MINNESANTECKNINGAR Björn Idlinge 2014-06-17 Minnesanteckningar från möte med Kommittén för hållbar utveckling tisdagen den 17 juni i sal Bruunska 24/ Växjö: N2052 kl 13-15 Närvarande: Pieternella Cijvat, Stephanie Carleklev, Marianne Henningsson, Kerstin Andersson, Lars Tomsmark, Daiva Balciunaite Håkansson, Ulrika Ehrenstråhle, Erika Angelsmark, Bo Bergbäck, Björn Idlinge, Johan Älvgren. Anmält förhinder: Gunilla Åkesson, Dean Sparrewath-Nielsen. --------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Bo Bergbäck hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 2 Föredragningslistan fastställdes efter justering, genom att 4 Rapport från Daiva B Håkanssons studieresa i USA flyttas till nästa möte. 3 Förra mötets minnesanteckningar gicks igenom (4april). 4 Rapporten från koordinatorerna gicks igenom och lades till handlingarna. (Se bilaga 1 i kallelsen) Kommittén beslutade att köpa in 10 stycken Gasuco-spel och att koordinatorerna får till uppgift att samordna information och utlåning av spelen. 5 Kommittén inledde en diskussion kring kriterier för utseende av 2014 års hållbarhetspristagare. En del förslag till ändringar i texten föreslogs. En slutgiltig version tas fram efter nästa kommittémöte i september. Se reviderad version av bilaga 2. 6 Kommittén inledde en diskussion kring certifieringsfrågan. Kommittén ställer sig bakom de rekommendationer som framkom i bilaga 3. Kommittén beslutade också att en inventering av olika argument för en certifiering skall tas fram. Se bilaga 3. 7 Arbetet med att revidera vår nuvarande hållbarhetspolicy inleddes med att Bo Bergbäck initierade en diskussion. Kommittén fortsätter arbetet under hösten och en ny policy antas innan årsskiftet. 8 Kommittén beslutade om följande mötestider för hösten: 3 september 10-15 i Växjö 11 november 13-15 i Kalmar 2 december 13-15 i Växjö 1 (15)
9 Under punkten övriga frågor meddelade Daiva B Håkansson att årsavgiften för deltagande i nätverket International Sustainable Campus Network är 2000 euro för Linnéuniversitetet. Bo Bergbäck och Johan Älvgren deltog i möte arrangerat under temat Europas grönaste region i Teleborgs slott den 16 juni. Bo bergbäck meddelade att studentkårens representanter har möjlighet att påverka dagordningen och kan till exempel ha en stående punkt på dagordningen vid kommitténs möten. 10 Bo Bergbäck tackade för visat intresse och önskade alla en trevlig sommar. Mötet avslutades. Vid minnesanteckningarna Björn Idlinge Koordinator för hållbar utveckling 2 (15)
Bilaga 1 Rapportering inför kommittémöte 140617 Träff med nationella miljöledningsnätverket i Stockholm - Den 13-14 maj besökte Björn och Johan KTH för träff med nätverket MLUH. - Bland mycket annat diskuterades indikatorer i kärnverksamheten, personalutbildningar och integrering av hållbar utveckling i utbildning. KTH har utarbetat en verktygslåda för hållbar utveckling tillgänglig på webben för lärare. Vi fick även prova på att spela spelet Gasuco, ett hållbarhetsspel som har använts på flera av KTH:s program. Uppföljning av studentprojekt - Studentprojekt inom hållbar utveckling utlystes i början av maj och information har spridits via studentföreningar, affischer, studentwebben, Facebook. Johan har även gjort klassrumsbesök och informerat ett par studentgrupper. I dagsläget har inga projektförslag kommit in. Kursen lärande för hållbar utveckling - Vi har i dagsläget fått in 23 anmälda till kursen varav 2 är externa sökande. Samtliga fakulteter vid Lnu är representerade med 2-6 kursdeltagare. - Datum för kursträffarna är spikade till 23 september, 21 oktober samt 25 november. - Den 21 oktober besöks kursen av Karin Bradley från KTH och hennes föreläsning/seminarie kommer att vara öppen för alla under namnet hållbarhetscafé. - Den 25 november besöks kursen av Alf Hornborg från Lunds universitet. Hans föreläsning är öppen för alla och en del av temadagen för hållbar utveckling. Information om övriga planerade utbildningar - Under hösten planeras tillsammans med ekonomiavdelningen en endagsutbildning gällande hållbarhetskrav i upphandling/inköp. Utbildningen riktar sig främst till inköpsansvariga på fakulteterna, men även till centralt placerade ekonomer. Björn och Johan sitter med i referensgruppen. - Även en kurs i miljösäkerhet planeras tillsammans med personalavdelningen att ges till hösten. En referensgrupp har haft ett första möte för att identifiera och kartlägga rutiner och eventuella brister avseende miljösäkerhet runtom på universitetet. Björn och Johan sitter med i referensgruppen. 3 (15)
Avstämning handlingsplan 2014 Av handlingsplanens 15 områden skulle 10 utföras eller åtminstone inledas under vårterminen 2014. Nedan följs dessa 10 områden upp. - Hållbarhetsmål 2013-2015. Hållbarhetsmålen har följts upp och rapporterats. - Miljöutredning. Denna utredning har färdigställts. - Miljöledningsrapport 2013. Rapporten är färdigställd och har rapporterats. - Policy för hållbar utveckling. Vi inleder detta arbete på kommittémötet i juni 2014, och avser att utarbeta en ny policy under hösten. - Hållbar utveckling i grundutbildningen. Vi har ännu inte börjat analysera hur hållbarhetsbegreppet används i kursplaner, lärandemål och examinationsuppgifter. Dock har vi under innevarande år tagit del av erfarenheter från andra lärosäten kring hur ett sådant arbete kan se ut. - Hållbar utveckling på Linnéuniversitetets webbsidor. Vi har byggt upp en ny hemsida på Medarbetare där all information kring hållbar utveckling är samlad på ett ställe. Endast mindre justeringar är gjorda på externwebben och där återstår det arbete. Det arbetet tillsammans med översättning till engelska planeras under början av höstterminen 2014. - Kontaktdatabas. Vi har inlett arbetet med att kartlägga nyckelkontakter i Kronobergs- och Kalmarregionen. Någon färdigställd kontaktdatabas finns dock ännu inte. - Nätverk med andra universitet/högskolor. Vi har under vårterminen deltagit i nätverksträffar för HU2 och MLUH. Vi undersöker möjlig medverkan i nätverket ISCN (se presentation från Daiva på kommande kommittémöte) - Externt projekt: Boosta. Projektet är för närvarande inte aktivt. - Studentprojekt. Medel för studentprojekt inom hållbar utveckling är utlysta och vi inväntar ansökningar. Dessa skall ha inkommit senast 17 augusti 2014. 4 (15)
Bilaga 2 (Utkast till diskussion) Reviderat förslag efter kommittémöte 2014-06-17 Förslag till kriterier för utseende av Årets hållbarhetspris vid Linnéuniversitetet (2014) Prissumman om totalt 10.000 kr delas ut till studenteroch/ eller personal för betydande sociala, ekonomiska eller ekologiska hållbarhetsinsatser under verksamhetsåret. Priset kan erhållas av enskilda eller grupper av studenter respektive personal. Bedömning och utseende av pristagare görs av en utsedd kommitté utifrån fastställda kriterier. Nomineringen av pristagare är öppen fram till 31 oktober. Blanketten för nominering hittar du här. För samtliga pristagare gäller att priset delas ut till den som gjort betydande sociala, ekonomiska eller ekologiska hållbarhetsinsatser under verksamhetsåret 2014. Fler än en av dessa tre hållbarhetsdimensioner måste beaktats i det arbete som bedrivits. För studenter gäller följande kriterier: -Visa att man har fördjupade kunskaper om hållbar utveckling och förmåga att omsätta dessa inom sin egen disciplin i ett vetenskapligt/konstnärligt arbete. -Studenten är ett föredöme i att initiera och utveckla hållbarhetsarbete i den dagliga verksamheten. -Hållbarhetsarbetet har en spridning och betydelse på och utanför campus. För lärare gäller följande kriterier: (För forskare finns ett särskilt hållbarhetspris:linnéstipendiet) -Läraren skall ha utvecklat arbetet med att integrera hållbar utveckling i universitetsutbildningen. Integrering av hållbar utveckling i universitetsutbildning kännetecknas av följande drag; Minst ett av de beskrivande dragen skall vara uppfyllda. Det ska utifrån kursplanen vara tydligt att hållbar utveckling är integrerat i kursen och är kopplat till utbildningens ämnesområden Hållbar utveckling ska framgå av mål och innehåll samt ska examineras. Studenterna ska ges möjlighet att reflektera och problematisera kring hållbar utveckling som fenomen, reflektera och problematisera kring utbildningens ämnesområden och professionsrollen utifrån förhållningssättet hållbar utveckling 5 (15)
. Undervisningsformer ska präglas av studentdelaktighet samt stimulera till kritiskt tänkande Och ett hållbart agerande Dessutom bör följande behandlas: 1.konkurrerande perspektiv och målkonflikter mellan olika intressen och behov utifrån tolkningar av hållbar utveckling 2.frågeställningar inom ämnet kring hur förutsättningar skapas för hållbarhet; miljömässigt, socialt och ekonomiskt. 3.olika dimensioner av hållbarhet utifrån ett helhetsperspektiv och med ett flervetenskapligt angreppssätt. I kurser på avancerad nivå ställs högre krav på ämnesanknuten reflektion och problematisering än i grundläggande kurser För TA-personal gäller följande kriterier: -Den anställde är ett föredöme i att initiera och utveckla hållbarhetsarbete i den dagliga verksamheten. -Hållbarhetsarbetet har en spridning och betydelse på och utanför arbetsplatsen. 6 (15)
Bilaga 3 LINNÉUNIVERSITETET 2014-04-28 Björn Idlinge Intern PM Koordinator för hållbar utveckling 1. Inledning -Miljöcertifiering som strategiskt mål-vad krävs för att nå det? Naturvårdsverket har tre år i rad placerat Linnéuniversitetet i topp bland svenska myndigheter när betyg skall sättas på hur man bedriver sitt miljöledningsarbete. Det är viktigt att komma ihåg att Naturvårdsverket inte rankar myndigheternas förmågor att förbättra sina miljöprestanda i form av minskade utsläpp eller annan negativ direkt miljöpåverkan. Det är graden av systematik i miljöledningsarbetet som bedöms. Tre områden är dock i fokus när det gäller miljöprestanda: transporter, energianvändning och upphandling. I denna PM är syftet att jämföra vårt nuvarande miljöledningssystem med den standard som finns för certifiering av miljöledningssystem (ISO 14001:2004). 1 2. Allmän beskrivning av vårt nuvarande miljöledningsarbete Inledningsvis skall jag översiktligt beskriva miljöledningsarbetet; dess organisation, processer och centrala innehåll. Genom att identifiera eventuella hinder och upprätta en tydlig plan med arbetsuppgifter, ansvar och tidsangivelser skall målet nås. 2.1 Organiseringen av vårt miljöledningsarbete 2.2 Miljöledningsarbetets huvudsakliga innehåll 2.3 Viktiga processer 3. Krav på miljöledningssystemet enligt standarden ISO14001:2004 Här följer en beskrivning av de krav som ISO-standarden ställer för att en organisations miljöledningssystem skall kunna certifieras. Varvat med presentationen analyseras kraven i relation till vårt nuvarande miljöledningsarbete. 1 Se Miljöledningssystem-Krav och vägledning (ISO 14001:2004) SIS-förlag AB 2004. Finns tillgänglig elektroniskt på UB som fleranvändarlicens. 7 (15)
3.1 Omfattning Denna standard specificerar krav på ett miljöledningssystem som gör det möjligt för en organisation att upprätta och införa en policy och övergripande miljömål som tar hänsyn dels till lagkrav och andra krav som organisationen berörs av, dels till kunskap om de betydande miljöaspekterna. Standarden gäller de miljöaspekter som en organisation identifierar som möjliga att styra och de som är möjliga att påverka. Standarden i sig anger dock inte några kriterier för miljöprestanda. 2 Standarden är tillämpbar på organisationer som har för avsikt att införa ett miljöledningssystem och som kan påvisa att standarden uppfylls genom att en utomstående organisation certifierar miljöledningssystemet, eller kan intyga på annat sätt att kraven uppfylls. 3 3.2 Krav på miljöledningssystem 3.2.1 Generella krav Allmän gäller att organisationen skall upprätta, dokumentera, införa, underhålla och ständigt förbättra ett miljöledningssystem enligt kraven i standarden samt bestämma hur man skall uppfylla kraven. 3.2.2 Miljöpolicy En miljöpolicy måste finnas som lever upp till standarden, bla genom att -den handlar om Linnéuniversitetets verksamhet och dess miljöpåverkan -innehålla krav om ständiga förbättringar och att förebygga föroreningar -innehålla krav på att följa gällande lagstiftning och andra krav som Linnéuniversitetet berörs av med relevans för miljön -miljöpolicyn utgör grunden för att utarbeta övergripande och detaljerade miljömål som kan följas upp -miljöpolicyn är införd, dokumenterad och uppdaterad -miljöpolicyn kommuniceras till personal och andra som arbetar på uppdrag av Linnéuniversitetet och att den även är tillgänglig för allmänheten 3.2.3 Uppfyller Linnéuniversitetet i nuläget kraven för miljöpolicy? Styrningskedjan är tydlig beträffande de dokument som finns inom hållbar utveckling vid Linnéuniversitetet. Det finns en uttalad strategi som beslutats av universitetsledningen. En miljöpolicy finns och ett antal hållbarhetsmål. I dagsläget har vi inte några upparbetade rutiner för att se till att miljöpolicyn kommuniceras till personalen och framförallt andra som arbetar på uppdrag av Linnéuniversitetet. Det är i vidare osäkert om miljöpolicyns formuleringar om ständiga förbättringar är tillräckligt tydliga. 3.2.4 Planering -Linnéuniversitetet är ålagt att identifiera de miljöaspekter som orsakas av aktiviteter inom miljöledningssystemets område som organisationen kan styra och de miljöaspekter som de kan påverka. I samband med planerad eller 2 SIS Miljöledningssystem-Krav och vägledning enligt ISO14001:2004. 3 Ibid. 8 (15)
pågående utveckling eller förändring av verksamheten skall hänsyn tas till denna kartläggning. Linnéuniversitetet skall upprätta, införa och underhålla rutiner som kan avgöra vilka aspekter som har eller kan ha en betydande påverkan på miljön. Utgångspunkten för miljöledningssystemet blir att man tar hänsyn till de betydande miljöaspekterna. -Linnéuniversitetet skall identifiera och hålla tillgängliga de lagkrav som finns inom miljöområdet med relevans för verksamheten och samband med de identifierade miljöaspekterna, samt avgöra hur lagkraven skall tillämpas. -Linnéuniversitetet skall införa, fastställa och underhålla dokumenterade miljömål. Dessa skall om möjligt vara mätbara och vara förenliga med miljöpolicyn. I detta åtagande ingår att förebygga förorening, att följa lagstiftningen och andra krav som man berörs av samt sträva efter ständiga förbättringar. -Linnéuniversitetet skall upprätta och införa samt underhålla en eller flera handlingsplaner som skall innehålla ansvarsfördelning, tillvägagångssätt, resurser och tidsplan för att uppnå målen. 3.2.5 Uppfyller Linnéuniversitetet i nuläget kraven för planering? Linnéuniversitetet saknar i dagsläget upparbetade rutiner för att kunna avgöra vilka aspekter som har eller kan ha en betydande påverkan på miljön. Visserligen har vi genomfört en miljöutredning men ett utarbetat rapporteringssystem saknas för den dagliga verksamheten. En lagsamling finns men den har inte uppdateras det senaste året. Linnéuniversitetet har sammanlagt 27 hållbarhetsmål formulerade i en särskild hållbarhetsplan för perioden 2013-2015. Vid en uppföljning som gjordes i januari 2014 hade tre av dessa uppnåtts. En relevant fråga är om utformningen av hållbarhetsplanen lever upp till standarden avseende tillvägagångssätt och utpekande av resurser. Värt att diskutera är om det är för många mål. I den handlingsplan som är utformad för 2014 saknas en hel del av det centrala i miljöledningsarbetet. 3.2.6 Införande och tillämpning Ledningen skall säkerställa att de resurser som är nödvändiga för att upprätta, införa, underhålla och förbättra miljöledningssystemet finns tillgängliga. Resurser inkluderar personresurser, specialistkompetens, infrastruktur inom organisationen och tekniska och finansiella resurser. -Roller, ansvar och befogenheter skall vara definierade, dokumenterade, och kommunicerade för att underlätta en effektiv miljöledning. -Organisationens högsta ledning skall utse en eller flera representanter för ledningen som, oavsett annat ansvar, skall ha definierade roller, ansvar och befogenheter för att: a) säkerställa att ett miljöledningssystem är upprättat, infört och underhållet i enlighet med kraven i denna standard; 9 (15)
b) rapportera miljöledningssystemets prestanda till högsta ledningen för genomgång, inklusive rekommendationer till förbättringar. (SIS-EN ISO 14001:2004 sid 11) -De som utför uppgifter i organisationen som kan orsaka betydande miljöpåverkan skall ha teoretisk och praktisk utbildning eller erfarenhet. Detta gäller anställda och de som utför uppgifter på uppdrag av organisationen. Detta skall kunna dokumenteras. -Organisationen skall identifiera utbildningsbehov som har samband med miljöaspekterna och miljöledningssystemet. Den skall tillhandahålla utbildning för att tillgodose behoven. -Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner så att personalen och de som arbetar på uppdrag görs medvetna om; -att miljöpolicyn, rutiner och krav i miljöledningssystemet skall efterlevas -de betydande miljöaspekterna som är relaterade till deras arbete och vilken betydelse deras personliga insatser gör -hur roll- och ansvarsfördelningen ser ut i organisationen för att leva upp till de krav som finns i miljöledningssystemet -vilka möjliga konsekvenser det kan bli att inte hålla sig till uttalade rutiner. -Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för dels intern kommunikation mellan organisationens olika nivåer gällande miljöledningssystemet och dels ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter. -Om organisationen beslutar sig för att kommunicera sina betydande miljöaspekter externa skall man upprätta och införa metoder för detta. Dokumentationen av miljöledningssystemet omfattar följande krav; a) miljöpolicy samt övergripande och detaljerade miljömål b) beskrivning av miljöledningssystemets omfattning c) beskrivning av huvuddelarna i miljöledningssystemet, hur dessa samverkar och hänvisningar till relevanta dokument d) dokument som organisationen funnit nödvändiga, inklusive de som krävs för standarden, för att se till att planeringen, utförandet och styrningen av de processer som har att göra med organisationens betydande miljöaspekter. -Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner som gäller granskning av och godkännande av dokument med avseende på dess lämplighet. Även se till att dokumenten är uppdaterade och att ändringar dokumenteras samt att dokumenten är lätta att hitta och är läsbara. -Dokument som skall tillämpas skall finnas tillgängliga på de platser där de skall användas. 10 (15)
-Organisationen skall identifiera de aktiviteter och verksamheter som har relevans för de betydande miljöaspekter som man hittat. Detta görs genom att organisationen; a) upprättar, inför och underhåller dokumenterade rutiner för att styra situationer som kan uppstå där avsaknad av rutiner skulle kunna innebära avvikelser från miljöpolicyn och miljömålen. b) upprättar, inför och underhåller rutiner för betydande miljöaspekter som orsakas av varor och tjänster som används av organisationen samt kommunicera relevanta rutiner och krav till leverantörer entreprenörer och övriga uppdragstagare. 2.3.1 Uppfyller Linnéuniversitetet i nuläget kraven för införande och tillämpning? I samband med den årliga genomgången för universitetsledningen i februari redovisas endast resultatet av verksamheten, i form av t ex utfall av miljöprestanda. Några rekommendationer till förbättringar ställs inte ut. I dagsläget har vi inte rutiner som säkerställer att personal eller andra som utför uppgifter i organisationen som kan orsaka betydande miljöpåverkan också har den teoretiska och praktiska utbildningen eller erfarenheten som krävs. Kraven på dokumentation uppfylls inte på ett systematiskt sätt. Något system för att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter finns inte i dagsläget. Det är vidare osäkert om dokument som skall tillämpas finns tillgängliga på de platser där de skall användas. Detta gäller t ex instruktioner om handhavande och upplysningar om risker och åtgärder vid avvikelser. Ett arbete är påbörjat via ekonomiavdelningen för att införa rutiner i samband med inköp av varor och tjänster som går ut på att informera leverantörer, entreprenörer och övriga uppdragstagare om betydande miljöaspekter. 3.2.8 Uppföljning -Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta sådant som kan ha en betydande miljöpåverkan. Uppgifter som gäller organisationens miljöprestanda, organisation och styrning samt miljömål skall dokumenteras samt arkiveras. -Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att återkommande utvärdera att gällande och tillämplig lag följs. Organisationen skall även utvärdera att den följer andra krav som den berörs av. -Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera tänkbara eller inträffade avvikelser och för att kunna vidta förebyggande och korrigerande åtgärder. I det sammanhanget är det viktigt att identifiera orsakerna och vidta åtgärder för att se till att de inte upprepas igen. 11 (15)
-Rutinerna skall identifiera behov av åtgärder för att förhindra avvikelser och lämpliga åtgärder för att förhindra att de inträffar. -Rutinerna innefattar även krav på att dokumentera resultaten av insatserna och effekterna av dem -Organisationen skall se till att interna revisioner av miljöledningssystemet genomförs med planerade intervall Revisionsrutinen skall innefatta följande; a) ansvar och krav för att planera och genomföra revisioner, för att rapprotera resultat och frö att bevara aktuella redovisade dokument b) revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder -Revisorer skall väljas och revisioner skall genomföras på sådant sätt att objektivitet och opartiskhet i revisionsprocesser säkerställs. 3.2.9 Uppfyller Linnéuniversitetet i nuläget kraven för uppföljning? Linnéuniversitet saknar i dagläget rutiner för att säkerställa att en systematisk uppföljning görs i enlighet med den föreskrivna standarden. Visserligen görs en årlig uppföljning utifrån Naturvårdsverkets krav, men detta är inte tillräckligt. Linnéuniversitetet saknar i dagsläget ett gemensamt och digitalt kemikaliehanteringssystem vilket försvårar möjligheten till uppföljning av handhavande och förbrukning. Vi bryter därför i dagsläget mot gällande lagstiftning. Ett inrapporteringssystem för hantering av avvikelser saknas. Därmed också möjligheterna att identifiera orsakerna och på ett systematiskt sätt åtgärda problemen. Ett inrapporteringssystem för brister i arbetsmiljön finns men detta har hittills inte fungerat i relation till de krav som standarden ställer. Vare sig en intern eller extern revision av miljöledningssystemet har genomförts hittills i organisationen. 3.2.10 Ledningens genomgång Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. (Ibid sid 15) -En bedömning skall göras av möjligheten till förbättringar och behov av ändringar i miljöledningssystemet, miljöpolicyn eller miljömålen. Ledningens genomgång skall dokumenteras och bevaras. Ledningen skall behandla följande delar i sin genomgång; a) resultat från interna revisioner av miljöledningssystemet och en bedömning av hur väl organisationen följer lagar och andra krav som den berörs av b) information från externa intressenter, inklusive klagomål c) organisationens miljöprestanda d) i vilken omfattning som målen har nåtts e) status för förebyggande och korrigerande åtgärder 12 (15)
f) uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar g) förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som kan relateras till organisationens miljöaspekter h) rekommendationer till förbättringar -Resultatet från ledningens genomgång skall inkludera beslut och åtgärder som gäller eventuella förändringar av miljöpolicyn, målen och andra delar av miljöledningssystemet. (Ibid sid 15) 3.2.11 Uppfyller Linnéuniversitetet i nuläget kraven för ledningens genomgång? Systematiska utvärderingar från ledningens sida av miljöledningssystemet saknas i dagsläget enligt standarden angivna punkter a-h. 3.3 Slutsatser Mot bakgrund av genomgången och de gjorda analyserna sammanfattas arbetet i ett antal slutsatser som därmed synliggör de hinder och det arbete som återstår för att klara av en certifieringsprövning av vårt miljöledningssystem. I dagsläget är det en handfull av landets lärosäten som uppnått statusen som miljöcertifierade enligt ISO- eller EMAS-standard. Bortsett från att vi uppfyller alla krav för att kunna bli certifierade så skall detta vägas mot kostnaden för själva certifieringen första gången. För Borås kostade det 2012 totalt 56.000 kr. Uppskattningsvis ligger kostnaden för Linnéuniversitetet på cirka 100.000 kr första gången. Vid en uppföljande certifiering ligger kostnaden på 2/3 av den ursprungliga summan. Till detta kommer kostnader för att utbilda interna miljörevisorer. En sådan satsning kan gå till på två sätt. Antingen skickar vi medarbetare på externa kurser. En sådan kurs finns i Göteborg, omfattar 3 dagar och kostar 10.000 kr per deltagare. Kostnader för resa, traktamente och övernattning tillkommer. Eller - ett alternativ är att själv anordna utbildningen och låna in folk från Göteborg och Borås. Då skulle styckekostnaden sjunka och vi kan utbilda betydligt fler på kortare tid. Genomgången av jämförelsen mellan standarden och Linnéuniversitetets miljöledningsarbete utfaller i följande slutsatser; Styrningskedjan är tydlig beträffande de dokument som finns inom hållbar utveckling vid Linnéuniversitetet. Det finns en uttalad strategi som beslutats av universitetsledningen. En miljöpolicy finns och ett antal hållbarhetsmål. I dagsläget har vi inte några upparbetade rutiner för att se till att miljöpolicyn kommuniceras till personalen och framförallt andra som arbetar på uppdrag av Linnéuniversitetet. Det är i vidare osäkert om miljöpolicyns formuleringar om ständiga förbättringar är tillräckligt tydliga. Linnéuniversitetet saknar i dagsläget upparbetade rutiner för att kunna avgöra vilka aspekter som har eller kan ha en betydande påverkan på 13 (15)
miljön. Visserligen har vi genomfört en miljöutredning men ett utarbetat rapporteringssystem saknas för den dagliga verksamheten. En lagsamling finns men den har inte uppdateras det senaste året. Linnéuniversitetet har sammanlagt 27 hållbarhetsmål formulerade i en särskild hållbarhetsplan för perioden 2013-2015. Vid en uppföljning som gjordes i januari 2014 hade tre av dessa uppnåtts. En relevant fråga är om utformningen av hållbarhetsplanen lever upp till standarden avseende tillvägagångssätt och utpekande av resurser. Värt att diskutera är om det är för många mål. I den handlingsplan som är utformad för 2014 saknas en hel del av det centrala i miljöledningsarbetet. I samband med den årliga genomgången för universitetsledningen i februari redovisas endast resultatet av verksamheten, i form av t ex utfall av miljöprestanda. Några rekommendationer till förbättringar ställs inte ut. I dagsläget har vi inte rutiner som säkerställer att personal eller andra som utför uppgifter i organisationen som kan orsaka betydande miljöpåverkan också har den teoretiska och praktiska utbildningen eller erfarenheten som krävs. Kraven på dokumentation uppfylls inte på ett systematiskt sätt. Något system för att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter finns inte i dagsläget. Det är vidare osäkert om dokument som skall tillämpas finns tillgängliga på de platser där de skall användas. Detta gäller t ex instruktioner om handhavande och upplysningar om risker och åtgärder vid avvikelser. Ett arbete är påbörjat via ekonomiavdelningen för att införa rutiner i samband med inköp av varor och tjänster som går ut på att informera leverantörer, entreprenörer och övriga uppdragstagare om betydande miljöaspekter. Linnéuniversitet saknar i dagläget rutiner för att säkerställa att en systematisk uppföljning görs i enlighet med den föreskrivna standarden. Visserligen görs en årlig uppföljning utifrån Naturvårdsverkets krav, men detta är inte tillräckligt. Linnéuniversitetet saknar i dagsläget ett gemensamt och digitalt kemikaliehanteringssystem vilket försvårar möjligheten till uppföljning av handhavande och förbrukning. Vi bryter därför i dagsläget mot gällande lagstiftning. Ett inrapporteringssystem för hantering av avvikelser saknas. Därmed också möjligheterna att identifiera orsakerna och på ett systematiskt sätt åtgärda problemen. Ett inrapporteringssystem för brister i arbetsmiljön finns men detta har hittills inte fungerat i relation till de krav som standarden ställer. Vare sig en intern eller extern revision av miljöledningssystemet har genomförts hittills i organisationen. 14 (15)
Systematiska utvärderingar från ledningens sida av miljöledningssystemet saknas i dagsläget enligt standarden angivna punkter a-h. 3.4 Rekommendationer -Använd ett partneruniversitet som nått certifieringsstatus och inled samarbete för att utveckla en detaljerad arbetsplan. (Högskolan i Borås och Göteborg) -Bjud in expertis från partneruniversitetet som får presentera certifieringsprocessen steg för steg inför universitetsledningen och kommittén, samt också översiktligt värdera vad som Linnéuniversitetet behöver göra på kort sikt. -Anordna intern utbildning för miljörevisorer med hjälp av partneruniversitetet. -Gör en översyn av samtliga styrdokument med relevans för miljöledningssystemet i relation till standarden. -Upprätta ett digitalt rapporteringssystem för uppföljning av avvikelser när det gäller händelser med betydande miljöpåverkan. -Sätt upp en deadline och arbeta mot den för att uppnå certifieringen. -Ta in en prisuppgift från SP vad en certifiering kostar. 3.5 Plan för att nå certifieringsmålet I denna plan presenteras viktiga arbetsuppgifter, ansvarsfördelning och tidsangivelser för att nå certifieringsmålet. -Skall kompletteras efter diskussion i kommittén för hållbar utveckling. 15 (15)