014 Ram 2013 49 167 Generell kompensation 282 Avgår sänkt internränta Avgår tillfälligt tillskott skolupprustning Avgår ökade avgifter parkeringsintäkter m m. Avgår tillfälligt tillskott upprustning offentlig miljö Avgår ram exploatering flyttar till KS Tillfälligt tillskott för att uppgradera förskole- och skollokaler Tillfälligt tillskott för att säkra skötsel av gata och park Tillfälligt tillskott cykelplan -4 037-14 000-10 000-7 000-1 724 16 000 5 000 1000 34 687 År 2015 Ram 2014 34 687 Generell kompensation 127 Tillskott höjd internränta 6 995 Ny ram 2015 41 809 År 2016 Ram 2015 41 809 Generell kompensation 198 Avgår tillfälligt tillskott för att uppgradera förskole- och skollokaler -16 000 Avgår tillfälligt tillskott för att säkra skötsel av gata och park -5 000 Avgår tillfälligt tillskott cykelplan -1 000 Ny ram 2016 20 007 År 2017 Ram 2016 20 007 Generell kompensation 200 Tillskott höjd internränta 6 995 Ny ram 2017 20 207 10

SID 11 (14) 6.2 Driftbudget 2015 Byggnadsnämndens nettokostnadsram för driftbudgeten beslutades i kommunstyrelsen juni 2014 bli 12 500 tkr. Byggnadsnämnden Budget Budget Belopp i tkr 2015 2014 Personalkostnad 580 550 Inventarier 0 0 Lokalkostnad 0 0 Övr driftkostnader 280 200 Summa kostnader 860 750 Övr intäkter Summa intäkter Nettokostnader 860 750 Plan och Bygg Budget Budget Belopp i tkr 2015 2014 Personalkostnad 10 324 10 894 Inventarier 50 120 Lokalkostnad 960 1 049 Kapitalkostnad 410 663 Övr driftkostnader 7 800 7 500 Summa kostnader 19 544 20 226 Övr intäkter -12 000-10 500 Summa intäkter -12 000-10 500 Nettokostnader 7 544 9 726 11

SID 12 (14) Kart och Mät Budget Budget Belopp i tkr 2015 2014 Personalkostnad 5 057 5 199 Inventarier 120 120 Lokalkostnad 960 590 Kapitalkostnad 0 0 Övr driftkostnader 4 359 4 521 Summa kostnader 10 496 10 430 Övr intäkter -6 400-6 000 Summa intäkter -6 400-6 000 Nettokostnader 4 096 4 430 Summa 2015 12 500 14 906 Byggnadsnämnd totalt 2015 2014 Intäkter -18 400-16 500 Kostnader 30 900 31 406 Totalt 12 500 14 906 Byggnadsnämnden Budget Budget Belopp i tkr 2015 2014 Personalkostnad 580 550 Inventarier 0 0 Lokalkostnad 0 0 Övr driftkostnader 280 200 Summa kostnader 860 750 Övr intäkter Summa intäkter Nettokostnader 860 750 12

SID 13 (14) 7 Intern kontroll Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. I vardagen handlar intern kontroll om många löpande rutiner och processer i verksamheten och det är uppenbart att det är något bredare än att kontrollera kvitton och attestera räkningar. Det handlar om att säkra våra arbetssätt så att vi når våra mål. För att den interna kontrollen ska genomsyra organisationen och följas upp på all nivåer är det nödvändigt att arbetet sker i en gemensam struktur. Förvaltningens arbete med intern kontroll utgår från kommunfullmäktiges beslutade Reglemente för intern kontroll och följer processen beskriven i stadens anvisning för intern kontroll beslutad av stadsledningsförvaltningen. I kommunfullmäktiges beslut av stadens verksamhetsplan och budget 2015 framgår ett antal obligatoriska kontrollområden. Staden använder fyra typer av obligatoriska kontrollmoment: Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av nämnd. Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av styrelsen. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av nämnd. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av styrelsen. Där det finns effektivitets- och synergivinster kan stadsledningsförvaltningen avgöra att ett stadsgemensamt kontrollmoment ska genomföras centralt. Annan anledning till att en central hantering av kontrollmoment kan vara där det anses olämpligt att förvaltningens personal ska granska en överordnads hantering av exempelvis inköp eller representation. Obligatoriska kontrollmoment ska inkluderas i styrelse och nämnders plan för intern kontroll. Kontrollrapport inklusive föreslagna åtgärder ska återrapporteras till kommunstyrelsen per augusti och december. Utifrån kommunstyrelsens beslut av kontrollområden avgör stadsledningsförvaltningen vilken typ av kontrollmoment och hur de specifika kontrollmomenten ska formuleras. 7.1 Obligatoriska kontrollområden 2015 Kommunfullmäktige har i stadens verksamhetsplan och budget för 2015 pekat ut nedanstående områden som särskilt väsentliga för intern kontroll: Avtalstrohet Leverantörers ekonomiska ställning och seriositet Avtals- och entreprenadsuppföljning Periodisering av kostnader och intäkter Redovisning av representation 13

SID 14 (14) För respektive kontrollmoment finns det framtagna rutiner som ska följas. 7.1.1 Obligatoriska kontrollmoment som utförs av nämnd Avtals- och entreprenadsuppföljning Redovisning av representation Förutom ovanstående områden identifierar respektive nämnd kompletterande kontrollområden. 7.1.2 Obligatoriska kontrollmoment som utförs av kommunstyrelsen Avtalstrohet Leverantörers och entreprenörers seriositet Periodisering av kostnader och intäkter 8 Konkurrensplan (bilaga 1) Se bilaga 1. 9 Internkontrollplan (bilaga 2) Se bilaga 2. 14

Byggnadsnämndens konkurrensplan 2015-2017 BILAGA 1 Planerade upphandlingar och avtalsförlängningar 2015 Avdelning Kategori Beskrivning Leverantör Avtal slut Planerad åtgärd Kart och mät ENTREPRENAD Mättjänst Nytt behov 2015. Upphandlingsstart Q1 Plan och bygg KONSULT Planarkitekt Krok & Tjäder AB / Temagruppen Sverige AB / Tengbomgruppen AB / Grontmij AB / ÅF- Infrastructure AB / WSP Sverige AB / Tyrens AB / Sweco Architects AB 2015-07-07 2015. Avtalsförlängning Q1 Plan och bygg KONSULT Bygglovsarkitekt Birgitta Engstrand Noren (Enskild firma) 2015-07-07 2015. Avtalsförlängning Q1 Plan och bygg KONSULT Sakkunnig kulturvärden Tengbomgruppen AB / Tyrens AB 2015-07-07 2015. Avtalsförlängning Q1 Plan och bygg KONSULT Sakkunnig tillgänglighet Fram Arkitekter AB / Tengbomgruppen AB / Aperto Ark. AB 2015-07-07 2015. Avtalsförlängning Q1 Plan och bygg TJÄNSTER IT-lösning för visning/hantering av digitala arkivfiler (kartor, bygglov m m) Arkiva AB 2016-02-28 2015. Upphandlingsstart/förlängning Plan och bygg TJÄNSTER Löpande digitalisering av detaljplaner Arkiva AB 2016-02-28 2015. Upphandlingsstart Q3 Plan och bygg TJÄNSTER Långtidsförvaring av mikrofilmat material Arkiva AB 2020-01-31

Byggnadsförvaltningen 2015-02-10 SID 1 (1) Bilaga 2. Internkontrollplan 2015 Nämnd: Byggnadsnämnden Process/rutin Ärendehantering registratur Kontrollmoment & metod Kontrollen syftar till att säkerställa att stadens och förvaltningens svarstider och andra åtaganden upprätthålls samt att rutiner och anvisningar efterlevs. Inköp Kontrollen utförs genom stickprov på handlingar. Kontroll av inköp under direktupphandlingsbeloppet. Kontrollen syftar till att säkerställa att inköp under direktupphandlingsbeloppet görs enligt stadens anvisning för inköp och direktupphandling. Avtals och entreprenadsuppföljning Servicenivåer i kontaktcenterfrågor Kontrollen utförs genom att stickprov tas på inköp som gjort utanför befintligt avtal med belopp under direktupphandlingsbeloppet. Kommunfullmäktige har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt kontrollmoment för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att avtal följs upp enligt stadens anvisning för avtals- och entreprenaduppföljning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment avtals- och entreprenadsuppföljning. Inom ramen för arbetet stadens kontaktcenter har tre dagar angetts som den tid det längst får ta för att en fråga ska återkopplas till solnaborna. Kontrollen syftar till att säkerställa att både anställda och entreprenörer uppfyller servicenivåerna. Redovisning av representation Kontrollen utförs enligt särskild framtagen kontrollrutin med hjälp av statistik från kontaktcentersystemet Kommunfullmäktige har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt kontrollmoment för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att redovisning av representation görs enligt stadens anvisning för representation och uppvaktning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment representation. SOLNA STAD kontakt@solna.se Organisationsnummer 171 86 Solna Telefon 08-734 20 00 212000-0183 Besöksadress Stadshusgången 2 Fax 08-83 64 63 www.solna.se