Öppna Samlingar Tema Resor

Öppna Samlingar Tema Resor Ett digitaliseringsprojekt på Kungl. Biblioteket med Access-medel Elisabet Ahlqvist Materialkoordinator & Processutvecklare

Korta fakta 9 delprojekt Bemanning ca. 27 personer anställda i projektet: Ytterligare ett 70-tal KB-anställda som på olika sätt deltar i varierande grad Tidsplan: från april 2006 februari 2008

Organisationsform & styrning Organisationsformen är projekt med sedvanligt projektstyrning, delmål och avrapportering Projektet styrs efter en processmodell Processbeskrivningen styr: Materialflödet fysiska förlagan Produktionsflödet (vem gör vad och när) Metadataflödet, filöverföringar m.m. (vilka filer har passerat vilken validering och sparas på vilken server) Ger underlag till: Beräkningar av ledtider Kostnadsberäkningar & budgetarbete Personalplanering

Projektets mål Att utreda och utveckla nya verksamhetsgrenar inom digitaliseringsområdet Att i större skala testa den arbetsprocess för digitaliseringsarbete som beskrivs i dokumentet Mål och principer för digitalisering på Kungl. Biblioteket och Digsamrapporten Att via Internet tillgängliggöra viktiga verk ur samlingarna Att etablera nätverk för att sprida information till framtida användare

Delprojekt 7 Resor genom tiderna Det sjunde delprojektet har tio arbetsgrupper som i samverkan skall leverera bidrag till Resor genom tiderna, en tematisk presentation (digital utställning) med digitala faksimil, redaktionella presentationer och E-text. Arbetsgruppen Materialflöde startade maj 2006 med uppdrag att Skapa rutiner för förflyttning, förvaring och hantering av de objekt/samlingar som omfattas av projektet Fastställa rutiner för dokumentation av materialflödet Utgå från det lokala systemet Regina som dokumentationsverktyg samt statistikinsamling Utgå från befintliga system/rutiner så få specialanpassningar som möjligt Snabbt hitta ett flöde som fungerar i liten skala med möjlighet att övergå till linjedrift

Flöde levererat från Access Successgruppen på KB En grupp KB-medarbetare bildade Access Succsess, en grupp som började arbeta med flödesbeskrivningar med fokus på metadataflödet.

Läget vid projektstart: Digsamrapporten En teknisk beskrivning av själva bildfångstmomentet och urvalsmetoder fanns i form av Digsamrapporten och Bliddatabaser och Digitalisering Plattform för ABM-samverkan Stegen före och efter bildfångst saknade till stor del beskrivningar, alltså saknades ett sammanhängande flöde. Hur får vi fram objekten? Lånetransaktioner? Förberedelse inför bildfångst? Vad händer efter bildfångst? Objektets väg tillbaka? Hur får vi ut det på webben?

Materialflödet Materialflödesgruppen konsoliderades och började arbeta utifrån ett processperspektiv. En summarisk skiss för de fysiska förflyttningarna fanns att utgå från. Steg 1: Alla objekt oavsett samling hanteras med en Regina-post, allt som digitaliseras skall vara katalogiserat Steg 2: Beskriva processens steg innan bildfångst Steg 3: Beskriva processens steg efter bildfångst

Maj-06: Ner i detaljerna

Juni-06: första skisserna i Microsoft Visio

Digitaliseringsverksamheten ny för KB Två parallella spår Utveckling Produktion Verkligheten påverkar hela tiden processen!! Under försommaren definierade materialflödesgruppen ett behov av en tjänst inom projektet som fokuserar på processen och de olika flödena Materialkoordinator En kombination av praktiskt utförande arbete och processutveckling, mycket produktionsstyrning!

Bildfilerna och Regina = grundförutsättning Bildernas namngivningspraxis styr mycket av flödet och påverkar många beslut Filnamnet måste var unikt och utgör kopplingen mot bibliografisk metadata. Bildfilsnamnet byggs upp av 7 positioner: 099999999,m,8,2,ts-ifs,A.tif (Reginanummer,filtyp,sekvensnummer,sidnummer,objektskod,exemplar,filformat) Bildfilsnamnet bryts ner i sina beståndsdelar och fördelas ut på rätt metadatafält i bilddatabasen (Digrid). Utgör nyckeln för hämtning av bibliografisk metadata från Regina till bilddatabasens bibliografiska metadatafält Tidigt i processen måste en klar bild av hur objektet skall visas, länkas och bläddras finnas för att namngivningen skall göras på korrekt nivå. Till varje objekt finns en bildfångstanvisning med instruktioner om namngivning och konservatorns anvisningar som stöd till fotografen

KVALITETSFÖRSÄKRAN ÖPPNA SAMLINGAR THE FOCUS PDCA METHODOLOGY Walter Shewart: Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control, 1939 Walter Shewart: Economic Control of Quality of Manufactured Product/ 50th Anniversary Commemorative Issue, 1980

Kvalitetsförsäkran & kvalitetskontroll Den digitala miljön utgör nya utmaningar! Det är extra lätt att ändra, kopiera och förvanska digitalt material Det är av största vikt att KB kan garantera de digitala objektens autenticitet Quality Assurance (QA) - kvalitetsförsäkran Inkluderar alla aktiviteter från planering, utveckling, produktion, tillhandahållande och dokumentation av produkten som producerats. QA utgör en deklaration eller vittnesbörd för att det kvalitetsrelaterade arbetet utförts Quality Control (QC) - kvalitetskontroll De procedurer och praxis som används för att försäkra sig om konsekvens, integritet och reliabilitet i processen

Dokumentation Till de flesta stegen i processen har anvisningar och manualer utarbetats, tillgängliga på projektets interna webbplats FAQ-mailbox för frågor från medarbetarna, besvarade frågor läggs ut på interna webben Kravspecifikationer för de tekniska delarna QC mallar för kvalitetskontroll av processtegen

Dec-06: Projektpresentation av kärnprocessen

RB beslut 2007-01-25 Materialkoordinatorn i projektet ansvarar för övervakning av materialflödet i samverkan med processägaren som ansvarar för dokumentation och utveckling av flödet.

Mitt ritbord i Microsoft Visio

Utmaningar Utveckling samtidigt som det finns höga krav på produktion Många olika yrkesgrupper, inte vana vid bibliografiskt tänkande, materialet eller KB (bevarande och säkerhet kontra kreativitet) De enskilda medarbetarna har djupa kunskaper inom sitt eget område, de behärskar arbetsuppgifterna och aktiviteterna men behöver förstå delprocesser och processens helhet Flödet beskriver de fysiska objektens väg, arbetsmoment, ett antal olika bildfiler som skall till rätt station och metadataöverföringar Bygga in kvalitetskontrollerna redan från början, höja allas medvetande om kvalitetens betydelse och det gemensamma ansvaret för slutresultatet Att få alla medarbetare att ha slutresultatet, dvs. KB:s digitala samling som mental bild och inte fastna i det man själv arbetar med

Vad händer nu? 1 februari KB ny organisation: Hela projektet flyttas till den nya avdelningen Digitala biblioteket Färdigutvecklade processer flyttas ut till linjedrift (förvaltningsfas) Utvecklar produktionsdatabas som stöd för övervakning av produktionsprocessen Materialkoordinatorns roll avskiljs från processutvecklingen, kommer att vara två olika roller Utvärdering av de kvalitetskontroller som är i drift Utvecklande av webbgränssnitt, bläddring, grafisk profil m.m. Ny produktionslinje för handskrifter återstår

Länkar Öppna samlingar http:///os/default.htm http:///os/kort_om_os.htm Digitalisering http:///digsam/principer.htm http:///digsam/projektrapport.pdf Namngivning: http://www.rlg.org/en/page.php?page_id=220 Processutveckling: http:///bibsam/statistik/processarbete/default.htm UML på webben: t.ex. http://dn.codegear.com/article/31863 eller www.uml.org (stor länksamling)

Läsning Rentzog, Olof Processorientering (1998) Dicander-Alexandersson, Marianne m.fl Att lyckas med processledning (1997) UML Quatrani, Terry Visual Modeling with Rational Rose and UML (1998) Strand, Lotta UML & RUP att lyckas med 00-projekt (2001) Finns också som E-bok elisabet.ahlqvist@kb.se