1 KALLELSE Datum 2014-04-25 Ta hänsyn till våra allergiker kom doftfri Sammanträdande organ Bildningsnämnden Tid Tisdag den 6 maj, klockan 13 Plats KTS-salen, Vita Huset Drottninggatan 18, Katrineholm Allmänhetens frågestund Nr Ärenden 1 Närvaro 2 Val av justerare 3 Dagordning Nr Information 4 Kvalitetsuppföljning enligt plan 5 Förvaltningschefens information 6 Verksamhetsinformation Nr Ärenden Handl. Sid 7 Ekonomisk uppföljning mars särskild bilaga J Siverskog 3 8 Yttrande Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare H Björkqvist 6 9 Ansökan dispens förskolechef J Rüdeberg 21 Nr Anmälningsärenden 10 Delegationsbeslut 24 11 Inkomna skrivelser och protokoll 26 12 Inkomna protokoll från områdesråd och programråd 27 Anneli Hedberg ordförande kallelse 140506
2 Ordinarie ledamöter: Ersättare: Tjänstemän: Anneli Hedberg (S) Tommi Lycke (S) Helene Björkqvist Bo Sivars (M) Birgitta Eriksson (S) Agneta Svallin Carina Björk-Andersson (FP) Håkan Björndahl (S) Anna Thörn Johan Söderberg (S) Fathia Gahair (S) Jörgen Rüdeberg Åsa Thorell-Russell (S) Leiph Ericson (S) Johanna Siverskog Nabel Mati (S) Ewa Fager (S) Helena Burén (S) Abdikarim Osman (S) Tony Karlsson (S) Fredrik Hernblom (M) Anette Larsson- (S) Stig Ahlström (M) Fredriksson Sofie Gårdholt (M) Ismaail Mahamed (M) Mahamuud Göran Nilsson (M) John-Erik Nyman (FP) Ingegerd Furén (FP ) Inger Hult (FP) Jean Fridh (MP) Whera Nyvell (MP) Ann-Charlotte Olsson (C) Ghaidaa Al-Kinani ( C) Marian Loley (KD) Inger Björklund (KD)
3 Dnr 2013:47, 042 Handläggare: Johanna Siverskog Ekonomisk uppföljning mars 2014 Bildningsförvaltningens förslag till beslut Bildningsnämnden godkänner månadsrapport för mars 2014 Budgetuppföljning och prognos Sammantagen prognos bildningsförvaltningen Bildningsförvaltningens mål vid årets slut ett resultat på +/- 0. Samordningsområde - gymnasieskola Till och med mars månad har förvaltningen en avvikelse inom samordningsområdet gymnasieskola på +954 tkr, prognosen för året är +/- 0 tkr. Lindengymnasiet har vissa svårigheter och har i dagsläget högre personalkostnader än budgeterat, detta måste dock åtgärdas. Inför 2014 gjordes uppräkning av programpengen för de program som är under utfasning samt för estetprogrammet inriktning musik. Detta har bidragit till mer rimliga förutsättningar för enheterna att klara sina åtaganden. Inom KTC har fordonsprogrammet samt fordonsprogrammet med inriktning transport haft höga kostnader under årets första månader, detta handlar bland annat om reparationer av fordon. Vid budgetarbetet inför läsåret 14/15 har de preliminära antagningssiffrorna för hösten legat till grund för bedömning av elevantal. Samordningsområde - år 7-9 Till och med mars månad har förvaltningen en avvikelse inom samordningsområdet 7-9 på -652 tkr, prognosen för året är - 2,5 Mnkr (Söder). 7-9 skolorna har fortfarande stora svårigheter att anpassa sin verksamhet till den elevminskning som skett från läsåret 12/13. Elevantalet på Södra skolan beräknas minska ytterligare till hösten då antalet elever i år nio läsåret 13/14 är betydligt högre än det antal elever som beräknas börja år sju läsåret 14/15. Arbete pågår med att minska Södra skolan prognostiserade minusresultat genom att se över tjänstefördelningar och att anpassa organisationen till höstens elevantal. Kostnader för pedagogiska datorer har debiterats verksamheten för första kvartalet. Från och med 2014 ska detta ingå i elevpengen, det faktiska beloppet är inte fastställt ännu och därför är inte intäkten bokförd på enheterna vilket gör att det faktiska ackumulerade resultatet är 592 tkr högre än bokfört resultat. Samordningsområde syd, nord, öst och väst Till och med mars månad har vi en avvikelse inom samordningsområdena syd, nord, öst och väst på +1 698 tkr, prognosen för året är -650 tkr.
4 Många enheter har budgeterat att de ska ha ett plusresultat under årets första månader. Detta för att täcka upp för högre personalkostnader under sommaren och lägre intäkter i förskolorna under slutet av sommaren och början av hösten. Inom flera av enheterna har personalkostnaderna varit höga under årets första månader, exv. Strångsjö, Björkvik, Valla och grundsärskolan. Dessa enheter prognostiserar i dagsläget minusresultat då de inte fullt ut anpassat personalen till det faktiska elevantalet. Arbete pågår för ytterligare anpassning och målet är att vid årets slut ha ett +/-0 resultat. Flera andra enheter har budgeterat lägre personalkostnader för hösten och de har därmed ett anpassningsarbete att göra. Grundsärskolan har tappat en elev vilket betyder mindre intäkter för verksamheten. Det finns en osäkerhet i prognosen när det gäller antalet barn per förskola. De nyöppnade förskolorna har gjort det svårare för respektive förskolechef att göra en korrekt bedömning av antalet barn på den egna förskolan. De placeringsmönster som fanns förut har störts och nya mönster har inte satt sig ännu, det är svårt att bedöma i vilken utsträckning föräldrar kommer att tacka ja eller nej till de placeringserbjudanden de får. Liksom för 7-9 har kostnader för pedagogiska datorer debiterats verksamheten för första kvartalet. Från och med 2014 ska detta ingå i elevpengen, det faktiska beloppet är inte fastställt ännu och därför är inte intäkten bokförd på enheterna vilket gör att det faktiska ackumulerade resultatet är 1 612 tkr högre än bokfört resultat. Gemensamma verksamheter Till och med mars månad finns en avvikelse inom kulturskolan, elevhälsan och interkulturella enheten på -924 tkr, prognosen för året är +/-0. Det är främst interkulturella enheten som har haft betydligt färre elever än budgeterat. I interkulturella enhetens budget fanns ett antagande om att asylboende skulle öppna vid Vallmotorp i början av året, öppnande av boendet har dock förskjutits. Förvaltningscentralt Till och med mars månad har vi en avvikelse inom förvaltningskontoret och övriga förvaltningscentrala delar på +3 822 tkr, prognosen för året är +/-0. I detta utfall saknas vissa kommuninterna kostnader, exv. kostnad för skolbibliotekarier. Kostnader för skolskjuts, interkommunala kostnader och interkommunala intäkter är inte heller fullt periodiserade. Den buffert som förvaltningen budgeterat för året är orörd de tre första månaderna. Nämnd Till och med mars månad har vi en avvikelse inom nämndverksamheten + 67 tkr, prognosen för året är +/-0. Elevantal i förhållande till budget I förhållande till tilldelad budget hade förskolan 52 barn fler än budgeterat, grundskolan hade 55 elever fler än budgeterat och gymnasieskolan hade 41 elever fler än budgeterat den 15:e mars. Förvaltningen kommer att tillföras medel för ökningen enl. beslut i KS 2014-02-26 28.
5 Ärendets handlingar Månadsrapport bildningsförvaltningen mars 2014
6 Dnr 2014:31, 049 Handläggare: Helene Björkqvist Yttrande gällande Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Bildningsförvaltningens förslag till beslut Bildningsnämnden instämmer i yttrandet och överlämnar det till kommunledningsförvaltningen. Bakgrund Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser. Innan förslaget slutligen behandlas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige, önskas synpunkter från nämnderna. Bildningsförvaltningens yttrande Bildningsförvaltningen har deltagit i referensgruppen för framtagande av övergripande principer och mallen för intern överenskommelse. På detta sätt har förvaltningen kontinuerligt kunnat lyfta fram synpunkter. Verksamhetsmässiga aspekter Klara och tydliga interna spelregler bidrar till en effektiv verksamhet. Det kommer att ställas krav på bägge parter att ta fram väl underbyggda underlag för att kunna skriva en gemensam överenskommelse. Det måste finnas utrymme för en fortsatt tät dialog mellan utförande och beställande förvaltning och möjlighet för att korrigera överenskommelsen. Förvaltningarna bör också inkomma med konsekvensbeskrivningar som bilaga till överenskommelsen och inför förändringar i uppdrag eller kostnader. Utifrån de krav på likabehandling som ställs på verksamheten sedan friskolornas etablering ser bildningsförvaltningen positivt på att dessa spelregler tagits fram. Den tydlighet som överenskommelsen bidrar till ger större möjlighet för varje enskild skolledare att i större utsträckning styra över alla delar av sin verksamhet och i den mån det är möjligt styra resurser till de områden som ger mest nytta för barnet/eleven. Juridiska aspekter I överenskommelsen ska det tydligt framgå vilka lagkrav som finns för olika verksamheter och vilken förvaltning som ansvarar för att uppfylla kraven. Ekonomiska aspekter En väl underbyggd och genomarbetad överenskommelse bör på sikt innebära en ökad tydlighet och en långsiktighet.
7 Det måste tydligt skrivas in i överenskommelsen vad som gäller vid löneöversyner och prisökningar. Det är viktigt att bildningsförvaltningen fortsätter att tillföras medel för varje tillkommande barn/elev likväl som att det finns möjlighet för bildningsförvaltningen att påverka omfattningen av tjänsten i det fall barn/elevantalet minskar. Det är av största vikt att utförande och beställande förvaltning kan enas om en rimlig tid för omställning av verksamhet. Flickors och pojkars perspektiv Granskning av ärendet har skett ur ett jämställdshetsperspektiv. Ärendets handlingar Förslag till övergripande principer för serviceöverenskommelser
8
9 1 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum 2014-02-05 Vår handläggare Maria Martini Övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare Bakgrund En granskningsrapport avseende hanteringen av de interna kostnaderna inom Katrineholms kommun gjordes av revisionsbyrån PWC och redovisades i kommunstyrelsen i mars 2011 1. Rapporten visade på brister i kommunens hantering av de interna kostnaderna mellan förvaltningarna. Det saknades tydlighet av vad som ingick i den kostnad som debiterades mottagande förvaltning. Det fanns ingen enhetlig hantering av de interna debiteringarna inom kommunen. En viss variation av finansiering av de olika tjänsterna förekom också, en del av de interna tjänsterna var finansierade via anslag och en del finansierades via intern debitering till övriga verksamheter. Detta har således lett till en försvårad styrning av verksamheten samt en osäkerhet i redovisningen, dvs om kostnader och intäkter egentligen hamnar på rätt ställe. Skriftliga anvisningar för interna debiteringar har saknats och det har heller inte funnits tydliga incitament för att få en kostnadseffektiv verksamhet. En svårighet har varit att vissa av kostnaderna för verksamheterna inte kan påverkas och beslut på ett ställe påverkar kostnaderna på ett annat ställe, oavsett om verksamheten minskar eller ökar. Det har inte heller funnits ett enhetligt sätt som anpassning av verksamheten sker på vid förändrade resurser och vid förändrade behov och frågan hanteras på olika sätt för olika områden. Rapporten visar också att det inte görs någon särskild kontroll av den interna verksamheten. I maj 2012 redovisades en rapport angående Hantering av interna kostnader i Katrineholms kommun gjord av NHG 2. Enligt rapporten fanns det en del brister i Katrineholms kommuns hantering av de interna kostnaderna. Rapporten innehöll också rekommendationer och förbättringsområden i hanteringen. De förbättringsområden rapporten visade var: Styrningen av interna kostnader inte är tydlig och helt ändamålsenlig. Finansieringen av interna kostnader skiljer sig åt mellan olika verksamheter. Det finns inte en tydlighet i hur anpassning av verksamhet ska ske med hänsyn till förändrade behov och förutsättningar. Verksamhetsföreträdare har inte tillräcklig kunskap om vad som ingår i tjänsten och den löpande rapporteringen brister. 1 KS/2011:52-007 2 Nordic Healthcare Group nb
10 2 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum 2014-02-05 Rekommendationer som rapporten tog upp var: Tydliggör spelregler vad som gäller mellan beställare och utförare. Säkerställ rapportering och uppföljning till beställare. Tydliggör tjänstens innehåll, vad verksamheterna betalar för. Tydliggör hur anpassning ska ske efter förändrade förutsättningar. Överväg om överenskommelser mellan beställare och utförare bör införas. I samband med rapportens redovisning beslutade kommunstyrelsen att uppdra till kommunledningsförvaltningen att ta fram övergripande principer (spelregler) för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. I uppdraget ingick också att ta fram ett system för skriftliga överenskommelser och specificering av tjänsternas innehåll. De reformer som skett de senaste åren med fristående skolor som alternativ till den kommunala skolan, lagen om valfrihet inom hemtjänsten (LOV) och de lagstadgade likabehandlingsprinciperna som styr ersättningarna till privata aktörer har ändrat förutsättningarna markant för kommunen. Skolpengen som ges till de fristående skolorna ska baseras på kommunens egna kostnader för de olika delarna i skolverksamheten och detsamma gäller hemtjänstersättningen. Gällande lagstiftning ställer krav på rimligt detaljerad redovisning och jämförbara beräkningsunderlag. För kommunerna innebär den nya lagstiftningen en ny situation som ställer krav på nya lösningar. Konkurrensneutrala förutsättningar bör eftersträvas för egenregi och enskilda anordnare. På rimlig sikt bör därför ökad/minskad volym elever/brukare för egenregin vara möjligt att parera med ökade/minskade kostnader för insatstjänster såsom IT, måltider, vaktmästeri, städning, etc. Leverantörerna av insatstjänster bör på motsvarande sätt ges förutsättningar att ta ansvar för ekonomin i en situation med osäkrare intäkter jämfört med en anslagsfinansierad verksamhet. Som en följd av ovanstående blir vikten av tydliga interna spelregler ännu viktigare. Parterna bör kunna komma överens om övergripande riktlinjer som är hållbara över tid. Kommunfullmäktige fattade 2013-11-18 beslut om övergripande plan med budget 2014-2016 3. I beslutet görs en flyttning av medel mellan den utförande nämnden (service- och tekniknämnden) och beställande nämnder avseende måltider, städning och vaktmästeri. Detta innebär en ny situation för den kommunala organisationen och ställer krav på både beställarna och utförarna. Det blir ännu viktigare att ha tydliga spelregler mellan de olika förvaltningarna. Omvärldsbevakning Nedan presenteras en omvärldsbevakning kring några revisionsrapporter som granskat interna kontrakt och debitering av interna kostnader/handel. 3 KS/2013:213-042
11 3 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum 2014-02-05 Granskningsrapporter Granskningsrapport Västerås kommun Ernst & Young har granskat Västerås Stads rutiner för debitering av internhandel mellan nämnder/förvaltningar i staden. Västerås har en hel del internhandel i en beställar-utförarmodell. Granskningen visade på brister i den interna hanteringen. Det fanns ingen gemensam rutin för hur förfarandet mellan förvaltningar och nämnder skulle gå till. Västerås hanterade en mängd fakturor med mindre belopp och granskningens rekommendationer till staden var att höja beloppsgränsen för att få internfakturera. Avtal fanns mellan de olika förvaltningarna i de flesta fall om de olika tjänsterna. En del muntliga överenskommelser existerade också. Utförande förvaltning har som utgångspunkt att sätta självkostnadspriser, ett resultatkrav på 0,5 % finns. Granskningsrapport Halmstad kommun PWC har granskat Halmstads kommuns arbete med interna kontrakt. I Halmstad tillhandahåller servicenämnden kompetens och tjänster till beställande nämnder avseende städservice, måltidsservice, IT-service, kontorsservice samt transport och maskintjänster. De kontrollområden som granskningen inriktade sig på var b la: Hur fastställs servicenivå och mål för de tjänster som Servicenämnden tillhandahåller? Hur är kommunikation och samverkan med de beställande nämnderna ordnad? Granskningen visar att i huvudsak är servicenivå och mål tydliga för förvaltningarna. Det finns en del oklarheter på en del håll som muntliga överenskommelser och att förvaltningarna inte riktigt alltid är överens om servicenivån. Samtidigt arbetar Halmstad systematiskt med förbättringsarbete med de brister som finns och även oklarheter redovisas. Kommunikationen och samverkan mellan förvaltningarna fungerar för det mesta, men kan utvecklas. Inom serviceförvaltningen finns en uttalad kontaktperson och i de beställande förvaltningarna finns en eller flera kontaktpersoner. Här har det varit svårare att få kommunikationen att fungera eftersom kompetens inom serviceområdet varierar. Det finns också ett reglemente för att effektiviseringsarbetet inom Servicenämnden ska bedrivas i samverkan med de beställande nämnderna. Här är det också en förutsättning att serviceförvaltningen samverkar aktivt med övriga förvaltningar. Att driva förändringar tillsammans kan enligt rapporten också utvecklas ytterligare. Sammanfattning För att skapa så bra interna principer och serviceöverenskommelse har efter en genomgång av PWC:s och NHG:s rapporter om Katrineholms kommun lagts ett fokus på de brister som rapporterna visar, vilka förbättringsområden och rekommendationer som påtalades samt att det gjordes en omvärldsbevakning om
12 4 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum 2014-02-05 ämnet. Vad fungerade i andra kommuners hantering och vad fungerade inte? Fanns det några gemensamma nämnare? Vilka rekommendationer gavs till de olika kommunerna i granskningen av deras hantering? Varje brist och framgångsfaktor från de olika kommunerna (Katrineholm, Västerås och Halmstad) punktades ner uppdelat i ämnesområde. Dessa ämnesområdespunkter skickades ut till en referensgrupp som bestod av representanter från Service- och teknikförvaltningen, Bildningsförvaltningen och Vård- och omsorgsförvaltningen. Gruppen valdes ut med tanke på den nya situation och de nya krav som flytten av medel som skedde inför 2014 för framförallt dessa förvaltningar kommer att innebära. Deltagarna i gruppen skulle återkoppla ämnesområdespunkterna till ledningen i sina förvaltningar och från ledningen återkoppla synpunkter på materialet till kommunledningsförvaltningen. Efter att ha tagit del av förvaltningarnas synpunkter, farhågor och idéer kopplat till vad de olika rapporterna visade på för olika brister och framgångsfaktorer har ett antal grundläggande övergripande principer och en mall för intern överenskommelse tagits fram som också svarar upp mot det uppdrag som kommunstyrelsen gav kommunledningsförvaltningen: att ta fram övergripande principer (spelregler) för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare. I detta ska också ingå system för skriftliga överenskommelser och specificering av tjänsternas innehåll. Övergripande principer Kommunledningsförvaltningen tillhandahåller övergripande principer över vad som ska gälla mellan beställare och utförare. Det är sedan upp till förvaltningarna att lösa de olika delarna mellan varandra och följa de uppsatta principerna. Principerna bygger på ett ömsesidigt förfarande där båda förvaltningarna har rättigheter och skyldigheter. I dessa rättigheter och skyldigheter ska det specificeras vilken uppföljning som ska levereras till den andra förvaltningen. Uppföljningen ger möjlighet till underlag för en intern kontroll av de olika verksamheterna och tjänsterna. Det ska också finnas en tydlig beskrivning om de olika förvaltningars bestämmanderätt och vilken påverkan de har kring hur tjänsterna ska utföras, vad tjänsterna innehåller och hur en eventuell förändring av tjänst hanteras. En samverkan mellan förvaltningarna ska finnas kring tjänsterna och kontaktpersoner ska finnas utsedda. Det ska finnas en skriftlig serviceöverenskommelse som baseras på principerna och som är uppdaterad, godkänd och påskriven av de inblandade förvaltningarna. Finns det eventuella bilagor till serviceöverenskommelsen ska detta framgå tydligt och finnas bifogade. Internpriserna ska ge information om vilka kostnader som de olika tjänster har som tillhandahålls av annan förvaltning, samt ge en mer rättvis bild av vad de olika verksamheterna kostar. De interna priserna och den interna överenskommelsen ska
13 5 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum 2014-02-05 också medverka till att en mer korrekt och optimal resurshantering bedrivs samt bidra till ökad resursmedvetenhetenhet och bättre hushållning av resurser. Utförande förvaltning ska eftersträva en rättvis fördelning och prissättning av tjänsten. Prissättningen baseras på självkostnad 4 och den utförande förvaltningen får maximalt höja priser, utöver överenskomna kvalitetsförändringar, motsvarande den löneökning som hanteras i budgetprocessen och för eventuell kostnadsökning av varor. Det får inte debiteras extra avgifter kring hanteringen av tjänsterna. De löneökningar som ska tillfalla utförande förvaltnings beställartjänster tillfaller de beställande förvaltningarna. I samband med budgetprocessen ska den serviceöverenskommelsen som skrivs mellan förvaltningarna ses över och eventuella förändringar göras samt eventuella kostnadsökningar inför nästkommande år ska hanteras i förvaltningarnas prioriteringsordning i budgetprocessen. De tjänster som tillhandahålls av kommunens egen verksamhet beställs av den egna regin. Det är inte tillåtet att köpa dessa tjänster från annan extern part. Varje förvaltning är ansvarig för sitt kostnadsöverskott respektive kostnadsunderskott. Varje förvaltning ska ha en skriftlig plan kring hur verksamheten ska ställa om och anpassa eller förändra sin organisation kring en eventuell minskad eller utökad verksamhet. Det ska också framgå i serviceöverenskommelsen hur eventuella volymförändringar ska hanteras mellan förvaltningarna. Principerna rörande hantering av lokaler ingår inte i denna översyn utan hanteras separat. Överenskommelse Det ska finnas en skriftlig överenskommelse mellan de olika förvaltningarna som är godkänd och påskriven av de inblandade förvaltningarna och baseras på de övergripande principerna. I överenskommelsen ska det finnas: Detaljerad information om vad tjänsten som beställs/utförs innehåller. Eventuella bilagor ska specificeras i överenskommelsen. Tydlig information hur ofta överenskommelsen ska ses över. Vilket pris tjänsten har. Hur ofta prisnivån ska regleras. En tydlig beskrivning om de olika förvaltningarnas bestämmanderätt kring de olika tjänster som utförs. 4 Självkostnad är ett begrepp som används inom självkostnadskalkylering. En självkostnad är en fullständig kostnad för ett kalkylobjekt eller en kostnadsbärare.
14 6 (6) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Datum 2014-02-05 Vilken påverkan utförande respektive beställande förvaltning har på tjänsten som utförs. Vilken samverkan det ska finnas mellan de inblandande förvaltningarna. Vilken uppföljning som ska göras och till vem den ska göras. Utsedda kontaktpersoner på de olika förvaltningarna. Hur en beställning resp avbeställning av tjänst ska hanteras. Tidsramar för beställning resp avbeställning av tjänst. På vilken nivå eventuella oklarheter, tvister ska lösas. Uppdaterad överenskommelse ska finnas hos förvaltningarna vid eventuella förändringar. Förvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen rekommenderar att alla interna debiteringar till följd av en utförd tjänst följer de övergripande principerna. Denna åtgärd bör skapa tydlighet mellan förvaltningarna vad som ingår i de tjänster de betalar för, skapa möjligheter till en bättre styrning i samband med att respektive förvaltning kan se och påverka sina kostnader i samband med olika verksamhetsförändringar och beslut. De övergripande principerna bör också göra det lättare att så bra som möjligt följa de nya reformer kring valfriheten som finns i kommunen. De övergripande principerna bör också följas upp kontinuerligt och en utvärdering bör göras. Kommunstyrelsen föreslås därmed besluta att Föreslå Kommunfullmäktige att uppdra till nämnderna att övergripande principer för serviceöverenskommelser mellan beställare och utförare implementeras och verkställs. Uppdra till kommunledningsförvaltningen att göra en utvärdering av de övergripande principerna för serviceöverenskommelser efter två år. Ärendets handlingar Mall serviceöverenskommelse
15 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen Serviceo verenskommelse mellan XXX-fo rvaltningen och XXX-fo rvaltningen Innehåll 1. Allmänt... 2 1.1 Inledning... 2 1.2 Syfte/Mål... 2 1.3 Avtalstid... 2 1.4 Kontaktpersoner... 2 2. Samarbete... 3 2.1 Samarbetsformer... 3 2.2 Beställande förvaltnings ansvar... 3 2.3 Utförande förvaltnings ansvar... 3 3 Tjänster... 3 3.1 XXXX... 3 3.2 XXXX... 4 3.3 XXXX... 4 3.4 XXXX... 4 4 Fakturering... 5 5 Förändrade förutsättningar... 5 5.1 Prisnivå... 5 5.2 Semester... 5 5.3 Minskad verksamhet... 5 5.4 Ökad verksamhet... 5 6 Tvist... 5 7 Beställning och avbeställning av tjänst... 5 7.1 Beställning av tjänst... 5 7.1.1 Beställande förvaltning... 5 7.1.2 Annan utförare... 6 7.2 Avveckling av tjänst... 6 1
16 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 1. Allmänt 1.1 Inledning För att skapa ett gott samarbete och en tydlig ansvarsfördelning träffas följande överenskommelse mellan XXX-förvaltningen och XXX-förvaltningen avseende 1.2 Syfte/Mål Syftet med detta dokument är att tydligt definiera vilket ansvar som åligger respektive förvaltning så att förvaltningarnas förväntningar och förutsättningar hålls på rätt nivå, samt hjälper de ansvariga att dimensionera sin organisation för att kunna möta upp de krav som ställs från verksamheten. Målet med denna överenskommelse är: Att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan förvaltningarna Att definiera beställare och utförare för de specifika tjänsterna Att definiera de tjänstenivåer som gäller Att sätta rätt förväntningar rätt mellan förvaltningarna för att undvika konflikter Att skapa resursmedvetenhet 1.3 Avtalstid 2014-XX-XX 2014-XX-XX med genomgång och vid behov revideringar av överenskommelsen en gång per år. 1.4 Kontaktpersoner XXX-förvaltningen XX Mail: XX@katrineholm.se Telefon:XXXXXX Förvaltning: XXX-förvaltningen XX Mail: XX@katrineholm.se Telefon:XXXXXX 2
17 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 2. Samarbete 2.1 Samarbetsformer XXX och XXX på respektive förvaltning ska kontinuerligt träffas för uppföljning och planering. Kontakt sker också löpande per telefon och e-post. 2.2 Beställande förvaltnings ansvar Förvaltningen ansvarar för att ha en utsedd kontakt gentemot utförande förvaltning. (exempel på ansvarsdelar) Beställningar Uppföljningar Samverkan 2.3 Utförande förvaltnings ansvar Förvaltningen ansvarar för att ha en utsedd kontakt gentemot beställande förvaltning. (exempel på ansvarsdelar) Beställningar Uppföljningar Samverkan 3 Tjänster 3.1 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 3
18 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 3.2 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 3.3 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 3.4 XXXX Här specifiseras tjänsten. Innehåll av tjänst Avbokning av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Tillägg av tjänst ( t ex antal portioner mat). När, hur och till vem Kostnad Kontaktperson inom respektive förvaltning Kvalitetsnivå Uppföljningar av vad och till vem? Vad ska underlagen till faktura innehålla? Respektive förvaltnings rätt att påverka tjänsten 4
19 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 4 Fakturering Fakturering sker till beställare XX gång per månad. Betalning sker snarast efter korrekt mottagen faktura. Faktureringsavgift eller liknande betalas ej. 5 Förändrade förutsättningar 5.1 Prisnivå 5.2 Semester (exempelvis hur semesterperioder hanteras) 5.3 Minskad verksamhet (exempel på hantering vid minskad verksamhet) Personal Portioner 5.4 Ökad verksamhet (exempel på hantering vid utökad verksamhet) Personal Portioner 6 Tvist Eventuella tvister löses mellan inblande förvaltningar. 7 Beställning och avbeställning av tjänst 7.1 Beställning av tjänst 7.1.1 Beställande förvaltning 5
20 intern överenskommelse XXX-förvaltningen, XXX-förvaltningen 7.1.1.1 Utförande förvaltning 7.1.2 Annan utförare Tjänster som tillhandahålls av utförande förvaltning får ej köpas av annan part. 7.2 Avveckling av tjänst Vid eventuell avveckling av tjänst.. Exempel på frågeställningar: Hur länge ska de olika förvaltningarna vara bundna av avtalet? 6
21 Dnr 2014:33, 629 Handläggare: Jörgen Rüdeberg Ansökan dispens förskolechef Bildningsförvaltningens förslag till beslut Bildningsnämnden beslutar att godkänna sökt dispens med följande reservationer: Föräldrakooperativet Lyckebobarnen har under långa perioder saknat utbildad förskollärare för tjänsten som förskolechef. I tillståndet står detta krav tydligt angivet och ekonomisk ersättning utgår utifrån detta krav. Föräldrakooperativets styrelse måste öka sina ansträngningar att rekrytera fler medarbetare med förskollärarexamen, så att verksamheten inte blir så sårbar för tillfälliga tjänstledigheter. Bildningsförvaltningens medarbetare erbjuder även fortsättningsvis råd och stöd vid behov. Bakgrund Föräldrakooperativet Lyckebobarnen har i skrivelse, ankommen till bildningsförvaltningen 2014-04-16, begärt dispens från krav i tillståndet för att bedriva förskoleverksamhet. Dispensen rör kravet på att förskolechefen ska vara utbildad förskollärare. Ärendebeskrivning Föräldrakooperativet Lyckebobarnen har bedrivit förskoleverksamhet sedan 2008-01-01. I bildningsnämndens tillstånd anges att förskolechefen ska vara utbildad förskollärare. Under långa perioder har föräldrakooperativet misslyckats i sina försök att rekrytera behörig förskollärare till denna tjänst. I nuläget har man en förskolechef med förskollärarexamen men denna medarbetare ska vara föräldraledig från 2014-07- 01 och minst 6 månader. Ansträngningar att rekrytera en vikarierande förskolechef med förskollärarexamen har misslyckats. Man begär därför att få sätta in den barnskötare, som tidigare, i längre perioder upprätthållit tjänsten. Fortsatta ansträngningar att hitta en behörig förskollärare fortsätter dock i nuläget. Ärendets handlingar Ansökan om dispens